Tässä artikkelissa käsitellään tietueiden tallentamista tietuekeskukseen ja tietueiden hallintaa sen avulla. Microsoft SharePoint Server 2010:ssä tietueet ovat kohteita tai tiedostoja, jotka on järjestelmässä määritetty tietueiksi. Artikkeli sisältää yleisiä ohjeita ja tietoja Tietuekeskus-sivustomallin käyttämisen eduista. Lisätietoja tietuekeskuksen luomisesta ja käyttämisestä saat napsauttamalla Katso myös -osan linkkejä.
Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet
Yleistä
Tietuekeskus on tarkoitettu keskitetyksi tallennuspaikaksi, jota organisaatio voi käyttää kaikkien tietueidensa tallentamiseen ja hallintaan. Tietuekeskus tukee koko tietueiden hallintaprosessia tietueiden keruusta niiden hallintaan ja poistamiseen saakka. Tietuekeskussivuston tarkoituksena on tukea organisaation tiedostosuunnitelmaa, ja tavallisesti sen suunnittelusta ja määrittämisestä vastaavat organisaatioon tietuehallinta-ammattilaiset ja tietotekniikkahenkilöstö (IT-osasto).
Huomautus: Microsoft Office SharePoint Server 2010:ssä tietueita voidaan hallita keskitetysti. Kaikissa SharePoint-sivustoissa ovat käytettävissä tietuekeskuksen ominaisuudet, kuten tietojen hallintakäytännöt sekä tiedostojen reititys ja asettaminen pitoon. Lisätietoja keskitetystä tietueiden hallinnasta saat napsauttamalla Katso myös ‑osan linkkejä.
Microsoft Office SharePoint Server 2010:n Tietuekeskus-sivustomallia voidaan käyttää yleisenä tiedostosäilönä, ja se tukee yhteiskäyttöominaisuuksia samoin kuin muutkin SharePoint-sivustot. Tietuekeskus-sivustomalli on kuitenkin valmiiksi määritetty sivusto, jonka tarkoituksena on auttaa organisaatiota perustamaan tehokkaat tietueiden hallinta- ja säilytysaikakäytännöt. Versioiden hallinta, valvontaominaisuudet, metatietojen hallinta, e-Discovery ja mukautettava tietueiden reititys ovat sivustomallissa valmiina olevia ominaisuuksia, joiden avulla tietueita voidaan hallita tehokkaasti.
Tietuekeskus-sivustomallin ominaisuudet
Tietuekeskus-sivustomallissa yhdistetään joitakin Microsoft Enterprise Project Management (EPM) -ratkaisu -sovelluksen vakio-ominaisuuksia muihin erikoistuneisiin tietueiden hallintaominaisuuksiin seuraavien valmiuksien toteuttamiseksi:
Holvivalmiudet Tietuekeskuksessa on useita ominaisuuksia, jotka auttavat varmistamaan siihen tallennettavien tietueiden koskemattomuuden:
-
Järjestelmä ei koskaan muokkaa tietueita automaattisesti. Näin varmistetaan, että tietuekeskussivustoon ladatut tietueet ja sieltä myöhemmin haetut tietueet vastaavat aina toisiaan.
-
Sivuston järjestelmänvalvojat voivat määrittää tietuekeskuksen asetukset, jotka estävät tietueiden suoran luvattoman käsittelyn, käyttämällä versionhallintaa asiakirjojen sisällön muutoksiin ja valvomalla tietyntyyppisiä muutoksia.
-
Tietueiden ylläpitäjillä on mahdollisuus lisätä ja ylläpitää kohteita koskevia metatietoja erikseen tietueen metatiedoista, jolloin tietueiden hallintatehtäviin liittyviä tietoja voidaan päivittää muokkaamatta varsinaista tietuetta. Myös metatietoihin tehtyihin muutoksiin käytetään versionhallintaa.
Tietojen hallintakäytännön valvominen Microsoft Office SharePoint Server 2010 sisältää monia käytäntöominaisuuksia, jotka ovat hyödyllisiä tietueiden hallinnassa:
-
Valvonta Tämä ominaisuus kirjaa lokiin tiedostoihin kohdistuvia tapahtumia ja toimenpiteitä. Valvonnasta on hyötyä, kun halutaan kirjata lokiin tiedot tietuekeskuksessa olevien tietojen katselijoista ja käyttäjistä.
