Tarjousten muuttaminen maksetuiksi laskuiksi Services Web Database -verkkotietokantamallin avulla

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Access 2010 Services -verkkotietokantamalli luo käyttövalmiin tietokannan, jonka avulla voit seurata tarjouksia, laskuja ja asiakas- sekä muita liiketoimintatietoja palveluyrityksessä

Seuraavassa videossa on lyhyt tilanne tätä mallia voi käyttää.

Selaimesi ei tue videotoimintoa. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Jos et ole jo- palvelut-mallin lataaminen.

Lue lisää omien tietokantojen luomisesta mallin avulla ja mallin käyttämisestä liiketoiminnan osana.

Huomautus: Tämän artikkelin tiedot eivät koske Access-verkkosovelluksissa – tietokannan suunnitella Access 2013: n kanssa (tai uudempi versio) ja julkaista verkossa uudempaan tyyppi. Lisätietoja on kohdassa Luo Access-verkkosovelluksessa .

Tämän artikkelin sisältö

Tietokannan käynnistäminen ensimmäisen kerran

Aloittaminen: Olemassa olevien tietojen lisääminen Services-tietokantaan

Tervetuloa-välilehti: Ohje ja muut resurssit

Yrityksen tiedot-välilehti: yrityksen tietojen lisääminen

Työntekijät-välilehti: työntekijöiden tietojen lisääminen

Palvelut-välilehti: Palvelutietojen lisääminen

Lisää, jotka on tallennettu Excel services-tietoja

Excelin tietojen transponointi riveiltä sarakkeisiin

Excel-tiedot, jotka ovat eri järjestyksessä kuin Services-taulukon sarakkeiden järjestäminen uudelleen

Tietojen liittäminen sarakkeista, jotka ovat samassa järjestyksessä kuin Services-taulukon sarakkeet

Lisää palveluita yksi kerrallaan.

Tuotteet-välilehti: tuotetietojen lisääminen

Jotka on tallennettu Excelin tuotetietojen lisääminen

Excelin tietojen transponointi riveiltä sarakkeisiin

Excel, jotka ovat eri järjestyksessä kuin tuotteet-taulukon sarakkeiden järjestäminen uudelleen

Tietojen liittäminen sarakkeista, jotka ovat samassa järjestyksessä kuin tuotteet-taulukon sarakkeet

Lisää tuotteet yksi kerrallaan.

Tarjoukset ja laskut-välilehti: tarjousten ja laskujen lisääminen

Koontinäyttö: Seuranta tarjousten ja laskujen aktiivinen

Tarjouksen tai laskun tietojen tarkasteleminen

Uuden tarjouksen tai laskun luominen

Tarjoukset: Kaikkien tarjousten hallinta

Tarjouksen tietojen tarkasteleminen

Tarjouksen tiedot-lomake

Uuden tarjouksen luominen

Tarjouksen lähettäminen hyväksyttäväksi

Lähetetyn tarjouksen hyväksyminen tai hylkääminen

Ota hyväksytyn tarjouksen muuntaminen laskuksi

Tulostaminen tai lähettäminen sähköpostitse tarjouksen

Laskut: Kaikkien laskujen hallinta

Laskun tietojen tarkasteleminen

Laskun tiedot-lomake

Uuden laskun luominen

Maksun laskun lähettäminen

Tulostaminen tai lähettäminen sähköpostitse lasku

Laskun merkitseminen maksetuksi

Raporttikeskus: Raporttien tarkasteleminen ja tulostaminen

Lisätoiminnot: Hallitse palvelujen, tuotteiden, työntekijöiden ja asiakkaiden

Seuraavat vaiheet

Tietokannan käynnistäminen ensimmäisen kerran

Näkyviin tulee valintaikkuna, jossa voit valita, haluatko säilyttää mallitiedot vai poistaa ne, jolloin voit aloittaa omien tietojen syöttämisen:

Services-verkkotietokantamallin oletuslomake

Avaa tietokanta ja aloita käyttäminen mallitiedoilla napsauttamalla vasemmalla olevaa painiketta. Access täydentää Services-tietokantaan kuvitteellisen Northwind Traders -yrityksen tiedot.

Voit poistaa mallitiedot ja aloittaa omien tietojen syöttämisen napsauttamalla oikealla olevaa painiketta.

Huomautus:  Kun mallitiedot poistetaan, käynnistysvalintaikkuna ei enää avaudu myöhemmillä käyttökerroilla.

