Tarrojen luominen ja tulostaminen yhdistämisen avulla

Tarrojen luominen ja tulostaminen yhdistämisen avulla

Jos haluat käyttää tarroja ryhmälähetyksissä osoiteluettelossa oleville henkilöille, voit yhdistämisen avulla luoda osoitetarra-arkin. Jokaisessa tarrassa on luettelosta saatu osoite. Voit myös luoda ja tulostaa tarroja käyttämättä yhdistämistä.

Huomautus: Jos haluat käyttää yhdistämistä suoraan kirjekuorille, katso Yhdistäminen kirjekuoria varten.

Sähköpostiviestien yhdistämisprosessin kolme tiedostoa ovat pääasiakirja ja postitusluettelo, jotka muodostavat joukkokirjeitä tai -sähköposteja, kirjekuoria tai osoitetarroja.

Tarrojen luomiseen ja tulostamiseen yhdistämisprosessin avulla liittyvät nämä kolme asiakirjaa:

  • Pääasiakirja
    Tämän asiakirjan avulla määritetään tarrojen asettelu yhdistämisessä. Voit myös määrittää minkä tahansa sisällön, jonka haluat toistuvan kaikissa tarroissa, kuten yrityksen logon tai palautusosoitteen lähetystarroissa.

  • Postitusluettelo
    Postitusluettelo on tietolähde, jota Word käyttää yhdistämisessä. Se on tiedosto, joka sisältää tarroihin tulostettavat osoitteet.

Kun yhdistät nämä kaksi tiedostoa, saat osoitetarrat.

Vaihe 1: Postitusluettelon määrittäminen

Postitusluettelo voi olla Excel-laskentataulukko, Outlook-yhteystietojen hakemisto, Access-tietokanta tai Office-osoiteluettelo. Se sisältää tietueet, joista Word hakee tietoja tarrojen osoitteiden muodostamista varten.

Vaihe 2: Pääasiakirjan valmisteleminen tarroja varten

  1. Valitse Wordissa valitse Tiedosto > Uusi > Tyhjä asiakirja.

  2. Valitse Postitukset-välilehden Aloita yhdistäminen -ryhmässä Aloita yhdistäminen > Tarrat.

    Valitse Aloita yhdistäminen ja luo yhdistämisessä käytettävä tarra-arkki valitsemalla Tarrat.

  3. Valitse Osoitetarra-asetukset -valintaikkunan Tarratiedotosoitetarrojen toimittaja Tarrojen valmistajat -luettelosta.

    Tarran toimittajan ja tuotenumeron asetukset

  4. Valitse Tuotenumero-luettelosta numero, joka vastaa tarrapaketin tuotenumeroa.

    Huomautus: Jos käytät jatkuvasyöttöisiä arkkeja käyttävää tulostinta, tuotenumeroluettelo on erilainen. Voit nähdä asianmukaisen luettelon valitsemalla Tulostimen tiedot -kohdassa Jatkuvasyöttöisiä arkkeja käyttävät tulostimet.

  5. Valitse OK.

    Valitsemiesi tarrojen koon ja muodon pitäisi näkyä asiakirjassa. Jos näin ei ole, valitse Asettelu-välilehden Taulukko-ryhmässä Näytä ruudukko.

    Sivu tyhjiä tarroja Word 2016:ssa

Vaihe 3: Postitusluettelon linkittäminen tarroihin

  1. Valitse Postitukset -välilehden Aloita yhdistäminen -ryhmässä Valitse vastaanottajat ja valitse sitten seuraavista:

    Kirjoita uusi luettelo -komento

    • Jos sinulla ei ole postitusluetteloa, valitse Kirjoita uusi luettelo ja luo sellainen.

      Tai

    • Jos postitusluettelosi on Excel -laskentataulukko, Access-tietokanta tai jokin muu datatiedosto, valitse Käytä aiemmin luotua luetteloa. Selaa luetteloon ja valitse Avaa.

