Tarpeettomien viestien poistaminen keskustelujen puhdistustoiminnolla

Tarpeettomien viestien poistaminen keskustelujen puhdistustoiminnolla

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Outlookin keskustelujen puhdistustoiminnolla voit pienentää postikansioiden viestien määrää. Tarpeettomat viestit siirretään keskustelusta Poistetut-kansioon.

Mikä on keskustelu?

Keskustelusta käytetään myös nimeä sähköpostin viestiketju. Keskustelu tarkoittaa koko viestiketjua ensimmäisestä viestistä kaikkiin vastauksiin. Keskustelun viesteillä on sama aihe.

Jos esimerkiksi lähetät toiselle käyttäjälle viestin, ja hän vastaa, tuloksena on keskustelu. Monissa keskusteluissa voi olla useita vastauksia lähettäjältä toiselle. Eri käyttäjät voivat vastata keskustelun eri viesteihin.

Mitä keskustelujen puhdistustoiminto tekee?

Keskustelujen puhdistustoiminto arvioi keskustelun kunkin viestin sisällön. Jos viesti sisältyy kokonaan johonkin vastaukseen, edellinen viesti poistetaan. Katso seuraavaa esimerkkiä.

Teemu lähettää viestin Tiinalle ja Arille. Tiina vastaa sekä Teemulle että Arille, ja hänen Outlook-viestitekstinsä sisältää Teemun alkuperäisen viestin kokonaisuudessaan. Ari huomaa Tiinan viestin ja vastaa sekä Teemulle että Tiinalle. Arin vastaus sisältää keskustelun kaikki edelliset viestit. Keskustelujen puhdistustoiminto voi nyt poistaa kaikki viestit Arin viimeistä viestiä lukuun ottamatta, koska se sisältää kopiot kaikista edellisistä viesteistä.

Keskustelujen puhdistustoiminnosta on eniten hyötyä keskusteluissa, joissa on paljon edestakaisin lähetettyjä vastauksia ja erityisesti vastaanottajia.

Tarpeettomien viestien poistaminen

  1. Valitse Aloitus-välilehden Poista-ryhmästä Puhdista.

  2. Napsauta jotakin seuraavista:

    • Puhdista keskustelu    Nykyinen keskustelu tarkistetaan ja tarpeettomat viestit poistetaan.

    • Puhdista kansio    Kaikki valitussa kansiossa olevat keskustelut tarkistetaan ja tarpeettomat viestit poistetaan.

    • Puhdista kansio ja alikansiot    Kaikki valitussa kansiossa ja sen mahdollisissa alikansioissa olevat keskustelut tarkistetaan ja tarpeettomat viestit poistetaan.

Sivun alkuun

Keskustelujen puhdistustoiminnon asetusten muuttaminen

Voit määrittää puhdistustoiminnosta pois jätettävät viestit sekä sen, mihin poistetut viestit siirretään.

  1. Napsauta Tiedosto-välilehteä.

  2. Valitse Asetukset.

  3. Valitse Sähköposti.

  4. Valitse Keskustelujen puhdistus ‑kohdassa jokin seuraavista:

    • Jos haluat muuttaa kohteiden siirtopaikkaa, valitse Puhdistetut kohteet siirtyvät tähän kansioon -kohdassa Selaa ja valitse sitten Outlook-kansio. Oletusarvon mukaan viestit siirretään Poistetut-kansioon. Jos Outlook-profiilisi sisältää useita sähköpostitilejä, kullakin tilillä on oma Poistetut-kansionsa. Viestit siirretään sähköpostitiliä vastaavaan Poistetut-kansioon.

    • Jos haluat kopioida Puhdista-toiminnon poistamien kohteiden kansiorakenteen (Puhdista kansio ja alikansiot ‑komentoa käytettäessä), valitse Kun puhdistat alikansioita, luo kohdekansion kansiohierarkia uudelleen.

      Huomautus:  Tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä, jos kohdekansiona on Poistetut-kansio.

    • Jos haluat aina säilyttää lukemattomat viestit, valitse Älä siirrä lukemattomia viestejä -valintaruutu. Emme suosittele tämän asetuksen valitsemista. Poistetut viestit, kuten ne, joita et ole ehkä vielä lukenut, säilyvät keskusteluun jäljelle jäävissä viesteissä.

    • Jos haluat aina pitää minkä tahansa luokitellun viestin, valitse Älä siirrä luokiteltuja viestejä -valinta ruutu. Suosittelemme valitsemaan tämän vaihto ehdon. Luokat koskevat tiettyjä viestejä, ja luokiteltujen viestien poistaminen johtaisi luokiteltujen viestien menettämiseen.

    • Jos haluat pitää aina viestin, joka on merkitty, valitse Älä siirrä merkittyjä viestejä -valinta ruutu. Suosittelemme valitsemaan tämän vaihto ehdon. Merkinnät koskevat tiettyjä viestejä, ja merkityn viestin poistaminen johtaisi merkityn viestin menettämiseen.

    • Jos haluat aina pitää minkä tahansa digitaalisesti allekirjoitetun viestin, valitse Älä siirrä digitaalisesti allekirjoitettuja viestejä- valinta ruutu. Suosittelemme valitsemaan tämän vaihto ehdon.

    • Jos haluat aina säilyttää alkuperäisen viestin, jos joku muuttaa viestiä, kun se sisältyy vasta uksiin, valitse Kun vastaus Muokkaa viestiä, älä siirrä alkuperäistä- valinta ruutua. Suosittelemme valitsemaan tämän vaihto ehdon. Tämä varmistaa, että sinulla on täydellinen tietue kaikista keskustelun sisällöstä siinä tapa uksessa, että joku muuttaa vasta uksen sisällä olevaa viestiä.

Sivun alkuun

Tutustu myös seuraaviin ohjeaiheisiin

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×