Tavoitettavuuden tilan muuttaminen Skype for Businessissa

Tavoitettavuuden tilan muuttaminen Skype for Businessissa

Tavoitettavuustietojesi avulla muut voivat helposti nähdä tavoitettavuustilasi. Tavoitettavuutesi määritetään automaattisesti Outlook-kalenterisi perusteella, mutta voit myös halutessasi muuttaa sitä manuaalisesti.

Jos sinulla on esimerkiksi kokous ajoitettuna Outlookissa, tilanasi näkyy Skype for Businessissa Kokouksessa. Kun sinulla on Skype for Business -ääni- tai videopuhelu käynnissä, tavoitettavuutesi ilmaisin on punainen, eli Varattu, ja tilaksesi päivitetään Puhelu käynnissä.

Voit myös määrittää tavoitettavuustilasi manuaalisesti, jotta voit lisätä tietoja, joita haluat muiden näkevän. Voit myös lisätä tavoitettavuustietoihisi huomautuksen, joka näkyy yhteystietoluettelossasi ja yhteystietokortissasi. Näin voit antaa muille tietoa siitä, mitä olet tekemässä tällä hetkellä.

Tavoitettavuustilan muuttaminen

Napsauta Skype for Businessin pääikkunassa nimesi alla näkyvää avattavan tilavalikon nuolta ja valitse tila, jonka haluat näyttää muille.

Tavoitettavuuden tilan asetukset

Jos haluat peruuttaa juuri asettamasi tilan ja määrittää Skype for Businessin päivittämään tilasi automaattisesti, napsauta tilavalikkoa ja valitse Palauta tila.

Sopivan tilan valitseminen

Varmista, että tavoitettavuustilasi vastaa todellista tilannettasi. Seuraavassa taulukossa esitellään tavoitettavuustilat, jotka muut käyttäjät voivat nähdä, sekä kerrotaan, mitä kukin tila merkitsee ja mitkä niistä voit asettaa itse.

Vihje:  Tavoitettavuustilat ovat Skype for Businessissa ennalta määritettyjä, eli et voit luoda mukautettua tilaa, mutta voit kuitenkin lisätä huomautuksen ja kertoa yhteyshenkilöillesi tarkemmin olinpaikastasi ja siitä, mitä olet tekemässä. Katso tarkat ohjeet seuraavasta osiosta.

Jos tavoitettavuutesi on

Se tarkoittaa, että

Tilan asettamistapa

Vihreä tilailmaisin

Tavoitettavissa

Olet online-tilassa, ja sinuun voi ottaa yhteyttä.

Asetetaan automaattisesti näppäimistön käytön tai Outlook-kalenterin perusteella. Voit myös asettaa tämän tilan, kun haluat muiden tietävän, että olet toimistolla, vaikka et käyttäisikään tietokonetta tällä hetkellä.

Keltainen tilailmaisin

Palaan pian

Olet hetken poissa tietokoneen ääreltä.

Voit asettaa tämän tavoitettavuustilan milloin tahansa.

Keltainen tilailmaisin

Poistunut/Näy poistuneena

Olet kirjautuneena sisään, mutta tietokoneesi on ollut käyttämättömänä tai olet ollut poissa tietokoneeltasi tietyn ajan (voit määrittää tämän ajan itse).

Asetetaan automaattisesti näppäimistön käytön tai Outlook-kalenterin perusteella. Skype for Business asettaa tilaksesi Poistumassa, kun tietokoneesi on ollut käyttämättömänä viisi minuuttia, ja Poistunut, kun Poistumassa-tila on kestänyt viisi minuuttia. (Jos haluat muuttaa näitä oletusarvoja, napsauta Asetukset-painiketta Asetukset-kuvake , valitse Tila ja napsauta sitten nuolia, jotka ovat vaihtoehtojen Näytä tilanani Poistumassa, kun olen ollut toimeton näin monta minuuttia ja Näytä tilanani Poistunut, kun tilani on ollut Poistumassa näin monta minuuttia vieressä.) Voit asettaa tämän tavoitettavuustilan milloin tahansa.

