Tehtävien ja seurattavien kohteiden luominen

Monet kirjoittavat suoritettavat tehtävät esimerkiksi paperille tai laskentataulukkoon tai käyttävät paperin ja sähköisten tapojen yhdistelmää. Outlookissa voit yhdistää erilaiset luettelot yhdeksi luetteloksi sekä saada muistutuksia ja seurata tehtävän edistymistä.

Tehtävän luominen

  1. Valitse Tehtävät > Uusi tehtävä tai paina Ctrl+Vaihto+K-näppäinyhdistelmää.

    Valintanauhan Uusi tehtävä -komento

  2. Kirjoita tehtävän nimi Aihe-ruutuun. Jos sinulla on paljon lisättäviä tietoja, aiheen on syytä olla lyhyt ja voit lisätä tiedot tehtävän tekstiosaan.

  3. Jos tiedossa on kiinteä alkamispäivä tai määräpäivä, määritä Alkamispäivä tai Määräpäivä.

  4. Aseta tehtävän tärkeys Tärkeys-toiminnolla.

  5. Jos haluat ponnahdusmuistutuksen, valitse Muistutus ja määritä päivämäärä ja aika.

  6. Valitse Tehtävä > Tallenna ja sulje.

Tehtävän voi luoda nopeasti myös vastaanotetun sähköpostiviestin pohjalta. Lisätietoja on artikkelissa Tehtävän luominen viestistä.

Toimintaohjeita

  1. Valitse Tehtävät-kohdasta Aloitus-välilehden Uusi-ryhmästä Uusi tehtävä.

    Valintanauhan Uusi tehtävä -komento

Pikanäppäin    Luo uusi tehtävä painamalla CTRL+VAIHTO+K.

  1. Kirjoita tehtävän nimi Aihe-ruutuun. Voit kirjoittaa lisätietoja tehtävän tekstiosaan.

  2. Napsauta Tehtävät-välilehden Toiminnot-ryhmästä Tallenna ja sulje.

Voit luoda tehtävän mistä tahansa Outlook-kohteesta, kuten sähköpostiviestistä, yhteystiedosta, kalenterikohteesta tai muistiinpanosta.

Toimi seuraavasti:

  • Sähköpostiviestin vetäminen Tehtävät-palkkiin

    Tehtävät-palkin on oltava järjestettynä alkamispäivän tai määräpäivän mukaan näiden toimenpiteiden käyttämiseksi.

    1. Vedä kohde Tehtävät-palkin tehtäväluettelo-osaan.

    2. Kun näet punaisen viivan, jonka kummassakin päässä on nuoli, paikassa, johon haluat sijoittaa tehtävän, vapauta hiiripainike.

      Tehtävät-palkin tapaamisosan näyttökuva

  • Kohteen vetäminen Tehtävät-kohtaan

    Kun vedät kohteen siirtymisruudun Tehtävät-kohtaan, voit käyttää kaikkia tehtäväkohteen ominaisuuksia. Kohteen sisällöt kopioidaan liitteitä lukuun ottamatta tehtävän tekstiosaan. Vaikka alkuperäinen kohde poistettaisiin myöhemmin, tehtävä on edelleen käytettävissä, mukaan lukien kohteen kopioidut sisällöt.

  • Vedä kohde siirtymisruudun Tehtävät-kohtaan.

    Vihje:  Jos haluat lisätä kohteen liitteenä tehtävään sen sijaan, että liittäisit tekstin tehtävän tekstiosaan, napsauta kohdetta hiiren kakkospainikkeella ja vedä se tehtäväluetteloon, ja napsauta sitten Kopioi tähän tehtävä, jossa on liite.

Tehtävät-palkki näkyy oletusarvoisesti kaikissa Outlookin näkymissä.

Jos haluat luoda tehtävän, tee jokin seuraavista toimista:

  • Napsauta Tehtävät-palkissa Kirjoita uusi tehtävä -ruutua ja kirjoita sitten tehtävän kuvaus. Lopeta painamalla Enter-näppäintä. Tehtävä näkyy Tehtävät-luettelossa yhdessä kuluvan päivämäärän kanssa.

  • Kaksoisnapsauta Tehtävät-palkissa Kirjoita uusi tehtävä -ruutua tehtävän avaamiseksi uudessa ikkunassa. Voit kirjoittaa enemmän tietoja tehtävästä.

Vihje:  Jos haluat ottaa Tehtävät-palkin käyttöön tai poistaa sen käytöstä, napsauta Näytä-välilehden Asettelu-ryhmästä Tehtävät ja napsauta Normaali, Pienennetty tai Pois käytöstä. Tämä muuttaa Tehtävät-palkkia vain nykyisessä näkymässä, ei kaikissa näkymissä.

Päivittäinen tehtäväluettelo näkyy vain Outlook-kalenterin päivä- ja viikkonäkymissä.

Päivittäinen tehtäväluettelo kalenterin viikkonäkymässä

  1. Siirrä osoitin päivittäiseen tehtäväluetteloon haluamasi päivän alapuolelle.

  2. Napsauta Lisää tehtävä napsauttamalla.

  3. Kirjoita tehtävän aihe ja paina sitten Enter-näppäintä.

    Alkamis- ja määräpäivät on oletusarvoisesti määritetty päivälle, jonka alapuolelle olet lisännyt tehtävän. Voit muuttaa tehtävän alkamis- tai määräpäivää vetämällä tehtävän haluamasi päivän kohdalle. Voit muuttaa alkamis- tai määräpäivää manuaalisesti napsauttamalla tehtävää hiiren kakkospainikkeella ja napsauttamalla sitten Avaa.

