Tietoja SharePointiin sisältyvistä työnkuluista

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

SharePoint-työnkulut ovat valmiiksi ohjelmoituja pienoissovelluksia, jotka nopeuttavat ja automatisoivat useita liiketoimintaprosesseja, kuten säännöllisen prosessin nykyisen tilan seuraamista tai allekirjoitusten, palautteen tai hyväksyntöjen keräämistä suunnitelmaa tai tiedostoa varten. SharePoint-työnkulut on suunniteltu säästämään aikaa ja vaivaa sekä yhtenäistämään ja tehostamaan säännöllisesti suoritettavien tehtävien suorittamista.

Manuaalisen prosessin ja automaattisen työnkulun vertailu

Tämä artikkeli koskee SharePoint 2010:een sisältyviä valmiiksi ohjelmoituja työnkulkuja, joille valitset asetuksia määrityslomakkeessa lisätessäsi niiden versioita käytettäviksi luettelossa, kirjastoissa ja koko sivustokokoelmissa.

On myös mahdollista tehdä näiden sisältyvien työnkulkutyyppien laajempia mukautuksia – ja jopa luoda omia mukautettuja työnkulkuja alusta alkaen – käyttämällä SharePoint Designeria ja muita sovelluksia. Jos haluat lisätietoja kyseisistä prosesseista, tarkastele artikkelia, joka sisältää työnkulkujen suunnittelemisen ja mukauttamisen johdannon.

Tästä artikkelista saat lisätietoja sisältyvien työnkulkujen koko joukosta.

Jos haluat siirtyä suoraan jonkin tietyn työnkulun yksityiskohtaisiin ohjeisiin, löydät niihin linkkejä Jatkotoimet-osassa, johon voi linkittää seuraavasta sisällysluettelosta.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on SharePoint-työnkulku?

Mitkä prosessit voidaan automatisoida SharePoint-työnkulun avulla?

Hyväksyntä (tiedoston tai kohteen ohjaaminen hyväksyttäväksi tai hylättäväksi)

Palautteen kerääminen (tiedoston tai kohteen ohjaaminen palautetta varten)

Allekirjoitusten kerääminen (tiedoston, työkirjan tai lomakkeen ohjaaminen digitaalisia allekirjoituksia varten)

Poistamisen hyväksyntä (tiedostojen vanhenemisen ja säilyttämisen hallinta)

Kolmen tilan työnkulku (seurantakohteen, projektin tai tehtävän seuraaminen kolmen tilan tai vaiheen kautta)

Kuka voi lisätä tai aloittaa SharePoint-työnkulun?

Miten SharePoint-työnkulku lisätään ja suoritetaan?

Omien mukautettujen SharePoint-työnkulkujen luominen

Jatkotoimet

Mikä on SharePoint-työnkulku?

Tiedät varmaan, mikä vuokaavio on. Se on prosessin graafinen esitys, joka sisältää ohjeita kunkin vaiheen tapahtumista.

Työnkulkuprosessi

SharePoint-työnkulku on eräänlainen automatisoitu vuokaavio, joka keventää työtaakkaa, vähentää arvailua ja poistaa satunnaisuuden yleisistä työprosesseista.

Katso esimerkkikuvassa olevaa tiedoston hyväksyntäprosessia. Tämän prosessin suorittaminen manuaalisesti edellyttäisi useita tarkistuksia ja seurantaa, tiedostojen edelleenlähettämistä ja muistutusten lähettämistä. Lisäksi sinun tai kollegasi olisi tehtävä kaikki edellä mainitut tehtävät itse. Tällainen toiminta aiheuttaa paljon lisätöitä ja (mikä pahempaa) jatkuvia keskeytyksiä työnkulussa.

Kun sama prosessi suoritetaan SharePointin tiedoston hyväksyntätyönkulun avulla, kaikki tarkistus-, seuranta-, edelleenlähetys- ja muistutustoimet tapahtuvat työnkulussa automaattisesti. Jos joku suorittaa tehtävän myöhässä tai vastaa tulee jokin muu este, työnkulku luo asiasta kertovan ilmoituksen. Kenenkään työryhmän jäsenen ei tarvitse aktiivisesti valvoa prosessia, sillä SharePoint-työnkulussa prosessi valvoo itse itseään.