Voit estää valintaikkunan aukeamisen myöhemmin uudelleen tyhjentämällä valintaruudun.

Huomautus: Kaikissa Services-mallin valuuttatietoja sisältävissä kentissä ja ohjausobjekteissa käytetään valuutan tunnuksena dollarimerkkiä ($). Jos aluekohtaisissa asetuksissa on valittu käyttöön jokin muu valuutan tunnus, vastaavat kentät ja ohjausobjektit on suositeltavaa muuttaa ennen mallitietojen poistamista. Lisätietoja on Katso myös -osiossa.

Aloittaminen: Olemassa olevien tietojen lisääminen Services-tietokantaan

Aloittaminen-välilehti sisältää seuraavat välilehdet, joiden avulla voit lisätä liiketoimintatiedot oikeille paikoilleen ja aloittaa tietokannan käyttämisen:

Aloittaminen-välilehdet

Ominaisuudet

Tervetuloa

Linkkejä hyödyllisiin resursseihin

Yrityksen tiedot

Kentät, joihin voidaan tallentaa yritystietoja laskuja ja muita raportteja varten

Työntekijöiden

Taulukkonäkymä: työntekijät. Työntekijän laatimien uusien tarjousten ja laskujen tallentaminen.

Palvelut

Taulukkonäkymä: tarjouksiin ja laskuihin lisättävät palvelut.

Tuotteet

Taulukkonäkymä: jälleenmyytävät tai käytettävät materiaalit. Näitä tuotteita voidaan lisätä tarjouksiin ja laskuihin.

Tarjoukset ja laskut

Kaksi taulukkonäkymää: tarjoukset ja laskut.

Kun valitset käynnistysvalintaikkunassa Syötä tietoja, Access avaa Aloittaminen - Tervetuloa-välilehden, jossa voit aloittaa tietojen syöttämisen Services-tietokantaan.

Services-verkkotietokantamallin Aloittaminen-välilehti

Kaikkia tietoja ei tarvitse syöttää Aloittaminen-välilehdelle, vaan välilehden tarkoitus on helpottaa ja nopeuttaa käytön aloittamista. Useimpia tietoja, joita voidaan lisätä Aloittaminen-välilehdillä, voidaan lisätä myös päävälilehdillä, kuten Tarjoukset- tai Laskut-välilehdillä. Yritystietoja (jotka näkyvät tarjouksissa ja laskuissa) voidaan lisätä kuitenkin vain Yrityksen tiedot -välilehdellä.

Tervetuloa-välilehti: Ohje ja muut resurssit

Tervetuloa-välilehden linkit ohjaavat yleisimpiin resursseihin, joiden avulla saat kaiken hyödyn irti Services-tietokannan käytöstä. Vaikka linkit eivät muutu, niiden kohteita päivitetään sitä mukaa, kun uusia resursseja tulee saataville.

  • Kun olet tarkistanut Tervetuloa-välilehden tiedot, jatka Yrityksen tiedot -välilehdelle valitsemalla Seuraava.

Yrityksen tiedot-välilehti: yrityksen tietojen lisääminen

Yrityksen tiedot -välilehdellä voit lisätä yrityksen tietoja, kuten nimen, sijainnin, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen. Nämä tiedot näkyvät laskuissa ja muissa tietokannan avulla luoduissa raporteissa.

Services-tietokantamallin Yrityksen tiedot -välilehti

  • Kirjoita yrityksen tiedot vastaaviin ruutuihin ja valitse Seuraava.

Työntekijät-välilehti: työntekijöiden tietojen lisääminen

Työntekijät-välilehdellä voit aloittaa työntekijöiden lisäämisen tietokantaan. Tämä mahdollistaa kunkin työntekijän tietojen seurannan. Kun esimerkiksi uusi tarjous luodaan, järjestelmään kirjautuneen työntekijän tiedot tallennetaan uuteen tarjoukseen.

  • Kirjoita työntekijöiden tiedot taulukkoon ja valitse Seuraava.

    Voit tarkastella, muokata ja lisätä työntekijöitä myös Työntekijät-päävälilehdellä.

Palvelut-välilehti: Palvelutietojen lisääminen

Palvelut-välilehdellä voit lisätä tietoja tarjottavista palveluista, kuten eri palvelujen tuntihintoja ja muita tietoja. Voit myös poistaa palveluja tai merkitä niitä käytöstä poistetuiksi. Palvelun voi poistaa ainoastaan, jos se ei sisälly mihinkään tarjoukseen tai laskuun.

