Tietoja Palautteen kerääminen -työnkulusta

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Microsoft SharePoint työnkuluista automatisoi liiketoimintaprosesseja. Automaatio voi auttaa parantamaan prosessin yhdenmukaisuutta ja tehokkuutta.

Reitittämään tiedostot ja muut kohteet tallennetaan SharePoint henkilöille, niiden palautetta SharePoint palautteen kerääminen-työnkulun käyttäminen.

Huomautus: Sisällön koskee SharePoint 2010 työnkulun ympäristössä. SharePoint 2010 työnkulun ympäristö on käytettävissä SharePoint Online, SharePoint 2010, SharePoint 2013ja SharePoint Server 2016. Lisätietoja SharePoint Työnkulkuympäristöä on artikkelissa tietoja työnkulun SharePoint Server 2016.

Jos kaikki sinun on suoritettava on palautteen kerääminen-työnkulkutehtävän suorittaminen    Siirry juuri VALMIINA -osiossa ja laajentaa. Et ehkä tarvitse mitään muita osia nyt.

Manuaalisen prosessin ja automaattisen työnkulun vertailu

SharePoint työnkulun ominaisuudet:

  • Tehokas ja yhtenäinen    Palautteen kerääminen-työnkulku reitittää asiakirjan tai kohteen automaattisesti, määrittää tarkastelu-tehtävät ja seuraa edistymistä ja lähettää muistutukset ja ilmoitukset tarpeen mukaan. Työnkulun tehtävä voidaan seurata ja säätää keskitetyn tilasivulta ja tapahtumien työnkulun esiintymän historiatietojen määritetään sen jälkeen, kun 60 päivän ajan.

  • Vähemmän työtä    Palautteen kerääminen -työnkulku säästää sinun ja työtovereidesi aikaa ja vähentää työmäärää sekä virtaviivaistaa ja yhdenmukaistaa palauteprosessia.

Oheisessa kaaviossa on kuvattu yksinkertainen Palautteen kerääminen -työnkulun versio.

Kaavio yksinkertaisesta Palautteen kerääminen -työnkulusta

Ohjeita tämän artikkelin käyttämiseen

Tämän artikkelin tiedot on jaettu kymmeneen laajennettavaan osioon.

Katso hyödylliset vinkit napsauttamalla tätä

Jos kaikki sinun on suoritettava on palautteen kerääminen-työnkulkutehtävän suorittaminen    Siirry juuri VALMIINA -osiossa ja laajentaa. Et ehkä tarvitse mitään muita osia nyt.

Työnkulkujen lisääminen, aloittaminen, valvominen ja ylläpitäminen   Jos et ole vielä tutustunut näihin tehtäviin, tämän artikkelin eri osista saat hyödyllisiä tietoja, kun suunnittelet ja lisäät työnkulun ensimmäistä kertaa. Tutustuttuasi artikkelin tietoihin ja rakenteeseen voit siirtyä jatkossa suoraan tarvittavaan osioon.

Huomautus grafiikasta    Tässä työnkulun artikkeleiden sarjassa näyttökuvat ja käsitekaaviot ovat yleensä hyväksymisen työnkulun tyyppisiä. Jos käsitteiden tai ohjeiden selkeyden kannalta on tarpeellista, tämän artikkelin kuvat ja kaaviot on mukautettu Palautteen kerääminen -työnkulkua varten.

Tämän artikkelin tulostaminen    Tämä on pitkä artikkeli. Jos haluat tulostaa vain tiettyjä artikkelin osioita, varmista, että laajennettuna ovat vain ne osiot, jotka haluat tulostaa. (Jos haluat tulostaa myös kuvat kokonaisuudessaan, tulosta asiakirja vaakasuunnassa, ei pystysuunnassa).

Tietoja hakutoiminnoista    Ennen kuin haet tästä artikkelista tekstiä tai yksittäistä termiä, varmista, että olet laajentanut kaikki osiot, joista haluat hakea tietoja.

Huomautus: Kerää palautetta työnkulut sisältyvät vain SharePoint Server 2010: n kanssa SharePoint Online for Office 365 yrityksille. (Ne eivät ole sisältyvä SharePoint Online for Office 365 ammatinharjoittajille ja pienyrityksille. Vain kuuluva pienyrityksille SharePoint Onlinen SharePoint-työnkulku on kolmen tilan työnkulun.). Lisätietoja tämän työnkulun on artikkelissa kolmen tilan työnkulun.

Sisältö

Lisätietoja-osion käsitekuvake

Lisätietoja Palautteen kerääminen -työnkulusta

Napsauttamalla tätä tekstiä saat lisätietoja Palautteen kerääminen ‑työnkulkujen toiminnasta ja työtäsi tehostavista ominaisuuksista. Luettuasi tämän osion voit sulkea sen napsauttamalla tätä uudelleen.

Lisätietoja Palautteen kerääminen -työnkulusta

Palautteen kerääminen ‑työnkulku on SharePoint-ominaisuus, joka reitittää tiedostoja tai muita SharePoint-luetteloon tai -kirjastoon tallennettuja kohteita vähintään yhdelle henkilölle palautetta varten. Työnkulku automatisoi, virtaviivaistaa ja yhdenmukaistaa koko prosessia.

Työnkulku reitittää kohteen osallistujille

Tavallinen palautteen kerääminen-työnkulun, joka sisältää SharePoint-Funktiot mallina. Tämän mallin avulla voit lisätä useita palautteen kerääminen-työnkulut sivustoihin. Kunkin Lisää on yksilöllinen versio basic palautteen kerääminen-työnkulun, jokaisella on oma erityinen tapa työskentelyn asetusten perusteella, että määrität kun lisäät työnkulun.

Tämän osion sisältö

  1. Palautteen kerääminen-työnkulun tarkoitus itselle

  2. Mitä palautteen kerääminen-työnkulku ei voi tehdä?

  3. Kuka voi käyttää tämäntyyppisiä työnkulkuja?

  4. Miten suunnitella, lisätä, suorittaa, ja säilyttää tämäntyyppisiä työnkulkuja?

1. Mitä Palautteen kerääminen -työnkulun avulla voi tehdä?

  • Kun lisäät Palautteen kerääminen -työnkulun ensimmäistä kertaa luetteloon, kirjastoon tai sivustokokoelmaan, voit asettaa osallistujien määrän ja sen, määritetäänkö osallistujien tehtävät peräkkäin (sarjana) vai kaikki kerralla (rinnakkain). Voit päättää myös, jaetaanko osallistujien tehtävät kahteen vai useampaan vaiheeseen sekä asettaa lopullisen määräpäivän ja/tai kunkin tehtävän suorittamista varten sallitun ajan. Voit muokata näitä asetuksia joka kerta, kun käynnistät kohteen työnkulun manuaalisesti.

  • Työnkulku määrittää kullekin määritetylle osallistujalle tehtävän. Kukin osallistuja voi valita useista eri vastausmahdollisuuksista. Osallistuja voi antaa palautetta kohteesta, pyytää muutoksia kohteeseen, siirtää tehtävän edelleen tai poistaa tehtävän.

  • Työnkulun ollessa käynnissä voit valvoa edistymistä ja tehdä (tarvittaessa) muutoksia yhdeltä keskitetyltä työnkulun tilasivulta käsin.

  • Kun työnkulun suorittamisesta on kulunut 60 päivää, työnkulun tilasivulla näkyy edelleen luettelo kaikista työnkulun suorittamisen (tai esiintymän) aikana ilmenneistä työnkulun tapahtumista tiedonhakua varten.

Osion alkuun

2. Mitä ei voi tehdä Palautteen kerääminen -työnkulun avulla?

Palautteen kerääminen-työnkulku ei ole suunniteltu kerätä hyväksynnät ja hylättyjen kohteen tai voit määrittää WWW-sivun sivuston julkaisemista. Jos haluat lisätä työnkulun, jossa osallistujat hyväksyä tai hylätä kohteen, tarkista ne, on artikkelissa tietoja hyväksyntätyönkuluista.

Palautteen kerääminen-työnkulut eivät ole myös suunniteltu Allekirjoitusten kerääminen. Jos haluat Microsoft Word-asiakirja, Microsoft Excel-työkirjaan tai Microsoft InfoPath-lomakkeen Allekirjoitusten kerääminen-työnkulun avulla, on artikkelissa tietoja Allekirjoitusten kerääminen-työnkulut.

Saat lisätietoja siitä, miten SharePoint Designerin avulla voi mukauttaa minkä tahansa SharePoint-työnkuluista, on artikkelissa Johdanto suunnittelu ja työnkulkujen mukauttamista.

Osion alkuun

3. Kuka voi käyttää tämäntyyppistä työnkulkua?

Kerää palautetta työnkulut sisältyvät SharePoint Server 2010: n osallistuvan SharePoint Online for Office 365 yrityksille ‑ohjelmaa varten. (Ne kohtaa 't voinncluded kanssa SharePoint Online for Office 365 ammatinharjoittajille ja pienyrityksille varten. Vain kuuluva pienyrityksille SharePoint Onlinen SharePoint-työnkulku on kolmen tilan työnkulun.)

Luvat

Työnkulun lisääminen   Jotta voit lisätä työnkulun, sinulla on oltava oletusarvoisesti luetteloiden hallintaoikeudet. (Omistajat-ryhmällä on Luetteloiden hallinta -käyttöoikeus oletusarvoisesti, kun taas Jäsenet-ryhmällä ja Vierailijat-ryhmällä sitä ei ole.)

Työnkulun aloittaminen   Jotta voit aloittaa aiemmin lisätyn työnkulun, sinulla on oltava oletusarvoisesti kohteiden muokkausoikeudet. (Omistajat-ryhmään kuuluvilla on kohteiden muokkausoikeudet oletusarvoisesti, mutta Vierailijat-ryhmän jäsenillä ei ole näitä oikeuksia.)

Omistajat voivat määrittää työnkulut vaihtoehtoisesti niin, että vain Omistajat-ryhmän jäsenet voivat aloittaa ne. (Valitse tätä varten liittämislomakkeen ensimmäiseltä sivulta Edellytä luetteloiden hallintaoikeudet työnkulun aloittamista varten.)

Osion alkuun

4. Miten tämäntyyppisiä työnkulkuja voidaan suunnitella, lisätä, suorittaa ja ylläpitää?

Seuraavassa on kuvattu kaksi eri vaiheitta:

  • ENNEN työnkulun suorittamista (suunnittelu, lisääminen, käynnistäminen)   
    Ennen työnkulun lisäämistä on suunniteltava, mihin työnkulku lisätään (esimerkiksi yhteen luetteloon tai kirjastoon tai koko sivustokokoelmaan) ja määritettävä työnkulun toimintatapa. Kun työnkulku on lisätty ja määritetty, kaikki käyttäjät, joilla on tarvittavat käyttöoikeudet, voivat käynnistää työnkulun tietyssä kohteessa. Työnkulku voidaan määrittää toimimaan myös automaattisesti. Automaattinen suoritus voidaan määrittää joko jommankumman tai molempien käynnistystapahtumien yhteydessä (kun kohde lisätään tai luodaan luetteloon tai kirjastoon tai kun luettelossa tai kirjastossa olevaa kohdetta muutetaan).

  • Työnkulun suorittamisen AIKANA (suorittaminen, valvonta, säätäminen)   
    Työnkulun suorittamisen aikana yksittäiset osallistujat tekevät heille määritetyt tehtävät. Osallistujille, jotka eivät suorita tehtäviään määräaikaan mennessä, lähetetään automaattinen muistutus. Työnkulun yksittäisten jaksojen edistymistä voidaan valvoa keskitetysti työnkulun tilasivulta. Tältä sivulta voidaan myös säätää työnkulkua sen suorittamisen aikana, ja tarvittaessa työnkulku voidaan perua tai keskeyttää samalta sivulta.

  • Kun työnkulku suoritetaan (Tarkista raportin, muuta)   
    työnkulun päätyttyä, suorita (tai esiintymän) koko historiatiedot tarkistaa työnkulun tila-sivulla 60 päivän ajan. Samalla sivulla tilastollinen raportteja tämän työnkulkuversion suorituskyky voi luoda. Lopuksi jos koskaan jotakin, jota haluat muuttaa tapaa, jolla työnkulku-Funktiot, voit avata ja muokata liittämislomakkeen, olet valmis, kun lisäsit työnkulun.

Seuraavassa kaavoissa on kuvattu eri vaiheet uuden työnkulun lisäävän henkilön näkökulmasta.

Työnkulkuprosessi

Seuraava vaihe

Ennen kuin suunnittelet uuden palautteen kerääminen-työnkulun, tarkista ensin tämän artikkelin Salli -osioon ja siirry sitten suunnittelu -osiossa.

Osion alkuun | Artikkelin alkuun


Salli-osion laajennuskuvake

Sallitaanko palaute ainoastaan tehtävälomakkeessa vai myös kohteessa

Valitse teksti, jos haluat lisätietoja kommenttien ja muokkausmerkintöjen sallimisen sijaan mahdollistaa palaute ainoastaan tehtävälomakkeessa, itse kohteeseen. Napsauta tätä uudelleen, kun olet valmis, sulje tämän osion.

Sallitaanko palaute ainoastaan tehtävälomakkeessa vai myös kohteessa

Kannattaa harkita seuraavaa kahta kysymystä, ennen kuin teet ratkaisevan päätöksen työnkulun suhteen:

  • Voivatko osallistujat lähettää palautetta ainoastaan tehtävälomakkeen Kommentit-kentässä, vai voivatko he lisätä muutosmerkintöjä ja kommentteja myös itse kohteeseen?

  • Jos osallistujat voivat lisätä muutosmerkintöjä ja kommentteja myös kohteeseen, tapahtuuko se yhteistyöympäristössä, jossa useat osallistujat voivat muokata tiedostoa yhtä aikaa, vai kuittaako kukin osallistuja tiedoston ulos, jolloin hänellä yksin on muokkaaja-oikeudet oman tarkastuksensa ajan?

Tässä on kaavio, joka auttaa selventämään vaihtoehtoja.

Palautteen sallimisen ja antamisen eri tilat

Pidä nämä mielessä, kun jatkat lukemista:

  • Kohteessa, joka on kuitattu ulos, ei voi aloittaa työnkulkua.

  • Työnkulun tyypissä Palautteen kerääminen on mahdollisuus peruuttaa työnkulku heti, jos tarkistettavaan kohteeseen tehdään jokin muutos.

  • Kohteeseen voi lisätä muutosmerkintöjä ja kommentteja vain sen ohjelman tietokoneeseen asennetussa versiossa, jossa se luotiin, eikä verkkosovelluksessa.

Tämän osion sisältö

  1. Sallitaanko palaute ainoastaan tehtävälomakkeessa

  2. Salli palaute sekä tehtävälomakkeessa että kohteessa (yhteistyöversio)

  3. Salli palaute sekä tehtävälomakkeessa kohteessa (yksinmuokkaus)

1. Salli palaute ainoastaan tehtävälomakkeessa

Tämän järjestelyn etuna on sen yksinkertaisuus. Osallistujilla on vain kaksi tapaa ehdottaa muutoksia. Kumpaankin tapaan liittyy tehtävälomake:

  • Lisää kommentteja.

  • Pyyntö kohteeseen tehtävästä muutoksesta samalla, kun työnkulkua suoritetaan.

Suurin haitta on se, että osallistujat eivät voi osoittaa tiettyjä muutoksia suoraan kohteessa. Mitä enemmän ehdotettavia muutoksia on, sitä todennäköisemmin osallistujat haluavat työskennellä suoraan kohteessa.

Napsauta suojaaminen muutoksilta kohteet    Helpoin tapa Varmista, että osallistujat Älä 't Tee muutokset itse kohteeseen on kuittaavat kohteen ulos Suorita toistaminen. Mutta olemme said takaisin vain vähän tapa, kun työnkulkuja voi aloittaa kohteessa, joka on kuitattu ulos.

On kaksi tapaa työskennellä tästä huolimatta:

  • Voit odottaa, että työnkulku on aloitettu, ja kuitata kohteen ulos suorittamisen ajaksi. (Jos työnkulku käynnistyy automaattisesti, varmista, että sinut on merkitty liittämislomakkeen toisen sivun Kopio-kenttään. Kun saat ilmoituksen, että työnkulku on käynnistynyt kohteessa, kuittaa kohde ulos.) Tässä tavassa on se rajoitus, että mikään muu työnkulku ei voi käynnistyä kohteessa, joka on kuitattu ulos.

  • Voit myös pitää kohteen kirjattuna sisään, kunhan varmistat, että osallistujat eivät kuittaa kohdetta ulos eivätkä muokkaa sitä. Tämä ohje kannattaa tietysti sisällyttää tehtäväilmoitusten huomautuksiin. Jos osallistujat eivät ole aiemmin käyttäneet Palautteen kerääminen -työnkulkua, kannattaa asia tehdä vielä selvemmäksi  lähettämällä erillinen sähköposti ennen työnkulun käynnistämistä tai keskustelemalla osallistujien kanssa.

Osion alkuun

2. Salli palaute sekä tehtävälomakkeessa että kohteessa (yhteistyöversio)

Tässä vaihtoehdossa pitää aina käytettävissä kohteen kaikille osallistujille. Ei kukaan on odotettava, että kaikki, ennen kuin aloitat omia käyttäjätietojaan arvioitavaksi loppuun. Tämä joustavuus on mahdollista SharePointin yhteistyötoiminnot mukaan.

Varmista, että osallistujat tietävät toimia seuraavasti:

  • Jättävät kohteen sisäänkirjatuksi, kun tekevät muutoksia.

  • Avaavat kohteen sen ohjelman tietokoneeseen asennetussa versiossa, jossa kohde luotiin, eikä verkkosovelluksessa.

  • Ottavat käyttöön muutosten jäljittämisen, ennen kuin tekevät muutoksia tai lisäävät kommentteja.

  • Tallentavat muutoksensa palvelimelle.