SharePoint-työnkulun suorittaminen on helppoa. Valitse tarvittava työnkulun tyyppi, määritä tilanteeseen parhaiten sopivat asetukset ja anna SharePointin huolehtia muusta. Voit myös peruuttaa tai lopettaa työnkulun tarvittaessa milloin tahansa.

Sivun alkuun

Mitkä prosessit voidaan automatisoida SharePoint-työnkulun avulla?

Jokainen SharePointiin sisältyvistä työnkulun tyypeistä toimii mallin tapaan. Työnkulun versio lisätään yksittäiseen luetteloon tai kirjastoon tai koko sivustokokoelmaan aloituslomakkeen avulla. Lomakkeeseen määritetään esimerkiksi seuraavat versiossa käytettävät asetukset ja valinnat: kenelle työnkulku määrittää tehtäviä, tehtävän määräajat, miten työnkulku käynnistetään ja kuka sen käynnistää sekä tehtäväilmoituksiin liittyvät ohjeet.

SharePoint 2010 sisältää viisi valmiiksi ohjelmoitua työnkulkua

Huomautus:  SharePoint Server 2010 ja yritysten SharePoint Online for Office 365 sisältävät kaikki viisi seuraavista työnkulkutyypeistä. Pienyritysten ja asiantuntijoiden SharePoint Online Office 365 sisältää kuitenkin vain kolmen tilan työnkulkutyypin.

Hyväksyntä (tiedoston tai kohteen ohjaaminen hyväksyttäväksi tai hylättäväksi)

Valintamerkki Hyväksyntä-työnkulku reitittää tiedoston tai muun kohteen määritetyille ihmisille hyväksymistä tai hylkäämistä varten.

Voit myös käyttää Hyväksyntä-työnkulkua, kun haluat hallita luettelon tai kirjaston sisällön hyväksymistä

Jos haluat lisätietoja ja vaiheittaisia ohjeita, lue Hyväksyntä-työnkulkujen kattavia tietoja.

(On olemassa myös toinen, samankaltainen työnkulkutyyppi käytettäväksi verkkojulkaisusivustoissa, Julkaisemisen hyväksyntä -työnkulku.)

Palautteen kerääminen (tiedoston tai kohteen ohjaaminen palautetta varten)

Palautteen kerääminen -työnkulku Palautteen kerääminen -työnkulku reitittää tiedoston tai muun kohteen määritetyille ihmisille palautetta varten.

Palautteen kerääminen -työnkulku yhdistää kaikkien osallistujien palautteen työnkulun omistajaa varten ja pitää kirjaa tarkistusprosessista.

Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet ovat artikkelissa, jossa on kattavia tietoja Palautteen kerääminen -työnkuluista.

Allekirjoitusten kerääminen (tiedoston, työkirjan tai lomakkeen ohjaaminen digitaalisia allekirjoituksia varten)

Allekirjoitusten kerääminen -työnkulku Allekirjoitusten kerääminen -työnkulku reitittää Microsoft Office -tiedoston määritetyille ihmisille heidän digitaalisten allekirjoitustensa saamista varten.

Huomaa, että Allekirjoitusten kerääminen -työnkulku toimii vain Word-asiakirjojen, Excel-työkirjojen ja InfoPath-lomakkeiden kanssa.

Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet ovat artikkelissa, jossa on kattavia tietoja Allekirjoitusten kerääminen -työnkuluista.

Poistamisen hyväksyntä (tiedostojen vanhenemisen ja säilyttämisen hallinta)

Poistamisen hyväksyntä -työnkulku Poistamisen hyväksyntä -työnkulku on suunniteltu tukemaan yrityksen tietueiden hallintatarpeita. Tämä työnkulku hallitsee tiedostojen vanhenemis- ja säilytysprosessia sallimalla osallistujien päättää, säilytetäänkö vai poistetaanko vanhentuneet tiedostot tai kohteet.

