Tietoja Palautteen kerääminen -työnkulusta

Ohjeita tämän artikkelin käyttämiseen

Tämän artikkelin tiedot on jaettu kymmeneen laajennettavaan osioon.

Tehokkaasti tässä artikkelissa hyödylliset vinkit napsauttamalla tätä

Palautteen pyytäminen -työnkulun suorittaminen    Voit suorittaa Palautteen kerääminen -työnkulun selaamalla SUORITTAMINEN-osion kohdalle ja laajentamalla sen. Tässä vaiheessa ei välttämättä tarvita muita osioita.

Jos haluat lisätä, aloittaa, seurata, ja ylläpitäminen    Jos et ole vielä tutustunut seuraavien toimintojen, hyödyllisiä se, tämän artikkelin osiossa mukaan osiossa ensimmäisen kerran, voit-rakenne ja työnkulku tene. Kun olet tutustunut tiedot ja artikkelissa asettelun, voit voi siirtyä suoraan haluat palauttaa kaikki vierailut segmentin.

Huomautus grafiikasta    Tässä työnkulun artikkeleiden sarjassa näyttökuvat ja käsitekaaviot ovat yleensä hyväksymisen työnkulun tyyppisiä. Jos käsitteiden tai ohjeiden selkeyden kannalta on tarpeellista, tämän artikkelin kuvat ja kaaviot on mukautettu Palautteen kerääminen -työnkulkua varten.

Tämän artikkelin tulostaminen    Tämä on pitkä artikkeli. Jos haluat tulostaa vain tiettyjä artikkelin osioita, varmista, että laajennettuna ovat vain ne osiot, jotka haluat tulostaa. (Jos haluat tulostaa myös kuvat kokonaisuudessaan, tulosta asiakirja vaakasuunnassa, ei pystysuunnassa).

Tietoja hakutoiminnoista    Ennen kuin haet tästä artikkelista tekstiä tai yksittäistä termiä, varmista, että olet laajentanut kaikki osiot, joista haluat hakea tietoja.

Sisältö

Lisätietoja Palautteen kerääminen -työnkulusta

Palautteen kerääminen ‑työnkulku on SharePoint-ominaisuus, joka reitittää tiedostoja tai muita SharePoint-luetteloon tai -kirjastoon tallennettuja kohteita vähintään yhdelle henkilölle palautetta varten. Työnkulku automatisoi, virtaviivaistaa ja yhdenmukaistaa koko prosessia.

SharePoint-tuotteisiin sisältyvä perustason Palautteen kerääminen -työnkulku toimii mallina. Tämän mallin avulla voit lisätä sivustoihisi useita Palautteen kerääminen -työnkulkuja. Kukin lisätty työnkulku on yksilöllinen versio perustason Palautteen kerääminen -työnkulusta, ja kullakin työnkululla on oma toimintatapansa, joka perustuu työnkulun lisäämisen yhteydessä määritettäviin asetuksiin.

Tämän osion sisältö

1. Mitä voi tehdä Palautteen kerääminen -työnkulun avulla?

2. Mitä palautteen kerääminen-työnkulku ei voi tehdä?

3. Kuka voi käyttää tämäntyyppistä työnkulkua?

4. Miten tämäntyyppisiä työnkulkuja voi suunnitella, lisätä, suorittaa ja ylläpitää?

1. Mitä Palautteen kerääminen -työnkulun avulla voi tehdä?

• Kun lisäät Palautteen kerääminen -työnkulun ensimmäistä kertaa luetteloon, kirjastoon tai sivustokokoelmaan, voit asettaa osallistujien määrän ja sen, määritetäänkö osallistujien tehtävät peräkkäin (sarjana) vai kaikki kerralla (rinnakkain). Voit päättää myös, jaetaanko osallistujien tehtävät kahteen vai useampaan vaiheeseen sekä asettaa lopullisen määräpäivän ja/tai kunkin tehtävän suorittamista varten sallitun ajan. Voit muokata näitä asetuksia joka kerta, kun käynnistät kohteen työnkulun manuaalisesti.

• Työnkulku määrittää kullekin määritetylle osallistujalle tehtävän. Kukin osallistuja voi valita useista eri vastausmahdollisuuksista. Osallistuja voi antaa palautetta kohteesta, pyytää muutoksia kohteeseen, siirtää tehtävän edelleen tai poistaa tehtävän.

• Työnkulun ollessa käynnissä voit valvoa edistymistä ja tehdä (tarvittaessa) muutoksia yhdeltä keskitetyltä työnkulun tilasivulta käsin.

• Kun työnkulun suorittamisesta on kulunut 60 päivää, työnkulun tilasivulla näkyy edelleen luettelo kaikista työnkulun suorittamisen (tai esiintymän) aikana ilmenneistä työnkulun tapahtumista tiedonhakua varten.

Osion alkuun

2. Mitä ei voi tehdä Palautteen kerääminen -työnkulun avulla?

Palautteen kerääminen -työnkulkua ei ole suunniteltu kohteen hyväksymisten ja hylkäysten keräämiseen tai sivuston verkkosivun julkaisemisen hallitsemiseen. Jos haluat lisätä työnkulun, jossa osallistujat hyväksyvät tai hylkäävät tarkastamansa kohteen, lisätietoja on Katso myös -osion artikkelissa Hyväksyntätyönkulut.

Palautteen kerääminen -työnkulkuja ei ole tarkoitettu myöskään allekirjoitusten keräämiseen. Jos haluat käyttää työnkulkua allekirjoitusten keräämiseen Microsoft Word -asiakirjaan, Microsoft Excel -työkirjaan tai Microsoft InfoPath ‑lomakkeeseen, lue lisää Katso myös -osion artikkelista Tietoja Allekirjoitusten kerääminen -työnkuluista.

Lisätietoja SharePoint-tuotteiden kaikkien valmiiden työnkulkujen muokkaamisesta Microsoft SharePoint Designer 2013:n avulla on Microsoft Software Developer Network (MSDN) -sivuston ohjejärjestelmässä.

Osion alkuun

3. Kuka voi käyttää tämäntyyppistä työnkulkua?

Lisää    työnkulun oletusarvoisesti edellyttää luetteloiden hallintaoikeudet, jos haluat lisätä työnkulun. (Omistajat-ryhmään on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus oletusarvoisesti; jäsenet-ryhmään ja sivuston vierailijat-ryhmän eivät.)

Aloita    myös oletusarvoisesti työnkulku edellyttää Muokkaa kohteita-käyttöoikeudet, voit käynnistää työnkulun, joka on jo lisätty. (Ryhmän jäsenet ja omistajat-ryhmään oletusarvoisesti on Muokkaa kohteita-käyttöoikeudet, sivuston vierailijat-ryhmän ei tue.)

Omistajat voivat määrittää työnkulut vaihtoehtoisesti niin, että vain Omistajat-ryhmän jäsenet voivat aloittaa ne. (Valitse tätä varten liittämislomakkeen ensimmäiseltä sivulta Edellytä luetteloiden hallintaoikeudet työnkulun aloittamista varten.)

Osion alkuun

4. Miten tämäntyyppisiä työnkulkuja voidaan suunnitella, lisätä, suorittaa ja ylläpitää?

Seuraavassa on kuvattu kaksi eri vaiheitta:

• ENNEN työnkulun suorittamista (suunnittelu, lisääminen, aloittaminen)   
  ennen kuin lisäät työnkulun, voit taata kohtaa, johon haluat lisätä sen (yksittäisessä luettelossa tai kirjastossa tai koko sivustokokoelmaa varten) ja tiedot siitä, miten se toimii. Kun olet lisännyt ja työnkulku on määritetty, kaikki, joilla on tarvittavat käyttöoikeudet voi aloittaa työnkulun tietyn kohteen. Työnkulku voidaan määrittää myös ohjelma suorittaa automaattisesti. Automaattinen suoritetaan voidaan ottaa käyttöön toisen tai molemmat seuraavista kahden käynnistävän tapahtuman perusteella: kun keskustelusta on lisätty luodun luettelon tai kirjaston tai kun jokin kohde-luettelon tai kirjaston muutetaan.

• Työnkulun suorittamisen aikana (suorittaminen, valvonta, säätäminen)   
  työnkulun suorittamisen aikana yksittäisiä osallistujia loppuun varatut tehtävät. Automaattiset muistutukset lähetetään osallistujat, jotka eivät täytä tehtävän määräaikoja. Tänä aikana työnkulun etenemisen voidaan valvoa keskitetyn työnkulun tilasivulta tietyn työnkulun esiintymän. Työnkulun suorittamisen aikana muutoksia voidaan yhdistää samalla sivulla; ja tarvittaessa työnkulku voidaan peruuttaa tai sieltä lopetettu.

• Kun työnkulku suoritetaan (Tarkista raportin, muuta)   
  työnkulun päätyttyä, suorita (tai esiintymän) koko historiatiedot tarkistaa työnkulun tila-sivulla 60 päivän ajan. Samalla sivulla tilastollisista raporteista tämän työnkulkuversion suorituskyky voi luoda. Lopuksi jos koskaan jotakin, jota haluat muuttaa tapaa, jolla työnkulku-Funktiot, voit avata ja muokata liittämislomakkeen, olet valmis, kun lisäsit työnkulun.

Seuraavassa kaavoissa on kuvattu eri vaiheet uuden työnkulun lisäävän henkilön näkökulmasta.

Seuraava vaihe

Ennen kuin suunnittelet uuden Palautteen kerääminen -työnkulun, tarkista tämän artikkelin SALLI-osio ja siirry sitten SUUNNITTELU-osioon.

Osion alkuun | Artikkelin alkuun

Sallitaanko palaute ainoastaan tehtävälomakkeessa vai myös kohteessa

Kannattaa harkita seuraavaa kahta kysymystä, ennen kuin teet ratkaisevan päätöksen työnkulun suhteen:

• Voivatko osallistujat lähettää palautetta ainoastaan tehtävälomakkeen Kommentit-kentässä, vai voivatko he lisätä muutosmerkintöjä ja kommentteja myös itse kohteeseen?

• Jos osallistujat voivat lisätä muutosmerkintöjä ja kommentteja myös kohteeseen, tapahtuuko se yhteistyöympäristössä, jossa useat osallistujat voivat muokata tiedostoa yhtä aikaa, vai kuittaako kukin osallistuja tiedoston ulos, jolloin hänellä yksin on muokkaaja-oikeudet oman tarkastuksensa ajan?

Tässä on kaavio, joka auttaa selventämään vaihtoehtoja.

Pidä nämä mielessä, kun jatkat lukemista:

• Kohteessa, joka on kuitattu ulos, ei voi aloittaa työnkulkua.

• Työnkulun tyypissä Palautteen kerääminen on mahdollisuus peruuttaa työnkulku heti, jos tarkistettavaan kohteeseen tehdään jokin muutos.

• Kohteeseen voi lisätä muutosmerkintöjä ja kommentteja vain sen ohjelman tietokoneeseen asennetussa versiossa, jossa se luotiin, eikä verkkosovelluksessa.

Tämän osion sisältö

1. Salli palaute ainoastaan tehtävälomakkeessa

2. Salli palaute sekä tehtävälomakkeessa että kohteessa (yhteistyöversio)

3. Salli palaute sekä tehtävälomakkeessa että kohteessa (yksinmuokkaus)

1. Salli palaute ainoastaan tehtävälomakkeessa

Tämän järjestelyn etuna on sen yksinkertaisuus. Osallistujilla on vain kaksi tapaa ehdottaa muutoksia. Kumpaankin tapaan liittyy tehtävälomake:

• Lisää kommentteja.