Työnkulun tyypissä Palautteen kerääminen on mahdollisuus peruuttaa työnkulku heti, jos tarkistettavaan kohteeseen tehdään jokin muutos. Jos tämä vaihtoehto on valittuna, ensimmäisellä kerralla, kun osallistujat tallentavat jotain muutoksia kohteeseen,  esimerkiksi muutosmerkintöjä ja/tai kommentteja,  työnkulku perutaan välittömästi.

Jos sallit muutokset suoraan kohteeseen, varmista, että luettelon tai kirjaston Versiotietojen asetuksessa Onko asiakirjat uloskuitattava, ennen kuin niitä voidaan muokata on valittuna Ei.

Lisätietoja Microsoft Office-tiedostojen yhteiskäytöstä on artikkelissa tiedostojen yhteiskäyttö ja yhteismuokkaaminen. Myös hyödyllisiä vapaa vuorovaikutteinen online kurssin yhteistyö asiakirjojen ja projektien entistä tehokkaammin . (Kurssin kolme ensimmäistä videot ovat yhteismuokkaamista ja yhteistyön.)

Osion alkuun

3. Salli palaute sekä tehtävälomakkeessa että kohteessa (yksinmuokkaus)

Tässä vaihtoehdossa vain yksi osallistuja kerrallaan voi kuitata kohteen ulos ja tehdä siihen muutoksia:

  • Jos työnkulun tehtävät osoitetaan yksi kerrallaan (sarjana), tämä ei luultavasti ole ongelma.

  • Jos kaikki tehtävät osoitetaan kerralla (rinnakkain), osallistujat saattavat joutua odottamaan pääsyä kohteeseen, kun toinen osallistuja työskentelee siinä.

Ennen kuin suoritat työnkulkua kohteissa, varmista, että ne on kirjattu sisään, sillä työnkulku ei voi alkaa uloskuitatuissa kohteissa.

Varmista, että osallistujat tietävät toimia seuraavasti:

  • Kuittaavat kohteen ulos ennen sen avaamista.

  • Avaavat kohteen sen ohjelman tietokoneeseen asennetussa versiossa, jossa kohde luotiin, eikä verkkosovelluksessa.

  • Ottavat käyttöön muutosten jäljittämisen, ennen kuin tekevät muutoksia tai lisäävät kommentteja.

  • Tallentavat muutoksensa palvelimelle ja Tarkista kohteen sisään heti, kun ovat lopettaneet siinä työskentelyn.

Työnkulun tyypissä Palautteen kerääminen on mahdollisuus peruuttaa työnkulku heti, jos tarkistettavaan kohteeseen tehdään jokin muutos. Jos tämä vaihtoehto on valittuna, ensimmäisellä kerralla, kun osallistujat tallentavat jotain muutoksia kohteeseen   - esimerkiksi muutosmerkintöjä ja/tai kommentteja   - työnkulku perutaan välittömästi.

Seuraava vaihe

Jos haluat aloittaa uuden palautteen kerääminen-työnkulun suunnittelu, siirry tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Osion alkuun | Artikkelin alkuun


Suunnittelu-osion käsitekuvake

Uuden Palautteen kerääminen ‑työnkulun SUUNNITTELU

Valitse teksti, jos olet valmis, voit käyttää yksityiskohtia miten palautteen kerääminen-työnkulku toimii, ja voit koota tietoja, sinun on määrittänyt sen. Napsauta tätä uudelleen, kun olet valmis, sulje tämän osion.

Uuden Palautteen kerääminen -työnkulun suunnittelu

Tässä osiossa tarkastellaan päätöksiä ja tietoja, joita tarvitaan ennen Palautteen kerääminen -työnkulun version lisäämistä.

Jos olet jo kokemusta tämäntyyppisiä työnkulkuja ja vain Haluatko vielä kerrata toimintaohjeet tietoja, voit siirtyä suoraan vastaavassa Lisää-osiossa (luettelo/kirjasto tai sivustokokoelma) on tämän artikkelin avulla.

Tämän osion sisältö

  1. Mallit ja versiot

  2. Liittämislomake

  3. 12 tärkeää kysymystä

1. Mallit ja versiot

Työnkulut mukana SharePoint-funktion Master yksittäisiä, työnkulut, joita lisätä luetteloihin, kirjastoihin ja sivustokokoelman perusteena olevat Mallit .

Joka kerta, kun lisäät esimerkiksi Palautteen kerääminen -työnkulun, lisäät oikeastaan version yleisestä Palautteen kerääminen -työnkulkumallista. Jokaiselle versiolle annetaan oma nimi ja omat asetukset, jotka määritetään liittämislomakkeessa kyseisen version lisäämisen yhteydessä. Tällä tavoin voit lisätä useita työnkulkuja, jotka ovat kaikki Palautteen kerääminen -työnkulun päämalliin perustuvia versioita, ja joilla kullakin on oma nimi ja käyttötarkoituksen mukaan määritetyt asetuksensa.

Oheiseen kuvaan on lisätty kolme hyväksyntätyönkulkumalliin perustuvaa työnkulkua, joista yksi koskee kaikkia yksittäisen kirjaston sisältötyyppejä, toinen yksittäisen kirjaston yhtä sisältötyyppiä ja kolmas koko sivustokokoelman yksittäistä sisältötyyppiä.

Kolme hyväksyntätyönkulkumalliin perustuvaa työnkulkua

Osion alkuun

2. Liittämislomake

Kun lisäät uuden työnkulun version, joka perustuu yhteen käytössä olevista työnkulkumalleista, sinun on täytettävä liittämislomake, jossa määritetään uuden version toimintatapa.

Seuraavassa osiossa on kysymyksiä, joiden avulla voit valmistautua täyttämään liittämislomakkeen. Aloita tarkastelemalla ensin lomaketta ja sen eri kenttiä.

Liittämislomakkeen ensimmäinen sivu

Aloituslomakkeen ensimmäinen sivu

Liittämislomakkeen toinen sivu

Liittämislomakkeen toinen sivu, jossa aloituslomakkeen kentät tunnistettuina

Toisen sivun punaisen ruudun kentät sisältyvät myös aloituslomakkeeseen, joka tulee näkyviin aina, kun työnkulku aloitetaan manuaalisesti, ja jota voi muokata ennen yksittäisen työnkulun suorittamista.

Osion alkuun

3. 12 tärkeää kysymystä

Vastattuasi kaikkiin tämän osion kysymyksiin olet valmis lisäämään työnkulun.

  1. Onko tämä oikea työnkulkutyyppi?

  2. Yksi luettelo tai kirjasto vai koko sivustokokoelma? (ja) Yksi sisältötyyppi vai kaikki sisältötyypit?

  3. Mikä on hyvä nimi?

  4. Tehtävä- ja historialuettelot: olemassa oleva vai uusi?

  5. Miten (ja kuka) tämä työnkulku voidaan käynnistää?

  6. Saavatko sisältötyypit, jotka perivät tämän saman työnkulun?

  7. Osallistujat: Mitä henkilöitä, järjestys?

  8. Mitä lisätietoja osallistujat tarvitsevat?

  9. Palaute ainoastaan tehtävälomakkeessa vai myös kohteessa?

  10. Tehtävien määräajan umpeutuminen

  11. Milloin tämä työnkulku erääntyy?

  12. Jos haluat saada ilmoituksen sen?

01. Onko tämä oikea työnkulkutyyppi?

Tämä artikkeli koskee työnkulkumalli, joka näkyy muodossa Palautteen kerääminen – SharePoint 2010-valikossa. Jos et ole varma, että tämä työnkulkutyyppi on paras vaihtoehto, voit viitata Lue tämän artikkelin osioon. Lisätietoja muista työnkulkumalleista, jotka ovat käytettävissä on artikkelissa tietoja SharePoint-työnkuluista.

Osion alkuun

02. Yksi luettelo tai kirjasto vai koko sivustokokoelma? (ja) Yksi sisältötyyppi vai kaikki sisältötyypit?

Voit määrittää Palautteen kerääminen -työnkulun uuden version käytettäväksi vain yksittäisessä luettelossa tai kirjastossa tai koko sivustokokoelmassa.

  • Jos lisäät työnkulun yksittäiseen luetteloon tai kirjastoon, voit määrittää sen kattamaan joko kaikki sisältötyypit tai vain yhden yksittäisen sisältötyypin.

  • Jos työnkulku lisätään koko sivustokokoelmaan, se täytyy määrittää toimimaan vain yhden sivuston sisältötyypin mukaan.

Sivustokokoelmakartta ja kolme eri lisäämistapaa

Mikä on sisältötyyppi?

Kunkin asiakirjan tai muun kohteen SharePoint-luetteloon tai kirjastoon tallennettuja kuuluu yhden tai toisen sisältötyypin. Sisältötyypin voi olla kuin tavallinen ja yleisiä asiakirjaan tai Excel-laskentataulukkoontai mahdollisimman hyvin erityinen Oikeudellinen sopimus tai Tuotteen rakenteen määritys. Jotkin sisältötyypit ovat käytettävissä SharePointissa oletusarvoisesti, mutta voit sekä mukauttaa ja lisätä muiden, luot itse.

Lisätietoja sisältötyyppien on artikkelissa Johdanto sisältötyyppien käyttämiseen ja julkaisemiseen.

Osion alkuun

03. Millainen on hyvä nimi?

Anna työnkulun versiolle nimi, joka

  • ilmaisee selkeästi käyttötarkoituksen

  • erottaa työnkulun muista työnkuluista.

Esimerkki

Kuvittele, että olet editoriryhmän jäsen. Ryhmäsi haluaa käyttää kahta eri Palautteen kerääminen -työnkulkua:

  • Suoritat ensimmäisen työnkulun jokaisessa ryhmäsi jäsenen lähettämässä tiedostossa. Tämä työnkulku kerää palautteen ainoastaan ryhmäsi vastuuhenkilöltä.

  • Suoritat toisen työnkulun kunkin tiedoston esittämän omaan ryhmääsi ulkopuolisiin henkilöihin. Tämä työnkulku kerää palautetta sjokaisen jäsenen ryhmän.

Voit nimetä ensimmäisen työnkulun Sisällä lähetyksen palautteeksi ja toisen Ulkopuolisen lähetyksen palautteeksi.

Vihje: Työnkulut kannattaa nimetä johdonmukaisesti ja varmistaa, että kaikki työnkulun käyttäjät tuntevat nimeämiskäytännön.

Osion alkuun

04. Tehtävä- ja historialuettelot: olemassa oleva vai uusi luettelo?

Työnkulku voidaan määrittää käyttämään sivuston oletustehtäväluetteloa ja historialuetteloa tai muita olemassa olevia luetteloita. Vaihtoehtoisesti voidaan käyttää uusia, kyseistä työnkulkua varten laadittuja luetteloita.

  • Jos sivustossa on useita työnkulkuja tai jos joihinkin työnkulkuihin sisältyy useita tehtäviä, kannattaa harkita uusien luetteloiden laatimista kullekin työnkululle. (Liian pitkien luetteloiden hallinta saattaa heikentää suorituskykyä. Järjestelmän on helpompi ja nopeampi ylläpitää useita lyhyempiä luetteloita kuin yhtä pitkää luetteloa.)

  • Jos työnkulun tehtävät ja historia sisältävät arkaluontoisia tai luottamuksellisia tietoja, jotka halutaan pitää erillään yleisestä luettelosta, kannattaa ehdottomasti luoda uudet erilliset luettelot kyseistä työnkulkua varten. (Kun olet lisännyt työnkulun, varmista, että uusille luetteloille määritetään tarvittavat käyttöoikeudet.)

Osion alkuun

05. Miten työnkulku voidaan käynnistää (ja kuka voi käynnistää sen)?

Työnkulku voidaan määrittää aloitettavaksi vain manuaalisesti, vain automaattisesti tai molemmilla tavoilla:

  • Kun käynnistät manuaalisesti Palautteen kerääminen -työnkulun tietyssä tiedostossa tai kohteessa, sinulle esitetään Aloituslomake. Aloituslomake sisältää useimmat asetukset liittämislomakkeen toiselta sivulta. Näin työnkulun käynnistävä henkilö voi halutessaan muuttaa kaikkia näitä asetuksia (vain nykyistä esiintymää varten) ennen Käynnistä-painikkeen painamista.

  • Jos käytössä on automaattinen käynnistys, aloituslomaketta ei voi näyttää, jolloin liittämislomakkeessa määritettyjä oletusasetuksia käytetään ilman muutoksia.

Seuraavassa kuvassa näkyy manuaalisen ja automaattisen käynnistyksen ero.

Manuaalisen ja automaattisen käynnistyksen lomakkeiden vertailu

Aloituslomakkeen tekemäsi muutokset ovat käytössä vain työnkulun nykyistä esiintymää. Voit muuttaa työnkulun pysyviä, oletusasetuksia , voit muokata alkuperäisen Liitäntälomakkeen, on tämän artikkelin muuttaminen -osiossa artikkelissa kuvatulla tavalla.

Manuaalinen aloitus

Jos manuaaliset aloitukset sallitaan, kuka tahansa käyttäjä, jolla on tarvittavat käyttöoikeudet, voi aloittaa työnkulun kaikissa kelvollisissa kohteissa milloin tahansa.

Manuaalisen aloituksen etuna on, että käyttäjät voivat suorittaa työnkulun vain halutessaan ja itse valitsemanaan ajankohtana, ja aina, kun työnkulku suoritetaan, käyttäjät voivat muuttaa tiettyjä asetuksia aloituslomakkeen avulla.

Lyhyt esimerkki:    Jos haluat suorittaa työnkulun vain kohteissa, jotka ovat tiimisi ulkopuolisen kirjoittajan valtuuttamia, pelkän manuaalisen aloituksen salliminen työnkululle takaa, ettei työnkulkua suoriteta automaattisesti kohteissa, jotka sinä ja tiimisi jäsenet ovat valtuuttaneet. (Vaihtoehtoinen ratkaisu: voit ylläpitää yhtä luetteloa tai kirjastoa tiimisi kirjoittajien luomia kohteita varten ja lisäksi erillistä luetteloa tai kirjastoa kaikkien muiden kirjoittajien kohteita varten. Näin voit suorittaa työnkulun automaattisesti vain ulkopuolisten kirjoittajien luettelossa).

Manuaalisten aloitusten suurin haitta on, että jonkun käyttäjistä on muistettava suorittaa työnkulku aina tarvittaessa.

Automaattinen aloitus

Voit määrittää työnkulun alkamaan automaattisesti toisessa tai molemmissa seuraavista tilanteista:

  • luetteloon tai kirjastoon luodaan tai ladataan uusi kohde

  • luetteloon tai kirjastoon tallennettua kohdetta muutetaan.

Automaattisen aloituksen etu on, ettei kenenkään tarvitse muistaa aloittaa työnkulkua erikseen. Työnkulku suoritetaan aina määritetyn tapahtuman yhteydessä.

Lyhyt esimerkki    Organisaatiosi kirjanpitäjän täytyy tarkistaa kaikki budjettikirjastoon ladatut tai luodut budjetit. Voit lisätä Palautteen kerääminen ‑työnkulun kyseiseen kirjastoon ja määrittää kirjanpitäjän ainoaksi osallistujaksi. Voit määrittää työnkulun käynnistymään automaattisesti joka kerta, kun uusi kohde lisätään (luodaan) luetteloon. Siten kirjanpitäjäsi on aina ajan tasalla.

Automaattisen aloituksen haitat:

  • Työnkulun suorittamista ei voi estää alkavan tapahtuman yhteydessä.

  • Et voi muuttaa mitään asetuksia yksittäisen esiintymän alussa.

Osion alkuun

06. Saavatko tästä sisältötyypistä periytyvät sisältötyypit tämän saman työnkulun?

Kun työnkulku lisätään koko sivustokokoelman sisältötyyppiin, se voidaan lisätä myös kaikkiin muihin sivustokokoelman sisältötyyppeihin, jotka periytyvät työnkulkuun lisättävästä sisältötyypistä. (Jos lisäät työnkulun yksittäistä luetteloa tai kirjastoa varten, tätä vaihtoehtoa ei näy liittämislomakkeessa.)

Huomautuksia

  • Kaikkien ylimääräisten kohteiden lisääminen saattaa kestää kauan.

  • Jos periytyminen on rikkoutunut niissä sivustoissa tai alisivuissa, joihin haluat lisätä tämän työnkulun perimään sisältötyyppejä, tarkista, että kuulut Omistajat-ryhmään jokaisessa sivustossa ja alisivustossa, ennen kuin suoritat tämän toiminnon.

Lisätietoja sisältötyyppien ja periytyminen on artikkelissa Johdanto sisältötyyppien käyttämiseen ja julkaisemiseen.

Osion alkuun

07. Osallistujat: valinta ja järjestys

Sinun on lisättävä jokaisen sellaisen henkilön nimi ja sähköpostiosoite, jolle määritetään tarkistustehtäviä.

Yksi vaihe vai useita vaiheita?   Voit valita tarkistustehtäville vain yhden vaiheen tai useita eri vaiheita. Jos vaiheita on useita, ne suoritetaan peräkkäin.

Rinnakkaiset vai sarjatarkistukset?   Voit valita, määritetäänkö kaikki tarkistustehtävät osallistujille yhdellä kertaa (rinnakkain) vai yksi toisensa jälkeen (sarjana) määrittämässäsi järjestyksessä. Sarjavaihtoehto voi olla käytännöllinen, jos määrität esimerkiksi työnkulun loppumaan ensimmäisen hylkäämisen  jälkeen tai jos osallistujat saavat tarkastella edellisten osallistujien kommentteja osana tarkistuskontekstia.

