Taulukon tai kyselyn vieminen SharePoint-sivustoon

Taulukon tai kyselyn vieminen SharePoint-sivustoon

Kun haluat väliaikaisesti tai pysyvästi siirtää osan Access-tiedoista SharePoint-sivustoon, voit viedä ne sivustolta Access-tietokantaan. Kun viet tietoja, Access luo valitusta taulukosta tai kyselyn tietokantaobjektista kopion ja tallentaa kopion luettelona. On tärkeää pitää mielessä, että lähdetaulukkoon tai -kyselyyn tehdyt muutokset eivät näy viedyssä luettelossa vientitoiminnon jälkeen.

Tämän artikkelin sisältö

Yleisiä skenaarioita tietojen viemisestä SharePoint-sivustoon

Taulukon tai kyselyn vieminen SharePoint-sivustoon

Muuta huomioon otettavaa tietojen viemisestä

Miten Windows SharePoint Services -tietotyypit yhdistetään Access-tietotyyppeihin

Yleisiä skenaarioita tietojen viemisestä SharePoint-sivustoon

Taulukko tai kysely viedään SharePoint-sivustoon erilaisista syistä, kuten:

  • Olet juuri aloittamassa Windows SharePoint Services -palvelujen käyttöä ja huomaat, että kaikille on helpompaa, jos jotkin tietokannan taulukoista sisältyvät myös SharePoint-luetteloihin. Kun haluat jakaa tiedot työryhmäsi kanssa, voi olla helpompaa käsitellä SharePoint-luetteloita kuin työskennellä tietokannan sisällä. Aloittelevien käyttäjien voi myös olla helpompaa näin selata ja muokata luetteloita. Lisäksi voit hyödyntää useita SharePoint-ominaisuuksia, kuten saada ilmoituksen, kun luetteloa on muokattu, määrittää ja koordinoida luetteloon liittyviä tehtäviä sekä työskennellä offline-tilassa.

  • Haluat jakaa tietoja Accessin ja SharePoint-sivuston välillä jatkuvasti, mutta tiedot on nykyisin tallennettu Accessiin. Jos haluat tarkastella ja muokata uusimpia tietoja joko Accessin tai SharePoint-sivuston avulla, tiedot on ensin vietävä luettelona ja linkitettävä ne siihen Access-tietokannasta.

  • Luot Access-tietokannan kyselyjen avulla päivittäisiä ja viikoittaisia tilaraportteja ja haluat julkaista tulokset yhdellä sivustolla säännöllisin väliajoin.

Tässä ohjeartikkelissa on ohjeet tietojen viemiseen SharePointiin luettelona. Jos tarvitset apua linkittämisessä SharePoint-luetteloon Accessista, katso artikkelia Tietojen tuominen SharePoint-luettelosta tai linkittäminen siihen.

Taulukon tai kyselyn vieminen SharePoint-sivustoon

Helpoin tapa viedä tietoja SharePoint-sivustoon on suorittaa Vienti - SharePoint-sivuston ohjattu toiminto. Kun olet suorittanut ohjatun toiminnon, voit tallentaa asetukset (ohjatun toiminnon suorittamisen aikana antamasi tiedot) vientimäärityksenä. Voit sitten suorittaa vientitoiminnon ilman, että syötettä tarvitsee antaa uudelleen. Tämän osan ohjeissa kerrotaan, miten voit valmistautua viemiseen, viedä tiedot ja tallentaa asetukset määrityksenä.

Toiminnon valmisteleminen

  1. Etsi tietokanta, joka sisältää vietävän taulukon tai kyselyn.

    Kun viet kyselyn, kyselytulosten rivit ja sarakkeet viedään luettelokohteina ja sarakkeina. Et voi viedä lomaketta tai raporttia SharePointiin.

    Huomautus: Voit viedä vain yhden objektin kerrallaan.

