Taulukon luominen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kun Access-tietokanta luodaan, tiedot tallennetaan taulukoihin – aihepohjaisiin luetteloihin, joissa on rivejä ja sarakkeita. Voit esimerkiksi luoda Yhteystiedot-taulukon ja tallentaa siihen luettelon, joka sisältää nimiä, osoitteita ja puhelinnumeroita, tai Tuotteet-taulukon, johon tallennetaan tuotteisiin liittyviä tietoja.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten taulukko luodaan, miten taulukkoon lisätään kenttiä ja miten määritetään taulukon perusavain. Artikkelissa selitetään myös, miten voit määrittää kentän ja taulukon ominaisuudet.

Koska muiden tietokantaobjektit määräytyvät vähemmän taulukoita, Käynnistä aina suunnittelemasi tietokannan kaikki sen taulukoiden luomisesta ja luomalla sitten muut objektit. Ennen kuin voit luoda taulukoita, harkitset tarpeen ja määrittää kaikki taulukot, jotka tarvitset. Johdanto tietokannan suunnittelemisesta on artikkelissa tietokannan suunnittelun perusteet.

Artikkelin sisältö

Yleistä

Uuden taulukon luominen

Uuden kentän lisääminen tai luominen taulukossa

Taulukon tallentaminen

Yleistä

Taulukko on tietokantaobjekti, johon tallennetaan tietyn aihepiirin tietoa, kuten työntekijöiden tai tuotteiden tietoja. Taulukko koostuu tietueista ja kentistä.

Kussakin tietueessa on taulukon aiheen yhteen esiintymään liittyviä tietoja, esimerkiksi tietyn työntekijän tiedot. Tietuetta kutsutaan yleisesti myös riviksi tai esiintymäksi.

Kussakin kentässä on jokin taulukon aiheeseen liittyvä tieto, esimerkiksi etunimi tai sähköpostiosoite. Kenttää kutsutaan yleisesti myös sarakkeeksi tai määritteeksi.

Tietue koostuu kenttien arvoista, kuten Contoso, Ltd. tai joku@example.com. Kentän arvoa kutsutaan yleisesti myös faktaksi.

Accessin Asiakkaat-taulukko, jossa näkyy tietueiden ja kenttien asettelu

1. Tietue

2. Kenttä

3. Kentän arvo

Access-tietokannassa voi olla useita taulukoita, joista jokainen säilyttää tiettyyn aiheeseen liittyviä tietoja. Kukin taulukko voi sisältää useita kenttiä, joissa on erityyppisiä tietoja, kuten tekstiä, numeroita, päivämääriä ja hyperlinkkejä.

Taulukon ja kentän ominaisuudet

Taulukoilla ja kentillä on myös ominaisuuksia, joiden avulla niiden ominaispiirteitä tai toimintaa voi hallita.

Taulukoiden ja kenttien ominaisuusikkunat
Rakennenäkymässä avattu taulukko.

1. Taulukon ominaisuudet

2. Kentän ominaisuudet

Access-tietokannassa taulukon ominaisuudet ovat taulukon määritteitä, jotka vaikuttavat taulukon ulkoasuun tai toimintaan kokonaisuudessaan. Taulukon ominaisuudet määritetään taulukon ominaisuusikkunan rakennenäkymässä. Voit esimerkiksi taulukon Oletusnäkymä-ominaisuuden avulla määrittää, kuinka taulukko näkyy oletusarvoisesti.

Kentän ominaisuus liittyy tiettyyn taulukon kenttään, ja se määrittää kyseisen kentän ominaispiirteen tai toiminnallisuuteen liittyvän tekijän. Joitakin kentän ominaisuuksia voi määrittää kohteessa tietotaulukkonäkymä. Voit myös määrittää minkä tahansa kentän ominaisuuden rakennenäkymässä käyttämällä Kentän ominaisuudet -ruutua.

Tietotyypit

Jokaiselle kentälle on määritetty tietotyyppi. Kentän tietotyyppi osoittaa, millaisia tietoja kenttä sisältää (esimerkiksi suuria tekstimääriä tai liitetiedostoja).

Tietotyyppiasetus

Tietotyyppi on kentän ominaisuus, mutta se poikkeaa muista kentän ominaisuuksista seuraavasti:

  • Kentän tietotyyppi määritetään taulukon rakenneruudukossa, ei Kentän ominaisuudet -ruudussa.

  • Kentän tietotyyppi määrittää, mitä muita ominaisuuksia kentällä on.

  • Kentän tietotyyppi on valittava, kun kenttä luodaan.

    Voit luoda uuden kentän Accessissa kirjoittamalla tietoja taulukkonäkymän uuteen sarakkeeseen. Jos luot kentän kirjoittamalla tiedot taulukkonäkymässä, Access määrittää kentälle automaattisesti tietotyypin kirjoitettujen arvojen perusteella. Jos Access ei pysty määrittämään tietotyyppiä annettujen tietojen perusteella, tietotyypiksi tulee Teksti. Voit kuitenkin muuttaa tietotyyppiä myöhemmin käyttämällä valintanauhaa.

Esimerkkejä automaattisesta tietotyypin tunnistamisesta

Seuraavassa taulukossa näkyy, miten automaattinen tietotyypin tunnistaminen toimii taulukkonäkymässä.

Jos kirjoitat:

Access luo kentän, jonka tietotyyppi on:

John

Teksti

http://www.contoso.com

Voit käyttää mitä tahansa kelvollista Internet-protokollan etuliitettä. Esimerkiksi http://, https:// ja mailto: ovat kaikki kelvollisia etuliitteitä.

