Office
Kirjaudu sisään
Tarpeettomien viestien poistaminen keskustelujen puhdistustoiminnolla

Tarpeettomien viestien poistaminen keskustelujen puhdistustoiminnolla

Outlookin keskustelujen puhdistustoiminnolla voit pienentää postikansioiden viestien määrää. Tarpeettomat viestit siirretään keskustelusta Poistetut-kansioon.

Mikä on keskustelu?

Keskustelusta käytetään myös nimeä sähköpostin viestiketju. Keskustelu tarkoittaa koko viestiketjua ensimmäisestä viestistä kaikkiin vastauksiin. Keskustelun viesteillä on sama aihe.

Jos esimerkiksi lähetät toiselle käyttäjälle viestin, ja hän vastaa, tuloksena on keskustelu. Monissa keskusteluissa voi olla useita vastauksia lähettäjältä toiselle. Eri käyttäjät voivat vastata keskustelun eri viesteihin.

Mitä keskustelujen puhdistustoiminto tekee?

Keskustelujen puhdistustoiminto arvioi keskustelun kunkin viestin sisällön. Jos viesti sisältyy kokonaan johonkin vastaukseen, edellinen viesti poistetaan. Katso seuraavaa esimerkkiä.

Teemu lähettää viestin Tiinalle ja Arille. Tiina vastaa sekä Teemulle että Arille, ja hänen Outlook-viestitekstinsä sisältää Teemun alkuperäisen viestin kokonaisuudessaan. Ari huomaa Tiinan viestin ja vastaa sekä Teemulle että Tiinalle. Arin vastaus sisältää keskustelun kaikki edelliset viestit. Keskustelujen puhdistustoiminto voi nyt poistaa kaikki viestit Arin viimeistä viestiä lukuun ottamatta, koska se sisältää kopiot kaikista edellisistä viesteistä.

Keskustelujen puhdistustoiminnosta on eniten hyötyä keskusteluissa, joissa on paljon edestakaisin lähetettyjä vastauksia ja erityisesti vastaanottajia.

Tarpeettomien viestien poistaminen

  1. Valitse Aloitus-välilehden Poista-ryhmästä Puhdista.

  2. Napsauta jotakin seuraavista:

    • Puhdista keskustelu    Nykyinen keskustelu tarkistetaan ja tarpeettomat viestit poistetaan.

    • Puhdista kansio    Kaikki valitussa kansiossa olevat keskustelut tarkistetaan ja tarpeettomat viestit poistetaan.

    • Puhdista kansio ja alikansiot    Kaikki valitussa kansiossa ja sen mahdollisissa alikansioissa olevat keskustelut tarkistetaan ja tarpeettomat viestit poistetaan.

Sivun alkuun

Keskustelujen puhdistustoiminnon asetusten muuttaminen

Voit määrittää puhdistustoiminnosta pois jätettävät viestit sekä sen, mihin poistetut viestit siirretään.

  1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.

  2. Napsauta Asetukset.

  3. Valitse Sähköposti.

  4. Valitse Keskustelujen puhdistus ‑kohdassa jokin seuraavista:

    • Jos haluat muuttaa kohteiden siirtopaikkaa, valitse Puhdistetut kohteet siirtyvät tähän kansioon -kohdassa Selaa ja valitse sitten Outlook-kansio. Oletusarvon mukaan viestit siirretään Poistetut-kansioon. Jos Outlook-profiilisi sisältää useita sähköpostitilejä, kullakin tilillä on oma Poistetut-kansionsa. Viestit siirretään sähköpostitiliä vastaavaan Poistetut-kansioon.

    • Jos haluat kopioida Puhdista-toiminnon poistamien kohteiden kansiorakenteen (Puhdista kansio ja alikansiot ‑komentoa käytettäessä), valitse Kun puhdistat alikansioita, luo kohdekansion kansiohierarkia uudelleen.

      Huomautus: Tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä, jos kohdekansiona on Poistetut-kansio.

    • Jos haluat aina säilyttää lukemattomat viestit, valitse Älä siirrä lukemattomia viestejä -valintaruutu. Emme suosittele tämän asetuksen valitsemista. Poistetut viestit, kuten ne, joita et ole ehkä vielä lukenut, säilyvät keskusteluun jäljelle jäävissä viesteissä.

    • Jos haluat aina säilyttää luokitellut viestit, valitse Älä siirrä luokiteltuja viestejä -valintaruutu. Voit myös poistaa valintaruudun valinnan. Suosittelemme, että valitset tämän asetuksen. Luokkia käytetään tiettyihin viesteihin, ja luokitellun viestin poistaminen tarkoittaa sitä, että viestin sisältö katoaa.

    • Jos haluat aina säilyttää merkityt viestit, valitse Älä siirrä merkittyjä viestejä -valintaruutu. Voit myös poistaa valintaruudun valinnan. Suosittelemme, että valitset tämän asetuksen. Merkintöjä käytetään tiettyihin viesteihin, ja merkityn viestin poistaminen tarkoittaa sitä, että viestin sisältö katoaa.

    • Jos haluat aina säilyttää digitaalisesti allekirjoitetut viestit, valitse Älä siirrä digitaalisesti allekirjoitettuja viestejä -valintaruutu. Voit myös poistaa valintaruudun valinnan. Suosittelemme, että valitset tämän asetuksen.

    • Jos haluat aina säilyttää alkuperäisen viestin siinä tapauksessa, että joku muuttaa sen sisältöä vastausviestissä, valitse Kun vastaus muokkaa viestiä, älä siirrä alkuperäistä -valintaruutu. Voit myös poistaa valintaruudun valinnan. Suosittelemme, että valitset tämän asetuksen. Näin sinulla on aina keskustelun täydellinen sisältö käytettävissäsi, vaikka joku toinen muuttaisi vastaukseen sisältyvää viestiä.

Sivun alkuun

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×