Tiedonsyötön tehokkuuden parantaminen hakukenttien avulla

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Hakukentän luominen Microsoft Office Access -taulukoihin voi parantaa tietokannan tietojensyöttöprosessin tehokkuutta. Hakukenttä voi esittää käyttäjäystävällisen arvon, joka määräytyy lähdetietotaulukon tai arvoluettelon toisen arvon mukaan. Hakukenttä voi esimerkiksi näyttää yhteyshenkilön nimen, joka on yhdistetty vastaavaan yhteystietotunnisteen numeroon toisessa taulukossa, kyselyssä tai luettelossa.

Tässä artikkelissa kuvataan hakukenttätyypit ja kunkin tyypin luominen ja luomisen syy.

Ohjeita

Hakukenttätyypin valitseminen

Hakukenttien luominen

Usean arvon käyttäminen hakukentässä

Poista haku-ominaisuus

Hakukenttätyypin valitseminen

Hakukenttä esittää luettelon arvoista, joista käyttäjä voi valita. Tämä voi nopeuttaa ja tarkentaa tietojen syöttämistä. Kun kenttään syötetty arvo on jo olemassa toisessa taulukossa, voit välttää tietojen kahdentumisen ja mahdolliset uudelleensyöttövirheet. Hakukentät voivat olla yksinkertaisia tai monimutkaisia. Yksinkertaisissa hakukentissä voit tallentaa yksittäisen arvon, kun taas monimutkaisissa tai moniarvoisissa hakukentissä voit tallentaa useita arvoja, jotka näkyvät yhdistelmäruutu- tai luetteloruutuohjausobjektissa. Ohjelma "hakee" jokaista moniarvoisen kentän merkintää varten näyttöarvon sidotun arvon perusteella. Kun hakukenttää tarkastellaan tai käytetään taulukossa, sitä kutsutaan hakusarakkeeksi. Luotavissa olevat hakukenttien tyypit ovat hakuluettelo ja arvoluettelo.

Hakuluettelon käyttäminen

Kun hakukenttä perustuu hakuluetteloon, kenttä saa tiedot tietokannan taulukosta tai kyselystä. Tässä hakutyypissä taulukot liittyvät toisiinsa ja tietolähteen arvojen muuttuessa senhetkiset tiedot ovat käytettävissä hakukentässä.

Hakuarvoluettelon käyttäminen

Kun hakukenttä perustuu hakuarvoluetteloon, hakukenttä saa tietonsa arvojen luettelosta, joka kirjoitetaan kenttää luotaessa. Tätä hakukenttätyyppiä kannattaa käyttää, kun arvoja on rajallinen joukko, jota ei muuteta usein.

Hakukenttien luominen

Voit luoda hakukentän joko rakenne- tai taulukkonäkymässä. Voit muuttaa kentän hakukentäksi käyttämällä rakennenäkymää ja muuttamalla tietotyyppiä. Lisää uusi hakukenttä joko käyttämällä taulukkoa tai kyselyä tietolähteenä tai luomalla oma arvoluettelo. Seuraavassa osassa kuvataan kumpikin hakukentän luomistapa.

Hakukentän luominen taulukko- tai kyselytietolähteen perusteella

  1. Avaa taulukko taulukkonäkymässä ja napsauta sen sarakkeen otsikkoa, johon haluat luoda hakukentän.

  2. Valitse haku ja suhde -tietotyyppi.

    Hakukenttänäkymä

  3. Valitse ohjatussa hakukentän luomisessa Haluan, että hakukenttä hakee arvot toisesta taulukosta tai kyselystä ja valitse sitten Seuraava.

Huomautus: Jos hakukenttä on linkitetty SharePoint-luetteloon, tietoja on muokattava SharePoint-luettelossa.

  1. Valitse hakukentän arvon lähde valitsemalla Taulukot, Kyselyt tai Molemmat.

Jos sovellus on suunniteltu verkkokäyttöön, mutta lähdetaulukko on asiakastilassa, sillä on oltava numeerinen perusavain tai Access tuo virheilmoituksen näyttöön. Jos tämä tapahtuu, sinun on ensin luotava taulukolle numeerinen perusavain rakennenäkymässä ja sitten palattava WWW-tilaan luomaan hakukenttä. Lisätietoja taulukon luomisesta WWW-tilassa on artikkelissa Verkossa jaettavan tietokannan luominen.

  1. Valitse luettelosta taulukko tai kysely ja valitse sitten Seuraava.

  2. Valitse lisättävä kenttä Käytettävissä olevat kentät -luettelosta ja lisää se Valitut kentät -luetteloon napsauttamalla >-painiketta. Varmista, että valitut kentät ovat Valitut kentät -luettelossa, lisää kenttiä toistamalla edelliset toimet, kunnes kaikki haluamasi kentät on lisätty, ja valitse sitten Seuraava.