Hyperlinkki

1

Numero, Pitkä kokonaisluku

50 000

Numero, Pitkä kokonaisluku

50 000,99

Numero, Double

50000,389

Numero, Double

12/67

Tunnistetut päivämäärän ja kellonajan esitysmuodot määräytyvät käyttäjän aluekohtaisten asetusten mukaan.

Päivämäärä/Kellonaika

31. joulukuuta 2016

Päivämäärä/Kellonaika

10.50.23

Päivämäärä/Kellonaika

10.50

Päivämäärä/Kellonaika

17.50

Päivämäärä/Kellonaika

12,50 €

Tunnistettu valuuttayksikkö määräytyy käyttäjän aluekohtaisten asetusten mukaan.

Valuutta

21,75

Numero, Double

123,00%

Numero, Double

3,46E+03

Numero, Double

Taulukoiden yhteydet

Kukin taulukko tallentaa tietoja eri aiheesta, mutta Access-tietokannassa olevat taulukot tallentavat yleensä tietoa toisiinsa liittyvistä aiheista. Tietokanta saattaa sisältää esimerkiksi seuraavat kohteet:

  • asiakastaulukko, jossa on luettelo yrityksesi asiakkaista ja heidän osoitteistaan

  • luettelo myytävistä tuotteista, mukaan lukien kunkin kohteen hinta ja kuva

  • tilaustaulukko, johon kirjataan asiakkaiden tekemät tilaukset.

Eri aiheisiin liittyvät tiedot tallennetaan eri taulukoihin, joten tiedot on jollakin tavalla liitettävä toisiinsa niin, että eri taulukoissa olevia toisiinsa liittyviä tietoja voidaan helposti yhdistää. Eri taulukoihin tallennettuja tietoja voidaan yhdistää luomalla yhteyksiä. Yhteys on kahden taulukon välinen looginen suhde, joka määrittää taulukoiden yhteiset kentät.

Avaimet

Taulukoiden yhteyksissä käytettäviä kenttiä kutsutaan avainkentiksi. Avain muodostuu tavallisesti vain yhdestä kentästä, mutta siinä voi olla myös useita kenttiä. Avaimia on kahta lajia:

  • Perusavain    Taulukossa voi olla vain yksi perusavain. Perusavain sisältää vähintään yhden kentän, jonka avulla kukin taulukkoon tallennettava tietue tunnistetaan yksilöivästi. Usein perusavaimena toimii jokin ainutlaatuinen tunnistenumero, kuten tunnusluku, sarjanumero tai koodi. Asiakkaat-taulukossa kullakin asiakkaalla voi esimerkiksi olla yksilöllinen asiakastunnus. Asiakastunnus-kenttä on Asiakkaat-taulukon perusavain. Jos perusavaimessa on useita kenttiä, se koostuu yleensä aiemmin luoduista kentistä, jotka yhdessä muodostavat yksilölliset arvot. Voit esimerkiksi käyttää henkilöitä käsittelevän taulukon perusavaimena yhdistelmää, joka koostuu sukunimestä, etunimestä ja syntymäpäivästä.

  • Viiteavain   : Taulukossa voi olla myös viiteavaimia, joita voi olla yksi tai useita. Viiteavain sisältää arvoja, jotka vastaavat toisen taulukon perusavainta. Esimerkiksi Tilaukset-taulukon kussakin tilauksessa voi olla asiakastunnus, joka vastaa jotakin Asiakkaat-taulukon tietuetta. Asiakastunnus-kenttä on Tilaukset-taulukon viiteavain.

Taulukoiden välinen yhteys perustuu avainkenttien arvojen väliseen suhteeseen. Taulukoiden yhteyksillä voi yhdistää toisiinsa liittyvien taulukoiden tietoja. Oletetaan esimerkiksi, että yrityksen järjestelmässä on Asiakkaat-taulukko ja Tilaukset-taulukko. Kussakin Asiakkaat-taulukon tietueessa on Tunnus-niminen yksilöllinen perusavainkenttä.

Kun haluat yhdistää tilauksen asiakkaaseen, lisää Tilaukset-taulukkoon Asiakkaat-taulukon Tunnus-kenttää vastaava viiteavainkenttä ja luo avainkenttien välille yhteys. Kun lisäät tietueen Tilaukset-taulukkoon, anna Asiakastunnus-kenttään arvo, joka on sama kuin Asiakkaat-taulukossa. Kun haluat tarkastella tilauksen tehneen asiakkaan tietoja, yhteys määrittää, mitkä Asiakkaat-taulukon tiedot liittyvät mihinkin Tilaukset-taulukon tietueeseen.

Yhteydet-ikkunassa näkyvä taulukoiden yhteys
Yhteydet-ikkunassa näkyvä taulukoiden yhteys.

1. Perusavain, jonka tunnistaa kentän nimen viereisestä avainkuvakkeesta.

2. Viiteavain – ei avainkuvaketta

Yhteyksien käyttämisen etuja

Tietojen säilyttämisessä erillisissä, mutta toisiinsa yhdistetyissä taulukoissa on seuraavat edut:

  • Yhdenmukaisuus    Koska kukin tieto tallennetaan kerran vain yhteen taulukkoon, tietojen epäyhtenäisyyden vaara pienenee huomattavasti. Esimerkiksi asiakkaan nimi tallennetaan järjestelmän asiakastaulukkoon vain kerran sen sijaan, että se tallennettaisiin toistuvasti (mahdollisesti eri muodoissa) tilaustiedot sisältävään taulukkoon.