Esimerkki

Oheisessa yksinkertaisessa skenaariossa on kuvattu useiden vaiheiden ja sarjassa tehtävien tarkastusten edut:

Ari lisää uuden Palautteen kerääminen -työnkulun. Hän haluaa, että hänen työtoverinsa Heidi ja Esko voivat tarkistaa kunkin kohteen, ennen kuin hän tarkistaa ne itse. Siten hän näkee heidän kommenttinsa, ennen kuin alkaa itse tarkistaa. Ari voi määrittää työnkulun kummallakin tavalla:

  • Käyttämällä serial tarkastelu    Viljo määrittää yhden tason serial tarkastelu joissa Heidin ja Arin on kaksi ensimmäistä osallistujat ja hän on kolmas.
    Tässä järjestelyssä Heidi on hänen palautteen lähettäminen ennen vuoksi tehtävä on määritetty; ja sitten Arin toimitettava hänen palautetta, ennen kuin Viljo on tehtävä on määritetty.
    Näin miten Viljo määrittää yhden tason hänen serial Tarkista.
    Lomake (sarja-asetus korostettu)

  • Kaksivaiheinen    Jos Viljo haluaa Heidin ja Arin määritetään yhtä aikaa niiden tarkistukset niin, että Arin ei tarvitse odottaa, Anna loppuun, ennen kuin hän voi alkaa, hän määrittää työnkulun kahdessa vaiheessa: ensimmäisen rinnakkaisasetus, Heidin ja Arin 's tarkistukset , ja toinen erillinen vaiheen omaan vain tarkistus. Jos ensimmäinen vaihe ei ole valmis, toista vaihetta aina käynnistyy.
    Näin miten Viljo määrittää hänen kaksivaiheinen rinnakkain Tarkista.
    Lomake (rinnakkaisasetus korostettu)

Molemmat vaihtoehdot on kuvattu oheisissa kaavioissa.

Sarjatyönkulku ja kaksivaiheinen työnkulku

Ulkopuoliset osallistujat    Käytettävissä on erityinen prosessi niitä käyttäjiä varten, jotka eivät ole SharePoint-organisaatiosi jäseniä. Tässä prosessissa sivuston jäsen toimii välittäjänä ulkopuoliselle jäsenelle.

Prosessia kuvataan seuraavan kaavion avulla:

Prosessin vuokaavio: ulkopuolisen osallistujan lisääminen

Kannattaako tehtävä määrittää koko ryhmälle vai erikseen jokaiselle ryhmän jäsenelle?    Jos lisäät ryhmän osoite tai jakeluluettelo luettelosta työnkulun osallistujien kesken, voi olla yksi tehtävä kunkin jäsenen ryhmänmäärittäminen tai määrittää työnkulun vain yksi tehtävä koko- ryhmä (mutta Lähetä edelleen ilmoitus, että kunkin jäsenen yhden tehtävän). Kun vain yksi tehtävä on määritetty koko ryhmälle, minkä tahansa ryhmän jäsen voi ottaa ja suorittaa yhden tehtävän. (Löydät ohjeet ryhmätehtävien varaamisesta on tämän artikkelin VALMIINA -osiossa.)

Osion alkuun

08. Mitä lisätietoja osallistujat tarvitsevat?

Liittämislomakkeessa on tekstikenttä, johon voidaan lisätä ohjeita ja tietoja vaatimuksista, resursseista jne.

Tässä tekstikentässä huomioon otettavia seikkoja:

  • Jos osallistujilla on vaikeuksia tai kysymyksiä, keneen heidän tulisi ottaa yhteyttä?

  • Voivatko tarkistajat antaa palautetta ainoastaan tehtävälomakkeen-, vai voivatko he myös lisätä muokkausmerkinnät ja kommentit -kohteen itself?

  • Jos tarkistajat voivat lisätä muutosmerkintöjä ja kommentteja kohteeseen, pitääkö heidän kuitata kohde ulos ennen muutosten tekemistä, vai pitääkö heidän pitää kohde kirjattuna sisään, että useat tarkistajat voivat työskennellä yhtä aikaa sen parissa?

  • Jos työnkulku määrittää vain yhden tehtävän jokainen ryhmä tai jakeluluettelo luetteloon, mainitaan tässä, että kunkin ryhmän yhden jäsenen kannattaa varata tehtävän ennen sen suorittamista. Tällä tavalla muut ryhmän jäsenet ei tuhlaa aikaa mukaan alkavat samaan tehtävään. (Löydät ohjeet ryhmätehtävien varaamisesta on tämän artikkelin VALMIINA -osiossa.)

Osion alkuun

09. Palaute vain tehtävälomakkeessa, vai myös kohteessa?

Tätä tärkeää kysymystä liittyvät useita asioita. Jos et ole vielä tehnyt sitä, Avaa ja lue lisätietoja tämän artikkelin Salli -osion.

Osion alkuun

10. Tehtävien määräajan umpeutuminen

Voit ilmoittaa tehtävien erääntymisajankohdan jommallakummalla tai molemmilla seuraavista tavoista:

Kalenteripäivään mennessä    Voit määrittää kalenteripäivämäärän, johon mennessä kaikki tehtävät erääntyvät.

  • Jos määrität työnkulun alkamaan automaattisesti, voit tavallisesti Pidä 't Käytä tätä vaihtoehtoa. Tämä johtuu siitä, että määrittämäsi arvon, ei automaattisesti säädä itse suhteessa nykyisen päivämäärän aina, kun työnkulku päivämäärä käynnistää automaattisesti.

Tehtävän keston mukaan    Voit määrittää kunkin tehtävän suorittamista varten tietyn päivä, viikko- tai kuukausimäärän, jonka laskenta alkaa tehtävän määrittämisestä.

  • Kalenteripäivämäärän mukaan määritetty erääntymispäivä ohittaa tehtävää varten määritetyn kestoajan. Jos tänään on 10.6., ja käyttäjälle määritetään tänään tehtävä, jonka kesto on kolme päivää ja jonka erääntymispäivämääräksi on asetettu 11.6., tehtävä erääntyy 11.6. (erääntymispäivämäärä) eikä 13.6. (kolme päivää tehtävän alkamisesta).

Osion alkuun

11. Milloin tämä työnkulku erääntyy?

Jotta turhiin tarkistuksiin ei kuluisi liikaa aikaa, voit määrittää, että työnkulku peruutetaan heti, jos kohteeseen tehdään muutoksia.

Jos valitset tämän vaihtoehdon, osallistujat voivat antaa palautetta ainoastaan tehtävälomakkeissa. Se tarkoittaa, että he eivät voi lisätä muutosmerkintöjä ja kommentteja kohteessa itsessään, koska se muuttaisi kohdetta, mikä taas peruuttaisi työnkulun. Jos valitset tämän vaihtoehdon, sisällytä Pyyntö-kenttään huomautus, että osallistujat eivät tee muutoksia suoraan tarkistettavaan kohteeseen.

Huomautus:  Työnkulkua ei voida käynnistää kohteessa, joka on jo kuitattu ulos. Kun työnkulku käynnistyy, tarkistettava kohde voidaan suojata muutoksilta kuittaamalla se ulos. (Kun kohde on kuitattu ulos, siinä ei voi käynnistää muita työnkulkuja.)

Osion alkuun

12. Ilmoitusten vastaanottajat

Liittämislomakkeen toisella sivulla olevaan Kopio-kenttään voidaan lisätä kaikkien niiden henkilöiden nimet ja osoitteet, joille lähetetään ilmoitus aina, kun työnkulku käynnistetään tai lopetetaan.

  • Nimen kirjoittaminen tähän kenttään ei tarkoita sitä, että työnkulku määritettäisiin kyseiselle henkilölle.

  • Jos työnkulku aloitetaan manuaalisesti, aloituksen suorittava henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

  • Jos työnkulku aloitetaan automaattisesti, työnkulun alun perin lisännyt henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

Seuraava vaihe

Jos olet valmis lisäämään luetteloon, kirjastoon tai sivustokokoelmaan uuden palautteen kerääminen-työnkulun, siirry vastaavassa Lisää-osiossa (luettelo/kirjasto tai sivustokokoelma) on tämän artikkelin.

Osion alkuun | Artikkelin alkuun

Lisää-osion käsitekuvake

Palautteen kerääminen -työnkulun LISÄÄMINEN (vain yhden luettelon tai kirjaston yhteydessä)

Valitse teksti, jos haluat lisätä yhden tai kaikkien sisältötyyppien palautteen kerääminen-työnkulun yksittäisessä luettelossa tai kirjastossa. Napsauta tätä uudelleen, kun olet valmis, sulje tämän osion.

Palautteen kerääminen -työnkulun lisääminen
(vain yhden luettelon tai kirjaston yhteydessä)

Jos et ole tottunut työnkulkua, hyödyllisiä sitä edeltävän LueSallija SUUNNITELLA osia tämän artikkelin tarkistettava, ennen kuin jatkat tämän osion ohjeita.

Tämän osion sisältö

  1. Ennen aloittamista

  2. Työnkulun lisääminen

1. Ennen aloittamista

Ennen kuin lisäät työnkulun, tarkista kaksi asiaa:

Sähköposti    Jotta työnkulku voisi lähettää sähköpostiviestejä ja muistutuksia, SharePoint-sivuston sähköpostiasetus on otettava ensin käyttöön. Jos et ole varma, onko tämä jo tehty, tarkista asia SharePoint-järjestelmänvalvojalta.

Käyttöoikeudet    SharePointin oletusasetusten edellyttää, että sinulla on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus luetteloista ja kirjastoista työnkulkuja tai sivustokokoelmaa. (Omistajat-ryhmään on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus oletusarvoisesti; jäsenet-ryhmään ja vierailijat-ryhmiin eivät. Lisätietoja käyttöoikeuksista on artikkelissa Lue tämän artikkelin osioon.)

Osion alkuun

2. Työnkulun lisääminen

Toimi seuraavasti:

  1. Avaa luettelo tai kirjasto, johon haluat lisätä työnkulun.

  2. Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.

    Välilehden nimi voi vaihdella kirjaston tai luettelon tyypin mukaan. Esimerkiksi kalenteriluettelossa välilehden nimi on Kalenteri.

    Valintanauhan Kirjasto-välilehti korostettuna

    1. Valitse asetukset -ryhmässä Työnkulkuasetukset.
      Valintanauhan Työnkulun asetukset -painike korostettuna

    2. Valitse työnkulkuasetukset-sivulla joko yksittäinen sisältötyyppi työnkulku suoritetaan tai kaikki (Saat kaikki sisältötyypit) ja valitse sitten Lisää työnkulku.
      Lisää työnkulku -sivun Kaikki sisältötyypit- ja Työnkulku-kohdat korostettuina

    3. Täydennä liittämislomakkeen ensimmäinen sivu.
      (Katso seuraavan kuvan jälkeen olevia ohjeita.)

Liittämislomakkeen ensimmäinen sivu kuvaselitteillä

Kuvaselite nro 1

Sisältötyyppi

Huomaa, että näet vain ensimmäinen sisältö Jos työskentelet SharePoint Onlinessa. SharePoint Server on valittava sisällön tyypin tai tyypit edellisen työnkulkuasetukset-sivulla.

Kuvaselite nro 2

Malli

Valitse Palautteen kerääminen – SharePoint 2010 -malli.

Huomautus: Jos Palautteen kerääminen – SharePoint 2010 -mallia ei näy luettelossa, ota yhteys järjestelmänvalvojaan ja selvitä, se on aktivoitava sivustokokoelmaasi tai työtilaasi varten.

Kuvaselite nro 3

Nimi

Kirjoita kyseisen työnkulun nimi. Nimen avulla luettelon tai kirjaston käyttäjät tunnistavat tämän työnkulun.

Lisätietoja työnkulun nimeämisestä on tämän artikkelin suunnittelu -osioon.

Kuvaselite nro 4

Tehtäväluettelo

Valitse työnkulun kanssa käytettävä tehtäväluettelo. Voit valita olemassa olevan tehtäväluettelon tai luoda uuden luettelon valitsemalla Uusi tehtäväluettelo.

Lisätietoja syistä (verrattuna valitsemalla aiemmin luodun) uuden tehtäväluettelon luomisesta on artikkelissa on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 5

Historialuettelo

Valitse työnkulun kanssa käytettävä historialuettelo. Voit valita olemassa olevan historialuettelon tai luoda uuden luettelon valitsemalla Uusi historialuettelo.

Lisätietoja syistä (verrattuna valitsemalla aiemmin luodun) uuden historialuettelon luomisesta on artikkelissa on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 6

Aloitusasetukset

Määritä työnkulun aloitustapa tai -tavat.

Lisätietoja eri vaihtoehdoista on tämän artikkelin suunnittelu -osioon.

  1. Kun kaikki tämän lomakkeen asetukset on määritetty haluamallasi tavalla, valitse Seuraava.

  2. Täydennä liittämislomakkeen toinen sivu.
    (Katso seuraavan kuvan jälkeen olevia ohjeita.)

    SharePoint esittää tämän liittämislomakkeen toinen sivu ensimmäisen monella – lukujen jokin kautta seitsemän seuraavassa kuvassa kopioMääritä , joka kerta, kun käynnistät työnkulun manuaalisesti, jotta voit Tee muutokset vain yhden esiintymän näistä asetuksista.

Liittämislomakkeen toinen sivu kuvaselitteillä

Kuvaselite nro 1

Määritä henkilölle

Anna niiden henkilöiden nimet ja osoitteet, joille haluat työnkulun määrittävän tehtäviä.

  • Tehtävät määritetään yksi kerrallaan (sarjana)   
    Anna nimet ja osoitteet siinä järjestyksessä, jossa tehtävät määritetään.

  • Kaikki tehtävät määritetään samanaikaisesti (rinnakkain)   
    Nimien tai osoitteiden järjestyksellä ei ole väliä.

  • Jos olet tehtävän määrittäminen toiselle SharePoint-organisaation ulkopuoliselle   
    lisätietoja mukaan lukien ulkopuolisia osallistuja, katso tässä artikkelissa on VALMIINA -osiossa.

Kuvaselite nro 2

Sarja

Voit määrittää, osoitetaanko tehtävät yksi kerrallaan (sarjana) vai kaikki kerralla (rinnakkain).

Saat lisätietoja sarja-ja rinnakkaisvaiheista on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 3

Lisää uusi vaihe

Voit lisätä haluamiasi vaiheita määrittämäsi ensimmäisen vaiheen lisäksi.

  • Voit poistaa koko vaiheen napsauttamalla poistettavaa vaihetta Määritä henkilölle -kentässä ja painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+DELETE.

Lisätietoja useiden vaiheiden ohjeaiheessa on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 4

Laajenna ryhmät

  • Valitsemalla tämän valintaruudun voit määrittää yhden tehtävän Määritä henkilölle -kenttään lisättävän ryhmän jokaiselle jäsenelle. (Jokainen ryhmän jäsen saa ilmoituksen tehtävästä, ja jokaisella jäsenellä on oma suoritettava tehtävänsä.)

  • Jos haluat, että vain yksitehtävä on määritetty kullekin koko ryhmän kirjoittamaasi määrittää kenttään, Poista tämän valintaruudun valinta. (Kunkin ryhmän jäsen saavat ilmoituksen tehtävän, mutta minkä tahansa yhden jäsenen, voit ottaa ja yhden tehtävän koko ryhmän puolesta. Löydät ohjeet ryhmätehtävien varaamisesta on tämän artikkelin VALMIINA -osiossa)

Kuvaselite nro 5

Pyyntö

Tähän kohtaan lisätty teksti näkyy kaikissa työnkulun lähettämissä ilmoituksissa. Muistathan lisätä tähän kohtaan kaikki osallistujien tarvitsemat lisäohjeet tai -resurssit, kuten

  • Yhteyshenkilö kyselyjä ja prioblems varten

  • Onko palautetta voidaan lähettää ainoastaan tehtävälomakkeessa vai myös itse kohteeseen. (Ja jos kohteen, onko tarkistajat kuitata tiedoston ulos tai jätä se kuitattu sisään.)
    Lisätietoja tämän artikkelin Salli -osioon.

  • Tarvittaessa muistiinpanon yksittäisten tehtävien määritetty koko ryhmille tai jakauman luettelot.
    Löydät ohjeet ryhmätehtävien varaamisesta on tämän artikkelin VALMIINA -osiossa.

Kuvaselite nro 6

Määräpäivät ja tehtävien kestot

Voit määrittää koko työnkululle määräpäivän ja/tai määrittää kunkin tehtävän suorittamista varten tietyn päivä-, viikko- tai kuukausimäärän tehtävän määrittämisestä alkaen.

  • Jos työnkulku käynnistetään automaattisesti, on suositeltavaa jättää Kaikkien tehtävien määräpäivä –kenttä tyhjäksi ja käyttää määräpäivän seurantaan kahta Kesto-kenttää. Voit myös lisätä tarkan määräpäivän liittämislomakkeessa, jos käynnistät työnkulun manuaalisesti.

Jos haluat lisätietoja määräpäivien käyttämisestä ja tehtävien keston määrittämisestä on tämän artikkelin suunnittelu -osioon.

Kuvaselite nro 7

KOPIO

Kirjoita kaikkien niiden henkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet, joille lähetetään ilmoitus aina, kun työnkulku alkaa tai loppuu.

  • Nimen lisääminen tähän tiedonsiirtopalveluiden käyttöä 't tuloksen tehtävän työnkulun tehtävän.

  • Jos työnkulku aloitetaan manuaalisesti, aloituksen suorittava henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

  • Jos työnkulku aloitetaan automaattisesti, työnkulun alun perin lisännyt henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

Kuvaselite nro 8

Työnkulun lopettaminen

Jos haluat pysäyttää ja peruuttaa työnkulun heti, kun tarkistettavaan kohteeseen tehdään muutoksia, valitse tämä vaihtoehto.

Jos valitset tämän vaihtoehdon, tarkistajat eivät voi lisätä muutosmerkintöjä ja kommentteja kohteeseen lopettamatta työnkulkua.

  1. Kun olet määrittänyt kaikki tämän sivun asetukset haluamallasi tavalla, luo työnkulku napsauttamalla Tallenna-painiketta.

SharePoint Luo uuden työnkulkuversion.

Seuraava vaihe

Jos olet valmis, siirry tämän artikkelin aloittaminen -osioon ja Aloita ensimmäinen esiintymä kokeilemaan uutta työnkulkuasi.