Huomautus:  Kun palvelu lisätään tarjoukseen tai laskuun, myös sen oletustuntihinta lisätään tarjoukseen tai laskuun. Kunkin palvelun tuntihintoja voidaan muuttaa kuitenkin ennen tarjouksen tai laskun lähettämistä. Tarjouksen tai laskun hinnan muuttaminen ei vaikuta kyseiselle palvelulle määritettyyn oletustuntihintaan.

Exceliin tallennettujen palvelutietojen lisääminen

Voit kopioida ja liittää tietoja Excelistä Access-taulukkoon. Tietojen kopioiminen ja liittäminen voi säästää aikaa erityisesti, jos Excelin tiedot on jaoteltu jo valmiiksi riveille ja sarakkeisiin, jotka ovat samanlaisia tai lähes samanlaisia kuin uuden taulukon rivit ja sarakkeet.

Huomioi seuraavat kaksi seikkaa, kun valmistelet tietojen kopioimista ja liittämistä Excelistä Accessiin:

Tärkeää:  Jokaisella palvelulla on oltava yksilöllinen arvo Palvelukoodi-sarakkeessa, joten kahdella tai useammalla palvelulla ei voi olla samaa nimeä.

Huomautus:  Tämän osion vaiheissa oletetaan, että Services-taulukon kaikkien neljän sarakkeen tiedot on lisätty. Jos kaikissa sarakkeissa ei ole tietoja, voit kopioida vain ne tiedot, jotka ovat käytettävissä. Ainoa pakollinen sarake on Palvelukoodi-sarake, jonka arvojen on oltava yksilöllisiä.

Excelin tietojen vaihtaminen riveiltä sarakkeisiin

Vihje:  Jos tietoja ei ole järjestetty sarakkeisiin Access-tietokannan sarakkeita vastaavalla tavalla, voit lisätä Exceliin uuden laskentataulukon, jossa tietojen järjestystä voi vaihtaa. Tiedot on helpompi järjestää uudessa laskentataulukossa Access-taulukkoa vastaaviksi.

  1. Valitse tiedot Excelissä ja paina CTRL + C -näppäinyhdistelmää.

Voit valita useita toisistaan erillään olevia soluryhmiä pitämällä CTRL-näppäintä painettuna, kun valitset solualueen.

  1. Napsauta valitun alueen ulkopuolella (esimerkiksi alimman valitun rivin valinnan alapuolella olevaa solua) ja valitse Liittämisasetuksetsolua hiiren kakkospainikkeella, valitse Transponoi -painike:
    Liitä ja transponoi

Järjestä uudelleen Excel-taulukon sarakkeet, jotka ovat eri järjestyksessä kuin Services-taulukon sarakkeet
  1. Avaa Excel-työkirja, joka sisältää palvelujen tiedot.

  2. Lisää uuden laskentataulukon. Ohjeita tämä vaihe on on artikkelissa Excelin lisääminen tai poistaminen laskentataulukossa.

  3. Uudessa laskentataulukossa:

    1. Kirjoita tai liitä Palvelukoodi soluun A1.

    2. Kirjoita tai liitä Palvelukuvaus soluun B1.

    3. Kirjoita tai liitä Oletusarvoinen tuntihinta soluun C1.

    4. Kirjoita tai liitä Huomautukset soluun D1.

  4. Kopioi palvelun nimet tai koodit sarakkeeseen A:

    1. Napsauta sitä laskentataulukon välilehteä, joka sisältää nimet tai koodit.

    2. Valitse nimi- tai koodiluettelo ja paina CTRL + C -näppäinyhdistelmää.

    3. Napsauta uuden laskentataulukon välilehteä.

    4. Valitse solu A2 ja paina CTRL + V -näppäinyhdistelmää.

  5. Palvelujen kuvausten kopioiminen sarakkeeseen B:

    1. Napsauta solua B2 ja kirjota yhtäläisyysmerkki (=).

    2. Napsauta laskentataulukon välilehteä, joka sisältää kuvaukset.

    3. Napsauta solua, joka sisältää ensimmäisen kuvakusen, ja paina Enter-painiketta.
      Excel liittää soluviittauksen uuden laskentataulukon soluun B2.

