Tietoja automaattisen arkistoinnin asetuksista

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Automaattinen arkistointi auttaa postilaatikon tai sähköpostipalvelimen tilanhallinnassa, jos käytössä on kohteiden automaattinen siirtäminen arkistointisijaintiin. Automaattinen arkistointi suorittaa yhden tai molemmat seuraavista toimista määritettyjen asetusten mukaan.

  • Siirtää kohteet alkuperäisestä sijainnista, joka on yleensä aktiivinen kansio, arkistokansioon.

    Mihin kohteet siirtyvät?

    Arkistotiedosto on Outlook-datatiedosto (.pst). Kun automaattinen arkistointi käynnistyy ensimmäisen kerran, Outlook luo arkistotiedoston automaattisesti. Tiedoston sijainti on riippuvainen tietokoneesi käyttöjärjestelmästä.

    • Windows 7     C:\Käyttäjät\Käyttäjänimi\Documents\Outlook-tiedostot\archive.pst

    • Windows Vista     C:\Käyttäjät\Käyttäjänimi\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Windows XP     C:\Documents and Settings\Käyttäjänimi\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

      En löydä tässä artikkelissa lueteltuja kansioita

      Jotkin kansiot saattavat olla piilotettuja kansioita. Saat piilotetut kansiot näkyviin Windowsissa seuraavalla tavalla:

      • Napsauta Käynnistä-painiketta ja valitse sitten Ohjauspaneeli.

      • Valitse Kansion asetukset.

        Etsi Kansion asetukset kirjoittamalla ikkunan yläosassa olevaan hakuruutuun Kansion asetukset. Kirjoita Windows XP:n Ohjauspaneelissa Osoite-ruutuun Kansion asetukset.

      • Valitse Näytä-välilehden Lisäasetukset-luettelon Tiedostot ja kansiot -kohdan Piilotetut tiedostot ja kansiot -kohdasta Näytä piilokansiot, -tiedostot ja asemat.

  • Poistaa pysyvästi ne kohteet, joiden säilytysaika on päättynyt.

Huomautus: Jos määrität kohteet poistettavaksi, niitä ei arkistoida. Jos määrität kohteen arkistoitavaksi, automaattinen arkistointi ei voi poistaa niitä. Kun kohteet on arkistoitu, ne voidaan poistaa vain manuaalisesti.

Lisätietoja automaattisesta arkistoinnista on artikkelissa Kohteiden varmuuskopioiminen tai poistaminen automaattisen arkistoinnin avulla.

Outlook-kohteiden säilytysajat

Säilytysaikansa ylittänyt Outlook-kohde sisällytetään seuraavaan automaattiseen arkistointiin, paitsi jos kohde on erikseen merkitty jätettäväksi siitä pois. Outlook-kansioiden oletussäilytysajat ovat seuraavat:

Kansio

Säilytysaika ennen arkistointia

Saapuneet ja Luonnokset

6 kuukautta

Lähetetyt ja Poistetut

2 kuukautta

Saapuneet

3 kuukautta

Kalenteri

6 kuukautta

Tehtävät

6 kuukautta

Muistilaput

6 kuukautta

Päivyri

6 kuukautta

Huomautus: Luomillasi kansioilla, jotka sisältävät samantyyppisiä kohteita kuin Saapuneet-kansio, Kalenteri, Tehtävät-kansio, Muistilaput-kansio tai Päivyri, on näiden kansioiden kanssa sama oletusarvoinen kuuden kuukauden säilytysaika. Tällainen kansio on esimerkiksi sähköpostikansio, jonka luot työtovereiltasi saamiasi tilaraportteja varten, tai yhteystietoja varten luomasi yhteystietokansio.

Kohteen iän määrittäminen

Kohteen tyyppi

Säilytysajan alkamisajankohta

Sähköpostiviesti

Vastaanoton päivämäärä tai kellonaika tai viimeisin viestin muuttamis- ja tallentamisajankohta sen mukaan, kumpi näistä on myöhemmin. Viestin muuttamista on esimerkiksi sen merkitseminen luetuksi tai lukemattomaksi.

Kalenterin kokous, tapahtuma tai tapaaminen

Kohteen viimeisin muuttamis- ja tallentamispäivämäärä sen mukaan, kumpi on myöhemmin. Toistuvia kohteita ei arkistoida automaattisesti.

