Tavoite: Vaiheiden ja tehtävien määrittäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kun sinulla on hyvä kuva projektiisi kuuluvista töistä, voit luoda tehtäväluettelon sovelluksessa Microsoft Office Project 2007. Tehtäväluettelo on projektin sydän: jos se on puutteellinen tai huonosti suunniteltu, tällä voi olla vakavia vaikutuksia projektin etenemiseen. Tehtävien järjestäminen välitavoitteisiin ja vaiheisiin antaa projektille rakenteen sekä helpottaa edistymisen seurantaa ja arviointia.

Tehtäväluettelon järjestäminen on erittäin tärkeää projektin onnistumisen kannalta, olipa projektissa sitten tuhansia työvaiheita, joiden suorittaminen kestää vuosikausia, tai vain muutamia vaiheita, joiden suorittaminen kestää kuukauden ja joissa käytetään joustava projektinhallinta -menetelmiä.

Vihje: Artikkeli on osa Projektin vaiheet -artikkelisarjaa, jossa esitellään laaja joukko projektinhallinnan toimia. Käytämme näistä toimista tavoitteet-nimitystä, koska ne on järjestetty projektin hallinnan elinkaaren mukaan: Suunnitelman laatiminen, projektin seuranta ja hallinta sekä projektin päättäminen.

Edellinen tavoite  |  Seuraava tavoite

Tarkastele Projektin vaiheet -tavoitteita

Rakennustyöläinen istumassa palkilla

Vaihe 1  Määritä projektin tehtävät    Projekti on pohjimmiltaan joukko tehtäviä. Jokainen tehtävä on jokin työ, joka on tehtävä, jotta projekti saadaan valmiiksi.

Lisää...

Oikein määritetyllä tehtävällä on selkeä alku ja loppu, jotta projektipäällikkö voi selvästi määrittää, milloin tehtävä on suoritettu.

Pidä seuraavat seikat mielessä, kun teet tehtäviä:

  • Käytännöllisistä syistä tehtävien tulisi olla vähintään päivän pituisia. Pidemmissä projekteissa myös tehtävät ovat luultavasti pidempiä. Lyhyissä projekteissa taas myös tehtävät ovat yleensä lyhyempiä.

  • Yleensä tehtävät kannattaa antaa siinä järjestyksessä, jossa arvioit niiden töiden alkavan. Joissain projekteissa sinun on ehkä kuitenkin ryhmiteltävä samankaltaiset tehtävät yhteen tai ryhmiteltävät tehtävät sen mukaan, millaiset resurssit niitä työstävät. Tällä tavoin luot vaiheita projektiisi.

    Jos organisaatiosi yleensä jaottelee työn tiettyihin luokkiin, voit ryhmitellä työt tällaisiin luokkiin. Ota huomioon, että jos ryhmittelet tehtäviä, et voi myöhemmin jäsentää niitä, koska tehtävien ryhmittely on eräänlaista jäsentämistä.

  • Tehtäväluettelosi rakenne määrittää projektisuunnitelmasi tarkkuustason. Jos luettelet vain projektin vaiheet ja jokainen vaihe kattaa pitkän ajanjakson, on suunnitelmasi hyvin yleistasoinen projektisuunnitelma. Jos taas luettelet pienimmätkin työt, on suunnitelmasi todella tarkka. Usein paras ratkaisu on kultainen keskitie näiden ääripäiden välillä.

    Kun mietit tehtäväluettelosi tarkkuustasoa, mieti sitä, miten tarkasti haluat seurata projektiasi:

    • Jos luettelet kaikki suoritettavat työt, myös kaikkein pienimmät, sinun täytyy seurata kaikkia näitä tehtäviä ja antaa tiedot niiden edistymisestä, luultavasti vähintään kerran päivässä. Tällä tavalla pysyt ajan tasalla siitä, jos pieninkin työ on yhtään myöhässä.

      Jos organisaatio jakaa työt mielellään noin kuukauden mittaisiin tehtäviin, tarkempien tehtävien käyttö voi olla järkevää. Joskus lyhyet tehtävät, kuten ketterissä projekteissa usein, voivat parantaa projektin kykyä reagoida muutoksiin laajuudessa ja resursseissa.

    • Jos luettelet vain projektisi vaiheet ja seuraat vain niitä, sinun ei tarvitse päivittää projektia kovinkaan usein. Tässä tapauksessa et tiedä töiden mahdollisesta myöhästymisestä kuin vasta sitten, kun vaihe on ohi.

  • Mieti, miten tärkeä projekti on, miten usein voit järkevästi hankkia tiedot tehtävien etenemisestä ja päivittää ne järjestelmään ja minkä tason tehtäviä sinun täytyy vähintään seurata, jotta projekti pysyy raiteillaan.

Vaihe 3  Lisää tehtävä projektiin    Lisää toistuvat tehtävät ja kertaluontoiset tehtävät.

Vaihe 4   Luo vaiheet ja alivaiheet projektiin    Järjestä projektin työt ryhmittelemällä liittyvät tehtävät, jotka muodostavat projektin päävaiheet.

Vaihe 5 Luo välitavoite    Välitavoitteiden avulla voit luoda seurantapisteitä projektin merkittäville tapahtumilla. Välitavoitteiden avulla seurataan projektin edistymistä.

Vaihe 2  Tuo tehtävät projektiin    Tuo tehtävät, jos sinulla on tehtäväluettelotiedot tallennettuna toiseen sijaintiin.

Napsauta seuraavista kaikkia niitä kohteita, jotka koskevat sinua:

  • Microsoft Office Excel -tietojen linkittäminen tai upottaminen projektiin on yksinkertainen ja dynaaminen tapa lisätä tehtäviä projektiin.

  • Tietojen tuominen toiseen tiedostomuotoon projektiin. Voit tuoda tehtävän tiedot Excel-laskentataulukon, tietokannasta tai tekstitiedostosta ja tietojen yhdistäminen vastaaviin kenttiin Project 2007sitten. Voit myös tuoda sarkaineroteltuna ja pilkuilla erotetut arvot muodossa-tekstitiedostoista project-tiedostoon.

  • Tuo Outlookin tehtäväluettelo projektiin, jos sinulla on tällainen tehtäväluettelo Microsoft Office Outlookissa ja haluat kopioida sen projektisuunnitelmaan.

Vaihe 6  Lisää lisätietoja tehtävästä     Lisää lisätietoja muistiinpanoina, asiakirjoina ja verkkosivulinkkeinä.

Napsauta seuraavista kaikkia niitä kohteita, jotka koskevat sinua:

Edellinen tavoite  |  Seuraava tavoite

Tarkastele Projektin vaiheet -tavoitteita

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×