Tee Outlook-sähköposteista helppokäyttöisiä

Officen helppokäyttökeskus > Outlookin ja Windows 10:n sähköpostin helppokäyttötoimintojen tuki

Tässä aiheessa saat vaiheittaiset ohjeet, joiden avulla sähköposteistasi tulee helppokäyttöisempiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Kuva sähköpostiviestistä, joka käsittelee tutkimusryhmän toimiston ulkopuolista työpäivää 9. kesäkuuta.  Sähköpostiviesti sisältää tapahtuman mainoslehtisen, johon kuuluu valokuva ja kokoustilojen osoite.

Sokeat tai näkörajoitteiset henkilöt voivat ymmärtää sähköpostiviestisi helpommin, jos pidät helppokäyttöisyyden mielessäsi niitä luodessasi.

Windows: Parhaat käytännöt Outlook-sähköpostien helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt sellaisten Outlook-sähköpostien luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miksi korjata

Miten korjata

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkiin visuaalisiin elementteihin ja taulukkoihin.

Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, ClipArt-kuvat, SmartArt-kuvat, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen SmartArt-kuviin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukkoihin

Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Vihje: Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä.

Hyperlinkkitekstin ja kohdeohjeiden lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Lisää esimerkiksi alleviivaus värikoodatun hyperlinkin alle niin että värisokeat henkilöt huomaavat linkityksen, vaikka eivät voi nähdä väriä. Harkitse lihavoinnin tai isomman fontin käyttöä otsikoissa.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Sähköpostiviestin tekstin pitäisi olla luettavissa Suuri kontrasti -tilassa, niin että kaikki, myös näkörajoitteiset henkilöt, voivat nähdä sen selvästi.

Käytä kirkkaita värejä tai suuren kontrastin värimalleja väriasteikon vastakkaisista päistä. Mustavalkoiset mallit auttavat värisokeita käyttäjiä erottamaan tekstin ja muodot.

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Käytä suuria fonttikokoja (11 pt tai suurempia), sans serif -fontteja ja riittävästi tyhjää tilaa.

Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä.

Pienennä lukukuormitusta, jotta lukihäiriöiset ja heikkonäköiset voivat lukea tekstisi. Esimerkiksi tutusta sans serif -fontista, kuten Arial tai Calibri, voi olla heille hyötyä. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta. Käytä riittävästi tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Käytä loogista otsikkojärjestystä ja Outlookin valmiita muotoilutyökaluja, niin välilehtien järjestys säilyy ja näytönlukijat voivat lukea sähköpostisi helpommin.

Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös sähköpostisi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Käytä luettelomerkillisiä tyylejä

Käytä järjestettyjä luetteloita

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön luulemaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukutaulukot käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin ja taulukkoihin

Seuraavassa ohjeistetaan vaihtoehtokuvauksen lisääminen Outlook-sähköpostin sisältämiin visuaalisiin kohteisiin ja taulukoihin.

Huomautus: On suositeltavaa sijoittaa tekstiä vain kuvauskenttään ja jättää otsikko tyhjäksi. Tämä takaa parhaan käyttökokemuksen useimmilla näytönlukuohjelmilla, kuten Lukijalla. Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Kun lisäät vaihtoehtoista tekstiä kuviin, kuten kuvituskuviin, ClipArt-kuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvaa niille käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile kuva > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile kuvaa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua kuvaa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen SmartArt-kuviin

  1. Napsauta SmartArt-kuvaa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile objektia > Muotoasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile muotoa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua SmartArt-kuvaa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen muotoihin

Voit lisätä vaihtoehtoisen tekstin muotoihin, kuten SmartArt-kuvien sisällä oleviin muotoihin.

  1. Napsauta muotoa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile muotoa > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile muotoa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua muotoa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kaavioihin

  1. Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile kaavioalue > Kaavioasetukset > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile kaavio -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua kaaviota

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukkoihin

  1. Napsauta taulukkoa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Taulukon ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti -välilehti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Taulukon ominaisuudet -valintaruudun vaihtoehtoisen tekstin välilehdestä, joka kuvaa valittua taulukkoa

Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvaillaan menetelmät Outlook-sähköpostien hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistamiseksi.

Hyperlinkkitekstien ja kohdeohjeiden lisääminen

  1. Valitse teksti jonka haluat lisätä hyperlinkkiin ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Hyperlinkki. Valitsemasi teksti näkyy Näytettävä teksti -ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti.

  3. Muuta tarvittaessa hyperlinkin tekstiä. Kirjoita Osoite-ruutuun URL-kohdeosoite.

  4. Valitse Kohdeohje-painike ja kirjoita kohdeohje Kohdeohjeen teksti -ruutuun.

Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Näyttökuva Lisää hyperlinkki -valintaruudusta

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

  1. Valitse teksti.

  2. Valitse Tekstin muotoilu -välilehti.

  3. Valitse haluamasi muotoiluasetukset Fontti-ryhmästä, joka sisältää fonttityypin, koon, tyylin ja värin vaihtoehdot.

Näyttökuva fonttien automaattisesta väriasetuksesta

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Käyttämällä automaattista fonttiväriasetusta varmistat, että teksti näkyy hyvin Suuri kontrasti -tilassa.