    4. Uuden laskentataulukon Napsauta solua B2 uudelleen ja kaksoisnapsauta sitten täyttökahva Täyttökahva .
      Excel liittää luettelon muiden soluviittaukset sarakkeessa B.

  6. Kopioi palvelujen oletusarvoiset tuntihinnat toistamalla vaihetta 5 sarakkeessa C.

  7. Kopioi palvelujen huomautukset toistamalla vaihetta 5 sarakkeessa D.

Tietojen liittäminen sarakkeista, jotka ovat samassa järjestyksessä kuin Services-taulukon sarakkeet
  1. Valitse tiedot Excelissä ja paina CTRL + C -näppäinyhdistelmää.

Voit valita useita toisistaan erillään olevia soluryhmiä pitämällä CTRL-näppäintä painettuna, kun valitset solualueen.

  1. Access Services -välilehden taulukossa tähteä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Liitä.
    Services-taulukon pikavalikko.

Palvelujen lisääminen yksitellen

  • Avaa Palvelun tiedot -lomake valitsemalla Lisää uusi palvelu ja kirjoita palvelun tiedot.
    -tai –

  • Kirjoita tiedot Palvelut-välilehden taulukkoon.

Tuotteet-välilehti: tuotetietojen lisääminen

Tuote-välilehdellä voit lisätä tietoja jälleenmyytävistä tai palveluun liittyvistä tuotteista.

Huomautus: Kun tuote lisätään tarjoukseen tai laskuun, yksikköhinta tallentuu osaksi tarjousta tai laskua. Kunkin tuotteen hintoja voi muuttaa kuitenkin ennen tarjouksen tai laskun lähettämistä. Hinnan muuttaminen yksittäisen tarjouksen tai laskun yhteydessä ei vaikuta tuotteen yksikköhintaan.

Exceliin tallennettujen tuotetietojen lisääminen

Voit kopioida ja liittää tietoja Excelistä Access-taulukkoon. Tietojen kopioiminen ja liittäminen voi säästää aikaa erityisesti, jos Excelin tiedot on jaoteltu jo valmiiksi riveille ja sarakkeisiin, jotka ovat samanlaisia tai lähes samanlaisia kuin uuden taulukon rivit ja sarakkeet.

Huomioi seuraavat kaksi seikkaa, kun valmistelet tietojen kopioimista ja liittämistä Excelistä Accessiin:

Tärkeää:  Jokaisella palvelulla on oltava yksilöllinen arvo Palvelukoodi-sarakkeessa, joten kahdella tai useammalla palvelulla ei voi olla samaa nimeä.

Huomautus:  Tämän osion vaiheissa oletetaan, että Tuotteet-taulukon kaikkien neljän sarakkeen tiedot on täydennetty. Jos kaikissa sarakkeissa ei ole tietoja, voit kopioida vain ne tiedot, jotka ovat käytettävissä. Ainoa pakollinen sarake on Tuotekoodi-sarake, jonka arvojen on oltava yksilöllisiä.

Excelin tietojen vaihtaminen riveiltä sarakkeisiin

Jos tiedot on järjestetty riveittäin (eikä sarakkeittain), voit vaihtaa tiedot Excelissä riveiltä sarakkeisiin ennen niiden liittämistä Accessiin.

Vihje:  Jos tietoja ei ole järjestetty sarakkeisiin Access-tietokannan sarakkeita vastaavalla tavalla, voit lisätä Exceliin uuden laskentataulukon, jossa tietojen järjestystä voi vaihtaa. Tiedot on helpompi järjestää uudessa laskentataulukossa Access-taulukkoa vastaaviksi.

  1. Valitse tiedot Excelissä ja paina CTRL + C -näppäinyhdistelmää.

Voit valita useita toisistaan erillään olevia soluryhmiä pitämällä CTRL-näppäintä painettuna, kun valitset solualueen.

  1. Napsauta valitun alueen ulkopuolella (esimerkiksi alimman valitun rivin valinnan alapuolella olevaa solua) ja valitse Liittämisasetuksetsolua hiiren kakkospainikkeella, valitse Transponoi -painike:
    Liitä ja transponoi

Järjestä uudelleen Excel-sarakkeet, jotka ovat eri järjestyksessä kuin Tuotteet-taulukon sarakkeet
  1. Avaa Excel-työkirja, joka sisältää tuotteiden tiedot.

  2. Lisää uuden laskentataulukon. Ohjeita tämä vaihe on on artikkelissa Excelin lisääminen tai poistaminen laskentataulukossa.