• Pyyntö kohteeseen tehtävästä muutoksesta samalla, kun työnkulkua suoritetaan.

Suurin haitta on se, että osallistujat eivät voi osoittaa tiettyjä muutoksia suoraan kohteessa. Mitä enemmän ehdotettavia muutoksia on, sitä todennäköisemmin osallistujat haluavat työskennellä suoraan kohteessa.

Napsauta suojaaminen muutoksilta kohteet    Helpoin tapa Varmista, että osallistujat Älä 't Tee muutokset itse kohteeseen on kuittaavat kohteen ulos Suorita toistaminen. Mutta olemme said takaisin vain vähän tapa, kun työnkulkuja voi aloittaa kohteessa, joka on kuitattu ulos.

On kaksi tapaa työskennellä tästä huolimatta:

• Voit odottaa, että työnkulku on aloitettu, ja kuitata kohteen ulos suorittamisen ajaksi. (Jos työnkulku käynnistyy automaattisesti, varmista, että sinut on merkitty liittämislomakkeen toisen sivun Kopio-kenttään. Kun saat ilmoituksen, että työnkulku on käynnistynyt kohteessa, kuittaa kohde ulos.) Tässä tavassa on se rajoitus, että mikään muu työnkulku ei voi käynnistyä kohteessa, joka on kuitattu ulos.

• Voit myös pitää kohteen kirjattuna sisään, kunhan varmistat, että osallistujat eivät kuittaa kohdetta ulos eivätkä muokkaa sitä. Tämä ohje kannattaa tietysti sisällyttää tehtäväilmoitusten huomautuksiin. Jos osallistujat eivät ole aiemmin käyttäneet Palautteen kerääminen -työnkulkua, kannattaa asia tehdä vielä selvemmäksi  lähettämällä erillinen sähköposti ennen työnkulun käynnistämistä tai keskustelemalla osallistujien kanssa.

Osion alkuun

2. Salli palaute sekä tehtävälomakkeessa että kohteessa (yhteistyöversio)

Tässä vaihtoehdossa kohde on kaikkien osallistujien saatavilla kaikkina aikoina. Kenenkään ei tarvitse odottaa toisen tarkistuksen päättymistä. SharePoint-tuotteiden yhteistyöominaisuudet mahdollistavat tämän joustavuuden.

Varmista, että osallistujat tietävät toimia seuraavasti:

• Jättävät kohteen sisäänkirjatuksi, kun tekevät muutoksia.

• Avaavat kohteen sen ohjelman tietokoneeseen asennetussa versiossa, jossa kohde luotiin, eikä verkkosovelluksessa.

• Ottavat käyttöön muutosten jäljittämisen, ennen kuin tekevät muutoksia tai lisäävät kommentteja.

• Tallentavat muutoksensa palvelimelle.

Työnkulun tyypissä Palautteen kerääminen on mahdollisuus peruuttaa työnkulku heti, jos tarkistettavaan kohteeseen tehdään jokin muutos. Jos tämä vaihtoehto on valittuna, ensimmäisellä kerralla, kun osallistujat tallentavat jotain muutoksia kohteeseen,  esimerkiksi muutosmerkintöjä ja/tai kommentteja,  työnkulku perutaan välittömästi.

Jos sallit muutokset suoraan kohteeseen, varmista, että luettelon tai kirjaston Versiotietojen asetuksessa Onko asiakirjat uloskuitattava, ennen kuin niitä voidaan muokata on valittuna Ei.

Osion alkuun

3. Salli palaute sekä tehtävälomakkeessa että kohteessa (yksinmuokkaus)

Tässä vaihtoehdossa vain yksi osallistuja kerrallaan voi kuitata kohteen ulos ja tehdä siihen muutoksia:

• Jos työnkulun tehtävät osoitetaan yksi kerrallaan (sarjana), tämä ei luultavasti ole ongelma.

• Jos kaikki tehtävät osoitetaan kerralla (rinnakkain), osallistujat saattavat joutua odottamaan pääsyä kohteeseen, kun toinen osallistuja työskentelee siinä.

Ennen kuin suoritat työnkulkua kohteissa, varmista, että ne on kirjattu sisään, sillä työnkulku ei voi alkaa uloskuitatuissa kohteissa.

Varmista, että osallistujat tietävät toimia seuraavasti:

• Kuittaavat kohteen ulos ennen sen avaamista.

• Avaavat kohteen sen ohjelman tietokoneeseen asennetussa versiossa, jossa kohde luotiin, eikä verkkosovelluksessa.

• Ottavat käyttöön muutosten jäljittämisen, ennen kuin tekevät muutoksia tai lisäävät kommentteja.

• Tallentavat muutokset palvelimelle ja kirjaavat kohteen sisään heti, kun ovat lopettaneet siinä työskentelyn.

Työnkulun tyypissä Palautteen kerääminen on mahdollisuus peruuttaa työnkulku heti, jos tarkistettavaan kohteeseen tehdään jokin muutos. Jos tämä vaihtoehto on valittuna, ensimmäisellä kerralla, kun osallistujat tallentavat jotain muutoksia kohteeseen   - esimerkiksi muutosmerkintöjä ja/tai kommentteja   - työnkulku perutaan välittömästi.

Seuraava vaihe

Jos haluat aloittaa uuden Palautteen kerääminen -työnkulun suunnittelun, siirry tämän artikkelin SUUNNITTELU-osioon.

Osion alkuun | Artikkelin alkuun

Uuden Palautteen kerääminen -työnkulun suunnittelu

Tässä osiossa tarkastellaan päätöksiä ja tietoja, joita tarvitaan ennen Palautteen kerääminen -työnkulun version lisäämistä.

Jos olet jo tutustunut tämäntyyppisen työnkulun lisäämiseen ja haluat ainoastaan lisätietoja tietyistä vaiheista, voit siirtyä suoraan tämän artikkelin vastaavaan LISÄÄMINEN-osioon (luettelo/kirjasto tai sivustokokoelma).

Tämän osion sisältö

1. Mallit ja versiot

2. Liittämislomake

3. 12 tärkeää kysymystä

1. Mallit ja versiot

SharePoint-tuotteiden työnkulut toimivat päämalleina, joihin luetteloihin, kirjastoihin ja sivustokokoelmiin lisättävät yksilölliset työnkulut perustuvat.

Joka kerta, kun lisäät esimerkiksi Palautteen kerääminen -työnkulun, lisäät oikeastaan version yleisestä Palautteen kerääminen -työnkulkumallista. Jokaiselle versiolle annetaan oma nimi ja omat asetukset, jotka määritetään liittämislomakkeessa kyseisen version lisäämisen yhteydessä. Tällä tavoin voit lisätä useita työnkulkuja, jotka ovat kaikki Palautteen kerääminen -työnkulun päämalliin perustuvia versioita, ja joilla kullakin on oma nimi ja käyttötarkoituksen mukaan määritetyt asetuksensa.

Oheiseen kuvaan on lisätty kolme hyväksyntätyönkulkumalliin perustuvaa työnkulkua, joista yksi koskee kaikkia yksittäisen kirjaston sisältötyyppejä, toinen yksittäisen kirjaston yhtä sisältötyyppiä ja kolmas koko sivustokokoelman yksittäistä sisältötyyppiä.

Osion alkuun

2. Liittämislomake

Kun lisäät uuden työnkulun version, joka perustuu yhteen käytössä olevista työnkulkumalleista, sinun on täytettävä liittämislomake, jossa määritetään uuden version toimintatapa.

Seuraavassa osiossa on kysymyksiä, joiden avulla voit valmistautua täyttämään liittämislomakkeen. Aloita tarkastelemalla ensin lomaketta ja sen eri kenttiä.

Liittämislomakkeen ensimmäinen sivu

Liittämislomakkeen toinen sivu

Osion alkuun

3. 12 tärkeää kysymystä

Vastattuasi kaikkiin tämän osion kysymyksiin olet valmis lisäämään työnkulun.

1. Onko tämä oikea työnkulkutyyppi?

2. Yksi luettelo tai kirjasto vai koko sivustokokoelma? (ja) Yksi sisältötyyppi vai kaikki sisältötyypit?

3. Millainen on hyvä nimi?

4. Tehtävä- ja historialuettelot: olemassa oleva vai uusi luettelo?

5. Miten työnkulku voidaan aloittaa (ja kuka voi aloittaa sen)?

6. Saavatko tästä sisältötyypistä periytyvät sisältötyypit tämän saman työnkulun?

7. Osallistujat: osallistujien valinta ja järjestys

8. Mitä lisätietoja osallistujat tarvitsevat?

9. Palaute vain tehtävälomakkeessa vai myös kohteessa?

10. Tehtävien erääntyminen

11. Milloin tämä työnkulku erääntyy?

12. Ilmoitusten vastaanottajat

01. Onko tämä oikea työnkulkutyyppi?

Tässä artikkelissa on kuvattu työnkulkumalli, joka näkyy valikossa muodossa Palautteen kerääminen – SharePoint 2013. Jos et ole varma, onko kyseinen työnkulkutyyppi sopivin vaihtoehto käyttötarkoitukseesi, katso lisätietoja tämän artikkelin LISÄTIETOJA-osiosta. Lisätietoja muista käytettävissä olevista työnkulkumalleista on Katso myös -kohdan artikkelissa Tietoja SharePoint-työnkuluista.

Osion alkuun

02. Yksi luettelo tai kirjasto vai koko sivustokokoelma? (ja) Yksi sisältötyyppi vai kaikki sisältötyypit?

Voit määrittää Palautteen kerääminen -työnkulun uuden version käytettäväksi vain yksittäisessä luettelossa tai kirjastossa tai koko sivustokokoelmassa.

• Jos lisäät työnkulun yksittäiseen luetteloon tai kirjastoon, voit määrittää sen kattamaan joko kaikki sisältötyypit tai vain yhden yksittäisen sisältötyypin.

• Jos työnkulku lisätään koko sivustokokoelmaan, se täytyy määrittää toimimaan vain yhden sivuston sisältötyypin mukaan.

Mikä on sisältötyyppi?

Kunkin asiakirjan tai muun kohteen SharePoint-luetteloon tai kirjastoon tallennettuja kuuluu yhden tai toisen sisältötyypin. Sisältötyypin voi olla vain perustiedot ja yleisiä asiakirjan tai Excel-laskentataulukontai mahdollisimman hyvin tietynlaista Oikeudellinen sopimus tai Tuotteen rakenteen määritys. Jotkin sisältötyypit ovat käytettävissä SharePoint-tuotteiden oletusarvoisesti, mutta voit sekä mukauttaa ja lisätä muiden, luot itse.

Osion alkuun

03. Millainen on hyvä nimi?

Anna työnkulun versiolle nimi, joka

• ilmaisee selkeästi käyttötarkoituksen

• erottaa työnkulun muista työnkuluista.

Esimerkki

Kuvittele, että olet editoriryhmän jäsen. Ryhmäsi haluaa käyttää kahta eri Palautteen kerääminen -työnkulkua:

• Suoritat ensimmäisen työnkulun jokaisessa ryhmäsi jäsenen lähettämässä tiedostossa. Tämä työnkulku kerää palautteen ainoastaan ryhmäsi vastuuhenkilöltä.

• Suoritat toisen työnkulun jokaisessa ryhmän ulkopuolisten henkilöiden lähettämässä tiedostossa. Tämä työnkulku kerää palautetta jokaiselta ryhmäsi jäseneltä.