Kun Poistamisen hyväksyntä -työnkulku aloitetaan, se luo työnkulun tehtäväluetteloon Poistamisen hyväksyntä -työnkulun tehtävät eri asiakirjoille ja kohteille. Koska Poistamisen hyväksyntä -työnkulku luo todennäköisesti paljon tehtäviä varsinkin, jos se on määritetty alkamaan automaattisesti kohteiden vanhentuessa, Poistamisen hyväksyntä -työnkulku sisältää tuen usean tehtävän suorittamiselle kerrallaan, joten tietueiden ylläpitäjät tai muut henkilöt, joilla on asianmukaiset käyttöoikeudet, voivat käsitellä useita poistettavia kohteita yhdessä vaiheessa.

Voit määrittää Poistamisen hyväksyntä -työnkulkusi toimimaan yhteistyössä tietojen hallintakäytännön vanhentumiskäytännön kanssa, jotta työnkulku käynnistyy automaattisesti aina, kun sivuston tiedosto tai kohde vanhentuu.

Jos haluat lisätietoja ja vaiheittaisia ohjeita, lue Poistamisen hyväksyntä -työnkulun käyttämistä käsittelevä artikkeli.

Kolmen tilan työnkulku (seurantakohteen, projektin tai tehtävän seuraaminen kolmen tilan tai vaiheen kautta)

Kolmen tilan työnkulku Kolmen tilan työnkulku on tarkoitettu luettelokohteiden seuraamiseen kolmen eri tilan (vaiheen) kautta. Kolmen tilan työnkulun avulla voit hallita liiketoimintaprosesseja, joissa organisaatioiden täytyy pystyä seuraamaan suurta asioiden tai kohteiden määrää – esimerkiksi asiakastukiasioita, mahdollisia asiakkaita tai projektitehtäviä.

Kun tilasta siirrytään seuraavaan tilaan, työnkulku määrittää tehtävän tietylle henkilölle ja lähettää tälle tehtävää koskevan sähköpostiviestin. Kun tehtävä on suoritettu, työnkulku päivittää kohteen tilan ja siirtyy seuraavaan tilaan. Kolmen tilan työnkulku on tarkoitettu Seuranta-luettelomallille, mutta tätä työnkulkua voi käyttää missä tahansa luettelossa, joka sisältää vähintään kolme arvoa sisältävän Vaihtoehto-sarakkeen.

Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet ovat artikkelissa Kolmen tilan työnkulun käyttäminen.

Sivun alkuun

Kuka voi lisätä tai aloittaa SharePoint-työnkulun?

Työnkulun lisääminen tai käynnistäminen edellyttää soveltuvia käyttöoikeuksia siinä luettelossa, kirjastossa tai sivustokokoelmassa, jossa työnkulku suoritetaan:

  • Työnkulun lisääminen    Jotta voit lisätä työnkulun, sinulla on oltava oletusarvoisesti luetteloiden hallintaoikeudet. (Omistajat-ryhmällä on Luetteloiden hallinta -käyttöoikeus oletusarvoisesti, kun taas Jäsenet-ryhmällä ja Vierailijat-ryhmällä sitä ei ole.)

  • Työnkulun aloittaminen    Jotta voit aloittaa aiemmin lisätyn työnkulun, sinulla on oltava oletusarvoisesti kohteiden muokkausoikeudet. (Jäsenet- ja Omistajat-ryhmillä on oletusarvoisesti Muokkaa kohteita -käyttöoikeus, mutta Vierailijat-ryhmällä sitä ei ole.)
    Omistajat voivat myös määrittää tiettyjä työnkulkuja siten, että vain Omistajat-ryhmän jäsenet voivat käynnistää niitä.

Sivun alkuun

Miten SharePoint-työnkulku lisätään ja suoritetaan?

Seuraavassa kaaviossa on yleisnäkymä SharePoint-työnkulun perusvaiheista eli suunnittelusta, lisäämisestä, suorittamisesta ja muokkaamisesta. Kukin vaihe selitetään tarkemmin.