  3. Uudessa laskentataulukossa:

    1. Kirjoita tai liitä Tuotekoodi soluun A1.

    2. Kirjoita tai liitä Tuotteen kuvaus soluun B1.

    3. Kirjoita tai liitä Yksikköhinta soluun C1.

    4. Kirjoita tai liitä määrä yksikössä soluun D1.

    5. Kirjoita tai liitä Huomautukset soluun E1.

  4. Kopioi tuotteiden nimet tai koodit sarakkeeseen A:

    1. Napsauta sitä laskentataulukon välilehteä, joka sisältää nimet tai koodit.

    2. Valitse nimi- tai koodiluettelo ja paina CTRL + C -näppäinyhdistelmää.

    3. Napsauta uuden laskentataulukon välilehteä.

    4. Valitse solu A2 ja paina CTRL + V -näppäinyhdistelmää.

  5. Tuotteiden kuvausten kopioiminen sarakkeeseen B:

    1. Napsauta solua B2 ja kirjota yhtäläisyysmerkki (=).

    2. Napsauta laskentataulukon välilehteä, joka sisältää kuvaukset.

    3. Napsauta solua, joka sisältää ensimmäisen kuvakusen, ja paina Enter-painiketta.
      Excel liittää soluviittauksen uuden laskentataulukon soluun B2.

    4. Uuden laskentataulukon Napsauta solua B2 uudelleen ja kaksoisnapsauta sitten täyttökahva Täyttökahva .
      Excel liittää luettelon muiden soluviittaukset sarakkeessa B.

  6. Kopioi tuotteiden yksikköhinnat toistamalla vaihetta 5 sarakkeessa C.

  7. Kopioi tuotteiden yksikkömäärät toistamalla vaihetta 5 sarakkeessa D.

  8. Kopioi tuotteiden huomautukset toistamalla vaihetta 5 sarakkeessa E.

Tietojen liittäminen sarakkeista, jotka ovat samassa järjestyksessä kuin Tuotteet-taulukon sarakkeet
  1. Valitse tiedot Excelissä ja paina CTRL + C -näppäinyhdistelmää.

    Voit valita useita toisistaan erillään olevia soluryhmiä pitämällä CTRL-näppäintä painettuna, kun valitset solualueen.

  2. Accessin tuotteet -välilehden taulukossa tähteä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Liitä.
    Services-taulukon pikavalikko.

Tuotteiden lisääminen yksitellen

  • Avaa Tuotteen tiedot -lomake valitsemalla Lisää uusi tuote ja kirjoita tuotteen tiedot.
    - tai –

  • Kirjoita tiedot Tuotteet-välilehden taulukkoon.

Tarjoukset ja laskut-välilehti: tarjousten ja laskujen lisääminen

Jos käytettävissä on tarjouksia ja laskuja, voit lisätä ne taulukoihin Tarjoukset ja laskut -välilehdellä.

  1. Lisää tarjous valitsemalla Lisää uusi tarjous. Lisää lasku valitsemalla Lisää uusi lasku.

  2. Lisää aukeavaan tietolomakkeeseen käytettävissä olevat tiedot, kuten tila, tarjouksen tai laskun tehnyt työntekijä sekä asiakas.

  3. Jos lisäät asiakkaan, jota ei ole tietokannassa, Access kehottaa lisäämään uuden asiakkaan. Valitse Kyllä ja täytä uuden asiakkaan tiedot. Kun taulukko suljetaan, asiakas näkyy avattavassa Asiakas-luettelossa.

  4. Kun olet lisännyt kaikki tarjoukset ja laskut, valitse Tallenna ja sulje. Tiedot tallennetaan ja lomake suljetaan.

  5. Kun kaikki tarjoukset ja laskut on lisätty, valitse Seuraava.

Koontinäyttö: Seuranta tarjousten ja laskujen aktiivinen

Koontinäyttö-välilehdellä voit seurata kätevästi avoimia tarjouksia ja maksamattomia laskuja ja lisätä uuden tarjouksen tai laskun.

Services-tietokantamallin Koontinäyttö-välilehti

Tarjouksen tai laskun tietojen tarkasteleminen

  • Avaa kyseisen tarjouksen Tarjouksen tiedot -lomake napsauttamalla Tarjous#-kohdan alla olevaa arvoa.

    Voit muokata tarjouksen tietoja ennen sen lähettämistä, jos tarjouksen tila on Uusi.