Voit nimetä ensimmäisen työnkulun Sisällä lähetyksen palautteeksi ja toisen Ulkopuolisen lähetyksen palautteeksi.

Osion alkuun

04. Tehtävä- ja historialuettelot: olemassa oleva vai uusi luettelo?

Työnkulku voidaan määrittää käyttämään sivuston oletustehtäväluetteloa ja historialuetteloa tai muita olemassa olevia luetteloita. Vaihtoehtoisesti voidaan käyttää uusia, kyseistä työnkulkua varten laadittuja luetteloita.

• Jos sivustossa on useita työnkulkuja tai jos joihinkin työnkulkuihin sisältyy useita tehtäviä, kannattaa harkita uusien luetteloiden laatimista kullekin työnkululle. (Liian pitkien luetteloiden hallinta saattaa heikentää suorituskykyä. Järjestelmän on helpompi ja nopeampi ylläpitää useita lyhyempiä luetteloita kuin yhtä pitkää luetteloa.)

• Jos työnkulun tehtävät ja historia sisältävät arkaluontoisia tai luottamuksellisia tietoja, jotka halutaan pitää erillään yleisestä luettelosta, kannattaa ehdottomasti luoda uudet erilliset luettelot kyseistä työnkulkua varten. (Kun olet lisännyt työnkulun, varmista, että uusille luetteloille määritetään tarvittavat käyttöoikeudet.)

Osion alkuun

05. Miten työnkulku voidaan käynnistää (ja kuka voi käynnistää sen)?

Työnkulku voidaan määrittää aloitettavaksi vain manuaalisesti, vain automaattisesti tai molemmilla tavoilla:

• Kun käynnistät manuaalisesti Palautteen kerääminen -työnkulun tietyssä tiedostossa tai kohteessa, sinulle esitetään Aloituslomake. Aloituslomake sisältää useimmat asetukset liittämislomakkeen toiselta sivulta. Näin työnkulun käynnistävä henkilö voi halutessaan muuttaa kaikkia näitä asetuksia (vain nykyistä esiintymää varten) ennen Käynnistä-painikkeen painamista.

• Jos käytössä on automaattinen käynnistys, aloituslomaketta ei voi näyttää, jolloin liittämislomakkeessa määritettyjä oletusasetuksia käytetään ilman muutoksia.

Seuraavassa kuvassa näkyy manuaalisen ja automaattisen käynnistyksen ero.

Aloituslomakkeen tekemäsi muutokset ovat käytössä vain työnkulun nykyistä esiintymää. Voit muuttaa työnkulun pysyviä, oletusasetuksia , voit muokata alkuperäisen Liitäntälomakkeen, on tämän artikkelin muuttaminen -osiossa artikkelissa kuvatulla tavalla.

Manuaalinen aloitus

Jos manuaaliset aloitukset sallitaan, kuka tahansa käyttäjä, jolla on tarvittavat käyttöoikeudet, voi aloittaa työnkulun kaikissa kelvollisissa kohteissa milloin tahansa.

Manuaalisen aloituksen etuna on, että käyttäjät voivat suorittaa työnkulun vain halutessaan ja itse valitsemanaan ajankohtana, ja aina, kun työnkulku suoritetaan, käyttäjät voivat muuttaa tiettyjä asetuksia aloituslomakkeen avulla.

Lyhyt esimerkki    Jos haluat suorittaa työnkulun vain kohteissa, jotka ovat tiimisi ulkopuolisen kirjoittajan valtuuttamia, pelkän manuaalisen aloituksen salliminen työnkululle takaa, ettei työnkulkua suoriteta automaattisesti kohteissa, jotka sinä ja tiimisi jäsenet ovat valtuuttaneet. (Vaihtoehtoinen ratkaisu: voit ylläpitää yhtä luetteloa tai kirjastoa tiimisi kirjoittajien luomia kohteita varten ja lisäksi erillistä luetteloa tai kirjastoa kaikkien muiden kirjoittajien kohteita varten. Näin voit suorittaa työnkulun automaattisesti vain ulkopuolisten kirjoittajien luettelossa).

Manuaalisten aloitusten suurin haitta on, että jonkun käyttäjistä on muistettava suorittaa työnkulku aina tarvittaessa.

Automaattinen aloitus

Voit määrittää työnkulun alkamaan automaattisesti toisessa tai molemmissa seuraavista tilanteista:

• luetteloon tai kirjastoon luodaan tai ladataan uusi kohde

• luetteloon tai kirjastoon tallennettua kohdetta muutetaan.

Automaattisen aloituksen etu on, ettei kenenkään tarvitse muistaa aloittaa työnkulkua erikseen. Työnkulku suoritetaan aina määritetyn tapahtuman yhteydessä.

Lyhyt esimerkki    Organisaatiosi kirjanpitäjän täytyy tarkistaa kaikki budjettikirjastoon ladatut tai luodut budjetit. Voit lisätä Palautteen kerääminen ‑työnkulun kyseiseen kirjastoon ja määrittää kirjanpitäjän ainoaksi osallistujaksi. Voit määrittää työnkulun käynnistymään automaattisesti joka kerta, kun uusi kohde lisätään (luodaan) luetteloon. Siten kirjanpitäjäsi on aina ajan tasalla.

Automaattisen aloituksen haitat:

• Työnkulun suorittamista ei voi estää alkavan tapahtuman yhteydessä.

• Et voi muuttaa mitään asetuksia yksittäisen esiintymän alussa.

Osion alkuun

06. Saavatko tästä sisältötyypistä periytyvät sisältötyypit tämän saman työnkulun?

Kun työnkulku lisätään koko sivustokokoelman sisältötyyppiin, se voidaan lisätä myös kaikkiin muihin sivustokokoelman sisältötyyppeihin, jotka periytyvät työnkulkuun lisättävästä sisältötyypistä. (Jos lisäät työnkulun yksittäistä luetteloa tai kirjastoa varten, tätä vaihtoehtoa ei näy liittämislomakkeessa.)

Huomautuksia

• Kaikkien ylimääräisten kohteiden lisääminen saattaa kestää kauan.

• Jos periytyminen on rikkoutunut niissä sivustoissa tai alisivuissa, joihin haluat lisätä tämän työnkulun perimään sisältötyyppejä, tarkista, että kuulut Omistajat-ryhmään jokaisessa sivustossa ja alisivustossa, ennen kuin suoritat tämän toiminnon.

Osion alkuun

07. Osallistujat: valinta ja järjestys

Sinun on lisättävä jokaisen sellaisen henkilön nimi ja sähköpostiosoite, jolle määritetään tarkistustehtäviä.

Yksi vaihe vai useita    vaiheita? Voit valita on vain yksi vaihe Tarkista tehtävien tai useita vaiheita. Jos sinulla on useampi kuin yksi vaihe, vaiheet suoritetaan peräkkäin.

Rinnakkaiset vai    tarkistaa? Minkä tahansa yksi vaihe osallistujien voit valita on niiden Tarkista tehtävävaraukset kaikki kerralla (rinnakkaisesti) tai niiden Tarkista peräkkäin (sarjana) tehtävät ovat järjestyksessä, jossa voit määrittää. Sarja vaihtoehto voi olla hyödyllinen, jos esimerkiksi voit määrittää työnkulun Lopeta ensimmäisen hylkäyksen kohdalla jälkeen, tai jos haluat, että osallistujat edelleen pitkällä, jos haluat, että voit tarkastella kommentteja aiemmissa osallistujien osana niiden arvostelut kontekstissa.

Esimerkki

Oheisessa yksinkertaisessa skenaariossa on kuvattu useiden vaiheiden ja sarjassa tehtävien tarkastusten edut:

Ari lisää uuden Palautteen kerääminen -työnkulun. Hän haluaa, että hänen työtoverinsa Heidi ja Esko voivat tarkistaa kunkin kohteen, ennen kuin hän tarkistaa ne itse. Siten hän näkee heidän kommenttinsa, ennen kuin alkaa itse tarkistaa. Ari voi määrittää työnkulun kummallakin tavalla:

• Sarjatarkistus    Tarkista Viljo määrittää yhden tason serial arviota joissa Heidin ja Arin on kaksi ensimmäistä osallistujat ja hän on kolmas.
  Tässä järjestelyssä Heidi on hänen palautteen lähettäminen ennen vuoksi tehtävä on määritetty; ja sitten Arin toimitettava hänen palautetta, ennen kuin Viljo on tehtävä on määritetty.
  Näin miten Viljo määrittää yhden tason hänen serial Tarkista.
  

• Kaksivaiheinen    -vaiheissa Jos Viljo haluaa Heidin ja Arin määritetään yhtä aikaa niiden tarkistukset niin, että Arin ei tarvitse odottaa, Anna loppuun, ennen kuin hän voi alkaa, hän määrittää työnkulun kahdessa vaiheessa: a rinnakkain ensimmäisen vaiheen Heidin ja Arin 's tarkistukset ja toinen erillinen vaiheen omaan tarkastelua varten. Jos ensimmäinen vaihe ei ole valmis, toisen vaiheen koskaan käynnistyy.
  Näin miten Viljo määrittää hänen kaksivaiheinen rinnakkain Tarkista.
  

Molemmat vaihtoehdot on kuvattu oheisissa kaavioissa.

Ulkopuoliset osallistujat    Käytettävissä on erityinen prosessi niitä käyttäjiä varten, jotka eivät ole SharePoint-organisaatiosi jäseniä. Tässä prosessissa sivuston jäsen toimii välittäjänä ulkopuoliselle jäsenelle.

Prosessia kuvataan seuraavan kaavion avulla:

Kannattaako tehtävä määrittää koko ryhmälle vai erikseen jokaiselle ryhmän jäsenelle?    Jos työnkulun osallistujille määritetään ryhmäosoite tai jakeluluettelo, työnkulku voidaan määrittää lisäämään yksi tehtäväkullekin ryhmän jäsenelle, tai vastaavasti voidaan määrittää vain yksi tehtävä koko ryhmälle (tästä huolimatta jokaiselle jäsenelle lähetetään ilmoitus kyseisestä yksittäisestä tehtävästä). Jos koko ryhmälle määritetään vain yksi tehtävä, kuka tahansa ryhmän jäsen voi varata tehtävän ja suorittaa sen loppuun. (Lisätietoja ryhmätehtävän varaamisesta on tämän artikkelin SUORITTAMINEN-osiossa.)

Osion alkuun

08. Mitä lisätietoja osallistujat tarvitsevat?

Liittämislomakkeessa on tekstikenttä, johon voidaan lisätä ohjeita ja tietoja vaatimuksista, resursseista jne.

Tässä tekstikentässä huomioon otettavia seikkoja:

• Jos osallistujilla on vaikeuksia tai kysymyksiä, keneen heidän tulisi ottaa yhteyttä?

• Voivatko tarkistajat antaa palautetta ainoastaan tehtävälomakkeen-, vai voivatko he myös lisätä muokkausmerkinnät ja kommentit -kohteen itself?

• Jos tarkistajat voivat lisätä muutosmerkintöjä ja kommentteja kohteeseen, pitääkö heidän kuitata kohde ulos ennen muutosten tekemistä, vai pitääkö heidän pitää kohde kirjattuna sisään, että useat tarkistajat voivat työskennellä yhtä aikaa sen parissa?

• Jos työnkulku määrittää vain yhden yksittäisen tehtävän koko ryhmälle tai jakeluluettelolle, voit mainita tässä kohdassa, että kunkin ryhmän yhden jäsenen on varattava tehtävä itselleen ennen sen suorittamista. Näin ryhmän muiden jäsenten ei tarvitse tuhlata aikaa saman tehtävän aloittamiseen. (Lisätietoja ryhmätehtävän varaamisesta on tämän artikkelin SUORITTAMINEN-osiossa.)

