Tiedostojen tai kansioiden jakaminen Office 365:ssä

Office 365-tiedostot ja -kansiot, jotka olet tallentanut kohteeseen OneDrive for Business, pysyvät yksityisinä, kunnes päätät jakaa ne. Kuten työryhmäsivuston kirjastossa voit jakaa tietyt tiedostot tai kansiot henkilöille, joilla ei muilta osin ole sivuston käyttöoikeutta. Jakaessasi tiedostoja ja kansioita voit päättää, annatko muiden muokata vai ainoastaan tarkastella niitä.

Huomautus: Voit myös jakaa tiedostoja ulkoisille käyttäjille (verkkosi ulkopuolella olevat käyttäjät) kutsumalla heidät vierailijoiksi tai luomalla ja julkaisemalla vieraskäyttöön tarkoitettuja linkkejä. Lisätietoja on artikkelissa Sivustojen ja tiedostojen jakaminen organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa.

Tiedoston jakaminen Hae linkki -toimintoa käyttäen

Voit jakaa linkin tiedostoon, jonka muut voivat myös jakaa käyttämällä Hae linkki -toimintoa. Hae linkki -toiminto on käytettävissä vain yksittäisillä tiedostoilla, mutta se on helpoin keino jakaa tiedostoja organisaation jäsenten kanssa tai ulkopuolisten henkilöiden kanssa (kunhan ulkoinen jakaminen on käytössä).

  1. Siirry kohteeseen OneDrive for Business tai jaettavan tiedoston sisältävään sivukirjastoon.

  2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella jaettavaa tiedostoa ja valitse sitten Hae linkki. Jollet näe Hae linkki -kohtaa, valitse Jaa ja sitten Hae linkki.

    Näyttökuva: tiedoston jakaminen Hae linkki -toiminnon avulla
  3. Valitse, minkä tyyppisen linkin haluat luoda.

    Näyttökuva linkin valitsemisesta

    Sisäiseen jakamiseen sopivat linkit:

    • Muokkaa linkkiä – tili pakollinen Kirjauduttuaan sisään organisaation jäsenet voivat muokata tiedostoa tai kopioida tai ladata sen.

    • Muokkaa linkkiä – tili pakollinen Kirjauduttuaan sisään organisaation jäsenet voivat tarkastella tiedostoa tai kopioida tai ladata sen.

    Vieraslinkit:

    • Muokkaa linkkiä – ei edellytä kirjautumista Organisaation ulkopuoliset henkilöt voivat muokata tiedostoa tai kopioida ja ladata sen.

    • Näytä linkki – ei edellytä kirjautumista Organisaation ulkopuoliset henkilöt voivat tarkastella tiedostoa tai kopioida ja ladata sen.

    Huomautukset: Jos et näe kaikkia edellä mainittuja linkkivaihtoehtoja, linkkien jakaminen on voitu poistaa käytöstä tai sinulla ei ole oikeuksia käyttää niitä. Lisätietoja jakamisen ottamisesta käyttöön on videossa Sivuston jakaminen ilman käyttöoikeuspyyntöä.

    Jos vieraskäyttö on poissa käytöstä, näkyviin tulevat vain tilin edellyttämät asetukset.

  4. Jos valitset linkkiasetukseksi vaihtoehdon, joka ei edellytä kirjautumista, ja haluat määrittää linkille vanhenemispäivän, valitse Aseta päättymispäivä. Valitse sitten, kuinka kauan linkki on voimassa, esimerkiksi 30 päivää. Linkit, jotka edellyttävät tiliä, eivät vanhene, eikä niille voi määrittää vanhenemispäivää.

    Näyttökuva: vieraslinkin vanhenemisajan määrittäminen

  5. Kopioi linkki leikepöydälle valitsemalla Kopioi.

  6. Liitä linkki sähköpostiviestiin tai liitä linkki sivustolle ja jaa se haluamiesi henkilöiden kanssa.

Huomautukset: 

  • Hae linkki -toiminnolla luodut linkit eivät ole hakukelpoisia. Vain henkilöt, joille linkki on lähetetty, voivat käyttää sitä.

  • Tili pakollinen -linkit on tarkoitettu jaettaviksi organisaation sisällä. Siksi vastaanottajien on kirjauduttava organisaation antamalla käyttäjänimellä ja salasanalla. Kun käyttäjä avaa jakamislinkin, hän saa luvan käyttää kyseistä kohdetta ja hänet lisätään käytönhallintaluetteloon.

  • Linkit, jotka eivät edellytä kirjautumista, ovat vieraslinkkejä, jotka sopivat hyvin ulkoiseen jakamiseen. Nämä linkit ovat oletusarvoisesti käytettävissä Office 365:ssä, mutta järjestelmänvalvojat voivat poistaa ulkoisen jakamisen käytöstä organisaatiossasi. Lisätietoja on artikkelissa Sivustojen tai tiedostojen jakaminen organisaation ulkopuolisten henkilöiden kanssa.