  • Tehokkuus    Tietojen tallentaminen vain kerran ja vain yhteen paikkaan säästää levytilaa. Lisäksi tietojen hakeminen pienistä taulukoista on tavallisesti nopeampaa kuin suurista taulukoista. Jos et käytä erillisiä taulukoita eri asioita varten, taulukoihin tulee tyhjäarvoja (tietojen puuttumista osoittavia arvoja) ja päällekkäisyyksiä, jotka vievät turhaa tilaa ja rajoittavat suorituskykyä.

  • Ymmärrettävyys    Tietokannan rakenne on helpompi hahmottaa, jos asiat on erotettu eri taulukoihin.

Vihje: Pidä suhteet mielessäsi, kun suunnittelet taulukoita. Ohjatun hakukentän luomisen avulla voit luoda viiteavainkentän, jos vastaavan perusavaimen sisältävä taulukko on jo olemassa. Ohjattu hakukentän luominen luo suhteen puolestasi.

Sivun alkuun

Luo uusi taulukko

Yksinkertainen tietokanta, kuten yhteystietoluettelo, saattaa käyttää yhtä ainoaa taulukkoa. Monissa tietokannoissa on kuitenkin useita taulukoita. Kun luot uuden tietokannan, luot tietokoneeseen uuden tiedoston, joka toimii säilönä tietokannan kaikille kohteille, myös taulukoille.

Voit luoda taulukon luomalla uuden tietokannan, lisäämällä taulukon vanhaan tietokantaan sekä tuomalla tai linkittämällä tietoja taulukkoon toisesta tietolähteestä – kuten Microsoft Excel -työkirjasta, Microsoft Word -asiakirjasta, tekstitiedostosta tai toisesta tietokannasta. Kun luot uuden tyhjän tietokannan, ohjelma lisää automaattisesti uuden tyhjän taulukon puolestasi. Voit sen jälkeen kirjoittaa tietoja ja aloittaa kenttien määrittämisen.

Sisältö

Uuden taulukon luominen uudessa tietokannassa

Uuden taulukon luominen aiemmin luodussa tietokannassa

Taulukon luominen tuomalla tai linkittämällä

Taulukon luominen SharePoint-sivuston avulla

Taulukon perusavaimen määrittäminen

Taulukon ominaisuuksien määrittäminen

Uuden taulukon luominen uudessa tietokannassa

  1. Valitse Tiedosto > Uusi. Jos käytät Access 2007:ää, napsauta Microsoft Office -painiketta > Uusi.

  2. Kirjoita uuden tietokannan tiedostonimi Tiedoston nimi -ruutuun.

  3. Jos haluat valita jonkin toisen tallennuspaikan, napsauta kansion kuvaketta.

  4. Valitse Luo.

    Uusi tietokanta avautuu ja Taulukko1-niminen uusi taulukko luodaan. Se avautuu taulukkonäkymässä.

Uuden taulukon luominen vanhassa tietokannassa

  1. Valitse Tiedosto > Avaa. Jos käytät Access 2007:ää, napsauta Microsoft Office -painiketta > Avaa.

  2. Valitse avattava tietokanta Avaa-valintaikkunassa ja valitse sitten Avaa.

  3. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmässä Taulukko.

    Uusi taulukko lisätään tietokantaan, ja taulukko avautuu taulukkonäkymässä.

Taulukon luominen tuomalla tai linkittämällä

Voit luoda taulukon tuomalla tai linkittämällä muualle tallennetut tiedot. Voit tuoda tai linkittää tietoja esimerkiksi Excel-laskentataulukosta, SharePoint-luettelosta, XML-tiedostosta, toisesta Access-tietokannasta, Microsoft Outlook -kansiosta ja monista muista kohteista.

Tietojen tuominen tarkoittaa sitä, että luot kopion tiedoista nykyisen tietokannan uuteen taulukkoon. Lähdetietoihin tämän jälkeen tehdyt muutokset eivät vaikuta tuotuihin tietoihin, eivätkä tuotuihin tietoihin tehdyt muutokset vaikuta lähdetietoihin. Kun olet muodostanut yhteyden tietolähteeseen ja tuonut tiedot, voit käyttää tuotuja tietoja ilman yhteyttä tietolähteeseen. Voit muuttaa tuodun taulukon rakennetta.

Tietojen linkittäminen tarkoittaa sitä, että luot nykyiseen tietokantaan linkitetyn taulukon, jonka tiedot noudetaan suoraan muualle tallennetusta tietolähteestä. Kun muutat linkitetyn taulukon tietoja, ne muuttuvat tietolähteessä. Aina kun lähdetiedot muuttuvat, muutos näkyy linkitetyssä taulukossa. Linkitetyn taulukon käyttäminen edellyttää aina yhteyttä tietolähteeseen. Et voi muuttaa linkitetyn taulukon rakennetta.

Huomautus: Et voi muokata Excel-laskentataulukon tietoja linkitetyn taulukon kautta. Tuo lähdetiedot Access-tietokantaan ja linkitä sitten Excel-taulukko tietokantaan.

Uuden taulukon luominen tuomalla tai linkittämällä ulkoiseen lähteeseen

  1. Valitse Tiedosto > Avaa. Jos käytät Access 2007:ää, napsauta Microsoft Office -painiketta > Avaa.

  2. Valitse ja avaa Avaa-valintaikkunassa tietokanta, jossa haluat luoda uuden taulukon.

  3. Napsauta Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo ja linkitä -ryhmässä jotakin käytettävissä olevista tietolähteistä. Jos käytät Access 2007:ää, tietolähteet ovat Tuonti-ryhmässä.