Huomautus:  Jos haluat ottaa päivittäisen tehtäväluettelon käyttöön tai poistaa sen käytöstä, napsauta kalenterin Näkymä-välilehden Asettelu-ryhmästä päivittäistä tehtäväluetteloa ja valitse sitten Normaali, Pienennetty tai Pois käytöstä.

Sisältö

Tehtävät-palkki Tehtävä on kohde, jonka luot Outlookissa sen seuraamiseksi valmistumiseen asti. Tehtävät-kohde on mikä tahansa Outlook-kohde, kuten tehtävä, sähköpostiviesti tai yhteystieto, joka on merkitty seurantaa varten. Oletusarvoisesti kaikki tehtävät on merkitty seurattaviksi niiden luomispäivänä, vaikka niillä ei ole alkamis- tai määräpäivää. Sen vuoksi aina, kun luot tehtävän tai merkitset sähköpostiviestin tai yhteystiedon, Tehtävät-kohde luodaan automaattisesti.

Kun haluat ilmoittaa nopeasti, että kohde vaatii huomiotasi myöhemmin, merkitseminen on paras vaihtoehto. Kun merkitset kohteen, se näkyy merkittynä Sähköposti-näkymässä, Tehtävät-kohdassa, Tehtävät-palkissa ja kalenterin päivittäisessä tehtäväluettelossa. Viestin tai yhteystiedon merkitseminen ei luo uutta tehtävää. Koska Tehtävät-kohde on edelleen sähköpostiviesti tai yhteystieto merkitsemisen jälkeenkin, et voi määrittää sitä tehtäväksi jollekin muulle, tai ilmoittaa sen edistymistä tai valmistumisprosenttia.

Tehtävä voi esiintyä kerran tai toistuvasti. toistuva tehtävä voidaan toistaa säännöllisin väliajoin, tai se voidaan toistaa sinä päivämääränä, jolloin olet merkinnyt tehtävän valmiiksi. Voit esimerkiksi luoda toistuvan tehtävän tilaraportin lähettämiseksi projektipäällikölle kunkin kuukauden viimeisenä perjantaina tai luoda toistuvan tehtävän, jotta saat hiustenleikkuuajan kuukauden kuluttua edellisestä kerrasta.

Sekä tehtävät että Tehtävät-kohteet näkyvät Tehtävät-palkissa ja kalenterin päivittäisessä tehtäväluettelossa. Näkymästä riippumatta Tehtävät-palkki pitää sinut ajan tasalla kalenterista, tehtävistä ja Tehtävät-kohteista.

Uusia tehtäviä voidaan luoda Outlookissa monella tavalla. Voit käyttää Tehtävä-komentoa (napsauta UusiTiedosto-valikossa), kirjoittaa tehtävän Kirjoita uusi tehtävä -tekstiruutuun Tehtävät-palkissa mistä tahansa Outlook-näkymästä, kirjoittaa mihin tahansa tyhjään kohtaan kalenterin päivittäisessä tehtäväluettelossa tai napsauttaa ja kirjoittaa Lisää uusi tehtävä napsauttamalla tätä -tekstiruudussa Tehtävät-näkymän yläosassa. Nopein tapa näistä on käyttää Tehtävät-palkkia.

Voit myös luoda tehtävän vetämällä kohteen, kuten sähköpostiviestin, Tehtävät-kohtaan Siirtymisruutu-kohteessa. Sähköpostiviestin kopio luodaan sitten tehtävänä.

Seurasitpa sitten itsellesi määritettyjä tehtäviä (kuten muistuksia vastata sähköpostiviesteihin) tai muille henkilöille määritettyjä tehtäviä (kuten jonkin henkilön projektin edistymistä), voit tehdä tämän Outlook-tehtävien avulla. Voit nopeasti lisätä ja päivittää tehtäviä tai merkitä ne valmiiksi. Kun tehtävät on sisällytetty kalenterinäkymään, voit monipuolisesti seurata tapaamisten lisäksi myös tehtäviä, jotka sinun on saatava valmiiksi tiettynä päivänä.

  1. Osoita Tiedosto-valikossa Uusi-kohtaa ja napsauta sitten Tehtävä.

    Pikanäppäin Voit luoda uuden tehtävän painamalla CTRL + VAIHTO + K.

  2. Kirjoita tehtävän nimi Aihe-ruutuun.

    Huomautus: Olet nyt kirjoittanut riittävästi tietoja tehtävän luomiseksi. Seuraavat vaiheet ovat valinnaisia, mutta voit niiden avulla paremmin hallita tehtäviä Outlookissa.

  3. Napsauta Tehtävä-välilehden Toiminnot-ryhmästä Tallenna ja sulje tai jatka alla kuvatulla tavalla tehtävän mukauttamiseksi.

  4. Voit halutessasi määrittää tehtävälle alkamispäivän ja määräpäivän.

    Jos määrität alkamispäivän, Määräpäivä-kenttä määritetään automaattisesti samaksi päiväksi. Voit muuttaa Määräpäivä-kentän halumaksesi päivämääräksi.

