Tiedostokeskussivuston käyttäminen

Tiedostokeskussivuston käyttäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

SharePoint tarjoaa useita ominaisuuksia, joilla voi hallita sisältöä. Lisäksi eri ominaisuudet sopivat eri tarkoituksiin. Jos sinulla on satoja tai tuhansia hallittavia tiedostoja, videoita ja niin edelleen, kannattaa harkita tiedostokeskussivusto-mallin käyttämistä (tulee oletusarvoisesti SharePointin mukana). Tämä malli on optimoitu suurien tiedostojen hallintaan. Ajan säästämiseksi ja toiminnan tehostamiseksi myös SharePointissa on tiedostokeskussivusto-malli. Mallissa on tärkeitä ominaisuuksia, kuten tiedostoversiot, tiedoston tunnukset, tiedostojoukot, metatietojen selaaminen ja tiedostotyypit.

Tiedostokeskussivusto sopii molempiin tilanteisiin:

  • Luontiympäristö    Tiedostokeskuksen luontiympäristössä käyttäjät luovat ja muokkaavat tuhansia tiedostoja tai mediatiedostoja, jotka tallennetaan keskussäilöön.

  • Sisältöarkisto    Sisältöarkistossa, kuten tietokannassa, käyttäjät tallentavat ja tarkastelevat tiedostoja.

Tässä artikkelissa kerrotaan tiedostokeskussivusto-mallin ominaisuuksista ja kuinka tiedostokeskussivusto luodaan.

Asiakirjakeskussivuston käyttä luomisesta on artikkelissa Using mallien avulla voit luoda erilaisia SharePoint-sivustot

Tiedostokeskussivuston sisältö

Tiedostokeskussivusto-malli sisältää ominaisuuksia, jotka helpottavat ja tehostavat suuren tiedostomäärän luomista ja hallinnoimista. Useimmissa tapauksissa sivuston omistaja voi lisätä jokaisen näistä ominaisuuksista erikseen. Tiedostokeskussivusto-malli ottaa automaattisesti käyttöön suositellut tiedostonhallintaominaisuudet. Seuraavissa osioissa kerrotaan lyhyesti näistä ominaisuuksista.

Voit käyttää tiedostokeskussivustoa luomisympäristönä tai sisältöarkistona. Luomisympäristössä käyttäjät kirjaavat tiedostoja usein sisään ja ulos sekä luovat kansiorakenteita kyseisille tiedostoille. Versiointi on käytössä ja jokaisesta tiedostosta voi olla olemassa aiempia versioita 10 tai enemmän. Lisäksi työnkulku voi hallinnoida tiedostojen elinkaaria.

Sitä vastoin sisältöarkistossa luodaan hyvin vähän mitään. Käyttäjät voivat vain tarkastella ja ladata tiedostoja. Tiedostokeskussivusto-malli tukee tietopohjaisten arkistojen luomista. Normaalisti tietokannat sisältävät yhden version tiedostosta ja sivuston koko voi olla jopa 10 miljoonaa tiedostoa. Tyypillinen sisältöarkiston käyttötilanne on esimerkiksi suuren organisaation teknisen tuen keskuksessa, jossa 10 000 käyttäjää käyttää sisältöä (lähinnä lukee sitä). 3 000–4 000 käyttäjän alijoukko saattaa puolestaan ladata uutta sisältöä sivustoon.

Seuraavat kohteet kuvaavat joitain SharePoint-ominaisuuksia, joita voit sisällyttää tiedostokeskussivustoon. Tässä luettelossa kuvataan vain joitain monista mahdollisista ominaisuuksista. Näiden mahdollisuuksien lisäksi useimmat liikeyritykset mukauttavat tiedostokeskussivuston ulkonäköä ja siirtymisrakennetta ja sisällyttävät siihen mukautettuja verkko-osia, joiden toiminta on suunnattu juuri kyseiselle yritykselle.

Hallitut metatiedot on järjestelmä, joka liittää tiettyjä termejä SharePointin tiedostoihin. Sitten voit käyttää kyseisiä termejä tiedostojen luokittelemiseen. Metatietojen avulla voit myös luoda tehokkaan siirtymistyökalun, joka auttaa käyttäjiä löytämään etsimänsä nopeasti.

Oletetaan esimerkiksi, että yritykselläsi on tietokantasäilö, joka sisältää artikkeleita tuoteongelmien vianmäärityksestä. Voit luoda metatietotermejä, joiden avulla käyttäjät voivat suodattaa tietoa ja hakea vain esimerkiksi tiettyyn tuotteeseen tai ongelmatyyppiin liittyviä artikkeleita.

Tiedostokeskussivustossa jokainen sisällön osa saa yksilöllisen tunnuksen, joka ei liity tiedoston sijaintiin, kuten URL-linkki. Tämä tarkoittaa sitä, että tiedoston voi siirtää tai nimetä uudelleen, mutta tunnus pysyy aina samana. Niinpä tunnuksen avulla voit luoda tavallaan pysyvän linkin tiedostoon ja vähentää rikkinäisten linkkien aiheuttamia ongelmia.

Tiedostoversiot ovat automaattisesti käytössä tiedostokeskussivustossa. Tämä tarkoittaa, että tiedoston kaikki aiemmat versiot ovat automaattisesti tallessa. Esimerkiksi tiedoston tarkastusprosessissa tämä tarkoittaa, että sinulla on tallessa tiedot kaikista tarkastuskierroksen aikana tehdyistä muutoksista. Voit jäljittää muutoksia, ottaa yhteyttä vastaajiin ja niin edelleen. Lisäksi, jos artikkelin nykyisen version kanssa tulee ongelma, voit palata nopeasti viimeisimpään hyväksi havaittuun versioon.

Sisältötyyppi on tietynlainen sisältö yhdistettynä sisältöä koskeviin asetuksiin. Kun joku luo tiettyä tiedostotyyppiä olevan tiedoston, siihen sovelletaan automaattisesti kyseisen tiedostotyypin asetuksia. Esimerkiksi tiedostokeskuksessa saattaa olla monia erilaisia tiedostotyyppejä – erilaisia tiedostoja, videoita, malleja ja niin edelleen.

Sisällönjärjestäminen ei kuulu automaattisesti tiedostokeskussivustoon. Monet käyttäjät kuitenkin lisäävät sen. Sisällönjärjestäminen on SharePoint-ominaisuus, jonka avulla voit hallinnoida kohteiden kokonaisrakenteita. Metatietojen ja tiedostotyyppien avulla sisällönjärjestämistoiminto voi automaattisesti reitittää tiedostoja ja muita kohteita määritettyihin paikkoihin. Esimerkiksi tietokannassa sisällönjärjestämistoiminto saattaa reitittää automaattisesti kaikki uudet lähetykset erikoiskirjastoon, joka kerää tiettyyn tuotteeseen liittyviä artikkeleita.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×