Tietojen hallintakäytännön ominaisuuksien määrittäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Sivuston järjestelmänvalvojilla voi olla käyttöoikeudet seuraaviin toimintoihin tai osaan niistä sen mukaan, mitä tietojen hallintakäytännön ominaisuuksia on otettu käyttöön keskitetyssä hallinnassa. Lisäksi käytettävissä voi olla mukautettuja lisätoimintoja, jotka on luotu erityisesti omaa organisaatiotasi varten.

Valitse haluamasi toimet

Muokkaa käytäntöä-sivun avaaminen

Lue lisää selite-käytäntöominaisuuden

Käytännön otsikoiden lisääminen

Tapahtumien valvonnan käytäntö

Viivakoodien lisääminen käytäntö

Käytännön kohteen säilytys- ja vanhentumisasetukset toimintojen lisääminen

Käytännön muokkaaminen -sivun avaaminen

Voit käyttää Muokkaa käytäntöä -sivun sivustokokoelman käytännön tai käytännön, joka on lisätty sivuston sisältötyypin.

Sivustokokoelman käytännön muokkaussivun avaaminen

  1. Valitse sivustokokoelman kotisivulla Sivuston toiminnot -valikosta Sivuston asetukset ja valitse sitten Muokkaa kaikkia sivuston asetuksia.

  2. Valitse Sivuston asetukset -sivun Sivustokokoelman hallinta ‑kohdasta Sivustokokoelman käytännöt.

  3. Valitse käytäntö, jonka ominaisuudet haluat määrittää.

Sisältölajin käytännön muokkaussivun avaaminen

  1. Valitse sivustokokoelman kotisivulla Sivuston toiminnot -valikosta Sivuston asetukset ja valitse sitten Muokkaa kaikkia sivuston asetuksia.

  2. Valitse Sivuston asetukset -sivun Valikoimat -osassa sivuston sisältötyypit.

  3. Valitse sisältölaji, johon muokattava käytäntö on liitetty, ja valitse sitten Tietojen hallintakäytännön asetukset.

  4. Valitse Avaa sisältötyypin Muokkaa käytäntöä -sivun Määritä käytäntö .

Sivun alkuun

Tietoja tunnuskäytäntötoiminnosta

Tunnuskäytännön avulla sivuston järjestelmänvalvojat voivat luoda 2007 Microsoft Office System -asiakirjoille yhdenmukaisia selitteitä. Selitteet ovat hyödyllisiä, kun halutaan varmistaa, että asiakirjan ominaisuuksia koskevat tiedot liitetään asiakirjaan, kun se tulostetaan. Selitteeseen voidaan sisällyttää sarakkeisiin tallennettuja kohteiden ominaisuuksia, esimerkiksi tiedoston nimi, tekijä, luontipäivämäärä, tila, projektin nimi ja ajoitustiedot.

Otsikot näkyvät asiakirjan; ylätunnisteeseen kuitenkin loppukäyttäjät lisätä selitteen mitä tahansa asiakirjan käyttämällä Lisää -välilehden 2007 Office -versio ohjelmissa, kuten Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007ja Microsoft Office PowerPoint 2007. Kaikki tiedostot, joihin kyseinen käytäntö otetaan käyttöön käytetään otsikoita.

Käytäntöjen valvojat voivat määrittää seuraavat selitteiden ominaisuudet:

  • Mitä tietoja, kuten metatietojen määritetty kohde sarakkeita sekä koodattu teksti ja muotoilumerkit selitteeseen. Otsikoiden voi olla enintään kymmenen sarakeviittausta, joihin voi olla enintään 255 merkkiä pitkä.