  1. Valitse teksti.

  2. Valitse Viesti > Fontin väri.

  3. Valitse Automaattinen.

Näyttökuva fonttien automaattisesta väriasetuksesta

Luettelomerkillisten tyylien käyttö

Luo luettelomerkein varustettuja luetteloita käyttämällä Luettelomerkit-painiketta.

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan sähköpostissasi.

  2. Valitse Tekstin muotoilu -välilehti.

  3. Paina Kappale-ryhmässä Luettelomerkit-painiketta.

  4. Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.

Näyttökuva luettelomerkkivaihtoehdoista

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

Luo peräkkäiset vaiheet Numerointi-painikkeen avulla.

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan sähköpostissasi.

  2. Valitse Tekstin muotoilu -välilehti.

  3. Paina Kappale-ryhmässä Numerointi-painiketta.

  4. Kirjoita peräkkäiset vaiheet.

Näyttökuva numerointityyliasetuksista

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö

Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

  1. Valitse teksti.

  2. Valitse Tekstin muotoilu -välilehti.

  3. Valitse Kappale-ryhmässä, ryhmän oikeassa alakulmassa Valintaikkunan avain.
    Kappale-valintaikkuna aukeaa ja näyttää Sisennykset ja välit -välilehden.

  4. Valitse haluamasi riviväli kohdassa Välit.

Näyttökuva Kappale-valintaikkunasta

Otsikkojen käyttö taulukossa

Määritä taulukon otsikkorivi.

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Valitse Taulukkotyökalut – Rakenne -välilehden Taulukkotyylin asetukset-ryhmän Otsikkorivi-valintaruutu.

  3. Kirjoita sarakeotsikot.

Näyttökuva Otsikkorivi-valintaruudusta

Helppokäyttöisten sähköpostiviestien pyytäminen

Kerro lähettäjälle, että vastaanotat mieluummin helppokäyttöistä sisältöä.

  • Jos haluat siirtyä tiliisi verkossa, valitse Outlookissa Tiedosto > Tiedot. Napsauta sitten tiliasetuksissaKäytä tätä tiliä verkossa -kohdan linkkiä.

  • Kun Outlookin verkkoversio on auki, siirry helppokäyttöasetuksiin valitsemalla Asetukset-kuvake > Sähköposti > Yleiset > Helppokäyttöasetukset.

  • Jos haluat pyytää helppokäyttöistä sisältöä, valitse valintaruutu asetukselle, jolla pyydät lähettäjiä lähettämään helppokäyttöistä sisältöä.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Mac: Parhaat käytännöt Outlook-sähköpostien helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää kaikkein parhaat käytännöt sellaisten Outlook-sähköpostien luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miksi korjata

Miten korjata

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkiin visuaalisiin elementteihin ja taulukkoihin.

Visuaaliseen sisältöön kuuluvat kuvat, ClipArt-kuvat, muodot, ryhmät, kaaviot, upotetut kohteet, käsinkirjoitus ja videot.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukkoihin

Merkityksellisen tekstin ja kohdeohjeiden lisääminen hyperlinkkiin.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Vihje: Voit myös lisätä kohdeohjeet, jotka tulevat näkyviin, kun kohdistin on hyperlinkin sisältävän tekstin tai kuvien päällä.

Hyperlinkkitekstin ja kohdeohjeiden lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Lisää esimerkiksi alleviivaus värikoodatun hyperlinkin alle niin että värisokeat henkilöt huomaavat linkityksen, vaikka eivät voi nähdä väriä. Harkitse lihavoinnin tai isomman fontin käyttöä otsikoissa.

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Sähköpostiviestin tekstin pitäisi olla luettavissa Suuri kontrasti -tilassa, niin että kaikki, myös näkörajoitteiset henkilöt, voivat nähdä sen selvästi.

Käytä esimerkiksi kirkkaita värejä tai suuren kontrastin värimalleja väriasteikon vastakkaisista päistä. Mustavalkoiset värimallit voivat helpottaa värien erottamista.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Käytä suuria fonttikokoja (11 pt tai suurempia), sans serif -fontteja ja riittävästi tyhjää tilaa.

Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä.

Pienennä lukukuormitusta, jotta lukihäiriöiset ja heikkonäköiset voivat lukea tekstisi. Esimerkiksi tutusta sans serif -fontista, kuten Arialista tai Calibrista, voi olla heille hyötyä. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta. Käytä riittävästi tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö

Käytä otsikoita ja valmiita tyylejä.

Käytä loogista otsikkojärjestystä ja Outlookin valmiita muotoilutyökaluja, niin välilehtien järjestys säilyy ja näytönlukijat voivat lukea sähköpostisi helpommin.

