Tietoja automaattisen arkistoinnin asetuksista

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Automaattinen arkistointi auttaa postilaatikon tai sähköpostipalvelimen tilanhallinnassa, jos käytössä on kohteiden automaattinen siirtäminen arkistointisijaintiin. Automaattinen arkistointi suorittaa kansion kohteille yhden tai molemmat seuraavista toimista määritettyjen ehtojen mukaisesti.

  • Outlook siirtää kohteet arkistotiedostoon ja poistaa ne alkuperäisestä sijainnista, joka on yleensä jokin työkansioista.

    Mihin Outlook siirtää Omat kohteet?

    Arkistotiedosto on erityinen Omat kansiot -datatiedosto (.pst). Kun automaattinen arkistointi käynnistyy ensimmäisen kerran, Outlook luo arkistotiedoston automaattisesti seuraaviin sijainteihin:

    • Windows Vista     C:\Käyttäjät\Käyttäjänimi\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows XP     C:\Documents and Settings\Käyttäjänimi \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    Kun Outlook on arkistoinut kohteet ensimmäisen kerran, pääset käyttämään tiedoston kohteita suoraan Outlookin SiirtymisruutuKansioluettelo arkistokansioista. Voit myös luoda eri kansioille omat arkistotiedostosi.

    Huomautus: Jos Local Settings- tai Local-kansiot eivät ole näkyvissä, ne on ehkä piilotettu.

    Kuinka piilotetut kansiot näytetään?

    • Windows Vista   

      1. Napsauta Käynnistä-painiketta ja valitse sitten Ohjauspaneeli.

      2. Valitse Ulkoasu ja mukauttaminen.

        Huomautus: Jos käytössä on Ohjauspaneelin perinteinen näkymä, kaksoisnapsauta Kansion asetukset -kohtaa ja siirry vaiheeseen 4.

      3. Valitse Kansion asetukset.

      4. Valitse Näytä-välilehdestä Lisäasetukset-kohdan Tiedostot ja kansiot -kohdan Piilotetut tiedostot ja kansiot -kohdasta Näytä piilotetut tiedostot ja kansiot.

    • Windows XP    

      1. Napsauta Käynnistä-painiketta ja valitse sitten Ohjauspaneeli.

      2. Valitse Kansion asetukset.

        Kansion asetukset

      3. Valitse Näytä-välilehti ja valitse Näytä piilotetut tiedostot ja kansiot.

    Arkistotiedosto on erityinen Omat kansiot -datatiedosto (.pst). Kun automaattinen arkistointi käynnistyy ensimmäisen kerran, Outlook luo arkistotiedoston automaattisesti seuraaviin sijainteihin:

    • Windows Vista     C:\Käyttäjät\Käyttäjänimi\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows XP     C:\Documents and Settings\Käyttäjänimi \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

      Kun Outlook on arkistoinut kohteet ensimmäisen kerran, pääset käyttämään tiedoston kohteita suoraan Outlookin SiirtymisruutuKansioluettelo arkistokansioista. Voit myös luoda eri kansioille omat arkistotiedostosi.

      Huomautus: Jos Local Settings- tai Local-kansiot eivät ole näkyvissä, ne on ehkä piilotettu.

      Kuinka piilotetut kansiot näytetään?

      • Windows Vista   

        1. Napsauta Käynnistä-painiketta ja valitse sitten Ohjauspaneeli.

        2. Valitse Ulkoasu ja mukauttaminen.

          Huomautus: Jos käytössä on Ohjauspaneelin perinteinen näkymä, kaksoisnapsauta Kansion asetukset -kohtaa ja siirry vaiheeseen 4.

        3. Valitse Kansion asetukset.

        4. Valitse Näytä-välilehdestä Lisäasetukset-kohdan Tiedostot ja kansiot -kohdan Piilotetut tiedostot ja kansiot -kohdasta Näytä piilotetut tiedostot ja kansiot.

      • Windows XP    

        1. Napsauta Käynnistä-painiketta ja valitse sitten Ohjauspaneeli.

        2. Valitse Kansion asetukset.

          Kansion asetukset

        3. Valitse Näytä-välilehti ja valitse Näytä piilotetut tiedostot ja kansiot.

  • Automaattinen arkistointi poistaa vanhentuneet kohteet pysyvästi. Vanhentuneet kohteet ovat kohteita, joiden säilytysaika on päättynyt.

    Lisätietoja milloin tietyn Microsoft Outlook kohteiden vanhentua

    Kansioiden kohteiden vanhentumisen tai poistamisen määrittävät oletusarvoiset iät

    Kansio

    Säilytysaika ennen arkistointia

    Saapuneet ja Luonnokset

    6 kuukautta

    Lähetetyt ja Poistetut

    2 kuukautta

    Saapuneet

    3 kuukautta

    Kalenteri

    6 kuukautta

    Tehtävät

    6 kuukautta

    Muistilaput

    6 kuukautta

    Päivyri

    6 kuukautta

    Huomautus: Luomillasi kansioilla, jotka sisältävät samantyyppisiä kohteita kuin Saapuneet-kansio, Kalenteri, Tehtävät-kansio, Muistilaput-kansio tai Päivyri, on näiden kansioiden kanssa sama oletusarvoinen kuuden kuukauden säilytysaika. Tällainen kansio on esimerkiksi sähköpostikansio, jonka luot työtovereiltasi saamiasi tilaraportteja varten, tai yhteystietoja varten luomasi yhteystietokansio.