  • Avaa laskun Laskun tiedot -lomake napsauttamalla Lasku#-kohdan alla olevaa arvoa.

Uuden tarjouksen tai laskun luominen

  • Valitse Uusi tarjous tai Uusi lasku ja täytä tiedot aukeavaan lomakkeeseen.

    Jos et ole kirjautunut tietokantaan, voit lisätä nimesi tarjoukseen tai laskuun valitsemalla nimesi avattavasta Myyjä-luettelosta.

Tarjoukset: Kaikkien tarjousten hallinta

Tarjoukset-välilehden näkymien avulla voit hallita tarjouksia niiden tilan perusteella.

Services-tietokantamallin Tarjoukset-välilehti

Tarjoukset näkyvät seuraavilla välilehdillä:

  • Aktiivinen    Näyttää tarjoukset, joita ei ole laskutettu tai hylätty tai jotka eivät ole umpeutuneet.

  • Hyväksytty    Näyttää tarjoukset, jotka on hyväksytty tai laskutettu.

  • Laskutettu    Näyttää tarjoukset, jotka on laskutettu. Voit tarkastella luettelossa tarjouksen laskun.

  • Vanhentunut    Näyttää tarjoukset, jotka ovat vanhentuneet ja joita ei ole laskutettu.

  • Hylätty    Näyttää tarjoukset, jotka on hylätty. Voit hyväksyä hylätyn tarjouksen käytettäväksi laskutus.

Tarjouksen tietojen tarkasteleminen

  • Avaa kyseisen tarjouksen Tarjouksen tiedot -lomake napsauttamalla Tarjous#-kohdan alla olevaa arvoa.

    Voit muokata tarjouksen tietoja ennen sen lähettämistä, jos tarjouksen tila on Uusi.

Tarjouksen tiedot -lomake

Tarjouksen numero ja tila näkyvät Tarjouksen tiedot -lomakkeen vasemmassa yläkulmassa.

Tarjouksen tiedot -lomakkeen yläosassa olevien painikkeiden avulla voit lähettää, hyväksyä, hylätä tai laskuttaa tarjouksen sekä kopioida tarjouksen ja tarkastella tarjousta ennen tulostamista.

Tarjouksen yleiset tiedot lisätään Tarjouksen tiedot -lomakkeen yläosan painikkeiden alla oleviin kenttiin.

Tarjouksen tiedot -lomakkeen keskellä olevat välilehdet sisältävät tietoja tarjouksesta, kuten rivitiedot (palvelut ja tuotteet), palvelun sijainti, verot ja ehdot sekä huomautukset. Voit muuttaa minkä tahansa tarjouksen rivitietojen hinta- ja yksikköhintatietoja, eivätkä nämä muutokset vaikuta vastaavan palvelun tai tuotteen oletusarvoisiin hintoihin.

Tarjouksen tiedot -lomakkeen oikeassa alakulmassa näkyy palvelujen ja tuotteiden yhteishinta mukaan lukien verot. Jos päivität Rivitiedot- tai Verot ja ehdot -välilehtien tietoja, voit päivittää alueen yhteissummat valitsemalla Päivitä summat.

Uuden tarjouksen luominen

  • Valitse Tarjoukset-välilehdellä Uusi tarjous ja täytä Tarjouksen tiedot -lomake.

    Jos et ole kirjautunut tietokantaan, voit lisätä nimesi tarjoukseen valitsemalla nimesi avattavasta Myyjä-luettelosta.

Tarjouksen lähettäminen hyväksyttäväksi

Tarjouksilla, joita ei ole lähetetty ei ole tarjousnumeroa; arvo […] näkyy tarjous #-kohdan.

  1. Napsauta Tarjoukset-välilehdellä […]-kohtaa lähetettävän tarjouksen sisältämällä rivillä.
    Access avaa Tarjouksen tiedot -lomakkeen ja näyttää tarjouksen.

  2. Tarkista tarjouksen yleiset tiedot ja yksityiskohdat ja tee tarvittavat muutokset. Voit esimerkiksi lisätä tai poistaa rivitietoja, muuttaa rivitiedon hintaa tai yksikköhintaa tai lisätä huomautuksia.

  3. Valitse Tarjouksen tiedot -lomakkeen yläosasta Lähetä.

Lähetetyn tarjouksen hyväksyminen tai hylkääminen

  1. Voit avata Tarjouksen tiedot -lomakkeen ja näyttää tarjouksen napsauttamalla Tarjoukset-välilehden Tarjous#-kohdan arvoa.