  5. Jos haluat määrittää tehtävän toistuvaksi, napsauta Tehtävät-välilehden Vaihtoehdot-ryhmästä Toistuminen.

  6. Napsauta Tehtävän toistuminen - valintaikkunassa tiheyttä (Päivittäin, Viikoittain, Kuukausittain tai Vuosittain), jonka mukaan tehtävä toistetaan, ja tee sitten jompikumpi seuraavista:

    • Määritä tehtävä toistumaan säännöllisin väliajoin     Valitse Toistumiskaava-osassa vaihtoehdot haluamallesi tiheysvälille. Älä valitse Luo uudelleen uusi tehtävä, koska tehtävä ei muuten toistu säännöllisin väliajoin.

    • Määritä tehtävä toistumaan valmistumispäivän mukaan     Valitse Luo uudelleen uusi tehtävä ja kirjoita ruutuun aika, jonka jälkeen uusi tehtävä on luotava uudelleen.

      Aina kun merkitset tehtävän valmiiksi, uusi tehtävä luodaan määritystesi mukaan.

      Vihje: Tämä on paras vaihtoehto, kun et halua seuraavan muistutuksen tehtävälle näkyvän ennen kuin sitä edeltävä tehtävä on merkitty valmiiksi. Jos et merkitse kohdetta valmiiksi, seuraava muistutus ei koskaan tule näkyviin. Esimerkiksi jos muistutuksena on maksaa sähkölasku kunkin kuukauden 15. päivänä etkä merkitse esiintymää 15. huhtikuuta valmiiksi, näet yhä toukokuussa 15. huhtikuuta suoritettavaksi määritetyn tehtävän, joka ei ole vielä valmis. 15. toukokuuta suoritettavaksi määritetyn tehtävän esiintymä näkyy vasta, kun olet merkinnyt 15. huhtikuuta suoritettavaksi määritetyn tehtävän valmiiksi.

  7. Napsauta OK, jos haluat sulkea Tehtävän toistuminen -valintaikkunan.

  8. Jos haluat lisätä muistutusilmoituksen, valitse Muistutus-valintaruutu ja kirjoita sitten muistutuksen päivämäärä ja kellonaika.

  9. Voit määrittää, että muistutuksen yhteydessä toistetaan mukautettu ääni. Napsauta Painikkeen kuva , napsauta Selaa, valitse toistettava äänitiedosto, napsauta Avaa ja napsauta sitten OK. Tämä muuttaa muistutusäänen vain tätä tehtävää varten.

  10. Jos haluat seurata tämän tehtävän edistymistä, kirjoita Tila-, Prioriteetti- ja % valmiina -ruutuihin haluamasi arvot.

    Tila- ja % valmiina -kentät on linkitetty. Jos haluat muuttaa jommankumman kentän arvoa, toisen kentän arvo muuttuu vastaavasti.

Tila

% valmiina

Ei aloitettu

0

Käynnissä

1–99

Valmis

100

Odotetaan jotakuta   

0–100

Lykätty

0–100

  1. Jos haluat määrittää väriluokan tehtävään, napsauta Tehtävät-välilehden Vaihtoehdot‑ryhmästä Luokittele, ja napsauta sitten valikon yhtä väriluokkaa. Jos haluat lisää väriluokkia, napsauta Kaikki luokat.

    Kun käytät väriluokkaa ensimmäistä kertaa, ohjelma pyytää antamaan väriluokalle sinulle merkityksellisemmän nimen. Voit luoda mukautettuja väriluokkia, liittää väriluokkiin mukautettuja värejä ja määrittää väriluokkiin pikanäppäimiä. Voit palata tehtäväikkunaan napsauttamalla OK.

    Vihje: Muutitko mieltäsi väriluokan määrityksestä? Kaksoisnapsauta väriä tai väriluokan nimeä hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Poista luokan nimi tai Poista kaikki luokat.

  2. Jos tehtävään liittyy henkilö tai organisaatio yhteystiedoissa, voit luoda pikalinkin yhteystietoon napsauttamalla Yhteystiedot ikkunan alaosassa ja valitsemalla sitten syötteen. Napsauta OK, jos haluat sulkea Valitse yhteystiedot -valintaikkunan.

    Huomautus: Yhteystietojen linkitys ei oletusarvoisesti tule näkyviin viestissä, yhteystiedoissa ja tehtäväikkunoissa. Voit ottaa yhteystietojen linkityksen käyttöön napsauttamalla Tehtävät-välilehden Toiminnot-ryhmästä Tallenna ja sulje. Napsauta Outlookin pääikkunan Työkalut-valikossa Vaihtoehdot. Napsauta Asetukset-välilehdessä Yhteystietovaihtoehdot ja valitse sitten Yhteystietovaihtoehdot-valintaikkunassa Yhteystietojen linkitys -kohdasta Näytä yhteystietojen linkitys kaikissa lomakkeissa -valintaruutu. Avaa tehtävä, jos haluat jatkaa tätä toimenpidettä.

  3. Jos et halua muiden näkevän jaetun tehtävän syötettä, napsauta Tehtävä-välilehden Vaihtoehdot‑ryhmästä Yksityinen.

  4. Jos haluat kirjoittaa ajokilometrit, työtunnit ja muut laskutustiedot, napsauta Tehtävä-välilehden Näytä‑ryhmästä Tiedot. Kirjoita tiedot Kokonaistyömäärä-, Todellinen työ-, Ajokilometrit- ja Laskutustiedot-tekstiruutuihin.