Osion alkuun | Artikkelin alkuun

Lisää-osion käsitekuvake

Palautteen kerääminen -työnkulun LISÄÄMINEN (koko sivustokokoelmaa varten)

Valitse teksti, jos olet valmis lisäämään yhdelle sisältötyypille palautteen kerääminen-työnkulun kaikkien luetteloiden ja kirjastojen sivustokokoelman. Napsauta tätä uudelleen, kun olet valmis, sulje tämän osion.

Palautteen kerääminen -työnkulun LISÄÄMINEN
(koko sivustokokoelmaa varten)

Jos et ole tottunut työnkulkua, hyödyllisiä sitä edeltävän LueSallija SUUNNITELLA osia tämän artikkelin tarkistettava, ennen kuin jatkat tämän osion ohjeita.

Tämän osion sisältö

  1. Ennen aloittamista

  2. Työnkulun lisääminen

1. Ennen aloittamista

Ennen kuin lisäät työnkulun, tarkista kaksi asiaa:

Sähköpostin    Lähetä sähköposti-ilmoitukset ja muistutukset työnkulun järjestyksessä sähköpostin on otettava käyttöön sivustossasi. Jos et ole varma, että tämä on jo suoritettu, ota yhteyttä SharePoint-järjestelmänvalvojaan.

Käyttöoikeudet    SharePointin oletusasetusten edellyttää, että sinulla on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus luetteloista ja kirjastoista työnkulkuja tai sivustokokoelmaa. (Omistajat-ryhmään on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus oletusarvoisesti; jäsenet-ryhmään ja vierailijat-ryhmiin eivät. Lisätietoja käyttöoikeuksista on artikkelissa Lue tämän artikkelin osioon.)

Osion alkuun

2. Työnkulun lisääminen

Toimi seuraavasti:

  1. Siirry sivustokokoelman kotisivulle (ei sivuston kotisivulle eikä kokoelman alisivustoon).

  2. Valitse Sivuston toiminnot -valikossa Sivuston asetukset.
    Valitse Sivuston toiminnot -valikosta Sivuston asetukset.

  3. Valitse sivuston asetukset-sivun Valikoimat-kohdasta Sivuston sisältölajit.
    Sivuston sisältötyypin linkki valikoimasivulla

  4. Napsauta Sivuston sisältötyypit -sivulla työnkulkuun lisättävän sivuston sisältötyypin nimeä.

    Huomautus:  Koko sivustokokoelmaan lisättävään työnkulkuun saa lisätä vain yksittäisen sisältötyypin kohteita.

    Asiakirja-sisältötyypit (sisältötyyppi korostettuna)

    1. Valitse valitun sisältötyypin sivun Asetukset-kohdasta Työnkulun asetukset.
      Sivuston sisältötyypin linkki Asetukset-osassa

    2. Napsauta Työnkulun asetukset -sivulla Lisää työnkulku -linkkiä.
      Työnkulun linkin lisääminen

    3. Täydennä liittämislomakkeen ensimmäinen sivu.
      (Katso seuraavan kuvan jälkeen olevia ohjeita.)

Liittämislomakkeen ensimmäinen sivu kuvaselitteillä

Kuvaselite nro 1

Malli

Valitse hyväksyminen – SharePoint 2010 -malli.

Huomautus: Jos hyväksyminen – SharePoint 2010 -mallia ei näy luettelossa, ota yhteys järjestelmänvalvojaan ja selvitä, se on aktivoitava sivustokokoelmaasi tai työtilaasi varten.

Kuvaselite nro 2

Nimi

Kirjoita kyseisen työnkulun nimi. Sivustokokoelman käyttäjät tunnistavat työnkulun nimen avulla.

Lisätietoja työnkulun nimeämisestä on tämän artikkelin suunnittelu -osioon.

Kuvaselite nro 3

Tehtäväluettelo

Valitse työnkulun kanssa käytettävä tehtäväluettelo. Voit valita olemassa olevan tehtäväluettelon tai luoda uuden luettelon valitsemalla Uusi tehtäväluettelo.

Lisätietoja syistä (verrattuna valitsemalla aiemmin luodun) uuden tehtäväluettelon luomisesta on artikkelissa on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 4

Historialuettelo

Valitse työnkulun kanssa käytettävä historialuettelo. Voit valita olemassa olevan historialuettelon tai luoda uuden luettelon valitsemalla Uusi historialuettelo.

Lisätietoja syistä (verrattuna valitsemalla aiemmin luodun) uuden historialuettelon luomisesta on artikkelissa on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 5

Aloitusasetukset

Määritä työnkulun aloitustapa tai -tavat.

Lisätietoja eri vaihtoehdoista on tämän artikkelin suunnittelu -osioon.

Kuvaselite nro 6

Lisätäänkö tämä työnkulku alitason sisältötyyppeihin?

Määritä, lisätäänkö (liitetäänkö) tämä työnkulku kaikkiin muihin sivustoihin ja luettelon sisältötyyppeihin, jotka periytyvät tästä sisältötyypistä.

  • Kaikkien ylimääräisten kohteiden lisääminen saattaa kestää kauan.

  • Jos periytyminen on rikkoutunut niissä sivustoissa tai alisivuissa, joihin haluat lisätä tämän työnkulun perimään sisältötyyppejä, tarkista, että kuulut Omistajat-ryhmään jokaisessa sivustossa ja alisivustossa, ennen kuin suoritat tämän toiminnon.

  1. Kun kaikki tämän lomakkeen asetukset on määritetty haluamallasi tavalla, valitse Seuraava.

  2. Täydennä liittämislomakkeen toinen sivu.
    (Katso seuraavan kuvan jälkeen olevia ohjeita.)

    Huomautus: SharePointin esittää tämän liittämislomakkeen toinen sivu ensimmäisen monella – lukujen jokin kautta seitsemän seuraavassa kuvassa hyväksyjien kautta kopio – aina, kun käynnistät työnkulun manuaalisesti, joten, Voit tehdä muutoksia vain yhden esiintymän näistä asetuksista.

Liittämislomakkeen toinen sivu kuvaselitteillä

Kuvaselite nro 1

Määritä henkilölle

Anna niiden henkilöiden nimet ja osoitteet, joille haluat työnkulun määrittävän tehtäviä.

  • Tehtävät määritetään yksi kerrallaan (sarjana)   
    Anna nimet ja osoitteet siinä järjestyksessä, jossa tehtävät määritetään.

  • Kaikki tehtävät määritetään samanaikaisesti (rinnakkain)   
    Nimien tai osoitteiden järjestyksellä ei ole väliä.

  • Jos olet tehtävän määrittäminen toiselle SharePoint-organisaation ulkopuoliselle   
    lisätietoja mukaan lukien ulkopuolisia osallistuja, katso tässä artikkelissa on VALMIINA -osiossa.

Kuvaselite nro 2

Sarja

Voit määrittää, osoitetaanko tämän vaiheen tehtävät yksi kerrallaan (sarjana) vai kaikki kerralla (rinnakkain).

Saat lisätietoja sarja-ja rinnakkaisvaiheista on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 3

Lisää uusi vaihe

Voit lisätä haluamiasi vaiheita määrittämäsi ensimmäisen vaiheen lisäksi.

  • Voit poistaa koko vaiheen napsauttamalla poistettavaa vaihetta Määritä henkilölle -kentässä ja painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+DELETE.

Lisätietoja useiden vaiheiden ohjeaiheessa on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 4

Laajenna ryhmät

  • Valitsemalla tämän valintaruudun voit määrittää yhden tehtävän Määritä henkilölle -kenttään lisättävän ryhmän kaikille jäsenille. (Jokainen ryhmän jäsen saa ilmoituksen tehtävästä, ja jokaisella jäsenellä on oma suoritettava tehtävänsä.)

  • Jos haluat, että vain yksi tehtävä on määritetty kunkinkoko ryhmän kirjoittamaasi määrittää -kenttään, Poista tämän valintaruudun valinta. (Kunkin ryhmän jäsen saavat ilmoituksen tehtävän, mutta minkä tahansa yhden jäsenen, voit ottaa ja yhden tehtävän koko ryhmän puolesta. Löydät ohjeet ryhmätehtävien varaamisesta on tämän artikkelin VALMIINA -osiossa)

Kuvaselite nro 5

Pyyntö

Tähän kohtaan lisätty teksti näkyy kaikissa työnkulun lähettämissä ilmoituksissa. Muistathan lisätä tähän kohtaan kaikki osallistujien tarvitsemat lisäohjeet tai -resurssit, kuten

  • Yhteyshenkilö kyselyjä ja ongelmatilanteita varten

  • Onko palautetta voidaan lähettää ainoastaan tehtävälomakkeessa vai myös itse kohteeseen. (Ja jos kohteen, onko tarkistajat kuitata tiedoston ulos tai jätä se kuitattu sisään.)
    Lisätietoja tämän artikkelin Salli -osioon.

  • Tarvittaessa muistiinpanon yksittäisten tehtävien määritetty koko ryhmille tai jakauman luettelot.
    Löydät ohjeet ryhmätehtävien varaamisesta on tämän artikkelin VALMIINA -osiossa.

Kuvaselite nro 6

Määräpäivät ja tehtävien kestot

Voit määrittää koko työnkululle määräpäivän ja/tai määrittää kunkin tehtävän suorittamista varten tietyn päivä-, viikko- tai kuukausimäärän tehtävän määrittämisestä alkaen.

  • Jos työnkulku käynnistetään automaattisesti, on suositeltavaa jättää Kaikkien tehtävien määräpäivä –kenttä tyhjäksi ja käyttää määräpäivän seurantaan kahta Kesto-kenttää. Voit myös lisätä tarkan määräpäivän liittämislomakkeessa, jos käynnistät työnkulun manuaalisesti.

Jos haluat lisätietoja määräpäivien käyttämisestä ja tehtävien keston määrittämisestä on tämän artikkelin suunnittelu -osioon.

Kuvaselite nro 7

KOPIO

Kirjoita kaikkien niiden henkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet, joille lähetetään ilmoitus aina, kun työnkulku alkaa tai loppuu.

  • Nimen lisääminen tähän tiedonsiirtopalveluiden käyttöä 't tuloksen tehtävän työnkulun tehtävän.

  • Jos työnkulku aloitetaan manuaalisesti, aloituksen suorittava henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

  • Jos työnkulku aloitetaan automaattisesti, työnkulun alun perin lisännyt henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

Kuvaselite nro 8

Työnkulun lopettaminen

Jos haluat pysäyttää ja peruuttaa työnkulun heti, kun tarkistettavaan kohteeseen tehdään muutoksia, valitse tämä vaihtoehto.

Jos valitset tämän vaihtoehdon, tarkistajat eivät voi lisätä muutosmerkintöjä ja kommentteja kohteeseen lopettamatta työnkulkua.

  1. Kun olet määrittänyt kaikki tämän sivun asetukset haluamallasi tavalla, luo työnkulku napsauttamalla Tallenna-painiketta.

SharePoint Luo uuden työnkulkuversion.

Seuraava vaihe

Jos olet valmis, siirry tämän artikkelin aloittaminen -osioon ja Aloita ensimmäinen esiintymä kokeilemaan uutta työnkulkuasi.

Osion alkuun | Artikkelin alkuun

Aloita-osion käsitekuvake

Palautteen pyytäminen -työnkulun KÄYNNISTÄMINEN

Valitse teksti, jos haluat käynnistää työnkulun, manuaalisesti tai automaattisesti. Napsauta tätä uudelleen, kun olet valmis, sulje tämän osion.

Palautteen pyytäminen -työnkulun käynnistäminen

Työnkulku voidaan määrittää aloitettavaksi vain manuaalisesti, vain automaattisesti tai molemmilla tavoilla:

  • Manuaalinen aloitus voidaan suorittaa milloin tahansa, ja aloituksen voivat suorittaa kaikki henkilöt, joilla on tarvittavat käyttöoikeudet.

  • Automaattisesti aina, kun määritetyn käynnistävän tapahtuman ilmetessä, eli aina, kun kohde on lisätty luetteloon tai kirjastoon ja/tai aina, kun jo luettelon kohdetta muutetaan jollakin tavalla.
    (Käynnistävä tapahtuma tai tapahtumat on määritetty, liittämislomakkeen ensimmäinen sivu alkuperäisen lisäämällä ja määrittämällä työnkulun aikana. Lisätietoja on artikkelissa on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.)

Huomautus: Työnkulkua ei voi käynnistää kohteessa, joka on jo kuitattu ulos. (Kohteen voi kuitata ulos työnkulun käynnistämisen jälkeen, mutta kohteessa ei voi suorittaa muita työnkulkuja ennen sen sisäänkirjaamista.)

Tämän osion sisältö

  1. Työnkulun aloittaminen automaattisesti

  2. Työnkulun aloittaminen manuaalisesti

  3. Manuaalinen käynnistäminen luettelosta tai kirjastosta

  4. Manuaalinen käynnistäminen Microsoft Office-ohjelmasta

1. Työnkulun aloittaminen automaattisesti

Jos työnkulku on määritetty alkamaan automaattisesti, työnkulku suoritetaan aina käynnistävän tapahtuman ilmetessä kohteessa, joka on käynnistänyt työnkulun.

Kun työnkulku alkaa, se määrittää ensimmäisen tehtävän tai tehtävät ja lähettää ilmoituksen tehtävästä kaikille määritetyille henkilöille. Lisäksi työnkulku lähettää aloitusilmoitukset (eri kuin tehtäväilmoitukset) työnkulun alun perin lisänneelle henkilölle ja kaikille niille henkilöille, joiden nimi on liittämislomakkeen toisella sivulla olevassa Kopio-kentässä.

Huomautus: Lisätään uusi työnkulku, joka käynnistyy automaattisesti, kun Määräpäivän kaikkien tehtävien kenttä (Valitse liittämislomakkeen toinen sivu) on yleensä on tyhjä, koska tahansa eksplisiittinen päivämäärän arvo määritetyn siellä ei Säädä itse automaattisesti suhteessa päivämäärä, jona aina, kun työnkulku alkaa. Lisätietoja on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Osion alkuun

2. Työnkulun aloittaminen manuaalisesti

Käyttöoikeuksia koskeva huomautus    Tavallisesti on oltava työnkulun aloittaminen Muokkaa kohteita-käyttöoikeudet. (Oletusarvon mukaan ryhmän jäsenet ja omistajat-ryhmään molemmat on oltava nämä oikeudet, mutta sivuston vierailijat-ryhmän ei tue. Kuitenkin omistaja halutessasi myös, työnkulun työnkulun perusteella vaadi luetteloiden hallintaoikeudet henkilöt, jotka työnkulun aloittamista. Valitsemalla tämän vaihtoehdon omistajat olennaisesti määrittää, että vain ne ja muut omistajat voivat aloittaa tietyn työnkulun. Lisätietoja on artikkelissa Lue tämän artikkelin osioon.)

Kaksi aloituskohtaa

Työnkulku voidaan käynnistää manuaalisesti kahdesta eri paikasta:

  • luettelosta tai kirjastosta, johon kohde on tallennettu

  • -Sisällä itse kohteeseenavattu Microsoft Office-ohjelmassa, jossa se on luotu. (Huomaa, että tämä on oltava koko, asennettu ohjelma ja ei-verkkosovelluksen versio).

Lisätietoja molemmista menetelmistä on tämän osan seuraavissa kahdessa osiossa.

Osion alkuun

3. Manuaalinen käynnistäminen luettelosta tai kirjastosta

  1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon kohde, jolle haluat suorittaa työnkulun, on tallennettu.

  2. Osoita kohteen nimeä, valitse tulevaa nuolta ja valitse sitten avattavasta valikosta Työnkulut .

    Työnkulkujen valitseminen avattavasta valikosta

  3. Napsauta Työnkulut-kohdan Kohteen nimi -sivun Aloita uusi työnkulku ‑kohdassa työnkulkua, jonka haluat suorittaa.
    Linkki työnkulun käynnistämiseen

  4. Voit tehdä aloituslomakkeen Muuta työnkulkua -sivulla kaikki muutokset, jotka haluat lisätä tähän työnkulun.

    Huomautus: Aloituslomakkeen tässä kohdassa tehdyt muutokset on käytetty ainoastaan työnkulun nykyistä esiintymää. Jos haluat tehdä muutoksia, joita käytetään aina, kun työnkulku suoritetaan tai jos haluat muuttaa työnkulkuasetukset, jotka eivät näy tässä muodossa, lue tämän artikkelin muuttaminen -osiosta.

Aloituslomake kuvaselitteillä

Kuvaselite nro 1

Määritä henkilölle

Tee haluamasi muutokset henkilöluetteloon, jolle haluat työnkulun määrittävän tehtäviä.

  • Tehtävät määritetään yksi kerrallaan   
    Anna nimet ja osoitteet siinä järjestyksessä, jossa tehtävät määritetään.

  • Kaikki tehtävät määritetään samanaikaisesti   
    Nimien tai osoitteiden järjestyksellä ei ole väliä.

  • Jos olet tehtävän määrittäminen toiselle SharePoint-organisaation ulkopuoliselle   
    lisätietoja mukaan lukien ulkopuolisia osallistuja, katso tässä artikkelissa on VALMIINA -osiossa.

Kuvaselite nro 2

Sarja

Varmista, että olet määrittänyt oikein asetukset, joiden mukaisesti tehtävät määritetään yksi kerrallaan (sarjana) tai kaikki samalla kertaa (rinnakkain).

Saat lisätietoja sarja-ja rinnakkaisvaiheista on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 3

Lisää uusi vaihe

Lisää vaiheita, jotka haluat määrittää nykyisen vaiheen tai nykyisten vaiheiden lisäksi.

  • Voit poistaa koko vaiheen napsauttamalla poistettavaa vaihetta Määritä henkilölle -kentässä ja painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+DELETE.

Lisätietoja useiden vaiheiden ohjeaiheessa on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 4

Laajenna ryhmät

  • Valitsemalla tämän valintaruudun voit määrittää yhden tehtävän Määritä henkilölle -kenttään lisättävän ryhmän jokaiselle jäsenelle. (Jokainen ryhmän jäsen saa ilmoituksen tehtävästä, ja jokaisella jäsenellä on oma suoritettava tehtävänsä.)

