Tavoite: Projektin aloittaminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Projektin suunnitteluvaiheeseen voi kulua huomattavasti aikaa ja siihen voi liittyä useita ihmisiä. Siksi on tärkeää määrittää projektin tavoitteet, oletukset ja rajoitukset. Suunnitteluvaiheessa valmistellaan myös projektin laajuuden hallintasuunnitelma projektitavoitteiden muutosten hallintaa varten.

Pienissä projekteissa ei välttämättä tarvitse kirjoittaa kattavia asiakirjoja muiden tarkastettaviksi. Tämän artikkelin ohjeista on kuitenkin hyötyä, kun kirjoitat projektimuistiinpanoja omiin tarpeisiisi.

Vihje: Artikkeli on osa Projektin vaiheet -artikkelisarjaa, jossa esitellään laaja joukko projektinhallinnan toimia. Käytämme näistä toimista tavoitteet-nimitystä, koska ne on järjestetty projektin hallinnan elinkaaren mukaan: Suunnitelman laatiminen, projektin seuranta ja hallinta sekä projektin päättäminen.

  |  Seuraava tavoite

Tarkastele Projektin vaiheet -tavoitteita

Mies, jolla on projektin luonnokset

Vaihe 1  Määritä projektin tavoitteet    Selkeät tavoitteet ovat elintärkeitä, sillä projektin onnistuminen mitataan tavoitteiden saavuttamisen perusteella.

Lisää...

Selkeä projektitavoite on sekä tarkka että mitattavissa oleva. Vältä epämääräisiä tavoitteita, kuten "huippulaadukkaiden tuotteiden luominen". Projektin tavoitteisiin voi sisältyä:

  • Luettelo projektin toimituksista.

  • Tarkat määräpäivät sekä projektin loppuun suorittamiselle että välitavoitteille.

  • tietyt laatukriteerit, jotka toimitusten on täytettävä

  • kustannusrajat, joita projekti ei saa ylittää.

Tavoitteiden tehokkuuden edellytys on, että kaikki projektin sidosryhmät ja rahoittajat hyväksyvät tavoitteet virallisesti. Usein projektipäällikkö luo tavoiteasiakirjan, josta tulee pysyvä osa projektia.

Jos asiakirja on luotu jossain muussa kuin Microsoft Office Project 2007 -ohjelmassa, kuten esimerkiksi Microsoft Office Word 2007- tai Microsoft Office OneNote 2007 -ohjelmassa, voit liittää asiakirjan projektitiedostoon käytön helpottamiseksi.

Jos käytössäsi on Microsoft Office Project Web Access 2007, voit helposti ladata tukiasiakirjat projektin alussa. Tämä on kätevää, jos ryhmällä ei ole jaettua kansiota tai sivustoa, joka sisältäisi projektin tai muun yrityksen toiminnan kannalta tärkeät tiedot.

Jos käytössäsi on Microsoft Office Project Portfolio Server 2007, voit myös ladata asiakirjat. Lisäksi voit seurata projekteja aloitus- ja hyväksymisprosessien kautta ennen niiden toteuttamista. Kun uusia projekteja aloitetaan, voit arvioida niitä organisaation tavoitteita vasten.

Huomautus: Voit myös antaa projektitason tietoja projektin Ominaisuudet-valintaikkunan Kommentit-ruudussa. Tämä helpottaa asiakirjojen ja projektien löytämistä projektin alkamisen jälkeen.

Vaihe 2  Määritä projektioletukset    Suunnitteluvaiheessa projektissa on todennäköisesti vielä paljon tärkeitä vastaamattomia kysymyksiä. Esimerkiksi milloin olennaiset resurssit saadaan projektin käyttöön? Kuinka paljon uusi prosessi vie aikaa?

Lisää...

Suunnittelun alussa teet valistuneita arvauksia ja käytät niitä arvioita aikataulun luomiseen.

On tärkeää seurata oletuksia, jotta:

  • projektin sidosryhmät ja rahoittajat voivat antaa palautetta oletuksista ja sopia sitten muodollisesti projektioletusten määrittämisestä.

  • aikataulua voidaan päivittää, kun projektiin liittyvistä tekijöistä saadaan lisätietoa.

Huomioi seuraavat projektialueet, kun tunnistat piileviä oletuksia:

  • Muiden projektien tai osastojen osuudet: jos projekti on riippuvainen muiden työstä, ymmärtävätkö he projektien keskinäisen riippuvuuden ja hyväksyvätkö he luovutuspäivämäärät?

  • Resurssien käytettävyys (mukaan lukien ihmiset, materiaalit ja laitteet): jos et johda joitakin projektissa työskenteleviä henkilöitä, kuka heitä johtaa? Onko hän hyväksynyt näiden henkilöiden käytön projektin parissa?

  • Tehtävien kestot: perustuvatko tehtäväarviot tietoon vai arvioihin?

  • Projektin kustannukset: Kuinka tärkeä tekijä kustannukset ovat projektin kannalta? Kuka hyväksyy budjettin ja nostaa sitä tarvittaessa?

