Tiedostojen tallentamisen ja jakamisen määritys Office 365:ssä

Osallistujat: Tom Werner Diane Faigel

Yksi parhaista tavoista määrittää tiedostojen tallennus ja jakaminen yritystäsi varten on käyttää OneDrive for Businessia ja Office 365 ryhmäsivustoa yhdessä. Tämä on erinomainen ratkaisu, jos yritys on pieni ja työntekijöitä vähän.

Office 365 sisältää perusryhmäsivuston, jonka avulla pääset alkuun. Voit aloittaa heti tiedostojen tallentamisen OneDrive for Businessiin ja ryhmäsivustossa olevien tiedostojen yhteiskäytön.

Tiedostojen tallennussijainnit Office 365:ssä

  • OneDrive for Business on suunniteltu yksityiseen käyttöön ja ajoittaiseen tiedostojen jakamiseen. OneDrive for Business on erinomainen ratkaisu niiden tiedostojen tallentamiseen, jotka omistat.

  • Office 365 -ryhmäsivusto on suunniteltu tiedostojen säännölliseen jakamiseen ja yhteiskäyttöön. Ryhmäsivusto on erinomainen ratkaisu niiden tiedostojen tallentamiseen, joilla on jaettu omistajuus, eli joihin useilla henkilöillä tai koko ryhmällä on omistus- ja yhteiskäyttöoikeus.

Sekä OneDrive for Business että ryhmäsivustot tarjoavat käyttömahdollisuuden mistä tahansa sinulle ja työntekijöillesi.

Kaavio, joka näyttää, kuinka voit käyttää kahta eri tallennustyyppiä: OneDrive tai ryhmäsivustot

Tässä ovat suositukset siihen, mitä voit sijoittaa kuhunkin sijaintiin käyttäessäsi OneDrive for Businessia ja Office 365 -ryhmäsivustoja yhdessä:

Tallennussijainti

Käyttötarkoitus

Mitä tallennetaan tänne

OneDrive for Business

Sisällön tallentaminen OneDrive for Businessiin on kuin tiedostojen tallentaminen tietokoneeseen, koska kukaan muu ei voi käyttää niitä helposti.

Se sopii erinomaisesti niiden yritystiedostojen tallentamiseen, joita vain sinä käsittelet.

Yritystiedostot, joiden säännöllinen yhteiskäsittely tai käyttö ei ole tarpeen muille ryhmän jäsenille.

Office 365 Ryhmäsivusto

Office 365 -ryhmäsivusto on kuin web-sivusto, mutta oletusarvoisesti se ei ole julkinen, vaan vain niiden käyttäjien käytettävissä, joille annat käyttöoikeudet.

Se sopii erinomaisesti tiedostojen jakamiseen ja yhteiskäyttöön.

Jaetut asiakirjat ovat kaikkien työntekijöidesi käytettävissä ja yhteiskäytössä. Voitte esimerkiksi käsitellä yhdessä PowerPoint-esitystä, tallentaa kaikkien päivitettävissä olevia ryhmän suunnitelmia tai julkistaa kokousten esityslistoja.

Office 365 Ryhmän alisivusto

Office 365 -ryhmän alisivusto on kuin ryhmäsivuston erillinen osa, jolla on yksilöivä ulkoasunsa tai yksilöivät käyttöoikeutensa.

Sopii erinomaisesti tiedostojen jakamiseen ja yhteiskäyttöön asiakkaan tai yrityksen ulkopuolisen kumppanin kanssa.

Sopii erinomaisesti myös niiden tiedostojen tallentamiseen, jotka haluat säilyttää yksityisinä yrityksesi muilta ryhmäsivuston käyttöoikeuden saaneilta henkilöiltä. Voit määrittää alisivuston, jota vain sinä voit käyttää (tarvittaessa voit määrittää yksi tai kaksi muuta käyttäjää).

Tutustu ryhmän alisivuston luomiseen.

Tiedostot, jotka haluat jakaa yrityksesi ulkopuolisten henkilöiden kanssa.