    Accessin valintanauhan kuva

  4. Noudata valintaikkunoissa näkyviä vaiheittaisia ohjeita.

    Access luo uuden taulukon ja näyttää sen siirtymisruudussa.

Voit myös tuoda SharePoint-luettelon tai muodostaa linkin SharePoint-luetteloon käyttämällä Luo-välilehdessä olevaa komentoa.

Sivun alkuun

Taulukon luominen SharePoint-sivuston avulla

Voit luoda tietokantaan taulukon, joka tuo tietoja SharePoint-luettelosta tai muodostaa linkin SharePoint-luetteloon. Voit luoda uuden SharePoint-luettelon jostakin ennalta määritetystä mallista. Access:n ennalta määritettyjä malleja ovat Yhteystiedot, Tehtävät, Ongelmat ja Tapahtumat.

  1. Valitse Tiedosto > Avaa. Jos käytät Access 2007:ää, napsauta Microsoft Office -painiketta > Avaa.

  2. Valitse Avaa-valintaikkunassa tietokanta, jossa haluat luoda uuden taulukon, ja valitse sitten Avaa.

  3. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmästä SharePoint-luettelot.

  4. Toimi seuraavasti:

    • SharePoint-luettelon luominen mallista

      1. Valitse joko Yhteystiedot, Tehtävät, Kohteet tai Tapahtumat.

      2. Kirjoita Luo uusi luettelo -valintaikkunaan sen SharePoint-sivuston URL-osoite, johon haluat luoda luettelon.

      3. Kirjoita uuden luettelon nimi Määritä uudelle luettelolle nimi -ruutuun ja kuvaus Kuvaus-ruutuun.

      4. Jos haluat avata linkitetyn taulukon luotuasi sen, valitse Avaa luettelo toiminnon päätyttyä -valintaruutu (oletusarvon mukaan valittuna).

    • Uuden mukautetun luettelon luominen

      1. Valitse Mukauta.

      2. Kirjoita Luo uusi luettelo -valintaikkunaan sen SharePoint-sivuston URL-osoite, johon haluat luoda luettelon.

      3. Kirjoita uuden luettelon nimi Määritä uudelle luettelolle nimi -ruutuun ja kuvaus Kuvaus-ruutuun.

      4. Jos haluat avata linkitetyn taulukon luotuasi sen, valitse Avaa luettelo toiminnon päätyttyä -valintaruutu (oletusarvon mukaan valittuna).

    • Tietojen tuominen vanhasta luettelosta

      1. Valitse Aiemmin luotu SharePoint-luettelo.

      2. Kirjoita Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkunaan sen SharePoint-sivuston URL-osoite, jonka sisältämät tiedot haluat tuoda.

      3. Valitse Tuo lähdetiedot nykyisen tietokannan uuteen taulukkoon ja valitse sitten Seuraava.

      4. Valitse kaikkien tuotavien SharePoint-luetteloiden vieressä olevat valintaruudut.

    • Linkittäminen vanhaan luetteloon

      1. Valitse Aiemmin luotu SharePoint-luettelo.

      2. Kirjoita Nouda ulkoiset tiedot – SharePoint-sivusto -valintaikkunaan sen SharePoint-sivuston URL-osoite, jonka sisältämään taulukkoon haluat linkittää.

      3. Valitse Linkitä tietolähteeseen luomalla linkitetty taulukko ja valitse sitten Seuraava.

      4. Valitse kaikkien linkitettävien SharePoint-luetteloiden vieressä olevat valintaruudut.

Sivun alkuun

Taulukon perusavaimen määrittäminen

Jos sinulla ei ole mitään erityistä syytä olla määrittämättä perusavainta, taulukolle kannattaa määrittää perusavain. Access luo automaattisesti hakemiston perusavaimelle, mikä voi parantaa tietokannan suorituskykyä. Access myös varmistaa, että jokaisen tietueen perusavainkentässä on arvo ja että arvo on aina yksilöllinen. Yksilölliset arvot ovat ehdottoman tärkeitä, koska muuten rivejä ei voisi luotettavasti erottaa toisistaan.

Kun luot taulukkonäkymässä uuden taulukon, Access luo perusavaimen automaattisesti ja määrittää perusavaimen kentän nimeksi ID ja tietotyypiksi Laskuri.

Rakennenäkymässä voit muuttaa perusavainta, poistaa perusavaimen tai määrittää perusavaimen taulukkoon, jossa sellaista ei vielä ole.

Perusavaimena käytettävien kenttien määrittäminen

Joskus hallussasi saattaa jo olla tietoja, joita haluat käyttää perusavaimena. Kaikilla työntekijöillä saattaa esimerkiksi olla oma tunnusnumeronsa. Jos luot taulukon työntekijöiden tietojen seurantaan, voit käyttää aiemmin luotua työntekijätunnusta taulukon perusavaimena. Jos työntekijätunnus on yksilöivä vain yhdistettynä osaston tunnukseen, molempia kenttiä tulee käyttää yhdessä perusavaimena. Hyvä perusavain täyttää seuraavat ehdot:

  • Kullakin tietueella on kentässä tai kenttäyhdistelmässä yksilöllinen arvo.

  • Kenttä tai kenttäyhdistelmä ei ole koskaan tyhjä tai tyhjäarvoinen –kentällä tai kenttäyhdistelmällä on aina arvo.

  • Arvot eivät muutu.

Jos perusavaimeksi sopivia tietoja ei ole, voit luoda perusavaimeksi uuden kentän. Kun luot uuden kentän perusavaimena käytettäväksi, määritä kentän tietotyypiksi laskuri, niin varmistat, että kenttä täyttää edellä mainitut kolme ehtoa.