Osion alkuun

09. Palaute vain tehtävälomakkeessa, vai myös kohteessa?

Tähän tärkeään kysymykseen liittyy useita huomioon otettavia seikkoja. Avaa ja lue tämän artikkelin SALLI-osio, jos et ole vielä tehnyt sitä.

Osion alkuun

10. Tehtävien määräajan umpeutuminen

Voit ilmoittaa tehtävien erääntymisajankohdan jommallakummalla tai molemmilla seuraavista tavoista:

Kalenteripäivään mennessä    Voit määrittää kalenteripäivämäärän, johon mennessä kaikki tehtävät erääntyvät.

• Jos määrität työnkulun alkamaan automaattisesti, voit tavallisesti Pidä 't Käytä tätä vaihtoehtoa. Tämä johtuu siitä, että määrittämäsi arvon, ei automaattisesti säädä itse suhteessa nykyisen päivämäärän aina, kun työnkulku päivämäärä käynnistää automaattisesti.

Tehtävän keston mukaan    Voit määrittää kunkin tehtävän suorittamista varten tietyn päivä, viikko- tai kuukausimäärän, jonka laskenta alkaa tehtävän määrittämisestä.

• Kalenteripäivämäärän mukaan määritetty erääntymispäivä ohittaa tehtävää varten määritetyn kestoajan. Jos tänään on 10.6., ja käyttäjälle määritetään tänään tehtävä, jonka kesto on kolme päivää ja jonka erääntymispäivämääräksi on asetettu 11.6., tehtävä erääntyy 11.6. (erääntymispäivämäärä) eikä 13.6. (kolme päivää tehtävän alkamisesta).

Osion alkuun

11. Milloin tämä työnkulku erääntyy?

Jotta turhiin tarkistuksiin ei kuluisi liikaa aikaa, voit määrittää, että työnkulku peruutetaan heti, jos kohteeseen tehdään muutoksia.

Jos valitset tämän vaihtoehdon, osallistujat voivat antaa palautetta ainoastaan tehtävälomakkeissa. Se tarkoittaa, että he eivät voi lisätä muutosmerkintöjä ja kommentteja kohteessa itsessään, koska se muuttaisi kohdetta, mikä taas peruuttaisi työnkulun. Jos valitset tämän vaihtoehdon, sisällytä Pyyntö-kenttään huomautus, että osallistujat eivät tee muutoksia suoraan tarkistettavaan kohteeseen.

Osion alkuun

12. Ilmoitusten vastaanottajat

Liittämislomakkeen toisella sivulla olevaan Kopio-kenttään voidaan lisätä kaikkien niiden henkilöiden nimet ja osoitteet, joille lähetetään ilmoitus aina, kun työnkulku käynnistetään tai lopetetaan.

• Nimen kirjoittaminen tähän kenttään ei tarkoita sitä, että työnkulku määritettäisiin kyseiselle henkilölle.

• Jos työnkulku aloitetaan manuaalisesti, aloituksen suorittava henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

• Jos työnkulku aloitetaan automaattisesti, työnkulun alun perin lisännyt henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

Seuraava vaihe

Jos olet valmis lisäämään luetteloon, kirjastoon tai sivustokokoelmaan uuden Palautteen kerääminen -työnkulun, siirry tämän artikkelin vastaavaan LISÄÄ-osioon (Luettelo/kirjasto tai Sivustokokoelma).

Osion alkuun | Artikkelin alkuun

Palautteen kerääminen -työnkulun lisääminen
(vain yhden luettelon tai kirjaston yhteydessä)

Jos et ole vielä tutustunut työnkulkujen lisäämiseen, sinun kannattaa tutustua tämän artikkelin LISÄTIETOJA-, SALLI- ja SUUNNITTELU-osioihin, ennen kuin siirryt seuraaviin vaiheisiin.

Tämän osion sisältö

1. Ennen aloittamista

2. Työnkulun lisääminen

1. Ennen aloittamista

Ennen kuin lisäät työnkulun, tarkista kaksi asiaa:

Sähköposti    Jotta työnkulku voisi lähettää sähköpostiviestejä ja muistutuksia, SharePoint-sivuston sähköpostiasetus on otettava ensin käyttöön. Jos et ole varma, onko tämä jo tehty, tarkista asia SharePoint-järjestelmänvalvojalta.

Käyttöoikeudet    Oletusasetuksia edellyttää, että sinulla on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus luetteloista ja kirjastoista työnkulkuja tai sivustokokoelmaa. (Omistajat-ryhmään on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus oletusarvoisesti; jäsenet-ryhmään ja vierailijat-ryhmiin eivät. Lisätietoja käyttöoikeuksista on artikkelissa Lue tämän artikkelin osioon.)

Osion alkuun

2. Työnkulun lisääminen

Toimi seuraavasti:

1. Avaa luettelo tai kirjasto, johon haluat lisätä työnkulun.

2. Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.
   

   Huomautus: Välilehden nimi voi vaihdella kirjaston tai luettelon tyypin mukaan. Esimerkiksi kalenteriluettelossa välilehden nimi on Kalenteri.

3. Valitse Asetukset-ryhmästä Työnkulun asetukset.

4. Valitse työnkulkuasetukset-sivulla joko yksittäinen sisältötyyppi työnkulku suoritetaan tai kaikki (Saat kaikki sisältötyypit) ja valitse sitten Lisää työnkulku.
   

5. Täydennä liittämislomakkeen ensimmäinen sivu.
   (Katso seuraavan kuvan jälkeen olevia ohjeita.)

1. Kun kaikki tämän lomakkeen asetukset on määritetty haluamallasi tavalla, valitse Seuraava.

2. Täydennä liittämislomakkeen toinen sivu.
   (Lisätietoja on piirroksessa.)
   

   Huomautus: SharePoint-tuotteiden liittämislomakkeen toisella sivulla on näkyvissä useita eri asetusvaihtoehtoja  (numerot yhdestä seitsemään seuraavassa kuvassa), kuten Määritä henkilölle ja Kopio , aina kun käynnistät työnkulun manuaalisesti. Näin voit muuttaa näitä asetuksia yksittäistä esiintymää varten.

1. Kun olet määrittänyt kaikki tämän sivun asetukset haluamallasi tavalla, luo työnkulku napsauttamalla Tallenna-painiketta.

SharePoint-tuotteet luovat uuden työnkulkuversion.

Seuraava vaihe

Kun olet valmis, voit testata uutta työnkulkua aloittamalla ensimmäisen esiintymän tämän artikkelin ALOITUS-osassa olevien ohjeiden avulla.

Osion alkuun | Artikkelin alkuun

Palautteen kerääminen -työnkulun LISÄÄMINEN
(koko sivustokokoelmaa varten)

Jos et ole vielä tutustunut työnkulkujen lisäämiseen, sinun kannattaa tutustua tämän artikkelin LISÄTIETOJA-, SALLI- ja SUUNNITTELU-osioihin, ennen kuin siirryt seuraaviin vaiheisiin.

Tämän osion sisältö

1. Ennen aloittamista

2. Työnkulun lisääminen

1. Ennen aloittamista

Ennen kuin lisäät työnkulun, tarkista kaksi asiaa:

Sähköposti Jotta työnkulku voisi lähettää sähköpostiviestejä ja muistutuksia, sivuston sähköpostiasetus on otettava ensin käyttöön. Jos et ole varma, onko tämä jo tehty, tarkista asia SharePoint-järjestelmänvalvojalta.

Käyttöoikeudet    SharePointin oletusasetukset edellyttävät, että käyttäjällä on oltava Luetteloiden hallinta -käyttöoikeus voidakseen lisätä työnkulkuja luetteloihin, kirjastoihin tai sivustokokoelmiin. (Omistajat-ryhmään kuuluvilla on oletusarvoisesti Luetteloiden hallinta -oikeudet, mutta Jäsenet- ja Vierailijat-ryhmän jäsenillä ei ole näitä oikeuksia.) Lisätietoja käyttöoikeuksista on tämän artikkelin LISÄTIETOJA-osiossa.)

Osion alkuun

2. Työnkulun lisääminen

Toimi seuraavasti:

1. Siirry sivustokokoelman kotisivulle (ei sivuston kotisivulle eikä kokoelman alisivustoon).

2. Valitse Asetukset-kuvake ja Sivuston asetukset.

3. Valitse Sivuston asetukset -sivun Web Designer Galleries -kohdasta Sivuston sisältölajit.

4. Napsauta Sivuston sisältötyypit -sivulla työnkulkuun lisättävän sivuston sisältötyypin nimeä.
   

   Huomautus:  Koko sivustokokoelmaan lisättävään työnkulkuun saa lisätä vain yksittäisen sisältötyypin kohteita.

   

   1. Valitse valitun sisältötyypin, valitse asetukset-sivulla Työnkulkuasetukset.
      

   2. Valitse Työnkulun asetukset -sivulla Lisää työnkulku -linkki.
      

   3. Täydennä liittämislomakkeen ensimmäinen sivu.
      (Katso seuraavan kuvan jälkeen olevia ohjeita.)

1. Kun kaikki tämän lomakkeen asetukset on määritetty haluamallasi tavalla, valitse Seuraava.

2. Täydennä liittämislomakkeen toinen sivu.
   (Katso seuraavan kuvan jälkeen olevia ohjeita.)
   

   Huomautus: SharePoint-tuotteiden liittämislomakkeen toisella sivulla on näkyvissä useita eri asetusvaihtoehtoja  (numerot yhdestä seitsemään seuraavassa kuvassa), kuten Tarkistajat ja Kopio , aina kun käynnistät työnkulun manuaalisesti. Näin voit muuttaa näitä asetuksia yksittäistä esiintymää varten.

1. Kun olet määrittänyt kaikki tämän sivun asetukset haluamallasi tavalla, luo työnkulku napsauttamalla Tallenna-painiketta.

SharePoint-tuotteet luovat uuden työnkulkuversion.

Seuraava vaihe

Kun olet valmis, voit testata uutta työnkulkua aloittamalla ensimmäisen esiintymän tämän artikkelin ALOITUS-osassa olevien ohjeiden avulla.

Osion alkuun | Artikkelin alkuun

Palautteen pyytäminen -työnkulun käynnistäminen

Työnkulku voidaan määrittää aloitettavaksi vain manuaalisesti, vain automaattisesti tai molemmilla tavoilla:

• Manuaalinen aloitus voidaan suorittaa milloin tahansa, ja aloituksen voivat suorittaa kaikki henkilöt, joilla on tarvittavat käyttöoikeudet.

• Automaattisesti aina aloittavan tapahtuman yhteydessä  ­ aina, kun luetteloon tai kirjastoon lisätään kohde, ja/tai kun jo luettelossa olevaa kohdetta muutetaan jotenkin.
  (Aloittava tapahtuma tai aloittavat tapahtumat määritellään liittämislomakkeen ensimmäisellä sivulla, työnkulun alkuperäisen lisäämisen ja määrittämisen aikana. Lisätietoja on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa.

Tämän osion sisältö

1. Työnkulun aloittaminen automaattisesti

2. Työnkulun aloittaminen manuaalisesti

3. Manuaalinen aloitus luettelosta tai kirjastosta

4. Manuaalinen aloitus Microsoft Office -ohjelmasta

1. Työnkulun aloittaminen automaattisesti

Jos työnkulku on määritetty alkamaan automaattisesti, työnkulku suoritetaan aina käynnistävän tapahtuman ilmetessä kohteessa, joka on käynnistänyt työnkulun.