  • On vain yksi tehtävä on määritetty kunkin koko ryhmän kirjoittamaasi Määritä -kenttään, Poista tämä valintaruutu. (Kunkin ryhmän jäsen saavat ilmoituksen tehtävän, mutta minkä tahansa yhden jäsenen, voit ottaa ja yhden tehtävän koko ryhmän puolesta. Löydät ohjeet ryhmätehtävien varaamisesta on tämän artikkelin VALMIINA -osiossa)

Kuvaselite nro 5

Pyyntö

Tähän kohtaan lisätty teksti näkyy kaikissa työnkulun lähettämissä ilmoituksissa. Muistathan lisätä tähän kohtaan kaikki osallistujien tarvitsemat lisäohjeet tai -resurssit, kuten

  • Yhteyshenkilö kyselyjä ja ongelmatilanteita varten

  • Onko palautetta voidaan lähettää ainoastaan tehtävälomakkeessa vai myös itse kohteeseen. (Ja jos kohteen, onko tarkistajat kuitata tiedoston ulos tai jätä se kuitattu sisään.)
    Lisätietoja tämän artikkelin Salli -osioon.

  • Tarvittaessa muistiinpanon yksittäisten tehtävien määritetty koko ryhmille tai jakauman luettelot.
    Löydät ohjeet ryhmätehtävien varaamisesta on tämän artikkelin VALMIINA -osiossa.

Kuvaselite nro 6

Määräpäivät ja tehtävien kestot

Voit määrittää koko työnkululle määräpäivän ja/tai määrittää kunkin tehtävän suorittamista varten tietyn päivä-, viikko- tai kuukausimäärän tehtävän määrittämisestä alkaen.

Jos haluat lisätietoja määräpäivien käyttämisestä ja tehtävien keston määrittämisestä on tämän artikkelin suunnittelu -osioon.

Kuvaselite nro 7

KOPIO

Tee haluamasi lisäykset tai poista haluamasi tiedot. Muista myös:

  • Nimen lisääminen tähän tiedonsiirtopalveluiden käyttöä 't tuloksen tehtävän työnkulun tehtävän.

  • Jos työnkulku aloitetaan manuaalisesti, aloituksen suorittava henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

  • Jos työnkulku aloitetaan automaattisesti, työnkulun alun perin lisännyt henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

  1. Kun olet määrittänyt kaikki aloituslomakkeen asetukset haluamallasi tavalla, aloita työnkulku valitsemalla Aloitus.

Työnkulku määrittää ensimmäisen tehtävän tai tehtävät ja lähettää aloitusilmoitukset sinulle ja kaikille aloituslomakkeen Kopio-kenttään merkityille henkilöille.

Osion alkuun

4. Manuaalinen käynnistäminen Microsoft Office -ohjelmassa

  1. Avaa kohde tietokoneeseen asennetulla Office-ohjelmalla.

    Huomautus: Tämä menetelmä ei voi käyttää, kun kohde on avoinna web application version Microsoft Office-ohjelman. Sen on oltava auki tietokoneessa ohjelman täysi, asennettu versio.

  2. Avoimen kohteen Tiedosto -välilehti, valitsemalla Tallenna ja Lähetäja napsauta sitten työnkulkua, jonka haluat suorittaa kohteessa.
    Backstage-näkymä (valittavat alueet korostettuina)

  3. Jos näet sanoman, joka ilmoittaa, että työnkulku edellyttää tiedoston sisäänkirjaamista, napsauta Kuittaa sisään -painiketta.
    (Jos et näe viestiä, siirry vaiheeseen 4.)
    Kohteen sisäänkuittausviesti (Kuittaa sisään -painike korostettuna)

  4. Napsauta isoa Aloita työnkulku -painiketta.
    Backstage-näkymä (Aloita työnkulku -painike korostettuna)

  5. Voit tehdä aloituslomakkeen Muuta työnkulkua -sivulla kaikki muutokset, jotka haluat lisätä tähän työnkulun.

    Huomautus: Aloituslomakkeen tässä kohdassa tehdyt muutokset on käytetty ainoastaan työnkulun nykyistä esiintymää. Jos haluat tehdä muutoksia, joita käytetään aina, kun työnkulku suoritetaan tai jos haluat muuttaa työnkulkuasetukset, jotka eivät näy tässä muodossa, lue tämän artikkelin muuttaminen -osiosta.

Aloituslomake kuvaselitteillä

Kuvaselite nro 1

Määritä henkilölle

Tee haluamasi muutokset henkilöluetteloon, jolle haluat työnkulun määrittävän tehtäviä.

  • Tehtävät määritetään yksi kerrallaan   
    Anna nimet ja osoitteet siinä järjestyksessä, jossa tehtävät määritetään.

  • Kaikki tehtävät määritetään samanaikaisesti   
    Nimien tai osoitteiden järjestyksellä ei ole väliä.

  • Jos olet tehtävän määrittäminen toiselle SharePoint-organisaation ulkopuoliselle   
    lisätietoja mukaan lukien ulkopuolisia osallistuja, katso tässä artikkelissa on VALMIINA -osiossa.

Kuvaselite nro 2

Sarja

Varmista, että olet määrittänyt oikein asetukset, joiden mukaisesti tehtävät määritetään yksi kerrallaan (sarjana) tai kaikki samalla kertaa (rinnakkain).

Saat lisätietoja sarja-ja rinnakkaisvaiheista on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 3

Lisää uusi vaihe

Lisää vaiheita, jotka haluat määrittää nykyisen vaiheen tai nykyisten vaiheiden lisäksi.

  • Voit poistaa koko vaiheen napsauttamalla poistettavaa vaihetta Määritä henkilölle -kentässä ja painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+DELETE.

Lisätietoja useiden vaiheiden ohjeaiheessa on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 4

Laajenna ryhmät

  • Valitsemalla tämän valintaruudun voit määrittää yhden tehtävän Määritä henkilölle -kenttään lisättävän ryhmän jokaiselle jäsenelle. (Jokainen ryhmän jäsen saa ilmoituksen tehtävästä, ja jokaisella jäsenellä on oma suoritettava tehtävänsä.)

  • On vain yksi tehtävä on määritetty kunkin koko ryhmän kirjoittamaasi Määritä -kenttään, Poista tämä valintaruutu. (Kunkin ryhmän jäsen saavat ilmoituksen tehtävän, mutta minkä tahansa yhden jäsenen, voit ottaa ja yhden tehtävän koko ryhmän puolesta. Löydät ohjeet ryhmätehtävien varaamisesta on tämän artikkelin VALMIINA -osiossa)

Kuvaselite nro 5

Pyyntö

Tähän kohtaan lisätty teksti näkyy kaikissa työnkulun lähettämissä ilmoituksissa. Muistathan lisätä tähän kohtaan kaikki osallistujien tarvitsemat lisäohjeet tai -resurssit, kuten

  • Yhteyshenkilö kyselyjä ja ongelmatilanteita varten

  • Onko palautetta voidaan lähettää ainoastaan tehtävälomakkeessa vai myös itse kohteeseen. (Ja jos kohteen, onko tarkistajat kuitata tiedoston ulos tai jätä se kuitattu sisään.)
    Lisätietoja tämän artikkelin Salli -osioon.

Tarvittaessa muistiinpanon yksittäisten tehtävien määritetty koko ryhmille tai jakauman luettelot.
Löydät ohjeet ryhmätehtävien varaamisesta on tämän artikkelin VALMIINA -osiossa.

Kuvaselite nro 6

Määräpäivät ja tehtävien kestot

Voit määrittää koko työnkululle määräpäivän ja/tai määrittää kunkin tehtävän suorittamista varten tietyn päivä-, viikko- tai kuukausimäärän tehtävän määrittämisestä alkaen.

Jos haluat lisätietoja määräpäivien käyttämisestä ja tehtävien keston määrittämisestä on tämän artikkelin suunnittelu -osioon.

Kuvaselite nro 7

KOPIO

Tee haluamasi lisäykset tai poista haluamasi tiedot. Muista myös:

  • Nimen lisääminen tähän tiedonsiirtopalveluiden käyttöä 't tuloksen tehtävän työnkulun tehtävän.

  • Jos työnkulku aloitetaan manuaalisesti, aloituksen suorittava henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

  • Jos työnkulku aloitetaan automaattisesti, työnkulun alun perin lisännyt henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

  1. Kun olet määrittänyt aloituslomakkeen asetukset haluamallasi tavalla, aloita työnkulku valitsemalla Aloitus.

Työnkulku määrittää ensimmäisen tehtävän tai tehtävät ja lähettää aloitusilmoitukset sinulle ja kaikille aloituslomakkeen Kopio-kenttään merkityille henkilöille.

Seuraava vaihe

  • Jos kyseessä on tämä työnkulku on suoritettu ensimmäistä kertaa, muiden osallistujien on tietoa ja apua suorittaminen varatut tehtävät? (Ne hyödyllisiä on tämän artikkelin VALMIINA -osiossa.)

  • On myös suositeltavaa tarkistaa, että osallistujat saavat sähköposti-ilmoitukset ja etteivät heidän sähköpostisuodattimensa tulkitse ilmoituksia roskapostiksi.

  • Ja, voi olla vähintään yksi työnkulun tehtävien suorittamiseen itse. Siirry tämän artikkelin tiedot VALMIINA -osioon.

  • Tänä aikana saat selville, miten voit seurantaan, joka työnkulun nykyisen esiintymän edistymisen, siirry tämän artikkelin valvonta -osiossa.

Osion alkuun | Artikkelin alkuun

Suorittaminen-osion käsitekuvake

Palautteen kerääminen -työnkulun tehtävän SUORITTAMINEN

Valitse teksti, jos sinulle on määritetty palautteen kerääminen-työnkulkutehtävän. Napsauta tätä uudelleen, kun olet valmis, sulje tämän osion.

Palautteen pyytäminen -työnkulun tehtävän suorittaminen

Jos sinulle on määrätty Palautteen kerääminen -työnkulun tehtävä ensimmäistä kertaa, sinun kannattaa lukea tämä artikkelin osio kokonaan ennen tehtävän suorittamista. Näin voit tutustua kaikkiin käytettävissäsi oleviin vaihtoehtoihin.

Huomautus: Jos tiedät, että sinulle on määrätty työnkulun tehtävä, mutta et ole saanut siitä sähköposti-ilmoitusta, tarkista, että sähköpostiohjelmasi roskapostisuodatin ei ole ohjannut ilmoitusta väärin. Tee siinä tapauksessa tarvittavat muutokset sähköpostin suodatinasetuksiin.

Tarkista ensin, että luet oikeaa artikkelia.

Erityyppiset työnkulut edellyttävät erilaisia toimenpiteitä.

Ennen kuin aloitat, tarkista, että sinulle määrätty tehtävä on varmasti Palautteen kerääminen -työnkulun tehtävä eikä jonkin toisen työnkulkutyypin tehtävä.

Etsi tekstiä, Kirjoita Tarkista jossakin seuraavista sijainneista:

  • Tehtäväilmoituksen Aihe -rivillä
    Hyväksy tehtäväilmoituksen Aihe-rivin teksti

  • Tarkistettavan kohteen sanomapalkki
    Hyväksy kohteen sanomapalkin teksti

  • Työnkulun tilasivun tehtävän otsikko
    Hyväksy Tilasivun tehtävien nimien teksti

Jos et näe paikoista Please Tarkista tekstiä, kysy henkilö, joka alkaa tai alun perin lisännyt työnkulun nähdäksesi, mitkä työnkulkumalli se perustuu, tai onko mukautetun työnkulun.

Jos tehtäväsi on Palautteen kerääminen -tehtävä, jatka lukemista.

Tämän osion sisältö

  1. Prosessin yleiskuvaus

  2. Kohteeseen ja tehtävälomakkeeseen ilmoitusviestin noutaminen

  3. Luettelon tai kirjaston kohteen ja tehtävälomakkeen noutaminen

  4. Kohteen tarkistaminen

  5. Täydennä ja lähettämään tehtävälomakkeen

  6. Myöhästymisilmoitukset

  7. Ryhmätehtävän varaaminen ennen sen suorittamista (valinnainen)

  8. Pyytää muutosta kohteeseen (valinnainen)

  9. Tehtävän toiselle henkilölle (valinnainen)

  10. (Valinnainen) ulkopuolisen osallistujan puolesta tehtävän suorittaminen

1. Prosessin yleiskuvaus

Jos sinulle on määritetty tehtävä työnkulussa, saat tiedon tehtävästä tavallisesti jollakin seuraavista kolmesta tavasta:

  • Saat tehtäväilmoituksen sähköpostitse.

  • Avatessasi Microsoft Office ‑asiakirjan näet sanomapalkissa ilmoituksen sinulle määritetystä tehtävästä.

  • Tarkistaessasi SharePoint-sivustoa huomaat, että sinulle on määritetty vähintään yksi tehtävä.

Kun huomaat, että sinulle on määritetty Palautteen kerääminen -työnkulun tehtävä, sinun on yleensä tehtävä kaksi asiaa:

  • Kohteen tarkistaminen    Avaat kohteen ja tarkistat sen.

  • Tehtävän suorittaminen    Lähetät tarkistuksen tulokset käyttämällä tehtävälomaketta.

Tehtävä suorittamiseen sisältyy tästä syystä usein seuraavat kolme kohdetta:

  • Ilmoitusviesti (lähetetään sähköpostitse)

  • Tarkistettavaksi lähetettävä kohde (jonka avaat ja tarkistat)

  • Tehtävälomake (jonka avaat, täydennät ja lähetät)

Seuraavassa on kuvattu nämä kolme kohdetta.

Tehtävän ilmoitusviesti, tarkistettava kohde ja tehtävälomake

Huomautus: Tehtävän ilmoitusviestin valintanauhan Avaa tämä tehtävä -painike tulee näkyviin vain, kun viesti avataan täydellisessä ja asennetussa Outlook-versiossa. Painike ei näy, jos ilmoitusviesti avataan Outlook Web Access -verkkosovelluksessa.

Osion alkuun

2. Kohteeseen ja tehtävälomakkeeseen siirtyminen ilmoitusviestistä

Toimi seuraavasti:

  1. Napsauta kohteen linkkiä ilmoitusviestin Tehtävän suorittaminen -ohjeista.

  2. Napsauta avatun kohteen sanomapalkissa olevaa Avaa tämä tehtävä -painiketta.

Kohteen ja tehtävälomakkeen avaaminen sähköpostitse lähettävästä ilmoitusviestistä

Huomautus: Tehtävän ilmoitusviestin valintanauhan Avaa tämä tehtävä -painike tulee näkyviin vain, kun viesti avataan täydellisessä ja asennetussa Outlook-versiossa. Painike ei näy, jos ilmoitusviesti avataan Outlook Web Access -verkkosovelluksessa.

Osion alkuun

3. Kohteeseen ja tehtävälomakkeeseen siirtyminen luettelosta tai kirjastosta

Toimi seuraavasti:

  1. Napsauta kohteeseen tai työnkulkuun liittyvää Meneillään-linkkiä  siinä luettelossa tai kirjastossa, jossa kohde tarkistetaan tai johon se tallennetaan.

  2. Napsauta Työnkulun tila -sivulla tehtävän otsikkoa.

  3. Napsauta kohteen linkkiä Tämän työnkulun tehtävän kohde on -sanomapalkissa.

Kohteen ja tehtävälomakkeen avaaminen luettelosta tai kirjastosta

Osion alkuun

4. Kohteen tarkistaminen

Tässä esimerkissä kohteena on Microsoft Word -asiakirja.

Vihje: Jos kyseessä on varaaminen, eli yhden tehtävän määritetty koko ryhmä tai jakeluluettelo luettelon siten, että yhden ryhmäjäsen voi suorittaa tehtävän koko ryhmälle, se on hyvä Varaa tehtävä ennen kohteen tarkistaminen. Näin voit pienentää mahdollisuutta, että ryhmän jäsen myös tarkastella artikkelin. Katso ohjeet Varaa varaaminen ennen sen suorittamistatämän osion kohdassa 7.

Tarkistettava kohde, jossa kaksi keltaista sanomapalkkia

Huomaa asiakirjan yläosassa olevat kaksi keltaista sanomapalkkia:

Palvelin vain luku-tilassa    Asiakirja on avattu vain luku-tilassa, toisin sanoen voit lukea asiakirjan mutta et voi tehdä muutoksia ei.

Työnkulkua suorittava henkilö voi valita vain tehtävälomakkeessa annettavan palautteen sallimisen tai myös muutosmerkintöjen ja kommenttien sallimisen kohteessa. Jos et ole varma, pitäisikö sinun työskennellä itse kohteessa, tarkista työnkulun aloittaneelta henkilöltä tai sen alun perin lisänneeltä henkilöltä. Jos sinun on tarkoitus lisätä muutosmerkintöjä ja kommentteja, napsauta Muokkaa tiedosta -painiketta.

Varmista seuraavat asiat:

  • Varmista, että tiedät, onko käytössäsi katsomaan asiakirjan kuitata ulos, ennen kuin voit lisätä muutosmerkintöjä ja kommentteja tai onko olet katsomaan jätä se kuitattu sisään niin, että usea tarkastaja voivat käsitellä sitä samanaikaisesti.
    Lisätietoja Microsoft Office-tiedostojen yhteiskäytöstä, on artikkelissa tiedostojen yhteiskäyttö ja yhteismuokkaaminen. Myös hyödyllisiä vapaa vuorovaikutteinen online kurssin yhteistyö asiakirjojen ja projektien entistä tehokkaammin . (Kurssin kolme ensimmäistä videot ovat yhteismuokkaamista ja yhteistyön.)

  • Varmista, että Ota käyttöön muutosten jäljittämisen, ennen kuin lisäät muutokset tai kommentit. Lisätietoja tämän artikkelin Salli -osion.