Perusavaimen määrittäminen tai muuttaminen

  1. Valitse taulukko, jonka perusavaimen haluat määrittää tai jonka perusavainta haluat muuttaa.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmässä Näkymä ja valitse sitten Rakennenäkymä.

  3. Valitse taulukon rakenneruudukossa perusavaimena käytettävä kenttä tai kentät.

    Jos haluat valita yhden kentän, napsauta haluamasi kentän rivivalitsinta.

    Jos haluat valita useita kenttiä, pidä CTRL-näppäin painettuna ja napsauta sitten kunkin kentän rivinvalitsinta.

  4. Valitse Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmässä Perusavain.

    Valintanauhan Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmä

    Perusavaimeksi määritettyjen kenttien vasemmalle puolelle tulee näkyviin avaimen ilmaisin.

Perusavaimen poistaminen

  1. Valitse taulukko, jonka perusavaimen haluat poistaa.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmässä Näkymä ja valitse sitten Rakennenäkymä.

  3. Napsauta nykyisen perusavaimen rivivalitsinta. Jos perusavain koostuu useasta kentästä, pidä CTRL-näppäin painettuna ja napsauta kunkin kentän rivivalitsinta.

  4. Valitse Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmässä Perusavain.

    Valintanauhan Rakenne-välilehden Työkalut-ryhmä

    Avaimen ilmaisin poistetaan kentistä, jotka olivat valittuina perusavaimiksi.

Huomautus: Jos tallennat uuden taulukon määrittämättä perusavainta, Access kehottaa luomaan perusavaimelle uuden kentän. Jos valitset Kyllä, Access luo tunnuskentän, joka käyttää Laskuri-tietotyyppiä ja määrittää kullekin tietueelle yksilöllisen arvon. Jos taulukossa on jo laskurikenttä, Access käyttää sitä perusavaimena. Jos valitset Ei, Access ei lisää kenttää eikä perusavainta määritetä.

Sivun alkuun

Taulukon ominaisuuksien määrittäminen

Ominaisuuskenttien määrittämisen lisäksi voit määrittää ominaisuuksia, jotka liittyvät koko taulukkoon tai kokonaisiin tietueisiin.

  1. Valitse taulukko, jonka ominaisuudet haluat määrittää.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmässä Näkymä ja valitse sitten Rakennenäkymä.

  3. Valitse Rakenne-välilehden Näytä tai piilota -ryhmästä Ominaisuusikkuna.

    Accessin Rakenne-välilehden Näytä tai piilota -ryhmä

    Taulukon ominaisuusikkuna tulee näkyviin.

  4. Valitse ominaisuusikkunassa Yleiset-välilehti.

  5. Napsauta määritettävän ominaisuuden vasemmalla puolella olevaa ruutua ja määritä sitten ominaisuuden asetus.

    Käytettävissä olevat taulukon ominaisuudet

    Tämän taulukon ominaisuuden avulla

    Voit

    Näyttää näkymiä SharePoint-sivustossa

    Määritä, näkyvätkö taulukoihin perustuvat näkymät SharePoint-sivustossa.

    Huomautus: Tämän asetuksen vaikutukset vaihtelevat tietokannan Näytä näkymät SharePoint-sivustossa -ominaisuusasetuksen mukaan.

    Alitaulukko laajennettuna

    laajenna kaikki alitaulukot, kuin avaat taulukon.

    Alitaulukon korkeus

    Toimi seuraavasti:

    • Jos haluat, että alitaulukkoikkuna laajenee niin, että kaikki rivit näkyvät, jätä tämän ominaisuuden arvoksi 0”.

    • Jos haluat hallita alitaulukon korkeutta, anna haluamasi korkeus tuumina.

    Suunta

    Voit määrittää suunnan sen mukaan, luetaanko käyttämääsi kieltä vasemmalta oikealle vai oikealta vasemmalle.

    Kuvaus

    Anna kuvaus taulukosta. Tämä kuvaus näkyy taulukon työkaluvihjeessä.

    Oletusnäkymä

    Voit määrittää taulukkonäkymän, Pivot-taulukon tai Pivot-kaavion oletusnäkymäksi, kun avaat taulukon. Huomaa, että Pivot-taulukko- ja Pivot-kaaviovalinnat poistuivat Accessista Access 2013:sta alkaen.

    Kelpoisuussääntö

    Anna lauseke, jonka pitää olla tosi aina, kun tietue lisätään tai sitä muutetaan.

    Kelpoisuusteksti

    Kirjoita sanoma, joka tulee näkyviin, kun tietue ei toteuta Kelpoisuussääntö-ominaisuuden lauseketta.

    Suodatin

    Voit määrittää ehdot, jotta taulukkonäkymässä tulevat näkyviin vain ehtoja vastaavat rivit.

    Lajittelu

    Voit määrittää taulukkonäkymän rivien oletuslajittelujärjestyksen valitsemalla yhden tai useamman kentän.

    Alitaulukon nimi

    Voit määrittää, näytetäänkö alitaulukko taulukkonäkymässä. Jos valitset alitaulukon näyttämisen, voit määrittää, mikä taulukko tai kysely määrittää rivit alitaulukossa.

    Aliobjektin linkkikentät

    Luettelo alitaulukkona käytettävistä taulukon tai kyselyn kentistä, jotka vastaavat taulukkoon määritettyä Pääobjektin linkkikentät -ominaisuutta.

    Pääobjektin linkkikentät

    Luettelo taulukon kentistä, jotka vastaavat taulukkoon määritettyä Aliobjektin linkkikenttä -ominaisuutta.

