Tehtävien mukauttaminen hallinnan helpottamiseksi

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Voit mukauttaa Outlook-tehtäviä Tehtävät-luettelon hallinnan helpottamiseksi. Voit lisätä muistutuksia, käyttää tilaseurantaa, tehdä toistuvia kohteita ja luokitella tehtäviä.

Sisältö

Asettaa toistuvan tehtävän

Lisää muistutus

Tehtävän edistymisen seuraaminen

Määrittää väriluokkia

Linkitä tehtävät-yhteyshenkilölle

Merkitse tehtävien merkitseminen yksityiseksi

Seurata matka, tuntia ja laskutustietoja

Tehtävän toistuvuuden määrittäminen

Voit määrittää toistuvia tehtäviä tiettyihin päivämääriin tai voit luoda uudelleen tehtäviä, jotka toistuvat tietyin väliajoin.

Mikä on toistuva ja uusiutuvia hyödykkeitä tehtävän välinen ero?

Jos sinulla on tehtävä, joka suoritetaan tiettyinä määritettyinä aikoina säännöllisesti, kuten tilanneraportin lähettäminen esimiehelle joka perjantai-iltapäivä, käytä toistuvaa tehtävää.

Uudelleenluodut tehtävät soveltuvat tilanteisiin, joissa et halua määrittää tehtävän seuraavaa muistutusta, ennen kuin edellinen on merkitty suoritetuksi. Jos esimerkiksi merkitset kuukausittain uudelleenluotavan tehtävän suoritetuksi tänään, tehtävän seuraava esiintymä luodaan siten, että sen määräpäivä on kuukauden päästä.

  1. Valitse Tehtävä-välilehden Asetukset-ryhmästä Toistuminen.

    Valintanauhan Toistuminen-komento

  2. Valitse Toistuvat tehtävät -valintaikkunassa tehtävän toistumisväli (Päivittäin, Viikoittain, Kuukausittain tai Vuosittain) ja tee sitten jompikumpi seuraavista toimista:

    • Tee tehtävästä toistuva tietyin väliajoin     Valitse Toistumiskaava -osassa haluamasi toistumisvälin asetukset. Valitse Luo uusi tehtävä tai tehtävä ei toistu säännöllisin väliajoin.

    • Tehtävän määrittäminen toistuvaksi valmistumispäivämäärän perusteella     Valitse Luo uusi tehtävä ja kirjoita ruutuun aika, jonka jälkeen uusi tehtävä on luotava.

      Toistuvat tehtävät -valintaikkuna

Sivun alkuun

Muistutuksen lisääminen

Voit mukauttaa sitä, milloin muistutus näytetään ja kuuluuko muistutuksen yhteydessä ääni.

  1. Toimi seuraavasti:

    • Tehtävät -näkymässä    tehtävä, johon haluat liittää muistutus. Valitse Aloitus -välilehden tunnisteet -ryhmässä Seuranta ja valitse sitten Lisää muistutus.

      Valintanauhan Lisää muistutus -komento

      Voit myös napsauttaa tehtävää hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten Seuranta > Lisää muistutus.

    • Avaa tehtävä     Valitse Muistutus -valintaruudun valinta.

  2. Anna päivämäärä ja kellonaika, jolloin muistutus näytetään.

  3. Voit määrittää mukautetun ääni, joka toistetaan muistutus- Painikkeen kuva , valitse Selaa, valitse Äänitiedoston toistaminen, valitse Avaaja valitse sitten OK. Muutos äänen vain tehtävälle muistutuksen.

Sivun alkuun

Tehtävän etenemisen seuraaminen

Voit seurata kunkin Outlook-tehtävän etenemistä.

  • Valitse avoimen tehtävän Tila-, Prioriteetti- ja % valmiina -ruuduissa haluamasi asetukset tai määritä ne itse.

    Tila- ja % valmiina -kentät ovat sidoksissa toisiinsa. Kun toisen kentän arvoa muutetaan, toisen kentän arvo muuttuu vastaavasti.

Tila

% valmiina

Ei aloitettu

0

Meneillään

1-99

Valmis

100

Odottaa tietoja toiselta käyttäjältä   

0-100

Siirretty

0-100

Vihje: Voit lähettää sähköpostiviestin raportoinut tehtäviesi tilan, jossa nämä ruudut. Valitse tehtävä -välilehden Tehtävän hallinta -ryhmässä Lähetä tilaraportti. Uuden viestin avautuu ja voit lisätä minkä tahansa hyödyt tietoja etenemisestä tehtävässä.

Sivun alkuun

Väriluokkien määrittäminen

Väriluokkia määrittämällä voit helpottaa samankaltaisten tai toisiinsa liittyvien tehtävien seurantaa sekä liittää tehtäviä muihin luokiteltuihin Outlook-kohteisiin, kuten yhteystietoihin tai sähköpostiviesteihin. Toimi seuraavasti:

  • Valitse Tehtävät-näkymässä     Valitse Aloitus -välilehden tunnisteet -ryhmästä Luokitteleja valitse sitten haluamasi väri. Lisää väriluokkia Valitse Kaikki luokat.

  • Avaa tehtävä     Tehtävä -välilehden tunnisteet -ryhmästä Luokitteleja valitse sitten haluamasi väri. Lisää väriluokkia Valitse Kaikki luokat.

    Valintanauhan Kaikki luokat -komento

Kun käytät väriluokkaa ensimmäisen kerran, sinua pyydetään antamaan sille nimi.

Vihje: Jos haluat poistaa kaikki värin kohdetta, Avaa tehtävän liitetyt luokat väriä tai väriluokan nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Tyhjennä ”nimi, luokka” tai Poista kaikki luokat.

Sivun alkuun

Tehtävien linkittäminen yhteystietoon

Jos tehtävään liittyy jokin yhteystietoihisi kuuluva henkilö tai organisaatio, voit luoda linkin siihen.

Huomautus: Yhteyshenkilön linkit on otettu käyttöön.

Miten yhteyshenkilön linkit käyttöön?

  1. Valitse Tiedosto-välilehti.

  2. Valitse Asetukset.

  3. Valitse Yhteystiedot.

  4. Valitse Linkitys-kohdassa Näytä nykyiseen kohteeseen linkitetyt yhteystiedot ‑valintaruutu.

  • Avaa tehtävissä-ikkunan alareunassa Yhteystiedot, valitse yhteyshenkilö ja valitse sitten OK.

Sivun alkuun

Tehtävän merkitseminen yksityiseksi

  • Valitse avoimen tehtävän Tehtävä-välilehden Tunnisteet-ryhmästä Yksityinen.

    Valintanauhan Yksityinen-komento

Matkojen, tuntien ja laskutustietojen seuranta

  • Valitse avoimen tehtävän Tehtävä-välilehden Näytä-ryhmästä Tiedot. Kirjoita sitten tekstiruutuihin haluamasi tiedot.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×