Tiedostot, jotka haluat pitää yksityisinä yrityksesi muilta henkilöitä. Haluat ehkä tallentaa esimerkiksi henkilökunnan tiedot ja taloustiedot tähän.

Office 365 Sivustokokoelmat

Sivustokokoelmaa käytetään tiedostojen tallennukseen ja jakamiseen, mutta se on täysin erillinen olemassa olevasta ryhmäsivustosta.

Uudella Office 365 -sivustokokoelmalla on oma osoitteensa ja omat käyttöoikeutensa. Sitä voidaan käyttää sisäiseen tai ulkoiseen yhteiskäyttöön.

Suuret yritykset käyttävät sivustokokoelmia samalla tavalla kuin pienet yritykset käyttävät alisivustoja. Pieni yritys, jolla on laajat suojaustarpeet ja vahva tekninen osaaminen, voi halutessaan myös luoda sivustokokoelman.

Voi jakaa sivustokokoelmaan samat jaetut tiedot kuin ryhmäsivustoon ja alisivustoon.

Video: Tiedostojen siirtäminen pilveen

Katso tältä videolta, miten pääset nopeasti tallentamaan tiedostoja pilveen. Siirry ohjeisiin.

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Ohjeet: Aloita OneDrive for Businessin ja ryhmäsivuston käyttäminen tiedostojen tallennuksen ja sekä verkkoyhteistyön paikkana

Suorittaminen vie noin: 5–10 minuuttia

Jokainen yrityksesi henkilö, jolla on Office 365, saa OneDrive for Business -pilvitallennustilan. Kerro, heille, että heidän pitäisi tallentaa yritykseen liittyvät tiedostonsa tänne, jos he ovat ainoita, joiden on tarpeen käyttää tiedostoja. He voisivat esimerkiksi tallentaa ehdotusluonnoksen, kokousmuistiinpanonsa tai käsikirjoituksensa esittelyyn, jonka he aikovat järjestää.

On myös tärkeää kehottaa työntekijöitä jakamaan OneDrive for Business -kansionsa sinun ja työtovereiden kanssa. Jos työntekijät sairastuvat tai jättävät yrityksen, on vaikea päästä heidän tiedostoihinsa, jotka on tallennettu OneDrive for Businessiin. Jos OneDrive for Business -kansiot on jaettu, voit kuitenkin käyttää tiedostoja aina tarvittaessa.

Seuraavassa on kuvattu, miten kukin ryhmän jäsen pääsee OneDrive for Business -kansioonsa ja voi jakaa sen.

  1. Siirry osoitteeseen http://portal.office.com ja kirjaudu sisään.

  2. Kirjoita käyttäjänimesi ja salasanasi ja valitse Kirjaudu.

  3. Valitse Office 365 -aloitussivulla OneDrive.

    Valitse sovellusten käynnistyksessä OneDrive-ruutu.

  4. Jos sinulla on jo OneDrive for Businessissa Jaettu kaikille -kansio, avaa se. Tänne ryhmän jäsenten tulisi tallentaa omat yritykseen liittyvät asiakirjansa OneDrive for Businessissa. Valitse Jaa ja siirry seuraavaan vaiheeseen.

    Jos sinulla ei vielä ole tätä kansiota, luo uusi kansio valitsemalla Uusi. Anna sen nimeksi Jaettu kaikille ja valitse Kutsu henkilöitä. Jos et näe Kutsu henkilöitä -vaihtoehtoa, valitse Luo, napsauta uutta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Jaa.

    Valitse OneDrivessa Jaettu kaikille -kansio

  5. Kirjoita Kutsu henkilöitä ruutuun niiden ryhmän jäsenten nimet tai sähköpostiosoitteet, joiden haluat voivan käyttää kansiota. Voit sisällyttää mukaan oman sähköpostiosoitteesi, niin saat kopion sähköpostiviestistä, joka lähetetään käyttöoikeuden saaville henkilöille.

    Valintaikkuna, johon luetteloidaan niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa OneDrive for Business -kansion.