  • Voit poistaa linkit, jotka eivät edellytä kirjautumista, milloin tahansa edellä annetuissa ohjeissa mainitussa Jaa-valintaikkunassa. POISTA-linkki on Kopioi-painikkeen vieressä.

  • Sivuston järjestelmänvalvojat voivat rajoittaa jakamista, jolloin vain omistajat voivat jakaa tiedostoja ja sivustoja. Lisätietoja linkkien jakamisen käyttöönottamisesta on videossa Sivuston jakaminen ilman käyttöoikeuspyyntöä.

Sivun alkuun

Tiedoston tai kansion jakaminen käyttäjiä kutsumalla

Jos Hae linkki -toiminto ei ole käytettävissä, voit jakaa kansioita ja tiedostoja henkilöitä kutsumalla.

  1. Siirry kohteeseen OneDrive for Business tai sivustokirjastoon, joka sisältää jaettavan tiedoston.

  2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa, jonka haluat jakaa, ja valitse sitten Jaa.

    Näyttökuva: tiedoston jakaminen napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Jaa

  3. Kirjoita Jaa-valintaikkunan Kutsu henkilöitä -välilehdessä niiden henkilöiden nimet tai sähköpostiosoitteet, joille haluat jakaa tietyn tiedoston tai kansion.

    Näyttökuva tiedoston jakamisesta OneDrive for Businessissa

  4. Valitse käyttöoikeudet, kuten Saa muokata.

    Asiakirjan jakamiseen kutsuttujen henkilöiden käyttöoikeusasetuksen valitseminen

  5. Voit halutessasi kirjoittaa viestin, joka sisällytetään kaikille kutsutuille lähetettävään sähköpostiviestiin. Sähköpostiviestissä on linkki jaettavaan tiedostoon.

  6. Jos et halua lähettää sähköpostia, poista valinta Lähetä sähköpostikutsu (ensin täytyy ehkä valita Näytä asetukset).

  7. Valitse Jaa.

Huomautus: Jos vieraskäyttö ei ole käytössä, Kirjautuminen vaaditaan -vaihtoehto ei välttämättä näy.

Sivun alkuun

Lisätietoja tässä artikkelissa

Lisätietoja tiedostojen tallentamisesta ja jakamisesta Office 365:ssä

Suosituksia tiedostojen tallennuspaikoista Office 365:ssä ja asetusten määrittämisestä on artikkelissa Set up Office 365 file storage and sharing (Tiedostojen tallentamisen ja jakamisen määritys Office 365:ssä).

Tiedostojen jakaminen vain tietyille henkilöille

Voit jakaa useita tiedostoja tiettyjen henkilöiden kanssa seuraavasti:

  • Luo ryhmä (jos olet Office 365:ssä ja ryhmät ovat käytettävissä).

  • Luo kansio ja tallenna tiedostot tähän kansioon sitä mukaa kun luot niitä.

Luo ryhmä (jos olet Office 365:ssä ja ryhmät ovat käytettävissä).
  1. Napsauta siirtymisruudussa Ryhmät-kohdan viereistä plus-merkkiä (+).

    Näyttökuva: ryhmän luominen OneDrive for Businessissa napsauttamalla plusmerkkiä

  2. Anna ryhmälle nimi ja määritä julkisuusasetukseksiJulkinen tai Yksityinen.

    Näyttökuva: kirjoita nimi ja luo ryhmä OneDrive for Businessissa valitsemalla Luo

  3. Valitse Luo.

  4. Lisää ryhmään jäsenet.

  5. Valitse Ryhmässä sivun yläreunassa Tiedostot, niin pääset ryhmän OneDriveen.

    Näyttökuva: siirtyminen ryhmän OneDriveen valitsemalla ryhmässä Tiedosto

  6. Vedä tiedostot sivulle tai valitse Lataa.

Luo kansio ja tallenna tiedostot tähän kansioon sitä mukaa kun luot niitä.
  1. Luo kansio valitsemalla Uusi > Kansio. Voit jakaa kansion muiden kanssa luodessasi sen.

  2. Jos et jakanut kansiota, kun loit sen, jaa kansio kutsumalla käyttäjiä.

  3. Lataa tai vedä tiedostot kansioon.

Sivun alkuun

Tiedoston tai kansion jakavien henkilöiden tarkastelu

  1. Napsauta tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Jaa.

  2. Valitse Jaa-valintaikkunassa Jaettu.

    Jaettu-välilehti Jaa-valintaikkunassa

  3. Jos kaikkien henkilöiden nimet eivät mahdu näkymään kortissa, valitse nimiluettelon lopussa oleva lisää-linkki. Voit tarkastella kaikkia nimiä vierittämällä luetteloa.

    Vihjeitä: Jos käyttämässäsi kirjastossa on Jakaminen-sarake, voit avata Jaa-valintaikkunan valitsemalla henkilökuvakkeen.

    Vähintään kahdelle henkilölle jaetun tiedoston jakamiskuvake

Sivun alkuun

Tiedoston tai kansion jakamisen lopettaminen

Jos haluat muuttaa tiedoston tai kansion taas yksityiseksi, voit lopettaa sen jakamisen.

