Tehtävätietojen päivittäminen Project Web Accessiin

Microsoft Office Project Web Access -sovelluksen 2007-version avulla voit tarkastella ja päivittää tehtävävarauksia Microsoft Office Outlookissa käyttämällä Tehtävät-kansiota ja kalenteria, huolimatta siitä, oletko juuri online-tilassa. Tämä on hyödyllinen toiminto, jos verkkoyhteyttä ei ole aina käytössä. Jos päivität tehtävävaraukset offline-tilassa, voit päivittää palvelimen päivitetyillä kellonaika- ja tilatiedoilla, kun olet taas online-tilassa.

Huomautus: Jos haluat tarkastella ja päivittää tehtäviä Outlookista, tietokoneeseen on oltava asennettuna Microsoft Office 2007 Project -apuohjelma Outlookia varten. Tämä apuohjelma toimii yhdessä Microsoft Office Outlook 2007 -sovelluksen ja Microsoft Office Outlook 2003:n kanssa. Lisätietoja Outlookin Microsoft Office 2007 Project -apuohjelman lataamisesta ja asentamisesta on kohdassa Varausten tuominen Project Web Accessista Outlookiin.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet

Tietoja tehtävätietojen päivittämisestä Outlookissa

Tehtävän tilan lähettäminen Project Web Accessiin ja esimiehelle

Tuntilomakkeen tuntien lähettäminen Project Web Accessiin

Yhdistetyn tehtävän tilan ja tuntilomakkeen tuntien lähettäminen Project Web Accessiin

Automaattisen tehtävän päivityksen määrittäminen Outlookissa

Tietoja tehtävätietojen päivittämisestä Outlookissa

Monet organisaatiot ja projektipäälliköt haluavat jäljittää tehtävän tilan erillään työtunneista eri hyväksyjillä koskien jokaista tietotyyppiä. Tehtävään on esimerkiksi varattu 40 tuntia, mutta suoriudut siitä jo 30 tunnissa. Jos organisaatio jäljittää tehtävän tilan erillään työtunneista, voit raportoida, että tehtävä on suoritettu sataprosenttisesti, mutta tehtävän suorittamiseen kului vain 30 tuntia siihen varatun 40 tunnin asemesta. Jos organisaatio jäljittää tehtävän tilan ja työtunnit yhdessä ja olet suoriutunut tehtävästä 30 tunnissa siihen varatun 40 tunnin asemesta, tehtävän tila näyttää tällöin, että tehtävästä on suoritettu vain 75 %.

Outlookissa tilan ja työtuntien raportoimiseen käytetyt lomakkeet eroavat toisistaan sen mukaan, mitä jäljitysmenetelmää organisaatio tai projektipäällikkö on käyttänyt.

Voit määrittää tehtävän varaukseen käytetyn menetelmän seuraavasti:

  1. Avaa Office Project Web Access -sovelluksesta tuotu Outlook-tehtävä tai -tapaaminen.

    • Jos olet avannut tapaamisen, voit tarkastella tehtävien raportoimiseen käytettyä lomaketta valitsemalla Tapaaminen-välilehden Näytä-ryhmästä Project Web Access.

    • Jos olet avannut tehtävän, tehtävien raportoimiseen käytetty lomake näkyy oletusarvon mukaan.

  2. Tehtävien raportoimiseen käytetyssä lomakkeessa:

Sivun alkuun

Tehtävän tilan lähettäminen Project Web Accessiin ja esimiehelle

Outlookilla lähetyt tehtävän tilatiedot korvaavat jo Office Project Web Access -sovelluksessa olevat tehtävän tilatiedot. Jos et ole varma, mitä tietoja Office Project Web Access -sovellukseen on jo tallennettu, tarkista Office Project Web Access -sovelluksen tilatiedot ennen tehtävän tietojen lähettämistä Outlookin avulla.