Kun työnkulku alkaa, se määrittää ensimmäisen tehtävän tai tehtävät ja lähettää ilmoituksen tehtävästä kaikille määritetyille henkilöille. Lisäksi työnkulku lähettää aloitusilmoitukset (eri kuin tehtäväilmoitukset) työnkulun alun perin lisänneelle henkilölle ja kaikille niille henkilöille, joiden nimi on liittämislomakkeen toisella sivulla olevassa Kopio-kentässä.

Osion alkuun

2. Työnkulun aloittaminen manuaalisesti

Käyttöoikeuksia koskeva huomautus    Työnkulun käynnistäminen edellyttää tavallisesti Muokkaa kohteita -käyttöoikeuksia. (Jäsenet- ja Omistajat-ryhmillä on nämä oikeudet oletusarvoisesti, mutta Vierailijat-ryhmällä ei ole niitä. Omistaja voi kuitenkin halutessaan määrittää, että kunkin työnkulun aloittavilla henkilöillä on oltava Luetteloiden hallinta -käyttöoikeudet. Tällä tavalla omistajat voivat määrittää, että vain he ja muut omistajat voivat aloittaa tietyn työnkulun. (Lisätietoja on tämän artikkelin Lisätietoja-osiossa.)

Kaksi aloituskohtaa

Työnkulku voidaan käynnistää manuaalisesti kahdesta eri paikasta:

• Luettelosta tai kirjastosta, johon kohde on tallennettu

• Suoraan kohteesta, joka on avattu Microsoft Office -ohjelmalla, jolla kohde on luotu. (Huomaathan, että kyseessä on oltava täydellinen asennettu ohjelma, ei verkkosovellus.)

Lisätietoja molemmista menetelmistä on tämän osan seuraavissa kahdessa osiossa.

Osion alkuun

3. Manuaalinen käynnistäminen luettelosta tai kirjastosta

1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon kohde, jolle haluat suorittaa työnkulun, on tallennettu.

2. Valitse kohde napsauttamalla kohteen nimen edessä olevaa kuvaketta ja valitse sitten valintanauhan Tiedostot-välilehden Työnkulut-ryhmässä Työnkulut.

3. Napsauta Työnkulut-kohdan Kohteen nimi -sivun Aloita uusi työnkulku –kohdassa työnkulkua, jonka haluat suorittaa.
   

4. Voit tehdä aloituslomakkeessa kaikki muutokset, jotka haluat lisätä tähän työnkulun esiintymään.
   

   Huomautus:  Tässä aloituslomakkeen kohdassa tehtyjä muutoksia käytetään vain työnkulun nykyisen esiintymän aikana. Jos haluat tehdä muutoksia, joita noudatetaan aina työnkulun suorittamisen yhteydessä tai jos haluat muuttaa niitä työnkulun asetuksia, jotka eivät näy tällä lomakkeessa, katso lisätietojatämän artikkelin MUUTTAMINEN-osiosta.

1. Kun olet määrittänyt kaikki aloituslomakkeen asetukset haluamallasi tavalla, aloita työnkulku valitsemalla Aloitus.

Työnkulku määrittää ensimmäisen tehtävän tai tehtävät ja lähettää aloitusilmoitukset sinulle ja kaikille aloituslomakkeen Kopio-kenttään merkityille henkilöille.

Osion alkuun

4. Manuaalinen käynnistäminen Microsoft Office -ohjelmassa

1. Avaa kohde tietokoneeseen asennetulla Office-ohjelmalla.

2. Napsauta avoimen kohteen Tiedosto-välilehteä, valitse Tallenna ja lähetä ja napsauta sitten työnkulkua, jonka haluat suorittaa kohteessa.

3. Jos näet sanoman, joka ilmoittaa, että työnkulku edellyttää tiedoston sisäänkirjaamista, napsauta Kirjaa sisään -painiketta.

4. Napsauta isoa Aloita työnkulku -painiketta.

5. Voit tehdä aloituslomakkeen Muuta työnkulkua -sivulla kaikki muutokset, jotka haluat lisätä tähän työnkulun.

   Huomautus: Aloituslomakkeen tässä kohdassa tehdyt muutokset on käytetty ainoastaan työnkulun nykyistä esiintymää. Jos haluat tehdä muutoksia, joita käytetään aina, kun työnkulku suoritetaan tai jos haluat muuttaa työnkulkuasetukset, jotka eivät näy tässä muodossa, lue tämän artikkelin muuttaminen -osiosta.

   

1. Kun olet määrittänyt aloituslomakkeen asetukset haluamallasi tavalla, aloita työnkulku valitsemalla Aloitus.

Työnkulku määrittää ensimmäisen tehtävän tai tehtävät ja lähettää aloitusilmoitukset sinulle ja kaikille aloituslomakkeen Kopio-kenttään merkityille henkilöille.

Seuraava vaihe

• Jos työnkulku suoritetaan nyt ensimmäistä kertaa, muut osallistujat tarvitsevat ehkä lisätietoja ja ohjeita heille määritettyjen tehtävien suorittamista varten. (Tämän artikkelin SUORITTAMINEN-osassa voi olla hyödyllisiä ohjeita osallistujille.)

• On myös suositeltavaa tarkistaa, että osallistujat saavat sähköposti-ilmoitukset ja etteivät heidän sähköpostisuodattimensa tulkitse ilmoituksia roskapostiksi.

• Sinulla itselläsi saattaa olla yksi tai useampia työnkulun tehtäviä, jotka pitää suorittaa. Siirry tämän artikkelin SUORITTAMINEN-osioon lisätietoja varten.

• Tutustu myös työnkulun nykyisen esiintymän edistymisen seurantaan, joka on kuvattu tämän artikkelin VALVONTA-osiossa.

Osion alkuun | Artikkelin alkuun

Palautteen pyytäminen -työnkulun tehtävän suorittaminen

Jos sinulle on määrätty Palautteen kerääminen -työnkulun tehtävä ensimmäistä kertaa, sinun kannattaa lukea tämä artikkelin osio kokonaan ennen tehtävän suorittamista. Näin voit tutustua kaikkiin käytettävissäsi oleviin vaihtoehtoihin.

Tarkista ensin, että luet oikeaa artikkelia.

Erityyppiset työnkulut edellyttävät erilaisia toimenpiteitä.

Ennen kuin aloitat, tarkista, että sinulle määrätty tehtävä on varmasti Palautteen kerääminen -työnkulun tehtävä eikä jonkin toisen työnkulkutyypin tehtävä.

Etsi Tarkista-teksti seuraavista kohdista:

• Tehtäväilmoituksen Aihe-rivi
  

• Tarkistettavan kohteen sanomapalkki
  

• Työnkulun tilavisun tehtävän otsikko
  

Jos Tarkista-tekstiä ei näy edellä olevissa kohdissa, tarkista työnkulun aloittaneelta tai työnkulun alun perin lisänneeltä henkilöltä, mihin työnkulkumalliin tehtävä perustuu,  vai onko kyseessä mukautettu työnkulku. Tämän artikkelin kohdassa Katso myös on linkkejä artikkeleihin, joissa on lisätietoja SharePoint-tuotteiden muiden työnkulkutyyppien käyttämisestä.

Jos tehtäväsi on Palautteen kerääminen -tehtävä, jatka lukemista.

Tämän osion sisältö

1. Prosessin yleiskuvaus

2. Kohteeseen ja tehtävälomakkeeseen siirtyminen ilmoitusviestistä

3. Kohteeseen ja tehtävälomakkeeseen siirtyminen luettelosta tai kirjastosta

4. Kohteen tarkistaminen

5. Tehtävälomakkeen täydentäminen ja lähettäminen

6. Myöhästymisilmoitukset

7. Ryhmätehtävän varaaminen ennen sen suorittamista (valinnainen)

8. Kohteen muutospyyntö (valinnainen)

9. Tehtävän siirtäminen toiselle käyttäjälle (valinnainen)

10. Tehtävän suorittaminen ulkopuolisen osallistujan puolesta (valinnainen)

1. Prosessin yleiskuvaus

Jos sinulle on määritetty tehtävä työnkulussa, saat tiedon tehtävästä tavallisesti jollakin seuraavista kolmesta tavasta:

• Saat tehtäväilmoituksen sähköpostitse.

• Avatessasi Microsoft Office ‑asiakirjan näet sanomapalkissa ilmoituksen sinulle määritetystä tehtävästä.

• Tarkistaessasi SharePoint-sivustoa huomaat, että sinulle on määritetty vähintään yksi tehtävä.

Kun huomaat, että sinulle on määritetty Palautteen kerääminen -työnkulun tehtävä, sinun on yleensä tehtävä kaksi asiaa:

• Kohteen tarkistaminen    Avaat kohteen ja tarkistat sen.

• Tehtävän suorittaminen    Lähetät tarkistuksen tulokset käyttämällä tehtävälomaketta.

Tehtävä suorittamiseen sisältyy tästä syystä usein seuraavat kolme kohdetta:

• Ilmoitusviesti (lähetetään sähköpostitse)

• Tarkistettavaksi lähetettävä kohde (jonka avaat ja tarkistat)

• Tehtävälomake (jonka avaat, täydennät ja lähetät)

Seuraavassa on kuvattu nämä kolme kohdetta.

Osion alkuun

2. Kohteeseen ja tehtävälomakkeeseen siirtyminen ilmoitusviestistä

Toimi seuraavasti:

1. Napsauta kohteen linkkiä ilmoitusviestin Tehtävän suorittaminen -ohjeista.

2. Napsauta avatun kohteen sanomapalkissa olevaa Avaa tämä tehtävä -painiketta.

Osion alkuun

3. Kohteeseen ja tehtävälomakkeeseen siirtyminen luettelosta tai kirjastosta

Toimi seuraavasti:

1. Napsauta kohteeseen tai työnkulkuun liittyvää Meneillään-linkkiä  siinä luettelossa tai kirjastossa, jossa kohde tarkistetaan tai johon se tallennetaan.

2. Napsauta Työnkulun tila -sivulla tehtävän otsikkoa.

3. Napsauta kohteen linkkiä Tämän työnkulun tehtävän kohde on -sanomapalkissa.

Osion alkuun

4. Kohteen tarkistaminen

Tässä esimerkissä kohteena on Microsoft Word -asiakirja.

Huomaa asiakirjan yläosassa olevat kaksi keltaista sanomapalkkia:

Palvelimen luku-    Vain asiakirja on avattu vain luku-tilassa, toisin sanoen voit lukea asiakirjan mutta et voi tehdä muutoksia ei.

Työnkulkua suorittava henkilö voi valita vain tehtävälomakkeessa annettavan palautteen sallimisen tai myös muutosmerkintöjen ja kommenttien sallimisen kohteessa. Jos et ole varma, pitäisikö sinun työskennellä itse kohteessa, tarkista työnkulun aloittaneelta henkilöltä tai sen alun perin lisänneeltä henkilöltä. Jos sinun on tarkoitus lisätä muutosmerkintöjä ja kommentteja, napsauta Muokkaa tiedosta -painiketta.

Varmista seuraavat asiat:

• Varmista, onko sinun tarkoitus kuitata tiedosto ulos, ennen kuin lisäät muutosmerkintöjä ja kommentteja, vai pitääkö tiedosto jättää sisäänkirjatuksi, että useat tarkistajat voivat työskennellä sen parissa yhtä aikaa.

• Varmista, että muutosten jäljittäminen on käytössä, ennen kuin lisäät mitään muutoksia tai kommentteja. Lisätietoja on tämän artikkelin SALLI-osassa.