  5. Napsauta Tehtävät-välilehden Toiminnot-ryhmästä Tallenna ja sulje.

Voit muuttaa sähköpostiviestin tehtäväksi tai Tehtävät-kohteeksi monella tavalla.

Tee jokin seuraavista:

  • Sähköpostiviestin merkitseminen seurantaa varten

    Kun haluat merkitä nopeasti, että kohde vaatii huomiotasi myöhemmin, viestin merkitseminen on paras vaihtoehto. Kun merkitset kohteen, se näkyy merkittynä Sähköposti-näkymässä, Tehtävät-kohdassa, Tehtävät-palkissa ja kalenterin päivittäisessä tehtäväluettelossa. Viestin tai yhteystiedon merkitseminen ei luo uutta tehtävää. Koska Tehtävät-kohde on edelleen sähköpostiviesti tai yhteystieto merkitsemisen jälkeenkin, et voi määrittää sitä tehtäväksi jollekin muulle, tai ilmoittaa sen edistymistä tai valmistumisprosenttia.

    1. Napsauta Sähköposti-kohdassa sähköpostiviestin merkinnän saraketta hiiren kakkospainikkeella.

    2. Valitse määräpäivä.

      Voit lisätä nopeasti seurantamerkinnän napsauttamalla sähköpostiviestin vieressä olevaa merkintäsaraketta. Tämänpäiväinen alkamispäivä ja määräpäivä määritetään automaattisesti.

      Voit muuttaa muistutusaikaa, muistutusääntä, alkamispäivää, määräpäivää tai tietopalkissa näkyvää merkinnän tekstiä tai poistaa muistutusmerkinnän, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella sähköpostin vieressä olevaa merkintäsaraketta ja napsauttamalla sitten Mukauta tai Lisää muistutus. Kummatkin vaihtoehdot avautuvat samassa valintaikkunassa, mutta kun käytät Lisää muistutus -kohtaa, Muistutus-valintaruutu valitaan automaattisesti.

      Seuranta-valintaikkuna

  • Sähköpostiviestin vetäminen Tehtävät-palkkiin Tehtävät-kohteen luomiseksi

    Tehtävät-palkin on oltava järjestettynä alkamispäivän tai määräpäivän mukaan näiden toimenpiteiden käyttämiseksi.

    1. Valitse sähköpostiviesti napsauttamalla sitä ja vedä viesti sitten Tehtävät-palkin tehtäväluettelo-osaan.

    2. Kun näet punaisen viivan, jonka kummassakin päässä on nuoli, paikassa, johon haluat sijoittaa tehtävän, vapauta hiiripainike.

      Tehtävät-palkin tapaamisosan näyttökuva

  • Sähköpostiviestin vetäminen Tehtävät-painikkeeseen uuden tehtävän luomiseksi

    Kun vedät sähköpostiviestin Tehtävät-kohtaan siirtymisruudussa, voit käyttää kaikkia tehtäväkohteen ominaisuuksia, ja sähköpostiviestin sisällöt liitteitä lukuun ottamatta kopioidaan tehtävän tekstiosaan. Vaikka alkuperäinen sähköpostiviesti poistettaisiin myöhemmin, sähköpostiviestin tehtävä, mukaan lukien kopioidut sisällöt liitteitä lukuun ottamatta, ovat yhä käytettävissä.

    1. Valitse sähköpostiviesti sitä napsauttamalla ja vedä se sitten siirtymispainikkeen Tehtävä-painikkeeseen.

      Jos haluat lisätä viestin liitteenä tehtävään sen sijaan, että liittäisit tekstin tehtävän tekstiosaan, napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella ja vedä se tehtäväluetteloon. Napsauta pikavalikossa Kopioi tähän tehtävä, jossa on liite.

      Näkyviin tulee uuden tehtäväkohteen ikkuna ja sähköpostiviestin sisältöjen kopio liitetään tehtävän tekstiosaan. Sähköpostiviestin aiheesta tulee tehtävän aihe. Voit halutessasi muuttaa aihetta.

      Huomautus: Olet nyt kirjoittanut riittävästi tietoja tehtävän luomiseksi. Seuraavat vaiheet ovat valinnaisia, mutta voit niiden avulla paremmin hallita tehtäviä Outlookissa.

    2. Napsauta Tehtävä-välilehden Toiminnot-ryhmästä Tallenna ja sulje tai jatka alla kuvatulla tavalla tehtävän mukauttamiseksi.

    3. Voit halutessasi määrittää tehtävälle alkamispäivän ja määräpäivän.

      Jos määrität alkamispäivän, Määräpäivä-kentäksi määritetään automaattisesti sama päivä. Voit muuttaa määräpäivän halumaksesi päivämääräksi.

    4. Jos haluat määrittää tehtävän toistuvaksi, napsauta Tehtävät-välilehden Vaihtoehdot-ryhmästä Toistuminen.

    5. Napsauta Tehtävän toistuminen - valintaikkunassa tiheyttä (Päivittäin, Viikoittain, Kuukausittain tai Vuosittain), jonka mukaan tehtävä toistetaan, ja tee sitten jompikumpi seuraavista:

      • Määritä tehtävä toistumaan säännöllisin väliajoin     Valitse Toistumiskaava-osassa vaihtoehdot haluamallesi tiheysvälille. Älä valitse Luo uudelleen uusi tehtävä, koska tehtävä ei muuten toistu säännöllisin väliajoin.