  1. Valitse tiedoston tai kansion henkilökuvake ja avaa Jaa-valintaikkuna.

    Vähintään kahdelle henkilölle jaetun tiedoston jakamiskuvake

  2. Napsauta Jaa-valintaikkunan Jaettu-välilehdessä haluamasi henkilön nimen vieressä olevaa kohtaa Voi tarkastella tai Voi muokata ja lopeta tiedoston jakaminen hänen kanssaan valitsemalla Lopeta jakaminen.

    Näyttökuva sisällön jakamisen lopettamisesta yhden käyttäjän kanssa

  3. Voit lopettaa tiedoston jakamisen kaikkien kanssa samanaikaisesti valitsemalla LOPETA JAKAMINEN henkilöluettelon alta.

    Näyttökuva sisällön jakamisen lopettamisesta kaikkien käyttäjien kanssa

    Huomautus: LOPETA JAKAMINEN -vaihtoehtoa, jolla voi poistaa kaikki käyttäjät kerralla, ei voi käyttää kansioihin. Voit nopeasti lopettaa kansion jakamisen usean käyttäjän tai ryhmän kanssa seuraavasti: valitse LISÄASETUKSET, valitse poistettavat käyttäjät tai ryhmät ja valitse sitten Poista käyttöoikeudet.

Sivun alkuun

Muita tapoja jakaa tiedosto tai kansio kaikille organisaatioon kuuluville

OneDrive for Businessssa on useita tapoja jakaa tiedosto kaikille:

  • Käytä Jaa-valintaikkunaa. Toimi Tiedoston tai kansion jakaminen -kohdassa esitettyjen ohjeiden mukaisesti, mutta kirjoita Kutsu henkilöitä -ikkunaan Kaikki.

    Jaa asiakirja kaikkien Jaa-valintaikkunaa käyttävien kanssa

  • Luo Jaettu kaikille -kansio (tai vastaava) ja sijoita tiedostot siihen sitä mukaa kun luot niitä. Voit luoda kansion valitsemalla Uusi > Kansio. Voit jakaa kansion muiden kanssa luodessasi sen.

    Jaettu kaikille -kansio OneDrive for Business -sovelluksessa

Huomautus: Sinulla on ehkä jo valmis Jaettu kaikille -kansio.

Jaa-valintaikkunassa käytettävissäsi on valinta Kaikki paitsi ulkoiset käyttäjät. Jos organisaatiosi sallii ulkoisen jakamisen, tiedoston jakaminen kaikkien kanssa tarkoittaa myös ulkoisia käyttäjiä eli organisaatiosi ulkopuolisia henkilöitä, jotka sinä tai joku muu organisaatioosi kuuluva käyttäjä on joskus kutsunut jakamaan tiedostoja vieraana.

Jos sinulla on valmis Jaettu kaikille -kansio, kaikki käyttäjät saavat oikeuden muokata Jaettu kaikille -kansioon tallennettuja asiakirjoja, ellet muuta käyttöoikeuksien asetuksia tai ellei kohdetta OneDrive for Business luotu ennen kesäkuuta 2014. Jos OneDrive for Business on luotu tätä aikaisemmin, Jaettu kaikille -kansiossa on aluksi Vain luku -käyttöoikeus. Voit muuttaa käyttöoikeuksien asetuksia milloin tahansa noudattamalla aikaisemmin tässä artikkelissa esitettyjä kansion jakamiseen liittyviä ohjeita.

Sivun alkuun

Miten muut käyttäjät löytävät kaikkien kanssa jaetut tiedostot?

Kaikkien kanssa jaetut tiedostot eivät näy OneDrive for Business:n Jaettu kanssani -näkymässä. Mikseivät? Muista, että organisaatiosi koon mukaan kaikkien kanssa jaettuja tiedostoja voi olla satoja tai jopa tuhansia. Ota huomioon myös, ettet ehkä halua lähettää kutsusi ohessa sähköpostia joka ikiselle organisaation jäsenelle.

Sen sijaan muut käyttäjät löytävät jakamasi tiedostot seuraavilla tavoilla:

  • Seuraamalla linkkiä, jonka lähetät heille suoraan sähköpostitse.

    Löydät kunkin tiedoston web-osoitteen sen selitteestä.


    Tiedoston URL-osoite

    Kopioi ja liitä URL-osoite sähköpostiviestiin, jonka lähetät valitsemillesi henkilöille.

  • Käyttämällä hakuruutua OneDrive for Businessissa.

    Tässä esimerkissä Pinja Ahonen etsii hakusanalla ”oikeustapaukset” tiedostoja, jotka organisaatiossa on jaettu hänen kanssaan.

    Haun avainsanat kanssasi jaettujen tiedostojen hakemiseksi

Sivun alkuun

Jaa Facebook Facebook Twitter Twitter Sähköposti Sähköposti

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Hienoa! Haluatko antaa muuta palautetta?

Miten voimme parantaa?

Kiitos palautteesta!

×