• Varmista, että olet tallentanut muutoksesi palvelimelle, ennen kuin lopetat kohteen parissa työskentelyn. Jos olet kuitannut kohteen ulos, kirjaa se takaisin sisään.

Työnkulun    Tehtävä, kun olet valmis suorittamaan ja lähettämään tehtävälomakkeen, napsauta Avaa tämä tehtävä -painiketta.

Osion alkuun

5. Tehtävälomakkeen täydentäminen ja lähettäminen

Palautteen kerääminen -työnkulun tehtävälomake näyttää seuraavankaltaiselta.

Huomaa, että kaksi ensimmäistä ohjaa (Poista kohde ja Tämä työnkulku koskee kohteen otsikkoa) eivät näy tehtävälomakkeessa, kun se avataan sisällä kohde tarkistamista varten.

Osion alkuun

6. Myöhästymisilmoitukset

Jos tehtävän tai koko työnkulun esiintymän suorittaminen on myöhästynyt, ilmoitukset lähetetään automaattisesti seuraaville vastaanottajille:

• Henkilö, jolle tehtävä on määritetty.

• Työnkulun aloittanut henkilö (tai automaattisen aloituksen yhteydessä työnkulun alun perin lisännyt henkilö).

Osion alkuun

7. Ryhmätehtävän varaaminen ennen sen suorittamista (valinnainen)

Jos yksittäinen tehtävä on määritetty koko ryhmälle, johon kuulut, kuka tahansa ryhmän jäsenistä voi varata ja suorittaa yksittäisen tehtävän koko ryhmän puolesta.

Varaa tehtävä, ennen kuin aloitat kohteen tarkistamisen. Heti kun varaat tehtävän, se määritetään sinulle, eivätkä muut ryhmän jäsenet voi suorittaa sitä. (Näin varmistetaan, että vain yksi ihminen tekee tarvittavan työn.)

1. Osoita Työkulun tila -sivulla ryhmällesi määritettyä tehtävää, kunnes näkyviin tulee nuoli.

2. Napsauta nuolta, valitse Muokkaa kohdetta ja napsauta tehtävälomakkeen Varaa tehtävä -painiketta.
   

Kun Työnkulun tila -sivu päivitetään, näet, ettei tehtävää ole enää määritetty ryhmälle vaan erityisesti sinulle.

Jos haluat vapauttaa tehtävän myöhemmin uudelleen ryhmälle suorittamatta sitä, palaa tehtävälomakkeeseen noudattamalla samoja vaiheita mutta valitse tällä kertaa Vapauta tehtävä -painike.

Palaa kohteen tarkistamiseen

8. Kohteen muutospyyntö (valinnainen)

Ennen kuin aloitat tämän prosessin, huomioi, että työnkulku on saatettu määrittää päättymään heti, jos kohteeseen tehdään joitakin muutoksia. On suositeltavaa tarkistaa työnkulun aloittaneelta tai alun perin lisänneeltä henkilöltä, että muutosten tekeminen on sallittua, vaikka se aiheuttaisi koko työnkulun loppumisen samanaikaisesti.

Seuraavassa esimerkissä on kuvattu muutospyyntö skenaarion muodossa.

Kuvitellaan, että nimesi on Ari.

Kuvitellaan, että työkaverisi nimeltä Heidi on aloittanut Palautteen kerääminen -työnkulun luomassaan tiedostossa.

Kun tarkistat Heidin uutta asiakirjaa, huomaat, että sen johdanto on mielestäsi liian pitkä.

Napsautat Muutospyyntö-painiketta työnkulun tehtävälomakkeen alaosassa ja täytät lomakkeen.

Kun olet määrittänyt kaikki lomakkeen tapahtumat tapaa, jolla haluat heidän, valitset Lähetäja nykyinen tehtävä merkittyValmis. (Mutta et ole vielä tehnyt vielä. Sinun määritettävä tarkistustehtävän uudelleen Anna päätyttyä muuta tehtävän.)

Tällä välin Heidi saa seuraavan sähköposti-ilmoituksen:

Heidi näkee suoraan aiheriviltä (nro 1 kuvassa), että kyseessä ei ole tavanomainen Palautteen kerääminen -ilmoitus vaan kohteen muutospyyntö. Hän näkee tiedot pyydetystä muutoksesta Pyytänyt muutosta henkilöltä -kohdasta (nro 2).

Heidi tarkistaa kohteen, tekee tarvittavat muutokset, tallentaa muutokset ja kirjaa kohteen takaisin sisään. (Jos työnkulku on määritetty päättymään heti, kun kohteeseen tehdään muutos, tämä toiminto päättää työnkulun.)

Tämän jälkeen Heidi siirtyy Työnkulun tila -sivulle ja avaa muutospyyntötehtävän Tehtävät-alueelta.

Heidi lisää kaikki haluamansa tiedot Kommentit-kenttään ja valitsee sen jälkeen Lähetä vastaus. Työnkulku suorittaa kaksi toimintoa:

• se merkitsee Heidin muutospyyntötehtävän valmiiksi.

• Lisäksi se määrittää sinulle uuden tarkistustehtävän (Heidin kommentit on lisätty Kootut kommentit -kenttään) ja lähettää sinulle ilmoituksen tehtävästä.

Nyt voit jatkaa eteenpäin ja suorittaa muutetun kohteen arvioinnin.

Tänä aikana kaikkia toimintoja seurataan, ja ne näkyvät Työnkulun tila -sivun Työnkulkuhistoria-osiossa seuraavan kuvan tavoin.

Oheinen kaavio kuvaa koko prosessia.

Osion alkuun

9. Tehtävän siirtäminen toiselle käyttäjälle (valinnainen)

Jos haluat, että joku toinen suorittaa sinulle määritetyn työnkulun tehtävän, valitse työnkulun tehtävälomakkeessa Määritä tehtävä uudelleen.

Lomake tulee näkyviin.

Kun lomake on valmis, valitse Lähetä. Tehtävä merkitään valmiiksi, ja henkilölle, joka on nyt vastuussa tehtävästä, määritetään uusi tehtävä, ja tehtäväilmoitus lähetetään.

Kaikki lähettämäsi uudet tiedot lisätään uuden tehtäväilmoituksen on delegoinut -tekstiin (nro 1 seuraavassa kuvassa).

Tänä aikana kaikkia muutoksia seurataan, ja ne näkyvät Työnkulun tila -sivun Tehtävät- ja Historia-osioissa seuraavan kuvan mukaisesti.

Osion alkuun

10. Tehtävän suorittaminen ulkopuolisen osallistujan puolesta (valinnainen)

Käytettävissä on erityinen prosessi niitä käyttäjiä varten, jotka eivät ole SharePoint-organisaatiosi jäseniä. Tässä prosessissa sivuston jäsen toimii välittäjänä ulkopuoliselle jäsenelle:

1. Lisää ulkopuolisen osallistujan sähköpostiosoite vastaavaan Määritä henkilölle -vaiheeseen liittämislomakkeen toisella sivulla.

2. Itse asiassa työnkulku määrittää ulkopuolisen osallistujan tehtävän sivuston jäsenelle, joka aloittaa työnkulun,  tai, mikäli työnkulku aloitetaan automaattisesti, tehtävä määritetään työnkulun alun perin lisänneelle jäsenelle. Henkilö, jolle tehtävä määritetään, toimii ulkopuolisen osallistujan välittäjänä.

3. Tämä sivuston jäsen saa tehtäväilmoituksen, joka sisältää ohjeet lähettää kohteen kopio tarkistettavaksi ulkopuoliselle osallistujalle. (Samanaikaisesti ulkopuolinen osallistuja saa kopion tehtäväilmoituksesta, joka on hänelle samalla muistutus tehtävän suorittamisesta.)

4. Sivuston jäsen, jolle tehtävä on alun perin määritetty, lähettää kopion kohteesta ulkopuoliselle osallistujalle.

5. Ulkopuolinen osallistuja tarkistaa kohteen ja lähettää vastauksensa takaisin sivuston jäsenelle.

6. Kun ulkopuolisen jäsenen vastaus saapuu, sivuston jäsen suorittaa tehtävän SharePoint-tuotteissa ulkopuolisen jäsenen puolesta.

Tätä prosessia on kuvattu oheisella kaaviolla.

Osion alkuun | Artikkelin alkuun

Palautteen kerääminen -työnkulun valvonta, säätäminen tai pysäyttäminen

Voit valvoa, säätää tai pysäyttää käynnissä olevan työnkulun kyseisen esiintymän Työnkulun tila -sivulta.

Näytämme ensin, miten pääset kyseiselle sivulle, minkä jälkeen opastamme käyttämään sivun asetuksia ja sivulla olevia tietoja. Lopuksi esittelemme kaksi muuta sivua, joilta saat lisää valvontatietoja.

Tämän osion sisältö

1. Työnkulun tila -sivun avaaminen

2. Työnkulun edistymisen valvominen Työnkulun tila -sivun avulla

3. Aktiivisten tehtävien (jo määritettyjen tehtävien) muuttaminen

4. Tulevien tehtävien (määrittämättömien tehtävien) muuttaminen

5. Suoritettavan työnkulun peruminen tai lopettaminen

6. Kohteen käynnissä olevien työnkulkujen tarkistaminen

7. Koko sivustokokoelman työnkulkujen valvominen

1. siirtyä työnkulun tila-sivu

Napsauta kohteen sisältämässä luettelossa tai kirjastossa kohteen Meneillään-linkkiä ja haluamaasi työnkulkua.

Tässä esimerkissä kohde on Esitysluonnos-niminen asiakirja ja työnkulkuna on Hyväksyntä 3.

Työnkulun tila -sivu avautuu

Osion alkuun

2. Käytä työnkulun tila-sivun työnkulun etenemistä

Työnkulun tila -sivun kunkin osion kuvan kohdalta voit hakea valvontakysymyksiä, joihin vastataan kyseisessä osiossa.

Työnkulun tiedot -osio

Vastattavat kysymykset:

• Kuka aloitti tämän työnkulun esiintymän?

• Milloin tämä esiintymä aloitettiin?

• Milloin esiintymän viimeinen toiminto suoritettiin?

• Missä kohteessa tämä esiintymä toimii?

• Mikä on tämän esiintymän nykyinen tila?

Tehtävät-osa

Vastattavat kysymykset:

• Mitkä tehtävät on jo luotu ja määritetty, ja mikä on niiden nykyinen tila?

• Mitkä tehtävät on jo suoritettu, ja mikä oli näiden tehtävien tulos?

• Mikä on kunkin jo luodun ja määritetyn tehtävän määräaika?

Poistetut tehtävät ja tehtävät, joita ei ole vielä määritetty, eivät näy tässä osiossa.

Työnkulkuhistoria-osa

Vastattavat kysymykset:

• Mitkä tapahtumat ovat jo tapahtuneet tässä työnkulun esiintymässä?

• Huomaa, että erääntyneet tehtävät ja erääntyneiden tehtävien ilmoitukset eivät näy tällä alueella.

Osion alkuun

3. aktiivisten tehtävien (jo määritettyjen tehtävien) muuttaminen

Määritettyjä tehtäviä, joita ei ole vielä suoritettu, voi muuttaa kahdella eri tavalla:

• Yhden aktiivisen tehtävän muuttaminen

• Kaikkien aktiivisten tehtävien muuttaminen

Yhden aktiivisen tehtävän muuttaminen

Käyttöoikeudet Jotta voit muuttaa yksittäistä tehtävää, joka on määritetty jollekulle toiselle henkilölle, sinulla on oltava Luetteloiden hallinta -oikeudet. (Omistajat-ryhmään kuuluvilla on oletusarvoisesti Luetteloiden hallinta -oikeudet, mutta Jäsenet- ja Vierailijat-ryhmän jäsenillä ei ole näitä oikeuksia.) On siis mahdollista, että sinulla on oikeudet työnkulun aloittamiseen mutta et voi tehdä silti muutoksia toisen osallistujan tehtävään.)