    Suodatus muistiin ladattaessa

    Voit ottaa automaattisesti käyttöön suodattimen ehdot Suodatin-ominaisuudessa (määrittämällä arvoksi Kyllä), kun taulukko avataan taulukkonäkymässä.

    Lajittelu muistiin ladattaessa

    Voit ottaa automaattisesti käyttöön lajitteluehdot Lajittelu-ominaisuudessa (määrittämällä arvoksi Kyllä), kun taulukko avataan taulukkonäkymässä.

    Vihje: Jos haluat enemmän tilaa asetuksen kirjoittamiseen tai muokkaamiseen ominaisuusruudussa, avaa Zoomaus-ruutu painamalla VAIHTO+F2-näppäinyhdistelmää. Jos olet määrittämässä Kelpoisuussääntö-ominaisuuden arvoksi lauseketta ja tarvitset apua sen muodostamisessa, tuo lausekkeen muodostin näyttöön napsauttamalla Kelpoisuussääntö-ominaisuusruudun vieressä olevaa Muodostin-painike -painiketta.

  6. Tallenna tekemäsi muutokset painamalla CTRL+S.

Osan alkuun

Sivun alkuun

Uuden kentän lisääminen tai luominen taulukossa

Kukin tallennettava tieto tallennetaan kenttään. Esimerkiksi Yhteystiedot-taulukkoon voit luoda kentät sukunimeä, etunimeä, puhelinnumeroa ja osoitetta varten. Tuotteet-taulukkoon voit luoda kentät tuotteen nimeä, tuotetunnusta ja hintaa varten.

Ennen kenttien luomista tiedot kannattaa jakaa mahdollisimman pieniin käyttökelpoisiin osiin. Tietoja on paljon helpompi myöhemmin yhdistää kuin jakaa osiin. Esimerkiksi Koko nimi -kentän sijaan voit luoda erilliset kentät sukunimelle ja etunimelle. Esimerkiksi yhden Nimi-kentän sijaan kannattaa ehkä luoda erilliset Etunimi- ja Sukunimi-kentät. Jos aiot raportoida, lajitella, etsiä tai laskea jonkin tiedon perusteella, aseta tällainen tieto omaan sarakkeeseensa.

Kentän luomisen jälkeen voit määrittää sen ulkoasua ja toimintaa sääteleviä ominaisuuksia.

Sisältö

Kentän lisääminen tietoja kirjoittamalla

Kun luot uuden taulukon tai avaat aiemmin luodun taulukon taulukkonäkymässä, voit lisätä taulukkoon kentän kirjoittamalla tiedot taulukon Lisää uusi kenttä -sarakkeeseen.

Accessin laskentataulukko, jossa on Lisää uusi kenttä -sarake

1. Kirjoita tiedot Lisää uusi kenttä -sarakkeeseen.

  1. Luo tai avaa taulukko taulukkonäkymässä napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella haluamaasi taulukkoa siirtymisruudussa ja valitsemalla sitten pikavalikosta Taulukkonäkymän.

  2. Kirjoita luotavan kentän nimi Lisää uusi kenttä -sarakkeeseen.

    Käytä kuvaavaa nimeä, jotta kentän voi helposti tunnistaa.

  3. Kirjoita tiedot uuteen kenttään.

Kentän lisääminen kenttämallin avulla

Joskus on helpompaa valita kentät sellaisesta ennalta määritetystä kenttäluettelosta, joka vastaa omia tarpeita, kuin luoda kenttä manuaalisesti. Access 2010:ssä, 2013:ssa tai 2016:ssa olevan Lisää kenttiä -luettelon tai Access 2007:n Kenttämallit-tehtäväruudun avulla voit tehdä valintasi kenttämallien luettelosta. Kenttämalli on valmiiksi määritetty asetuksien ja ominaisuuksien yhdistelmä, joka kuvaa kenttää. Kenttämallin määritelmä sisältää kentän nimen, tietotyypin, kentän Muoto-ominaisuuden asetuksen sekä muita kentän ominaisuuksia.

Jos käytössäsi on Access 2010, 2013 tai 2016, toimi seuraavasti.

  1. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmässä Näkymä ja valitse sitten Taulukkonäkymä.

  2. Valitse Kentät-välilehden Lisää ja poista -ryhmässä Lisää kenttiä.

    Näyttökuva Lisää ja poista -ryhmästä valintanauhan Kentät-välilehdessä.

  3. Lisää uusi sarake valitsemalla kenttä Lisää kenttiä -luettelosta. Access sijoittaa kentän sen sarakkeen oikealle puolelle, jossa kohdistin on tällä hetkellä. Jos valitset jonkin Pika-aloituksen alla olevan kenttävalinnan, esim. osoitteen, Access luo taulukkoon useita kenttiä osoitteen eri osia varten.

Jos käytössäsi on Access 2007, toimi seuraavasti.

  1. Valitse Aloitus-välilehden Näkymät-ryhmässä Näkymä ja valitse sitten Taulukkonäkymä.

  2. Valitse Taulukkonäkymä-välilehden Kentät ja sarakkeet -ryhmässä Uusi kenttä.

    Accessin valintanauhan kuva

  3. Valitse ainakin yksi kenttä Kenttämallit-ruudussa ja vedä kentät taulukkoon, johon haluat lisätä uuden sarakkeen.

Kentän ominaisuuksien määrittäminen

Kentän luomisen jälkeen voit määrittää sen ulkoasua ja toimintaa sääteleviä ominaisuuksia.