  1. Avaa Outlookissa synkronoitu tehtävä tai tapaaminen, jota olet raportoimassa, Tehtävät-kansiosta tai kalenterista. Jos olet avannut tapaamisen, tarkastele tehtävän raportointilomaketta valitsemalla Tapaaminen-välilehden Näytä-ryhmästä Project Web Access. Jos olet avannut tehtävän, tehtävän raportointilomake näytetään oletusarvoisesti.

  2. Kirjoita tehtävän raportointilomakkeen Tehtävän hallinta -välilehdessä Prosenttia työstä valmiina-, Jäljellä oleva työmäärä- tai Todellinen työmäärä -ruutuun organisaation asetusten mukaan asianmukaiset tiedot. Tietojen kirjoittaminen mihin tahansa näistä ruuduista laskee kahden muun ruudun tiedot.

    Jos tehtävä esimerkiksi edellyttää 40 työtuntia ja kirjoitat Prosenttia työstä valmiina -ruutuun 20%, Todellinen työmäärä -ruutu päivittyy automaattisesti vastaamaan yhden päivän työtä (1 d) ja Jäljellä oleva työmäärä -ruutu päivittyy vastaamaan lukua, joka ilmoittaa, että työn valmistumiseen on vielä neljä päivää jäljellä (4 d). Jos luulet, että tehtävän valmistuminen kestää yli neljä päivää, voit kasvattaa jäljellä olevaa työmäärää, jolloin tehtävän kokonaiskesto kasvaa.

  3. Jos haluat lähettää tilan sekä Office Project Web Access -sovellukseen että esimiehelle, valitse Lähetä projektipäällikölle -valintaruutu.

  4. Valitse Tallenna Project Web Accessiin.

    Vihje: Jos haluat lähettää tilan myöhemmin, valitse Tallenna ja sulje Tallenna-ryhmästä Tehtävä- tai Tapaaminen-välilehdessä. Muutokset tallennetaan paikallisesti Outlookiin lähettämättä niitä Office Project Web Access -sovellukseen tai esimiehelle. Käytä tätä vaihtoehtoa, kun työskentelet offline-tilassa.

Jos olet vaihtoehtoisesti tallentanut useiden tehtävien tilatiedot ja haluat lähettää ne kaikki Office Project Web Access -sovellukseen, napsauta Outlookin Project Web Access -työkaluriviltä Päivitä Project Web Access. Näin voit lähettää kaikki muutokset yhdellä kertaa, eikä jokaista tehtävää tarvitse lähettää yksitellen.

Huomautus: Tämä tehtävän tilan lähettämismenetelmä lähettää myös tuntilomakkeen muutokset.

Sivun alkuun

Tuntilomakkeen tuntien lähettäminen Project Web Accessiin

Outlookilla lähetyt tuntilomakkeen tunnit korvaavat jo Office Project Web Access -sovelluksessa olevat tuntilomakkeen tunnit. Jos et ole varma, mitä tietoja Office Project Web Access -sovellukseen on jo tallennettu, tarkista Office Project Web Access -sovelluksen tuntilomakkeen tunnit ennen tehtävän tietojen lähettämistä Outlookin avulla.

  1. Avaa Outlookissa synkronoitu tehtävä tai tapaaminen, jota olet raportoimassa, Tehtävät-kansiosta tai kalenterista. Jos olet avannut tapaamisen, tarkastele tehtävän raportointilomaketta valitsemalla Tapaaminen-välilehden Näytä-ryhmästä Project Web Access. Jos olet avannut tehtävän, tehtävän raportointilomake näytetään oletusarvoisesti.

  2. Kirjoita tehtävän raportointilomakkeen Tuntilomake-välilehdessä tehtävän suorittamiseen kuluneet todelliset työtunnit jokaiselle ruudukossa näkyvälle päivälle. Nämä tunnit eivät muuta mahdollisia Tehtävän hallinta -välilehdessä kirjoittamiasi tilatietoja.