  2. Määritä SharePoint-sivusto, johon haluat luoda luettelon.

    Kelvollinen sivusto-osoite alkaa tunnisteella http:// tai https://, jonka jälkeen tulee palvelimen nimi, ja lopussa on polku palvelimen erityiseen sivustoon. Esimerkiksi seuraava on kelvollinen osoite:

    https://contoso/AnalysisTeam

  3. Varmista, että sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet luettelon luomiseen SharePoint-sivustossa. Jos et ole varma käyttöoikeuksista, ota yhteyttä palvelimen järjestelmänvalvojaan.

    Vientitoiminto luo uuden luettelon, jolla on sama nimi kuin Accesin lähdeobjektilla. Jos SharePoint-sivustossa on jo tämänniminen luettelo, sinua kehotetaan määrittämään uudelle luettelolle eri nimi.

    Huomautus: Et voi korvata olemassa olevan luettelon tietoja tai liittää niitä siihen.

  4. Tarkista lähdetaulukon -tai kyselyn kentät.

    Seuraavassa taulukossa kerrotaan, miten tietyt elementit viedään, ja tarvitaanko tietyissä tapauksissa lisätoimia.

    Elementti

    Ratkaisu

    Kentät ja tietueet

    Kaikki taulukon tai kyselyn kentät ja tietueet viedään, myös taulukkonäkymän piilotetut kentät. Suodatusasetukset sivuutetaan vientitoiminnon aikana.

    Liitteet

    Jos objektilla on useampi kuin yksi liitesarake, sinun on poistettava kaikki liitesarakkeet yhtä lukuun ottamatta. Tämä johtuu siitä, että SharePoint-luettelo voi tukea vain yhtä liitesaraketta. Jos lähdeobjekti sisältää useamman kuin yhden tällaisen sarakkeen, Access näyttää viestin, jossa sinua kehotetaan poistamaan kaikki liitesarakkeet yhtä lukuun ottamatta ennen toiminnon aloittamista. Voit ratkaista ongelman kopioimalla kaikki ylimääräiset liitesarakkeet muihin Access-objekteihin ja viemällä ne sitten muihin SharePoint-luetteloihin.

    Hakukentät, joissa on yksi arvo tai useampia arvoja

    Yksittäisen arvon hakukenttien näytettävät arvot viedään avattavan valikon Vaihtoehto-kenttinä SharePoint-luetteloon. Jos lähdekenttä tukee useampia arvoja, SharePoint-luetteloon luodaan Vaihtoehto-kenttä, joka sallii useammat valinnat.

    Huomautus: SharePoint-luettelon Vaihtoehto-kentässä voi olla vain yksi sarake. Jos lähdehakukenttä sisältää useita sarakkeita, kaikkien sarakkeiden arvot yhdistetään yhteen sarakkeeseen.

    Lasketut kyselykentät

    Laskettujen sarakkeiden tulokset kopioidaan kenttään, jonka tietotyyppi riippuu lasketun tuloksen tietotyypistä. Tulosten takana olevaa lauseketta ei kopioida.

    OLE-objektikentät

    OLE-objektikentät sivuutetaan vientitoiminnon aikana.

  5. Jos Access-lähdetietokantaa ei ole vielä avattu, avaa se ja siirry sitten seuraaviin vaiheisiin.

Tietojen vieminen

  1. Vienti - SharePoint-sivuston ohjattu toiminto sijaintipaikka eroaa hieman Access-version mukaan. Valitse vaiheet, jotka vastaavat omaa Access-versiotasi:

    • Jos sinulla on Access 2016, Access 2013 tai Access 2010, napsauta Ulkoiset tiedot -välilehden Vie-ryhmän Lisää-painiketta ja napsauta avautuvasta asetusluettelosta SharePoint-luettelo.

    • Jos sinulla on Access 2007, napsauta Ulkoiset tiedot -välilehden Vie-ryhmässä SharePoint-luettelo.

  2. Vie - SharePoint-sivuston ohjattu toiminto avautuu.

    Määritä SharePoint-sivusto, johon viet Access-taulukon tai -kyselyn.