  • selitteen muotoilu, joka sisältää tiedot sen kokonaiskorkeudesta ja -leveydestä, tekstin tyylistä, fontista ja koosta, rivinvaihdoista sekä sarkaimista. Oletusarvon mukaan selitteen korkeus on yksi tuuma, mutta korkeudeksi voi asettaa minkä tahansa arvon 0,25 tuuman ja 20 tuuman väliltä. Selitteen leveyden voi valita 0,25 ja 20 tuuman väliltä. Selitteen teksti keskitetään aina pystysuorassa suunnassa selitekuvan sisällä

  • pyytävätkö 2007 Office -versio -ohjelmat peruskäyttäjiä lisäämään selitteen ennen asiakirjan tallentamista tai tulostamista tai voiko peruskäyttäjä lisätä selitteen halutessaan manuaalisesti. Käyttäjät voivat tarvittaessa myös poistaa selitteen asiakirjasta

  • pitääkö selitteen sisällön olla lukittu, kun se lisätään asiakirjaan, vai voiko sitä päivittää saraketietojen muuttuessa. Selitteet lukitaan vain, kun ne sisältävät kaikki tarvittavat metatiedot.

Sivun alkuun

Selitteiden lisääminen käytäntöön

  1. Avaa Muokkaa käytäntöä-sivun , johon haluat lisätä otsikoita käytännön.

  2. Valitse Muokkaa käytäntöä -sivun selitteet -osassa Ota käyttöön selitteet.

  3. Kun haluat varmistaa, että asiakirjaan lisätään aina selite, valitse Kehota käyttäjiä lisäämään selite ennen asiakirjojen tallentamista ja tulostamista -valintaruutu.

    Huomautus: Kaikki asetukset koskevat koko selitettä. Tekstin muotoilua tai selitteen kokoa täytyy ehkä muuttaa, jotta teksti näkyisi oikein.

    Poista tämän valintaruudun valinta, jos tunnuskäytäntö on valinnainen ja haluat peruskäyttäjien lisäävän selitteet asiakirjoihin manuaalisesti.

  4. Jos haluat lukita selitteen siten, että sitä ei voi muuttaa saraketietojenkaan muuttuessa, valitse Estä muutosten tekeminen selitteisiin sen jälkeen, kun ne on lisätty -valintaruutu.

    Jos haluat sallia selitteiden muuttumisen sarakeasetusten tietojen muuttuessa, poista tämän valintaruudun valinta.

  5. Kirjoita Selitteen muoto -tekstikehykseen seliteteksti sellaisena kuin haluat sen esitettävän.

    • Kirjoita selitteeseen haluamiesi sarakkeiden nimet siinä järjestyksessä, jossa haluat ne esitettävän. Kirjoita sarakenimien ympärille aaltosulkeet ({ }), kuten sivulla on esitetty.

    • Halutessasi voit kirjoittaa saraketunnuksen sulkeiden ulkopuolelle sivulla olevassa esimerkissä kuvatulla tavalla.

    • Voit lisätä selitteeseen rivinvaihdon kirjoittamalla selitekehyksessä haluamaasi rivinvaihtokohtaan tekstin \n.

    • Voit lisätä sarkaimen kirjoittamalla selitekehyksessä sisennettävän tekstin eteen \t-tekstin.

  6. Valitse Ulkoasu-osassa selitetekstin muotoilu. Valitse sellainen tekstifontti ja -tyyli, joka on käytettävissä peruskäyttäjien tietokoneissa. Fonttikoko vaikuttaa myös selitteeseen mahtuvan tekstin määrään.

  7. Kirjoita Selitteen koko -osaan selitteen korkeus ja leveys. Selitteen korkeus ja leveys voidaan valita 0,25:n ja 20 tuuman väliltä. Selitteen teksti keskitetään aina pystysuorassa suunnassa selitekuvan sisällä.

  8. Valitse Päivitä, kun haluat esikatsella selitteen sisältöä.

    Varmista, että määrittämäsi selitteen korkeus ja leveys riittävät tekstin esittämiseen. Jos teksti on liian suuri selitteeseen, sitä ei näytetä.

    Huomautus: Esikatselussa ei näytetä sarakkeiden todellisia arvoja.

