Tavoite: Projektisuunnitelman optimointi tavoitteeksi asetetun päättymispäivämäärän mukaan

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kun olet luonut projektisuunnitelman, sinun täytyy tarkistaa ajoitettu valmistumispäivä. Jos suunnitelma ei tule valmiiksi tavoittelemaasi päivämäärään mennessä ja jos tavoiteaikataulussa pysyminen on tärkeää projektin onnistumisen kannalta, voit optimoida suunnitelmaa tämän päivämäärän saavuttamiseksi. Kun muokkaat projektin osia, jotka liittyvät valmistumispäivämäärään, muista, että tämä vaikuttaa luultavasti myös kustannuksiin ja laajuuteen.

Vihje: Artikkeli on osa Projektin vaiheet -artikkelisarjaa, jossa esitellään laaja joukko projektinhallinnan toimia. Käytämme näistä toimista tavoitteet-nimitystä, koska ne on järjestetty projektin hallinnan elinkaaren mukaan: Suunnitelman laatiminen, projektin seuranta ja hallinta sekä projektin päättäminen.

Edellinen tavoite  |  Seuraava tavoite

Tarkastele Projektin vaiheet -tavoitteita

Kaavio suunnitelman optimoinnista päättymispäivämäärän mukaan

Vaihe 1 Määritä ja tarkista projektin päivämäärät   : Kun tarkistat projektin päivämäärät, näet saatko projektin valmiiksi tavoitepäivään mennessä ja täytyykö sinun tehdä lisämuutoksia tämän päivän saavuttamiseksi.

Napsauta seuraavista kaikkia niitä kohteita, jotka koskevat sinua:

Vaihe 2 Muokkaa suunnitelmaa valmistumispäivämäärän saavuttamiseksi:    Voit hyödyntää useita strategioita, muun muassa kalentereiden, laajuuden, tehtävien ja määritysten muokkaamista, joilla pyrit saavuttamaan tavoitevalmistumispäivämäärän.

Napsauta seuraavista kaikkia niitä kohteita, jotka koskevat sinua:

  • Määritä projektin alkamispäivämäärä aiemmaksi kuin nykyisessä suunnitelmassa. Jos aloituspäivän vaihtaminen aiemmaksi on mahdollista projektissasi, kokeile ensin sitä.

  • Kalenterin muokkaaminen

    Napsauta seuraavista kaikkia niitä kohteita, jotka koskevat sinua:

    • Luo tehtäväkalenteri, jos kriittisten tehtävien polussa käytetyt tehtäväkalenterit aiheuttavat tarpeettomia viivästyksiä valmistumispäivämäärään. Tehtäväkalenterin muokkaamisella tai poistamisella voi olla vähiten vaikutusta ohjelman Microsoft Office Project 2007 eri kalenterityyppien muutoksista (tehtävä-, projekti- ja resurssikalenterit).

    • Muokkaa resurssikalenteria, jos resurssit tekevät todellisuudessa enemmän töitä kuin heidän kalenterinsa osoittaa. Jos kriittisen polun tehtäviin määritetyn resurssin resurssikalenteri osoittaa nelipäiväistä työviikkoa, mutta resurssi tekee itse asiassa töitä viitenä päivänä, ehdit luultavasti valmistumispäivämäärääsi.

    • Muokkaa projektikalenteria, jos projektissa tehdään enemmän työtunteja tai -päiviä kuin projektikalenteri osoittaa. Jos projektikalenteri osoittaa esimerkiksi, että viikonloppujen tila on vapaa-aika ja pyörität todellisuudessa myös viikonloppuvuoroja, projektikalenterin muokkaamisella pääset luultavasti valmistumispäivämäärääsi.

  • Pienennä projektin laajuutta

    laajuus on ehkä määritettävä pienemmäksi, että saavutat valmistumispäivämääräsi tai tavoitteen budjetti. Voi käydä myös niin, että suunnitelman luotuasi huomaat, että rahaa tai aikaa olisi käytettävissä enemmänkin. Kummassakin tapauksessa voit muuttaa projektin laajuutta. Voit valita, muutatko projektin tuotteita vai laajuutta.

    Voit esimerkiksi päättää poistaa markkinatutkimustehtävän projektista ja lyhentää tuotteen testaukseen käytettävää aikaa, jotta tavoitteeksi asetettu valmistumispäivä tai budjetti voidaan saavuttaa. Tässä tapauksessa lopputuote ja toimitukset eivät muutu. Muuttamalla projektin laajuutta muutit kuitenkin menetelmää, jolla tuotteet valmistetaan ja toimitetaan.

