Office
Kirjaudu sisään

Tavoite: Projektin määrittäminen seurantaa varten

Vaikka projektin edistymisen seuranta sujuukin helposti Microsoft Office Project 2007:n avulla, ennen seurannan aloittamista on suoritettava useita vaiheita. Ensimmäiseksi on valittava käytettävä seurantamenetelmä ja seurantakohteet, esimerkiksi tehtävän alkamispäivä- ja valmistumispäivä, työ ja resurssien kustannukset. Tämän jälkeen sinun on varmistettava, että ryhmäsi on valmis käyttämään valittua seurantamenetelmää.

Vihje: Tämä artikkeli on osa Projektin vaiheet -osan sisältämää artikkelisarjaa, jossa kuvaillaan laajasti projektinhallintatoimintoja. Näitä toimintoja kutsutaan "tavoitteiksi", koska kukin niistä liittyy tiettyyn projektinhallintavaiheeseen: suunnitelman luomiseen, projektin seuraamiseen ja hallintaan tai projektin päättämiseen.

Edellinen tavoite  |  Seuraava tavoite

Kaikki Projektin vaiheet -osan tavoitteet

Kuuta kohti suunnattu teleskooppi

Vaihe 1  Projektitietojen vertailuun valmistautuminen    Aluksi on ehkä luotava tai tallennettava alkuperäiset projektiarviot ja todelliset projektitiedot, joita vertailemalla seurataan projektin edistymistä.

Valitse haluamasi seuraavista:

Vaihe 2  Valmistautuminen tietojen manuaaliseen keräämiseen    Vaikka projektin tilatietojen kerääminen käykin nopeimmin ja helpoimmin Project Server 2007 -sovelluksen avulla, toisinaan on ehkä tarpeen kerätä nämä tiedot manuaalisesti.

 Lisää...

Käytössä ei ehkä esimerkiksi ole sähköpostijärjestelmää tai intranet- tai Internet-yhteyttä tai projekti on niin pieni, että voit itse kerätä tiedot nopeasti.

Kun keräät projektin tilatietoja manuaalisesti, tiedot on lisättävä myös projektisuunnitelmaan manuaalisesti. Tietojen manuaalisessa keräämisessä on hyvä ottaa huomioon useita eri seikkoja.

  • Seurattavien ja päivitettävien projektitietojen valitseminen    Voit päivittää muun muassa tehtävä alkamis- ja päättymispäivämääriä, tehtävien valmistumisprosentteja ja kustannus.

  • Tietojen etsiminen ja kerääminen tietolähteistä    Haluat ehkä päivittää alkamis- ja päättymispäivät ja selvittää todelliset päivämäärät keräämällä tietoja tehtäviin varatuilta resurssit. Kustannusten keräämistä varten toteutunut kustannus on ehkä kysyttävä kirjanpitohenkilöstöltä.

  • Tietojen keräysmenetelmän valitseminen    Voit kerätä tietoja soittamalla tietolähteille tai haastattelemalla heitä. Voit myös pyytää tietolähteitä täyttämään ja toimittamaan tietolomakkeen.

  • Realistisen keräysaikataulun valitseminen ja noudattaminen    Päätä, miten usein projektitiedot on kerättävä ja päivitettävä. Tiedot voidaan kerätä esimerkiksi kerran viikossa tai kerran kuukaudessa. Tietojen kerääminen aikataulu sovitettuina aikoina helpottaa projektin tilatietojen keräämistä ja sisällyttämistä projektisuunnitelmaan.

  • Projektisuunnitelmaan lisättävien todellisten tietojen lisäysvälin valitseminen    Voit lisätä esimerkiksi todelliset kustannukset suunnitelmaan kuukausittain, viikoittain, päivittäin tai tunneittain. Voit muuttaa aika-asteikko ja päivittää todelliset tiedot niin usein kuin haluat Project 2007 -ohjelman aikajaksotettu Tehtävien käyttö -näkymän ja Resurssien käyttö -näkymän avulla.

Määrittämällä työryhmälle projektitarpeiden mukaiset mahdollisimman yksinkertaiset tilatietojen raportointimenetelmät saat todennäköisemmin ajantasaisia tietoja.

Vaihe 3  Tietojen keruuseen valmistautuminen    Valitse projektin edistymisen seurantaan tarvittavien tilatietojen keräämisessä käytettävä manuaalinen tai sähköinen järjestelmä.

Napsauta seuraavassa järjestyksessä:

  1. Tarkastele tai muuta Project Server -palvelimen URL-osoitetta, jotta ryhmän jäsenet pääsevät tämän URL-osoite kautta omilla selainMicrosoft Office Project Web Access -kotisivulle.

  2. Julkaise uusin suunnitelma ja ryhmävaraukset ja pyydä, että ryhmän jäsen hyväksyy tehtävän tehtävä. Voit seurata ja päivittää tehtävän edistymistietoja Office Project Web Accessin tilaraportointitoimintojen avulla.

Vaihe 4  Hankintojen edistymisen seurantaan valmistautuminen    Haluat ehkä seurata, kuinka pian projektin tehtävien suorittamiseen tarvittavat tavarat ja palvelut ovat tulossa.

hankinta tuotteita ja palveluja voit seurata niiden tilatietoja koko hankintaprosessin ajan. Haluat luultavasti tietää ainakin sen, onko haluamastasi tuotteesta tai palvelusta tehty tarjouspyyntö, onko tuote tai palvelu arvioitavana vai onko siitä jo tehty sopimus, sekä valitun toimittaja nimen.

Project 2007 -sovelluksen avulla voit seurata hankintaprosessia lisäämällä tarvittavat kenttä tehtävän taulukkonäkymiin ja seuraamalla sitten niiden edistymistä.

Edellinen tavoite  |  Seuraava tavoite

Kaikki Projektin vaiheet -osan tavoitteet

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×