Kuulostaako ikävän tutulta? Lähetät työtovereillesi tiedoston. He lisäävät siihen palautteensa, jonka jälkeen sinun pitää yhdistää kolmen tai neljän alkuperäisen asiakirjan kopion kommentit ja muutokset.
Tähän on kuitenkin vaihtoehtoinen menetelmä. Jos sinulla on SharePoint- tai Microsoft OneDrive-tili, voit tallentaa tiedostoja, kuten Word tiedostoja, johonkin näistä paikoista ja antaa muiden lukea tai muokata tiedoston kopiotasi Jaa-komennolla. Ei enää kasaantuvia tiedostoversioita, vaan saat kaikkien palautteen yhdessä tiedostossa. (Se, mitä muut voivat tiedostolle tehdä, riippuu antamistasi käyttöoikeuksista).
Seuraavassa käydään läpi koko prosessi alusta loppuun. Siirry suoraan haluamaasi osaan.
Aloita lisäämällä SharePoint tai OneDrive Wordin sijaintiluetteloon.
-
Valitse Wordissa Tiedosto > Tallenna nimellä > Lisää paikka.
-
Valitse Lisää sijainti -kohdassa palvelu, jota haluat käyttää, esimerkiksi Office 365 SharePoint tai OneDrive.
-
Täytä palvelun kirjautumisnäyttö. Sinun pitää ehkä kysyä käyttäjänimeä ja salasanaa IT-osastosta.
Kun olet valmis, uusi sijainti näkyy Wordin Tallenna nimellä -ruudussa.
Uuteen paikkaan tallentaminen ja jakaminen
Kun olet lisännyt pilvitallennussijainnin sijaintiluetteloon, voit jakaa tiedoston. Kukin tiedosto täytyy jakaa vain kerran.
-
Avaa jaettava asiakirja.
-
Valitse Tiedosto > Tallenna nimellä.
-
Kaksoisnapsauta Tallenna nimellä -sivulla haluamaasi tallennuspaikkaa: SharePointin tiedostokirjastoa, tietokoneessa olevaa sijaintia, omaa sivustoasi tai OneDrivea.
-
Nimeä tiedosto ja valitse Tallenna. Jos se siirtää sinut takaisin Tiedot-välilehteen, valitse uudelleen Jaa.
-
Kirjoita Jaa muiden kanssa -kohtaan (tai Word 2013:ssa Kutsu henkilöitä) niiden henkilöiden nimet tai sähköpostiosoitteet, joille haluat jakaa tiedoston.
-
Voit halutessasi valita Voi muokata tai Voi tarkastella. Ensimmäisen vaihtoehdon avulla työtoverisi voivat muuttaa tiedostoa, toinen pitää tiedoston turvallisempana.
-
Kirjoita halutessasi viesti osoiterivin alla olevaan ruutuun ja valitse sitten Jaa.
Aiemmin tallennetun asiakirjan jakaminen
Jos olet tallentanut tiedoston SharePointiin tai OneDriveen jo aiemmin, toimi seuraavasti.
-
Avaa jaettava asiakirja.
-
Valitse Tiedosto > Jaa > Jaa muiden kanssa (tai Word 2013:ssa Kutsu henkilöitä).
-
Kirjoita niiden henkilöiden nimet tai sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa tiedoston.
-
Valitse halutessasi Saa muokata tai Saa tarkastella. Jos valitset ensimmäisen vaihtoehdon, työtoverisi voivat muuttaa tiedostoa. Toinen vaihtoehto suojaa tiedostoa paremmin.
-
Kirjoita halutessasi viesti osoiterivin alla olevaan ruutuun ja valitse sitten Jaa.
Jakamisen lopettaminen
Voit lopettaa asiakirjan jakamisen seuraavasti.
-
Avaa asiakirja, jota et halua jakaa.
-
Valitse Tiedosto > Jaa.
-
Napsauta Jaa muiden kanssa -kohdassa (tai Word 2013:ssa Kutsu henkilöitä) hiiren kakkospainikkeella poistettavaa henkilöä ja valitse Poista käyttäjä.
Lisätietoja OneDrive ja Microsoft 365
-
Lisätietoja OneDrive tilin avaamisesta on artikkelissa Microsoft-tilin rekisteröiminen.
-
Jos haluat tilataMicrosoft 365 SharePoint-tilin, katso Microsoft 365 :n aloitussivu.
-
Jos yritykselläsi on SharePoint ja sinulla on kysyttävää siitä, ota yhteys järjestelmänvalvojaan.
