Tietoja tiedostojen etsimisestä

Osa tämän ohjeen sisällöstä ei ehkä koske kaikkia kieliä.

Microsoft Office 2003 -ohjelmassa voit käyttää Etsi tiedosto -komentoa tiedostojen etsimiseen tietokoneen kiintolevyltä, lähiverkosta, Microsoft Outlookin sähköpostilaatikosta ja Verkkoympäristö. Voit etsiä myös sähköpostiviestejä, kokouksia ja muita tietoja Outlookin postilaatikosta. Voit käyttää kahta etsintätapaa, perusetsintää ja tarkennettua etsintää.

Tiedostojen perusetsintä

Perusetsinnällä voit etsiä tiedostoja, Outlook-kohteita ja Web-sivuja. Voit löytää tiedostoja nimen, sisällön tai ominaisuus mukaan. Voit myös määrittää, mistä tiedostoja ja tiedostotyyppejä etsitään.

Tiedostojen tarkennettu etsintä

Tarkennettu etsintä on edellistä tarkempi etsintätapa. Sen avulla etsitään tiedostoja niiden ominaisuuksien perusteella. Etsintä tehdään luomalla ehtoja sisältäviä kyselyitä, joiden tulosten on oltava tosia, jotta tiedosto löytyisi. Esimerkki kyselystä: "Tekijä on (tarkalleen) Samuli". Tämä määrittää, että etsittävien tiedostojen tekijä-ominaisuuden on oltava Samuli.

Luonnollisella kielellä etsintä

Luonnollisella kielellä etsinnässä käytetään tavallisia, keskustelun kaltaisia ilmauksia, kuten "Get all mail from Jane" tai "Find all meetings next week", etsittäessä Microsoft Outlookin kohteita Perusetsintä-tehtäväruudussa. Luonnollisella kielellä etsittäessä tietoja voidaan etsiä sähköpostiviesteistä, kalenterin kohteista, yhteystiedoista, tehtävistä ja muistilapuista. Vain englanninkielinen Microsoft Office 2003 tukee luonnollisella kielellä etsintää.

Vaikka voit saada parempia tuloksia antamalla lisätietoja luonnollisen kielen etsintään, sinun ei tarvitse käyttää kokonaisia lauseita tai huolehtia oikeasta kieliopista. Esimerkiksi seuraava luonnollisen kielen etsintä on kelvollinen: "High priority tasks".

Luonnollisella kielellä etsintä etsii Outlook-kohteiden sisällöstä, kuten sähköpostiviestien leipätekstistä, sekä kohteiden ominaisuus, kuten kokousten aiheista ja tehtävien prioriteeteista.

Huomautus: Vaikka luonnollisen kielen käyttämistä ei tueta tietokoneen tai verkkosijaintien asiakirjoja etsittäessä, Officen Etsi tiedosto -toiminto käyttää luonnollisen kielen tietoja etsiessään tiedostoja kyseisistä paikoista.

Vihjeitä luonnollisen kielen käyttämiseen

Sähköpostin etsiminen

  • Etsi sähköpostiviestien sisältöä käyttämällä esimerkiksi sanoja "about" tai "subject".

    Esimerkkejä

    "Messages about searching"

    "Messages on the subject: sales quotas"

  • Etsi sähköpostiviestien ominaisuuksia ja muita kenttiä.

    Esimerkkejä

    "High priority messages"

    "Who did I Cc about natural language searching?"

    "E-mail I need to follow-up on"

  • Etsi liitteitä sisältäviä asiakirjoja.

    Esimerkki

    "Find all mail messages with attachments"

  • Määritä ajanjaksoja etsinnän rajaamiseksi.

    Esimerkkejä

    "E-mail from Bob in the last week about natural language searching"

    "Find the most recent e-mail from Prasanna"

Etsiminen kalenterista

  • Etsi kokouksien sisällöstä käyttämällä esimerkiksi sanoja "about" tai "subject".

    Esimerkkejä

    "Meeting about sales goals"

    "Show the meeting to introduce new team members"

  • Etsi kokouksia osallistujien perusteella.

    Esimerkkejä

    "All meetings with Jim"

    "Find the meeting organized by Tanya"

    "Did Bei-Jing accept the meeting about searching?"

  • Rajoita etsintäaluetta määrittämällä ajanjakso.

    Esimerkkejä

    "Find all meetings I attended last Monday"

    "Find all meetings the day before yesterday"

Yhteystietojen etsiminen

  • Etsi yhteystietoja esimerkiksi lempinimen tai syntymäpäivän perusteella.

    Esimerkki

    "Find everyone whose manager is Miles"

  • Etsi yhteystietoryhmä, jolla on samat yleiset tiedot.

