Tietojen hallinta Accessin tai Excelin avulla

Microsoft Office Excel 2007 -ohjelman ja muiden automaattisten taulukkolaskentaohjelmien monipuoliset laskenta- ja kaavio-ominaisuudet on tarkoitettu taulukkomuotoisten tietojen havainnollistamiseen ja käsittelyyn. Niistä on usein hyötyä myös luettelotietojen, kuten postitusluetteloiden ja tavaraluetteloiden, tallentamisessa. Kun luettelo ja sen vaatimukset monimutkaistuvat, tietojen ylläpitäminen taulukkolaskentaohjelmassa voi kuitenkin käydä hankalaksi. Mutkikkaiden luetteloiden luominen ja käsitteleminen sujuvatkin paremmin relaatiotietokanta, kuten Microsoft Office Access 2007 -ohjelmassa, jonka työkaluilla tietojen lisääminen, järjestäminen, ylläpito ja noutaminen käyvät tehokkaasti.

Oikean ohjelman valitseminen on tärkeää, jotta tietoja voidaan käyttää ja päivittää mahdollisimman tehokkaasti ja täsmällisesti. Tässä artikkelissa käyttäjää opastetaan tekemään perusteltuja valintoja ohjelmien välillä sen mukaan, millaisia käsiteltävät tiedot ovat. Artikkelissa on myös tietoja siitä, kuinka tiedot suojataan molemmissa ohjelmissa.

Valitse haluamasi ohjeet

Tietoja Accessin ja Excelin eroista

Ohjelman valitseminen

Tietojen suojaaminen Accessissa ja Excelissä

Tietoja Accessin ja Excelin eroista

Office Access 2007- ja Office Excel 2007 -ohjelmilla on paljon yhteistä. Kummallakin ohjelmalla voi

  • lajitella ja suodattaa tietoja tehokkaita kyselyitä käyttäen

  • tuottaa tietoja monimutkaisia laskutoimituksia käyttäen

  • käyttää tietoja vuorovaikutteisesti pivot-taulukko- ja pivot-kaavio-näkymiä käyttäen

  • luoda tiedoista raportteja ja tarkastella niitä eri muodoissa

  • lisätä, muuttaa, poistaa ja selata tietoja vaivattomasti lomakkeiden avulla

  • käyttää Microsoft Office Word 2007 -yhdistämistoimintoa esimerkiksi osoitetarrojen tekemiseen 

  • muodostaa yhteyden ulkoisiin tietoihin, jolloin tietojen tarkastelu, kyselyt ja muokkaustoimet eivät edellytä tietojen tuomista

  • luoda Web-sivuja, joiden muoto mahdollistaa tietojen lukemisen tai päivittämisen

  • tuoda tietoja ulkoisista tietokannoista (esimerkiksi Access- tai Microsoft SQL Server -tietokannoista) ja muun tyyppisistä tiedostoista (.txt- tai .htm-tiedostoista).

Kummallakin ohjelmalla tietoja voi järjestää sarakkeisiin (eli kenttä), joissa säilytetään tietynlaisia tietoja eli tietyn kentän tietotyyppi mukaisia tietoja. Kunkin sarakkeen ensimmäisessä solussa on sarakkeen otsikko. Siinä missä Excelissä puhutaan riveistä, Accessissa puhutaan kuitenkin tietueista.

Exceliä voi käyttää esimerkiksi henkilökuntaluettelon luomiseen. Luettelossa voi olla vaikka viisi saraketta, joihin on järjestetty työntekijöiden henkilötunnukset, etunimet, sukunimet, puhelinnumerot ja työhönottopäivämäärät. Jokaisen sarakkeen yläosassa on sarakkeen tietoja kuvaava otsikko.

Excel ei kuitenkaan ole tietokannanhallintajärjestelmä. Excel on nimenomaan taulukkolaskentaohjelma, jossa tietoyksiköt tallennetaan soluista koostuviin riveihin ja sarakkeisiin eli laskentataulukoihin. Accessissa tiedot puolestaan tallennetaan taulukko. Taulukot muistuttavat laskentataulukoita, mutta niitä hyödynnetään monimutkaisissa kyselyissä, joissa käytetään muihin taulukoihin ja sijainteihin ja jopa muiden taulukoiden kenttiin tallennettuja tietoja. 