Voit esimerkiksi järjestää sähköpostisi sisältämän tiedon pieniksi osioiksi ja varustaa ne otsikoilla. Ihannetapauksessa kunkin otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Luettelomerkillisten tyylien käyttö

Järjestettyjen luetteloitten käyttö

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön luulemaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukutaulukot käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin ja taulukkoihin

Seuraavassa kuvataan menetelmät vaihtoehtoisen tekstin lisäämiseksi Outlook-sähköpostin sisältämiin visuaalisiin kohteisiin ja taulukoihin.

Huomautus: Sisällytä kuuroja tai kuulovammaisia käyttäjiä varten vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys ääni- ja videosisältöön.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Kun lisäät vaihtoehtoista tekstiä kuviin, kuten kuvituskuviin, ClipArt-kuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvaa niille käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Muotoile kuva > Asettelu ja ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Muotoile kuvaa -ruudun vaihtoehtoisen tekstin alueesta, joka kuvaa valittua kuvaa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukkoihin

  1. Napsauta taulukkoa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse Taulukon ominaisuudet.

  3. Valitse Vaihtoehtoinen teksti -välilehti.

  4. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

Näyttökuva Taulukon ominaisuudet -ruudun vaihtoehtoisen tekstin välilehdestä, joka kuvaa valittua taulukkoa

Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvataan menetelmät Outlook-sähköpostien hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistamiseksi.

Hyperlinkkitekstien ja kohdeohjeiden lisääminen

  1. Valitse teksti jonka haluat lisätä hyperlinkkiin ja valitse sitten Lisää hyperlinkki.
    Valitsemasi teksti näkyy Näytettävä teksti -ruudussa. Tämä on hyperlinkin teksti.

  2. Muuta tarvittaessa hyperlinkin tekstiä.

  3. Kirjoita Osoite-ruutuun URL-kohdeosoite.

  4. Valitse Kohdeohje-painike ja kirjoita kohdeohje Kohdeohjeen teksti -ruutuun.

Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Näyttökuva Lisää hyperlinkki -valintaikkunasta

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

  1. Valitse teksti.

  2. Valitse Viesti-välilehti.

  3. Valitse haluamasi muotoiluasetukset Fontti-ryhmästä, joka sisältää fonttityypin, koon, tyylin ja värin vaihtoehdot.

Näyttökuva Muotoile tekstiä -välilehdestä

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Käyttämällä automaattista fonttiväriasetusta varmistat, että teksti näkyy hyvin Suuri kontrasti -tilassa.

  1. Valitse teksti.

  2. Valitse Viesti > Fontin väri.

  3. Valitse Automaattinen.

Näyttökuva fonttien automaattisesta väriasetuksesta

Luettelomerkillisten tyylien käyttö

Luo luettelomerkein varustettuja luetteloita käyttämällä Luettelomerkit-painiketta.

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan sähköpostissasi.

  2. Valitse Viesti-välilehti.

  3. Paina Kappale-ryhmässä Luettelomerkit-painiketta.

  4. Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.

Näyttökuva käytettävissä olevista luettelomerkkivaihtoehdoista

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

Luo peräkkäiset vaiheet Numerointi-painikkeen avulla.

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan sähköpostissasi.

  2. Valitse Viesti-välilehti.

  3. Paina Kappale-ryhmässä Numerointi-painiketta.

  4. Kirjoita peräkkäiset vaiheet.

Näyttökuva käytettävissä olevista numerointityyliasetuksista

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö

Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

  1. Valitse haluamasi teksti, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Kappale.

    Kappale-valintaikkuna aukeaa ja näyttää Sisennykset ja riviväli -välilehden.

  2. Valitse haluamasi riviväli kohdassa Välit.

Näyttökuva Kappale-valinnasta

Otsikkojen käyttö taulukossa

Määritä taulukon otsikkorivi.

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan taulukossa.

  2. Valitse Taulukon rakenne -välilehdestä Otsikkorivi-valintaruutu.

  3. Kirjoita sarakeotsikot.

Näyttökuva Otsikkorivi-valintaruudusta

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

iOS-sovellus: Parhaat käytännöt Outlook-sähköpostien helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt sellaisten Outlook for iOS-sähköpostien luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miksi korjata

Miten korjata

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kuviin.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, pystyvät ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Varo käyttämästä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos sinun on käytettävä kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista kuvassa oleva teksti asiakirjassa. Kuvaile kuvaa lyhyesti vaihtoehtoisessa tekstissä ja mainitse, mitä tekstiä kuvaan sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Lisää kuvaava hyperlinkin teksti.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Kun lisäät vaihtoehtoisen tekstin kuviin, esimerkiksi kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Avaa sähköpostiviestissä olevan kuvan pikavalikko kaksoisnapauttamalla kuvaa.

