Tapaamisten ajoittaminen FindTime-toiminnon avulla

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Findtime on Outlook-apuohjelma, joka helpottaa tapaamisten ajoittamisesta sallimalla kutsuttujen henkilöiden äänestää sopivista hetkistä.

Koko uksen ajoittaminen Outlook-ohjelmassa findtime-ohjelman avulla:

  1. Luo uusi Sähkö posti viesti tai valitse Sähkö posti viesti, johon haluat vastata.

  2. Luetteli pakolliset Kokous kutsuttavat vastaanottaja-ja valinnainen kutsu tuille CC:hen.  

  3. Valitse Aloitus -väli lehdessä vastaa Kokous kyselyllä.

    FindTime _Gtar_ vastaa Kokous kyselyssä

  4. Valitse Kokous asetukset:

    FindTime-koko uksen kesto

    • Kesto: Valitse kesto luettelosta.

      • Valitse koko päivän koko uksen aikana 8 tuntia.

      • Käytä mukautettua , jos haluat määrittää oman ajan. Enimmäiskesto on 23 tuntia 59 minuuttia.

        FindTime-Mukautettu kesto

    • Työaika: Valitse tämä, jos haluat rajoittaa ehdotettuja Kokous aikoja vain työpäiviä ja-tunteja varten.

      FindTime-työaika

      Huomautus: oletuksena käytetyt työtunnit noudetaan järjestäjän asetuksista, ja ne eivät ole Exchange-asetuksissa. Ne ovat oletusarvoisesti 8 – 5 pm, jos asetuksia ei löydy.

    • Aika vyöhyke: Valitse Aika vyöhykkeet-kuvake , jos haluat muuttaa koko uksen aika vyöhykettä.

      Aika vyöhykkeen muokkaaminen
       

      Huomautukset: 

      • Käytetty aika vyöhyke noudetaan järjestäjän asetuksista, mutta voit valita uuden luettelon luettelosta.

      • Kesä aika otetaan huomioon ja koko uksia, kun vuosittainen kytkin näyttää oikean kellon ajan.

  5. FindTime näyttää kutsutut aika taulut (jos saatavilla) ja ehdottaa sopivia Kokous aikoja.

    Huomautus: FindTime käyttää Office 365-yritys tiliä, kun haluat käyttää kalenteria ja organisaation osallistujien kalentereita käytettävyyden määrittämiseen. Kalentereita, joita ei ole liitetty Office 365-tiliin, ei voi tukea.


    Voit lajitella Kokous asetukset linkkien avulla.

    • Käytettävyys: näyttää parhaat vaihto ehdot (ajat, jolloin kaikki vaaditut kutsuttavat ovat ilmaisia). Parhaiden vaihto ehtojen määrittämiseen käytetyt tekijät sisältävät sen, kuinka monta osallistujaa on vapaana, kuinka monta tarvittavaa ja vapaaehtoista osallistujaa ovat ilmaisia, olivatpa ne sitten ristiriitaisia osallistujia kalenterissa.

      Kokous vaihtoehdot lajiteltuina käytettävyyden mukaan

    • Aika: näyttää asetukset kronologisesti.

      Koko uksen asetukset aika järjestykseen lajiteltuina

      Huomautus: voit selata päiviä ja kuukausia käyttämällä nuolia. Käytettävissä olevat päivät on alleviivattu vihreällä. Tummempi vihreä ilmaisee päivät, joilla on eniten vaihto ehtoja, ja vaaleammat vihreät ja punaiset ilmaisevat useimmat risti riidat. Viikon lopun päivät on merkitty käytettävissä, jos työaika -asetus ei ole valittuna.

    • Henkilö kuvakkeet näyttävät, tarvitaanko kutsukutsuttuja henkilöitä ja niiden käytettävyyttä.

      • Sininen alleviivaus: pakollinen

      • Vihreä: käytettävissä

      • Keltainen: voi olla varattu

      • Red: varattu

      • Harmaa: Tuntematon

        Henkilö kuvakkeiden avain

    • Voit käyttää kuvakkeita lisä tietojen käyttämiseen.

      • Valitse Kutsuttujen tila-kuvake , jos haluat avata kutsuttavien tilojen lokeron.

        Kutsuttujen tila-lokero

      • Pidä osoitinta kunkin henkilön kuvakkeen päällä tai Näytä heidän tavoitettavuustietonsa.

      • Valitse Kalenteri-kuvake , jos haluat tarkastella kalenteriasi.

        Järjestäjän kalenteri

  6. Valitse muutama sopiva Kokous aika.

    • Aika-ruutu muuttuu vihreäksi, kun se on valittuna.

    • Voit valita enintään 20-kertaisesti.

      Valitut Kokous vaihtoehdot

  7. Valitse Seuraava.

  8. Kirjoita koko uksen sijainti.

    • Verkko kokoukset ovat oletusarvoisesti käytössä. Valitse Online-Kokous -valinta ruutu, jos haluat poistaa sen käytöstä. 

      Näyttö kuva uusi kokous kysely-ruudusta

      Kun Online-Kokous on valittuna, findtime ajoittaa Skype for Business tai Microsoft Teams-koko uksen. FindTime käyttää sitä, minkä organisaatiosi on määrittänyt oletusarvoiseksi online-kokous kanavaksi. 

      Huomautus: Jos olet pelastanut Skype for Business-asetukseksi koonti näytössä, findtime käyttää sitä Microsoft Teams sijaan. Jos haluat käyttää Microsoft Teams, poista Skype for Business-asetus koonti näytössä.

  9. Valitse Kokous asetukset ja ota käyttöön/Poista käytöstä -asetukset.

    • Ilmoitukset: saat Sähkö posti-ilmoitukset kutsuttaessa äänestystä.

    • Automaattinen ajoitus: Kokous ajoitetaan automaattisesti kalenteriin, kun kaikki vaaditut kutsuttavat ovat äänestäneet Kyllä Kokous vaihtoehtoa varten. Katso, miten automaattinen ajoitus toimii.

    • Pitää Lisää kalenteriin alustavasti valitun Kokous vaihtoehdon. Lasti ruumat poistetaan, kun Kokous ajoitetaan tai äänestys peruutetaan.

      Huomautus: Voit poistaa valitut Kokous kerrat tästä kohdasta valitsemalla XValitut aika -luettelosta.

      Kokous kertojen poistaminen

  10. Valitse Lisää sähkö postiin.

  11. FindTime lisää ehdotettuja Kokous aikoja sähköpostiisi. Valitse Muokkaa asetuksia , jos haluat muuttaa koko uksen asetuksia tarpeen mukaan.

    Sähkö postin muokkaus vaihtoehdot
    Huomautus: Jos teet muutoksia ja lisäät Kokous aikaa uudelleen, sinun on poistettava alkuperäinen kutsu manuaalisesti.

  12. Lähetä Kokous kutsut ja aloita äänestys prosessi valitsemalla Lähetä .

  13. Saat suoran linkin koko uksen äänestys sivulle.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×