Keltainen tilailmaisin

Ei töissä

Et ole töissä, eikä sinuun voi ottaa yhteyttä.

Voit asettaa tämän tavoitettavuustilan milloin tahansa.

Punainen tilailmaisin

Varattu

Olet varattu etkä halua, että sinua häiritään.

Asetetaan automaattisesti Outlook-kalenterisi perusteella. Voit myös asettaa tämän tavoitettavuustilan milloin tahansa. Jos asetat Varattu-tilan manuaalisesti, tilasi palautuu Outlook-kalenterisi mukaiseksi 24 tunnin jälkeen, jos et muuta tilaasi sitä ennen.

Punainen tilailmaisin

Puhelu käynnissä

Sinulla on Skype for Business -puhelu (kahdenvälinen äänipuhelu) käynnissä, etkä halua, että sinua häiritään.

Asetetaan automaattisesti puhelimen käytön perusteella.

Punainen tilailmaisin

Kokouksessa

Olet kokouksessa etkä halua, että sinua häiritään.

Asetetaan automaattisesti Outlook-kalenterin perusteella.

Punainen tilailmaisin

Neuvottelupuhelu käynnissä

Sinulla on Skype for Business -neuvottelupuhelu (Skype for Business -äänikokous) käynnissä, etkä halua, että sinua häiritään.

Asetetaan automaattisesti, kun olet liittynyt neuvottelupuheluun tai pikakokoukseen.

Älä häiritse -tilailmaisin

Älä häiritse

Et halua, että sinua häiritään. Näet keskusteluilmoitukset vain, jos ne tulevat omaan työryhmääsi kuuluvilta käyttäjiltä.

Voit asettaa tämän tavoitettavuustilan milloin tahansa. Jos asetat Älä häiritse -tilan manuaalisesti, tilasi palautuu Outlook-kalenterisi mukaiseksi 24 tunnin jälkeen, jos et muuta tilaasi sitä ennen.

Älä häiritse -tilailmaisin

Esittää

Pidät esitystä etkä halua, että sinua häiritään.

Asetetaan automaattisesti, kun esität Skype for Business -kokouksessa. Voit muuttaa tätä asetusta tila-asetusikkunassa.

Poissa-tilan tavoitettavuusilmaisin

Poissa

Olet poissa.

Asetetaan automaattisesti Outlook-kalenterin perusteella.

Poissa – automaattinen vastaus on käytössä

Poissa (automaattinen vastaus on käytössä)

Olet määrittänyt automaattisen vastauksen Outlookissa.

Asetetaan automaattisesti, kun määrität automaattisen vastauksen Outlookissa.

Offline-tilailmaisin

Offline-tila

Et ole kirjautunut sisään. Näyt offline-tilassa henkilöille, joilta olet estänyt tavoitettavuustietojen näkymisen.

Asetetaan automaattisesti näppäimistön käytön tai Outlook-kalenterin perusteella.

Tuntemattoman tilan ilmaisin

Tuntematon

Tavoitettavuuttasi ei voida tunnistaa.

Tämä tila saattaa näkyä yhteyshenkilöillä, jotka eivät käytä Skype for Businessia pikaviestiohjelmanaan.

Huomautus: Jos käytät Outlookia ja otat poissaoloviestin käyttöön, Outlookissa kirjoittamasi viesti näkyy myös Skype for Businessissa, ja kuvan näyttöalueen alaosaan tavoitettavuustilasi viereen ilmestyy punainen tähti tai asteriski (*).

Esimerkkejä tavoitettavuustilanteista

Jos eri tavoitettavuusviestit vaikuttavat epäselviltä, näistä esimerkeistä voi olla apua.