      • Määritä tehtävä toistumaan valmistumispäivän mukaan     Valitse Luo uudelleen uusi tehtävä ja kirjoita ruutuun aika, jonka jälkeen uusi tehtävä on luotava uudelleen.

        Aina kun merkitset tehtävän valmiiksi, uusi tehtävä luodaan valitsemiesi määritysten mukaan.

        Tämä on paras vaihtoehto, kun et halua tehtävän seuraavan muistutuksen näkyvän ennen kuin sitä edeltävä tehtävä on merkitty valmiiksi. Jos et merkitse kohdetta valmiiksi, seuraava muistutus ei koskaan tule näkyviin. Esimerkiksi jos muistutuksena on maksaa sähkölasku kunkin kuukauden 15. päivänä etkä merkitse esiintymää 15. huhtikuuta valmiiksi, näet yhä toukokuussa 15. huhtikuuta suoritettavaksi määritetyn tehtävän. Kun olet merkinnyt 15. huhtikuuta suoritettavaksi määritetyn tehtävän valmiiksi, näkyviin tulee 15. toukokuuta määritetyn tehtävän esiintymä.

    6. Napsauta OK, jos haluat sulkea Tehtävän toistuminen -valintaikkunan.

    7. Jos haluat lisätä muistutuksen, valitse Muistutus-valintaruutu muistutusilmoituksen käyttöön ottamiseksi. Kirjoita päivämäärä ja kellonaika, jolloin haluat saada muistutuksen.

    8. Voit määrittää, että muistutuksen yhteydessä toistetaan mukautettu ääni. Napsauta Painikkeen kuva , napsauta Selaa, valitse toistettava äänitiedosto, napsauta Avaa ja napsauta sitten OK. Tämä muuttaa muistutusäänen vain tätä tehtävää varten.

    9. Jos haluat seurata tämän tehtävän edistymistä, kirjoita tai valitse Tila-, Prioriteetti- ja % valmiina -ruutuihin haluamasi vaihtoehdot.

      Tila- ja % valmiina -kentät ovat sidoksissa toisiinsa. Jos muutat jommankumman kentän arvoa, toisen kentän arvo muuttuu vastaavasti.

Tila

% valmiina

Ei aloitettu

0

Käynnissä

1–99

Valmis

100

Odotetaan jotakuta   

0–100

Lykätty

0–100

  1. Jos haluat määrittää väriluokan tehtävään, napsauta Tehtävät-välilehden Vaihtoehdot‑ryhmästä Luokittele, ja napsauta sitten valikon yhtä syötettä. Jos haluat lisää väriluokkia, napsauta Kaikki luokat.

    Kun käytät väriluokkaa ensimmäistä kertaa, ohjelma pyytää antamaan väriluokalle sinulle merkityksellisemmän nimen. Voit luoda mukautettuja väriluokkia, liittää väriluokkiin mukautettuja värejä ja määrittää väriluokkiin pikanäppäimiä. Voit palata tehtäväikkunaan napsauttamalla OK.

    Muutitko mieltäsi väriluokan määrityksestä? Kaksoisnapsauta väriä tai väriluokan nimeä hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Poista luokan nimi tai Poista kaikki luokat.

  2. Jos tehtävään liittyy henkilö tai organisaatio yhteystiedoissa, voit luoda pikalinkin yhteystietoon napsauttamalla Yhteystiedot ikkunan alaosassa ja valitsemalla sitten syötteen. Napsauta OK, jos haluat sulkea Valitse yhteystiedot -valintaikkunan.

  3. Jos et halua muiden näkevän jaetun tehtävän syötettä, napsauta Tehtävä-välilehden Vaihtoehdot‑ryhmästä Yksityinen.

  4. Jos haluat kirjoittaa ajokilometrit, työtunnit ja muut laskutustiedot, napsauta Tehtävä-välilehden Näytä‑ryhmästä Tiedot. Kirjoita tiedot Kokonaistyömäärä-, Todellinen työ-, Ajokilometrit- ja Laskutustiedot-tekstiruutuihin.

  5. Napsauta Tehtävät-välilehden Tallenna-ryhmästä Tallenna ja sulje.

Kun haluat merkitä nopeasti yhteystiedon, joka vaatii huomiotasi myöhemmin, yhteystiedon merkitseminen on paras vaihtoehto. Yhteystiedon merkitseminen luo tehtäväkohteen, jossa on merkinnän teksti tietopalkissa. Merkitty yhteystieto näkyy myös tehtäväluettelon Tehtävät-palkissa ja kalenterin päivittäisessä tehtäväluettelossa. Yhteystiedon merkitseminen ei luo uutta tehtäväkohdetta. Koska tehtäväkohde on edelleen yhteystieto, et voi määrittää sitä tehtäväksi jollekin muulle, tai ilmoittaa sen edistymistä tai valmistumisprosenttia.