-
Vanheneminen Tämä ominaisuus määrittää, kuinka kauan tietuetta tulee säilyttää ja mitä toimintoja suoritetaan säilytysajan päättyessä. Vaihtoehtoja ovat esimerkiksi tietueen poistaminen tai Poistamisen hyväksyntä -työnkulun aloittaminen. Tietueiden säilytysaika alkaa yleensä silloin, kun tietue lähetetään tietuekeskukseen.
-
Viivakoodit Tämä ominaisuus määrittää jokaiselle tietueelle yksilöllisen viivakoodikuvan ja numeroarvon. Viivakoodin arvo tallennetaan ja indeksoidaan tietueen sähköisen version yhteyteen. Viivakoodit ovat hyödyllisiä fyysisten tietueiden säilyttämisessä ja seurannassa. Kun kirjaston tietueista säilytetään fyysiset versiot, viivakoodit ovat yksi tapa yhdistää fyysinen versio sen sähköiseen vastineeseen.
Tietueiden keruun ohjelmoitava käyttöliittymä Tietuekeskus tukee joukkoa tietueiden keruuta helpottavia palveluja. Tietuekeskuksen ohjelmoitavan käyttöliittymän avulla organisaatiot voivat määrittää tiedostonhallinta- ja sähköpostijärjestelmänsä siten, että ne lähettävät tiedostot automaattisesti tietuekeskussivustoon. Sisältöä voi lähettää tietuekeskukseen WWW-palvelun kautta käyttämällä SOAP (Simple Object Access Protocol) -protokollaa tai sähköpostitse käyttämällä SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) -protokollaa. Myös Microsoft SharePoint Designer 2010:ssä luotujen työnkulkujen avulla voidaan lähettää tietueita tietuekeskukseen. Lisätietoja tietueiden lähettämisestä tietuekeskukseen saat napsauttamalla Katso myös -osan linkkejä.
Tietueiden reititys Tietuekeskuksessa on sisällönjärjestämistoiminto, joka reitittää saapuvat (manuaalisesti tai automaattisesti tietuekeskukseen lähetetyt) tietueet automaattisesti oikeaan paikkaan tietuelajin mukaan. Kun tietue lähetetään tietuekeskukseen, sen mukana lähetetään usein lisätietoja, esimerkiksi tapahtumahistoria ja metatietoja. Tietueen tapahtumahistoria tallennetaan tietuekeskukseen XML-tiedostona, ja tietueen metatiedot tallennetaan tietuekeskussivustoon sekä XML-tiedostona että metatietosarakkeina. Lisätietoja tietueiden määrittämisestä ja reitittämisestä sisällönjärjestämistoiminnolla saat napsauttamalla Katso myös -osan linkkejä.
Pito Tietuekeskuksen e-Discovery-ominaisuuden avulla organisaatiot voivat asettaa oikeusprosessin, valvonnan tai muun tutkimuksen kohteena olevat tietueet Pidot-luetteloon. Kun tietueet ovat pidossa, mahdolliset vanhenemiskäytännöt eivät koske niitä eikä niitä voi poistaa. Esimerkiksi oikeustoimien yhteydessä organisaatio voi asettaa mahdollisesti todisteina tarvittavat tietueet pitoon, jolloin tietueet ovat käytettävissä oikeusprosessin päättymiseen saakka. Tietueet voivat olla samanaikaisesti useassa pidossa. Lisäksi tietueiden ylläpitäjät voivat etsiä pitoon asetettavia tietueita tietuekeskuksesta. Lisätietoja e-Discovery-ominaisuudesta saat napsauttamalla Katso myös -osan linkkejä.
Esimerkki tietueiden hallinnasta tietuekeskuksen avulla
Veroviranomaiset yleensä edellyttävät, että yritykset luovat liiketoiminnastaan talousraportteja säännöllisin väliajoin. Jos yritys esimerkiksi velvoitetaan osana tarkastusprosessia toimittamaan taloustietojaan, näitä tietoja ei saa pyyntöajankohdan jälkeen muuttaa millään tavalla. Yrityksen talousosasto voi estää tietojen muuttamisen reitittämällä ne SharePointin tietuekeskuksen Pito-kirjastoon. Kun raportit lähetetään Pito-kirjastoon, määritetyt käytännöt eivät voi muuttaa raporttien tietoja ja raporttien käyttö estetään määritettyyn ajankohtaan saakka. Valvonnan historiatiedot ja muut metatiedot tallennetaan tietuekeskussivustoon yhdessä talousraporttien kanssa.