    Suorita seuraavista kaikki itsellesi sopivat:

    • Muokkaa kestoa valmistumispäivämäärän saavuttamiseksi pienentämällä kriittisen polun tehtäville varattua aikaa. Älä kuitenkaan muuta aikataulua epärealistisiksi. Muista myös muuttaa vastaavia resursseille varattuja työmääriä.

    • Poista tehtävä saavuttaaksesi valmistumispäivämäärän. Tehtävien poistaminen voi kuitenkin heikentää projektin lopputuotteen laatua. Säilytä suunnitelmassa tehtävät, joiden suorittaminen on välttämätöntä, ja poista vain sellaisia tehtäviä, jotka eivät ole välttämättömiä.

    • Korvaa resurssimääritys saavuttaaksesi valmistumispäivämäärän. Voit korvata hitaamman resurssin nopeammalla, esimerkiksi kokeneemmalla työntekijällä, tehokkaammilla työvälineillä tai nopeammin valmistuvilla materiaaleilla.

  • Muokkaa kriittisen polun tehtävää

    Napsauta seuraavista kaikkia niitä kohteita, jotka koskevat sinua:

    • Seuraa kriittistä polkua tarkasti, jotta saavutat valmistumispäivämäärän.

    • Tee muutoksia siihen, milloin tehtävästä tulee kriittinen: voit esimerkiksi muokata asetuksia siten, että kriittisiksi katsotaan tehtävät, joissa on päivä tai kaksi varaa. Project 2007 pitää oletusarvoisesti kriittisinä tehtäviä, joissa ei ole yhtään päivää varaa.

    • Vaihda tehtävän alkamis- tai päättymispäivämäärää, jos tehtävissä on käytössä joustamattomia päivämäärärajoituksia (esimerkiksi On alettava- tai On valmistuttava -asetukset). Kun teet kriittisen polun tehtävärajoituksista joustavampia, Project 2007 voi laskea aikataulun vähemmin rajoituksen, jolloin saatat saavuttaa valmistumispäivämääräsi.

    • Muokkaa kriittisen polun tehtävän kestona saavuttaaksesi projektin valmistumispäivämäärän.

    • Jaa tehtävä, jos yksittäinen tehtävä sisältää useita elementtejä, joita eri resurssit voisivat työstää samanaikaisesti. Jos jaat kriittisen polun tehtävän elementteihin, joille määritetään eri resurssit, saatat ehkä saavuttaa valmistumispäivämääräsi.

    • Muokkaa tehtävälinkkiä ja tarkista kriittisen polun tehtävien suhteet tai riippuvuudet. Saatat huomata virheellisiä tai tarpeettomia linkkejä, joita voit muokata.

    • Määritä tehtävien viiveitä ja päällekkäisyyksiä linkitettyjen tehtävien limityksen ja viipeiden muokkaamiseksi. Kun lisäät linkitettyjen tehtävien väliin kohteen läpimenoaika, saatat saavuttaa valmistumispäivämääräsi. Kun lisäät kohteen viive tarpeiden mukaan, aikataulusta saattaa tulla realistisempi.

  • Määritysten muokkaaminen valmistumispäivämäärän saavuttamiseksi

    Napsauta seuraavista kaikkia niitä kohteita, jotka koskevat sinua:

    • Lisää kriittisen polun tehtävään lisäresursseja sen keston lyhentämiseksi. Lisäresurssien lisääminen tehtävän keston lyhentämiseksi toimii, kunhan tehtävä ei ole aikapohjainen vaan työmääräpohjainen.

      Tätä kutsutaan joskus myös projektin tiivistämiseksi. Äärimmäisyyksiin vietynä se voi olla riskialtis tapa suorittaa projekti sen aiheuttamien lisäkustannusten ja tehottomuuksien vuoksi. Jos lisäät liikaa tehtäviä, projektin kesto voi pidentyä, ei lyhentyä, sillä projektista tulee entistä monimutkaisempi.

    • Korvaa resurssimääritys valmistumispäivämäärän saavuttamiseksi, jos resurssi (ihminen, laite tai materiaali) voidaan korvata nopeammalla tai tehokkaammalla tai jos kriittisen polun tehtäviin voidaan määrittää lisää resursseja (yksiköt).