  6. Valitse kansion käyttöoikeusasetukseksi Voi muokata tai Voi tarkastella.

  7. Kirjoita viesti, joka sisällytetään kaikille kutsuttaville henkilöille lähetettävään sähköpostiviestiin. Viesti kertoo heille, että sähköpostiviestissä on linkki jaettuihin yritystiedostoihisi. Valitse Luo. Sähköposti lähetetään kutsuttaville henkilöille heti.

    Tältä sähköpostiviesti näyttää, kun se lähetetään. Sen alareunassa olevan linkin kautta vastaanottajat voivat käyttää omaa Jaettu kaikille -kansiotasi.

    Avaa sähköpostiviesti ja valitse Avaa sivusto.

Suorittaminen vie noin: 5–10 minuuttia

Office 365 sisältää perusryhmäsivuston ja joitakin ominaisuuksia, joiden avulla pääset alkuun. Vain yrityksen sisäiset henkilöt voivat käyttää tätä sisäistä verkkosivustoa.

Näin pääset ryhmäsivustoosi:

  1. Kun olet vielä kirjautuneena Office 365:een, valitse sivun vasemmassa yläkulmassa sovellusten käynnistys Office 365:n sovelluksen käynnistimen kuvake ja valitse sittenSivustot.

    Valitse sivun oikeassa yläkulmassa sovellusten käynnistys ja valitse sitten Sivustot.

  2. Valitse Sivustot-sivulla Ryhmäsivusto.

    Siirry ryhmäsivustoihin valitsemalla Sivustot ja sitten Työryhmäsivustot.

Näkyviin tulee ryhmän sisäisen verkkosivuston aloitussivu, jolla on oletusotsikko <yrityksen nimi> ryhmäsivusto. Aloitussivun sisältö on seuraava:

  • Ruudut toiminnoille, joiden avulla voit aloittaa ryhmäsivustosi mukauttamisen.

  • Vasemman reunan linkit ryhmäsivuston muille alueille siirtymiseen.

  • Tiedostokirjasto, jonka avulla voit aloittaa tiedostojen tallentamisen ja jakamisen ryhmäsi kanssa.

Alkuperäinen Ryhmäsivustot-sivu sisältää sivuston muokkaamiseen yleisesti käytettyjen toimintojen ruudut.

Suorittaminen vie noin: 20–30 minuuttia muutaman ensimmäisen tiedoston osalta

Ryhmäsivustoon sisältyy tiedostojen tallennuspaikka, jonka avulla pääset nopeasti tiedostojen tallentamisen ja jakamisen alkuun. Sitä kutsutaan tiedostokirjastoksi.

Tee näin:

  1. Valitse ryhmäsivuston aloitussivulla Tiedostot vasemman reunan siirtymisvalikosta. Tällöin siirryt tiedostokirjastoosi.

    Valitse tiedostokirjasto vasemmasta valikosta

  2. Kun olet vielä kirjautuneena Office 365:een, avaa Resurssienhallinta aloituspalkista tai muusta sijainnista.

    Avaa Resurssienhallinta Aloitus-palkista tai muulla tavalla.

  3. Siirry tiedostoihin, jotka haluat ladata ryhmäsivustoon.

    Valitse Selaa ja etsi tietokoneesi tiedosto, jonka haluat ladata ryhmäsivustoon.

  4. Valitse tiedostot, jotka haluat ladata ryhmäsivustoon, ja vedä ne Tiedostokirjastoon.

    Esimerkki tiedostosta, joka on ladattu ryhmäsivuston Tiedostot-kirjastoon.

    Kun olet valmis, tiedostot on tallennettu sekä ryhmäsivustoosi että tietokoneeseesi.

    Kuva Tiedostokirjastosta sen jälkeen, kun olet ladannut sinne tiedostoja.

    Voit poistaa tiedostot tietokoneestasi. Seuraava vaihe, eli Vaihe 4: Verkkotiedostojen synkronoiminen tietokoneen kanssa, sisältää ohjeet uuden sijainnin luomiseen näitä tietokoneessasi olevia tiedostoja varten.