Vaikka tietojen hallinta käy sujuvasti molemmilla ohjelmilla, kummallakin on omat hyvät puolensa sen mukaan, millaisia hallittavat tiedot ovat ja mitä niillä on tarkoitus tehdä. 

Sivun alkuun

Ohjelman valitseminen

Kun harkitset tarkoitukseen sopivaa ohjelmaa, voit ensin miettiä tietojen luonnetta: ovatko tiedot relaatiotietoja? Jos tiedot voi tallentaa yhteen taulukkoon tai laskentataulukkoon, niin kannattaa myös tehdä. Kun tiedot ovat yhdellä sivulla tai yhdessä taulukossa, niitä kutsutaan normaaleiksi tai ei-relaatiotyyppisiksi tiedoiksi. Edellä ollut henkilökuntaa käsittelevä tilanne on hyvä esimerkki tällaisista tiedoista. Työntekijän sukunimeä ei ole syytä tallentaa mihinkään muuhun taulukkoon kuin siihen, jossa on myös työntekijän etunimi. Taulukon kunkin sarakkeen tiedot kuvaavat samaa entiteettiä eli työntekijää.

Jos henkilökuntatietojen taulukossa tai laskentataulukossa kuitenkin on joukko toisiaan muistuttavia sarakeotsikoita, kuten Tietokone1, Tietokone2 ja Tietokone3, tiedot ovat todennäköisesti relaatiotyyppisiä ja edellyttävät, että ne tallennetaan useaan taulukkoon. Tällöin tarvitaan Accessin kaltainen relaatiotietokantaohjelma. Relaatiotietokannassa jokaisessa taulukossa on tietoja, jotka koskevat nimenomaan tiettyä tietotyyppiä (kuten työntekijöitä, tietokoneita, tapahtumia, tuotteita tai tilauksia). Kun tilanne edellyttää relaatiotietokannan käyttämistä, kyseessä on yksi-moneen-yhteys. Esimerkiksi asiakastilausten tietokannassa on asiakkaiden nimet yhdessä taulukossa ja asiakkaiden tilaukset toisessa. Pidäthän mielessä, että yhdellä asiakkaalla voi olla useita tilauksia. Tilaustiedot kannattaa myös mahdollisesti sijoittaa erilliseen taulukkoon, koska kullakin tilauksella voi olla useita luettelokohteita. Koska relaatiotietojen säilyttämiseen tarvitaan useita toisiinsa liittyviä taulukoita, Access sopii tarkoitukseen kaikkein parhaiten.

Lisätietoja relaatiotiedoista saat napsauttamalla Katso myös -kohdasta tietokannan suunnittelun perusteita käsittelevän artikkelin linkkiä.

Tietojen määrä on suoraan verrannollinen järjestettävyyden hankaluuteen. Mitä enemmän säilytettäviä tietoja on, sitä kannattavampaa on niiden tallentaminen useaan Accessin taulukkoon. Sekä Accessissa että Excelissä on yksilöllisiä tunnuksia, jotka helpottavat tietojen hallintaa ja oikeellisuuden ylläpitämistä. Accessissa kukin tietue on yksilöity niin kutsutulla perusavain (joka on merkitty avaimen muotoisella kuvakkeella ja näkyy taulukon rakennenäkymässä). Excelissä jokainen rivi on numeroitu ja jokainen sarake merkitty kirjaimella, joten jokaisella solulla tai solualueella on yksilöllinen viittaus, esimerkiksi B5.

Yksilöllisillä tunnuksilla paitsi edistetään tietojen eheyden säilymistä myös varmistetaan, että samat tiedot eivät ole kahdella eri rivillä (tai kahdessa tietueessa). Myös tietojen noutaminen käy kaikkein ripeimmin yksilöllisten tunnusten avulla, kun tietoja etsitään tai lajitellaan.