  1. Napsauta yhteystietoa hiiren kakkospainikkeella Yhteystiedot-kohdassa.

  2. Osoita Seuranta pikavalikossa, ja napsauta sitten määräpäivää.

    Voit muuttaa muistutusaikaa, muistutusääntä, alkamispäivää, määräpäivää tai tietopalkissa näkyvää merkinnän tekstiä tai poistaa muistutusmerkinnän napsauttamalla Mukauta tai Lisää muistutus. (Kummatkin vaihtoehdot avautuvat samassa valintaikkunassa, mutta kun käytät Lisää muistutus -kohtaa, Muistutus-valintaruutu valitaan automaattisesti.)

Tehtävät-palkki näkyy oletusarvoisesti kaikissa Outlookin näkymissä. Voit ottaa Tehtävät-palkin käyttöön tai poistaa sen käytöstä. Lisäksi voit näyttää Tehtävät-palkin pienennetyn version, joka vie vähemmän näyttötilaa. Kun otat Tehtävät-palkin käyttöön tai poistat sen käytöstä, tai pienennät sen tiettyyn näkymään, asetus koskee vain tätä näkymää. Jos esimerkiksi poistat Tehtävät-palkin käytöstä Sähköposti-näkymässä, se pysyy aina poissa käytöstä Sähköposti-näkymässä, myös Outlookin seuraavan käynnistyksen yhteydessä. Se pysyy kuitenkin käytössä muissa näkymissä, kuten Kalenteri-, Muistiinpanot- ja Tehtävät-näkymissä.

  • Voit ottaa Tehtävät-palkin käyttöön tai poistaa sen käytöstä napsauttamalla Näkymä, osoittamalla Tehtävät-palkkia ja napsauttamalla sitten Normaali, Pienennetty tai Poissa käytöstä.

  • Jos haluat luoda uuden tehtävän Tehtävät-palkissa, napsauta Kirjoita uusi tehtävä -tekstiruudussa (kutsutaan tehtävän lisäämisruuduksi), kirjoita tehtävän aihe ja paina sitten Enter-näppäintä.

    Tehtävien lisäämisruutu

    Tehtävälle määritetään oletusarvoisesti määräpäivä ja alkamispäivä, jotka perustuvat merkinnän Määritä pikanapsautus -asetukseen. Kun asennat Outlookin ensimmäistä kertaa, täksi asetukseksi määritetään Tänään.

    Jos luot tehtävän ja muutat merkinnän toiseksi Määräpäivä-valinnaksi, Tehtävät-palkkiin kirjoittamissasi kaikissa tulevissa tehtävissä käytetään uutta asetusta. Voit aina korvata näytettävän valinnan ja valita toisen vaihoehdon. Jos käynnistät Outlookin uudelleen, ensimmäisen kirjoitetun tehtävän oletusarvoksi palautetaan kuitenkin Määritä pikanapsautus -merkintäasetus.

    Jos haluat muuttaa oletusarvoista merkintäasetusta, napsauta merkintäsaraketta hiiren kakkospainikkeella missä tahansa näkymässä, napsauta Määritä pikanapsautus ja valitse sitten haluamasi merkintäasetus. Vaihtoehtoihin sisältyy Ei päivämäärää. Jos valitset Ei päivämäärää -merkinnän, kohde tulee näkyviin Tehtävät-palkin Ei päivämäärää -ryhmässä.

    Huomautus: Olet nyt kirjoittanut riittävästi tietoja tehtävän luomiseksi. Seuraavat vaiheet ovat valinnaisia, mutta voit niiden avulla paremmin hallita tehtäviä Outlookissa.

  • Jatka alla kuvatulla tavalla tehtävän mukauttamiseksi kaksoisnapsauttamalla tehtävää Tehtävät-palkissa.

  • Voit halutessasi määrittää tehtävälle alkamispäivän ja määräpäivän.

    Jos määrität alkamispäivän, Määräpäivä-kentäksi määritetään automaattisesti sama päivä. Voit muuttaa määräpäivän halumaksesi päivämääräksi.

  • Jos haluat määrittää tehtävän toistuvaksi, napsauta Tehtävät-välilehden Vaihtoehdot-ryhmästä Toistuminen.

  • Napsauta Tehtävän toistuminen - valintaikkunassa tiheyttä (Päivittäin, Viikoittain, Kuukausittain tai Vuosittain), jonka mukaan tehtävä toistetaan, ja tee sitten jompikumpi seuraavista:

    • Määritä tehtävä toistumaan säännöllisin väliajoin     Valitse Toistumiskaava-osassa vaihtoehdot haluamallesi tiheysvälille. Älä valitse Luo uudelleen uusi tehtävä, koska tehtävä ei muuten toistu säännöllisin väliajoin.

    • Määritä tehtävä toistumaan valmistumispäivän mukaan     Valitse Luo uudelleen uusi tehtävä ja kirjoita ruutuun aika, jonka jälkeen uusi tehtävä on luotava uudelleen.

      Aina kun merkitset tehtävän valmiiksi, uusi tehtävä luodaan valitsemiesi määritysten mukaan.

      Tämä on paras vaihtoehto, kun et halua tehtävän seuraavan muistutuksen näkyvän ennen kuin sitä edeltävä tehtävä on merkitty valmiiksi. Jos et merkitse kohdetta valmiiksi, seuraava muistutus ei koskaan tule näkyviin. Esimerkiksi jos muistutuksena on maksaa sähkölasku kunkin kuukauden 15. päivänä etkä merkitse esiintymää 15. huhtikuuta valmiiksi, näet yhä toukokuussa 15. huhtikuuta suoritettavaksi määritetyn tehtävän. Kun olet merkinnyt 15. huhtikuuta suoritettavaksi määritetyn tehtävän valmiiksi, näkyviin tulee 15. toukokuuta suoritettavaksi määritetyn tehtävän esiintymä.