Tietuekeskussivuston suunnitteleminen
Korkeimmalla tasolla tietuekeskussivuston suunnitteluun tietueiden hallintaohjelman toteuttamista varten liittyy kaksi päävaihetta:
-
Organisaation täytyy kehittää tietueiden hallintastrategia ja muodollinen tietueiden hallintasuunnitelma. Tämä on yhteistyönä suoritettava tehtävä, johon liittyy koordinointia tietueiden ylläpitäjien, vaatimustenmukaisuusvirkailijoiden, IT-ammattilaisten ja tietotyöläisten välillä.
-
Tämän jälkeen organisaation on määritettävä vähintään yksi tietuekeskussivusto voidakseen ottaa tietueiden hallintasuunnitelmansa käyttöön.
Seuraavissa kohdissa esitetään yhteenveto näiden vaiheiden pääosista.
Tietueiden hallinnan suunnittelu
Ennen kuin organisaatio voi määrittää tietuekeskuksen sivuston tietueiden hallintaratkaisukseen, sen on kehitettävä muodollinen suunnitelma tietueiden hallintastrategiaansa varten. Muodollisen tietueiden hallintasuunnitelman yksityiskohdat vaihtelevat organisaatioiden ja yritysten tarpeiden mukaan. Käytännöllisesti katsoen kaikki tietueiden hallintasuunnitelmat sisältävät kuitenkin seuraavat asiakirjat ja prosessit:
Tiedostosuunnitelma Tiedostosuunnitelmassa kuvataan, mitkä tiedosto- ja kohdelajit organisaatio hyväksyy virallisiksi liiketoimintatietueiksi. Siinä ilmoitetaan, missä näitä tietueita säilytetään, ja annetaan tiedot, joiden avulla eri tietuelajit voidaan erottaa toisistaan. Tiedostosuunnitelma toimii kattavana tietueiden luomista, tallentamista ja hallintaa koskevien käytäntöjen, prosessien ja ohjeiden kokoelmana. Tiedostosuunnitelman tulisi kattaa kaikki tietueet tallennusvälineisiin katsomatta, mukaan lukien paperikopiot, blogit, wikit, sähköpostit ja sähköiset tiedostot. Siinä on myös määritettävä, miten eri tietueet luokitellaan, suojataan ja lopuksi hävitetään. Siinä tulisi ottaa huomioon myös erityiset tietueluokat, kuten salassa pidettävät tiedot, tärkeät tiedot, liikesalaisuudet ja luottamukselliset tiedot. Lopuksi tiedostosuunnitelmassa on ilmoitettava eri tietuelajien ylläpidosta vastuussa olevat henkilöt.
Tietuekirjastot SharePointin tietuekirjastot ovat tiedostokirjastoja, joissa tärkeitä tietueita voidaan luokitella ja säilyttää. Tietuekirjasto luodaan kutakin säilytettävää tietuelajia kohden. Tietueet reititetään automaattisesti oikeaan kirjastoon sisällönjärjestämiselle määritettyjen asetusten mukaisesti.
Sisältötyypit SharePointissa voit luoda sisältötyyppejä, joiden avulla voit määrittää organisaation säilytettävät tietueet sekä tietuelajin yksilöivät ominaisuudet. Määrittämällä tietynlaisille tietueille sisältötyyppejä organisaatio voi varmistaa, että kaikkia sisältöryhmiä hallitaan yhdenmukaisesti. Office-tiedostot, PDF-tiedostot, TIFF-tiedostot (skannatut kuvat), sähköpostiviestit, pikaviestikeskustelut, videot ja fyysiset tietueet voidaan luokitella ja tallentaa luotujen sisältötyyppien yhteyteen. Esimerkiksi kaikkia tietueita, joiden nimi on "sopimus", käsitellään SharePointin tietueiden hallintajärjestelmässä samalla ja yhdenmukaisella tavalla. Sisältötyyppien käyttäminen tietueiden luokittelemiseen ja tallentamiseen on vaihtoehtoinen tapa tietuekirjastojen käyttämiselle.