  3. Jos valitsit useita kenttiä ja haluat määrittää hakukentän lajitteluasetukset, valitse ensimmäisen lajittelukentän vieressä oleva alanuoli ja napsauta sen kentän nimeä, jonka mukaan haluat lajitella arvot.

  4. Muuta lajittelujärjestystä napsauttamalla Nouseva-painiketta ja valitsemalla Seuraava.

  5. Säädä hakukentän leveyttä vetämällä sarake haluamaasi leveyteen hiirellä ja valitse sitten Seuraava.

Huomautus: Voit säätää hakukentän sarakeleveyttä, mutta jos muutat sen leveyttä siten, ettei se enää näy, sitä ei tuoda näyttöön.

Vihje: Pidä Piilota avainsarake -valintaruutu valittuna, jotta hakusaraketta käyttävä käyttäjä näkee kentässä vain ne arvot, jotka haluat hänen näkevän perusavainkentän arvojen asemesta.

  1. Kirjoita hakukentälle otsikko.

  2. Jos haluat luoda moniarvoisen hakusarakkeen, valitse Salli useita arvoja -valintaruutu.

Huomautus: Salli useita arvoja on valittava, jos haluat tallentaa useita arvoja. Lisätietoja on kohdassa Usean arvon salliminen hakukentässä.

Ohjattu hakukentän luominen, moniarvoisen haun valitseminen

  1. Valitse Valmis, valitse Tiedosto-välilehti ja valitse sitten Tallenna.

Vihje: Voit tarkistaa tai muuttaa hakukentän ominaisuuksia, Avaa taulukko rakennenäkymässä ja ominaisuudet ovat käytettävissä haku -välilehti, valitse Kenttäominaisuudet.

Taulukon tai kyselyn käyttäminen hakukentän tietolähteenä

sivun alkuun

Hakukentän luominen arvoluettelon perusteella

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, jota haluat käsitellä, ja valitse sitten Rakennenäkymä.

  2. Napsauta solua, joka vastaa saraketta, jonka haluat määrittää hakukentän alaspäin osoittavaa nuolta ja valitse tietotyyppi Tietotyyppi -sarakkeessa, ja valitse sitten Ohjattu haku.

Huomautus: Jos Access tuo näyttöön ilmoituksen siitä, ettei se voi käynnistää ohjattua hakukentän luomista, muuta kentän tietotyyppiä.

  1. Valitse ohjatussa hakukentän luomisessa Haluan määrittää arvot itse -vaihtoehto ja valitse sitten Seuraava.

  2. Kirjoita ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla hakuluettelon sarakkeiden määrä.

Huomautus: Voit säätää hakukentän sarakeleveyttä, mutta jos muutat sen leveyttä siten, ettei se enää näy, sitä ei tuoda näyttöön.

  1. Kirjoita haluamasi arvot näkyvät luettelossa ja valitse sitten Seuraava.

Voit muokata arvoluetteloa suoraan Rivilähde-tekstiruudussa hakukentän ominaisuuksissa.

  1. Jos määritit useita sarakkeita vaiheessa 4, sinun on määritettävä, mitä saraketta käytetään kunkin arvon yksilölliseen tunnistamiseen. Kaksoisnapsauta Käytettävissä olevat kentät -ruudussa saraketta, jolla kukin arvo osoitetaan yksilöllisesti, ja valitse Seuraava.

Huomautus: Tämä vaihe ei tule näyttöön, jos valitsit vain yhden sarakkeen vaiheessa 4.

  1. Kirjoita ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla hakukentän nimi.

  2. Jos haluat luoda moniarvoisen hakusarakkeen, valitse Salli useita arvoja -valintaruutu.

    Huomautus: Salli useita arvoja on valittava, jos haluat tallentaa useita arvoja. Lisätietoja on kohdassa Usean arvon salliminen hakukentässä.

  3. Valitse Valmis ja tallenna muutokset valitsemalla Kyllä.

Sivun alkuun

Usean arvon käyttäminen hakukentässä

Voit sallia useiden arvojen esittämisen hakukentässä, jos jokin seuraavista ehdoista täyttyy tietokannan käyttötavassa:

  • Käytössä on ajantasainen arvojen luettelo, joka sallii käyttäjille useita tietojensyöttövalintoja.

  • Tietokanta käyttää SharePoint-sivustoa usein.

  • Tietokanta on linkitetty SharePoint-sivustoon.

Vaikka usean arvon kentässä käyttämisen salliminen on hyödyllistä, se voi myös heikentää tietokannan toiminnallisuutta, jos siirrät sen palvelimeen.

Varoitus: Kun luot usean arvon hakukentän, jonka tietolähde on taulukko, et voi muuttaa hakukentän tietotyyppiä etkä kentän kokoa poistamatta ensin niiden välistä yhteyttä.

Hakukentän ominaisuuksien määrittäminen tai muuttaminen

Kun käytät ohjattua hakukentän luomista, hakukentän ominaisuudet määritetään automaattisesti. Voit muuttaa hakukentän käyttäytymistä muokkaamalla näitä ominaisuuksia.

  • Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, jota haluat käsitellä, ja valitse sitten Rakennenäkymä.

  • Napsauta kenttää, jonka hakuominaisuuksia haluat muuttaa.

  • Valitse Haku-välilehti.

  • Napsauta muutettavan ominaisuuden vieressä olevaa avattavan luettelon nuolta ja valitse haluamasi asetus.

Seuraavassa taulukossa on lueteltu asetettavissa tai muutettavissa olevat hakukentän ominaisuudet.

Ominaisuus

Toiminto

Näytön ohjausobjekti

Ohjausobjektityypin mukaan tyypiksi voidaan määrittää jokin seuraavista:

Valintaruutu Vain Kyllä/Ei-kentät.

  • Tekstiruutu     Näyttää sisällön, joka on syötetty käyttäjä.

  • Luetteloruutu     Näyttää arvoluettelon avoimesta ikkunasta.

  • Yhdistelmäruutu     Näyttää valitun arvot suljettuna ja näyttää käytettävissä arvoluettelon ollessa avoinna.

Huomautus: Näyttöohjausobjektimäärittäminen-ominaisuuden arvoksi Tekstiruutu tai -valintaruudun valinta poistaa käytöstä haut.

Rivilähteen tyyppi

Valitse, täytetäänkö hakukenttä toisen taulukon vai kyselyn arvoilla vai määrittämäsi luettelon arvoilla. Voit myös valita, että luettelo täytetään taulukon tai kyselyn kenttien nimillä.

Rivilähde

Määritä taulukko, kysely tai arvoluettelo, joka antaa arvot hakukenttää varten. Kun Rivilähteen tyyppi -ominaisuuden arvoksi asetetaan Taulukko/kysely tai Kenttäluettelo, tämän ominaisuuden arvoksi pitäisi asettaa taulukon, kyselyn tai kyselyä esittävän SQL-lauseen nimi. Kun Rivilähteen tyyppi -ominaisuuden arvoksi asetetaan Arvoluettelo, tämän ominaisuuden pitäisi sisältää puolipisteillä erotettujen arvojen luettelo.

Sidottu sarake

Määritä Rivilähde-ominaisuudessa oleva sarake, joka antaa hakusarakkeen tallentaman arvon. Arvo voi olla 1:n ja Rivilähde-ominaisuuden sarakkeiden määrän väliltä.

Sarakkeiden määrä

Määritä se rivilähteen sarakkeiden määrä, joka voidaan näyttää hakusarakkeessa. Tämä ominaisuus voi olla kokonaislukuarvo väliltä 1–255.

Sarakeotsikot

Määritä, näytetäänkö sarakkeiden otsikot. Arvo voi olla Ei (oletusarvo) tai Kyllä.

Sarakkeiden leveydet

Syötä jokaisen sarakkeen leveys. Jos esimerkiksi et halua näyttää jotakin saraketta, kuten tunnusnumeroa, voit määrittää leveydeksi 0.

Luettelon rivien määrä

Määritä niiden rivien määrä, jotka tulevat näkyviin, kun hakusarake näytetään.

Luettelon leveys

Määritä sen ohjausobjektin leveys, joka tulee näkyviin, kun hakusarake näytetään.

Vain luettelon käyttö

Valitse, voiko käyttäjä syöttää arvon, jota ei ole luettelossa.

Salli useita arvoja

Määritä, käyttääkö hakukenttä moniarvoista kenttää ja salliiko se useiden arvojen valinnan. Tämä asetus voi olla Ei (oletusarvo) tai Kyllä. Jos valitset Kyllä, käyttäjä voi valita useita arvoja kunkin tietueen Rivilähde-ominaisuudesta. Lisätietoja tämän asetuksen käyttämisestä on artikkelissa Usean arvon salliminen hakukentässä.

Salli arvoluettelon muokkaaminen

Määritä, voiko arvoluettelohakukentän kohteita muokata. Kun tämän asetuksen arvo on Kyllä, hakukentän napsauttaminen hiiren kakkospainikkeella tuo näyttöön Muokkaa luettelon kohteita -komennon. Jos hakukentällä on enemmän kuin yksi sarake, tätä ominaisuutta ei oteta huomioon.

Luettelon kohtien muokkauslomake

Määritä lomake, jolla hakukentän kohdeluetteloa voi muokata.

Näytä vain rivilähteen arvot

Vain nykyistä rivilähdettä vastaavat arvot näytetään, kun Salli useita arvoja -ominaisuuden arvoksi on asetettu Kyllä.

Sivun alkuun

Hakuominaisuuden poistaminen

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, jota haluat käsitellä, ja valitse sitten Rakennenäkymä.

  2. Valitse kenttä, jonka hakuominaisuuden haluat poistaa.

  3. Valitse Haku-välilehti.

  4. Valitse avattavasta Näyttöohjausobjekti-luettelosta Tekstiruutuja tallenna muutos.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×