    Jos aiot ladata ryhmäsivustoon paljon tiedostoja tai suuria tiedostoja, lue nämä vihjeet suurten tai useiden tiedostojen lataamisesta kirjastoon.

    Jos tarvitset lisää tallennustilaa, katso Tilauksen tallennustilan muuttaminen.

Suorittaminen vie noin: 20–30 minuuttia muutaman ensimmäisen tiedoston osalta

Nyt, kun ryhmäsivustossasi on tiedostoja, voit määrittää ne synkronoitaviksi PC- tai Mac-tietokoneen kanssa. Siten voit käsitellä tiedostoja tietokoneessasi sen sijaan, että käsittelisit niitä Internet Explorerissa, Chromessa tai jossakin muussa selaimessa. Tiedostojen synkronoituja kopioita kannattaa säilyttää tietokoneessa myös niitä tilanteita varten, jolloin sinun on päästävä tiedostoon, mutta Internet-yhteyttä ei ole.

Kun olet määrittänyt tiedostot synkronoitaviksi tietokoneen kanssa ja Internet-yhteys on olemassa, tiedostot synkronoidaan automaattisesti noin kymmenen minuutin välein.

Voit synkronoida ryhmäsivustossa olevat tiedostot tietokoneen kanssa seuraavasti:

  1. Valitse ryhmäsivuston aloitussivulla Tiedostot vasemman reunan siirtymisvalikosta. Et voi määrittää synkronointia kotisivulta, vaan sinun on avattava kirjasto siirtymisvalikosta.

    Vihje: Kun synkronoit ryhmäsivustossa olevat tiedostot, synkronoit sivustossa olevat tiedostokirjastot, et koko sivustoa.

    Valitse tiedostokirjasto vasemmasta valikosta

  2. Valitse Tiedostokirjastossa Synkronoi. Voit myös valita yksittäiset synkronoitavat tiedostot.

    Valitse ensin tiedosto ja sitten synkronointi.
  3. Valitse OneDrive for Business -ruudussa Synkronoi nyt. (OneDrive for Business on prosessi, joka suorittaa synkronoinnin.)

    Käynnistä ryhmäsivuston ja työpöydän tiedostojen synkronointi painamalla Synkronoi nyt -painiketta.
  4. Jos näyttöön tulee sitten suojauskehote, valitse Salli. Jos näyttöön tulee kehote antaa omat Office 365 -tunnistetiedot, anna oma Office 365 -käyttäjätunnuksesi ja salasanasi. Kun synkronointiprosessi käynnistyy, näyttöön tulee tämä valintaikkuna:

    Kuva valintaikkunasta, joka avautuu synkronoinnin alkaessa.
  5. Valitse Näytä omat tiedostot, niin omat tiedostosi tulevat näkyviin Resurssienhallintaan. Tietokoneessasi olevat tiedostot näkyvät omassaSharePoint-kansiossasi. Tiedoston vieressä oleva pieni vihreä valintamerkki ilmaisee, että tiedosto on ajan tasalla ja on synkronoitu ryhmäsivustossa olevan version kanssa.

    Siirry työpöydän synkronoituun tiedostoon Resurssienhallinnassa. Se on SharePoint-kansiossa.

    Huomautukset: 

    • Kun synkronoit OneDrive for Businessissa olevat tiedostot, ne sijaitsevat tietokoneessasi OneDrive for Business -kansiossasi.

    • Kuvankaappaus Resurssienhallinnasta, kun OneDrive for Business -tiedosto ja työpöytä on synkronoitu

  6. Siirry omaan SharePoint-kansioosi ja avaa tiedosto. Tee muutos ja valitse sitten Tallenna. Jos Internet-yhteys on olemassa, näytön alareunassa näkyy sanoma Ladataan SharePointiin, joka ilmaisee, että tiedostoa ladataan ryhmäsivustoosi. Se myös tallennetaan tietokoneeseesi SharePoint-kansioon samaan aikaan. Jos näkyviin tulee sanoma "Lataaminen ei onnistunut", yritä uudelleen. Joskus epätasaisesti toimiva Internet-yhteys voi häiritä tallentamista.

