Tietoja tietokannan suunnittelemisesta

Hyvällä tietokannan suunnittelulla varmistetaan, että tietokannan ylläpitäminen on helppoa. Tiedot tallennetaan taulukoihin, joista jokainen sisältää yhtä aihetta, kuten asiakasta, koskevat tiedot. Näin ollen tietty tieto, kuten osoite, päivitetään vain yhteen paikkaan, ja tuo muutos näkyy koko tietokannassa.

Hyvin suunniteltu tietokanta sisältää tavallisesti erilaisia kyselyitä, jotka näyttävät haluamasi tiedot. Kysely saattaa näyttää tietojen alijoukon, kuten kaikki lontoolaiset asiakkaat, tai eri taulukoista yhdisteltyjä tietoja, kuten tilaustiedot, joihin on yhdistetty asiakkaan tiedot.

A query with fields from two tables

Painikkeen kuva  Tämä kysely hakee tilaustunnuksen, yrityksen nimen, kaupungin ja vaaditut päivämäärätiedot lontoolaisten asiakkaiden tilauksista, joiden toimitusaika on huhtikuu.

Tietokannasta halutut tulokset, kuten lomakkeet ja tietokantasivu, joita haluat käyttää, tai raportit, jotka haluat tulostaa, eivät välttämättä anna vihjeitä siitä, miten tietokannan taulukot tulee muodostaa, koska lomakkeet, raportit ja tietokantasivut perustuvat usein kyselyihin eivätkä taulukoihin.

Ennen kuin taulukoiden, kyselyiden, lomakkeiden ja muiden objektien tekeminen aloitetaan Microsoft Accessilla, on hyvä luonnostella rakenne ensin paperille. Voit myös tutkia hyvin suunniteltuja tietokantoja, jotka ovat samankaltaisia kuin se, jota suunnittelet, tai voit avata Northwind-mallitietokannan ja tutkia sen rakennetta avaamalla Yhteydet-ikkuna.

Noudata seuraavia päävaiheita, kun suunnittelet tietokantaa.

Tietokannan tarkoituksen määrittäminen

Ensimmäinen vaihe Microsoft Access -tietokannan luomisessa on tietokannan tarkoituksen ja käyttötavan määrittäminen.

  • Keskustele tietokannan tulevien käyttäjien kanssa. Neuvotelkaa yhdessä niistä asioista, joita varten tietokanta luodaan.

  • Luonnostelkaa tietokannan luomia raportteja.

  • Varmista, että tiedon keräämisessä yleensä käytettävät lomakkeet ovat saatavillasi.

Samalla, kun tietokannan tarkoitus määritetään, hahmottuu luettelo tiedoista, joita tietokannasta halutaan. Sen perusteella voidaan päättää, mitä tietoja tietokantaan on tallennettava ja mihin aiheeseen yksittäiset tiedot liittyvät. Tallennettavat tiedot vastaavat tietokannan kenttiä (sarakkeita) ja aiheet, joihin tiedot liittyvät, vastaavat taulukoita.

Taulukoissa tarvittavien kenttien määrittäminen

Jokainen kenttä sisältää määrättyä aihetta koskevan tiedon. Saatat tarvita jokaisesta asiakkaasta esimerkiksi seuraavat tiedot: yrityksen nimi, osoite, kaupunki, maa, ja puhelinnumero. Jokaista tietoa varten on luotava oma kenttä. Kun päätät, mitä kenttiä tarvitset, pidä mielessäsi seuraavat suunnitteluperiaatteet:

  • Lisää kaikki tarvitsemasi tiedot.

  • Tallenna tiedot mahdollisimman pieninä loogisina osina. Esimerkiksi työntekijöiden nimet tallennetaan usein kahteen kenttään, Etunimi- ja Sukunimi-kenttään, jolloin tiedot on helppo lajitella sukunimen mukaan.

  • Älä luo kenttiä, jotka sisältävät useita kohteita luettelon muodossa. Jos luot esimerkiksi Toimittajat-taulukkoon Tuotteet-kentän, joka sisältää kaikkien toimittajalta ostettujen tuotteiden nimet pilkulla erotettuna, on vaikeampaa löytää toimittajat, jotka tarjoavat jotain tiettyä tuotetta.

  • Älä käytä johdettuja tai laskettuja tietoja (lauseke tuloksena saatavia tietoja). Jos taulukossa on esimerkiksi Yksikköhinta-kenttä ja Määrä-kenttä, älä luo kenttää, joka sisältää näiden kahden kentän tulon.

  • Älä luo kenttiä, jotka muistuttavat toisiaan. Jos luot esimerkiksi Toimittajat-taulukkoon kentät nimeltä Tuote1, Tuote2 ja Tuote3, on vaikeampaa löytää toimittajat, jotka tarjoavat jotain tiettyä tuotetta. Lisäksi joudut muuttamaan tietokannan rakennetta, jos toimittaja tarjoaa useampia kuin kolmea tuotetta. Tarvitset vain yhden kentän tuotteita varten, jos sijoitat tuon kentän Tuotteet-taulukkoon Toimittajat-taulukon sijasta.

