Tavoite: Projektisuunnitelman optimoiminen budjetin mukaiseksi

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kun olet luonut projektisuunnitelman, tarkista suunnitellut kustannukset. Jos suunnitellut kustannukset eivät vastaa budjettia, voit optimoida suunnitelman budjetin mukaiseksi. Kun muutat budjettia, muista, että myös projektin valmistumispäivä tai laajuus voi muuttua. Ajan, laajuuden ja budjetin välistä suhdetta kutsutaan usein projektikolmioksi.

Vihje: Artikkeli on osa Projektin vaiheet -artikkelisarjaa, jossa esitellään laaja joukko projektinhallinnan toimia. Käytämme näistä toimista tavoitteet-nimitystä, koska ne on järjestetty projektin hallinnan elinkaaren mukaan: Suunnitelman laatiminen, projektin seuranta ja hallinta sekä projektin päättäminen.

Edellinen tavoite  |  Seuraava tavoite

Tarkastele Projektin vaiheet -tavoitteita

Projektisuunnitelman optimoiminen budjetin mukaiseksi

Vaihe 1 Projektin kustannusten tarkasteleminen     Voit tarkastella kokonaiskustannuksia, kustannuksia tietyltä ajalta tai kaaviossa olevia kustannuksia. Tämä auttaa sinua näkemään, täyttyykö budjettitavoitteet tai tarvitseeko sinun muuttaa kustannuksia.

Vaihe 2 Projektin optimointi kustannusten pienentämiseksi     Jos suunnitellut kustannukset eivät mielestäsi ole tavoitebudjetin mukaiset, voit leikata kustannuksia monella eri tavalla.

  •  Resurssien ja kustannusten muuttaminen budjetin mukaisiksi

    Tutustu seuraaviin aiheisiin:

    • Resurssien kustannusten kirjaaminen, kun haluat muuttaa normaaleja korvauksia tai ylityökorvauksia, käyttökertakustannuksia, kiinteitä kustannuksia tai kustannusresursseja.

    • Resurssivarauksen poistaminen tai korvaaminen, kun haluat leikata kustannuksia korvaamalla kalliimman resurssin (henkilön, laitteiston, materiaalin tai kustannuksen) edullisemmalla tai vähentää yksittäisen tehtävän vastaavien resurssien määrää. Toisinaan edullisempien resurssien käyttö voi johtaa laajuuden pienenemiseen, aikataulun pidentymiseen tai laadun heikkenemiseen. Silti se on yksi realistisimmista kustannusten optimointimenetelmistä. Jos poistat tehtävästä yhden kalliin resurssin, tämä resurssi on käytettävissä muissa kustannustehokkaammissa tehtävissä tai projekteissa.

    • Tehtävän jäljellä olevan työn varaaminen uudelleen, kun haluat jakaa jäljellä olevan työn usealle resurssille tietyllä tavalla tai määrittää tarkasti, milloin jäljellä oleva työ valmistuu.

  •  Projektin laajuuden supistaminen budjetin mukaiseksi

    Valitse seuraavista toimista:

    •  Tuotteen tai laajuuden muuttaminen

      Saatat joutua supistamaan projektin laajuutta saadaksesi projektin pysymään aikataulussa tai budjetissa. Voi käydä myös niin, että suunnitelman luotuasi huomaat, että rahaa tai aikaa olisi käytettävissä enemmänkin. Kummassakin tapauksessa voit muuttaa projektin laajuutta. Voit valita, muutatko projektin tuotteita vai laajuutta.

      • Tuotteiden leikkaaminen     Jos supistat laajuutta vähentämällä tuotteita, toimitat asiakkaille tai sidosryhmille suunniteltua vähemmän tuotteita. Oletetaan esimerkiksi, että työskentelet uuden tuotteen kehitysprojektissa. Jotta valmistumispäivä ja budjetti pitävät, päätät, että tuote tuleekin sisältämään vähemmän ominaisuuksia kuin oli aiemmin suunniteltu ja asiakkaat olivat hyväksyneet. Tässä tapauksessa tarvitset todennäköisesti asiakkaan hyväksynnän, ja asiakkaan kanssa mahdollisesti tehtyä sopimusta on muutettava.

      • Projektin laajuuden supistaminen     Voit ehkä toimittaa samat tuotteet muuttamalla niiden valmistustapaa.

        Uuden tuotteen kehitysprojektin yhteydessä voit esimerkiksi päättää poistaa markkinatutkimustehtävän ja lyhentää tuotteen testaukseen käytettävää aikaa, jotta tavoitteeksi asetettu valmistumispäivä tai budjetti voidaan saavuttaa. Tässä tapauksessa lopputuote ja toimitukset eivät muutu. Muuttamalla projektin laajuutta muutit kuitenkin menetelmää, jolla tuotteet valmistetaan ja toimitetaan.

      • Käytettävissä olevan ajan tai budjetin noudattaminen     Jos huomaat, että sinulla on käytettävissä odotettua enemmän aikaa tai rahaa, voit lisätä tuotteita. Voit myös lisätä itse projektin laajuutta, minkä tuloksena on usein laadukkaampi tuote.