Jos sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet:

1. Napsauta Työnkulun tila -sivulla Tehtävät-luettelossa tehtävän otsikkoa.
   

2. Tehtävälomakkeen avulla voit täydentää tai poistaa tehtäviä, määrittää niitä uudelleen tai pyytää muutosta kohteeseen.

Lisätietoja tehtävälomakkeen käyttämisestä on tämän artikkelin SUORITTAMINEN-osiossa.

Kaikkien aktiivisten tehtävien muuttaminen

Käyttöoikeuksien kaikki neljä komennon linkkiä seuraavassa kuvassa näkyvät työnkulun tila-sivun, kaikki, joilla on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus. Kolme ensimmäistä linkit näkyvät sivulla henkilö, joka käynnistää työnkulun esiintymää, muttaLopeta tämä työnkulku -linkki tiedonsiirtopalveluiden käyttöä 't on näkyvissä vain kyseisen henkilön myös on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus. (Uudelleen omistajat-ryhmään on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus oletusarvoisesti; jäsenet-ryhmään ja vierailijat-ryhmiin eivät.)

1. Napsauta Työnkulun tila -sivulla työnkulun visualisoinnin alapuolella olevalla alueella linkkiä Päivitä aktiiviset palautteen kerääminen -tehtävät.

2. Tee avautuvaan lomakkeeseen tarvittavat muutokset ja valitse OK.

   • Muutoksista kertovat ilmoitukset lähetetään henkilöille, joille on määritetty kyseisen esiintymän tehtäviä.

   • Jo suoritettuihin tai poistettuihin tehtäviin ja tehtäviä ei ole vielä määritetty, ovatn't tähän lomakkeeseen tekemäsi muutokset vaikuttavat.

   • Jos haluat tehdä muutoksia tehtäviin, joita ei ole vielä määritetty, katso lisätietoja seuraavasta Tulevien tehtävien muuttaminen -osiosta.

     

1. Kun kaikki lomakkeen kentät on muutettu haluamallasi tavalla, valitse OK.

Kaikki nykyisen esiintymän aktiiviset tehtävät päivitetään.

Osion alkuun

4. tulevien tehtävien (määrittämättömien tehtävien) muuttaminen

Käyttöoikeuksien kaikki neljä komennon linkkiä seuraavassa kuvassa näkyvät työnkulun tila-sivun, kaikki, joilla on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus. Kolme ensimmäistä linkit näkyvät sivulla henkilö, joka käynnistää työnkulun esiintymää, muttaLopeta tämä työnkulku -linkki ei näy, ellet kyseinen henkilö on myös luetteloiden hallinta-käyttöoikeus. (Uudelleen omistajat-ryhmään on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus oletusarvoisesti; jäsenet-ryhmään ja vierailijat-ryhmiin eivät.)

1. Napsauta Työnkulun tila -sivulla työnkulun visualisoinnin alla olevaa Lisää tai päivitä palautteen keräämisen tarkastajia -linkkiä.

2. Tee avautuvaan lomakkeeseen tarvittavat muutokset ja valitse PÄIVITÄ.
   

   Huomautus:  Tähän lomakkeeseen tekemäsi muutokseteivät vaikuta jo luotuihin ja määritettyihin tehtäviin.

1. Kun kaikki lomakkeen kentät on muutettu haluamallasi tavalla, valitse OK.

Tekemäsi muutokset vaikuttavat kaikkiin nykyisen esiintymän tuleviin tehtäviin.

Osion alkuun

5. peruminen tai lopettaminen suoritettavan työnkulun

Voit pysäyttää suoritettavan työnkulun kahdella eri tavalla ennen sen valmistumista:

• Työnkulun peruuttaminen    Kaikki tehtävät peruutetaan, mutta ne säilyvät Työnkulun tila -sivun Tehtävät-alueella.

• Työnkulun lopettaminen    Kaikki tehtävät peruutetaan ja poistetaan Työnkulun tila -sivun Tehtävät-alueelta. (Tehtävät näkyvät tästä huolimatta Työnkulkuhistoria-alueella.)

Seuraavassa on kuvattu ohjeet peruuttamista ja lopettamista varten.

Peruuttaminen (kaikki tehtävät peruutetaan, mutta ne jäävät näkyviin Tehtävät- ja Historia-luetteloihin)

Käyttöoikeuksien kaikki neljä komennon linkkiä seuraavassa kuvassa näkyvät työnkulun tila-sivun, kaikki, joilla on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus. Kolme ensimmäistä linkit näkyvät sivulla henkilö, joka käynnistää työnkulun esiintymää, muttaLopeta tämä työnkulku -linkki tiedonsiirtopalveluiden käyttöä 't on näkyvissä vain kyseinen henkilö on myös luetteloiden hallinta-käyttöoikeus. (Uudelleen omistajat-ryhmään on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus oletusarvoisesti; jäsenet-ryhmään ja vierailijat-ryhmiin eivät.)

Jos työnkulun nykyistä esiintymää ei enää tarvita, se voidaan pysäyttää.

• Napsauta Työnkulun tila -sivulla työnkulun visualisoinnin alapuolella olevaa linkkiä Peruuta kaikki palautteen kerääminen -tehtävät.

Kaikki nykyiset tehtävät peruutetaan, ja työnkulku loppuu, jolloin sen tilana näkyy Peruutettu. Peruutetut tehtävät näkyvät yhä Tehtävät-alueella ja Työnkulkuhistoria-alueella.

Lopeta (kaikki tehtävät poistetaan Tehtävät-luettelosta, mutta ne jäävät silti Historiatietoihin)

Käyttöoikeuksien kaikki neljä komennon linkkiä seuraavassa kuvassa näkyvät työnkulun tila-sivun, kaikki, joilla on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus. Kolme ensimmäistä linkit näkyvät sivulla henkilö, joka käynnistää työnkulun esiintymää, muttaLopeta tämä työnkulku -linkki tiedonsiirtopalveluiden käyttöä 't on näkyvissä vain kyseinen henkilö on myös luetteloiden hallinta-käyttöoikeus. (Uudelleen omistajat-ryhmään on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus oletusarvoisesti; jäsenet-ryhmään ja vierailijat-ryhmiin eivät.)

Työnkulku voidaan lopettaa virheen ilmetessä tai jos työnkulku pysähtyy ja lakkaa vastaamasta.

• Napsauta Työnkulun tila -sivulla työnkulun visualisoinnin alapuolella olevaa Lopeta tämä työnkulku -linkkiä.

Kaikki työnkulun luomat tehtävät peruutetaan ja poistetaan Työnkulun tila -sivun Tehtävät-alueelta, mutta ne jäävät silti näkyviin Työnkulkuhistoria-alueelle. Työnkulku loppuu, ja sen tilana on Peruutettu.

Osion alkuun

6. Kohteen käynnissä olevien työnkulkujen tarkistaminen

Työnkulun tila -sivulla näkyvät kaikki työnkulun kohteet, jotka ovat parhaillaan käynnissä.

1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon kohde on tallennettu.

2. Valitse kohde napsauttamalla kohteen nimen edessä olevaa kuvaketta ja valitse sitten valintanauhan Tiedostot-välilehden Työnkulut-ryhmässä Työnkulut.

3. Työnkuluissa: Kohteen nimi -sivun Käynnissä olevat työnkulut -kohdassa näkyvät kaikki kohteen käynnissä olevat työnkulun esiintymät.

Osion alkuun

7. Koko sivustokokoelman työnkulkujen valvominen

Sivustokokoelmien järjestelmänvalvojat voivat tarkastella nopeasti seuraavia tietoja:

• miten montaa kuhunkin työnkulkumalliin perustuvaa työnkulkua käytetään sivustokokoelmassa

• onko kukin sivustokokoelman työnkulkumalli parhaillaan käytössä vai poissa käytöstä

• miten monta kuhunkin työnkulkumalliin perustuvan työnkulkuversion esiintymää on parhaillaan käynnissä sivustokokoelmassa.

Toimi seuraavasti:

1. Siirry sivustokokoelman kotisivulle (ei sivuston kotisivulle eikä kokoelman alisivustoon).

2. Valitse Asetukset-kuvake ja Sivuston asetukset.

3. Valitse Sivuston asetukset -sivun Sivustonhallinta-kohdasta Työnkulut.

Näyttöön avautuu Työnkulut-sivu, jolla tiedot näkyvät.

Seuraava vaihe

Jos työnkulkua käytetään ensimmäistä kertaa, on suositeltavaa tutustua ensin tämän artikkelin TARKISTUS-osiossa oleviin ohjeisiin, jotta saat yleiskuvan esiintymän tapahtumista ja voit määrittää, toimiinko työnkulku haluamallasi tavalla.

Osion alkuun | Artikkelin alkuun

Tarkista Palautteen kerääminen –työnkulun tulokset ja luo raportteja

Kun työnkulun esiintymä on suoritettu, voit tarkastella sen historiatietoihin tallennettuja tapahtumia. (Kaikkien esiintymien tiedot ovat käytettävissä jopa 60 päivää esiintymän suorittamisen jälkeen.)

Voit laatia yleisiä suorituskykyraportteja myös työnkulun eri esiintymien välillä.

Tämän osion sisältö

1. Uusimman esiintymän tarkistettavat tapahtumat

2. Esiintymän historiatietojen tarkasteleminen 60 päivän ajan

3. Työnkulun suorituskykyraporttien luominen

1. Uusimman esiintymän tarkistettavat tapahtumat

Niin kauan kuin kohde on samassa luettelossa tai kirjastossa ja sama työnkulku suoritetaan uudelleen samassa kohteessa, uusimman esiintymän historiatietoja voidaan tarkastella luettelossa tai kirjastossa.

Missä tahansa kohteessa käytetyn työnkulun uusimman esiintymän Työnkulun tila -sivun tarkasteleminen

• Napsauta kohteen sisältämässä luettelossa tai kirjastossa kohteen tilan linkkiä ja haluamaasi työnkulkua.

Tässä esimerkissä kohde on Esitysluonnos -niminen asiakirja ja työnkulkuna on Uuden asiakirjan hyväksyntä.

Työnkulun tila -sivun Työnkulkuhistoria-osio on sivun alaosassa.

Osion alkuun

2. Esiintymän historiatietojen tarkasteleminen 60 päivän ajan

Haluatko tarkastella esiintymän historiatietoja sen jälkeen, kun olet suorittanut saman työnkulun uudelleen samassa kohteessa?

Tämä on mahdollista jopa 60 päivän ajan luettelon tai kirjaston tai työnkulun valmistusilmoituksesta käsin. (SharePoint-tuotteet säilyttävät työnkulkujen tehtävähistorian 60 päivää.)

Luettelosta tai kirjastosta

1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon kohde on tallennettu.

2. Valitse kohde napsauttamalla kohteen nimen edessä olevaa kuvaketta ja valitse sitten valintanauhan Tiedostot-välilehden Työnkulut-ryhmässä Työnkulut.

3. Työnkuluissa: napsauta Kohteen nimi -sivun Valmiit työnkulut -kohdassa sen työnkulun esiintymän nimeä tai tilaa, jota haluat tarkastella.
   