  2. Napauta pikavalikossa Vaihtoehtoinen teksti.

  3. Kirjoita kuvaus.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

  4. Lisää teksti ja poistu valintaikkunasta napauttamalla OK.

Outlook for iOS:n Kuvan vaihtoehtoinen teksti -valikko

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Lisää selkeä hyperlinkin teksti, jotta näytönlukuohjelmien käyttäjät voivat helposti etsiä viestistä linkit.

  1. Valitse sähköpostiviestissä teksti, johon haluat lisätä hyperlinkin.

  2. Avaa pikavalikko napauttamalla valittua tekstiä.

  3. Napauta tarvittaessa valikon lopussa Lisää-painike , kunnes Lisää linkki -painike tulee näkyviin. Napauta Lisää linkki -painiketta.

  4. Vaihda tarvittaessa hyperlinkin teksti Teksti-kentässä.

  5. Kirjoita Linkki-kenttään URL-kohdeosoite.

  6. Lisää hyperlinkki napauttamalla Valmis-painike .

Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Lisää linkki -valikon kuva

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt

Tee Word-asiakirjoista helppokäyttöisiä

Tee Excel-laskentataulukoista helppokäyttöisiä

Helppokäyttöisten PowerPoint-esitysten tekeminen

Android-sovellus: Parhaat käytännöt Outlook-sähköpostien helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt sellaisten Outlook for Android-sähköpostien luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miksi korjata

Miten korjata

Lisää kuvaava hyperlinkin teksti.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Lisää selkeä hyperlinkin teksti, jotta näytönlukuohjelmien käyttäjät voivat helposti etsiä viestistä linkit.

  1. Valitse sähköpostiviestissä teksti, johon haluat lisätä hyperlinkin. Pikavalikko avautuu.

  2. Napauta LISÄÄ LINKKI -painiketta.

  3. Vaihda tarvittaessa hyperlinkin teksti Näytettävä teksti -kentässä.

  4. Kirjoita Linkki-kenttään URL-kohdeosoite.

  5. Lisää hyperlinkki napauttamalla TALLENNA-painiketta.

Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Lisää linkki -valikon kuva.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt

Helppokäyttöisten Word-asiakirjojen tekeminen

Helppokäyttöisten Excel-laskentataulukoiden tekeminen

Helppokäyttöisten PowerPoint-esitysten tekeminen

Windows 10 -sovellus: Parhaat käytännöt Outlook-sähköpostien helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt sellaisten Outlook-sähköpostien luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miksi korjata

Miten korjata

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kuviin ja taulukoihin.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, pystyvät ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Varo käyttämästä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos sinun on käytettävä kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista kuvassa oleva teksti asiakirjassa. Kuvaile kuvaa lyhyesti vaihtoehtoisessa tekstissä ja mainitse, mitä tekstiä kuvaan sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukoihin

Lisää kuvaava hyperlinkin teksti.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Lisää esimerkiksi alleviivaus värikoodatun hyperlinkin alle niin että värisokeat henkilöt huomaavat linkityksen, vaikka eivät voi nähdä väriä. Harkitse lihavoinnin tai isomman fontin käyttöä otsikoissa.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Sähköpostiviestin tekstin pitäisi olla luettavissa Suuri kontrasti -tilassa, niin että kaikki, myös näkörajoitteiset henkilöt, voivat nähdä sen selvästi.

Käytä kirkkaita värejä tai suuren kontrastin värimalleja väriasteikon vastakkaisista päistä. Mustavalkoiset mallit auttavat värisokeita käyttäjiä erottamaan tekstin ja muodot.

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Käytä suuria fonttikokoja (11 pt tai suurempia), sans serif -fontteja ja riittävästi tyhjää tilaa.

Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä.

Pienennä lukukuormitusta, jotta lukihäiriöiset ja heikkonäköiset voivat lukea tekstisi. Esimerkiksi tutusta sans serif -fontista, kuten Arialista tai Calibrista, voi olla heille hyötyä. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta. Käytä riittävästi tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätäminen

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Käytä loogista otsikkojärjestystä ja Outlookin valmiita muotoilutyökaluja, niin välilehtien järjestys säilyy ja näytönlukuohjelmat voivat lukea sähköpostisi helpommin.

Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös sähköpostisi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Valmiiden otsikoiden ja tyylien käyttö

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta ja määritä sarakkeen otsikkotiedot.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön luulemaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Näytönlukutaulukot käyttävät myös otsikkotietoja rivien ja sarakkeiden tunnistamiseen.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen visuaalisiin kohteisiin ja taulukoihin

Seuraavassa ohjeistetaan vaihtoehtoisen tekstin lisääminen Outlook-sähköpostin sisältämiin visuaalisiin kohteisiin ja taulukoihin.