Kentän ominaisuuksilla voit esimerkiksi

  • määrittää kentän tietojen ulkoasun

  • estää virheellisten tietojen lisäämiseen kenttään

  • määrittää kentän oletusarvot

  • nopeuttaa kentän tietojen hakua ja lajittelua.

Voit määrittää joitakin käytettävissä olevia ominaisuuksia taulukkonäkymässä. Jos haluat käyttää ja määrittää kentän ominaisuuksien koko luettelon, sinun on kuitenkin käytettävä rakennenäkymää.

Kentän ominaisuuksien määrittäminen taulukkonäkymässä

Voit muuttaa kentän nimeä, tietotyyppiä, Muoto-ominaisuutta ja joitakin muita ominaisuuksia taulukkonäkymässä.

Taulukon avaaminen taulukkonäkymään

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, jonka haluat avata.

  2. Valitse pikavalikosta Taulukkonäkymä.

Kentän nimen vaihtaminen

Kun lisäät kentän kirjoittamalla tietoja taulukkonäkymässä, Access antaa kentälle automaattisesti yleisen nimen. Access antaa ensimmäiselle kentälle nimen Kenttä1, toiselle kentälle nimen Kenttä2 ja niin edelleen. Kentän nimeä käytetään oletusarvoisesti kentän selitteenä kaikkialla, missä kenttä näkyy, esimerkiksi taulukon sarakkeen otsikkona. Kentän nimen vaihtaminen kuvaavampaan helpottaa taulukon tietueiden tarkastelemista ja muokkaamista.

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella uudelleen nimettävän kentän otsikkoa (esimerkiksi Kenttä1).

  2. Valitse pikavalikosta Nimeä kenttä uudelleen. Jos käytössäsi on Access 2007, valitse pikavalikosta Nimeä sarake uudelleen.

  3. Kirjoita uusi nimi kentän otsikkoon.

    Kentän nimessä voi olla enintään 64 merkkiä (kirjainta tai numeroa), mukaan lukien välilyönnit.

Kentän tietotyypin vaihtaminen

Kun luot kentän kirjoittamalla tietoja taulukkonäkymässä, Access määrittää sopivan tietotyypin kirjoitettujen tietojen perusteella. Jos esimerkiksi kirjoitat 1.1.2017, Access tunnistaa päivämäärän ja määrittää kentän tietotyypiksi Pvm./klo. Jos Access ei pysty määrittämään tietotyyppiä, tietotyypiksi tulee oletusarvoisesti Teksti (Lyhyt teksti, jos käytössäsi on Access 2016).

Kentän tietotyyppi määrää, mitä muita ominaisuuksia kenttään voi määrittää. Esimerkiksi kenttään, jonka tietotyyppi on Hyperlinkki tai Muistio, voi määrittää ainoastaan Vain liittäminen -ominaisuuden (Pitkä teksti, jos käytössäsi on Access 2016).

Joissakin tapauksissa voi olla tarpeen määrittää kentän tietotyyppi manuaalisesti. Tällainen tilanne voi tulla eteen esimerkiksi silloin, kun määritetään kenttä sellaisille huoneiden numeroille, jotka muistuttavat englantilaista päivämäärämuotoa (esimerkiksi 10/2017). Jos kirjoitat uuteen kenttään taulukkonäkymässä 10/2017, automaattinen tietotyypin tunnistaminen valitsee kentän tietotyypiksi Pvm./klo. Koska huoneiden numerot ovat vain tunnisteita eivätkä päivämääriä, niissä pitää käyttää Teksti-tietotyyppiä. Voit muuttaa kentän tietotyypin seuraavasti:

  1. Valitse valintanauhan Kentät-välilehti. Jos käytät Access 2007:ää, valitse Taulukko-välilehti.

  2. Valitse Muotoilu-ryhmän Tietotyyppi-luettelossa haluamasi tietotyyppi. Jos käytössäsi on Access 2007, valitse Tietotyyppi ja muotoilu -ryhmän Tietotyyppi-luettelossa haluamasi tietotyyppi.

    Mitkä tietotyypit ovat käytettävissä?

    Artikkelissa Access-työpöytätietokantojen tietotyypit on täydellinen luettelo Access-tietokantojen käytettävissä olevista tietotyypeistä.

    Huomautus: Access-tietokantatiedoston enimmäiskoko on 2 gigatavua.

    Tietotyyppeihin liittyviä vihjeitä

    • Suorituskyvyn parantamiseksi kannattaa käyttää luontevinta Kentän koko -arvoa, kun luodaan Teksti- tai Numero-kenttää. Jos esimerkiksi aiot tallentaa tietyn pituisia postinumeroita, määritä kentän kooksi kyseinen pituus. Voit määrittää kentän kokoon määrittämällä arvon KentänKoko-ominaisuusruutuun. Lisätietoja on kohdassa Kentän muiden ominaisuuksien määrittäminen.

    • Puhelinnumeroille, osanumeroille ja muille sellaisille luvuille, joita et aio käyttää laskutoimituksiin, kannattaa valita Luku-tietotyypin sijasta Teksti-tietotyyppi. Tekstinä tallennettu numeerinen arvo voidaan lajitella ja suodattaa numeroita loogisemmin.

Kentän muodon muuttaminen

Uuden kentän tietotyypin määrittämisen lisäksi Access voi määrittää myös kentän Muoto-ominaisuuden annettujen tietojen perusteella. Jos esimerkiksi kirjoitat 10:50 a.m., Access määrittää tietotyypiksi Pvm./klo ja Muoto-ominaisuudeksi 12 tunnin klo. Voit muuttaa kentän Muoto-ominaisuutta seuraavasti:

  1. Valitse valintanauhan Kentät-välilehti. Jos käytät Access 2007:ää, valitse Taulukko-välilehti.

  2. Valitse Muotoilu-ryhmän Muoto-luettelossa haluamasi muoto. Jos käytät Access 2007:ää, valitse Tietotyyppi ja muotoilu -ryhmän Muoto-luettelossa haluamasi muoto.

