Tietoja hallituista metatiedoista

Metatiedot ovat tietoja tiedoista. Esimerkiksi kirjan nimi ja kirjailijan nimi ovat kirjan metatietoja. Metatietoa voi olla miltei mikä tahansa: sijainti, päivämäärä tai luettelointinimike. SharePoint-tuotteilla voit hallita metatietoja keskitetysti. Voit järjestää metatiedot oman yrityksesi kannalta parhaalla mahdollisella tavalla ja hyödyntää niitä siten, että löydät etsimäsi mahdollisimman helposti.

Tässä artikkelissa esitellään hallittuihin metatietoihin liittyviä termejä ja SharePointin metatietojen hallintatyökaluja.

Tärkeitä termejä

Tämä osio sisältää tärkeimpien termien selitykset. Näitä termejä ja käsitteitä käytetään yleisesti hallittuja metatietoja koskevissa ohjeissa.

Taksonomia on muodollinen luokittelujärjestelmä. Taksonomia ryhmittelee jotakin kohdetta kuvaavat sanat, selitteet ja termit ja järjestää ryhmät sitten hierarkkiseen järjestykseen.

Taksonomioita voidaan luoda lähes mistä tiedoista tahansa biologisista järjestelmistä organisaatiorakenteisiin. Esimerkiksi biologit ryhmittelevät elävät organismit neljään pääluokkaan: eläimiin, kasveihin, sieniin ja mikrobeihin. Kullakin pääryhmällä on puolestaan useita aliosia. Yhdessä koko järjestelmä muodostaa taksonomian.

Organisaatiot voivat luoda taksonomioita lukemattomilla eri tavoilla. Ne luovat tilikarttataksonomioita, joilla hallitaan kirjanpitojärjestelmiä ja esimerkiksi organisaatiokaavioita tai työnkuvauksia työntekijöiden tai tuotekuvastojen hallintaa varten. Kaikki nämä taksonomiat ovat tietohierarkioita eli muodollisia luokittelujärjestelmiä, jotka helpottavat tietojen käsittelemistä.

Folksonomia on epämuodollinen luokittelujärjestelmä. Se kehittyy vähitellen sitä mukaa, kun sivuston käyttäjät yhdessä lisäävät sanoja, selitteitä ja termejä. Folksonomiat ovat kehittyneet suosituista sovelluksista, kuten kirjanmerkkien käytöstä.

Jos olet joskus nähnyt sivustossa tunnistepilven, olet nähnyt folksonomian visuaalisen esityksen. Seuraavassa kuvassa näkyy SharePoint-sivuston tunnistepilvi.

Tunnistepilvi

Folksonomiaan perustuva metatietojen käsittelytapa on usein hyödyllinen ratkaisu. Se hyödyntää sivuston käyttäjien tietoja ja asiantuntemusta. Lisäksi folksonomia mahdollistaa sisällön luokituksen kehittymisen käyttäjien ja liiketoiminnan tarpeiden muuttuessa.

Termistö on joukko toisiinsa liittyviä termejä.

Termistöillä voi olla eri käyttöalueita niiden luontipaikan mukaan.

  • Paikalliset termistöt    luodaan yhtä sivustokokoelmaa varten, ja ne ovat vain tämän sivustokokoelman käyttäjien käytettävissä (ja nähtävissä). Kun luot esimerkiksi termistön luettelon tai kirjaston Metatiedot-sarakkeelle, termistö on paikallinen. Tällöin termistö on käytössä vain siinä sivustokokoelmassa, joka sisältää tämän luettelon tai kirjaston. Esimerkiksi mediakirjastossa voidaan käyttää Metatiedot-saraketta, jossa näkyvät median tyypit (kaavio, valokuva, näyttökuva, video jne.). Sallittujen termien luettelo koskee vain tätä kirjastoa ja on käytettävissä vain kyseisessä kirjastossa.

  • Yleiset termistöt    ovat käytettävissä kaikissa tietyn hallittujen metatietojen palvelun sovelluksen tilaajasivustoissa. Organisaatio voi luoda esimerkiksi termistön, joka sisältää organisaation liiketoimintayksiköiden nimet, kuten henkilöstöhallinto, markkinointi, tietohallinto.

