Tietoja SharePointin työnkuluista

Tietoja SharePointin työnkuluista

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

SharePoint-työnkulut ovat valmiiksi ohjelmoituja pienoissovelluksia, jotka nopeuttavat ja automatisoivat useita liiketoimintaprosesseja, kuten säännöllisen prosessin nykyisen tilan seuraamista tai allekirjoitusten, palautteen tai hyväksyntöjen keräämistä suunnitelmaa tai asiakirjaa varten. SharePoint-työnkulut on suunniteltu säästämään aikaa ja vaivaa sekä yhtenäistämään ja tehostamaan säännöllisesti suoritettavien tehtävien suorittamista.

Mikä on SharePoint-työnkulku?

Tiedät varmaan, mikä vuokaavio on. Se on prosessin graafinen esitys, joka sisältää ohjeita kunkin vaiheen tapahtumista.

Työnkulkuprosessi

SharePoint-työnkulku on eräänlainen automatisoitu vuokaavio, joka keventää työtaakkaa, vähentää arvailua ja poistaa satunnaisuuden yleisistä työprosesseista.

Katso esimerkkikuvassa olevaa tiedoston hyväksyntäprosessia. Tämän prosessin suorittaminen manuaalisesti edellyttäisi useita tarkistuksia ja seurantaa, tiedostojen edelleenlähettämistä ja muistutusten lähettämistä. Lisäksi sinun tai kollegasi olisi tehtävä kaikki edellä mainitut tehtävät itse. Tällainen toiminta aiheuttaa paljon lisätöitä ja (mikä pahempaa) jatkuvia keskeytyksiä työnkulussa.

Kun sama prosessi suoritetaan SharePointin asiakirjan hyväksyntätyönkulun avulla, kaikki tarkistus-, seuranta-, edelleenlähetys- ja muistutustoimet tapahtuvat työnkulussa automaattisesti. Jos joku suorittaa tehtävän myöhässä tai vastaan tulee jokin muu este, työnkulku luo asiasta kertovan ilmoituksen. Kenenkään työryhmän jäsenen ei tarvitse aktiivisesti valvoa prosessia, sillä SharePoint-työnkulussa prosessi valvoo aina itse itseään.

SharePoint-työnkulun suorittaminen on helppoa. Valitse tarvittava työnkulun tyyppi, määritä tilanteeseen parhaiten sopivat asetukset ja anna työnkulun huolehtia muusta. Voit myös peruuttaa tai lopettaa työnkulun tarvittaessa milloin tahansa.

Jokainen sisällytetyistä työnkulun tyypeistä toimii mallin tapaan. Työnkulun versio lisätään yksittäiseen luetteloon tai kirjastoon tai koko sivustokokoelmaan aloituslomakkeen avulla. Lomakkeeseen määritetään esimerkiksi seuraavat versiossa käytettävät asetukset ja valinnat: kenelle työnkulku määrittää tehtäviä, tehtävän määräajat, miten työnkulku käynnistetään ja kuka sen käynnistää sekä tehtäväilmoituksiin liittyvät ohjeet.

Tärkeää:  Oletusarvoisesti Hyväksyminen-, Palautteen kerääminen- ja Allekirjoitusten kerääminen -työnkulkuja ei ole kytketty päälle eikä niitä ole lueteltu liittämislomakkeen Valitse työnkulun malli -luetteloruudussa. Sivuston järjestelmänvalvoja voi ottaa ne käyttöön kytkemällä ne päälle sivustokokoelmatasolla.

On viisi valmiiksi ohjelmoitua työnkulun tyyppiä.

Valintamerkki Hyväksyntätyönkulku reitittää asiakirjan tai muun kohteen liittäminen nimettyjen henkilöiden niiden hyväksyttäväksi tai hylättäväksi. Voit myös määrittää luettelon tai kirjaston sisällön hyväksymisen hyväksymistyönkulun. Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet ovat kohdassa hyväksyntätyönkulut.

Palautteen kerääminen -työnkulku Palautteen kerääminen-työnkulku reitittää asiakirjan tai muun kohteen nimettyjen henkilöiden antamaan palautetta. Palautteen kerääminen-työnkulun kokoaa kaikki työnkulun omistaja osallistujien palaute ja sisältää tarkistus. Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet ovat kohdassa tietoja palautteen kerääminen-työnkulusta.

Allekirjoitusten kerääminen -työnkulku Allekirjoitusten kerääminen-työnkulku reitittää Microsoft Office-asiakirjan nimettyjen henkilöiden digitaaliset allekirjoitukset. Huomaa, että Allekirjoitusten kerääminen-työnkulku toimii vain Word-asiakirjat, Excel-työkirjojen ja InfoPath-lomakkeiden kanssa. Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet ovat kohdassa tietoja Allekirjoitusten kerääminen-työnkulusta.

Kolmen tilan työnkulku Kolmen tilan työnkulku on suunniteltu seuraamista luettelokohteen kolmen tilan (vaiheen) kautta. Sen avulla voidaan hallita liiketoimintaprosesseja, joissa organisaatioiden on suurta asioiden tai kohteiden – asiakastukea ongelmat, myyntimahdollisuuksia tai projektitehtäviä, kuten.