Huomautus: Teksti kannattaa sijoittaa ainoastaan kuvauskenttään niin, että otsikko jää tyhjäksi. Tämä takaa parhaan käyttökokemuksen useimmilla näytönlukuohjelmilla, kuten Lukijalla. Sisällytä kuuroja tai kuulorajoitteisia käyttäjiä varten ääni- ja videosisältöön vaihtoehtoisen tekstin lisäksi tekstitys.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Kun lisäät vaihtoehtoisen tekstin kuviin, esimerkiksi kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

  1. Valitse sähköpostiviestissä haluamasi kuva.

  2. Avaa näytön alareunan muokkausasetusten valintanauha napauttamalla ... (Lisäasetukset) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Kuva-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  4. Vieritä alaspäin Vaihtoehtoinen teksti -painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  5. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

  6. Lisää teksti ja poistu valintaikkunasta napauttamalla Valmis.

Lisää kuvaan vaihtoehtoinen teksti.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen taulukoihin

Lisäämällä taulukoihin vaihtoehtoisen tekstin voit kertoa taulukon tarkoituksen käyttäjille, jotka eivät näe sitä.

  1. Valitse sähköpostiviestissä haluamasi taulukko.

  2. Avaa näytön alareunan muokkausasetusten valintanauha napauttamalla ... (Lisäasetukset) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Taulukko-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  4. Vieritä alaspäin Vaihtoehtoinen teksti -painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  5. Kirjoita kuvaus ja otsikko.

    Vihje: Sisällytä tärkein tieto ensimmäiselle riville ja kirjoita mahdollisimman lyhyesti.

  6. Lisää teksti ja poistu valintaikkunasta napauttamalla Valmis.

Lisää taulukkoon vaihtoehtoinen teksti.

Hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvaillaan menetelmät Outlook-sähköpostien hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistamiseksi.

Hyperlinkin tekstin lisääminen

Lisää selkeä hyperlinkin teksti, jotta näytönlukuohjelmien käyttäjät voivat helposti etsiä viestistä linkit.

  1. Valitse sähköpostiviestissä teksti, johon haluat lisätä hyperlinkin.

  2. Avaa näytön alareunan muokkausasetusten valintanauha napauttamalla ... (Lisäasetukset) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Lisää-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  4. Vieritä alaspäin Linkki-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  5. Vaihda tarvittaessa hyperlinkin teksti Näytettävä teksti -kentässä.

  6. Kirjoita Osoite-tekstikenttään URL-kohdeosoite.

  7. Lisää hyperlinkki napauttamalla Lisää.

Vihje: Jos hyperlinkin kohdesivun otsikko on hyvä yhteenveto sivun sisällöstä, käytä sitä hyperlinkin tekstinä. Esimerkiksi tämä hyperlinkin teksti vastaa kohdesivun otsikkoa: Office Onlinen mallit ja teemat.

Lisää hyperlinkin teksti.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Käytä sähköpostiviestissäsi tuttua fonttityyppiä ja tarpeeksi suurta fonttikokoa, jotta dysleksiasta tai näkörajoitteista kärsivät käyttäjät pystyvät helpommin lukemaan sen.

  1. Valitse sähköpostiviestin teksti.

  2. Avaa näytön alareunan muokkausasetusten valintanauha napauttamalla ... (Lisäasetukset) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Muotoile-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  4. Valitse Muotoile-valikossa haluamasi fonttityyppi, fontin koko ja fontin muotoilu.

Muokkaa fonttiasetuksia.

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Käyttämällä automaattista fonttiväriasetusta varmistat, että teksti näkyy hyvin Suuri kontrasti -tilassa.

  1. Valitse sähköpostiviestin teksti.

  2. Avaa näytön alareunan muokkausasetusten valintanauha napauttamalla ... (Lisäasetukset) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Muotoile-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  4. Vieritä Muotoile-valikossa alaspäin Fontin väri -painikkeeseen asti ja avaa sitten alivalikko napauttamalla >-painiketta.

  5. Vieritä Fontin väri -valikossa alaspäin kohtaan Automaattinen ja napauta sitä.

Muokkaa fontin väriasetukset automaattisiksi.

Valmiiden otsikoiden ja tyylien käyttö

Valmiiksi suunniteltujen otsikoiden ja tyylien avulla näytönlukuohjelmien on helpompi lukea sähköpostiviestisi.

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kirjoittamasi sähköpostiviestin kohtaan.

  2. Avaa näytön alareunan muokkausasetusten valintanauha napauttamalla ... (Lisäasetukset) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Muotoile-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  4. Vieritä Muotoile-valikossa alaspäin Tyylit-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  5. Vieritä Tyylit-valikossa alaspäin kohtaan Otsikko 1 tai Otsikko 2 ja napauta sitä.

Käytä tyylejä ja otsikoita.

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttäminen

Luettelomerkeillä varustettujen luetteloiden avulla annat tekstille rakennetta.

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kirjoittamasi sähköpostiviestin kohtaan.

  2. Avaa näytön alareunan muokkausasetusten valintanauha napauttamalla ... (Lisäasetukset) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Muotoile-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  4. Vieritä Muotoile-valikossa alaspäin Luettelomerkit-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  5. Valitse Luettelomerkit-valikossa haluamasi luettelomerkkityyppi.

