Tietoja Access-tietokannan rakenteesta

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tutustuminen tauluihin, lomakkeisiin, kyselyihin ja muihin tietokannan objekteihin voi helpottaa monia tehtäviä, kuten tietojen kirjoittamista lomakkeeseen, taulujen lisäämistä tai poistamista, tietojen hakemista ja korvaamista sekä kyselyiden suorittamista.

Tämä artikkeli sisältää yleiskuvauksen Microsoft Office Access -tietokannan rakenteesta. Accessissa on useita työkaluja, joiden avulla voit tutustua tietyn tietokannan rakenteeseen. Tässä artikkelissa kerrotaan myös, miten, milloin ja miksi kutakin työkalua käytetään.

Sisältö

Access-tietokannan perusteet

Lisätietoja tietokannan objekteista

Taulukon avaaminen rakennenäkymässä

Taulukoiden väliset yhteydet

Objektien tavat käyttää muita objekteja

Access-tietokannan perusteet

Tietokanta on kokoelma tietoja, jotka liittyvät tiettyyn aiheeseen tai tarkoitukseen, kuten myyntitilausten seurantaan tai musiikkikokoelman ylläpitoon. Jos tietokantasi ei ole tallennettu tietokoneeseen tai vain osa siitä on, voit joutua etsimään tietoja useista eri lähteistä, joita sinun täytyy koordinoida ja järjestellä.

Oletetaan, että toimittajiesi puhelinnumerot on tallennettu eri paikkoihin: toimittajien puhelinnumeroiden kortistoon, arkistokaapissa oleviin tuotetietolomakkeisiin ja tilaustietoja sisältävään laskentataulukkoon. Jos toimittajan puhelinnumero muuttuu, voit joutua päivittämään tiedot jokaiseen kolmeen paikkaan. Hyvin suunnitellussa Access-tietokannassa puhelinnumero tallennetaan vain kerran, joten sinun tarvitsee päivittää tiedot vain yhteen paikkaan. Kun siis päivität toimittajan puhelinnumeron, se päivitetään automaattisesti aina, kun käytät sitä tietokannassa.

Access-tietokantatiedostot

Accessin avulla voit hallita kaikkia tietoja yhden tiedoston kautta. Access-tietokantatiedostossa voit käyttää

  • tauluja tietojesi tallentamiseen

  • kyselyitä haluamiesi tietojen etsimiseen ja hakemiseen

  • lomakkeita taulukoiden tietojen katseluun, lisäämiseen ja päivittämiseen

  • raportteja analysointiin tai tietojen tulostamiseen tietyssä ulkoasussa.

Taulukoiden tietoja käytetään kyselyssä, lomakkeessa ja raportissa

1. Voit tallentaa tiedot yhdesti yhteen tauluun, mutta tarkastella niitä useista sijainneista. Kun päivität tiedot, ne päivitetään automaattisesti kaikkialle, missä ne näkyvät.

2. Voit hakea tietoja kyselyn avulla.

3. Voit tarkastella tai lisätä tietoja lomakkeen avulla.

4. Voit näyttää tai tulostaa tiedot raportin avulla.

Kaikki nämä kohteet – taulut, kyselyt, lomakkeet ja raportit – ovat tietokantaobjektit.

Huomautus: Jotkin Access-tietokannat sisältävät linkkejä tauluihin, jotka on tallennettu muihin tietokantoihin. Sinulla voi esimerkiksi olla yksi Access-tietokanta, joka sisältää vain tauluja, ja toinen Access-tietokanta, joka sisältää linkkejä näihin tauluihin sekä kyselyitä, lomakkeita ja raportteja, jotka perustuvat linkitettyihin tauluihin. Useimmiten ei ole merkitystä, onko taulu linkitetty vai varsinaisesti tietokantaan tallennettu taulu.

Taulut ja suhteet

Tietojen tallentamiseen tarvitset yhden taulun kutakin seuraamaasi tietotyyppiä varten. Tietotyypit voivat olla esimerkiksi asiakastietoja, tuotteita tai tilaustietoja. Jotta voit koota tietoja useista tauluista kyselyyn, lomakkeeseen tai raporttiin, sinun täytyy määrittää taulukoiden väliset suhteet.

Taulukoihin tallennetut tiedot liitettyinä yhdistetyissä kentissä

1. Asiakastiedot, jotka olivat joskus postituslistassa, ovat nyt Asiakkaat-taulussa.

2. Tilaustiedot, jotka olivat joskus laskentataulukossa, ovat nyt Tilaukset-taulussa.

3. Yksilölliset tunnukset, kuten asiakastunnukset, erottavat taulun tietueet toisistaan. Kun taulun yksilöllisen tunnuksen kenttä lisätään toiseen tauluun ja kahden kentän välille määritetään suhde, Access osaa etsiä toisiaan vastaavia tietueita näistä tauluista, jotta voit koota tiedot lomakkeeseen, raporttiin tai kyselyyn.

