Tietoja tietojen käyttöoikeuksien hallinnasta (IRM)

Huomautus: Voit luoda käyttöoikeuksiltaan rajoitettua sisältöä IRM (Information Rights Management) -hallintatoiminnon avulla vain Microsoft Office Professional Edition 2003-, Microsoft Office Professional Edition 2003Office Word 2003-, Microsoft Office Professional Edition 2003Office Word 2003Office Excel 2003- ja Microsoft Office Professional Edition 2003Office Word 2003Office Excel 2003Office PowerPoint 2003 -sovelluksissa.

Ainoa nykyään käytettävissä oleva tietojen hallintakeino on tietoja sisältävien verkkojen tai tietokoneiden käyttöoikeuksien rajoittaminen. Käyttöoikeuden saatuaan käyttäjä voi kuitenkin tehdä tiedoilla mitä hyvänsä, esimerkiksi lähettää ne eteenpäin. Kun sisältö jaetaan tällä tavalla, luottamukselliset tiedot voivat joutua sellaisten henkilöiden käsiin, joille tietoja ei ole tarkoitettu. Microsoft Office 2003 sisältää uuden IRM (Information Rights Management) -ominaisuuden, jonka avulla voit estää luottamuksellisia tietoja joutumasta vahingossa tai varomattomuuden vuoksi ulkopuolisten käsiin. IRM mahdollistaa siis tiedostojen hallinnan senkin jälkeen, kun ne on siirretty eteenpäin.

Käyttöoikeuksiltaan rajoitetun sisällön luominen

IRM:n avulla tekijä voi luoda asiakirjan, työkirjan tai esityksen ja myöntää tietyille käyttäjille sisällön rajoitetun käyttöoikeuden. Tekijät myöntävät käyttäjille luku- ja muutosoikeudet ja määrittävät sisällön vanhentumispäivämäärän Käyttöoikeus-valintaikkunan (Tiedosto | Käyttöoikeus | Jakelu kielletty tai Vakio-työkaluriviKäyttöoikeus-painike Button image ) avulla. Esimerkiksi Pekka voi myöntää Liisalle asiakirjan lukuoikeuden mutta ei oikeutta tehdä muutoksia. Pekka voi myöntää Villelle oikeuden tehdä muutoksia asiakirjaan ja tallentaa asiakirjan. Pekka voi myös määrittää sekä Liisan että Villen oikeudet vanhenemaan viidessä päivässä. Tekijä voi poistaa rajoitetut käyttöoikeudet asiakirjasta, työkirjasta tai esityksestä valitsemalla Käyttöoikeus-alivalikosta Rajoittamattomat käyttöoikeudet tai napsauttamalla Vakio-työkalurivin Käyttöoikeus-painiketta Button image uudelleen.

Yritysten järjestelmänvalvojat voivat lisäksi luoda käyttöoikeuskäytäntöjä, jotka ovat käytettävissä Microsoft Office Word 2003-, Microsoft Office Excel 2003- ja Microsoft Office PowerPoint 2003 -sovellusten Käyttöoikeus-alivalikoissa, määrittää käyttäjät, jotka voivat käyttää tietoja, määrittää millaiset asiakirjan, työkirjan tai esityksen muokkausoikeudet käyttäjille myönnetään sekä mitä Officen toimintoja he voivat soveltaa asiakirjaan. Yrityksen järjestelmänvalvoja voi esimerkiksi määrittää Yrityksen luottamukselliset tiedot -nimisen käytännön, jossa määritetään, että vain yrityksen toimialueella olevat käyttäjät voivat avata asiakirjoja, työkirjoja tai esityksiä. Käyttöoikeus-alivalikkoon voidaan määrittää näkyviin (aakkosjärjestykseen) jopa 20 mukautettua käytäntöä kerrallaan, jolloin tekijät voivat soveltaa niitä luomaansa sisältöön.

Word-, Excel- ja PowerPoint-tekijät voivat rajoittaa asiakirjojen, työkirjojen ja esitysten käyttöoikeudet käyttäjä- ja asiakirjakohtaisesti jollakin seuraavista menetelmistä:

Käyttöoikeustasot

Käyttäjälle tai käyttäjäryhmälle myönnetään käyttöoikeuksia sen mukaan, millaisen käyttöoikeustason tekijä on määrittänyt käyttäjälle tai ryhmälle Käyttöoikeus-valintaikkunassa:

  • Lukuoikeudet    Käyttäjät, joille on myönnetty lukuoikeudet, voivat lukea asiakirjan, työkirjan tai esityksen, mutta he eivät voi muokata, tulostaa tai kopioida sitä.

  • Muutosoikeudet    Käyttäjät, joille on myönnetty muutosoikeudet, voivat lukea ja muokata asiakirjaa, työkirjaa tai esitystä sekä tallentaa muutokset asiakirjaan, työkirjaan tai esitykseen, mutta he eivät voi tulostaa sitä.

  • Täydet oikeudet    Käyttäjillä, joille on myönnetty täydet oikeudet, on täydet sisällön tuottamisoikeudet, ja he voivat suorittaa asiakirjassa, työkirjassa tai esityksessä kaikkia samoja toimia kuin tekijät eli määrittää sisällön vanhentumispäivämääriä, estää asiakirjan tulostamisen ja myöntää käyttöoikeuksia käyttäjille. Tekijöillä on aina täydet oikeudet.

Käyttöoikeuskäytännöt

Asiakirjojen, työkirjojen ja esitysten käyttöoikeuksia voidaan rajoittaa mukautetuilla järjestelmänvalvojan luomilla käyttöoikeuskäytännöillä. Käytännöt ovat käytettävissä Käyttöoikeus-alivalikossa.

Käyttöoikeuksiltaan rajoitetun sisällön tarkasteleminen

Jos käyttäjä avaa tai vastaanottaa sisältöä, johon on määritetty rajoitetut käyttöoikeudet, hän voi avata asiakirjan, työkirjan tai esityksen samalla tavalla kuin tavallisen rajoittamattoman sisällön. Jos käyttäjän tietokoneeseen ei ole asennettu Office 2003:a tai uudempaa versiota, hän voi ladata ohjelman, joka mahdollistaa sisällön tarkastelemisen.

Omien käyttöoikeuksien tarkasteleminen Word-, Excel- tai PowerPoint-sovelluksissa

Wordissa, Excelissä tai PowerPointissa käyttäjät voivat tarkastella heille myönnettyjä käyttöoikeuksia Omat käyttöoikeudet -valintaikkunassa:

My Permission dialog box

Sisällön tarkasteleminen muussa kuin Office 2003:ssa tai uudemmassa

Jos käyttäjän on päästävä lukemaan tai avaamaan käyttöoikeuksiltaan rajoitettua sisältöä ja hänen käytössään ei ole Office 2003 -tuotetta tai uudempaa, hän voi ladata Internet Explorerin Rights Management -apuohjelman tai jonkin muun sisällön rajoitettuja käyttöoikeuksia tukevan ohjelman.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×