Kun tilasta siirrytään seuraavaan tilaan, työnkulku delegoi tehtävän tietylle henkilölle ja lähettää tälle tehtävää koskevan sähköpostiviestin. Kun tehtävä on suoritettu, työnkulku päivittää kohteen tilan ja siirtyy seuraavaan tilaan. Kolmen tilan työnkulku on tarkoitettu Seuranta-luettelomallille, mutta tätä työnkulkua voi käyttää missä tahansa luettelossa, johon on määritetty vähintään kolme arvoa sisältävä Vaihtoehto-sarake.

Katso lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet artikkelista Kolmen tilan työnkulun käyttäminen.

Poistamisen hyväksyntä -työnkulku Julkaisemisen hyväksynnän työnkulun muistuttaa muihin SharePoint-työnkulkujen siten, että se automatisoi reititys sisällön asiantuntijoina ja sidosryhmän tarkistettavaksi tai hyväksyttäväksi. Minkälainen julkaisemisen hyväksynnän työnkulun yksilöllinen on, että se on suunniteltu erityisesti julkaisusivustot, jossa uusien ja päivitettyjen verkkosivujen julkaisemisen tiiviisti hallitaan. Tällaiset sivustot-ei uutta sisältöä voidaan julkaista, ennen kuin se on hyväksynyt jokaisen työnkulun hyväksyjän. Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet ovat kohdassa julkaisemisen hyväksynnän työnkulun käsitteleminen.

Työnkulun lisääminen tai käynnistäminen edellyttää soveltuvia käyttöoikeuksia siinä luettelossa, kirjastossa tai sivustokokoelmassa, jossa työnkulku suoritetaan:

  • Työnkulun lisääminen    Jotta voit lisätä työnkulun, sinulla on oltava oletusarvoisesti luetteloiden hallintaoikeudet. (Omistajat-ryhmällä on Luetteloiden hallinta -käyttöoikeus oletusarvoisesti, kun taas Jäsenet-ryhmällä ja Vierailijat-ryhmällä sitä ei ole.)

  • Työnkulun aloittaminen    Myös oletusarvoisesti, sinun on oltava Muokkaa kohteita-käyttöoikeudet, voit käynnistää työnkulun, joka on jo lisätty. (Ryhmän jäsenet ja omistajat-ryhmään oletusarvoisesti on Muokkaa kohteita-käyttöoikeudet, sivuston vierailijat-ryhmän ei tue.)
    Voit myös omistajat voivat määrittää tietyn työnkulkujen siten, että ne on aloitettu vain omistajat-ryhmän jäsenille.

Seuraavassa kaaviossa on yleisnäkymä SharePoint-työnkulun perusvaiheista eli suunnittelusta, lisäämisestä, suorittamisesta ja muokkaamisesta. Kukin vaihe selitetään tarkemmin.

Työnkulkuprosessi

  • Suunnittele    Varmista, että tiedät tarvittavat asetukset ja tiedot aloituslomakkeen täyttämistä varten, kun aloitat oman työnkulun version lisäämisen.

  • Lisää    Lisää työnkulun versio luetteloon, kirjastoon tai sivustokokoelmaan täyttämällä aloituslomake.

  • Käynnistä    Käynnistä uusi työnkulku luettelon tai kirjaston tiedostossa tai muussa kohteessa manuaalisesti tai automaattisesti. (Jos käynnistät sen manuaalisesti, voit muuttaa joitakin työnkulun liitäntälomakkeen asetuksia lyhyemmässä aloituslomakkeessa.) Kun työnkulku käynnistyy, se luo tehtäviä, lähettää ilmoitussanomia ja aloittaa toimintojen ja tapahtumien seurannan.

  • Seuraa    Kun työnkulku on käynnissä, voit tarkastella valmiita tehtäviä ja muita tapahtuneita toimintoja Työnkulun tila -sivulla. Tällä sivulla voit myös tarvittaessa muuttaa nykyisiä tai tulevia tehtäviä sekä peruuttaa tai lopettaa työnkulun suorittamisen.

  • Tarkastele    Kun työnkulku on suoritettu, voit tarkastella sen historiaa Työnkulun tila -sivulla. Tilasivulla voit myös luoda tilastollisia raportteja työnkulun yleisestä toiminnasta.

  • Muuta    Jos työnkulku ei toimi halutulla tavalla, voit tehdä muutoksia työnkulkuun avaamalla alkuperäisen liitäntälomakkeen, jolla työnkulku lisättiin.

Jos tarvitset lisää joustavuutta valmiisiin työnkulkuihin, voit mukauttaa niitä esimerkiksi SharePoint Designer 2013 -työkalulla. Voit myös luoda omia mukautettuja työnkulkuja alusta alkaen.

Työnkulun suunnittelutoiminnon avulla voi luoda sääntöjä, jotka lisäävät SharePoint-luetteloiden ja -kirjastojen kohteisiin ehdollisia toimintoja. Luetteloiden ja kirjastojen kohteisiin tehdyt muutokset käynnistävät työnkulun toimintoja.

Voit esimerkiksi suunnitella työnkulun, joka käynnistää lisähyväksyntätyönkulun, jos kohteen hinta ylittää määritetyn arvon.

Voit myös määrittää työnkulun toisiinsa liittyviä tiedostoja varten. Jos työnkulku liittyy esimerkiksi tiedostokirjastoon tai jos se on suodatettu Tiedosto-sisältötyypillä, tilannekohtaisten Tiedostojoukko-toimintojen ryhmä tulee näkyviin. Tiedostojoukolla asiakirjaryhmää voidaan käsitellä yhtenä yksikkönä, jolloin tiedostojoukkoa koskeva toimenpide suoritetaan jokaisessa siinä olevassa kohteessa.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×