Lisäksi termistö voidaan määrittää joko suljetuksi tai avoimeksi. Kun termijoukko on suljettu, käyttäjät eivät voi lisätä uusia termejä, ellei heillä ole tarvittavia käyttöoikeuksia. Kun termijoukko on avoin, käyttäjät voivat lisätä uusia termejä sarakkeeseen, joka on yhdistetty termistöön.

Termi on sana tai lause, jonka yhdistät SharePoint-sivustossa olevaan kohteeseen. Termi on termistöön kuuluva yksittäinen kohde. Termillä on yksilöllinen tunnus, ja sillä voi olla useita tekstimerkintöjä (synonyymejä). Monikielisessä sivustossa termin tekstimerkinnät voivat olla myös useilla eri kielillä.

Termejä on kahdenlaisia:

  • Hallitut termit:    hallitut termit ovat ennalta määritettyjä termejä. Termisäilön valvojat järjestävät hallitut termit hierarkkiseen termistöön.

  • Yrityksen avainsanat:    Yrityksen avainsana on sana tai lause, jonka käyttäjä lisää SharePoint-sivuston kohteisiin. Yrityksen avainsanojen kokoelmaa kutsutaan Avainsanat-termijoukoksi. Käyttäjät voivat lisätä yleensä minkä tahansa sanan tai lauseen kohteeseen avainsanaksi. Tämän ansiosta yrityksen avainsanoja voi käyttää folksonomiseen kohteiden merkintään. Termistön valvojat voivat halutessaan siirtää yrityksen avainsanat erityiseen hallittuun termijoukkoon. Kun yrityksen avainsanat kuuluvat hallittuun termijoukkoon, asiasanat ovat käytettävissä kyseisen termistön kontekstissa.

Lisätietoja termien luomisesta ja hallinnasta on ohjeartikkelissa Termijoukon termien luominen ja hallinta.

SharePoint-tuotteissa ryhmä on tietoturvaan liittyvä termi. Hallittujen metatietojen yhteydessä ryhmä tarkoittaa sellaisten termijoukkojen kokoelmaa, jolla kaikilla on samat tietosuojavaatimukset. Vain käyttäjät, joilla on osallistujaoikeudet tiettyyn ryhmään, voivat hallita tämän ryhmän termejä tai luoda ryhmään uusia termejä. Organisaatioiden kannattaa luoda yksilöllisiä ryhmiä termijoukkojen yksilöllisten tietosuojavaatimusten mukaan.

Lisätietoa termijoukon ryhmän luomisesta on ohjeartikkelissa Uuden ryhmän määrittäminen termijoukoille.

Termisäilön hallintatyökalun avulla taksonomioita hallitsevat käyttäjät voivat luoda tai hallita termistöjä ja niiden sisältämiä termejä. Termisäilön hallintatyökalussa näkyvät kaikki yleiset termistöt ja siinä sivustokokoelmassa käytettävissä olevat paikalliset termistöt, jossa termisäilön hallintatyökalua käytetään.

Hallitut metatiedot -sarake on saraketyyppi, jonka voit lisätä luetteloihin tai kirjastoihin. Sen avulla sivuston käyttäjät voivat valita termejä tietystä termistöstä. Hallitut metatiedot -sarake voidaan yhdistää aiemmin luotuun termistöön, mutta voit myös paikallisen termistön sitä varten.

Lisätietoja hallittuja metatietoja käyttävän sarakkeen käyttämisestä on ohjeartikkelissa Hallitut metatiedot -sarakkeen luominen.

Yrityksen avainsanat -sarake on saraketyyppi, jonka voi lisätä sisältötyyppeihin, luetteloihin ja kirjastoihin. Tämän sarakkeen sanoilla ja lauseilla käyttäjät voivat merkitä haluamansa sisältökohdat. Sarake on oletusarvoisesti moniarvoinen. Kun käyttäjät kirjoittavat sarakkeeseen sanan tai lauseen, SharePoint antaa ehdotuksia vastaavista sanoista. Nämä ehdotukset ovat peräisin joko hallituista termistöistä tai Avainsanat-termistöstä. Käyttäjät voivat valita aiemmin määritetyn arvon tai kirjoittaa uuden arvon.