   Kyseisen esiintymän Työnkulun tila -sivu avautuu.

Työnkulun valmistumisilmoituksesta

• Avaa sen työnkulun esiintymän valmistumisilmoitus, jota haluat tarkastella, ja napsauta sitten Tarkastele työnkulun historiaa -linkkiä.

Kyseisen esiintymän Työnkulun tila -sivu avautuu.

Voit säilyttää kaikki valmistumisilmoitukset luomalla Outlook-säännön. Määritä sääntö, joka kopioi kaikki tulevat viestit, joiden aiherivillä on teksti on valmistunut, erilliseen kansioon. (Varmista, että Outlook-sääntösi kopioi saapuvat viestit eikä pelkästään siirrä niitä, tai ne eivät näy Saapuneet-kansiossasi.) Lisätietoa Outlook-sääntöjen luomisesta on artikkelissa Sähköpostiviestien hallitseminen säännöillä.

Osion alkuun

3. Työnkulun suorituskykyraporttien luominen

Voit tarkistaa, miten työnkulun yksittäinen versio toimii yleisesti  eri ajankohtina ja eri esiintymissä,  luomalla jommankumman tai molemmat seuraavista valmiista raporteista:

• Toimintojen kesto -raportti    Tämän raportin avulla voit tarkastella, miten pitkään yhden työnkulun eri toimintojen suorittaminen kestää sekä miten kauan kyseisen työnkulun eri suorituskertojen tai esiintymien valmistuminen kestää.

• Peruutus- ja virheraportti    Tämän raportin avulla voit tarkistaa, peruutetaanko työnkulku usein tai ilmeneekö siinä virheitä ennen valmistumista.

Työnkulun raporttien luominen

1. Napsauta luettelossa tai kirjastossa työnkulun Tila-sarakkeen minkä tahansa tilatiedon linkkiä.
   

2. Valitse Työnkulun tila -sivun Työnkulkuhistoria-kohdassa Näytä työnkulkuraportit.
   

3. Etsi työnkulku, jonka raporttia haluat tarkastella, ja napsauta haluamasi raportin nimeä.
   

4. Valitse Mukauta-sivulla raporttitiedoston nykyinen tallennuspaikka tai muuta sitä ja napsauta sitten OK-painiketta.
   
   Raportti luodaan ja tallennetaan määritettyyn sijaintiin.

5. Kun raportti on valmis, voit tarkastella sitä napsauttamalla seuraavassa kuvassa näkyvää linkkiä. Muussa tapauksessa sulje valintaikkuna valitsemalla OK. (Jos haluat tarkastella raporttia myöhemmin, voit avata sen edellisessä vaiheessa määritetystä sijainnista.)
   

Seuraava vaihe

Jos työnkulku toimii haluamallasi tavalla, voit aloittaa sen käyttämisen.

Jos haluat muuttaa jotakin työnkulun osaa, katso lisätietoja tämän artikkelin MUUTTAMINEN-osiosta.

Osion alkuun | Artikkelin alkuun

Muuta, poista käytöstä tai poista Palautteen kerääminen -työnkulku

Kun olet suorittanut uuden Palautteen kerääminen -työnkulun ensimmäisen esiintymän ja tarkastellut sen tuloksia, haluat ehkä muuttaa työnkulun asetuksia.

Haluat mahdollisesti tehdä muutoksia työnkulkuun myös myöhemmin tulevaisuudessa.

Voit myös haluta poistaa työnkulun käytöstä lyhyeksi tai pidemmäksi aikaa tai  jopa poistaa sen pysyvästi.

Tämän osion sisältö

1. Työnkulun pysyvien asetusten muuttaminen

2. Työnkulun poistaminen käytöstä väliaikaisesti tai kokonaan

1. Työnkulun pysyvien asetusten muuttaminen

Voit muuttaa työnkulun pysyviä asetuksia avaamalla työnkulun lisäämiseen alun perin käytetyn liittämislomakkeen ja muokkaamalla sitä.

Työnkulkua käytetään vain yhdessä luettelossa tai kirjastossa

1. Avaa luettelo tai kirjasto, jossa työnkulkua käytetään.

2. Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.
   

   Huomautus: Välilehden nimi voi vaihdella kirjaston tai luettelon tyypin mukaan. Esimerkiksi kalenteriluettelossa välilehden nimi on Kalenteri.

3. Valitse Asetukset-ryhmästä Työnkulun asetukset.

4. Napsauta Työnkulun asetukset -sivun Työnkulun nimi (napsauta, jos haluat muuttaa asetuksia) -kohdassa sen työnkulun nimeä, jonka asetuksia haluat muuttaa.
   

   Huomautus:  Jos haluamaasi Palautteen kerääminen -työnkulkua ei näy luettelossa, se on ehkä yhdistetty vain yhteen sisältötyyppiin. Luettelossa näkyvät työnkulut määräytyvät luettelon alapuolella olevan Näytä tämäntyyppiset työnkulun kytkennät -asetuksen mukaan. (Katso kuvaa.) Napsauttamalla avattavan valikon sisältötyyppiasetuksia näet, mikä asetus sisältää haluamasi työnkulun. Kun haluamasi työnkulku näkyy luettelossa, napsauta työnkulun nimeä.

5. Tee haluamasi muutokset sen liittämislomakkeen kahdelle ensimmäiselle sivulle, jonka avulla työnkulku on lisätty alun perin. Tallenna muutokset.
   

   Lisätietoja liittämislomakkeen kentistä ja asetuksista on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa ja vastaavassa LISÄÄ-osiossa (luettelo/kirjasto tai sivustokokoelma).

Työnkulkua käytetään kaikissa sivustokokoelman luetteloissa ja kirjastoissa

1. Siirry sivustokokoelman kotisivulle (ei sivuston kotisivulle eikä kokoelman alisivustoon).

2. Valitse Asetukset-kuvake ja Sivuston asetukset.

3. Valitse Sivuston asetukset -sivun Valikoimat-kohdasta Sivuston sisältölajit.

4. Napsauta Sivuston sisältötyypit -sivulla sen sivuston sisältötyypin nimeä, jossa työnkulkua käytetään.

5. Valitse valitun sisältötyypin sivun kohdassaasetukset, , valitseTyönkulkuasetukset.

6. Napsauta Työnkulun asetukset -sivun Työnkulun nimi (napsauta, jos haluat muuttaa asetuksia) -kohdassa sen työnkulun nimeä, jonka asetuksia haluat muuttaa.

7. Tee haluamasi muutokset sen liittämislomakkeen kahdelle ensimmäiselle sivulle, jonka avulla työnkulku on lisätty alun perin. Tallenna muutokset.
   

   Lisätietoja liittämislomakkeen kentistä ja asetuksista on tämän artikkelin SUUNNITTELU-osiossa ja vastaavassa LISÄÄ-osiossa (luettelo/kirjasto tai sivustokokoelma).

Osion alkuun

2. Työnkulun poistaminen käytöstä väliaikaisesti tai kokonaan

Työnkulkua käytetään vain yhdessä luettelossa tai kirjastossa

1. Avaa luettelo tai kirjasto, jossa työnkulkua käytetään.

2. Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.
   

   Huomautus: Välilehden nimi voi vaihdella kirjaston tai luettelon tyypin mukaan. Esimerkiksi kalenteriluettelossa välilehden nimi on Kalenteri.

3. Valitse Asetukset-ryhmästä Työnkulun asetukset.

4. Valitse Työnkulun asetukset -sivulla Poista työnkulku -linkki.
   

5. Poista työnkulku -sivulla olevan lomakkeen avulla voit poistaa työnkulkuja käytöstä tilapäisesti, valita niitä uudelleen käyttöön tai poistaa työnkulkuja lopullisesti.
   

Lomakkeessa on viisi saraketta:

• Työnkulku    Työnkulun nimi.

• Esiintymät    Parhaillaan kohteissa käynnissä olevien työnkulun esiintymien määrä.

• Salli    Mahdollistaa työnkulun toiminnan jatkamisen normaalisti.

• Ei uusia esiintymiä    Ei uusia esiintymiä Mahdollistaa työnkulun käynnissä olevien esiintymien suorittamisen, mutta poistaa työnkulun käytöstä niin, ettei sitä voi suorittaa uusissa esiintymissä. (Tämä toiminto voidaan peruuttaa myöhemmin. Voit ottaa työnkulun uudelleen käyttöön myöhemmin palaamalla tälle sivulle ja valitsemalla Salli.)

• Poista    Tämä asetus poistaa työnkulun luettelosta tai kirjastosta kokonaan. Kaikki käynnissä olevat esiintymät lopetetaan välittömästi ja työnkulun sarakkeen ei enää näy luettelon tai kirjaston sivulla. (Tämä toiminto ei ole 't kaksisuuntaista.)

Osion alkuun

Työnkulkua käytetään kaikissa sivustokokoelman luetteloissa ja kirjastoissa

1. Siirry sivustokokoelman kotisivulle (ei sivuston kotisivulle eikä kokoelman alisivustoon).

2. Valitse Asetukset-kuvake ja Sivuston asetukset.

3. Valitse Sivuston asetukset -sivun Valikoimat-kohdasta Sivuston sisältölajit.

4. Napsauta Sivuston sisältötyypit -sivulla sen sivuston sisältötyypin nimeä, jossa työnkulkua käytetään.

5. Valitse valitun sisältötyypin sivun kohdassaasetukset-kohdasta Työnkulkuasetukset.

6. Valitse Työnkulun asetukset -sivulla Poista työnkulku -linkki.

7. Poista työnkulku -sivulla olevan lomakkeen avulla voit poistaa työnkulkuja käytöstä tilapäisesti, valita niitä uudelleen käyttöön tai poistaa työnkulkuja lopullisesti.
   

Lomakkeessa on viisi saraketta:

• Työnkulku    Työnkulun nimi.

• Esiintymät    Parhaillaan kohteissa käynnissä olevien työnkulun esiintymien määrä.

• Salli    Mahdollistaa työnkulun toiminnan jatkamisen normaalisti.

• Ei uusia esiintymiä    Ei uusia esiintymiä Mahdollistaa työnkulun käynnissä olevien esiintymien suorittamisen, mutta poistaa työnkulun käytöstä niin, ettei sitä voi suorittaa uusissa esiintymissä. (Tämä toiminto voidaan peruuttaa myöhemmin. Voit ottaa työnkulun uudelleen käyttöön myöhemmin palaamalla tälle sivulle ja valitsemalla Salli.)

• Poista    Tämä asetus poistaa työnkulun sivustokokoelman kokonaan. Kaikki käynnissä olevat esiintymät lopetetaan välittömästi ja työnkulun sarakkeen ei enää näy luettelon tai kirjaston sivulla. (Tämä toiminto onn't kaksisuuntaista.)

Seuraava vaihe

Jos olet tehnyt muutoksia, tarkista muutosten vaikutukset testaamalla työnkulkua.

Osion alkuun

Mukauttaminen

SharePoint-tuotteet tarjoavat monipuoliset mahdollisuudet työnkulkujen mukauttamiseen.

Voit myös luoda mukautettuja työnkulkuja alusta alkaen.

Voit käyttää seuraavia ohjelmia:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Työnkulun lomakkeiden, toimenpiteiden ja toiminnan mukauttaminen.

• Microsoft Visual Studio    Omien mukautettujen työnkulun toimintojen kehittäminen.

Lisätietoja on Microsoft Software Developer Network (MSDN) -sivuston ohjejärjestelmässä.

Osion alkuun | Artikkelin alkuun