  • Varmista, että olet tallentanut muutoksesi palvelimelle, ennen kuin lopetat kohteen parissa työskentelyn. Jos olet kuitannut kohteen ulos, kirjaa se takaisin sisään.

Työnkulun tehtävän suorittaminen    Kun olet valmis ja lähettämään tehtävälomakkeen, napsauta Avaa tämä tehtävä -painiketta.

Osion alkuun

5. Tehtävälomakkeen täydentäminen ja lähettäminen

Palautteen kerääminen -työnkulun tehtävälomake näyttää seuraavankaltaiselta.

Palautteen kerääminen -tehtävälomake ja korostetuilla kentillä

Huomaa, että kaksi ensimmäistä ohjaa (Poista kohde ja Tämä työnkulku koskee kohteen otsikkoa) eivät näy tehtävälomakkeessa, kun se avataan sisällä kohde tarkistamista varten.

Kuvaselite nro 1

Kohteen poistaminen

Voit poistaa kyseisen tehtävän työnkulun nykyisestä esiintymästä napsauttamalla tätä painiketta.

  • Tehtävän poistaminen ei poista tarkistettavaa kohdetta.

  • Poistettu tehtävä ei näy enää Työnkulun tila -sivun Tehtävät-alueella. (Poistaminen silti tallennetaan sivun Historia-alueelle.)

Huomautus:  Jos et ole aloittanut tätä työnkulun esiintymää, kannattaa kysyä lupa tehtävän poistamiseen työnkulun aloittaneelta henkilöltä.

Kuvaselite nro 2

Tämä työnkulku koskee kohteen otsikkoa

Avaa kohde tarkistamista varten napsuttamalla oheista linkkiä.

Kuvaselite nro 3

Tila, Pyytäjä, Kootut kommentit, Määräpäivä

Et voi muokata tai muuttaa näihin neljään kenttään tehtyjä merkintöjä, mutta niiden tiedot ovat silti hyödyllisiä.

Huomaathan, että Kootut kommentit -ruudussa on mahdollisia lisäohjeita tehtävän suorittamista varten ja kaikki lomakkeeseen annetut kommentit osallistujilta, jotka ovat jo suorittaneet työnkulun samaan esiintymään kuuluvat omat tehtävänsä.

Kun olet lähettänyt oman lomakkeesi, kaikki Kommentit-ruutuun (4) lisäämäsi teksti näkyy vastaavasti Kootut kommentit -kentässä muille osallistujille.

Kuvaselite nro 4

Kommentit

Kirjoita tai liitä palautteesi tähän.

Tähän kohtaan lisäämäsi tekstit tallennetaan työnkulun historiatietoihin, ja muut osallistujat voivat tarkastella niitä myös Kootut kommentit -kentässä (3).

Kuvaselite nro 5

Lähetä palautetta

Kun olet kirjoittanut palautteen, jonka haluat lisätä Kommentit-kenttään (4) ja/tai lisännyt muutosmerkintöjä ja kommentteja itse kohteeseen, lähetä palautteesi ja suorita tehtäväsi napsauttamalla tätä painiketta.

Huomautus: Ennen kuin teet muutokset ikohde itse, varmista, että olet 'poistetaan pitäisi tehdä. Lisätietoja on artikkelissa osa 4tämän osion, Tarkista kohteen.

Kuvaselite nro 6

Peruuta

Voit sulkea tehtävän tallentamatta muutoksia tai vastauksia napsauttamalla tätä painiketta. Tehtävä jää keskeneräiseksi ja sinulle määritetyksi.

Kuvaselite nro 7

Muutospyyntö

Voit pyytää muutosta tarkistettavaan kohteeseen napsauttamalla tätä painiketta.

Lomakkeen, jolle voit lisätä tietoja pyyntö on kuva ja muita ohjeita Siirry kohtaan 8 tässä osiossa muutospyyntö kohteeseen.

Tämä toiminto saattaa olla poissa käytöstä joidenkin työnkulun tehtävien yhteydessä.

Kuvaselite nro 8

Määritä tehtävä uudelleen

Voit määrittää tehtävän toiselle henkilölle napsauttamalla tätä painiketta.

On kuva sivusta, jolle voit lisätä tehtävän uudelleenvaraustiedot tietoja ja muita ohjeita Siirry kohtaan 9 tässä osiossa tehtävän toiselle henkilölle.

Tämä toiminto saattaa olla poissa käytöstä joidenkin työnkulun tehtävien yhteydessä.

Osion alkuun

6. Myöhästymisilmoitukset

Jos tehtävän tai koko työnkulun esiintymän suorittaminen on myöhästynyt, ilmoitukset lähetetään automaattisesti seuraaville vastaanottajille:

  • Henkilö, jolle tehtävä on määritetty.

  • Työnkulun aloittanut henkilö (tai automaattisen aloituksen yhteydessä työnkulun alun perin lisännyt henkilö).

Osion alkuun

7. Ryhmätehtävän varaaminen ennen sen suorittamista (valinnainen)

Jos yksittäinen tehtävä on määritetty koko ryhmälle, johon kuulut, kuka tahansa ryhmän jäsenistä voi varata ja suorittaa yksittäisen tehtävän koko ryhmän puolesta.

Varaa tehtävä, ennen kuin aloitat kohteen tarkistamisen. Heti kun varaat tehtävän, se määritetään sinulle, eivätkä muut ryhmän jäsenet voi suorittaa sitä. (Näin varmistetaan, että vain yksi ihminen tekee tarvittavan työn.)

  1. Osoita Työkulun tila -sivulla ryhmällesi määritettyä tehtävää, kunnes näkyviin tulee nuoli.

  2. Napsauta nuolta, valitse Muokkaa kohdetta ja napsauta tehtävälomakkeen Varaa tehtävä -painiketta.
    Ryhmätehtävän varaaminen

Kun Työnkulun tila -sivu päivitetään, näet, ettei tehtävää ole enää määritetty ryhmälle vaan erityisesti sinulle.

Jos haluat vapauttaa tehtävän myöhemmin uudelleen ryhmälle suorittamatta sitä, palaa tehtävälomakkeeseen noudattamalla samoja vaiheita mutta valitse tällä kertaa Vapauta tehtävä -painike.

Tehtävälomakkeen Vapauta tehtävä -painike

Palaa kohteen tarkistamiseen

8. Kohteen muutospyyntö (valinnainen)

Ennen kuin aloitat tämän prosessin, huomioi, että työnkulku on saatettu määrittää päättymään heti, jos kohteeseen tehdään joitakin muutoksia. On suositeltavaa tarkistaa työnkulun aloittaneelta tai alun perin lisänneeltä henkilöltä, että muutosten tekeminen on sallittua, vaikka se aiheuttaisi koko työnkulun loppumisen samanaikaisesti.

Seuraavassa esimerkissä on kuvattu muutospyyntö skenaarion muodossa.

Kuvitellaan, että nimesi on Ari.

Kuvitellaan, että työkaverisi nimeltä Heidi on aloittanut Palautteen kerääminen -työnkulun luomassaan tiedostossa.

Kun tarkistat Heidin uutta asiakirjaa, huomaat, että sen johdanto on mielestäsi liian pitkä.

Napsautat Muutospyyntö-painiketta työnkulun tehtävälomakkeen alaosassa ja täytät lomakkeen.

Kohteen muutospyyntölomake

Kuvaselite nro 1

Muutospyyntölomake

Kirjoita sen henkilön nimi tai sähköpostiosoite, jolta pyydät muutosta.

(Voit lähettää pyynnön työnkulun suorituksen aloittaneelle henkilölle  tai, jos käytössä on työnkulun automaattinen käynnistys, Palautteen kerääminen -työnkulun alun perin lisänneelle henkilölle.  Voit myös jättää tämän kentän tyhjäksi.)

Kuvaselite nro 2

Uusi pyyntö

Kuvaile muutosta, jonka haluat tehdä, ja lähetä kaikki tiedot henkilölle, joka voi tehdä tarvittavat muutokset.

(Tähän kohtaan lisäämäsi teksti lisätään myös Kootut kommentit -alueelle.)

Kuvaselite nro 3

Uusi kesto

Valitse jokin seuraavista kolmesta vaihtoehdosta:

  • Nykyisen määräpäivän    Jätä tämä kenttä tyhjäksi.

  • Määräpäivän poistaminen    Kirjoita numero 0.

  • Uuden eräpäivän päivämäärän    Kirjoita numero tähän ja määritä sitten keston yksikkö seuraavan kentän. Määritä ennen muuta tehtävän erääntyy kauden yhdessä kaksi merkintää.

Kuvaselite nro 4

Uusi keston yksikkö

Jos määrität uuden tehtävän keston, voit määrittää tehtävän määräajan käyttämällä tätä kenttää ja Uusi kesto -kenttää. (Esimerkiksi 3 päivää tai 1 kuukausi tai 2 viikkoa.)

Kun olet määrittänyt kaikki lomakkeen tapahtumat tapaa, jolla haluat heidän, valitset Lähetäja nykyinen tehtävä merkittyvalmiina. (Mutta valmista ei vielä ole. Sinun oma tarkistustehtävän uudelleen Anna päätyttyä muuta tehtävän.)

Tällä välin Heidi saa seuraavan sähköposti-ilmoituksen:

Ilmoitus lähetetään, kun kohteen muutosta on pyydetty

Heidi näkee suoraan aiheriviltä (nro 1 kuvassa), että kyseessä ei ole tavanomainen Palautteen kerääminen -ilmoitus vaan kohteen muutospyyntö. Hän näkee tiedot pyydetystä muutoksesta Pyytänyt muutosta henkilöltä -kohdasta (nro 2).

Heidi tarkistaa kohteen, tekee tarvittavat muutokset, tallentaa muutokset ja kirjaa kohteen takaisin sisään. (Jos työnkulku on määritetty päättymään heti, kun kohteeseen tehdään muutos, tämä toiminto päättää työnkulun.)

Tämän jälkeen Heidi siirtyy Työnkulun tila -sivulle ja avaa muutospyyntötehtävän Tehtävät-alueelta.


Lomakkeen lähetys, kun pyydetty muutos on suoritettu

Heidi lisää kaikki haluamansa tiedot Kommentit-kenttään ja valitsee sen jälkeen Lähetä vastaus. Työnkulku suorittaa kaksi toimintoa:

  • Se merkitsee Heidin muutospyyntötehtävän valmiiksi.

  • Lisäksi se määrittää sinulle uuden tarkistustehtävän (Heidin kommentit on lisätty Kootut kommentit -kenttään) ja lähettää sinulle ilmoituksen tehtävästä.

Nyt voit jatkaa eteenpäin ja suorittaa muutetun kohteen arvioinnin.

Tänä aikana kaikkia toimintoja seurataan, ja ne näkyvät Työnkulun tila -sivun Työnkulkuhistoria-osiossa seuraavan kuvan tavoin.

Muutospyynnön tiedot Työnkulkuhistoria-kohdassa

Oheinen kaavio kuvaa koko prosessia.

Muutospyynnön vuokaavio

Osion alkuun

9. Tehtävän siirtäminen toiselle käyttäjälle (valinnainen)

Jos haluat, että joku toinen suorittaa sinulle määritetyn työnkulun tehtävän, valitse työnkulun tehtävälomakkeessa Määritä tehtävä uudelleen.

Lomake tulee näkyviin.

Tehtävän uudelleenmäärityslomake

Kuvaselite nro 1

Määritä tehtävä uudelleen käyttäjälle

Anna sen henkilön nimi tai osoite, jolle haluat määrittää tämän tehtävän.

Voit määrittää tämän tehtävän työnkulun aloittaneelle henkilölle  tai, jos käytetään automaattisesti aloitettua työnkulkua, henkilölle, joka on alun perin lisännyt tämän työnkulun.  Voit myös jättää tämän kentän tyhjäksi.

Kuvaselite nro 2

Uusi pyyntö

Lähetä kaikki tiedot, joita henkilö, jolle määrität tehtävän, tarvitsee tehtävän suorittamiseen. (Tähän kohtaan lisäämäsi teksti lisätään myös Kootut kommentit -alueelle.)

Kuvaselite nro 3

Uusi kesto

Valitse jokin seuraavista kolmesta vaihtoehdosta:

  • Nykyisen määräpäivän    Jätä tämä kenttä tyhjäksi.

  • Määräpäivän poistaminen    Kirjoita numero 0.

  • Uuden eräpäivän päivämäärän    Kirjoita numero tähän ja määritä sitten keston yksikkö seuraavan kentän. Määritä ennen muuta tehtävän erääntyy kauden yhdessä kaksi merkintää.

Kuvaselite nro 4

Uusi keston yksikkö

Jos määrität uuden tehtävän keston, voit määrittää tehtävän määräajan käyttämällä tätä kenttää ja Uusi kesto -kenttää. (Esimerkiksi 3 päivää tai 1 kuukausi tai 2 viikkoa.)

Kun lomake on valmis, valitse Lähetä. Tehtävä merkitään valmiiksi, ja henkilölle, joka on nyt vastuussa tehtävästä, määritetään uusi tehtävä, ja tehtäväilmoitus lähetetään.

Kaikki lähettämäsi uudet tiedot lisätään uuden tehtäväilmoituksen on delegoinut -tekstiin (nro 1 seuraavassa kuvassa).

Uudelleenmääritetyn tehtävän ilmoitus

Tänä aikana kaikkia muutoksia seurataan, ja ne näkyvät Työnkulun tila -sivun Tehtävät- ja Historia-osioissa seuraavan kuvan mukaisesti.

Uudelleenmääritetyn tehtävän Työnkulun tila -sivun Tehtävät- ja Historia-alueet

Osion alkuun

10. Tehtävän suorittaminen ulkopuolisen osallistujan puolesta (valinnainen)

Käytettävissä on erityinen prosessi niitä käyttäjiä varten, jotka eivät ole SharePoint-organisaatiosi jäseniä. Tässä prosessissa sivuston jäsen toimii välittäjänä ulkopuoliselle jäsenelle:

  1. Lisää ulkopuolisen osallistujan sähköpostiosoite vastaavaan Määritä henkilölle -vaiheeseen liittämislomakkeen toisella sivulla.

  2. Itse asiassa työnkulku määrittää ulkopuolisen osallistujan tehtävän sivuston jäsenelle, joka aloittaa työnkulun,  tai, mikäli työnkulku aloitetaan automaattisesti, tehtävä määritetään työnkulun alun perin lisänneelle jäsenelle. Henkilö, jolle tehtävä määritetään, toimii ulkopuolisen osallistujan välittäjänä.

  3. Tämä sivuston jäsen saa tehtäväilmoituksen, joka sisältää ohjeet lähettää kohteen kopio tarkistettavaksi ulkopuoliselle osallistujalle. (Samanaikaisesti ulkopuolinen osallistuja saa kopion tehtäväilmoituksesta, joka on hänelle samalla muistutus tehtävän suorittamisesta.)

  4. Sivuston jäsen, jolle tehtävä on alun perin määritetty, lähettää kopion kohteesta ulkopuoliselle osallistujalle.

  5. Ulkopuolinen osallistuja tarkistaa kohteen ja lähettää vastauksensa takaisin sivuston jäsenelle.

  6. Kun ulkopuolisen jäsenen vastauksen saapuu, sivuston jäsen suorittaa tehtävän SharePoint ulkopuolisen jäsenen puolesta.

Tätä prosessia on kuvattu oheisella kaaviolla.

Prosessin vuokaavio: ulkopuolisen osallistujan lisääminen

Osion alkuun | Artikkelin alkuun

Valvonta-osion kuvake

Palautteen kerääminen -työnkulun VALVONTA, säätäminen tai pysäyttäminen

Valitse teksti, jos haluat seurata työnkulun edistymisen, säätää työnkulun ollessa käynnissä tai lopeta työnkulun, joka ei ole vielä suorittanut. Napsauta tätä uudelleen, kun olet valmis, sulje tämän osion.

Palautteen kerääminen -työnkulun valvonta, säätäminen tai pysäyttäminen

Voit valvoa, säätää tai pysäyttää käynnissä olevan työnkulun kyseisen esiintymän Työnkulun tila -sivulta.

Näytämme ensin, miten pääset kyseiselle sivulle, minkä jälkeen opastamme käyttämään sivun asetuksia ja sivulla olevia tietoja. Lopuksi esittelemme kaksi muuta sivua, joilta saat lisää valvontatietoja.

Tämän osion sisältö

  1. Työnkulun tila-sivulle

  2. Työnkulun tila-sivun avulla voit valvoa edistymistä työnkulku

  3. Aktiivisten tehtävien (jo määritettyjen tehtävien) muuttaminen

  4. Tulevien tehtävien (määrittämättömien tehtävien) muuttaminen

  5. Peruminen tai lopettaminen tämä työnkulku

  6. Selvitä, mitkä työnkulut ovat käytössä kohteen

  7. Koko sivustokokoelman työnkulkujen valvominen

1. Työnkulun tila -sivun avaaminen

Napsauta kohteen sisältämässä luettelossa tai kirjastossa kohteen Meneillään-linkkiä ja haluamaasi työnkulkua.

Tässä esimerkissä kohde on Esitysluonnos-niminen asiakirja ja työnkulkuna on Hyväksyntä 3.

Napsauta työnkulun tilan linkkiä

Työnkulun tila -sivu avautuu

Huomautukset: 

  • Jos luettelo tai kirjasto on paljon kohteita, voit/lajittelu tai suodatus löydät etsimäsi Lisää nopeasti kohteen. Jos huomaat, että olet toistuvasti lajittelu tai suodatus samalla tavalla, hyödyllisiä se luo mukautetun näkymän, joka automatisoi, erityisesti järjestäminen. Lisätietoja SharePoint näkymien luomisesta on artikkelissa luominen, muokkaaminen, tai poista näkymä.

  • Voit siirtyä Työnkulun tila -sivulle myös napsauttamalla joko esiintymän Tarkastele työnkulun tilaa -linkkiä käynnissä olevan työnkulun sähköpostiviesti-ilmoituksessa tai Työnkulkuhistoria-linkkiä suoritetun työnkulun sähköposti-ilmoituksessa.