Sosiaaliset tunnisteet ovat sanoja tai lauseita, joita sivuston käyttäjät voivat lisätä sisältöön. Ne auttavat käyttäjiä luokittelemaan sisältöä itselleen merkityksellisellä tavalla. Sosiaalisia tunnisteita kannattaa käyttää, sillä niiden avulla sivuston käyttäjien on helpompi löytää sivustosta haluamansa tiedot. Käyttäjät voivat lisätä sosiaalisia tunnisteita SharePoint-sivustoon ja SharePoint-sivuston ulkopuolisiin URL-osoitteisiin.

Sosiaalinen tunniste muodostuu kolmen erityyppisen tiedon osoittimesta:

  • Käyttäjätieto

  • Kohteen URL-osoite

  • Termi

Kun lisäät kohteeseen sosiaalisen tunnisteen, voit halutessasi määrittää tietosi ja kohteen URL-osoitteen yksityiseksi. Itse termisäilöön tallennettu termi on aina julkinen.

Kun luot sosiaalisen tunnisteen, voit käyttää joko olemassa olevia termejä tai lisätä uuden termin. Jos valitset aiemmin luodun termin, sosiaaliseen tunnisteeseen tulee siihen viittaava osoitin.

Jos haluat luoda uuden termin, SharePoint luo termille uuden avainsanan Avainsanat-termistöön. Uusi sosiaalinen tunniste viittaa tähän termiin. Näin sosiaaliset tunnisteet tukevat folksonomiaan perustuvaa sisällön merkitsemistä. Kun käyttäjät päivittävät Yrityksen avainsanat- tai Hallitut metatiedot -saraketta, SharePoint voi luoda sosiaalisia tunnisteita automaattisesti. Tällöin nämä termit tulevat näkyviin tunnisteina uutissyötteisiin, tunnistepilviin tai oman sivuston profiileihin.

Luetteloiden tai kirjastojen omistajat voivat ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä metatietojen julkaisemisen luettelon tai kirjaston Yrityksen metatietojen ja avainsanojen asetukset -kohdassa.

Lisätietoja erityisen avainsanoja sisältävän sarakkeen lisäämisestä on ohjeartikkelissa Yrityksen avainsanat -sarakkeen lisääminen luetteloon tai kirjastoon.

Yleisellä tasolla tunnisteet tarkoittavat kohteeseen lisättäviä metatietoja, niin hallittuja metatietoja kuin sosiaalisia tunnisteitakin.

Metatietojen käyttötilanteita: taksonomiasta folksonomiaan

SharePointin metatietojen hallinta tukee useita erilaisia metatietojen hallinta- ja käyttötapoja muodollisista taksonomioista käyttäjien laatimiin folksonomioihin. Voit käyttää muodollista taksonomiaa, jonka muodostavat hallitut termit ja termistöt. Lisäksi voit käyttää yrityksen avainsanoja ja sosiaalisia tunnisteita, joilla tavalliset käyttäjät voivat merkitä sisältöä haluamillaan avainsanoilla.

SharePoint-tuotteet ovat ominaisuuksiltaan joustavia. Voit valita metatietojen käyttöön haluamasi määrän hallittavuutta sekä määrittää metatietojen hallinta-alueen laajuuden ja rakenteen. Esimerkki:

  • Voit määrittää hallinta-alueen laajuudeksi koko sivuston tai vain tietyt sivustot.

  • Voit valita, voivatko käyttäjät lisätä termejä, määrittämällä termistöt suljetuiksi tai avoimiksi.

  • Voit myös valita, haluatko käyttää yrityksen avainsanoja ja sosiaalisia tunnisteita yhdessä hallittujen termien kanssa.