  6. Kirjoita luettelomerkityn kohdan teksti. Voit lisätä uuden luettelomerkityn kohdan napauttamalla näyttönäppäimistössä Enter-näppäintä. Kun haluat päättää luettelon, paina Enter-näppäintä kahdesti.

Lisää luettelomerkeillä varustettu luettelo.

Järjestettyjen luetteloiden käyttäminen

Järjestettyjen luetteloiden avulla voit järjestää tekstin toisiaan seuraaviksi vaiheiksi.

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kirjoittamasi sähköpostiviestin kohtaan.

  2. Avaa näytön alareunan muokkausasetusten valintanauha napauttamalla ... (Lisäasetukset) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Muotoile-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  4. Vieritä Muotoile-valikossa alaspäin Numerointi-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  5. Valitse Numerointi-valikossa haluamasi järjestetyn luettelon tyyppi.

  6. Kirjoita numeroidun kohdan teksti. Voit lisätä uuden numeroidun rivin napauttamalla näyttönäppäimistössä Enter-näppäintä. Kun haluat päättää luettelon, paina Enter-näppäintä kahdesti.

Lisää numeroitu luettelo.

Lauseiden ja kappaleiden välisen tilan säätö

Lisää tai vähennä tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

  1. Valitse sähköpostiviestin teksti.

  2. Avaa näytön alareunan muokkausasetusten valintanauha napauttamalla ... (Lisäasetukset) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Muotoile-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  4. Vieritä Muotoile-valikossa alaspäin Rivi- ja kappaleväli -painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  5. Valitse Rivi- ja kappaleväli -valikko ja valitse haluamasi rivi- ja kappaleväliasetukset.

Muokkaa rivivälin asetuksia.

Otsikkojen käyttö taulukossa

Määritä taulukon otsikkorivi.

  1. Sijoita osoitin sähköpostiviestissäsi mihin tahansa kohtaan taulukkoa.

  2. Avaa näytön alareunan muokkausasetusten valintanauha napauttamalla ... (Lisäasetukset) -painiketta.

  3. Vieritä alaspäin Taulukko-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  4. Vieritä Taulukko-valikossa alaspäin Tyyliasetukset-painikkeeseen asti ja napauta sitä.

  5. Valitse Tyyliasetukset-valikossa Otsikkorivi-vaihtoehto.

  6. Kirjoita sarakeotsikot.

Lisää taulukolle otsikkorivi.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt

Helppokäyttöisten Word-asiakirjojen tekeminen

Verkkoversio: Parhaat käytännöt Outlook-sähköpostien helppokäyttöisyyden parantamiseksi

Seuraava taulukko sisältää parhaat käytännöt sellaisten Outlook-sähköpostien luomiseksi, jotka ovat helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille henkilöille.

Mitä korjata

Miksi korjata

Miten korjata

Sisällytä vaihtoehtoinen teksti kaikkeen visuaaliseen sisältöön.

Vaihtoehtoisen tekstin avulla käyttäjät, jotka eivät näe näyttöä, voivat ymmärtää, mikä kuvissa ja muissa visuaalisissa elementeissä on tärkeää.

Vältä kuvissa näkyvää tekstiä ainoana tapana esittää tärkeitä tietoja. Jos on pakko käyttää kuvaa, jossa näkyy tekstiä, toista teksti asiakirjassa. Kuvaile vaihtoehtoisessa tekstissä lyhyesti kuvaa, ja mainitse mitä tekstiä siihen sisältyy ja mitä siinä sanotaan.

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Lisää kuvaava hyperlinkin teksti.

Näytönlukuohjelmien käyttäjät tarkistavat joskus linkkiluettelon. Linkkien tulee sisältää selvät ja tarkat tiedot kohdesivuista. Linkin tekstin ei siis tulisi olla Napsauta tätä, vaan sisältää kohdesivun koko otsikon.

Hyperlinkkien ja tekstin helppokäyttöisyyden varmistaminen

Varmista, ettei väri ole ainoa keino välittää tietoa.

Tiettyä väriä käyttäen välitetyt merkitykset voivat jäädä ymmärtämättä sokeilta, heikkonäköisiltä tai värisokeilta.

Lisää esimerkiksi alleviivaus värikoodatun hyperlinkin alle, niin että värisokeat henkilöt huomaavat linkityksen, vaikka eivät voi nähdä väriä. Harkitse lihavoinnin tai isomman fontin käyttöä otsikoissa.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Käytä riittävää kontrastia tekstin ja taustan välillä.

Sähköpostiviestin tekstin pitäisi olla luettavissa Suuri kontrasti -tilassa, niin että kaikki, myös näkörajoitteiset henkilöt, voivat nähdä sen selvästi.