  • Napsauta OK, jos haluat sulkea Tehtävän toistuminen -valintaikkunan.

  • Jos haluat lisätä muistutuksen, valitse Muistutus-valintaruutu muistutusilmoituksen käyttöön ottamiseksi. Kirjoita päivämäärä ja kellonaika, jolloin haluat saada muistutuksen.

  • Voit määrittää, että muistutuksen yhteydessä toistetaan mukautettu ääni. Napsauta Painikkeen kuva , napsauta Selaa, valitse toistettava äänitiedosto, napsauta Avaa ja napsauta sitten OK. Tämä muuttaa muistutusäänen vain tätä tehtävää varten.

  • Jos haluat seurata tämän tehtävän edistymistä, kirjoita tai valitse Tila-, Prioriteetti- ja % valmiina -ruutuihin haluamasi vaihtoehdot.

    Tila- ja % valmiina -kentät ovat sidoksissa toisiinsa. Jos muutat jommankumman kentän arvoa, toisen kentän arvo muuttuu vastaavasti.

Tila

% valmiina

Ei aloitettu

0

Käynnissä

1–99

Valmis

100

Odotetaan jotakuta   

0–100

Lykätty

0–100

  1. Jos haluat määrittää väriluokan tehtävään, napsauta Tehtävät-välilehden Vaihtoehdot‑ryhmästä Luokittele, ja napsauta sitten valikon yhtä syötettä. Jos haluat lisää väriluokkia, napsauta Kaikki luokat.

    Kun käytät väriluokkaa ensimmäistä kertaa, ohjelma pyytää antamaan väriluokalle sinulle merkityksellisemmän nimen. Voit luoda mukautettuja väriluokkia, liittää väriluokkiin mukautettuja värejä ja määrittää väriluokkiin pikanäppäimiä. Voit palata tehtäväikkunaan napsauttamalla OK.

    Muutitko mieltäsi väriluokan määrityksestä? Kaksoisnapsauta väriä tai väriluokan nimeä hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Poista luokan nimi tai Poista kaikki luokat.

  2. Jos tehtävään liittyy henkilö tai organisaatio yhteystiedoissa, voit luoda pikalinkin yhteystietoon napsauttamalla Yhteystiedot ikkunan alaosassa ja valitsemalla sitten syötteen. Napsauta OK, jos haluat sulkea Valitse yhteystiedot -valintaikkunan.

  3. Jos et halua muiden näkevän jaetun tehtävän syötettä, napsauta Tehtävä-välilehden Vaihtoehdot‑ryhmästä Yksityinen.

  4. Jos haluat kirjoittaa ajokilometrit, työtunnit ja muut laskutustiedot, napsauta Tehtävä-välilehden Näytä‑ryhmästä Tiedot. Kirjoita tiedot Kokonaistyömäärä-, Todellinen työ-, Ajokilometrit- ja Laskutustiedot-tekstiruutuihin.

  5. Napsauta Tehtävät-välilehden Tallenna-ryhmästä Tallenna ja sulje.

Voit siirtää tehtävän ylös- tai alaspäin luettelossa napsauttamalla ja vetämällä kohteen haluamaasi paikkaan. Kun vedät tehtävää, punainen viiva nuolineen osoittaa, mihin tehtävä sijoitetaan, kun vapautat hiiripainikkeen.

Päivittäinen tehtäväluettelo näkyy vain Outlook-kalenterin päivä- ja viikkonäkymissä. Jos haluat ottaa päivittäisen tehtäväluettelon käyttöön tai poistaa sen käytöstä, napsauta Näytä, osoita Päivittäinen tehtäväluettelo ja napsauta sitten Normaali, Pienennetty tai Poissa käytöstä.

Päivittäinen tehtäväluettelo

Jos haluat näyttää vain tehtävien kokonaismäärän, tee jompikumpi seuraavista:

  • Napsauta kalenterissa Näkymä, osoita Päivittäinen tehtäväluettelo ja napsauta sitten Pienennetty.

  • Osoita päivittäisen tehtäväluettelon yläreunaa. Kun osoitin muuttuu Koonmuuttokahvan kuvake -kuvakkeeksi, vedä reunaa ikkunan alareunaan.

Jos haluat luoda uusia tehtäviä päivittäisessä tehtäväluettelossa, sinun on käytettävä päivittäisen tehtäväluettelon Normaali-asetusta.

  1. Kun liikutat osoitinta, päivittäisessä tehtäväluettelossa tulee näkyviin Lisää tehtävä napsauttamalla.

  2. Napsauta mitä tahansa tyhjää kohtaa päivä-sarakkeen alapuolella.

  3. Kirjoita tehtävän aihe ja paina sitten Enter-näppäintä.

    Tehtävälle määritetään oletusarvoisesti alkamis- ja määräpäivä päivittäisen tehtäväluettelon yläpuolella olevaan sarakkeeseen. Voit muuttaa tehtävän alkamis- tai määräpäivää vetämällä luodun tehtävän sen määräpäivän kohdalle. Tehtävän vetämisen sijaan voit avata tehtävän, ja muuttaa sitten alkamis- ja määräpäiviä. Napsauta tätä varten tehtävää hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Avaa, tai valitse kohde, paina Esc-näppäintä ja sitten Enter-näppäintä.