  3. Kirjoita Määritä SharePoint-sivusto -ruutuun kohdesivuston osoite.

  4. Kirjoita Määritä uuden luettelon nimi -ruutuun uuden luettelon nimi.

    Jos tietokannan lähdeobjektilla on jo sama nimi kuin SharePoint-sivuston luettelolla, määritä eri nimi.

  5. Vaihtoehtoisesti kirjoita uuden luettelon kuvaus Kuvaus-ruutuun ja valitse sitten Avaa luettelo, kun olen valmis -valintaruutu.

  6. Napsauta OK, kun haluat käynnistää vientimenettelyn.

  7. Access luo luettelon SharePoint-sivustolle ja näyttää sitten toiminnon tilan ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla. Kun vientitoiminto on päättynyt, voit sulkea ohjatun toiminnon tai tallentaa vientivaiheet määrityksenä.

    SharePoint valitsee myös toiminnon aikana oikean tietotyypin kullekin sarakkeelle vastaavan lähdekentän mukaan. Jos haluat nähdä luettelon siitä, miten Access- ja Windows SharePoint Services -tietotyypit yhdistetään toisiinsa tietojen viemisen aikana ja mitkä kenttäasetukset viedään kunkin tietotyypin osalta, katso tämän artikkelin jäljempänä olevaa osaa Miten Windows SharePoint Services -tietotyypit yhdistetään Access-tietotyyppeihin.

Muuta huomioon otettavaa tietojen viemisestä

Miten Windows SharePoint Services -tietotyypit yhdistetään Access-tietotyyppeihin

Seuraavassa taulukossa näytetään, miten Access määrittää viedyn luettelon sarakkeiden tietotyypin taulukon tai kyselyn viemisen aikana.

Access-tietotyyppi

Windows SharePoint Services -tietotyyppi

Oletusarvoiset kentän ominaisuusasetukset

Huomautukset

Teksti

Yksi tekstirivi

Sarakkeen nimi    vastaa Kentän nimi -asetusta Accessissa.

Kuvaus    vastaa Kuvaus-asetusta Accessissa.

Pakollinen    vastaa Pakollinen-asetusta Accessissa.

Merkkien enimmäismäärä    vastaa Kentän koko -asetusta Accessissa.

Oletusarvo    vastaa Oletusarvo-asetusta Accesissa, jos se ei ole lauseke. Muussa tapauksessa se on tyhjä.

Lisää oletusnäkymään    Kyllä

Muistio / pitkä teksti

Useita tekstirivejä

Sarakkeen nimi    vastaa Kentän nimi -asetusta Accessissa.

Kuvaus    vastaa Kuvaus-asetusta Accessissa.

Pakollinen    vastaa Pakollinen-asetusta Accessissa.

Näytettävien rivien lukumäärä     5

Lisää oletusnäkymään    Kyllä

Luku

Luku

Sarakkeen nimi    vastaa Kentän nimi -asetusta Accessissa.

Kuvaus    vastaa Kuvaus-asetusta Accessissa.

Pakollinen    vastaa Pakollinen-asetusta Accessissa.

Vähintään    Tyhjä

Enintään    Tyhjä

Seuraavassa taulukossa kuvataan sitä, miten Desimaalien lukumäärä -ominaisuus määritetään Desimaalit-asetuksen mukaan Accessissa.

Access-asetus    

Windows SharePoint Services -asetus    

Automaattinen

Automaattinen

0–5

0–5

6–15

5

Oletusarvo    vastaa Oletusarvo-asetusta Accessissa, jos se ei ole lauseke. Muussa tapauksessa se on tyhjä.

Lisää oletusnäkymään    Kyllä

Näytä prosentteina    Kyllä, jos Muoto-ominaisuuden asetuksena on Prosentti.

Päivämäärä/kellonaika

Päivämäärä tai kellonaika

Sarakkeen nimi    vastaa Kentän nimi -asetusta Accessissa.

Kuvaus    vastaa Kuvaus-asetusta Accessissa.

Pakollinen    vastaa Pakollinen-asetusta Accessissa.

Päivämäärän ja kellonajan muoto     Asetukseksi määritetään Vain päivämäärä, jos Muoto-ominaisuuden asetukseksi määritetään Lyhyt päivämäärä. Muutoin asetukseksi määritetään Päivämäärä ja kellonaika.

