Tietoja asiakirjan tietoruudun suunnittelemisesta InfoPathin avulla

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Johdanto asiakirjan tietoruutuihin

Asiakirjan tietoruudun käyttäminen

Yleistä tietoturvasta

Johdanto asiakirjan tietoruutuihin

Asiakirjan tietoruudussa, joka näkyy Microsoft Office Word 2007-, Microsoft Office PowerPoint 2007- ja Microsoft Office Excel 2007 -asiakirjoissa, käyttäjät voivat tarkastella ja muuttaa yksittäisten tiedostojen tai asiakirjahallintapalvelimeen tallennetun sisältölajin ominaisuuksia. Asiakirjanhallintapalvelin voi olla esimerkiksi asiakirjatyötilasivusto tai Windows SharePoint Services 3.0 -perustainen kirjasto. Nämä ominaisuudet, joita kutsutaan myös metatiedot, kuvailevat tiedostoa tai toimivat sen tunnisteena. Käyttäjät voivat hyödyntää näitä ominaisuuksia järjestäessään, yksilöidessään ja etsiessään asiakirjoja.

Asiakirjan tietoruutu on Microsoft Office InfoPath 2007-lomake, jota isännöidään ja joka näytetään asiakirjassa. Tietokoneessa ei tarvitse olla asennettuna InfoPathia, jotta näet asiakirjan tietoruudun 2007 Microsoft Office System-asiakirjassa, mutta tarvitset Office InfoPath 2007:n, jotta voit suunnitella tai mukauttaa asiakirjan tietoruudut. Jos haluat esimerkiksi mukauttaa asiakirjan tietoruudun tietojen näyttämiseksi ulkoisesta resurssista, kuten verkkopalvelusta, sinun on käytettävä Office InfoPath 2007:ia tämän asiakirjan tietoruudun suunnittelemiseksi.

Käyttämällä asiakirjan tietoruutua 2007 Office -versio -asiakirjoissa käyttäjät voivat seurata ja muokata asiakirjan metatietoja samalla kuin käsittelevät asiakirjaa. Asiakirjan tietoruudun voi myös mukauttaa käyttämään verkkopalvelun tai muun ulkoisen tietolähde tietoja. Tällöin koko organisaation henkilökunta voi käyttää metatietoja johdonmukaisesti eri 2007 Office -versio -asiakirjatyypeissä.

Mukauttamalla asiakirjan tietoruudun voit myös lisätä liiketoimintalogiikkaa, kuten tietojen kelpoisuuden tarkistamisen, tai lisätä mukautettuja ominaisuuksia, jotka ovat tärkeitä organisaatiollesi. Lisäksi luomalla yhteiset kentät sisältävän malliosan voit järjestää asiakirjan tietoruutujen tehokasta uudelleenkäyttöä eri 2007 Office -versio -asiakirjatyypeissä koko organisaatiossa.  Malliosa on lomakemallin osa, joka voidaan tallentaa uudelleenkäyttöä varten useissa lomakemalleissa.

Office Word 2007 -asiakirjojen käyttäjät voivat paitsi seurata ja muokata metatietoja asiakirjan tietopaneelien avulla Office Word 2007-, Office Excel 2007- ja Office PowerPoint 2007 -ohjelmassa myös tehdä muita toimia. Office Word 2007 -ohjelmassa käyttäjät voivat lisätä ominaisuuksia asiakirjan tietoruudusta ominaisuuksien ohjausobjekteina varsinaiseen asiakirjaan. Office Word 2007 -ohjelmassa ominaisuuksien ohjausobjektit näyttävät asiakirjan ominaisuudet suoraan asiakirjan sisältönä. Näitä ominaisuuksien ohjausobjekteja päivitetään sitä mukaa kuin asiakirjan tietoruudun tiedot muuttuvat. Asiakirjan tietoruudun tiedot päivitetään myös, kun vastaavat ominaisuuksien ohjausobjektit muuttuvat asiakirjassa.

Katso myös -kohdassa on lisätietoja ominaisuuksien lisäämisestä Word-asiakirjaan.

Ominaisuuksien lajit

Asiakirjan tietoruutujen avulla seurataan jotakin seuraavista asioista:

  • yksittäisten asiakirjojen tavanomaiset asiakirjojen ominaisuudet

  • SharePoint-sisältölajien palvelinominaisuudet, jotka perustuvat sisältölajiin Asiakirja tai Dublin Core -sarakkeet (jälkimmäinen on käytettävissä Microsoft Office SharePoint Server 2007 -palvelimissa)

  • asiakirjan tietoruutuun lisättävät mukautetut ominaisuudet.