Työnkulkuprosessi

Suunnittele Varmista, että tiedät tarvittavat asetukset ja tiedot aloituslomakkeen täyttämistä varten, kun aloitat oman työnkulun version lisäämisen.

  • Opi    Ota selvää, mitkä sisällytetyt työnkulun tyypit tekevät haluamasi työn.

  • Lisää    Lisää työnkulun versio luetteloon, kirjastoon tai sivustokokoelmaan täyttämällä aloituslomake.

  • Käynnistä    Käynnistä uusi työnkulku luettelon tai kirjaston tiedostossa tai muussa kohteessa manuaalisesti tai automaattisesti. (Jos käynnistät sen manuaalisesti, voit muuttaa joitakin työnkulun liitäntälomakkeen asetuksia lyhyemmässä aloituslomakkeessa.) Kun työnkulku käynnistyy, se luo tehtäviä, lähettää ilmoitussanomia ja aloittaa toimintojen ja tapahtumien seurannan.

  • Seuraa    Kun työnkulku on käynnissä, voit tarkastella valmiita tehtäviä ja muita tapahtuneita toimintoja Työnkulun tila -sivulla. Tällä sivulla voit myös tarvittaessa muuttaa nykyisiä tai tulevia tehtäviä sekä peruuttaa tai lopettaa työnkulun suorittamisen.

  • Tarkastele    Kun työnkulku on suoritettu, voit tarkastella sen historiaa Työnkulun tila -sivulla. Tilasivulla voit myös luoda tilastollisia raportteja työnkulun yleisestä toiminnasta.

  • Muuta    Jos työnkulku ei toimi halutulla tavalla, voit tehdä muutoksia työnkulkuun avaamalla alkuperäisen liitäntälomakkeen, jolla työnkulku lisättiin.

Sivun alkuun

Omien mukautettujen SharePoint-työnkulkujen luominen

Jos tarvitset lisää joustavuutta valmiisiin työnkulkuihin, voit mukauttaa niitä esimerkiksi SharePoint Designer -työkalulla. Voit myös luoda oman työnkulkusi alusta alkaen.

Työnkulun suunnittelutoiminnon avulla voi luoda sääntöjä, jotka lisäävät SharePoint-luetteloiden ja -kirjastojen kohteisiin ehdollisia toimintoja. Luetteloiden ja kirjastojen kohteisiin tehdyt muutokset käynnistävät työnkulun toimintoja.

Voit esimerkiksi suunnitella työnkulun, joka käynnistää lisähyväksyntätyönkulun, jos kohteen hinta ylittää määritetyn arvon.

Voit myös määrittää työnkulun toisiinsa liittyviä tiedostoja varten. Jos työnkulku liittyy esimerkiksi tiedostokirjastoon tai jos se on suodatettu Tiedosto-sisältötyypillä, tilannekohtaisten Tiedostojoukko-toimintojen ryhmä tulee näkyviin. Tiedostojoukko on uusi SharePoint Server 2010:n ominaisuus, jonka avulla tiedostoryhmää voidaan käsitellä yhtenä yksikkönä, jolloin tiedostojoukkoa koskeva toimenpide suoritetaan kyseisen tiedostojoukon jokaisessa kohteessa.

Lisätietoja on artikkelissa, joka sisältää työnkulkujen suunnittelemisen ja mukauttamisen johdannon.

Sivun alkuun

Jatkotoimet

Seuraavista artikkeleista saat yksityiskohtaisempia ohjeita sisältyvien työnkulkutyyppien käsittelemiseen:

Jos haluat tehdä lisää mukautuksia mihin tahansa sisältyvistä perustyönkulkutyypeistä sen lisäksi, mitä voit tehdä määrityslomakkeen avulla, tai jos haluat rakentaa oman työnkulkusi alusta alkaen, tarkastele artikkelia, joka sisältää työnkulkujen suunnittelemisen ja mukauttamisen johdannon.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×