  4. Jos haluat määrittää tehtävän toistuvaksi, napsauta Tehtävät-välilehden Vaihtoehdot-ryhmästä Toistuminen.

  5. Napsauta Tehtävän toistuminen - valintaikkunassa tiheyttä (Päivittäin, Viikoittain, Kuukausittain tai Vuosittain), jonka mukaan tehtävä toistetaan, ja tee sitten jompikumpi seuraavista:

    • Määritä tehtävä toistumaan säännöllisin väliajoin     Valitse Toistumiskaava-osassa vaihtoehdot haluamallesi tiheysvälille. Älä valitse Luo uudelleen uusi tehtävä, koska tehtävä ei muuten toistu säännöllisin väliajoin.

    • Määritä tehtävä toistumaan valmistumispäivän mukaan     Valitse Luo uudelleen uusi tehtävä ja kirjoita ruutuun aika, jonka jälkeen uusi tehtävä on luotava uudelleen.

      Aina kun merkitset tehtävän valmiiksi, uusi tehtävä luodaan valitsemiesi määritysten mukaan.

      Tämä on paras vaihtoehto, kun et halua tehtävän seuraavan muistutuksen näkyvän ennen kuin sitä edeltävä tehtävä on merkitty valmiiksi. Jos et merkitse kohdetta valmiiksi, seuraava muistutus ei tule koskaan näkyviin. Esimerkiksi jos muistutuksena on maksaa sähkölasku kunkin kuukauden 15. päivänä etkä merkitse esiintymää 15. huhtikuuta valmiiksi, näet yhä toukokuussa 15. huhtikuuta suoritettavaksi määritetyn tehtävän. Kun olet merkinnyt 15. huhtikuuta suoritettavaksi määritetyn tehtävän valmiiksi, näkyviin tulee 15. toukokuuta suoritettavaksi määritetyn tehtävän esiintymä.

  6. Napsauta OK, jos haluat sulkea Tehtävän toistuminen -valintaikkunan.

  7. Jos haluat lisätä muistutuksen, valitse Muistutus-valintaruutu muistutusilmoituksen käyttöön ottamiseksi. Kirjoita päivämäärä ja kellonaika, jolloin haluat saada muistutuksen.

  8. Voit määrittää, että muistutuksen yhteydessä toistetaan mukautettu ääni. Napsauta Painikkeen kuva , napsauta Selaa, valitse toistettava äänitiedosto, napsauta Avaa ja napsauta sitten OK. Tämä muuttaa muistutusäänen vain tätä tehtävää varten.

  9. Jos haluat seurata tämän tehtävän edistymistä, kirjoita tai valitse Tila-, Prioriteetti- ja % valmiina -ruutuihin haluamasi vaihtoehdot.

    Tila- ja % valmiina -kentät ovat sidoksissa toisiinsa. Jos muutat jommankumman kentän arvoa, toisen kentän arvo muuttuu vastaavasti.

Tila

% valmiina

Ei aloitettu

0

Käynnissä

1–99

Valmis

100

Odotetaan jotakuta   

0–100

Lykätty

0–100

  1. Jos haluat määrittää väriluokan tehtävään, napsauta Tehtävät-välilehden Vaihtoehdot‑ryhmästä Luokittele, ja napsauta sitten valikon yhtä syötettä. Jos haluat lisää väriluokkia, napsauta Kaikki luokat.

    Kun käytät väriluokkaa ensimmäistä kertaa, ohjelma pyytää antamaan väriluokalle sinulle merkityksellisemmän nimen. Voit luoda mukautettuja väriluokkia, liittää väriluokkiin mukautettuja värejä ja määrittää väriluokkiin pikanäppäimiä. Voit palata tehtäväikkunaan napsauttamalla OK.

    Muutitko mieltäsi väriluokan määrityksestä? Kaksoisnapsauta väriä tai väriluokan nimeä hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Poista luokan nimi tai Poista kaikki luokat.

  2. Jos tehtävään liittyy henkilö tai organisaatio yhteystiedoissa, voit luoda pikalinkin yhteystietoon napsauttamalla Yhteystiedot ikkunan alaosassa ja valitsemalla sitten syötteen. Napsauta OK, jos haluat sulkea Valitse yhteystiedot -valintaikkunan.

  3. Jos et halua muiden näkevän jaetun tehtävän syötettä, napsauta Tehtävä-välilehden Vaihtoehdot‑ryhmästä Yksityinen.

  4. Jos haluat kirjoittaa ajokilometrit, työtunnit ja muut laskutustiedot, napsauta Tehtävä-välilehden Näytä‑ryhmästä Tiedot. Kirjoita tiedot Kokonaistyömäärä-, Todellinen työ-, Ajokilometrit- ja Laskutustiedot-tekstiruutuihin.

  5. Napsauta Tehtävät-välilehden Tallenna-ryhmästä Tallenna ja sulje.

Voit siirtää tehtävän ylös- tai alaspäin luettelossa napsauttamalla ja vetämällä kohteen haluamaasi paikkaan. Kun vedät tehtävää, punainen viiva nuolineen osoittaa, mihin tehtävä sijoitetaan, kun vapautat hiiripainikkeen.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×