Accessin käyttötilanteita

Accessia kannattaa käyttää seuraavissa tilanteissa:

  • Tietojen säilyttämiseen tarvitaan relaatiotietokanta (useita taulukoita).

  • Alkujaan normaaliin tai ei-relaatiotyyppiseen tietojoukkoon lisätään mahdollisesti myöhemmin taulukoita.

    Esimerkiksi asiakastietoja kannattaa todennäköisesti seurata Accessin avulla, jos alkujaan etu- ja sukunimistä, osoitteista ja puhelinnumeroista koostuviin tietoihin on myöhemmin tarkoitus lisätä tietoja asiakkaiden tilauksista tai muista asiakkaiden tekemistä toimista

  • Säilytettäviä tietoja on paljon (tietueita on tuhansia).

    Esimerkiksi suuren yrityksen henkilökuntatietoja kannattaa säilyttää Access-tietokannassa.

  • Säilytettävät tiedot ovat pääasiassa tekstimuotoisia.

  • Tarvittavat tiedot tuotetaan ja analysoidaan useita ulkoisia tietokantoja käyttäen.

    Jos tietoja esimerkiksi tuodaan Access-tietokannoista tai viedään niihin säännöllisesti, tietoja kannattaa säilyttää yhteensopivuussyistä Accessissa.

  • Yhteydet suuriin ulkoisiin tietokantoihin halutaan säilyttää. Tällainen tietokanta voi olla esimerkiksi Microsoft SQL Server -perustainen tietokanta.

  • Suoritettavat kyselyt ovat monimutkaisia.

    Kun asiakkaiden tilauksia otetaan vastaan suuressa yrityksessä, asiakkaiden nimet täytyy selvittää mahdollisesti SQL Server -tietokannasta samalla kuin uusia tilauksia otetaan vastaan Accessissa. SQL Server -tietokantayhteyksiä voi pitää yllä Accessin taulukkonäkymässä. Kun asiakkaan nimi lisätään tai etsitään, SQL Server -tietokanta toimii taustalla ja uudet käyttäjän lisäämät tilaustiedot tallennetaan paikallisesti Access-taulukoihin.

  • Tietokannalla on useita käyttäjiä, ja tietojen päivittämistoiminnot halutaan sujuviksi.

Excelin käyttötilanteita

Exceliä kannattaa käyttää seuraavissa tilanteissa:

  • Tietoja tarkastellaan pääasiassa normaalissa, ei-relaatiotyyppisessä näkymässä (eli useita taulukoita sisältävää relaatiotietokantaa ei tarvita).

    Excelistä on hyötyä erityisesti silloin, kun tiedot ovat pääasiassa numeerisia. Tällainen käyttötarkoitus voi olla esimerkiksi vuosibudjetin hallinta. 

  • Tietoja käytetään pääasiassa laskentaan ja tilastollisiin vertailuihin, esimerkiksi yrityksen budjetin kustannus-hyötyanalyysiin. 

  • Tietojoukko ei ole kovin suuri (enintään 15 000 riviä).

Sivun alkuun

Tietojen suojaaminen Accessissa ja Excelissä

Tietojen suojaaminen on tärkeää huolimatta siitä, kumpi ohjelma valitaan. Tässä joitakin vihjeitä:

  • Luo tiedostosta varmistuskopio aina tietojen päivityksen jälkeen.

  • Vältä tyhjiä soluja riveissä ja sarakkeissa, joissa on tarkoitus olla tietoja. Accessissa tarvittavat toimet voi tehdä tarkistamalla tietojen kelpoisuus.

  • Poista suojattavat tiedot näkyvistä näyttämisen/piilottamisen asetuksilla, jos se vain on mahdollista.

  • Tehosta suojausta rajoittamalla tietojen käyttöoikeuksia. Käytettävissä olevia menetelmiä ovat esimerkiksi

    • salaus

    • salasanavaatimukset

    • digitaaliset allekirjoitukset

    • vain luku -oikeudet.

Lisätietoja tietojen suojaamisesta saat napsauttamalla Katso myös -kohdan linkkejä.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×