Tietokannassa tarvittavien taulukoiden määrittäminen

Taulukon pitäisi sisältää tietoja vain yhdestä aiheesta. Kenttäluettelo antaa vihjeitä siitä, mitä taulukoita tarvitset. Jos sinulla on esimerkiksi Aloittamispäivämäärä-kenttä, jonka aihe on työntekijä, kenttä kuuluu Työntekijät-taulukkoon. Saatat esimerkiksi tarvita taulukon asiakkaita, tilauksia ja tuotteita varten.

Kentän sijoituspaikaksi sopivan taulukon valitseminen

Kun päätät, mihin taulukkoon tietty kenttä kuulu, noudata seuraavia suunnitteluperiaatteita:

  • Lisää kenttä vain yhteen taulukkoon.

  • Älä lisää kenttää taulukkoon, jos sama tieto esiintyisi sen jälkeen taulukon useassa eri tietueessa. Jos toteat, että jossakin taulukon kentässä esiintyy usein samoja tietoja, kenttä on todennäköisesti väärässä taulukossa.

    Jos sijoitat esimerkiksi asiakkaan osoitteen sisältävän kentän Tilaukset-taulukkoon, tuo tieto todennäköisesti toistuu useammassa kuin yhdessä tietueessa, koska asiakas saattaa tilata enemmän kuin yhden tuotteen. Toisaalta, jos sijoitat osoitekentän Asiakkaat-taulukkoon, se esiintyy vain kerran. Tässä suhteessa Microsoft Access -tietokanta taulukko eroaa taulukosta, joka on yksitasoisen rakenteen sisältävässä tietokannassa, esimerkiksi laskentataulukossa.

    Kun tieto tallennetaan vain kerran, tiedot voidaan päivittää vain yhteen paikkaan. Tämä on tehokasta ja estää saman tietueen eri tietoja sisältävien versioiden syntymisen.

Yksilöllisiä arvoja sisältävien kenttien määrittäminen

Jotta Microsoft Access pystyisi yhdistämään erillisiin taulukoihin tallennettuja tietoja (esimerkiksi asiakkaan ja asiakkaan tekemät tilaukset), tietokantasi jokaisessa taulukossa täytyy olla kenttä tai kenttäjoukko, joka määrittää yksilöllisesti taulukon jokaisen yksittäisen tietueen. Tällaista kenttää tai kenttäjoukkoa kutsutaan perusavain.

Taulukoiden välisten yhteyksien määrittäminen

Kun tiedot on jaettu taulukoihin ja taulukoiden perusavain on määritetty, tarvitaan keino, jolla Microsoft Accessille kerrotaan, kuinka sen tulee palauttaa toisiinsa liittyvät tiedot. Tämä voidaan tehdä määrittämällä suhde tietokannan taulukoiden välille.

Löydät ehkä hyviä vihjeitä tarkastelemalla jonkin valmiin hyvin suunnitellun tietokannan, kuten Northwind-mallitietokannan, sisältämiä yhteyksiä.

Rakenteen viimeisteleminen

Kun olet suunnitellut taulukot, kentät ja suhde, kannattaa tutkia tietokannan rakennetta ja yrittää poistaa mahdollisesti jäljellä olevat virheet. Tietokannan rakennetta on helpompi muuttaa tässä vaiheessa kuin taulukkojen täyttämisen jälkeen.

Luo Microsoft Accessia käyttämällä taulukot, määrittele taulukkojen väliset yhteydet ja lisää jokaiseen taulukkoon muutama tietoa sisältävä tietue. Testaa tietokantasi yhteydet luomalla kyselyjä, joiden pitäisi antaa haluamasi vastaukset. Luonnostele lomakkeesi ja raporttisi ja tarkista, näyttävätkö ne haluamasi tiedot. Etsi kahteen kertaan tallennetut tarpeettomat tiedot ja poista ne.

Tietojen syöttäminen ja muiden tietokantaobjektien luominen

Kun taulukkojen rakenne täyttää tässä määritetyt tavoitteet riittävän hyvin, lisää taulukoihin kaikki tiedot. Voit sen jälkeen luoda muita tietokantaobjekteja, kuten kysely, lomake, raportti, tietokantasivu, makro ja moduuli.

Microsoft Accessin analysointityökalujen käyttäminen

Microsoft Accessin mukana tulee kaksi Microsoft Access -tietokanta rakenteen kehittämistyökalua.

  • Taulukon analysoiminen -toiminto analysoi taulukoiden rakennetta yksi kerrallaan, suosittelee uusia taulukon rakenteita ja suhde sekä pystyy jakamaan taulukon uusiksi yhdistetyiksi taulukoiksi.

  • Suorituskyvyn analysoiminen -toiminto analysoi koko tietokannan sekä antaa suosituksia ja ehdotuksia sen parantamiseksi. Toiminto voi myös toteuttaa nämä suositukset ja ehdotukset.

Lisätietoja tietokannan suunnittelemisesta Accessissa on Knowledge Base -artikkelissa Where to find information about designing a database in Access (på engelsk).

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×