Osion alkuun

2. Työnkulun edistymisen valvominen Työnkulun tila -sivun avulla

Työnkulun tila -sivun kunkin osion kuvan kohdalta voit hakea valvontakysymyksiä, joihin vastataan kyseisessä osiossa.

Työnkulun tiedot -osio

Työnkulun tiedot -osio Työnkulun tila -sivulla

Vastattavat kysymykset:

  • Kuka aloitti tämän työnkulun esiintymän?

  • Milloin tämä esiintymä aloitettiin?

  • Milloin esiintymän viimeinen toiminto suoritettiin?

  • Missä kohteessa tämä esiintymä toimii?

  • Mikä on tämän esiintymän nykyinen tila?

Työnkulun visualisoinnin-osio

Työnkulun tila -sivun visualisointiosio

Vastattavat kysymykset:

  • Onko tämä työnkulku kuin tällä hetkellä näyttää useita vaiheita?

  • Kussakin vaiheessa, jolle tehtävät ovat?

  • Ovatko tehtävät kunkin vaiheen määritetään sarjana ja rinnakkain?

  • Mitkä tehtävät, kussakin vaiheessa on jo suoritettu, ja joka on vielä?

Huomautus: Jos et näe visualisoinnin työnkulun tila-sivulla, tarkista asia yhteys järjestelmänvalvojaan ja selvitä, onko Visio services aktivoida sivustokokoelman.

Kun tiedät, miten voit lukea visualisoinnin, näet yhdellä silmäyksellä nykyisen tilan.

Jos työnkulku on useampi kuin yksi vaihe    On tärkeää tietää, että:

  • Visualisoinnin näkyy vain yksi vaihe kerrallaan.

  • Jos työnkulku on useampi kuin yksi vaihe, näkyviin tulee pieni musta kolmio, ylä- tai tehtävät.

  • Voit tarkastella edellistä vaihetta, voit valitsemalla-kolmio yläpuolella tehtävät. Voit tarkastella seuraavassa vaiheessa, napsauttamalla-kolmio alla tehtävät.

Kolmivaiheinen työnkulku oheisen ovat ne näkyisivät visualisoinnin.

Yksi vaihe

Työnkulun vaiheen visualisointi

Huomaa, että:

  • Tämä ensimmäinen vaihe on vain yksi tehtävä, jossa on jo määritetty Viljo.

  • Pieni musta kolmio alareunassa (korostettiin tähän punaista ympyrää) ilmaisee, että nykyisen vaiheen perään Lisää vähintään yksi vaihe.

  • Seuraava vaihe näkyviin valitsemalla kolmion.

Vaihe 2

Työnkulun vaiheen visualisointi

Huomaa, että:

  • Toista tämä vaihe on kaksi tehtävää.

  • Sininen nuoli (korostettiin tähän punaista ympyrää) kaksi osallistujien välinen ilmaisee, että tämän vaiheen tehtävät osoitetaan peräkkäin (sarjana).

  • Anna on jo määritetty hänen tehtävä, mutta hän ei ole vielä suorittanut sitä. (Kun hän on, vihreä valintamerkki lisätään kuvake, joka edustaa hän.)

  • Koska tämän vaiheen tehtävät osoitetaan sarjana, vuoksi tehtävä ei määritetty, ennen kuin Heidi on valmis hers.

  • Kaksi pieni musta kolmiot, yksi yllä ja jokin jäljempänä tehtäviä, kertoa, että muut vaiheet sekä edeltävän ja seuraavan tämän saman ovat.

Vaihe 3

Työnkulun vaiheen visualisointi

Huomaa, että:

  • Tämä vaihe on myös kaksi tehtävää, mutta tällä hetkellä ne on varattu samalla kertaa (rinnakkain).

  • Rinnakkaisia varauksen on jota sininen ympyrä välillä kaksi osallistujille, joka korvaa edellisen, serial vaiheen näkyviin tulevaa nuolta.

  • Anna on jo suoritettu hänen tehtävän ja siten vihreä valintamerkki on lisätty hänen kuvaketta. (Huomaa, että vihreä valintamerkki ei tarkoita, Anna on hyväksytty kohteen vain, että hän on valmis hänen tehtävän. Jos hän oli hylännyt kohteen, hänen kuvake merkittävä saman vihreä valintamerkki.)

  • Tavoitettavuus vain yhtä pieni musta kolmio, yläpuolella tehtävät , ilmaisee, että on vähintään yksi edeltävän tämä vaihe, mutta ei seuraavat vaiheet.

Tehtävät-osa

Työnkulun tila -sivun Tehtävät-alue

Vastattavat kysymykset:

  • Mitkä tehtävät on jo luotu ja määritetty, ja mikä on niiden nykyinen tila?

  • Mitkä tehtävät on jo suoritettu, ja mikä oli näiden tehtävien tulos?

  • Mikä on kunkin jo luodun ja määritetyn tehtävän määräaika?

Tehtävät, jotka on poistettu ja tehtäviä, joita ei ole vielä määritetty ei näy tässä osiossa. ( Työnkulun visualisoinnin, mutta pian tehtävävarausten kunkin vaiheen; ja Työnkulkuhistoria -osassa näkyvät kaikki tehtävän poistot tallennetaan, kun ne sijaitsevat.)

Työnkulkuhistoria-osa

Työnkulkuhistoria-osa Työnkulun tila -sivulla

Vastattavat kysymykset:

  • Mitkä tapahtumat ovat jo tapahtuneet tässä työnkulun esiintymässä?

  • Huomaa, että erääntyneet tehtävät ja erääntyneiden tehtävien ilmoitukset eivät näy tällä alueella.

Osion alkuun

3. Aktiivisten tehtävien (jo määritettyjen tehtävien) muuttaminen

Määritettyjä tehtäviä, joita ei ole vielä suoritettu, voi muuttaa kahdella eri tavalla:

  • Yhden aktiivisen tehtävän muuttaminen

  • Kaikkien aktiivisten tehtävien muuttaminen

Yhden aktiivisen tehtävän muuttaminen

Käyttöoikeudet    Jos haluat tehdä muutoksia yhden tehtävän, joka on määritetty jonkun muun kuin itse, sinulla on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus. (Omistajat-ryhmään on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus oletusarvoisesti; jäsenet-ryhmään ja vierailijat-ryhmiin eivät. Niin se on mahdollista, esimerkiksi oikeudet, jotta voit aloittaa työnkulun, mutta ei tehdä muutoksia toisen osallistujan tehtävä.)

Jos sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet:

  1. Napsauta työnkulun tila-sivun tehtävät -luettelossa tehtävän otsikkoa.
    Tehtävän otsikon valitseminen luettelossa

  2. Tehtävälomakkeen avulla voit täydentää tai poistaa tehtäviä, määrittää niitä uudelleen tai pyytää muutosta kohteeseen.

Tarkempia ohjeita tehtävälomakkeen käyttämisestä on artikkelissa on tämän artikkelin VALMIINA -osiossa.

Kaikkien aktiivisten tehtävien muuttaminen

Käyttöoikeudet    Kaikki neljä komennon linkkiä seuraavassa kuvassa näkyvät työnkulun tila-sivun, kaikki, joilla on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus. Kolme ensimmäistä linkit näkyvät sivulla henkilö, joka käynnistää työnkulun esiintymää, muttaLopeta tämä työnkulku nyt -linkki tiedonsiirtopalveluiden käyttöä 't on näkyvissä vain kyseinen henkilö on myös luetteloiden hallinta-käyttöoikeus. (Uudelleen omistajat-ryhmään on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus oletusarvoisesti; jäsenet-ryhmään ja vierailijat-ryhmiin eivät.)

  1. Napsauta työnkulun tila-sivulla työnkulun visualisoinnin alapuolella Päivitä aktiiviset palautteen kerääminen -linkkiä.
    Päivitä aktiiviset hyväksyntätehtävät -linkki työnkulun tilassa

  2. Tee avautuvaan lomakkeeseen tarvittavat muutokset ja valitse OK.

    • Muutoksista kertovat ilmoitukset lähetetään henkilöille, joille on määritetty kyseisen esiintymän tehtäviä.

    • Jo suoritettuihin tai poistettuihin tehtäviin ja tehtäviä ei ole vielä määritetty, ovatn't tähän lomakkeeseen tekemäsi muutokset vaikuttavat.

    • Jos haluat tehdä muutoksia tehtäviin ei ole vielä määritetty, katso tässä osiossa tulevien tehtävien muuttaminenseuraavassa osassa.

Aktiivisten tehtävien muuttaminen lomakkeella

Kuvaselite nro 1

Tehtäväkohtainen kesto, keston yksikkö

Nykyisen määräpäivän    Jätä Tehtäväkohtainen kesto tyhjäksi äläkä tee mitään muutoksia Kestonyksikkö.

Määräpäivän poistaminen kokonaan    Kirjoita numero 0Tehtäväkohtainen kesto.

Jos haluat siirtää määräpäivän pidentämällä tehtävän kesto    Molempien määräpäiväkenttien avulla voit määrittää niiden määrän ja tyypin yksiköiden, jonka mukaan haluat pidentää kestoa.

Kuvaselite nro 2

Pyyntö

Jos haluat muuttaa pyyntötekstin    Tee haluamasi muutokset tekstiruutuun.

  1. Kun kaikki lomakkeen kentät on muutettu haluamallasi tavalla, valitse OK.

Kaikki nykyisen esiintymän aktiiviset tehtävät päivitetään.

Osion alkuun

4. Tulevien tehtävien (määrittämättömien tehtävien) muuttaminen

Käyttöoikeudet    Kaikki neljä komennon linkkiä seuraavassa kuvassa näkyvät työnkulun tila-sivun, kaikki, joilla on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus. Kolme ensimmäistä linkit näkyvät sivulla henkilö, joka käynnistää työnkulun esiintymää, muttaLopeta tämä työnkulku nyt -linkki ei näy, ellet kyseinen henkilö on myös luetteloiden hallinta-käyttöoikeus. (Uudelleen omistajat-ryhmään on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus oletusarvoisesti; jäsenet-ryhmään ja vierailijat-ryhmiin eivät.)

  1. Napsauta työnkulun tila-sivulla työnkulun visualisoinnin alapuolella olevaa Lisää tai päivitä palautteen keräämisen tarkastajia -linkkiä.
    Lisää tai päivitä palautteen keräämisen tarkistajia Työnkulun tila -sivulla

  2. Tee avautuvaan lomakkeeseen tarvittavat muutokset ja valitse PÄIVITÄ.

    Huomautus:  Tähän lomakkeeseen tekemäsi muutokseteivät vaikuta jo luotuihin ja määritettyihin tehtäviin.

Tulevien tehtävien muuttaminen lomakkeella

Kuvaselite nro 1

Osallistujat, Järjestys, Laajenna ryhmät

  • Osallistujien lisääminen tai poistaminen ja tehtävien järjestyksen muuttaminen    Voit muuttaa, poistaa ja/tai järjestää uudelleen osallistujien nimien tai osoitteiden järjestystäOsallistujat-kentässä.

  • Jos haluat poistaa koko vaiheen Napsautakentän poistettavaa vaihettaMääritä henkilölle ja painamalla näppäinyhdistelmää CTRL + DELETE.

Huomautus: Voit käyttääLaajenna ryhmät -valintaruutu, jos haluat määrittää, onko jakeluryhmien luettelossa määritetään vain yksi tehtävä koko ryhmää varten vai yksi tehtävä yhtä jäsentä.

Lisätietoja näiden kenttien käyttämisestä on artikkelissa suunnittelu -osiossa ja vastaavassa Lisää-osiossa (luettelo/kirjasto tai sivustokokoelma) on tämän artikkelin.

Kuvaselite nro 2

Pyyntö

  • Jos haluat muuttaa pyyntötekstin    Tee haluamasi muutokset haluat ruudussa olevaa tekstiä.

Kuvaselite nro 3

Kaikkien tehtävien määräpäivä, Tehtäväkohtainen kesto, Keston yksikkö

  • Muuttaa tai poistaa kalenterin määräpäivän    Poista olemassa olevaa päivämäärää ja joko antaa uuden tai poista tietyt määräpäivä päivämäärän kokonaan, jätä kenttä tyhjäksi. (Älä 't Kirjoita tähän kenttään nolla. Tämä kenttä sisältää kalenterin päivämääräarvon tai on tyhjä.)

  • Jos haluat säilyttää nykyisen määräajan    Jätä Tehtäväkohtainen kesto tyhjäksi äläkä tee mitään muutoksia Kestonyksikkö.

  • Määräajan poistaminen kokonaan    Kirjoita numero 0Tehtäväkohtainen kesto.

  • Tehtävän keston pidentäminen    Molempien kestot-kenttien avulla voit määrittää numero ja kirjoita yksiköiden, jonka mukaan haluat pidentää kestoa. Lisätietoja määräpäivät ja keston määrittämisestä on artikkelissa on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

  1. Kun kaikki lomakkeen kentät on muutettu haluamallasi tavalla, valitse OK.

Tekemäsi muutokset vaikuttavat kaikkiin nykyisen esiintymän tuleviin tehtäviin.

Osion alkuun

5. Suoritettavan työnkulun peruminen tai lopettaminen

Voit pysäyttää suoritettavan työnkulun kahdella eri tavalla ennen sen valmistumista:

  • Työnkulun peruuttaminen    Kaikki tehtävät peruutetaan, mutta ne säilyvät Työnkulun tila -sivun Tehtävät-alueella.

  • Lopeta työnkulku    Kaikki tehtävät peruutetaan, ja se poistetaan työnkulun tila-sivun tehtävät -alueelta. (Ne, kuitenkin yhä näkyvät Työnkulkuhistoria-alueelle.)

Seuraavassa on kuvattu ohjeet peruuttamista ja lopettamista varten.

Peruuttaminen (kaikki tehtävät peruutetaan, mutta ne jäävät näkyviin Tehtävät- ja Historia-luetteloihin)

Käyttöoikeudet    Kaikki neljä komennon linkkiä seuraavassa kuvassa näkyvät työnkulun tila-sivun, kaikki, joilla on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus. Kolme ensimmäistä linkit näkyvät sivulla henkilö, joka käynnistää työnkulun esiintymää, muttaLopeta tämä työnkulku nyt -linkki tiedonsiirtopalveluiden käyttöä 't on näkyvissä vain kyseinen henkilö on myös luetteloiden hallinta-käyttöoikeus. (Uudelleen omistajat-ryhmään on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus oletusarvoisesti; jäsenet-ryhmään ja vierailijat-ryhmiin eivät.)

Jos työnkulun nykyistä esiintymää ei enää tarvita, se voidaan pysäyttää.

  • Napsauta Työnkulun tila -sivulla työnkulun visualisoinnin alapuolella olevaa linkkiä Peruuta kaikki palautteen kerääminen -tehtävät.

Peruuta kaikki palautteen kerääminen -tehtävät -linkki Työnkulun tila -sivulla

Kaikki nykyiset tehtävät peruutetaan, ja työnkulku loppuu, jolloin sen tilana näkyy Peruutettu. Peruutetut tehtävät näkyvät yhä Tehtävät-alueella ja Työnkulkuhistoria-alueella.

Lopeta (kaikki tehtävät poistetaan Tehtävät-luettelosta, mutta ne jäävät silti Historiatietoihin)

Käyttöoikeudet    Kaikki neljä komennon linkkiä seuraavassa kuvassa näkyvät työnkulun tila-sivun, kaikki, joilla on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus. Kolme ensimmäistä linkit näkyvät sivulla henkilö, joka käynnistää työnkulun esiintymää, muttaLopeta tämä työnkulku nyt -linkki tiedonsiirtopalveluiden käyttöä 't on näkyvissä vain kyseinen henkilö on myös luetteloiden hallinta-käyttöoikeus. (Uudelleen omistajat-ryhmään on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus oletusarvoisesti; jäsenet-ryhmään ja vierailijat-ryhmiin eivät.)

Työnkulku voidaan lopettaa virheen sattuessa tai jos työnkulku pysähtyy ja lakkaa vastaamasta.

  • Napsauta työnkulun tila-sivulla työnkulun visualisoinnin alapuolella olevaa Lopeta tämä työnkulku nyt -linkkiä.

Lopeta tämä työnkulku nyt -linkki Työnkulun tila -sivulla

Työnkulun kaikki tehtävät peruutetaan ja poistetaan työnkulun tila-sivun tehtävät -alueelta, mutta niitä silti näkyvät Työnkulkuhistoria -alueella. Työnkulun päättyy tila on Peruutettu.

Osion alkuun

6. Kohteen käynnissä olevien työnkulkujen tarkistaminen

Työnkulun tila -sivulla näkyvät kaikki työnkulun kohteet, jotka ovat parhaillaan käynnissä.

  1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon kohde on tallennettu.

  2. Osoita kohteen nimeä, napsauta esiin tulevaa nuolta ja valitse sitten avattavasta valikosta Työnkulut .

    Työnkulkujen valitseminen avattavasta valikosta

  3. Työnkuluissa: Kohteen nimi -sivun Käynnissä olevat työnkulut -kohdassa näkyvät kaikki kohteen käynnissä olevat esiintymät.

Huomautus:  Huomaa, että yksittäisen työnkulun useita esiintymiä ei voi olla käynnissä samaan aikaan samassa kohteessa. Esimerkki: Kaksi Palautteen kerääminen -malliin perustuvaa työnkulkua on lisätty. Toisen nimi on Suunnitelman palaute ja toisen Budjetin palaute. Yhdessä kohteessa voi olla samanaikaisesti käynnissä yksi Suunnitelman palaute- ja Budjetin palaute –esiintymä, mutta ei kahta esiintymää kummastakaan työnkulusta.

