Tietoja Access-tietokannoista

Tietokanta on joukko tiettyyn aiheeseen tai tarkoitukseen liittyviä tietoja, esimerkiksi asiakkaan tilausten seurantaan tai musiikkikokoelman ylläpitoon. Jos tietokantaa ei ole tallennettu tietokoneeseen tai vain osa siitä on tallennettu, saatat joutua etsimään tietoja useista eri lähteistä. Lisäksi joudut itse järjestelemään tiedot.

Oletetaan esimerkiksi, että tavarantoimittajien puhelinnumerot on tallennettu eri paikkoihin: puhelinnumerokortistoon, asiakirjakaapin tuotekansioihin ja tilaustiedot sisältävään laskentataulukkoon. Jos toimittajan puhelinnumero muuttuu, joudut mahdollisesti päivittämään kolmessa eri paikassa olevan tiedon. Toisaalta, kun tiedot ovat tietokannassa, joudut päivittämään tiedon vain yhteen paikkaan. Numero päivittyy automaattisesti jokaiseen paikkaan, jossa sitä käytetään.

Access-tietokantatiedostot

Kun käytät Microsoft Accessia, voit hallita kaikkia tietojasi yhden tietokantatiedoston avulla. Tuo tiedosto mahdollistaa sen, että voit käyttää

  • taulukoita tietojen tallentamiseen

  • kyselyitä haluamiesi tietojen etsimiseen ja noutamiseen

  • lomakkeita taulukoissa olevien tietojen tarkastelemiseen, lisäämiseen ja päivittämiseen

  • raportteja tietojen analysoimiseen ja tulostamiseen haluamassasi muodossa

  • tietokantasivuja tietokannan tietojen tarkastelemiseen, päivittämiseen ja analysoimiseen Internetin tai intranetin kautta.

A form, report, query, and data access page displaying data from the same table

Painikkeen kuva   Tallenna tiedot kerran yhteen taulukkoon. Voit kuitenkin tarkastella niitä eri paikoissa. Kun päivität tiedot, ne päivittyvät automaattisesti kaikkialla, missä niitä käytetään.

2  Näytä tiedot kyselyssä.

 Näytä tiedot lomakkeessa.

 Näytä tiedot raportissa.

 Näytä tiedot tietokantasivulla.

Taulukot ja yhteydet

Voit tallentaa tiedot luomalla uuden taulukon kutakin hakemaasi tietotyyppiä varten. Voit tuoda tiedot useista eri taulukoista samaan kyselyyn, lomakkeeseen tai tietokantasivulle määrittämällä taulukoiden välille yhteyden.

Two tables, each with a Customer ID field that relates them

Painikkeen kuva  Asiakastiedot, jotka ennen löytyivät postitusluettelosta, ovat nyt Asiakkaat-taulukossa.

2  Tilaustiedot, jotka ennen löytyivät laskentataulukosta, ovat nyt Tilaukset-taulukossa.

  Taulukossa olevat tiedot erotetaan toisistaan yksilöllisellä tunnisteella, kuten asiakastunnuksella. Kun yhden taulukon yksilöllinen tunnistekenttä lisätään toiseen taulukkoon ja taulukoiden välille määritetään yhteys, Microsoft Access pystyy löytämään toisiinsa liittyvät tiedot ja yhdistämään ne lomakkeeseen, raporttiin tai kyselyyn.

Kyselyt

Voit etsiä ja hakea ainoastaan määrittämäsi ehdot sisältäviä tietoja, myös useista taulukoista saatavia tietoja, luomalla kyselyn. Kysely voi myös päivittää tai poistaa useita tietoja samanaikaisesti ja suorittaa tietojen perusteella valmiiksi määritettyjä tai mukautettuja laskutoimituksia.

A query with fields from two tables

Painikkeen kuva   Tämä kysely noutaa lontoolaisten asiakkaiden huhtikuussa toimitettavien tilausten tilauspäivämäärän, toimituspäivämäärän, yrityksen nimen ja kaupungin nimen useasta eri taulukosta.

Lomakkeet

Voit tarkastella, syöttää ja muuttaa tietoja helposti suoraan taulukoissa luomalla lomakkeen. Kun avaat lomakkeen, ohjelma hakee tiedot yhdestä tai useasta taulukosta ja tuo tiedot näyttöön ohjatun lomakkeen luomisen avulla tai Rakennenäkymä itse määrittämäsi muodossa.

A form displaying one record of information and a Print Invoice button

Painikkeen kuva   Taulukossa näkyy samanaikaisesti usean tietueen tiedot, mutta joudut ehkä vierittämään näyttöä, jotta näet kaikki yhden tietueen tiedot. Kun tarkastelet taulukkoa, voit päivittää vain yhden taulukon tietoja kerrallaan.

2   Lomake näyttää yhden tietueen tiedot kerrallaan, mutta kentät voidaan ottaa useasta taulukosta. Lomakkeessa voidaan näyttää myös kuvia tai muita objekteja.

  Lomake voi sisältää painikkeen, jota napsauttamalla tulostetaan tietoja, avataan muita objekteja tai automatisoidaan muita tehtäviä.

Raportit

Voit analysoida tietosi tai esittää ne tietyllä tavalla tulosteessa luomalla raportin. Voit esimerkiksi tulostaa raportin, jossa tiedot on ryhmitelty ja joka laskee yhteissummat ja tulostaa toisen raportin, jossa eri tiedot on muotoiltu osoitetarrojen tulostamista varten.

Reports that total, display charts, or generate mailing labels

Painikkeen kuva  Voit käyttää raportteja osoitetarrojen luomiseen.

2  Voit käyttää raportteja kaavion loppusummien näyttämiseen.

 Voit käyttää raportteja loppusummien laskemiseen.

Tietokantasivut

Voit asettaa tiedot käytettäviksi Internetissä tai intranetissä vuorovaikutteista raportointia, tietojen syöttämistä tai tietojen analysointia varten käyttämällä tietokantasivua. Microsoft Access noutaa tiedot yhdestä tai useasta taulukosta ja näyttää ne näytössä käyttäen asettelua, jonka olet luonut rakennenäkymässä tai ohjatulla toiminnolla.

Grouped data access page with expand buttons and record navigation toolbars

Painikkeen kuva   Napsauta laajennuksen osoitinta...

2   ...jolloin näyttöön tulevat seuraavalla tasolla olevat tiedot ja siirtymistyökalurivi.

  Siirry haluamaasi tietueeseen, lajittele tai suodata tietueet tai lue ohje siirtymistyökalurivin avulla.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×