Kalenterityyppi    Asetukseksi määritetään Hijri, jos valittuna on Käytä Hijri-asetusta. Muutoin asetukseksi määritetään Gregoriaaninen.

Seuraavassa taulukossa kuvataan sitä, miten Oletusarvo-ominaisuus määritetään Oletusarvo-asetuksen mukaan Accessissa.

Access-asetus    

Windows SharePoint Services -asetus    

=Date()

Tämän päivän päivämäärä

Kentän arvoksi määritetty tietty päivämäärä

Kentän arvoksi määritetty tietty päivämäärä

Lisää oletusnäkymään    Kyllä

Valuutta

Valuutta

Sarakkeen nimi    vastaa Kentän nimi -asetusta Accessissa.

Kuvaus    vastaa Kuvaus-asetusta Accessissa.

Pakollinen    vastaa Pakollinen-asetusta Accessissa.

Vähintään    Tyhjä

Enintään    Tyhjä

Seuraavassa taulukossa kuvataan sitä, miten Desimaalien lukumäärä -ominaisuus määritetään Desimaalit-asetuksen mukaan Accessissa.

Access-asetus    

Windows SharePoint Services -asetus    

Automaattinen

Automaattinen

0–5

0–5

6–15

5

Oletusarvo    vastaa Oletusarvo-asetusta Accessissa, jos se ei ole lauseke. Muussa tapauksessa se on tyhjä.

Lisää oletusnäkymään    Kyllä

Valuuttatyyppi    vastaa Muoto-asetusta Accessissa.

AutoNumber

Lukumäärä

Sarakkeen nimi    vastaa Kentän nimi -asetusta Accessissa.

Kuvaus    vastaa Kuvaus-asetusta Accessissa.

Pakollinen    vastaa Pakollinen-asetusta Accessissa.

Vähintään    Tyhjä

Enintään    Tyhjä

Desimaalien lukumäärä    Automaattinen

Lisää oletusnäkymään    Kyllä

AutoNumber, jossa Kentän koko- ominaisuuden asetukseksi määritetään Replikoinnin tunnus

Yksi tekstirivi

Sarakkeen nimi    vastaa Kentän nimi -asetusta Accessissa.

Kuvaus    vastaa Kuvaus-asetusta Accessissa.

Pakollinen    vastaa Pakollinen-asetusta Accessissa.

Merkkien lukumäärä enintään    38

Oletusarvo    Tyhjä

Lisää oletusnäkymään    Kyllä

Kyllä/Ei

Kyllä/Ei

Sarakkeen nimi    vastaa Kentän nimi -asetusta Accessissa.

Kuvaus    vastaa Kuvaus-asetusta Accessissa.

Oletusarvo    vastaa Oletusarvo-asetusta Accessissa, jos se ei ole lauseke. Muussa tapauksessa se on tyhjä.

Lisää oletusnäkymään    Kyllä

OLE-objekti

Kenttää ei viedä

Hyperlinkki

Hyperlinkki

Sarakkeen nimi    vastaa Kentän nimi -asetusta Accessissa.

Kuvaus    vastaa Kuvaus-asetusta Accessissa.

Pakollinen    vastaa Pakollinen-asetusta Accessissa.

Muotoile URL-osoitetta    Hyperlinkki

Lisää oletusnäkymään    Kyllä

Liite

Liite

Sarakkeen nimi    vastaa Kentän nimi -asetusta Accessissa.

Kuvaus    vastaa Kuvaus-asetusta Accessissa.

Pakollinen    vastaa Pakollinen-asetusta Accessissa.

Lisää oletusnäkymään    Kyllä

Moniarvoiset kentät

Vaihtoehto

Sarakkeen nimi    vastaa Kentän nimi -asetusta Accessissa.

Kuvaus    vastaa Kuvaus-asetusta Accessissa.

Pakollinen    vastaa Pakollinen-asetusta Accessissa.

Lisää oletusnäkymään    Kyllä

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×