    Kohteen iän määrittäminen

    Kohteen tyyppi

    Säilytysajan alkamisajankohta

    Sähköpostiviesti

    Vastaanoton päivämäärä tai kellonaika tai viimeisin viestin muuttamis- ja tallentamisajankohta sen mukaan, kumpi näistä on myöhemmin.

    Kalenterin kokous, tapahtuma tai tapaaminen

    Kohteen viimeisin muuttamis- ja tallentamispäivämäärä sen mukaan, kumpi on myöhemmin. Toistuvia kohteita ei arkistoida automaattisesti.

    Tehtävä

    Valmistumispäivämäärä tai viimeisin muokkaamis- ja tallentamisajankohta. Suoritetuiksi merkitsemättömiä tehtäviä ei arkistoida automaattisesti. Muille annetut tehtävät arkistoidaan vain, jos ne on merkitty suoritetuiksi.

    Muistilappu

    Muistilapun viimeisin muuttamis- ja tallentamisajankohta.

    Päivyrimerkintä

    Päivyrimerkinnän luontipäivämäärä tai viimeisin muuttamis- ja tallentamisajankohta.

    Yhteystieto

    Yhteystietoja ei arkistoida oletusarvoisesti. Voit kuitenkin arkistoida ne manuaalisesti.

Voit mukauttaa näiden asetusten tallennustilan tarpeitasi ehdot. Lisätietoja on alla kuvaukset tai tarkemmin tarkastella automaattisen arkistoinnin, katso Käytä automaattisen arkistoinnin varmuuskopioida tai poistaa kohteita.

Kohteiden arkistointi-, vanhentumis- ja poistamisasetuksia voi joskus olla vaikea erottaa toisistaan.

Kerro lisätietoja päättyvän ja deleing kohteet.

  • Kohteet tallennetaan arkistointisijaintiin ja ne säilyvät siellä, kunnes muutat automaattisen arkistoinnin asetuksia ja määrität, että kohteet poistetaan, kun ne vanhentuvat. Kohteita ei poisteta arkistointisijainneista. Ne voidaan poistaa automaattisesti vain ennen niiden siirtämistä arkistointisijaintiin. Kun kohteet on arkistoitu, ne voidaan poistaa vain manuaalisesti.

  • Jos valitset, että kohteet poistetaan pysyvästi, kohteet poistetaan automaattisesti, kun ne vanhentuvat. Tällöin niitä ei arkistoida. Esimerkiksi jos valitset Poista vanhentuneet kohteet (vain sähköpostikansioista), kaikki vanhentuneet viestit poistetaan kaikista sähköpostikansioista, kuten Saapuneet-, Lähetetyt- ja Luonnokset-kansioista. Viestejä ei arkistoida.

Automaattisen arkistoinnin asetukset

Seuraavissa kohdissa on tietoja automaattisen arkistoinnin mukauttamisasetuksista.

Automaattisen arkistoinnin asetukset

1. Arkistoi automaattisesti    Valitse, kuinka usein automaattinen arkistointi suoritetaan. Useiden kohteiden arkistointi yhtä aikaa saattaa heikentää tietokoneesi suorituskykyä. Tämän vuoksi suosittelemme, ettet valitse kovin pitkää aikaväliä. Mieti, kuinka monta viestiä yleensä saat tietyn ajanjakson aikana, ja määritä arkistointiväli sen mukaan.

Anna kehote ennen automaattista arkistointia    Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat Outlookin näyttävän muistutuksen, ennen kuin automaattinen arkistointi käsittelee Outlook-kohteet. Kun sanoma tulee näyttöön, voit peruuttaa automaattisen arkistointi-istunnon valitsemalla Ei.

2. Poista vanhentuneet kohteet (vain sähköpostikansioista)    Tämä asetus ei ole valittuna oletusarvoisesti. Voit valita, että sähköpostiviestit poistetaan, kun ne vanhentuvat. Saapuneet- ja Luonnokset-kansioiden oletusarvoinen säilytysaika on kuusi kuukautta ja Lähetetyt-viestien kolme kuukautta, mutta voit muuttaa näitä asetuksia Poista tätä vanhemmat kohteet -vaihtoehdon avulla.