      Tai

    • Jos käytät Outlook -yhteystietoja, valitse Valitse Outlookin yhteystiedoista.

  2. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Jos haluat tarrat kaikille postitusluettelossa oleville vastaanottajille, lue "Vaihe 4: Osoitteiden lisääminen tarroihin".

      tai

    • Jos haluat tehdä tarroja vain joistakin luettelon nimistä, valitse Postitukset-välilehdessä Muokkaa vastaanottajaluetteloa.

      Valitse osana Wordin yhdistämistoimintoa Postitukset-välilehden Aloita yhdistäminen -ryhmässä Muokkaa vastaanottajaluetteloa.

  3. Valitse Yhdistämisen vastaanottajat -ruudussa nimet, jotka haluat lisätä tarroihin.

    Rivien valitseminen valintaruutu valitsemalla

    Huomautus: Voit myös lajitella tai suodattaa luettelon, jolloin nimien ja osoitteiden hakeminen helpottuu.

Vaihe 4: Osoitteiden lisääminen tarroihin

Osoitelohko on yhdistämiskenttä. Yhdistämiskenttää kutsutaan myös paikkamerkiksi, ja sen avulla voit merkitä paikan, johon haluat osoitteiden tulevan tarrassa.

Vihje: Jos haluat lisätä tarraan kuvan, esimerkiksi logon, ja sijoittaa sen osoitelohkon eteen, tämä kannattaa tehdä tässä vaiheessa. Noudata ohjeita, jotka ovat Vaiheen 4 alakohdassa "Kuvan lisääminen tarraan".

  1. Valitse Postitukset -välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Osoitelohko.

    Valitse Wordin yhdistämistoiminnon osana Postitukset -välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Osoitelohko.

  2. Valitse Lisää osoitelohko -valintaikkunassa se muotoilu vastaanottajan nimelle, jollaisena haluat sen näkyvän tarrassa.

    Osoitelohkon asetukset

    Huomautus: Valitse Esikatsele tuloksia ja valitse sitten Seuraava Seuraava tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun -tietuepainike tai Edellinen Edellinen tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun -tietuepainike, joilla voit selata tietolähteen tietueita läpi ja katsoa, miltä osoitteen ulkoasu näyttää tarrassa.

  3. Valitse OK.

    Vihje: Voit muuttaa osoitelohkojen tasausta tarroilla valitsemalla osoitelohkon ja valitsemalla Aloitusvälilehden Kappale-ryhmässä Tasaa vasemmalle, Keskitä, Tasaa oikealle tai Tasaa molemmat reunat.

  4. Valitse Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Päivitä tarrat, jolloin muutos otetaan käyttöön kaikissa tarroissa.

    Käytä muutoksia koko tarra-arkkiin valitsemalla valintanauhan Päivitä otsikot -painike.

    Huomautus: Jos osoitteet eivät näy, valitse Esikatsele tuloksia.


Kuvan lisääminen tarraan

Voit lisätä tarraan kuvan, esimerkiksi logon. Kun kuva on lisätty, voit käsitellä sen kokoa, muotoa ja tyyliä.

  1. Kun olet valinnut tarramuodon Osoitelohkon lisääminen -valintaikkunassa, siirrä kohdistin «Osoitelohko»-kenttäkoodin vasemmalle puolelle.

    Asetteluasetukset-valintaikkunassa voit sijoittaa kuvan valitsemalla eliö tai Tiivis.

  2. Valitse Lisää-välilehdessä Kuvat, etsi haluamasi tiedosto, valitse se ja valitse sitten Lisää.

  3. Säädä kuvaa tarvittaessa seuraavasti:

    • Muuta kuvan kokoa manuaalisesti (valitse kahva), muuta kuvan suuntaa (valitse kierto) tai siirrä (vedä) kuvaa.

      tai

    • Valitse Asetteluasetukset Asetteluasetukset-painike ja käytä valittavissa olevia toimintoja.

