Oletko koskaan sekoittanut vaihettaprosessiin? Tai portfolio, jossa on toimitus? Ehkä ei, mutta projektinhallinnan terminologia voi olla hämmentävää, ja tämän artikkelin avulla voit selvittää asian.
Tämän artikkelin sisältö
Laakerien hankkiminen: vaiheet, prosessit, portfoliot ja tuotteet
Projekti on vain joukko toimintoja, jotka tapahtuvat aikataulun mukaan ja jotka tuottavat jonkinlaisen tuotoksen. Jotkin projektit ovat erillisiä, eikä organisaatiossa ole mitään yhteyttä muihin projekteihin. Toisaalta jotkin projektit ovat osa suurempia toimia, kuten vaiheita, prosesseja, ohjelmia ja portfolioita.
Vaiheet
Projektit voidaan ajoittaa vaiheittain, jolloin useita samaan tavoitteeseen liittyviä projekteja voidaan hallita yhdessä. Esimerkiksi hyväntekeväisyysjärjestöllä on vuosittain varainkeruutilaisuus. Jos haluat hallita kaikkia funktioon liittyviä projekteja, ne ryhmittelevät projektit kolmeen vaiheeseen: suunnitteluun, tapahtumapäivään ja seurantaan. Jokainen vaihe sisältää useita projekteja.
|
Vaihe |
Projektit |
Vaiheen tuloste |
|
Suunnittelu |
|
Valmis tapahtumasuunnitelmaasiakirja |
|
Tapahtumapäivä |
|
Tapahtuma suoritetaan suunnitelmien mukaan |
|
Follow-Up |
|
Valmis post mortem -asiakirja |
Prosessit
Kahden eri hankkeen toiminnot voivat liittyä toisiinsa prosessin muodostamiseksi. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on kaksi projektia: toinen sisältää puhelukeskuksen lipunmyyntijärjestelmän tuottamiseen tarvittavat toiminnot ja toinen projekti sisältää toiminnot, joita tarvitaan tukihenkilöstön palkkaamiseen ja kouluttamiseen puhelinkeskusta varten.
|
Project 1 |
Project 2 |
|
Toimintaa:
|
Toimintaa:
|
|
Lähtö:
|
Lähtö:
|
Kahden projektien yhdistetyt aktiviteetit muodostavat prosessin puhelinkeskuksen määrittämiseksi. Prosessissa on täysin toimivan puhelukeskuksen tulos.
|
Prosessi |
|
Project 1 -toiminnot:
|
|
Project 2 :n toiminnot:
|
|
Prosessin tulos:
|
Ohjelmat
Ohjelma on ryhmä projekteja, joita hallitaan yhdessä niiden toisiinsa liittyvien tilojen hyödyntämiseksi mahdollisimman hyvin. Esimerkiksi rakennusyhtiö, joka työskentelee uuden jaon parissa, hallinnoi jokaista jako-osastolla olevaa taloa erillisenä projektina. Ryhmittelemällä projektit ohjelmaan koko jakopisteelle yhtiö näkee helposti jako-alueen etenemisen kokonaisuudessaan ja suunnittelee tuovansa kolmannen osapuolen resursseja, kuten betoniautoja tai maisemanpiirtäjiä.
|
Ohjelma |
Projektit |
|
Contoson kartanot |
|
Salkkuja
Jotkin projektipäälliköt voivat käyttää portfolioita projektien ja ohjelmien yhdistämiseen vastaaviin strategisiin liiketoimintatavoitteisiinsa. Esimerkiksi ohjelmistokehitysyhtiö on määrittänyt kolme strategista liiketoimintatavoitetta: "Innovoi alalla", "Kehitä turvallisia ohjelmistoja" ja "Tarjoa huippuluokan asiakastukea". Organisaatio määrittää portfoliot kullekin näistä tavoitteista (innovaatio, suojaus ja tuki) ja sovittaa yhteen näiden portfolioiden nykyiset projektit ja ohjelmat.
|
Portfolio |
Projektit ja ohjelmat |
|
Innovaatio |
|
|
Suojaus |
|
|
Tuki |
|
Tulos: projektin toimitukset
Projektit, vaiheet ja prosessit tuottavat kaikki jonkinlaisen tuotoksen, jota kutsutaan toimitukseksi. Yleensä toimitus on jonkinlainen konkreettinen kohde, kuten asiakirja tai valmis tuote. Toimitukset voivat olla tuotteita tai tavaroita, mutta ne voivat olla myös tuloksia tai palveluita. Seuraavassa taulukossa on esimerkkejä näistä toimitettavista tyypeistä.
|
Toimituksen tyyppi |
Kuvaus |
Esimerkkejä |
|
Tuote |
Konkreettinen kohde, joka on projektin, vaiheen tai prosessin tulos. Tuotteet voivat olla erillisiä toimituksia, tai ne voivat olla osa suurempaa toimitusta. |
Asiakirja, ohjelmisto, talo |
|
Tulos |
Valmiin projektin, vaiheen tai prosessin tulos. |
Vian korjausprosessi, uusi organisaatiorakenne, vihreän rakentamisen ohjeet |
|
Palvelu |
Projektin, vaiheen tai prosessin tulos, jonka avulla organisaatio voi suorittaa liiketoimintafunktion. |
Täysin toimiva puhelinkeskus, neuvottelupöytä, radion lähetyspalvelu |
Miten Microsoft Project sopii projektinhallintajärjestelmään?
Projektinhallinnan "järjestelmä" viittaa projektien ajoittamiseen ja seurantaan käytettäviin integroituihin prosesseihin, tekniikoihin, menetelmiin ja työkaluihin. Microsoft Project on työkalu suuremmassa projektinhallintajärjestelmässä. Projektit, joita kutsutaan myös projektisuunnitelmiksi, tallennetaan erillisinä tiedostoina Project 2010, ja ne voidaan ryhmitellä yhteen suurempiin pyrkimyksiin, kuten vaiheisiin, prosesseihin, ohjelmiin ja portfolioihin.