      • Laajuuden laatuvaikutusten määrittäminen     Saatat joutua supistamaan projektin laajuutta saadaksesi projektin pysymään aikataulussa tai budjetissa. Voi käydä myös niin, että suunnitelman luotuasi huomaat, että rahaa tai aikaa olisi käytettävissä enemmänkin. Kummassakin tapauksessa voit muuttaa projektin laajuutta. Ota huomioon, että laatu ja laajuus liittyvät läheisesti toisiinsa. Jos pienennät laajuutta, sinun on ehkä tyydyttävä huonompaan laatuun. Jos suurennat laajuutta, myös projektin ja sen tuloksen laatu todennäköisesti paranevat.

    • Keston muuttaminen, kun haluat lyhentää tehtävien tekemiseen suunniteltua aikaa. Varmista, että lyhennetty kesto mahdollistaa silti työn tekemisen loppuun. Muista myös muuttaa vastaavia resursseille varattuja työmääriä.

    • Poista tehtävä, jos se ei ole välttämätön. Ota kuitenkin huomioon, että tehtävien poistaminen voi heikentää projektin lopputuotteen laatua. Säilytä suunnitelmassa tehtävät, joiden suorittaminen on välttämätöntä, ja poista vain sellaisia tehtäviä, jotka eivät ole välttämättömiä.

    • Muuta resurssivarausta korvaamalla kalliimpi resurssi (henkilö, laitteisto tai materiaalit) edullisemmalla. Joskus edullisempien resurssien käyttö johtaa laajuuden pienentymiseen, aikataulun pidentymiseen tai laadun heikkenemiseen. Silti se on yksi realistisimmista kustannusten optimointimenetelmistä.

Vaihe 3 Suunnitelman muuttaminen käytettävissä olevan lisäbudjetin mukaan     Suunnitelman luomisen jälkeen saatat huomata, että käytettävissä on lisäbudjetti. Voit halutessasi toteuttaa projektin pienemmällä budjetilla. Voit myös lisätä projektin laajuutta ja laatutavoitteita.

 Lisää...

Kun olet luonut suunnitelman ja Microsoft Office Project 2007 on tehnyt projektin aikataulu- ja kustannuslaskennan, saattaa ilmetä, että aikaa tai budjettiresursseja on käytettävissä suunniteltua enemmän. Voit valita, että projekti päättyy suunniteltua aiemmin tai siihen käytetään suunniteltua vähemmän rahaa. Voit myös suurentaa projektin laajuutta ja parantaa projektin laatua.

  • Neuvotteleminen asiakkaan kanssa      Selvitä, miten projektin asiakas tai sidosryhmät haluaisivat käyttää ylimääräisen ajan tai rahan. He voivat haluta, että suunnitelma säilytetään sellaisenaan, jolloin projekti valmistuu etuajassa tai suunniteltua pienemmällä budjetilla.

  • Sopimuksen tietojen tarkistaminen     Tarkista sopimuksen kannustimet (joissain tapauksissa jopa rangaistukset), jotka liittyvät projektin päätökseen saattamiseen etuajassa tai suunniteltua pienemmällä budjetilla. Sopimuksessa mainitut seikat (kiinteät hinnat, yksikköhinnat tai hyvitysmaksut) voivat auttaa sinua päättämään, kuinka ylimääräistä aikaa tai rahaa kannattaa käsitellä.

  • Laajentaminen     Voit lisätä tehtäviä tai vaiheita, jotka halusit alunperin sisällyttää projektiin mutta luulit, ettei aikaa tai rahaa ollut riittävästi. Voit pidentää aiempien tehtävien kestoa, jotta resurssit saavat enemmän aikaa tehtävien suorittamiseen. Muista, että laajentaminen todennäköisesti kuluttaa suunnitelmastasi sekä aikaa että rahaa. Sopimus saattaa säädellä laajuuden ja toimitettava tuote muuttamista, joten muista tarvittaessa pyytää asiakkaalta hyväksyntä tällaisiin muutoksiin.

  • Laadun parantaminen     Voit käyttää ylimääräistä aikaa ja rahaa myös sellaisten tehtävien tai vaiheiden lisäämiseen, jotka parantavat projektin laatua. Voit pidentää aiempien tehtävien kestoa, jolloin resurssit voivat työskennellä huolellisemmin ja tuottaa parempaa laatua. Toinen tapa parantaa laatua on palkata kokeneempia henkilöitä, käyttää tehokkaampia laitteita tai valita laadukkaampia materiaaleja. Tällaiset resurssit ovat kalliimpia, mutta usein laadun parantaminen kannattaa.

Vaihe 4 Kustannusmuutoksia koskevan huomautuksen lisääminen     Kirjaa muutokset, joita teet pyrkiessäsi muokkaamaan suunnitelmastasi sellaisen, että se vastaa budjettia. Tällaisista huomautuksista voi olla hyötyä seurattaessa projektin edistymistä, lopetettaessa projektia tai kerättäessä tietoja seuraavaa projektia varten.

Vaihe 5 Kustannusten optimoinnin tulosten arvioiminen     Tarkista, että todellakin pienensit kustannuksia ja etteivät muutokset vaikuttaneet haitallisesti päättymispäivämäärään, työmääriin ja muihin projekteihin.

Tutustu seuraaviin aiheisiin:

Vaihe 6 Varauksiin tehdyistä muutoksista tiedottaminen resursseille     Jos olet varannut uusia tehtäviä resursseille tai muuttanut tai poistanut aiempia varauksia, sinun on julkaistava nämä muutokset resursseissa, joihin ne vaikuttavat.

Edellinen tavoite  |  Seuraava tavoite

Tarkastele Projektin vaiheet -tavoitteita

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×