Tehtävien hallinta Access-tietokannan käyttäminen

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Access tehtävän hallinta-tietokantamallin avulla voit seurata työn kohteet, jotka työryhmäsi on tehtävä. Voit etsiä ja suodattaa myös tehtävän tiedot, Näytä tai Piilota sarakkeet, lähettää sähköpostiviestejä ja yhdistää tehtävän omistajat osoitteet.

Haluatko videosta tietoja tämän mallin avulla? Lue artikkeli Tehtävän hallinta-tietokantamallin käyttäminen.

Huomautus: Tehtävien hallinta-tietokantamallin on päivitetty viimeksi muutaman vuoden aikana. Nämä ohjeet viitata ladattavissa mallin uusimman version. Seuraavia ohjeita eivät vastaa mitä näet, jos käytät todennäköisesti mallin vanhempi versio.

Tietokannan käyttäminen

Tässä artikkelissa kerrotaan ja tehtävien hallinta-tietokantamallin käyttäminen perustoimintoja.

Tietokannan valmisteleminen käyttöä varten

  • Kun avaat tietokannan, Access näyttää Tervetuloa-lomakkeen. Jos haluat estää tämän lomakkeen näyttäminen seuraavan kerran avaat tietokannan, poista Näytä Tervetuloa tietokannan avaamisen yhteydessä -valintaruudun valinta.

    Sulje Tervetuloa lomake Voit aloittaa tietokannan käyttämisen.

  • Varmista, että kaikki tietokannan sisältö on otettu käyttöön, sanomapalkissa, valitse Ota tämä sisältö käyttöön.

    Lisätietoja tietokannan sisällön ottaminen käyttöön on artikkelissa tietokannan luottaminen.

Tehtävän tai yhteystiedon etsiminen

Pikahaku -ruudun avulla voit etsiä nopeasti tehtävän Tehtäväluetteloon lomakkeessa tai yhteyshenkilön Yhteystietoluetteloon lomakkeessa.

  • Pikahaku -ruutuun haluamasi teksti ja paina sitten ENTER-näppäintä.

    Accessin suodattaa luettelon näyttämään vain tietueeseen, joka sisältää etsittävän tekstin. Palaa täydellinen luettelo valitsemalla Tyhjennä nykyinen haku. (Se on X olevaa hakuruutua.)

Suodattaa tehtäväluettelo

Tehtäväluettelon lomakkeeseen voit suodattaa tehtäväluetteloa ja tallentaminen myöhempää käyttöä varten tuttuja suodattimet.

  1. Suodattimien lomaketta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla haluamasi suodattimet.

  2. Valitse Tallenna suodatin.

  3. Valitse Suodattimen tietolomake suodattimen nimi ja kuvaus ja valitse sitten Sulje.

  4. Tallennetun suodattimen Suodattimen Suosikit -ruudun avulla, tai valitse Poista suodatin (Tyhjennä suodatin) .

Sarakkeiden näyttäminen ja piilottaminen

Tehtäväluettelon lomake-ja Yhteystietoluettelo -lomake-kenttiä (sarakkeita) on piilotettu oletusarvoisesti. Jos haluat muuttaa kentät, jotka ovat näkyvissä:

  1. Valitse Näytä tai piilota kentät.

  2. Valitse Näytä sarakkeet -valintaikkunassa kunkin sarakkeen, jonka haluat näkyvän vieressä oleva valintaruutu. Poista valintaruudun valinta, jos haluat piilottaa sarakkeen.

Näytä tehtävä tai yhteystiedot

Tehtävän tiedot -lomake- ja Yhteystiedot -lomakkeen avulla voit tarkastella ja kirjoittaa lisätietoja kohteen. Voit näyttää Tehtävän tiedot -lomake- tai Yhteystiedot -lomakkeen seuraavasti:

  • Tehtävän tiedot -lomake tai Yhteystiedot -lomakkeen Valitse Avaa , jota haluat tarkastella kohteen vieressä.

Liitteiden lisääminen

Valitse Tehtävän tiedot -lomake ja Yhteystiedot -lomakkeen voit lisätä kuvia ja muita liitteitä.

  • Valitse kuva, valitse Tehtävän tiedot -lomake, Lisää tai poista liitteet.

    Valitse Yhteystiedot -lomakkeen kuvakehys, Muokkaa kuvaa.

  • Valitse liitteet -valintaikkunassa Lisää.

  • Valitse tiedosto -valintaikkunassa Selaa tiedoston sisältävä kansio.

  • Valitse tiedosto, johon haluat lisätä, ja valitse sitten Avaa.

  • Valitse liitteet -valintaikkunassa OK.

Huomautus: Voit liittää useita tiedostoja kunkin kohteen, kuten eri tiedostotyyppien, kuten asiakirjat ja laskentataulukoita.

Microsoft Outlookin yhteystietojen lisääminen

Jos käytät Microsoft Outlookia, voit lisätä yhteystietoja tai tehtäviä omistajat kyseisestä ohjelmasta eikä sinun tarvitse kirjoittaa tiedot uudelleen.

  1. Valitse Yhteystietoluettelo -lomake valitsemalla Lisää Outlookista.

  2. Valitse Lisättävien nimien valitseminen -valintaikkunassa nimiä, jotka haluat lisätä tietokantaan.

  3. Valitse Lisää ja valitse sitten OK.

Näyttää yhteystiedon osoitteen kartalla

Valitse Ota tiedot -lomake, jos olet syöttänyt katuosoitteen yhteyshenkilön, voit näyttää kartan kyseiseen sijaintiin:

  • Napsauta kartta.

Näytä raportit

Tehtävät-tietokanta sisältää useita raportteja sekä Aktiiviset tehtävät, Tehtävän tiedottai Yhteyshenkilö osoitteistossa olevalle henkilölle. Voit näyttää raportin seuraavasti:

  • Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa Raportit, haluat näyttää raportissa.

Voit luoda omia mukautettuja raportteja. Lisätietoja on artikkelissa yksinkertaisen raportin luominen.

Tehtävien hallinta-tietokantamallin muokkaaminen

Voit mukauttaa tehtävät-tietokannan uuden kentän lisääminen tehtävät-taulukko ja sitten lisätä kenttään Tehtäväluettelon lomakkeen, Tehtävän tiedot -lomake ja Tehtävän tiedot -raportti.

Kentän lisääminen tehtävät-taulukko

  1. Sulje kaikki avoimet välilehdet.

  2. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa tehtävät -taulukko.

  3. Vieritä oikealle kunnes näet Lisää uusi kenttäsaraketta. Kaksoisnapsauta sarakkeen otsikkoa ja kirjoita sitten kentän nimeä.

Tietojen syöttäminen-sarakkeen ensimmäistä kertaa Access asettaa tietotyypin puolestasi.

Kentän lisääminen lomakkeeseen tai raporttiin

Kun kenttä on lisätty taulukkoon, voit lisätä sen sitten lomakkeeseen tai raporttiin.

  1. Napsauta lomaketta tai raporttia siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Asettelunäkymä.

  2. Valitse Muoto-välilehden Ohjausobjektit-ryhmästä Lisää aiemmin luodut kentät.

  3. Vedä haluamasi kenttä kenttäluettelosta lomakkeeseen tai raporttiin.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×