Ominaisuudet, joita käyttäjät voivat tarkastella tai muokata asiakirjan tietoruutua käyttäen, voi ryhmitellä kolmeen yleiseen luokkaan. Nämä luokat ovat asiakirjaperustaiset ominaisuudet, palvelinperustaiset ominaisuudet ja mukautetut ominaisuudet. Kaikki seuraavat ominaisuudet tai osa niistä voi näkyä asiakirjan tietoruudussa sen rakenteesta ja sijainnista riippuen:

Asiakirjaperustaiset ominaisuudet    Tällaisia ominaisuuksia ovat esimerkiksi otsikko, tekijän nimi, aihe ja avainsana, joista asiakirjan aihe tai sisältö tunnistetaan.

Palvelinperustaiset ominaisuudet    SharePoint-sivustoon tallennetut ja mukautettuja asiakirjan tietoruutuja käyttävät asiakirjat voivat sisältää asiakirjakirjastoa, sivustosarakkeita ja sivuston sisältölajeja koskevia tietoja tai tietoja muista mukautetuista kentistä.

Mukautetut ominaisuudet    Office-asiakirjalle määritetään mukautettuja ominaisuuksia mukauttamalla asiakirjan tietoruutua InfoPathin avulla. Mukautetut ominaisuudet voivat sisältää organisaatio- tai projektikohtaisia metatietoja, kuten projektikoodin tai kustannuspaikka-arvon.

Huomautus: Asiakirjalle voi määrittää mukautettuja ominaisuuksia myös napsauttamalla asiakirjan tietoruudun Asiakirjan ominaisuudet -valikon Lisäominaisuudet-komentoa Office Word 2007-, Office Excel 2007- tai Office PowerPoint 2007 -ohjelmassa. Nämä lisäominaisuudet eivät kuitenkaan ole näkyvissä suoraan asiakirjan tietoruudussa. Jos haluat mukauttaa asiakirjan tietoruudussa näkyvät ominaisuudet, käytä InfoPathia. Jos asiakirjat on tallennettu asiakirjan hallintapalvelimeen, muokkaa sisältölajin mallia lisäämällä sisältölajiin sarakkeita tai poistamalla sarakkeita sisältölajista.

Sivun alkuun

Asiakirjan tietoruudun käyttäminen

Kun luot asiakirjan Office Word 2007-, Office Excel 2007- tai Office PowerPoint 2007 -ohjelmassa, asiakirjan toimintoruutu luodaan automaattisesti. Tämä asiakirjan oletustietoruutu sisältää tavanomaisia ominaisuuksia, joita ovat esimerkiksi Tekijä, Otsikko ja Aihe. Voit lisätä mukautettuja ominaisuuksia myös suunnittelemalla asiakirjan tietopaneelin kokonaan alusta ja liittämällä sen asiakirjaan tai mukauttamalla aiemmin luodun asiakirjan tietopaneelin.

Kun suunnittelet mukautettua asiakirjan tietoruutua, voit käyttää sitä useiden asiakirjojen kanssa Office Word 2007:sta, Office Excel 2007:sta ja Office PowerPoint 2007:sta tai voit suunnitella useita asiakirjan tietoruutuja. Esimerkiksi jos tietyt asiakirjat liitetään erityiseen projektiin, haluat ehkä käyttää yksilöllisiä kenttiä asiakirjan tietoruuduille, joita käytetään vain näissä asiakirjoissa.

Myös silloin, kun organisaatio käyttää useita asiakirjan tietoruutuja, kukin niistä voi sisältää useita yhteisiä ominaisuuksia. Jotta voit käyttää helposti uudelleen yhteisiä ominaisuuksia, kun suunnittelet asiakirjan tietoruutua, harkitse malliosien käyttämistä. Luomalla ja käyttämällä malliosia voit varmistaa, että organisaation avainmetatiedot ovat sävyltään, rakenteeltaan ja toiminnaltaan yhdenmukaisia. Organisaatiosi voi esimerkiksi vaatia kutakin asiakirjan tietoruutua sisällyttämään Tehtävänimike-kentän Tekijä-kentän lisäksi. Suunnittelemalla malliosan, joka käyttää näitä yhteisiä kenttiä, voit helposti käyttää malliosaa uudelleen useissa asiakirjan tietoruuduissa.

Huomautus: Jos haluat mukauttaa SharePoint-sisältölajin mallin, asiakirjan tietoruudun voi mukauttaa vain lisäämällä malliin kuuluvia kenttiä. Jos haluat lisätä kenttiä asiakirjan tietoruutuun tai poistaa siitä kenttiä lisäämällä uusia kenttiä sisältölajin malliin, sarakkeita täytyy lisätä sisältölajiin ja poistaa sisältölajista.

Kun olet luonut mukautetun asiakirjan tietoruudun, sinun täytyy yhdistää sen asiakirjan kanssa, ennen kuin voit käyttää sitä. Tällöin sinun on ensin aktivoitava valintanauhan Kehitystyökalut-välilehti ohjelmissa, joissa haluat käyttää asiakirjan tietoruutua. Voit sitten määrittää asiakirjan tietoruudun sijainnin URL-, UNC- tai URN-tiedostopolun avulla. Lisäksi voit näyttää asiakirjan tietoruudun oletusarvoisesti, kun asiakirja avataan. Voit myös valita, näkyvätkö luomasi mukautetut ominaisuudet oletusarvoisesti, kun asiakirja avataan.