    Huomautus: Muoto-luettelo ei ehkä ole käytettävissä kaikissa kentissä (esimerkiksi Teksti-kentissä). Tämä määräytyy kentän tietotyypin mukaan.

Kentän muiden ominaisuuksien määrittäminen

  1. Napsauta taulukkonäkymässä ikkunaa, jonka ominaisuudet haluat määrittää.

  2. Jos käytössäsi on Access 2010, 2013 tai 2016, valitse Ominaisuudet, Muotoilu tai Kentän kelpoisuuden tarkistus -ryhmien Kentät-välilehdestä haluamasi ominaisuudet.

  3. Jos käytät Access 2007:ää, valitse Taulukkonäkymä-välilehden Tietotyyppi ja muotoilu -ryhmässä haluamasi ominaisuudet.

Kentän ominaisuuksien määrittäminen rakennenäkymässä

Voit määrittää minkä tahansa kentän ominaisuuden, kun käsittelet taulukkoa rakennenäkymässä. Rakennenäkymässä kentän tietotyyppi määritetään taulukon rakenneruudukossa ja muut ominaisuudet Kentän ominaisuudet -ruudussa.

Taulukon avaaminen rakennenäkymässä

  1. Napsauta siirtymisruudussa taulukkoa hiiren kakkospainikkeella.

  2. Valitse pikavalikosta Rakennenäkymä.

Kentän tietotyypin vaihtaminen

  1. Etsi taulukon rakenneruudukosta kenttä, jonka tietotyypin haluat määrittää.

  2. Valitse Tietotyyppi-sarakkeessa haluamasi tietotyyppi luettelosta.

    Mitkä tietotyypit ovat käytettävissä?

    Artikkelissa Access-työpöytätietokantojen tietotyypit on täydellinen luettelo Access-tietokantojen käytettävissä olevista tietotyypeistä.

    Huomautus: Access-tietokantatiedoston enimmäiskoko on 2 gigatavua.

    Tietotyyppeihin liittyviä vihjeitä

    • Puhelinnumeroille, osanumeroille ja muille sellaisille luvuille, joita et aio käyttää laskutoimituksiin, kannattaa valita Luku-tietotyypin sijasta Teksti-tietotyyppi. Tekstinä tallennetut numeeriset arvot voidaan lajitella ja suodattaa numeroita loogisemmin, mutta tällaisia arvoja ei voi helposti käyttää laskutoimituksissa.

    • Teksti- ja Luku-tietotyypeille voit määrittää kentän koon tai tietotyypin tarkemmin määrittämällä arvon KentänKoko-ominaisuusruutuun.

Kentän muiden ominaisuuksien määrittäminen

  1. Valitse taulukon rakenneruudukosta kenttä, jonka ominaisuudet haluat määrittää. Access näyttää tämän kentän ominaisuudet Kentän ominaisuudet -ruudussa.

    Kentän tietotyyppi määrittää, millaisia ominaisuuksia voidaan määrittää.

  2. Määritä Kentän ominaisuudet -ruudussa haluamasi asetukset kullekin ominaisuudelle tai paina F6-näppäintä ja valitse sitten ominaisuus nuolinäppäimillä.

    Mitkä kentän ominaisuudet ovat käytettävissä?

    Eri tietotyyppejä varten käytettävissä olevien kenttäominaisuuksien täydellinen luettelo on artikkelissa Johdanto tietotyyppeihin ja kenttien ominaisuuksiin.

    Huomautus: Kaikki ominaisuudet eivät ole käytettävissä kaikissa kentissä. Kentän tietotyyppi määrittää, mitä ominaisuuksia sillä on.

  3. Jos haluat antaa enemmän tilaa ominaisuusasetuksen määrittämiselle tai muokkaamiselle ominaisuusruudussa, paina VAIHTO+F2, niin Zoomaus-ruutu tulee näkyviin.

    Vihje: Jos määrität syöttörajoitetta tai kelpoisuuslauseketta ja haluat apua sen luomiseen, napsauta ominaisuusruudun vieressä olevaa Muodostin-painike -kuvaketta, niin muodostintyökalu tulee näkyviin.

  4. Tallenna tekemäsi muutokset painamalla CTRL+S.

Taulukon tallentaminen

Kun olet luonut taulukon tai muokannut taulukkoa, sen rakenne kannattaa tallentaa. Kun tallennat taulukon ensimmäisen kerran, anna sille sen sisältöä kuvaava nimi. Voit käyttää 64 aakkosnumeerista merkkiä välilyönnit mukaan lukien. Voit antaa taulukon nimeksi esimerkiksi Asiakkaat, Osavarasto tai Tuotteet.

Vihje: Päätä nimeämiskäytäntö tietokantasi objekteille ja käytä sitä johdonmukaisesti.

  1. Jos käytössäsi on Access 2010, 2013 tai 2016, valitse Tiedosto > Tallenna, tai valitse CTRL+S.

  2. Jos käytössäsi on Access 2007, napsauta Microsoft Office -painiketta ja valitse sitten Tallenna, tai valitse CTRL+S.

  3. Jos tallennat taulukon ensimmäisen kerran, kirjoita taulukon nimi ja valitse sitten OK.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×