Kyselyt 

Kyselyn avulla voit etsiä ja hakea tietoja, jotka täyttävät määrittämäsi ehdot – mukaan lukien tiedot useista taulukoista. Voit käyttää kyselyä myös useiden tietueiden samanaikaiseen päivittämiseen tai poistamiseen, tai voit suorittaa tietoihisi perustuvia laskutoimituksia valmiilla tai mukautetuilla kaavoilla ###.

Kysely, joka palauttaa tuloksia useasta taulukosta

1. Asiakkaat-taulu sisältää tietoja asiakkaista.

2. Tilaukset-taulu sisältää tietoja asiakkaiden tilauksista.

3. Tämä kysely hakee tilaustunnuksen ja tarvepäivän tiedot Tilaukset-taulusta ja yrityksen nimen ja kaupungin tiedot Asiakkaat-taulusta. Kysely palauttaa vain Lontoossa toimipaikkaansa pitävien asiakkaiden tilaukset, jotka tarvittiin huhtikuussa.

Lomakkeet

Lomakkeen avulla voit helposti tarkastella, lisätä ja muuttaa tietoja yksi rivi kerrallaan. Lomakkeen avulla voit myös suorittaa muita toimintoja, kuten lähettää tietoja toiseen sovellukseen. Lomakkeet sisältävät yleensä ohjausobjekteja, jotka on linkitetty taulujen kenttiin. Kun avaat lomakkeen, Access hakee tiedot yhdestä tai useasta taulusta ja näyttää tiedot käyttäen asettelua, jonka valitsit luodessasi lomakkeen. Voit luoda lomakkeen käyttämällä jotakin valintanauhan Lomake-komentoa tai ohjattua lomakkeen luomista, tai voit luoda lomakkeen itse rakennenäkymässä.

Lomakkeet helpottavat tietojen tarkastelemista ja syöttämistä

1. Taulu näyttää useita tietueita samalla kertaa, mutta sinun täytyy ehkä vierittää vaakasuunnassa, jotta näet kaikki tietueen sisältämät tiedot. Kun tarkastelet taulua, voit päivittää samanaikaisesti vain yhden taulun tietoja.

2. Lomake keskittyy yhteen tietueeseen kerralla ja voi näyttää kenttiä useasta taulusta. Lomake voi näyttää myös kuvia ja muita objekteja.

3. Lomakkeessa voi olla painike, jota napsauttamalla voit tulostaa raportin, avata muita objekteja tai automatisoida tehtäviä muulla tavoin.

Raportit

Raportin avulla voit nopeasti analysoida tietoja tai esittää ne tietyllä tavalla tulosteena tai muissa muodoissa. Voit esimerkiksi lähettää työtoverille raportin, joka ryhmittelee tiedot ja laskee yhteissummat. Vaihtoehtoisesti voit luoda raportin, johon osoitetiedot on muotoiltu osoitetarrojen tulostamista varten.

Raportit, joissa näkyy muotoiltuja tai laskettuja tietoja

1. Raportin avulla voit luoda osoitetarroja.

2. Raportin avulla voit näyttää yhteissummat kaaviossa.

3. Raportin avulla voit näyttää lasketut yhteissummat.

Nyt kun tunnet Access-tietokantojen perusrakenteen, jatka tutustumista siihen, miten voit tutkia tiettyä Access-tietokantaa sisäisten työkalujen avulla.

Sivun alkuun

Lisätietoja tietokannan objekteista

Tietokannan dokumentointi -työkalu on yksi parhaista tavoista saada lisätietoja tietystä tietokannasta. Tietokannan dokumentoinnin avulla voit luoda raportin, joka sisältää yksityiskohtaisia tietoja tietokannan objekteista. Ensin valitaan, mistä objekteista halutaan yksityiskohtaiset tiedot raporttiin. Kun suoritat tietokannan dokumentoinnin, sen raporttiin tulevat kaikki tiedot valitsemistasi tietokannan objekteista.

  1. Avaa tietokanta, jonka haluat dokumentoida.

  2. Valitse Tietokantatyökalut-välilehden Analysoi-ryhmästä Tietokannan dokumentointi.

  3. Valitse Tietokannan dokumentointi -valintaikkunassa välilehti, joka vastaa dokumentoitavan tietokantaobjektin tyyppiä. Jos haluat luoda raportin kaikista tietokannan objekteista, valitse Kaikki objektilajit -välilehti.

  4. Valitse välilehden luettelosta vähintään yksi objekti. Voit valita kaikki välilehden objektit valitsemalla Valitse kaikki.