Käytä kirkkaita värejä tai suuren kontrastin värimalleja väriasteikon vastakkaisista päistä. Mustavalkoiset mallit auttavat värisokeita käyttäjiä erottamaan tekstin ja muodot.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Käytä suuria fonttikokoja (11 pt tai suurempia), sans serif -fontteja ja riittävästi tyhjää tilaa.

Lukihäiriöstä kärsivät henkilöt kertovat usein sivulla olevan tekstin ”sulautuvan yhteen” (tekstirivin kiinnittyvän alla olevaan riviin). Teksti saattaa myös sulautua toiseen tai vääristyä.

Pienennä lukukuormitusta, jotta lukihäiriöiset ja heikkonäköiset voivat lukea tekstisi. Esimerkiksi tutusta sans serif -fontista, kuten Arial tai Calibri, voi olla heille hyötyä. Vältä pelkkien isojen kirjainten käyttöä sekä turhaa kursivointia ja alleviivausta. Käytä riittävästi tyhjää tilaa lauseiden ja kappaleiden välissä.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Käytä valmiita otsikoita ja tyylejä.

Käytä loogista otsikkojärjestystä ja Outlookin valmiita muotoilutyökaluja, niin välilehtien järjestys säilyy ja näytönlukuohjelmat voivat lukea sähköpostisi helpommin.

Järjestä esimerkiksi otsikot määrätyssä loogisessa järjestyksessä. Käytä otsikkoja järjestyksessä Otsikko 1, Otsikko 2 ja Otsikko 3, ei Otsikko 3, Otsikko 1 ja Otsikko 2. Järjestä myös sähköpostisi sisältämä tieto pieniin yksikköihin. Ihannetapauksessa jokaisen otsikon alla on vain muutamia kappaleita.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttö

Järjestettyjen luetteloiden käyttö

Käytä yksinkertaista taulukkorakennetta.

Näytönlukuohjelmat seuraavat sijaintia taulukossa laskemalla taulukon soluja. Jos taulukko on toisen taulukon sisällä tai solu on yhdistetty tai jaettu, näytönlukuohjelman laskelmat menevät sekaisin eikä se enää pysty antamaan hyödyllisiä tietoja taulukosta kyseisen kohdan jälkeen. Tyhjät taulukkosolut voivat myös harhauttaa näytönlukuohjelmaa käyttävän henkilön luulemaan, ettei taulukossa ole enempää tietoja.

Yksinkertaisen taulukon lisääminen

Tarkista helppokäyttöisyysongelmat.

Kun kirjoitat sähköpostiviestiä yhteyshenkilölle, joka toivoo helppokäyttöistä sisältöä, saat asiasta muistutuksen ja sen mukana linkin Helppokäyttöisyyden tarkistukseen. Voit nopeasti tarkistaa sähköpostiviestin helppokäyttöisyysongelmien varalta, korjata ongelmat ja varmistaa, että vastaanottaja voi helposti lukea sähköpostiviestin näytönlukuohjelman avulla.

Sähköpostiviestin tarkistaminen helppokäyttöisyysongelmien varalta

Vaihtoehtoisen tekstin lisääminen kuviin

Kun lisäät vaihtoehtoista tekstiä kuviin, kuten kuvituskuviin ja näyttökuviin, näytönlukuohjelma voi tekstin lukemalla kuvailla kuvan niille käyttäjille, jotka eivät voi nähdä sitä.

Huomautus: Teksti kannattaa lisätä ainoastaan kuvauskenttään niin, että otsikko jää tyhjäksi. Tämä tuottaa parhaan käyttökokemuksen Lukijalla ja useimmilla muilla näytönlukuohjelmilla.

  1. Napsauta sähköpostiviestissäsi olevaa kuvaa hiiren kakkospainikkeella. Pikavalikko avautuu.

  2. Valitse valikosta Lisää vaihtoehtoinen teksti.

  3. Kirjoita kuvaus (ja otsikko).

Lisää kuviin vaihtoehtoisia tekstejä Outlookin verkkoversiossa.

Hyperlinkkien ja tekstin helppokäyttöisyyden varmistaminen

Seuraavassa kuvaillaan menetelmät Outlook-sähköpostien hyperlinkkien, tekstin ja taulukoiden helppokäyttöisyyden varmistamiseksi.

Kuvaavan hyperlinkin tekstin lisääminen

Kirjoita hyperlinkille kuvaava teksti URL-osoitteen käyttämisen sijasta.

  1. Kirjoita linkin teksti kirjoittamasi viestin leipätekstiin.

  2. Valitse linkin teksti ja paina näppäinyhdistelmää Ctrl+K. Lisää linkki -valintaikkuna avautuu.

  3. Kirjoita URL-osoite-ruutuun URL-kohdeosoite.

Helppokäyttöisen fonttimuodon käyttö

Käytä sähköpostiviestissäsi tuttua fonttityyppiä ja tarpeeksi suurta fonttikokoa, jotta dysleksiasta tai näkörajoitteista kärsivät käyttäjät pystyvät helpommin lukemaan sen.