  9. Liitä selitetoiminto käytäntöön valitsemalla OK.

Selitteisiin liittyviä ongelmia

Jotta selitteet tulostuisivat oikein, varmista seuraavat seikat:

  • kaikki selitteen muotoilussa luetellut sarakkeet ovat käytettävissä asiakirjakirjastossa

  • selitteen sisällön pituus ei ylitä selitteen pituutta

  • tekstin muotoilussa (esimerkiksi fonttityylissä) ei ole virheitä. Jos muotoiluparametrit ovat virheellisiä tai käyttävät fontteja, joita ei ole asiakasjärjestelmässä, selite luodaan käyttäen oletusmuotoiluarvoja.

Jos jotkin selitteessä tarvittavat metatietoarvot puuttuvat vielä, näyttöön tulee asiasta kertova huomautusikkuna. Käyttäjät voivat avata asiakirjan tietoruudun ja lisätä puuttuvat metatiedot.

Sivun alkuun

Tapahtumien valvonnan lisääminen käytäntöön

Sivustokokoelman käytännön valvontatoiminnon avulla yritykset voivat luoda ja analysoida valvontakirjauksia. Valvontakirjauksia voidaan luoda asiakirjoille ja myös muuntyyppisille, luettelokohteille, esimerkiksi tehtäväluetteloille, seurantakohdeluetteloille, keskusteluryhmille ja kalentereille. Valvontalokiin kirjataan tapahtumia esimerkiksi silloin, kun sisältöä tarkastellaan, muokataan tai julkaistaan. Kun valvonta on otettu käyttöön käytännössä, käytäntöjen valvojat voivat tarkastella valvottavina olevia tietoja Excel-pohjaisista käyttöraporteista, joissa esitetään yhteenveto nykyisestä käytöstä. Raporttien avulla voit valvoa tietojen käyttöä organisaatiossa. Valvontalokiraporttien avulla organisaatiot voivat varmistaa ja dokumentoida sääntöjen noudattamisen sekä tutkia mahdollisia ongelmia.

Valvontalokiin tallennetaan seuraavat tiedot:

  • Tapahtuman nimi.

  • Tapahtuman päivämäärä ja kellonaika.

  • Toiminnon suorittavan käyttäjän järjestelmänimi.

  • Avaa Muokkaa käytäntöä-sivun , johon haluat lisätä tarkistaminen käytännön.

  • Valitse Muokkaa käytäntöä -sivun valvonta -osassa Ota valvonta käyttöön -valintaruutu ja valitse sitten tapahtumat, jotka haluat säilyttää kirjausketju varten vieressä olevat valintaruudut.

  • Liitä valvontatoiminto käytäntöön valitsemalla OK.

Kun valvonta on käytössä, käytännön alaisiin kohteisiin liittyvät tapahtumat näkyvät lokiin. Voit tarkastella valvontalokeja lokit, valitse Sivuston asetukset -sivun Valvontalokiraportitja valitse sitten raportin, joka on määritetty.

Huomautus: Valvontatiedoista ilmenee, milloin kohteeseen on tehty muutoksia, mutta niissä ei ole tarkempia tietoja muutoksista. Valvontatoiminto ei siis sovellu asiakirjojen versionhallinta- tai varmuuskopiointityökaluksi.

Sivun alkuun

Viivakoodien lisääminen käytäntöön

Viivakoodit ovat erityisen hyödyllisiä fyysisten tietueiden hallinnassa, koska niiden avulla voidaan seurata ei-digitaalisia kohteita, kuten tulostettuja asiakirjoja ja fyysisiä kohteita, esimerkiksi tuotteita, prototyyppejä ja tietokonelaitteistoa. Selitteistä poiketen viivakoodit eivät sisällä tietoja kohteesta, joten arkaluontoiset tiedot voidaan turvallisesti tallentaa järjestelmään ja liittää tulosteisiin tai fyysisiin kohteisiin tietoja paljastamatta.

Kun viivakoodit ovat käytössä käytäntö osana, ne lisätään asiakirjan ominaisuudet ja näkyvät, joissa käytetään viivakoodin asiakirjan ylätunnistealuetta. Otsikot, kuten viivakoodit myös manuaalisesti poistaa asiakirjasta.