Lisätietoja milloin tietyn Microsoft Outlook kohteiden vanhentua

Kansioiden kohteiden vanhentumisen tai poistamisen määrittävät oletusarvoiset iät

Kansio

Säilytysaika ennen arkistointia

Saapuneet ja Luonnokset

6 kuukautta

Lähetetyt ja Poistetut

2 kuukautta

Saapuneet

3 kuukautta

Kalenteri

6 kuukautta

Tehtävät

6 kuukautta

Muistilaput

6 kuukautta

Päivyri

6 kuukautta

Huomautus: Myös sellaisten luomiesi kansioiden säilytysaika on kuusi kuukautta, jotka sisältävät samantyyppisiä kohteita kuin Saapuneet-, Kalenteri-, Tehtävät-, Muistilaput- tai Päivyri-kansio.

Kohteen iän määrittäminen

Kohteen tyyppi

Säilytysajan alkamisajankohta

Sähköpostiviesti

Vastaanoton päivämäärä tai kellonaika tai viimeisin viestin muuttamis- ja tallentamisajankohta sen mukaan, kumpi näistä on myöhemmin.

Kalenterin kokous, tapahtuma tai tapaaminen

Kohteen viimeisin muuttamis- ja tallentamispäivämäärä sen mukaan, kumpi on myöhemmin. Toistuvia kohteita ei arkistoida automaattisesti.

Tehtävä

Valmistumispäivämäärä tai viimeisin muokkaamis- ja tallentamisajankohta. Suoritetuiksi merkitsemättömiä tehtäviä ei arkistoida automaattisesti. Muille annetut tehtävät arkistoidaan vain, jos ne on merkitty suoritetuiksi.

Muistilappu

Muistilapun viimeisin muuttamis- ja tallentamisajankohta.

Päivyrimerkintä

Päivyrimerkinnän luontipäivämäärä tai viimeisin muuttamis- ja tallentamisajankohta.

Yhteystieto

Yhteystietoja ei arkistoida oletusarvoisesti. Voit kuitenkin arkistoida ne manuaalisesti.

3. Arkistoi tai poista vanhat kohteet    Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat, että Outlook-kohteet arkistoidaan ja sitten poistetaan, kun niiden säilytysaika päättyy. Voit valita sekä arkistoinnin että poistamisen lisäasetuksia.

4. Valitse Näytä arkistokansio kansioluettelossa ja muiden kansioiden käytön siirtymisruudussa lueteltu arkistokansio on. Tärkeimmät arkisto -kansioon voit avata alikansiot ja arkistoitujen kohteiden tarkasteleminen. Arkistoitujen kohteiden tarkasteltaessa olet varmistanut oikea arkistointiin on, ja voit myös vetää kohteita, jotka on takaisin toimimasta-kansioon.

5. Poista tätä vanhemmat kohteet    Valitse päivinä, viikkoina tai kuukausina ilmaistu oletusarvo, jonka mukaisesti kohteet arkistoidaan. Voit valita kauden, jonka pituus on vähintään yksi päivä tai enintään 60 kuukautta. Tässä yhteydessä poistaminen tarkoittaa kohteiden arkistoimista. Kohteita ei poisteta pysyvästi, ellet ole valinnut pysyvästi poistamista kansioiden asetukseksi toisaalla.

6. Siirrä vanhat kohteet kansioon    Tämän sijainnin oletusasetus vaihtelee sen mukaan, onko tietokoneen käyttöjärjestelmänä Windows Vista vai Microsoft Windows XP. Jos haluat määrittää arkistoiduille kohteille eri kohdesijainnin, valitse sijainti selaamalla. Kohteet siirretään tähän kohteeseen, kun niiden säilytysaika päättyy.

  • Windows Vista     C:\Käyttäjät\Käyttäjänimi\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

  • Microsoft Windows XP     C:\Documents and Settings\Käyttäjänimi \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

Huomautus: Oletussijaintiin arkistoituja kohteita ei poisteta, ellet avaa kansiota ja poista kohteita manuaalisesti.

7. poistaa kohteet pysyvästi tämä vaihtoehto välittömästi poistaa vanhentuneet kohteet oletussijainti, kuten toiseen kansioon, määrittämiäsi tai Poistetut-kansion siirtämisen sijaan.

8. Käytä näitä asetuksia kaikille kansioille    Tämä asetus ottaa käyttöön automaattisen arkistoinnin asetukset, mukaan lukien tekemäsi muutokset, kaikissa kansioissa. Jos haluat määrittää joillekin kansioille eri asetukset, älä valitse tätä asetusta. Noudata sen sijaan painikkeen alapuolella olevia yksittäisten asetusten määrittämisohjeita. Tiettyihin kansioihin tehdyt muutokset koskevat vain kyseisiä kansioita.

9. Säilytyskäytännön tiedot    Organisaation järjestelmänvalvoja voi määrittää säilytyskäytäntöjä, jotka määrittävät, milloin ja kuinka postilaatikon kohteet arkistoidaan. Voit tarkastella käytäntöjä tässä, mutta et voi muuttaa niiden asetuksia ilman soveltuvia käyttöoikeuksia.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×