  5. Valitse OK.

    Tietokannan dokumentointi luo raportin, jossa on yksityiskohtaisia tietoja kaikista valituista objekteista, ja avaa sitten raportin esikatselunäytössä. Jos esimerkiksi suoritat tietokannan dokumentoinnin tietojen syöttölomakkeelle, dokumentoinnin luomassa raportissa on koko lomakkeen ominaisuudet, lomakkeen kunkin osan ominaisuudet sekä painikkeiden, otsikoiden, tekstiruutujen ja muiden lomakkeen ohjausobjektien ominaisuudet ja lisäksi lomakkeeseen mahdollisesti liittyvät koodimoduulit ja käyttöoikeudet.

  6. Jos haluat tulostaa raportin, valitse Esikatselu-välilehden Tulosta-ryhmästä Tulosta.

Sivun alkuun

Taulun avaaminen rakennenäkymässä

Kun avaat taulun rakennenäkymässä, saat näkyviin taulun yksityiskohtaisen rakenteen. Voit etsiä esimerkiksi kunkin kentän tietotyyppiasetuksen, etsiä syöttörajoitteita tai nähdä, käytetäänkö taulussa hakukenttiä eli kenttiä, jotka poimivat tietoja muista tauluista kyselyiden avulla. Nämä tiedot ovat hyödyllisiä, sillä tietotyypit ja syöttörajoitteet voivat vaikuttaa mahdollisuuksiisi löytää tietoja ja suorittaa päivityskyselyjä. Oletetaan, että haluat esimerkiksi päivittää tietyn taulun tietyt tiedot päivityskyselyn avulla kopioimalla toisen taulun vastaavien kenttien tiedot. Kyselyä ei suoriteta, jos lähde- ja kohdetaulujen kunkin taulun tietotyypit eivät vastaa toisiaan.

  1. Avaa tietokanta, jonka haluat analysoida.

  2. Napsauta tutkittavaa taulua siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.

  3. Ota tarpeen mukaan muistiin kaikkien taulun kenttien nimet ja kullekin kentälle määritetyt tietotyypit.

    Kentälle määritetty tietotyyppi voi rajoittaa niiden tietojen kokoa ja tyyppiä, joita käyttäjät voivat lisätä kenttään. Esimerkiksi tekstikentälle on voitu määrittää 20 merkin enimmäispituus ja Luku-tietotyypin kentälle esto syöttää tekstimuotoista tietoa.

  4. Jos haluat tarkistaa, onko kenttä on hakukenttä, valitse Haku-välilehteä taulun rakenneruudukon alaosassa kohdassa Kentän ominaisuudet.

    Hakukenttä näyttää yhden arvojoukon (vähintään yksi kenttä, kuten etu- ja sukunimi), mutta tallentaa yleensä eri arvojoukon (yksi kenttä, kuten numeerinen tunnus). Hakukenttä voi esimerkiksi tallentaa työntekijän tunnuksen (tallennettu arvo), mutta näyttää työntekijän nimen (näytetty arvo). Kun käytät hakukenttää lausekkeissa tai etsi ja korvaa -toiminnoissa, käytät tallennettua arvoa näytetyn arvon sijaan. Tutustuminen hakukentän tallennettuihin ja näytettyihin arvoihin on paras tapa varmistaa, että hakukenttää käyttävä lauseke tai etsi ja korvaa -toiminto toimii haluamallasi tavalla.

    Seuraavassa kuvassa näkyy tyypillinen hakukenttä. Muista, että kentän Rivilähde-ominaisuudessa näkyvät asetukset vaihtelevat.

    Taulukon tai kyselyn käyttäminen hakukentän tietolähteenä

    Tässä näkyvä hakukenttä käyttää kyselyä tietojen noutamiseen toisesta taulukosta. Hakukenttä voi olla myös arvoluettelo-tyyppinen. Tällöin käytetään pysyväiskoodattua vaihtoehtoluetteloa. Tässä kuvassa näkyy tyypillinen arvoluettelo.

    Arvoluettelon käyttäminen hakukentän tietolähteenä

    Arvoluetteloissa käytetään oletusarvoisesti Teksti-tietotyyppiä.

    Paras tapa löytää haku-ja arvo on näyttäminen haku -välilehti ja valitsemalla taulukon kunkin kentän Tietotyyppi -sarakkeen merkinnät. Saat lisätietoja hakukenttien ja luetteloiden luominen Luo hakukentän.

Sivun alkuun

Taulukoiden väliset yhteydet

Yhteydet-objektivälilehden kautta saat näkyviin graafisen esityksen tietokannan tauluista, taulujen kentistä ja taulujen välisistä yhteyksistä. Suhteet-objektivälilehdellä näet kokonaiskuvan tietokannan taulu- ja yhteysrakenteesta. Nämä ovat tärkeitä tietoja, kun haluat luoda tai muuttaa taulujen välisiä yhteyksiä.