Voit valita, pyytääkö järjestelmä käyttäjiä lisäämään viivakoodin, kun kohde tallennetaan tai tulostetaan, vai onko käyttäjien lisättävä viivakoodi manuaalisesti 2007 Office -versio -ohjelmien Lisää-välilehteä käyttäen.

Viivakoodikäytäntö luo Code 39 -standardin mukaisia viivakoodeja. Jokainen viivakoodikuva sisältää viivakoodisymbolin alapuolella olevan tekstin, josta näkyy viivakoodin arvo. Näin viivakooditietoja voidaan käyttää silloinkin, kun lukulaitteita ei ole käytettävissä. Käyttäjät voivat etsiä kohteen sivustosta kirjoittamalla viivakooditunnuksen manuaalisesti Microsoft Office SharePoint Server 2007 -etsintäruutuun.

  1. Valitse Muokkaa käytäntöä -sivun viivakoodit -osassa Ota käyttöön viivakoodit -valintaruutu.

  2. Jos haluat, että järjestelmä kehottaa käyttäjiä lisäämään nämä viivakoodit asiakirjoihin, valitse Kehota käyttäjiä lisäämään viivakoodi ennen tallentamista tai tulostamista ‑valintaruutu.

  3. Liitä viivakooditoiminto käytäntöön valitsemalla OK.

Sivun alkuun

Kohteiden säilytys- ja vanhentumistoimintojen lisääminen käytäntöön

Kun vanhenemiskäytäntö on käytössä, se etsii sivustokokoelmasta kohteet, joiden säilytysaika on ylittynyt. Se, mitä näille kohteille sen jälkeen tapahtuu, riippuu siitä, miten vanhentuneiden kohteiden käsittely on määritetty järjestelmässä. Kohteet voidaan esimerkiksi siirtää roskakoriin tai järjestelmä voi aloittaa vanhenemisen yhteydessä aloitettavan työnkulun tai muun mukautetun prosessin.

Vanhenemiskäytäntö otetaan käyttöön määrittämällä säilytysaika ja vanhentumisen yhteydessä suoritettava toiminto.

  1. Avaa Muokkaa käytäntöä-sivun , jolle haluat määrittää kohteiden säilytys- ja vanhentumisasetukset käytännön.

  2. Valitse Muokkaa käytäntöä -sivun luovuttaa sisältöä, jota hallitaan tämän käytännön avulla voit muodostaa Ota käyttöön Vanheneminen -valintaruutu.

  3. Valitse säilytysaika, jolla määritetään, milloin asiakirjat vanhentuvat. Tämä voidaan esittää myös erillisessä työnkulussa tai mukautetussa säilytyskaavassa.

    • Voit määrittää vanhenemispäivämäärän päivämääräominaisuuden perusteella, Kohteen ominaisuuksiinperustuva ajan kuluessa ja valitse toiminto- ja aika-asteikon (päivät, kuukaudet tai vuodet). Kirjoita luku ajanjakso luetteloruutujen väliin.

      Huomautukset: 

      • Kun luot käytäntöä sisältölajin osaksi, voit valita vanhentumisarvona käytettäväksi minkä tahansa sisältölajissa määritetyn päivämääräominaisuuden.

      • Nämä asetukset ovat käytettävissä vain sivustokokoelman käytäntöä luotaessa.

    • Jos haluat, että vanhentuminen määritetään työnkulun tai mukautetun säilytyskaavan perusteella, valitse Määritetään ohjelmallisesti.

  4. Määritä, mitä toimintoja suoritetaan, kun asiakirja vanhenee.

    • Jos haluat käyttää valmiiksi määritettyä toimintoa (esimerkiksi poistamista), valitse Suorita tämä toiminto ja valitse sitten haluamasi toiminto luettelosta.

    • Jos haluat aloittaa vanhenemisen yhteydessä tietyn työnkulun, valitse Aloita tämä työnkulku ja valitse sitten työnkulun nimi.

      Huomautus: Tämä toiminto on käytettävissä vain, jos määrität käytäntöä sellaiselle sisältölajille, johon on jo liitetty työnkulku.

  5. Liitä vanhenemistoiminto käytäntöön valitsemalla OK.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×