Osion alkuun

7. Koko sivustokokoelman työnkulkujen valvominen

Sivustokokoelmien järjestelmänvalvojat voivat tarkastella nopeasti seuraavia tietoja:

  • miten montaa kuhunkin työnkulkumalliin perustuvaa työnkulkua käytetään sivustokokoelmassa

  • onko kukin sivustokokoelman työnkulkumalli parhaillaan käytössä vai poissa käytöstä

  • miten monta kuhunkin työnkulkumalliin perustuvan työnkulkuversion esiintymää on parhaillaan käynnissä sivustokokoelmassa.

Toimi seuraavasti:

  1. Siirry sivustokokoelman kotisivulle (ei sivuston kotisivulle eikä kokoelman alisivustoon).

  2. Valitse Sivuston toiminnot -valikossa Sivuston asetukset.
    Valitse Sivuston toiminnot -valikosta Sivuston asetukset.

  3. Valitse sivuston asetukset-sivun Sivustonhallinta-kohdasta työnkulkuja.
    Työnkulut-linkki Sivuston hallinta -otsikon alla

Näyttöön avautuu Työnkulut-sivu, jolla tiedot näkyvät.

Seuraava vaihe

Jos tämän työnkulkuversio on suorittanut ensimmäisen kerran, haluat ehkä ohjeita käyttämisestä on tämän artikkelin tarkastelu -osiossa voit tarkastella tapahtumat esiintymän ja tietää, onko työnkulun toiminnot tavalliseen tapaan haluat sen.

Osion alkuun | Artikkelin alkuun

Tarkistus-osion käsitekuvake

TARKISTA Palautteen kerääminen -työnkulun tulokset ja luo raportteja

Valitse teksti, jos olet valmis, tarkista tulokset yhteen työnkulun esiintymän tai suorituskykyyn työnkulun raporttien luominen useita kertoja yli. Napsauta tätä uudelleen, kun olet valmis, sulje tämän osion.

Tarkista Palautteen kerääminen –työnkulun tulokset ja luo raportteja

Kun työnkulun esiintymä on suoritettu, voit tarkastella sen historiatietoihin tallennettuja tapahtumia. (Kaikkien esiintymien tiedot ovat käytettävissä jopa 60 päivää esiintymän suorittamisen jälkeen.)

Tärkeää: Huomaa, että SharePoint ylläpitämä Työnkulkuhistoria on tarkoitettu vain epäviralliset apuna. Se ei voi käyttää virallinen auditointeja tai muuhun tarkoitukseen oikeudelliset, evidentiary.

Voit laatia yleisiä suorituskykyraportteja myös työnkulun eri esiintymien välillä.

Tämän osion sisältö

  1. Uusimman esiintymän tarkistettavat tapahtumat

  2. Esiintymän historiatietojen tarkasteleminen 60 päivän

  3. Työnkulun suorituskykyraporttien luominen

1. Uusimman esiintymän tarkistettavat tapahtumat

Niin kauan kuin kohde on samassa luettelossa tai kirjastossa ja sama työnkulku suoritetaan uudelleen samassa kohteessa, uusimman esiintymän historiatietoja voidaan tarkastella luettelossa tai kirjastossa.

Missä tahansa kohteessa käytetyn työnkulun uusimman esiintymän Työnkulun tila -sivun tarkasteleminen

  • Napsauta kohteen sisältämässä luettelossa tai kirjastossa kohteen tilan linkkiä ja haluamaasi työnkulkua.

Tässä esimerkissä kohde on Esitysluonnos -niminen asiakirja ja työnkulkuna on Uuden asiakirjan hyväksyntä.

Napsauta työnkulun tilan linkkiä

Työnkulun tila -sivun Työnkulkuhistoria-osio on sivun alaosassa.

Työnkulkuhistoria-osa Työnkulun tila -sivulla

Osion alkuun

2. Esiintymän historiatietojen tarkasteleminen 60 päivän ajan

Haluatko tarkastella esiintymän historiatietoja sen jälkeen, kun olet suorittanut saman työnkulun uudelleen samassa kohteessa?

Itse asiassa voit tehdä jopa 60 päivän ajan joko kaksi pikakuvakkeet: luettelon tai kirjaston tai työnkulun valmistusilmoituksesta. (60 päivän on, kuinka kauan SharePoint säilyttää tehtävähistoria työnkulkujen.)

Luettelosta tai kirjastosta

  1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon kohde on tallennettu.

  2. Osoita kohteen nimeä, napsauta esiin tulevaa nuolta ja valitse sitten avattavasta valikosta Työnkulut .

    Työnkulkujen valitseminen avattavasta valikosta

  3. Työnkuluissa: napsauta Kohteen nimi -sivun Valmiit työnkulut -kohdassa sen työnkulun esiintymän nimeä tai tilaa, jota haluat tarkastella.
    Valmiit työnkulut kohteen Työnkulut-sivulla
    Kyseisen esiintymän Työnkulun tila -sivu avautuu.

Työnkulun valmistumisilmoituksesta

  • Avaa sen työnkulun esiintymän valmistumisilmoitus, jota haluat tarkastella, ja napsauta sitten Tarkastele työnkulun historiaa -linkkiä.

Työnkulun valmistumisilmoitus (Historia-linkki korostettuna)
Kyseisen esiintymän Työnkulun tila -sivu avautuu.

Jos haluat säilyttää kaikki valmistumisen-ilmoitusten, haluat ehkä poistaa Outlookin säännön luominen. Määrittää säännön Kopioi kaikki saapuvat viestit, joissa on omat erilliset kansioon Aihe -rivin teksti on valmis . (Varmista, että oman Outlook säännön kopiot saapuvat viestit ja ei Siirrä niitä, tai ne eivät myös näkyvät Saapuneet.) Lisätietoja Outlook-sääntöjen luomisesta on artikkelissa sähköpostiviestien hallinta sääntöjen avulla.

Osion alkuun

3. Työnkulun suorituskykyraporttien luominen

Voit tarkistaa, miten työnkulun yksittäinen versio toimii yleisesti  eri ajankohtina ja eri esiintymissä,  luomalla jommankumman tai molemmat seuraavista valmiista raporteista:

  • Toimintojen kesto -raportti    Tämän raportin avulla voit tarkastella, miten pitkään yhden työnkulun eri toimintojen suorittaminen kestää sekä miten kauan kyseisen työnkulun eri suorituskertojen tai esiintymien valmistuminen kestää.

  • Peruutus- ja virheraportti    Tämän raportin avulla voit tarkistaa, peruutetaanko työnkulku usein tai ilmeneekö siinä virheitä ennen valmistumista.

Työnkulun raporttien luominen

  1. Napsauta luettelossa tai kirjastossa työnkulun Tila-sarakkeen minkä tahansa tilatiedon linkkiä.
    Napsauta työnkulun tilaa

  2. Valitse Työnkulun tila -sivun Työnkulkuhistoria-kohdassa Näytä työnkulkuraportit.
    Näytä työnkulkuraportit -linkin valitseminen Työnkulkuhistoria-osassa

  3. Etsi työnkulku, jonka raporttia haluat tarkastella, ja napsauta haluamasi raportin nimeä.
    Toimintojen kesto -raportin valitseminen

  4. Valitse Mukauta-sivulla raporttitiedoston nykyinen tallennuspaikka tai muuta sitä ja napsauta sitten OK-painiketta.
    Napsauta OK-painiketta tiedoston tallennuspaikassa
    Raportti luodaan ja tallennetaan määritettyyn sijaintiin.

  5. Kun raportti on valmis, voit tarkastella sitä napsauttamalla seuraavassa kuvassa näkyvää linkkiä. Muussa tapauksessa sulje valintaikkuna valitsemalla OK. (Jos haluat tarkastella raporttia myöhemmin, voit avata sen edellisessä vaiheessa määritetystä sijainnista.)
    Raportin tarkasteleminen linkkiä napsauttamalla

Seuraava vaihe

Jos työnkulku toimii haluamallasi tavalla, voit aloittaa sen käyttämisen.

Jos roskakorissa on säilytettäviä haluat muuttaa siitä, miten se toimii, lue tämän artikkelin muuttaminen -osiosta.

Osion alkuun | Artikkelin alkuun

Säätö-osion malligrafiikka

MUUTA, poista käytöstä tai poista Palautteen kerääminen -työnkulku

Valitse teksti, jos haluat tehdä muutoksia työnkulun oletusasetukset tai jos haluat poistaa työnkulun käytöstä päiväksi tai poistaa sen kokonaan. Napsauta tätä uudelleen, kun olet valmis, sulje tämän osion.

Muuta, poista käytöstä tai poista Palautteen kerääminen -työnkulku

Kun olet suorittanut uuden Palautteen kerääminen -työnkulun ensimmäisen esiintymän ja tarkastellut sen tuloksia, haluat ehkä muuttaa työnkulun asetuksia.

Haluat mahdollisesti tehdä muutoksia työnkulkuun myös myöhemmin tulevaisuudessa.

Voit myös haluta poistaa työnkulun käytöstä lyhyeksi tai pidemmäksi aikaa tai  jopa poistaa sen pysyvästi.

Tämän osion sisältö

  1. Työnkulun pysyvien asetusten muuttaminen

  2. Poista käytöstä tai Poista työnkulku

1. Työnkulun pysyvien asetusten muuttaminen

Voit muuttaa työnkulun pysyviä asetuksia avaamalla työnkulun lisäämiseen alun perin käytetyn liittämislomakkeen ja muokkaamalla sitä.

Työnkulkua käytetään vain yhdessä luettelossa tai kirjastossa

  1. Avaa luettelo tai kirjasto, jossa työnkulkua käytetään.

  2. Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.

    Välilehden nimi voi vaihdella kirjaston tai luettelon tyypin mukaan. Esimerkiksi kalenteriluettelossa välilehden nimi on Kalenteri.

    Valintanauhan Kirjasto-välilehti korostettuna

    1. Valitse asetukset -ryhmässä Työnkulkuasetukset.
      Valintanauhan Työnkulun asetukset -painike korostettuna

    2. Valitse työnkulkuasetukset-sivulla Työnkulun nimi (asetusten muuttaminen napsauttamalla)-kohdassa työnkulkua, jonka haluat muuttaa asetuksia nimi.
      Työnkulun asetusten muuttamislinkki

      Huomautus: Jos haluamasi palautteen kerääminen-työnkulun ei näy luettelossa, se voi olla vain yksi sisältötyyppi liitetty. Tässä luettelossa näkyvät työnkulkujen ohjataan työnkulkujen on määritetty suorittamaan tämän tyypin kohteet -ohjausobjekti, luettelon alapuolella. (Katso kuvaa). Valitse sisältötyyppi vaihtoehtojen avattava valikko, saat tietää, mitkä jokin näyttää haluamasi työnkulun läpi. Kun haluat työnkulun näkyy luettelossa, napsauta sen nimeä.

    3. Tee haluamasi muutokset sen liittämislomakkeen kahdelle ensimmäiselle sivulle, jonka avulla työnkulku on lisätty alun perin. Tallenna muutokset.

      Saat lisätietoja kentistä ja asetuksista liittämislomakkeen suunnittelu -osiossa ja vastaavassa Lisää-osiossa (luettelo/kirjasto tai sivustokokoelma) on tämän artikkelin.

Työnkulkua käytetään kaikissa sivustokokoelman luetteloissa ja kirjastoissa

  1. Siirry sivustokokoelman kotisivulle (ei sivuston kotisivulle eikä kokoelman alisivustoon).

  2. Valitse Sivuston toiminnot -valikossa Sivuston asetukset.
    Valitse Sivuston toiminnot -valikosta Sivuston asetukset.

  3. Valitse sivuston asetukset-sivun Valikoimat-kohdasta Sivuston sisältölajit.
    Sivuston sisältötyypin linkki valikoimasivulla

  4. Napsauta Sivuston sisältötyypit -sivulla sen sivuston sisältötyypin nimeä, jossa työnkulkua käytetään.
    Asiakirja-sisältötyypit (sisältötyyppi korostettuna)

  5. Valitse valitun sisältötyypin sivun Asetukset-kohdastaTyönkulun asetukset.
    Sivuston sisältötyypin linkki Asetukset-osassa

  6. Napsauta Työnkulun asetukset -sivun Työnkulun nimi (napsauta, jos haluat muuttaa asetuksia) -kohdassa sen työnkulua nimeä, jonka asetuksia haluat muuttaa.
    Työnkulun asetusten muuttamislinkki

  7. Tee haluamasi muutokset sen liittämislomakkeen kahdelle ensimmäiselle sivulle, jonka avulla työnkulku on lisätty alun perin. Tallenna muutokset.

    Saat lisätietoja kentistä ja asetuksista liittämislomakkeen suunnittelu -osiossa ja vastaavassa Lisää-osiossa (luettelo/kirjasto tai sivustokokoelma) on tämän artikkelin.

Osion alkuun

2. Työnkulun poistaminen käytöstä väliaikaisesti tai kokonaan

Työnkulkua käytetään vain yhdessä luettelossa tai kirjastossa

  1. Avaa luettelo tai kirjasto, jossa työnkulkua käytetään.

  2. Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.

    Välilehden nimi voi vaihdella kirjaston tai luettelon tyypin mukaan. Esimerkiksi kalenteriluettelossa välilehden nimi on Kalenteri.

    Valintanauhan Kirjasto-välilehti korostettuna

    1. Valitse asetukset -ryhmässä Työnkulkuasetukset.
      Valintanauhan Työnkulun asetukset -painike korostettuna

    2. Valitse työnkulkuasetukset-sivulla Poista työnkulku -linkki.
      Työnkulun asetukset -sivu (Poista työnkulku -linkki korostettuna)

    3. Poista työnkulku -sivulla olevan lomakkeen avulla voit poistaa työnkulkuja käytöstä tilapäisesti, valita niitä uudelleen käyttöön tai poistaa työnkulkuja lopullisesti.
      Poista työnkulku -sivu

Lomakkeessa on viisi saraketta:

  • Työnkulku    Työnkulun nimi.

  • Esiintymät    Parhaillaan kohteissa käynnissä olevien työnkulun esiintymien määrä.

  • Salli    Mahdollistaa työnkulun toiminnan jatkamisen normaalisti.

  • Ei uusia esiintymiä    Tämä mahdollistaa työnkulun käynnissä olevien esiintymien suorittamisen, mutta poistaa työnkulun käytöstä niin, ettei sitä voi suorittaa uusissa esiintymissä. (Tämä toiminto voidaan peruuttaa myöhemmin. Voit ottaa työnkulun uudelleen käyttöön myöhemmin palaamalla tälle sivulle ja valitsemalla Salli.)

  • Poista    Tämä asetus poistaa työnkulun luettelosta tai kirjastosta kokonaan. Kaikki käynnissä olevat esiintymät lopetetaan välittömästi ja työnkulun sarakkeen ei enää näy luettelon tai kirjaston sivulla. (Tämä toiminto ei ole 't kaksisuuntaista.)

Osion alkuun

Työnkulkua käytetään kaikissa sivustokokoelman luetteloissa ja kirjastoissa

  1. Siirry sivustokokoelman kotisivulle (ei sivuston kotisivulle eikä kokoelman alisivustoon).

  2. Valitse Sivuston toiminnot -valikossa Sivuston asetukset.
    Valitse Sivuston toiminnot -valikosta Sivuston asetukset.

  3. Valitse sivuston asetukset-sivun Valikoimat-kohdasta Sivuston sisältölajit.
    Sivuston sisältötyypin linkki valikoimasivulla

  4. Valitse sivuston sisältötyypit-sivulla sen sivuston sisältötyypin, jossa työnkulkua käytetään nimi.
    Asiakirja-sisältötyypit (sisältötyyppi korostettuna)

  5. Valitse valitun sisältötyypin sivunAsetukset-kohdasta Työnkulun asetukset.
    Sivuston sisältötyypin linkki Asetukset-osassa

  6. Valitse työnkulkuasetukset-sivulla Poista työnkulku -linkki.
    Työnkulun asetukset -sivu (Poista työnkulku -linkki korostettuna)

  7. Poista työnkulku -sivulla olevan lomakkeen avulla voit poistaa työnkulkuja käytöstä tilapäisesti, valita niitä uudelleen käyttöön tai poistaa työnkulkuja lopullisesti.
    Poista työnkulku -sivu

Lomakkeessa on viisi saraketta:

  • Työnkulku    Työnkulun nimi.

  • Esiintymät    Parhaillaan kohteissa käynnissä olevien työnkulun esiintymien määrä.

  • Salli    Mahdollistaa työnkulun toiminnan jatkamisen normaalisti.

  • Ei uusia esiintymiä    Tämä mahdollistaa työnkulun käynnissä olevien esiintymien suorittamisen, mutta poistaa työnkulun käytöstä niin, ettei sitä voi suorittaa uusissa esiintymissä. (Tämä toiminto voidaan peruuttaa myöhemmin. Voit ottaa työnkulun uudelleen käyttöön myöhemmin palaamalla tälle sivulle ja valitsemalla Salli.)

  • Poista    Tämä asetus poistaa työnkulun sivustokokoelman kokonaan. Kaikki käynnissä olevat esiintymät lopetetaan välittömästi ja työnkulun sarakkeen ei enää näy luettelon tai kirjaston sivulla. (Tämä toiminto onn't kaksisuuntaista.)

Seuraava vaihe

Jos olet tehnyt muutoksia, tarkista muutosten vaikutukset testaamalla työnkulkua.

Osion alkuun

Mukauttaminen

On erilaisia tapoja mukauttaa SharePoint-työnkuluista. Lisätietoja nämä työnkulut-kohdassa tietoja SharePoint-työnkuluista.

Voit myös luoda mukautettuja työnkulkuja alusta alkaen.

Voit käyttää seuraavia ohjelmia:

  • Microsoft SharePoint Designerissa    Työnkulun lomakkeiden, toiminnot ja toiminnan mukauttaminen.

  • Microsoft Visual Studio    Omien mukautettujen työnkulun toimintojen kehittäminen.

  • Microsoft Visio    Luo uusi työnkulut visuaalinen käyttöliittymä

Lisätietoja on artikkelissa Johdanto suunnittelu ja työnkulkujen mukauttamista.

Osion alkuun | Artikkelin alkuun

Artikkelin alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×