  • Käytettävissä oleva aika: Jos projektissa on tiedossa oleva määräaika, onko kaikkien tehtävien suorittaminen hyväksyttävällä laatutasolla realistinen tavoite?

  • Toimitukset: Vastaavatko projektiriippuvuuksien luettelo ja toimitukset sitä, mitä asiakkaat ja muut sidosryhmät odottavat? Jos toimituksesta on tingittävä, ovatko sidosryhmät sopineet, mistä toimituksen osasta tingitään ensin?

Nämä ovat vain muutamia harkinnan arvoisia seikkoja ennen monimutkaisen projektin aloitusta. Projektin onnistuminen riippuu yhtä paljon oletuksien määrittämisestä ja varasuunnitelmien tekemisestä kuin suunnitelmien toteutuksesta.

2007 Microsoft Office System tarjoaa runsaasti ohjelmistoratkaisuja, joiden avulla ymmärrät paremmin projektin monimutkaisuutta ennen kuin aloitat sen parissa työskentelyn. Voit esimerkiksi luoda monimutkaisen toimintojen välisen vuokaavion tai blogin tallentaaksesi ryhmän jäsenten ideat aina kun projektisuunnitelmia työstetään.

Vaihe 3  Tunnista projektin rajoitteet     Projektin rajoitteet ovat projektipäällikön vaihtoehtoja todennäköisesti rajoittavia tekijöitä.

Lisää...

Tavallisesti kolme merkittävintä rajoitetta ovat:

  • Aikataulu, kuten sovitut päättymispäivämäärät tai merkittävät välitavoitemääräajat.

  • Resurssit, kuten ennalta määritetty budjetti.

  • Laajuus, kuten vaatimus, että tuotteesta luodaan kolme erilaista mallia.

Yhden rajoitteen muutos vaikuttaa yleensä kahteen muuhun rajoitteeseen, ja se voi vaikuttaa kokonaislaatuun.

Esimerkiksi projektin keston (aikataulun) lyhentäminen voi lisätä tarvittavien työntekijöiden (resurssien) määrää ja vähentää projektiin sisällytettävien ominaisuuksien määrää (laajuus).

Projektipäällikkö päättää, ovatko muutokset hyväksyttäviä. Tätä kutsutaan "projektinhallinnan kolmoisrajoitteeksi" tai "projektikolmioksi".

Laadi projektin rajoitteista luettelo suunnitteluprosessin aikana, jotta kaikki projektin asianosaiset (sidosryhmät) ovat tietoisia niistä ja voivat kommentoida niitä.

Osallistujien kannattaa myös sopia, miten projektin aikana ilmenneisiin odottamattomiin rajoitteisiin suhtaudutaan.

Esimerkiksi jos työn kustannukset ovat ennakoitua suuremmat, sidosryhmät haluavat mahdollisesti pienentää projektin laajuutta tietyillä ennalta määritetyillä tavoilla.

Huomautus: Projectissa rajoitteella tarkoitetaan rajoitusta tai rajoitetta, jonka määrität tehtävälle. Voit esimerkiksi määrittää, että tehtävän on alettava tiettynä päivänä tai oltava valmis tiettyyn päivään mennessä.

Vaihe 4  Valmistele laajuuden hallintasuunnitelma     Kun projektin tavoitteet, oletukset ja rajoitteet on asetettu, voit tehdä laajuuden hallintasuunnitelman.

Lisää...

Projektin laajuus koostuu kaikista projektin tavoitteista ja tehtävistä sekä niiden saavuttamisessa tarvittavasta työstä.

Laajuuden hallintasuunnitelma on asiakirja, jossa kuvataan, miten projektin laajuutta hallitaan ja miten laajuuden muutokset integroidaan projektiin.

Tämä on hyödyllinen suunnitelma, sillä usein projektiryhmien täytyy projektin edetessä muokata tavoitteitaan.

Laajuuden hallintasuunnitelmassa voi olla:

  • Arvio siitä, miten todennäköisesti laajuus muuttuu, miten usein se muuttuu ja miten paljon se muuttuu.

  • Kuvaus siitä, miten laajuuden muutokset tunnistetaan ja luokitellaan.

    Esimerkiksi rakennusprojektissa voidaan päättää, että työnjohtaja voi hyväksyä muutostyön, jonka kustannukset ovat alle 1 000 dollaria. Jos muutoksen kustannukset ovat suuremmat, projektipäällikön ja asiakkaan on arvioitava projektin laajuus uudelleen kustannusten, resurssien ja muiden tekijöiden osalta.

  • Suunnitelma siitä, mitä tehdään, jos laajuuden muutos tunnistetaan (esimerkiksi ilmoitus tukijalle ja urakan muuttaminen).

Hyvin valmisteltu laajuuden hallintasuunnitelma voi toimia projektin varautumissuunnitelma -suunnitelman pohjana.

Vaikka voit luoda laajuuden hallintasuunnitelman Projectissa, projektipäälliköt luovat ne tavallisesti muissa ohjelmissa, kuten Word 2007:ssä tai OneNote 2007:ssä.

  |  Seuraava tavoite

Tarkastele Projektin vaiheet -tavoitteita

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×