Tilanne

Skype for Business -viesti

KIRJAUTUNUT ULOS

LOMA

Miguel lähti viikon lomalle ja ilmoitti siitä ottamalla käyttöön automaattiset vastaukset Outlookissa. Hän peruutti tai hylkäsi kaikki hänen poissaolonsa aikana pidettävät kokoukset ja kirjautui ulos kannettavalla tietokoneellaan ja katkaisi siitä virran.

Miguelin tavoitettavuusviesti

KIRJAUTUNUT SISÄÄN

KONFERENSSI

Kayo osallistuu tällä viikolla konferenssiin, joka pidetään muutaman tunnin matkan päässä. Hän ilmoitti asiakkailleen olevansa poissa ottamalla käyttöön automaattiset vastaukset Outlookissa, mutta käyttää kuitenkin Skype for Businessia online-tilassa aika ajoin.

Kayon tavoitettavuusviesti

TAPAAMINEN

Chrisillä on normaali työviikko, mutta hänen täytyy käydä lääkärissä lounastauolla. Hän merkitsi kalenteriinsa 30 minuutin Poissa-jakson, jotta hänen työtoverinsa eivät varaisi hänelle tapaamisia tänä aikana.

Chrisin tavoitettavuusviesti

HÄTÄPOISTUMINEN

Louisalla on odottamaton hätätilanne kotona, ja hän ilmoitti tästä ottamalla käyttöön automaattiset vastaukset Outlookissa. Hän ei vielä tyhjentänyt kalenteriaan, koska hän ei ole varma siitä, milloin hän palaa takaisin.

Louisan tavoitettavuusviesti

LUKITUS JA LÄHTÖ

Aadi lähti perjantai-iltapäivänä kalastusreissulle viikonlopuksi. Hän ilmoitti tästä ottamalla käyttöön automaattiset vastaukset Outlookissa, jonka jälkeen hän lukitsi Windows-tietokoneensa ja jätti Skype for Businessin päälle.

Aadin tavoitettavuusviesti

Oman huomautuksen lisääminen tai poistaminen

Voit kirjoittaa Skype for Businessin pääikkunan yläosaan huomautuksen, kuten "Työskentelen kotona", ja jakaa viimeisimmät tiedot tilastasi. Huomautus näkyy yhdessä yhteystietokorttisi kanssa. Voit muuttaa huomautusta niin usein kuin haluat.

Oman huomautuksen lisääminen

Napsauta Skype for Businessin pääikkunassa nimesi yläpuolella olevaa huomautusruutua ja kirjoita sitten huomautus, kuten "Työskentelen kotona" tai "Olen kiireinen – lähetä mieluiten pikaviesti".

Oman huomautuksen poistaminen

Napsauta nimesi yläpuolella olevaa muistilappua, pyyhi teksti askelpalauttimella ja paina sitten Enter. Ruudussa oleva viesti palautuu oletusviestiksi "Mitä tapahtuu tänään?"

Poissaoloilmoituksen ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä

Kun otat poissaoloviestin käyttöön Outlookissa, viesti näkyy Skype for Businessissa omana huomautuksenasi, jos Skype for Business -tilisi on synkronoitu Outlook-kalenterisi kanssa. Kun olet esimerkiksi lähdössä lomalle, laita Outlookiin poissaoloviesti, jossa kerrot olevasi lomalla ja anna mahdollisesti muita tietoja, kuten kuka on tuuraajasi ja sen, seuraatko viestejäsi. Tämä viesti julkaistaan yhteystietokortissasi ja muissa yhteystiedoissa, jotka yhteyshenkilösi näkevät Skype for Businessissa.

Tärkeää: Muista poistaa poissaoloilmoitus käytöstä, kun palaat lomalta. Ilmoitus on poistettava Outlookissa. Sitä ei voi poistaa Skype for Businessissa.

Ota huomautus käyttöön Outlookissa toimimalla seuraavasti:

Valitse Outlookissa Tiedosto > Automaattiset vastaukset > Lähetä automaattiset vastaukset. Kirjoita sitten poissaoloviestisi ja ajoita se.