    Esimerkki

    "Contact information for clients who live in Baltimore"

Muistilappujen etsiminen

  • Etsi muistilappuja sisällön, värin tai muiden ominaisuuksien perusteella.

    Esimerkkejä

    "All notes I created yesterday"

    "All blue notes about searching"

Muita vihjeitä

  • Rajaa etsintää määrittämällä kansio, josta etsitään.

    Esimerkki

    "E-mail in my Inbox that I haven't read yet"

  • Käytä kokonaisia lauseita lainausmerkkien sisällä.

    Esimerkki

    "Show me meetings about "natural language searching" in the next 5 days"

  • Määritä etsinnän tulosten palauttamisjärjestys.

    Esimerkki

    "E-mail from Helmut, sorted oldest message first"

Tiedostojen etsinnän asetukset

Etsi tiedosto -tehtäväruutu

Kun käytät Tiedosto-valikon Etsi tiedosto -komentoa, Etsi tiedosto -tehtäväruutu näytetään sivun oikeanpuoleisessa osassa. Kullakin Office-sovelluksella voi olla oma Etsi tiedosto -tehtäväruudun esiintymänsä. Etsintätulokset ovat kuitenkin käytettävissä mistä tahansa sovelluksesta. Jos esimerkiksi etsit kaikentyyppisiä tiedostoja Microsoft Wordissa ja avaat Microsoft Excelin laskentataulukon etsintätulosluettelosta, etsintätulokset näkyvät myös Excelin Etsinnän tulokset -tehtäväruudussa, ja voit jatkaa niiden käyttämistä.

Etsintätulosten näyttäminen

Heti etsinnän aloittamisen jälkeen Etsi tiedosto -tehtäväruutu päivittyy löydetyillä tiedostojen nimillä. Tiedostot näytetään luokiteltuina sijainnin (tietokone, sähköpostilaatikko ja verkkosijainnit) mukaan.

Tuloksien luettelosta voit valita useista eri toimista:

  • tiedoston ominaisuuksien näyttäminen

  • tiedoston avaaminen

  • tiedoston näyttäminen Web-selaimessa

  • uuden asiakirjan luominen tiedoston pohjalta

  • tiedoston hyperlinkin kopioiminen Officen Leikepöydälle

Etsinnän nopeuttaminen nopean haun avulla

Nopea haku etsii tiedostojen tiedot ja järjestää ne tavalla, jonka jälkeen tiedostoja on nopeampi ja helpompi etsiä. Nopean haun indeksi päivitetään silloin, kun tietokone on käyttämättömänä.

Nopea haku käyttää sisäänrakennettua Windowsin indeksointipalvelua. Nopean haun tuki otetaan käyttöön Windowsin Etsi-tehtäväruudussa tai Officen Tiedostojen perusetsintä -tehtäväruudussa.

Huomautus: Tiedostojen perusetsintä -tehtäväruutu tuo näyttöön huomautuksen, jos nopeaa hakua ei ole asennettu. Jos nopea haku on asennettu, sen tila – käytössä tai poistettu käytöstä – näytetään.

Monimutkaisempien etsintöjen tekeminen ehtojen ja arvojen avulla

Tarkennetun etsinnän avulla voit käyttää tiedoston ominaisuuksiin perustuvia ehtoja ja arvoja tiedostojen etsimiseen.

Tiedoston ominaisuuden arvolle määritetyt ehdot ja rajoitukset tekevät etsinnästä tarkemman. Jokaisella ominaisuuslajilla on tietyt ehdot, jotka tarkennettu etsintä näyttää automaattisesti. Jos ominaisuus on esimerkiksi päivämäärä, tarkennettu etsintä näyttää muun muassa seuraavat valittavissa olevat ehdot: tänään, huomenna, eilen.

Jotkin ehdot eivät edellytä arvoa. Esimerkiksi "Viimeksi muokattu eilen" ei edellytä lisää arvoja, koska ehto "eilen" antaa tarkennetulle etsinnälle tarpeeksi tietoa.

Jotkin ehdot edellyttävät arvoa. Esimerkiksi ehto "on yhtä suuri kuin" edellyttää aina sitä seuraavaa arvoa, jonka voit antaa etsintää määrittäessäsi.

Etsiminen Avaa-valintaikkunan avulla

Voit etsiä tiedostoa käyttämällä perusetsintää tai tarkennettua etsintää Avaa-valintaikkunan Työkalut-valikon avulla. Kuten Etsi tiedosto -tehtäväruudussa, tulokset näytetään luokiteltuina sijainnin mukaan. Tiedoston avaamisen lisäksi voit myös katsoa sen ominaisuuksia.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×