  2. Tarkista tarjouksen tiedot ja valitse jokin seuraavista:

    • Jos tarjouksen tiedot ovat oikein, valitse HyväksyTarjouksen tiedot -lomakkeen yläosasta.

    • Jos tarjouksen voi hyväksyä pieniä muutoksia lukuun ottamatta, valitse Tarjouksen tiedot -lomakkeen yläosasta Monista. Access luo tällöin uuden tarjouksen alkuperäisen tarjouksen pohjalta. Tämän jälkeen voit korjata tarjouksen tiedot, lähettää uuden tarjouksen ja hyväksyä sen.

    • Jos tarjousta ei voi hyväksyä, valitse Hylkää Tarjouksen tiedot -lomakkeen yläosasta.

Hyväksytyn tarjouksen muuntaminen laskuksi

  1. Valitse Tarjoukset-välilehdellä Hyväksytty-välilehti.
    Access näyttää hyväksytyt tarjoukset, mukaan lukien tarjoukset, jotka on jo laskutettu.

  2. Avaa kyseisen tarjouksen Tarjouksen tiedot -lomake napsauttamalla Tarjous#-kohdan arvoa.

  3. Tarkista tarjouksen tiedot.

    Huomautus: Hyväksytyn tarjouksen tietoja ei voi muuttaa. Voit kuitenkin kopioida tarjouksen valitsemalla Monista, tarkistaa ja lähettää tarjouksen, hyväksytä sen ja luoda sitten laskun tästä tarjouksesta.

  4. Valitse Tarjouksen tiedot -lomakkeen yläosasta Lasku.

Tarjouksen tulostaminen tai lähettäminen sähköpostitse

  1. Voit avata Tarjouksen tiedot -lomakkeen ja näyttää tarjouksen napsauttamalla Tarjoukset-välilehden Tarjous#-kohdan arvoa.

  2. Valitse Tarjouksen tiedot -lomakkeen yläosasta Näytä tarjous.
    Access avaa tarjouksen tulostettavana lomakkeena.

    Tarjouksen yläosan painikkeet eivät näy lopullisessa tulosteessa.

  3. Napsauta tarjouksen yläosan vastaavaa painiketta.

Laskut: Kaikkien laskujen hallinta

Voit luoda uusia laskuja ja tarkistaa laskujen tiloja Laskut-välilehdellä.

Services-tietokantamallin Laskut-välilehti

Laskut näkyvät seuraavilla välilehdillä:

  • Ei maksettu    Näyttää erääntymättömät laskut, joita ei ole maksettu.

  • Erääntynyt   Luettelo, joka ei ole maksettu ja ovat erääntyneet laskut.

  • Maksettu   Luettelo, joka on maksettu laskut.

Laskun tietojen tarkasteleminen

  • Avaa laskun Laskun tiedot -lomake napsauttamalla Lasku#-kohdan arvoa.

    Voit muokata laskun tietoja ennen sen lähettämistä, jos tarjouksen tila on Uusi.

Laskun tiedot -lomake

Laskun tiedot -lomake

Laskun numero ja tila näkyvät Laskun tiedot -lomakkeen vasemmassa yläkulmassa.

Laskun tiedot -lomakkeen yläosassa olevien painikkeiden avulla voit lähettää laskun tai merkitä sen maksetuksi, tehdä kopion laskusta, tarkastella laskun tulostusnäkymää ja tallentaa laskun sekä sulkea Laskun tiedot -lomakkeen.

Laskun yleiset tiedot lisätään Laskun tiedot -lomakkeen yläosan painikkeiden alla oleviin kenttiin. Jos lasku on luotu tarjouksesta, sen tiedot ovat peräisin kyseistä tarjouksesta, mutta laskun tietoja voidaan muuttaa vaikuttamatta kuitenkaan alkuperäiseen tarjoukseen.

Laskun tiedot -lomakkeen keskiosan välilehdet sisältävät tietoja laskusta, kuten rivitiedot (palvelut ja tuotteet), palvelun sijainti, verot ja ehdot sekä huomautukset. Jos lasku on luotu tarjouksesta, sen tiedot ovat peräisin kyseistä tarjouksesta, mutta laskun tietoja voidaan muuttaa vaikuttamatta kuitenkaan alkuperäiseen tarjoukseen. Voit muuttaa minkä tahansa laskun rivitietojen hinta- ja yksikköhintatietoja vaikuttamatta kuitenkaan vastaavan palvelun tai tuotteen oletusarvoisiin hintoihin.