    Valitse haluamasi viikko napsauttamalla Edellinen tai Seuraava. Voit antaa tuntilomakkeen tunnit aikaisintaan yhtä viikkoa ennen tehtävän varauksen suunniteltua aloituspäivää ja enintään yhden viikon varauksen suunnitellun päättymispäivän jälkeen.

    Vihje: Jos tuntilomakkeen tunnit vastaavat läheisesti tehtävän varauksen suunniteltua aikaa, voit helposti kopioida suunnitellut tunnit ruudukkoon ja muokata sitten tunteja tarpeen mukaan. Voit täyttää ruudukon automaattisesti tehtävän oletustyötunneilla valitsemalla Kopioi suunnitellusta. Jos tehtävän työmääräksi on suunniteltu esimerkiksi 40 tuntia yhden viikon aikana ja sinun on suunniteltu työskentelevän 8 tuntia päivässä viiden päivän ajan, valitsemalla Kopioi suunnitellusta ruudukkoon kirjoitetaan automaattisesti 8 tuntia jokaiselle päivälle, jolle tehtävä on ajoitettu näytetyn raportointiajanjakson aikana. Jos todelliset työtunnit eroavat hieman suunnitelluista tunneista, voit muokata ruudukon lukuja ennen työn tallentamista Office Project Web Access -sovellukseen.

  3. Valitse Tallenna Project Web Accessiin.

    Jos haluat lähettää tuntilomakkeen esimiehelle, valitse Siirry Web-tuntilomakkeeseen. Uusi ikkuna avautuu, ja näkyviin tulee Tuntilomakekeskus-sivu.

    Vihje: Voit tallentaa tuntilomakkeen myöhempää Office Project Web Access -sovellukseen lähettämistä varten valitsemalla Tallenna ja sulje Tallenna-ryhmästä Tehtävä- tai Tapaaminen-välilehdessä. Muutokset tallennetaan paikallisesti Outlookiin lähettämättä niitä Office Project Web Access -sovellukseen tai esimiehelle. Käytä tätä vaihtoehtoa, kun työskentelet offline-tilassa.

Jos olet vaihtoehtoisesti kirjannut useiden tehtävien työtunteja ja haluat tallentaa ne kaikki Office Project Web Access -sovellukseen, napsauta Outlookin Project Web Access -työkaluriviltä Päivitä Project Web Access. Näin voit tallentaa kaikki muutokset yhdellä kertaa, eikä jokaista tehtävää tarvitse tallentaa yksitellen. Kun olet tallentanut työtunnit Outlookissa, sinun on lähetettävä tuntilomake esimiehelle Office Project Web Access -sovelluksessa.

Huomautus: Tämä työtuntien Office Project Web Access -sovellukseen tallentamisen menetelmä lähettää muutokset myös tehtävän tilaan.

Sivun alkuun

Yhdistetyn tehtävän tilan ja tuntilomakkeen tuntien lähettäminen Project Web Accessiin

  1. Avaa Outlookissa synkronoitu tehtävä tai tapaaminen, jota olet raportoimassa, Tehtävät-kansiosta tai kalenterista. Jos olet avannut tapaamisen, tarkastele tehtävän raportointilomaketta valitsemalla Tapaaminen-välilehden Näytä-ryhmästä Project Web Access. Jos olet avannut tehtävän, tehtävän raportointilomake näytetään oletusarvoisesti.

  2. Kirjoita tehtävän suorittamiseen kuluneet todelliset työtunnit jokaiselle ruudukossa näkyvälle päivälle.

    Valitse haluamasi viikko napsauttamalla Edellinen tai Seuraava. Voit antaa tuntilomakkeen tunnit aikaisintaan yhtä viikkoa ennen tehtävän varauksen suunniteltua aloituspäivää ja enintään yhden viikon varauksen suunnitellun päättymispäivän jälkeen.

    Ruudukkoon kirjoitetut tunnit kootaan automaattisesti, jotta Prosenttia työstä valmiina- ja Kokonaistyömäärä-ruudut täyttyvät.