SharePoint-tuotteita käytettäessä organisaatiot voivat hyödyntää muodollisen, hallitun taksonomian edut ja sosiaalisten tunnisteiden joustavuuden itselleen sopivimmalla tavalla.

Seuraavassa taulukossa on kuvattu, millaisia hallinta-alueita on saatavilla erilaisiin käyttövaatimuksiin.

Joustavat hallittujen metatietojen käyttömahdollisuudet

Hallittujen metatietojen edut

Hallittujen metatietojen käytöstä organisaation kaikissa sivustoissa on monia etuja:

SharePointin hallittujen metatietojen toimintojen avulla voit määrittää, miten käyttäjät lisäävät metatietoja sisältöön. Esimerkiksi termistöjen ja hallittujen termien avulla voit valvoa, mitä termejä käyttäjät voivat lisätä sisältöön ja ketkä voivat lisätä uusia termejä. Voit myös rajoittaa käytettävissä olevat yrityksen avainsanat vain tiettyyn avainsanaluetteloon määrittämällä Avainsanat-termistön suljetuksi.

Samojen termien käyttäminen yhdenmukaisesti kaikissa sivustoissa helpottaa metatietoihin perustuvien luotettavien prosessien ja ratkaisujen kehittämistä. Lisäksi käyttäjien on helpompi lisätä yhdenmukaisia metatietoja sisältöön.

Yhdenmukaisten metatietojen käyttäminen organisaation kaikissa sivustoissa helpottaa liiketoiminnassa tarvittavien tietojen löytämistä ja käsittelyä hakutoiminnolla. Hakutoiminnot, esimerkiksi hakutulossivun vasemmassa reunassa näkyvä tarkennuspaneeli, auttavat käyttäjiä suodattamaan hakutuloksia metatietojen perusteella.

Tarkennuspaneeli näyttää metatiedot, joilla hakutuloksia voi suodattaa.

Tämän toiminnon avulla käyttäjät voivat luoda tietonäkymiä dynaamisesti tiettyjen metatietokenttien perusteella. Käyttäjät voivat etsiä kirjastoja kansioittain tai metatietojen perusteella ja tarkentaa tuloksia lisäsuodattimilla. Lisätietoja tästä on kohdassa Metatietosiirtymisen määrittäminen luettelolle tai kirjastolle.

Metatiedon siirtymisohjausobjekti

Termisäilön valvojat voivat hyödyntää hallittujen metatietojen toimintoja ylläpitäessään metatietoja ja sopeuttaessaan niitä kehittyviin liiketoimintatarpeisiin. Termistön päivittäminen on helppoa. Lisätyt tai päivitetyt termit tulevat automaattisesti käyttöön kaikkialla, missä termin sisältävä Hallitut metatiedot -sarake on käytössä. Jos yhdistät monta termiä yhteen termiin, näillä termeillä merkitty sisältö päivittyy automaattisesti tehtyjen muutosten mukaisesti. Voit määrittää yhdelle termille useita synonyymejä (selitteitä). Jos sivustosi on monikielinen, voit myös määrittää yhdelle termille erikielisiä selitteitä.

Metatietojen hallinta

Metatietojen tehokas hallinta edellyttää huolellista suunnittelua. Pohdi, millaisia tietoja haluat hallita luettelojen ja kirjastojen sisällön avulla ja miten tietoja käytetään organisaatiossa. Voit luoda metatietojen termeistä termistöjä erityyppisiä tietoja varten.

Käytössä voi olla esimerkiksi asiakirjan yksi sisältötyyppi. Jokainen asiakirja voi sisältää metatietoja, joiden avulla voidaan tunnistaa monia siinä olevia oleellisia tietoja. Alla on mainittu joitakin esimerkkejä:

  • asiakirjan tarkoitus – myyntitarjous, teknisiä tietoja sisältävä asiakirja vai kenties henkilöstöhallintoa koskeva menettelytapa

  • asiakirjan laatija ja sitä muokanneiden henkilöiden nimet

  • luomispäivämäärä, hyväksymispäivämäärä, viimeisin muokkauspäivämäärä

  • osasto, joka on vastuussa asiakirjaan liittyvistä budjettimuutoksista

  • käyttäjäryhmä.