Laskun tiedot -lomakkeen oikeassa alakulmassa näkyy palvelujen ja tuotteiden yhteishinta mukaan lukien verot. Jos päivität Rivitiedot- tai Verot ja ehdot -välilehtien tietoja, voit päivittää alueen yhteissummat valitsemalla Päivitä summat.

Uuden laskun luominen

  • Valitse Uusi lasku ja täytä Laskun tiedot -lomake.

    Jos et ole kirjautunut tietokantaan, voit lisätä nimesi tarjoukseen valitsemalla nimesi avattavasta Myyjä-luettelosta.

Laskun lähettäminen maksettavaksi

Laskut, joita ei ole lähetetty ei ole laskunumero; arvo […] näkyy lasku #-kohdan.

  1. Napsauta Laskut-välilehdellä […]-kohtaa lähetettävän laskun sisältämällä rivillä.
    Access avaa Laskun tiedot -lomakkeen ja näyttää laskun.

  2. Tarkista laskun yleiset tiedot ja yksityiskohdat ja tee tarvittavat muutokset. Voit esimerkiksi lisätä tai poistaa rivitietoja, muuttaa rivitiedon hintaa tai yksikköhintaa tai lisätä huomautuksia.

  3. Valitse Laskun tiedot -lomakkeen yläosasta Lähetä.

Laskun tulostaminen tai lähettäminen sähköpostitse

  1. Avaa Laskun tiedot -lomake ja näytä lasku napsauttamalla Laskut-välilehdellä Lasku#-kohdan arvoa.

  2. Valitse Laskun tiedot -lomakkeen yläosasta Näytä lasku.
    Access avaa laskun tulostettavana lomakkeena.

    Laskun yläosan painikkeet eivät näy lopullisessa tulosteessa.

  3. Napsauta laskun yläosan vastaavaa painiketta.

Laskun merkitseminen maksetuksi

  1. Avaa Laskun tiedot -lomake ja näytä lasku napsauttamalla Laskut-välilehden Maksamattomat-välilehdellä Lasku#-kohdan arvoa.

  2. Valitse Laskun tiedot -lomakkeen yläosasta Merkitse maksetut.

Raporttikeskus: Raporttien tarkasteleminen ja tulostaminen

Services-tietokantamalli sisältää neljä raporttia: asiakasluettelo ja kolme myyntiraporttia (kuukausi-, neljännesvuosi- ja vuosiraportit).

Services-tietokantamallin Raporttikeskus-välilehti

Esikatsele raporttia seuraavasti:

  • Valitse Raporttikeskus-välilehti ja napsauta tarkasteltavaa raporttia kohdassa Valitse raportti.
    Access näyttää raportin esikatseluruudussa.

Voit mukauttaa esikatselua esikatseluruudun yläosassa olevien vaihtoehtojen avulla. Käytettävissä olevat vaihtoehdot määräytyvät esikatseltavan raportin mukaan.

Raportin tulostaminen:

  1. Voit esikatsella tulostettavaa raporttia.

  2. Valitse Raporttikeskus-välilehdessä Avaa uudessa välilehdessä ja paina sitten CTRL + P -näppäinyhdistelmää.

Lisätoiminnot: Hallitse palvelujen, tuotteiden, työntekijöiden ja asiakkaiden

Lisätoiminnot-välilehdellä voit hallita helposti seuraavia luetteloita:

  • asiakkaat

  • työntekijät

  • tuotteet

  • palvelut.

Kukin luettelo näytetään taulukkona, josta mahdolliset epäyhtenäiset tiedot on helppo havaita ja jossa voidaan tehdä tietojen joukkomuutoksia.

Services-tietokantamallin Lisätoiminnot-välilehti

Seuraavat vaiheet

Kun alat käyttää Services-tietokantaa liiketoiminnan hallintaan, keksit varmasti uusia tapoja tehdä kyselyitä tai suodattaa tietoja. Saatat myös havaita, että tietokantaa on tarpeen muokata paremmin omiin tarpeisiisi sopivaksi. Tässä osassa on joitakin linkkejä, joiden kautta saat lisätietoja tyypillisistä tehtävistä ja muokkauksista.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×