    Jos tehtävä esimerkiksi edellyttää kahden viikon kokonaistyömäärää (2 w) ja kirjoitat ruudukkoon 16 tunnin työmäärän nykyisen raportointiajanjakson aikana, Prosenttia työstä valmiina -ruutu päivittyy automaattisesti vastaamaan sitä todellisuutta, että työstä on valmiina 20 %. Jos tarvitset lisäaikaa työn suorittamiseen, voit kirjoittaa jäljellä olevan työmäärän Jäljellä oleva työmäärä -ruutuun, jolloin tehtävän kesto pitenee. Voit myös pienentää tehtävän kestoa kirjoittamalla pienemmän luvun Jäljellä oleva työmäärä -ruutuun.

    Vihje: Jos tuntilomakkeen tunnit vastaavat läheisesti tehtävän varauksen suunniteltua aikaa, voit helposti kopioida suunnitellut tunnit ruudukkoon ja muokata sitten tunteja tarpeen mukaan. Voit täyttää ruudukon automaattisesti tehtävän oletustyötunneilla valitsemalla Kopioi suunnitellusta. Jos tehtävän työmääräksi on suunniteltu esimerkiksi 40 tuntia yhden viikon aikana ja sinun on suunniteltu työskentelevän 8 tuntia päivässä viiden päivän ajan, valitsemalla Kopioi suunnitellusta ruudukkoon kirjoitetaan automaattisesti 8 tuntia jokaiselle päivälle, jolle tehtävä on ajoitettu näytetyn raportointiajanjakson aikana. Jos todelliset työtunnit eroavat hieman suunnitelluista tunneista, voit muokata ruudukon lukuja ennen työn tallentamista Office Project Web Access -sovellukseen.

  3. Valitse Tallenna Project Web Accessiin.

    Jos haluat lähettää tuntilomakkeen esimiehelle, valitse Siirry Web-tuntilomakkeeseen. Uusi ikkuna avautuu, ja näkyviin tulee Tuntilomakeluettelo-sivu.

    Vihje: Voit tallentaa tuntilomakkeen myöhempää Office Project Web Access -sovellukseen lähettämistä varten valitsemalla Tallenna ja sulje Tallenna-ryhmästä Tehtävä- tai Tapaaminen-välilehdessä. Muutokset tallennetaan paikallisesti Outlookiin lähettämättä niitä Office Project Web Access -sovellukseen tai esimiehelle. Käytä tätä vaihtoehtoa, kun työskentelet offline-tilassa.

Jos olet vaihtoehtoisesti tallentanut useiden tehtävien työtunteja ja haluat lähettää ne kaikki Office Project Web Access -sovellukseen, napsauta Outlookin Project Web Access -työkaluriviltä Päivitä Project Web Access. Näin voit lähettää kaikki muutokset yhdellä kertaa, eikä jokaista tehtävää tarvitse lähettää yksitellen. Kun olet lähettänyt muutokset Outlookissa, sinun on lähetettävä tuntilomake esimiehelle Office Project Web Access -sovelluksessa.

Sivun alkuun

Automaattisen tehtävän päivityksen määrittäminen Outlookissa

Voit muuttaa oletusasetuksia ja määrittää, kuinka usein haluat päivittää varauksia Office Project Web Access -sovellukseen.

Tärkeää: Jotta voit päivittää Project Web Accessin automaattisesti, sinun on oltava kirjautuneena Microsoft Office Project Serveriin Windowsin käyttäjätilin kautta.

  1. Valitse Outlookissa Työkalut-valikosta Asetukset ja valitse Project Web Access -välilehti.

  2. Valitse Varausten päivitys -osassa Kaikki.

  3. Määritä päivien, viikkojen tai kuukausien määrä vastaavissa ruuduissa ja kirjoita sitten seuraava päivitys -ruutuun aika, jolloin haluat seuraavan päivityksen tapahtuvan.

  4. Valitse Lähetä vahvistussanoma -valintaruutu, jos haluat saada yhteenvetosähköpostiviestin jokaisen päivityksen jälkeen.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×