Tehtävä

Valmistumispäivämäärä tai viimeisin muokkaamis- ja tallentamisajankohta. Suoritetuiksi merkitsemättömiä tehtäviä ei arkistoida automaattisesti. Muille annetut tehtävät arkistoidaan vain, jos ne on merkitty suoritetuiksi.

Muistilappu

Muistilapun viimeisin muuttamis- ja tallentamisajankohta.

Päivyrimerkintä

Päivyrimerkinnän luontipäivämäärä tai viimeisin muuttamis- ja tallentamisajankohta.

Yhteystieto

Yhteystietoja ei arkistoida oletusarvoisesti. Voit kuitenkin arkistoida ne manuaalisesti.

Sivun alkuun

Automaattisen arkistoinnin asetukset

Seuraavissa kohdissa on tietoja automaattisen arkistoinnin mukauttamisasetuksista.

Automaattisen arkistoinnin asetukset -valintaikkuna

Arkistoi automaattisesti n päivän välein    Valitse, kuinka usein automaattinen arkistointi suoritetaan. Useiden kohteiden arkistointi yhtä aikaa saattaa heikentää tietokoneesi suorituskykyä. Tämän vuoksi suosittelemme, ettet valitse kovin pitkää aikaväliä.

Jos haluat poistaa automaattisen arkistoinnin käytöstä, poista Arkistoi automaattisesti n päivän välein -valintaruudun valinta.

Anna kehote ennen automaattista arkistointia     Valitse, haluatko Outlookin näyttävän muistutuksen, ennen kuin automaattinen arkistointi käsittelee Outlook-kohteet. Kun kehotteet tulevat näkyviin, voit peruuttaa automaattisen arkistointi-istunnon valitsemalla muistutussanoman Ei -vaihtoehdon.

Poista vanhentuneet kohteet (vain sähköpostikansioista)    Tämä asetus ei ole valittuna oletusarvoisesti. Jos valitset tämän vaihtoehdon, sähköpostiviestit poistetaan niiden säilytysajan päätyttyä.

Arkistoi tai poista vanhat kohteet    Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat muuttaa seuraavia asetuksia. Jos poistat valintaruudun valinnan, automaattinen arkistointi käyttää oletusasetuksia.

Näytä arkistokansio kansioluettelossa    Kun tämä valintaruutu on valittuna, arkistointikansio näkyy muiden työkansioiden joukossa Siirtymisruudussa. Vaikka et käyttäisi tätä asetusta, voit silti avata arkistokansion. Valitse Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Avaa-välilehdestä Avaa Outlookin datatiedosto.

Poista tätä vanhemmat kohteet    Valitse päivinä, viikkoina tai kuukausina ilmaistu oletusarvo, jonka mukaisesti kohteet arkistoidaan. Voit valita kauden, jonka pituus on vähintään yksi päivä tai enintään 60 kuukautta.

Siirrä vanhat kohteet kansioon    Valitse tämä valintaruutu, jos haluat arkistoida vanhat kohteet niiden poistamisen asemesta. Oletuskansio tulee näkyviin ruudussa. Jos haluat käyttää eri kansiota, anna kansion sijainti tai valitse Selaa. Tämän vaihtoehdon valinta poistaa Poista kohteet pysyvästi -vaihtoehdon valinnan.

Poista kohteet pysyvästi    Tämä vaihtoehto poistaa kohteet, joiden säilytysaika on päättynyt. Niitä ei siirretä, eikä niistä säilytetä arkistokopiota. Tämän vaihtoehdon valinta poistaa Siirrä vanhat kohteet kansioon -vaihtoehdon valinnan.

Käytä näitä asetuksia kaikille kansioille    Tämä asetus ottaa käyttöön automaattisen arkistoinnin asetukset, mukaan lukien tekemäsi muutokset, kaikissa kansioissa. Jos haluat määrittää joillekin kansioille eri asetukset, älä valitse tätä asetusta. Valitse sen asemesta Ominaisuudet ja siirry sitten Automaattinen arkistointi -välilehteen, jossa voit tehdä tarvittavat muutokset kullekin kansiolle, jota haluat muuttaa.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×