Alla on lueteltu metatietojen hallinnan tärkeitä toimintoja ja vaiheita:

  • suunnitteleminen ja määrittäminen

  • termien, termistöjen ja ryhmien hallitseminen

  • metatietojen ominaisuuksien määrittäminen.

Organisaation kannattaa suunnitella hallittujen metatietojen käyttöön liittyvät asiat huolella ennen niiden käyttöönottoa. Suunnittelun laajuus määräytyy sen mukaan, miten muodollista taksonomiaa käytetään. Suunnitteluun vaikuttaa myös se, miten laaja-alaista metatietojen hallintaa halutaan käyttää.

Jos haluat antaa käyttäjille mahdollisuuden olla mukana kehittämässä taksonomiaa, anna käyttäjien lisätä kohteisiin avainsanoja ja järjestä ne termistöihin tarpeen mukaan.

Jos organisaatiossa halutaan käyttää hallituilla termistöillä toteutettuja muodollisia taksonomioita, tarvittavien termien ja termistöjen suunnitteluun sekä kehittämiseen pitää ottaa mukaan myös tärkeimmät sidosryhmät. Kun organisaation tärkeimmät sidosryhmät ovat päässeet yhteisymmärrykseen tarvittavista termistöistä, voit tuoda tai luoda ne termisäilön hallintatyökalulla. Sillä voit myös hallita ja ylläpitää termistöjä sen jälkeen, kun käyttäjät ovat aloittaneet metatietojen käsittelyn. Jos verkkosovellus on määritetty oikein, ja sinulla on riittävät käyttöoikeudet, voit siirtyä termisäilön hallintatyökaluun noudattamalla seuraavia vaiheita.

  1. Valitse Asetukset Office 365:n Asetukset-painike ja valitse sitten Sivuston asetukset.

  2. Valitse Sivustonhallinta-kohdasta Termisäilön hallinta.

    Tämä on termisäilön hallintatyökalun valintaikkuna.

Termisäilön hallintatyökalun puuohjausobjektin kautta voit suorittaa useimmat tehtävät. Käyttäjäroolisi tässä työkalussa määrää, mitä tehtäviä voit suorittaa. Termisäilön hallintatyökalua voivat käyttää vain klusterin järjestelmänvalvojat, termisäilön valvojat tai käyttäjät, jotka on määritetty termistön ryhmänvalvojiksi tai osallistujiksi.

Lisätietoja on kohdassa Ryhmien ja termijoukkojen luominen sekä hallinta.

Voit käsitellä jotakin hierarkian kohdetta noudattamalla seuraavia ohjeita.

  1. Osoita hallittujen metatietojen palvelun sovelluksen, ryhmän, termistön tai termin nimeä, jota haluat muuttaa, ja napsauta näkyviin tulevaa nuolta.

  2. Valitse haluamasi toiminnot valikosta.

Jos olet termisäilön valvoja tai ryhmän valvoja, voit luoda, tuoda tai poistaa ryhmän termistöjä. Termistön osallistujat voivat luoda uusia termistöjä.

Termisäilön hallintatyökalussa kullakin hierarkiatasolla on käyttöoikeustasojen mukaiset valikot.

Kullakin hierarkian tasolla voit määrittää ryhmän, termistön tai termin ominaisuuksia termisäilön Ominaisuudet-paneelissa. Jos esimerkiksi määrität termistöä, voit määrittää Yleiset-välilehdessä esimerkiksi Nimi-, Kuvaus-, Omistaja-, Yhteyshenkilö- ja Sidosryhmät-tiedot. Voit määrittää myös, onko termistö avoin käyttäjien lisäämille termeille vai suljettu niiltä. Voit myös valita Käyttötarkoitus -välilehden ja määrittää, onko termistö käytettävissä sosiaalisia tunnisteita tai sivustossa siirtymistä varten.

Termisäiliön ominaisuuksien avulla voit määrittää haluamasi asetukset (esimerkiksi tunnisteita koskevat asetukset).

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×