  1. Valitse teksti.

  2. Voit vaihtaa fonttityyppiä painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+Vaihto+F.

  3. Valitse Fontti-valikosta haluamasi fonttityyppi.

    Muuta fonttityyppiä Outlookin verkkoversiossa.

  4. Voit vaihtaa fontin kokoa painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+Vaihto+S.

  5. Valitse Fontin koko -valikosta haluamasi koko.

    Muuta fonttikokoa Outlookin verkkoversiossa.

Helppokäyttöisen fonttivärin käyttö

Käyttämällä fontin värinä mustaa varmistat, että teksti näkyy hyvin Suuri kontrasti -tilassa.

  1. Valitse teksti.

  2. Paina Ctrl+Vaihto+C.

  3. Valitse Fontin väri -valikossa haluamasi väri.

Säädä fontin väriä Outlookin verkkoversiossa.

Luettelomerkein varustettujen luetteloiden käyttäminen

Luettelomerkeillä varustettujen luetteloiden avulla annat tekstille rakennetta.

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan sähköpostissasi.

  2. Napsauta työkalurivillä Luettelomerkit-kuvaketta.

    Lisää luettelomerkeillä varustettu luettelo Outlookin verkkoversiossa.

  3. Kirjoita jokainen kohde luettelomerkeillä varustettuun luetteloon.

Järjestettyjen luetteloiden käyttäminen

Järjestettyjen luetteloiden avulla voit järjestää tekstin toisiaan seuraaviksi vaiheiksi.

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan sähköpostissasi.

  2. Napsauta työkalurivillä Numerointi-kuvaketta.

    Lisää numeroitu luettelo Outlookin verkkoversiossa.

  3. Kirjoita jokainen numeroidun luettelon kohde.

Yksinkertaisen taulukon lisääminen

Sisäkkäisten taulukoiden luominen ja tyhjät solut voivat tehdä sähköposteista vaikealukuisia näytönlukuohjelmilla. Kannattaa käyttää yksinkertaisia taulukoita, jotta näytönlukuohjelmien on helpompi tunnistaa taulukko ja sen rivit ja sarakkeet.

  1. Vie kohdistin mihin tahansa kohtaan sähköpostissasi.

  2. Napsauta työkalurivillä Lisää taulukko -kuvaketta.

  3. Korosta lisättävien rivien ja sarakkeiden alue Lisää taulukko -ruudukossa ja valitse ja lisää se sitten napsauttamalla.

Lisää yksinkertainen taulukko Outlookin verkkoversiossa.

Sähköpostiviestin tarkistaminen helppokäyttöisyysongelmien varalta

Outlookin verkkoversiossa käyttäjät voivat toivoa helppokäyttöistä sisältöä. Kun lisäät helppokäyttöistä sisältöä toivovan käyttäjän sähköpostiviestin vastaanottajaksi, saat ilmoituksen toivotusta helppokäyttöisestä sisällöstä sekä linkin helppokäyttöisyyden tarkistukseen. Jos sähköpostiviestistä löytyy tarkistuksessa helppokäyttöisyyteen liittyviä ongelmia, näkyviin tulee luettelo ongelmista ja ohjeet niiden korjaamiseen.

  1. Kun olet kirjoittanut sähköpostiviestin valmiiksi, valitse viestin leipätekstikentän yläpuolella oleva Helppokäyttöisyysongelmien tarkistus -linkki.

    Sinun on ehkä napsautettava Lisää toimintoja -kuvaketta, ennen kuin voit napsauttaa Helppokäyttöisyysongelmien tarkistus -linkkiä.

  2. Helppokäyttöisyyden tarkistus aukeaa ja antaa luettelon mahdollisista helppokäyttöisyyteen liittyvistä ongelmista.

  3. Lue luettelo läpi, muokkaa sähköpostin sisältöä ja napsauta sitten Helppokäyttöisyyden tarkistuksenTarkista uudelleen -painiketta.

  4. Toista vaiheet, kunnes ongelmia ei enää löydetä, ja lähetä sitten sähköpostiviesti.

Tarkista sähköpostiviestin helppokäyttöisyysongelmat Outlookin verkkoversiossa.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Helppokäyttöisyyden tarkistuksen säännöt

Helppokäyttöisten Word-asiakirjojen tekeminen

Helppokäyttöisten Excel-laskentataulukoiden tekeminen

Tee PowerPoint-esityksistä helppokäyttöisiä

Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille

Microsoft haluaa tarjota kaikille asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on toimintarajoite tai helppokäyttöisyyteen liittyviä kysymyksiä, saat teknistä apua ottamalla yhteyttä Microsoft Disability Answer Desk -palveluun. Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on saanut koulutusta monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käytöstä. Saat heiltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustolla.

Jos olet julkishallinnossa, kaupallisessa organisaatiossa tai yrityksessä toimiva käyttäjä, ota yhteys yrityksille tarkoitettuun aputoimintojen Answer Desk -palveluun.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×