  4. Valitse Postitukset > Päivitä tarrat, jolloin kuva näkyy jokaisessa tarrassa.

Vihjeitä kuvien käyttöön on artikkelissa Kuvien lisääminen Office 2013:ssa ja Office 2016:ssa.


Yhdistämisen kenttien nimien tarkistaminen

Varmista, että Word löytää nimet ja osoitteet postitusluettelostasi.

  1. Valitse Postitukset -välilehden Kirjoita ja lisää kenttiä -ryhmässä Täsmää kentät.

  2. Kenttien täsmääminen ‑ruudun vasemmassa sarakkeessa ovat kenttien nimet, joita Word käyttää osoitelohkossa. Oikealla olevan sarakkeen avulla voit täsmätä tietolähteen kentät näihin kenttien nimiin. Varmista, että kenttien nimet, jotka näkyvät vasemmalla puolella, vastaavat postitusluettelon tietueiden sarakeotsikoita, jotta Word voi sijoittaa oikeat tiedot oikeaan paikkaan tarrassa.

    Kenttien täsmääminen -valintaikkuna
  3. Toimi seuraavasti:

    • Jos näytöllä näkyvät kenttänimet vastaavat sarakeotsikoita, joita käytit tietolähdetiedostossa olevia tietueita varten, älä tee mitään.

      tai

    • Jos (ei vastaa) näkyy kenttänimessä, jonka oletit vastaavan tietolähteen sarakeotsikkoa, napsauta pudotusvalikon nuolta ja valitse sitten kenttänimi postitusluettelotietolähteestä. Toista tarvittaessa.

  4. Valitse OK.

Vaihe 5: Tarrojen esikatselu ja tulostaminen

Tee lopullinen tarkistus, ennen kuin tulostat tarrat.

  1. Valitse Postitukset-välilehdessä Esikatsele tuloksia.

    Valitse Wordin Postitukset-välilehdessä Esikatsele tuloksia -ryhmä.

  2. Valitse Seuraava Seuraava tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun -tietuepainike tai Edellinen Edellinen tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun -tietuepainike ja varmista, että kaikkien tarrojen nimet ja osoitteet näyttävät oikeilta.

    Vihje:  Siirry luettelon alkuun, valitse Ensimmäinen Ensimmäinen tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun tietuepainike ja siirry luettelon loppuun, valitse Viimeinen Viimeinen tietue -painike sähköpostien yhdistämisen tulosten esikatseluun tietuepainike.

  3. Valitse Viimeistele ja yhdistä > Tulosta asiakirjoja.

    Näyttökuva Wordin Postitukset-välilehdestä, jossa näkyy Viimeistele yhdistäminen -komento ja sen asetusvaihtoehdot.

Vaihe 6: Tarra-asiakirjan tallentaminen

Kun tallennat yhdistämisasiakirjan, se säilyttää yhteyden postitusluetteloon, joten voit käyttää sitä seuraavassa ryhmälähetyksessä. Kun seuraavan kerran avaat yhdistämisasiakirjan, valitse Kyllä, kun Word kysyy, säilytetäänkö yhteys.

Yhdistämisasiakirjan tarrojen osoitteiden muuttaminen

  • Avaa tarrojen yhdistämisasiakirja ja Muokkaa vastaanottajaluetteloa, jolloin voit lajitella, suodattaa ja valita haluamasi osoitteet.

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Onko sinulla Wordin yhdistämistoimintoon liittyviä kysymyksiä, joihin ei löydy vastausta tästä ohjeartikkelista?

Kysy kysymyksesi Word-yhteisön keskustelupalstalla

Auta kehittämään Wordia

Onko sinulla ehdotuksia Wordin yhdistämistoiminnon tai muiden toimintojen parantamiseksi? Jos on, tutustu Wordin User Voice -sivustoon ja kerro ehdotuksesi!

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×