    • Muokkaa aikaa, jonka työresurssi käyttää tehtävään, muokkaamalla resurssin kohdetta tehtäväyksiköt kriittisessä tehtävässä tai muokkaamalla resurssin töiden aloituspäivämäärää aikaisemmaksi.

Vaihe 3 Muokkaa suunnitelmaa lisäajan hyödyntämiseksi    

 Lisää . . .

Kun olet luonut suunnitelman ja Project 2007 on tehnyt projektin aikataulu- ja kustannuslaskennan, saattaa ilmetä, että aikaa tai budjettiresursseja on käytettävissä suunniteltua enemmän. Voit valita, että projekti päättyy suunniteltua aiemmin tai siihen käytetään suunniteltua vähemmän rahaa. laajuus voidaan määrittää suuremmaksi tai voit lisätä projektin toimitettaviin tuotteisiin lisää kohteita (laatu).

  • Kysy asiakkailta:    Jos se on mahdollista ja soveliasta, ota yhteyttä asiakkaaseen tai tahoon sidosryhmät ja kysy, miten he haluavat käyttää lisäajan tai -budjetin. He voivat haluta, että suunnitelma säilytetään sellaisenaan, jolloin projekti valmistuu etuajassa tai suunniteltua pienemmällä budjetilla.

  • Tarkista sopimuksen tiedot:     Tarkista sopimuksen kannustimet (joissain tapauksissa jopa rangaistukset), jotka liittyvät projektin päätökseen saattamiseen etuajassa tai suunniteltua pienemmällä budjetilla. Sopimuksessa mainitut seikat (kiinteät hinnat, yksikköhinnat tai hyvitysmaksut) voivat auttaa sinua päättämään, kuinka ylimääräistä aikaa tai rahaa voidaan käsitellä.

  • Laajenna projektia:    Jos sinulla on enemmän aikaa ja budjettia, voit lisätä tehtäviä tai vaiheita, jotka halusit alunperin sisällyttää projektiin mutta luulit, ettei aikaa tai rahaa ollut riittävästi. Voit pidentää aiempien tehtävien kestoa, jotta resurssit saavat enemmän aikaa tehtävien suorittamiseen. Muista, että laajentaminen todennäköisesti kuluttaa suunnitelmastasi sekä aikaa että rahaa. Sopimus saattaa säädellä laajuuden ja toimitettava tuote muuttamista, joten muista tarvittaessa pyytää asiakkaalta hyväksyntä tällaisiin muutoksiin.

  • Paranna laatua:    Voit käyttää ylimääräistä aikaa ja rahaa myös sellaisten tehtävien tai vaiheiden lisäämiseen, jotka parantavat projektin laatua. Voit pidentää aiempien tehtävien kestoa, jolloin resurssit voivat työskennellä huolellisemmin ja tuottaa parempaa laatua. Toinen tapa parantaa laatua on palkata kokeneempia henkilöitä, käyttää tehokkaampia laitteita tai valita laadukkaampia materiaaleja. Tällaiset resurssit ovat kalliimpia, mutta usein laadun parantaminen kannattaa.

Vaihe 4 Lisää aikatauluun tehtyihin muutoksiin liittyviä huomautuksia   , jos haluat kirjata muutokset, joita teit saavuttaaksesi valmistumispäivämäärän. Tällaisista huomautuksista voi olla hyötyä seurattaessa projektin edistymistä, lopetettaessa projektia tai kerättäessä tietoja seuraavaa projektia varten.

Vaihe 5 Arvioi aikataulun optimoinnin tulokset:    Tarkista, että todella saavutit valmistumispäivämäärän ja että muutokset eivät vaikuta liian kielteisesti kustannuksiin, työmääriin ja muihin projekteihin.

Napsauta seuraavista kaikkia niitä kohteita, jotka koskevat sinua:

Vaihe 6 Tiedota määrityksiin tehdyistä muutoksista:    Jos määritit uusia tehtäviä kohteelle resurssit tai muokkasit tai poistit määrityksiä, kun teit muutoksia valmistumispäivämäärän saavuttamiseksi, ilmoita muutoksista kyseisille resursseille joko verkossa tai tulostettavilla raporteilla.

Vaihe 7  Lisää lisätietoja tehtävästä tai resurssista, kun projektin tiedot muuttuvat   : anna lisätietoja huomautusten, asiakirjojen ja verkkolinkkien avulla.

Napsauta seuraavista kaikkia niitä kohteita, jotka koskevat sinua:

Edellinen tavoite  |  Seuraava tavoite

Tarkastele Projektin vaiheet -tavoitteita

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×