Lisäksi jos käyttäjät haluavat tarkastella tai muuttaa Office Word 2007:n, Office Excel 2007:n ja Office PowerPoint 2007:n ominaisuuksia asiakirjan tietoruuduissa Office Word 2007:ssa, he voivat lisätä ominaisuuksia asiakirjan tietoruudusta ominaisuuden ohjausobjekteina itse asiakirjassa. Esimerkiksi yrityksen osoitteen useita esiintymiä voidaan lisätä ominaisuuden ohjausobjekteina asiakirjassa. Näitä ominaisuuden ohjausobjekteja päivitetään asiakirjan tietoruudun muuttumisen myötä.

Katso myös -kohdasta lisätietoja mukautetun asiakirjan tietoruudun luomisesta ja ominaisuuksien lisäämisestä Office Word 2007 -asiakirjaan.

Sivun alkuun

Yleistä tietoturvasta

Asiakirjan tietoruutua koskevat samat tietoturvasäännöt ja -rajoitukset kuin InfoPath-lomakkeitakin. InfoPathin tietoturvatoimintojen tarkoitus on suojata käyttäjien lomakkeita ja tietokoneita ei-turvallisilta toimilta. Ei-turvallinen toimi voi olla esimerkiksi tietojen lähettäminen epäluotettavaan lähteeseen tai tietojen avaaminen epäluotettavasta lähteestä. Käytössä on esimerkiksi kolme suojaustasoa, joiden mukaisesti InfoPath-lomakemallit suoritetaan sen mukaan, missä ne sijaitsevat, kuinka ne on asennettu ja sisältävätkö ne digitaalisen allekirjoituksen. Kyseiset kolme tasoa ovat Rajoitettu, Toimialue ja Täysi luottamus. Asiakirjan tietoruudulle määritetään sama suojaustaso kuin InfoPath-lomakemallille. Ennen kuin suunnittelet asiakirjan tietoruudun ja ryhdyt käyttämään sitä, tutustu tietoyhteyksien ja käyttöönoton tietoturvavaikutuksiin.

Tietoyhteyksien tietoturvavaikutukset

Asiakirjan tietoruutu voi käyttää muiden toimialueiden tietolähteitä vain, jos asiakirjan tietoruudun suojausasetukseksi on määritetty Täysi luottamus. Täysi luottamus -asetuksen käyttöönottaminen edellyttää, että asiakirjan tietoruudun lomakemalli allekirjoitetaan digitaalisesti luotetulla päävarmenteella tai sille luodaan asennettava tiedosto.

Huomautus: Jos asiakirjaa käyttävällä käyttäjällä ei ole tietolähteen käyttöoikeuksia, näkyviin tulee virheviesti, vaikka asiakirjan tietopaneelin käyttöoikeustaso riittäisikin tietolähteen käyttämiseen.

Katso myös -kohdassa on lisätietoja InfoPath-lomakemallien tietoturvatasoista.

Käyttöönoton tietoturvavaikutukset

Asiakirjan tietoruutu kannattaa ottaa käyttöön siinä toimialueessa, jossa asiakirjatkin sijaitsevat. Jos palvelimessa http://example olevassa Office Word 2007 -asiakirjassa käytetään mukautettua asiakirjan tietoruutua, jonka olet suunnitellut, kyseisen asiakirjan asiakirjan tietoruutu kannattaa tallentaa niin ikään palvelimeen http://example. Jos haluat ottaa asiakirjan tietoruudun käyttöön jossakin muussa toimialueessa tai jos käyttäjä avaa asiakirjan paikallisesti tallennetun – tai sähköpostiviestin liitteenä lähetetyn – version, asiakirjan tietoruudun tietoturvatasoa alennetaan. Varotoimen tarkoitus on suojata käyttäjiä eri toimialueessa olevan asiakirjan tietoruudun tietojen käyttämiseen liittyviltä tietoturvariskeiltä.  

Huomautukset: 

  • Kun asiakirjan tietoruutu mukautetaan SharePoint-sisältölajia varten, asiakirjan tietoruutu otetaan julkaisemisen yhteydessä automaattisesti käyttöön SharePoint-sivustossa.

  • Jos käyttäjän on tarkoitus käyttää asiakirjan tietoruudun paikallisesti asennettua versiota omasta tietokoneestaan, luo asennettava tiedosto ohjattua julkaisutoimintoa ja Visual Studiota käyttäen. Jos julkaiset asiakirjan tietoruudun lomakemallin (.xsn-tiedoston) kiintolevyasemaan, asiakirjan tietoruutua ei avata, kun käyttäjä avaa siihen liittyvän asiakirjan.

Katso myös -kohdassa on lisätietoja asennettavan tiedoston luomisesta ohjatulla julkaisutoiminnolla ja Visual Studiolla.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×