    Kuva tilaviestistä, joka ilmestyy näkyviin, kun tiedosto tallennetaan ryhmän sivustolle.

    Onnittelut! Olet määrittänyt tiedostojen tallennuksen ja verkkoyhteistyön organisaatiotasi varten.

Parhaat käytännöt tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen

  • Pienet voittoa tavoittelemattomat organisaatiot: Voit luoda Office 365 -ryhmäsivuston jaettujen tiedostojen keskitettyä tallennusta ja arkistointia varten. Siten tietoja ei katoa esimerkiksi johtajan tai muun henkilöstön vaihtuessa. Voit luoda yksityisen Office 365 -ryhmän alisivuston niiden tiedostojen tallentamiseen, jotka haluat pitää yksityisinä muilta ryhmän jäseniltä. Näitä ovat esimerkiksi henkilöstöä ja taloutta koskevat tiedostot.

  • Yksityisyrittäjät: Voit käyttää OneDrive for Businessia omien tiedostojesi tallentamiseen ja niiden tapauskohtaiseen jakamiseen asiakkaiden kanssa.

  • Yhteisomistuksessa olevat yhtiöt: Jos olet yhteisomistuksessa olevan yhtiön omistaja, voit käyttää OneDrive for Businessia, mutta sinun on jaettava tiedostosi suoraan toisen omistajan kanssa ja päinvastoin.

  • Yritykset, joilla on ulkoisia asiakkaita tai kumppaneita, jotka tarvitsevat tiedostojen käyttöoikeuden: Voit käyttää Office 365 -ryhmän alisivustoja tietylle asiakkaalle tarkoitettujen tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen. Koska alisivuston käyttöoikeudet ovat asiakaskohtaisia ja alisivustoon rajoitettuja, tietty asiakas ei voi vahingossa päästä toiselle asiakkaalle tarkoitettuihin tietoihin.

Kun tallennat tiedoston OneDrive for Businessiin, vain sinä voit käyttää sitä, ellet jaa sitä muiden kanssa. Kun jaat tiedostoja, voit jakaa niitä yksittäisten käyttäjien tai kaikkien kanssa. Voit myös luoda OneDriveen erillisiä kansioita eri käyttötarkoituksiin, kuten julkinen, henkilökohtainen tai yksittäiset projektit. Voit jakaa jokaisen kansion eri henkilön tai ryhmän kanssa, tai olla jakamatta sitä lainkaan.

Lisätietoja jakamisesta on myös artikkelissa Tiedostojen ja kansioiden jakaminen OneDrive for Businessissa.

Jos haluat nähdä, kuinka paljon tilaa OneDrive for Businessissa on jäljellä, katso artikkeli OneDrive for Businessin tallennustilan hallinta.

Vaikka voitkin ladata lähes mitä tahansa tiedostomuotoja, jotkut tiedostot eivät ehkä ole sallittuja joko suojaussyistä tai koska tiedostonimessä on virheellisiä merkkejä. OneDrive for Business -suojauskäytännöt estävät tietyt tiedostotyypit ja pienen joukon merkkejä. Katso lisätietoja siitä, mitkä tiedostomuodot tai merkit eivät ole sallittuja, artikkelista Virheelliset tiedostotyypit ja tiedostonimien merkit OneDrive for Businessissä.

Seuraavat vaiheet

Autamme mielellämme!

Jos olet Office 365 -järjestelmänvalvoja, voit soittaa asiakastukeen maksutta milloin tahansa.

Tämä artikkeli on päivitetty viimeksi 22. maaliskuuta 2017 palautteenne perusteella.

Jos sinulla on kysyttävää tai ehdotuksia, kerro meille asiasta alla olevassa kommenttiruudussa, jotta voimme käsitellä sitä myöhemmin tämän artikkelin päivityksen yhteydessä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×