Säilytysaikataulu Säilytysaikataulussa ilmoitetaan, kuinka kauan tiedostosuunnitelmaan sisältyviä tietuetyyppejä täytyy säilyttää (tietuelajien säilytysajat) ja mitä prosesseja tietueiden poistamiseen käytetään säilytysajan päätyttyä (tietuelajien poistamisprosessit). Säilytysaikataulun sisältämät ohjeet perustuvat yleensä lakisääteisiin vaatimuksiin, organisaatiolle aiheutuviin riskeihin ja liiketoiminnan tarpeisiin. Lisäksi säilytysaikataulussa kuvataan tavallisesti eri tietuelajien säilytysaikojen perustana olevat riskinhallintanäkökohdat.
Vaatimustenmukaisuustarveasiakirjat Vaatimustenmukaisuustarveasiakirjoissa kuvataan säännöt, joita tietueiden hallintaan käytettävien IT-järjestelmien on noudatettava, niiltä vaadittavat valmiudet ja säännölliset valvontamenetelmät, joita niiden on tuettava vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi.
-
Muodollinen prosessi tietueiden poistamisen keskeyttämiseksi Tämä prosessi, josta usein käytetään nimitystä pito, kuvaa tapaa, jolla organisaatio keskeyttää tietueiden poistamisen oikeustoimien, valvontatarkastusten tai muiden tutkimusten ajaksi.
-
Järjestelmä tietueiden käsittelyn tarkkailua ja raportointia varten Jotta voidaan varmistaa, että työntekijät arkistoivat, käyttävät ja hallitsevat tietueita määritettyjen käytäntöjen ja prosessien mukaisesti, tietueiden hallintakäytännön tulee sisältää prosessi, jota käytetään tietueiden käsittelyn tarkkailuun ja raportointiin.
Huomautus: Kuten kaikkiin SharePoint-sivustoihin, myös tietuekeskukseen voi ladata enintään 2 gigatavun kokoisia tiedostoja. Jos käytät sisällönjärjestämistä tietueiden tietuekeskukseen reitittämiseen, yksittäisen tietueen kokorajoitus on 50 megatavua.
Lisätietoja tietueiden hallintaratkaisun suunnittelemisesta saat napsauttamalla Katso myös -osan linkkejä.
Tietuekeskussivuston määrittämisen yleiskuvaus
Kun organisaatio alkaa suunnitella tietueiden hallintaansa yksityiskohtaisesti ja kehittää muodollisen tietueiden hallintasuunnitelman, se voi luoda ja määrittää tietuekeskussivuston tämän ohjelman toteuttamisen avuksi.
Tietuekeskussivuston määrittämiseksi on suoritettava seuraavat vaiheet:
-
Luo tietuekirjastot ja luettelot jokaisen tiedostosuunnitelmassa määritetyn tietuelajin hallintaa ja käsittelyä varten.
-
On suositeltavaa luoda yksi tietuekirjasto jokaista tietuesuunnitelmassa mainittua sisältötyyppiä kohden.
-
Kun tietueita lähetetään tietuekeskukseen, ne reititetään asianmukaiseen luetteloon tai kirjastoon.
-
-
Luo asianmukaisille kirjastoille, luetteloille tai sisältötyypeille sarakkeet kaikkien tiedostosuunnitelmassa mainittujen tietuelajien metatietojen tallentamista ja esittämistä varten.
-
Määritä tietojen hallintakäytännöt jokaiselle tietuekeskussivuston tietuelajille. Näiden käytäntöjen tulisi vastata organisaation tiedostosuunnitelmassa ja säilytysaikataulussa määritettyjä säilytysaikoja ja valvontatarpeita.
-
Määritä sisällönjärjestämistoiminto, jota käytetään kunkin tietuelajin reitittämiseen oikeaan paikkaan. Kun tietueet lähetetään tietuekeskussivustoon manuaalisesti tai ohjelmallisesti, Microsoft Office SharePoint Server 2010 määrittää tämän toiminnon avulla, miten kukin tietue luokitellaan tietuekeskussivustossa ja minne se lähetetään.
Lisätietoja tietueiden hallintaratkaisun määrittämisestä ja mukauttamisesta saat napsauttamalla Katso myös -osan linkkejä.