Poista poissaoloviesti käytöstä Outlookissa ja samalla myös Skype for Businessissa seuraavasti:

Valitse Outlookissa Tiedosto > Automaattiset vastaukset > Poista käytöstä. (Saattaa kestää 30 minuuttia, ennen kuin huomautus poistuu näkyvistä Skype for Businessissa.)

Synkronoi Skype for Business- ja Outlook-tilisi seuraavasti:

  1. Valitse Skype for Businessin pääikkunassa Asetukset.

  2. Valitse Skype for Businessin asetuksissaHenkilökohtainen.

  3. Valitse Päivitä tavoitettavuustilani kalenteritietojen perusteella -valintaruutu.

  4. Synkronoi - ja Outlook-tilisi valitsemalla Skype for BusinessNäytä poissaolotiedot Ystävät ja sukulaiset-, Työryhmä- ja Työtoverit-tietosuojatasojen yhteyshenkilöilleni -valintaruutu.

Tavoitettavuustilan muuttaminen

Huomautus: Skype for Business Mac-tietokoneissa ei tällä hetkellä näytä Outlook-kalenterin mukaisia tavoitettavuustietoja. Tämä ominaisuus tulee käyttöön tulevaisuudessa.

Napsauta kuvaasi, Tavoitettavissa -alanuolta nimesi alapuolella ja sitten tilaa, jonka haluat näyttää muille.

Tila-valikko

Jos haluat peruuttaa juuri asettamasi tilan ja määrittää Skype for Businessin päivittämään tilasi automaattisesti, valitse Automaattinen.

Tavoitettavuustilan muuttaminen

Varmista, että tavoitettavuustilasi vastaa todellista tilannettasi. Seuraavassa taulukossa esitellään tavoitettavuustilat, jotka muut käyttäjät voivat nähdä, sekä kerrotaan, mitä kukin tila merkitsee ja mitkä niistä voit asettaa itse.

Vihje:  Tavoitettavuustilat ovat Skype for Businessissa ennalta määritettyjä, eli et voit luoda mukautettua tilaa, mutta voit kuitenkin lisätä tilaviestin ja kertoa yhteyshenkilöillesi tarkemmin olinpaikastasi ja siitä, mitä olet tekemässä. Katso tarkat ohjeet kohdasta Tilaviestin lisääminen ja poistaminen.

Jos tavoitettavuutesi on

Se tarkoittaa, että

Vihreä tilailmaisin

Tavoitettavissa

Olet online-tilassa, ja sinuun voi ottaa yhteyttä.

Punainen tilailmaisin

Varattu

Olet varattu etkä halua, että sinua häiritään.

Älä häiritse -tilailmaisin

Älä häiritse

Et halua, että sinua häiritään. Näet keskusteluilmoitukset vain, jos ne tulevat omaan työryhmääsi kuuluvilta käyttäjiltä.

Keltainen tilailmaisin

Palaan pian

Olet hetken poissa tietokoneen ääreltä.

Keltainen tilailmaisin

Ei töissä

Et ole töissä, eikä sinuun voi ottaa yhteyttä.

Keltainen tilailmaisin

Näy poistuneena

Olet kirjautuneena sisään, mutta tietokoneesi on ollut käyttämättömänä tai olet ollut poissa tietokoneeltasi tietyn ajan (voit määrittää tämän ajan itse).

Tilaviestin lisääminen ja poistaminen

Jaa tietoa tämän hetkisestä tilastasi kirjoittamalla viesti, kuten ”Työskentelen kotona”. Voit vaihtaa viestiä niin usein kun haluat.

Tilaviestin lisääminen

Napsauta kuvaasi ja valitse Lisää tilaviesti napsauttamalla. Kirjoita sitten viesti, kuten ”Koulutuksessa tänään” tai ”Olen kiireinen – lähetä mieluiten pikaviesti”.

Lisää tilaviesti

Tilaviestin poistaminen

Napsauta kuvaasi ja sen jälkeen jättämääsi viestiä, ja valitse sitten Poista.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×