Huomautus: Suhteet-objektivälilehden kautta voit myös lisätä, muuttaa tai poistaa yhteyksiä.

  • Avaa tietokanta, jonka haluat analysoida.

  • Valitse Tietokantatyökalut -välilehden Näytä tai piilota -ryhmässä Yhteydet.

Yhteydet-objektivälilehti avautuu ja näyttää avoimen tietokannan kaikkien taulujen väliset yhteydet.

Kahden taulukon välinen yhteys

Katso lisätietoja taulukkoyhteydet- taulukoiden yhteyksien opas.

Sivun alkuun

Objektien tavat käyttää muita objekteja

Objektien riippuvuudet -ruudussa kuvataan, miten tietokannan objektit, kuten taulut, lomakkeet, kyselyt ja raportit, ovat vuorovaikutuksessa muiden objektien kanssa tai miten ne ovat riippuvaisia muista objekteista.

Objektien riippuvuudet -ruudun avulla voit myös välttää tietuelähteiden tahattoman poistamisen. Oletetaan, että sinulla on esimerkiksi Myynti-tietokannassa Vuosineljänneksen tilaukset -kysely, jota et enää tarvitse. Ennen kuin poistat kyselyn, kannattaa selvittää, käyttääkö muu tietokannan objekti, kuten lomake tai raportti, kyseistä kyselyä tietolähteenä. Voit sitten muokata kyselystä riippuvaisia objekteja poistamalla viittaukset kyselyyn, tai voit poistaa riippuvaiset objektit kyselyn mukana. Kun tarkastelet täydellistä luetteloa riippuvaisista objekteista, voit säästää aikaa, sillä sinun ei tarvitse tarkistaa objektien ominaisuuksia manuaalisesti. Voit myös vähentää virheitä löytämällä tiedot, joita et ehkä huomaisi manuaalisessa tarkistuksessa.

Objektien riippuvuudet -ruudusta voi olla hyötyä myös, jos haluat muuttaa tietokantaobjektin rakennetta, sillä ruudusta näet, miten rakenteen muuttaminen vaikuttaa muihin objekteihin. Objektien riippuvuudet -ruutua kannattaa käyttää suurten rakennemuutosten suunnittelussa.

Objektien riippuvuudet -ruudun käyttäminen

  1. Avaa tietokanta, jota haluat tutkia.

  2. Valitse tai avaa siirtymisruudussa taulu, lomake, raportti tai kysely.

  3. Valitse Tietokantatyökalut -välilehden Näytä tai piilota -ryhmässä Objektien riippuvuudet.

  4. Valitse pyydettäessä OK, jotta riippuvuustiedot päivittyvät.

    Objektien riippuvuudet -ruutu avautuu.

    Objektien riippuvuudet -ruutu

  5. Jos haluat nähdä luettelon objekteista, jotka käyttävät vaiheessa 2 valitsemaasi objektia, valitse Minusta riippuvaiset objektit ruudun yläreunassa. Jos haluat näyttää luettelon objekteista, joita valittu objekti käyttää, valitse Objektit, joista olen riippuvainen.

  6. Jos haluat nähdä objektin riippuvuustiedot, napsauta objektin viereistä Laajenna (+) -kuvaketta. Access näyttää enintään neljä objektin riippuvuustasoa.

Muista seuraavat asiat, kun käytät Objektien riippuvuudet -ruutua:

  • Riippuvuustiedot ovat käytettävissä vain, jos sinulla on oikeudet avata objekti rakennenäkymässä.

  • Ruudussa ei näytetä makrojen ja koodimoduulien tietoja.

  • Ruutu toimii vain taulukoille, lomakkeille, raporteille ja kyselyille, paitsi seuraavanlaisille kyselyille:

    • muutoskyselyt eli kyselyt, jotka lisäävät, päivittävät tai poistavat tietoja

    • SQL-erikoiskyselyt, kuten yhdistämiskyselyt, määrityskyselyt ja läpivientikyselyt

    • alikyselyt.

      Kun Access käsittelee sisäkkäisiä kyselyitä, riippuvuustiedot luodaan vain uloimmalle kyselylle. Tämä sääntö koskee myös kyselyn alitaulukon lähdetauluja ja kyselyitä sekä hakukenttiä.

  • Access luo riippuvuustiedot etsimällä Nimen automaattinen korjaus -toiminnon ylläpitämiä nimikarttoja. Nimen automaattinen korjaus korjaa yleisiä sivuvaikutuksia, joita esiintyy, kun lomakkeita, raportteja, tauluja, kyselyitä, kenttiä tai lomakkeiden ja raporttien ohjausobjekteja nimetään uudelleen. Jos nimen automaattisen korjauksen tietojen seuranta poistetaan käytöstä, sinua pyydetään ottamaan ne käyttöön, jotta voit tarkastella riippuvuustietoja.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×