Tallentaminen SharePointiin (PowerPivot)

Ennen aloittamista

Jotta voit julkaista työkirjoja SharePointiin, tarvitset riittävät käyttöoikeudet. Sinulla on myös oltava tarvittavat ohjelmistot sekä tietämystä siitä, kuinka työkirja valmistellaan julkaisua varten.

Palvelinohjelmisto

Jotta voit katsella työkirjoja selaimessa, käyttämässäsi SharePoint-palvelimessa on oltava käytössä Power Pivot for SharePoint sekä Excel Services. Molemmat palvelut tarvitaan SharePointissa tapahtuvaa työkirjojen käsittelyä ja hahmontamista varten.

Voit toisinaan selvittää, onko sinulla oikea ohjelmisto, tarkastelemalla sivuston kirjastoja ja pikavalikoita, mutta sinun on ehkä pyydettävä SharePoint-järjestelmänvalvojalta, onko tarvittava palvelin ohjelmisto asennettu. Jos sivustossasi on PowerPivotin valikoima, Power Pivotin SharePoint on asennettu. Vastaavasti jos voit avata Excel-työkirjan selain ikkunassa lataamatta tiedostoa Excel-Työpöytä sovellukseen, Excel Services on käynnissä SharePoint-palvelimessa.

Jos aiot määrittää työkirjaan automaattisen tietojen päivityksen, varmista palvelimen järjestelmänvalvojalta, että tietojen tuomiseen käyttämäsi tietopalvelut ovat myös palvelimessa käytettävissä.

Käyttöoikeudet

Kun tallennat tiedoston SharePointiin, tiedoston katselu-, muokkaus- ja poisto-oikeudet määräytyvät SharePoint-käyttöoikeuksien perusteella. Seuraavassa taulukossa kuvataan, mitä oikeuksia mikäkin SharePoint-käyttöoikeustaso antaa julkaisemiisi työkirjoihin:

Käyttöoikeus	Oikeudet
Näytä	Kaikki, joille on myönnetty tarkasteluoikeudet, voivat avata työkirjan siirtymällä tiedoston URL-osoitteeseen. Lisäksi työkirjaa voi käyttää vain luku -muotoisena ulkoisena tietolähteenä muissa Excel-työkirjoissa ja -raporteissa.
Osallistuja	Osallistumisoikeudet ovat laajemmat: käyttäjä saa oikeuden lisätä tiedostoja SharePoint-kirjastoon, ja hän voi muokata tai poistaa kirjaston tiedostoja.
Täydet oikeudet	Täydet oikeudet sisältävät kaikki osallistumisoikeudet. Niiden lisäksi käyttäjä voi luoda ja hallinnoida luetteloa tai kirjastoa sekä peruuttaa uloskuittauksen.

SharePoint-sivustojen ja -kirjastojen käytettävyys määräytyy sivuston järjestelmänvalvojan tai omistajan ryhmille tai yksittäisille käyttäjille määrittämien käyttöoikeuksien mukaan.

Useimmilla käyttäjillä on tarkastelu- tai osallistujaoikeudet. Voit tarkistaa sinulle myönnetyt oikeudet SharePoint-sivuston Sivuston toiminnot -valikosta. Jos valikon ainoana vaihtoehtona on Näytä sivuston kaikki sisältö, sinulla on tarkasteluoikeudet etkä voi julkaista tiedostoja kyseiseen SharePoint-sivustoon. Jos valikossa on enemmän vaihtoehtoja tai jos valintanauhassa näkyy Kirjaston työkalut, sinulla on osallistumisoikeudet.

Työkirjan valmisteleminen

Ennen kuin julkaiset PowerPivot-tietoa sisältävän työkirjan, tee valmistelutyöt noudattamalla seuraavia ohjeita:

Ota selville, kuinka luodaan yhteystietoja käyttävä työkirja niin, että työkirja toimii myös tiedoston julkaisemisen jälkeen.
Perehdy SharePointissa julkaistavien PowerPivot-tietojen tietosuojakysymyksiin.
Voit parantaa työkirjan visuaalisuutta SharePointissa seuraavasti:
- Anna Excel-työkirjoille kuvaavat nimet. Työkirjan nimi näkyy sivun nimenä, kun tiedosto julkaistaan PowerPivot-valikoimaan.
- Poista käytöstä visuaaliset elementit, joita ei käytetä. Siirry Excelissä Näytä-valintanauhan Näytä-osaan ja poista käytöstä Ruudukkoviiva, Kaavarivi ja Otsikot.
- Piilota tyhjät ja raportin kannalta epäolennaiset Excel-laskentataulukot. Napsauta Excel-ikkunassa taulukonvalitsinta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Piilota taulukko.
- Ennen kuin tallennat ja julkaiset työkirjan, valitse solu A1. Kun julkaistu tiedosto avataan selaimessa, ikkuna kohdistuu työkirjassa viimeksi aktiivisena olleeseen soluun. Sijoittamalla kohdistimen soluun A1 varmistat, että laskentataulukon vasen yläkulma näkyy selainikkunan vasemmassa yläkulmassa.

Todennus- ja päivitysasetusten tarkistaminen

Todennus- ja päivitysasetuksissa kannattaa käyttää Excelin oletusasetuksia.

Windows-todennuksen varmistaminen

Excel määrittää oletusarvoisesti Windows-todennuksen niin, että työkirjaa tarkastelevan henkilön henkilöllisyyttä käytetään tieto malli tietojen käyttämiseen. Oletus asetuksen säilyttäminen mahdollistaa sen, että Power Pivot-palvelin ohjelmisto kerää tarkkoja tietoja siitä, kuka käyttää PowerPivotin työkirjoja, joten voit tehdä yhteistyötä paremmin tietoja käyttävien kollegojen kanssa. Jos määrität ei mitään-tai suojattu säilö palvelu (SSS)-tunnuksen, työkirjan käyttö tiedot tallennetaan Excel Servicesin valvomattomaan käyttäjä tiliin (tai SSS-TUNNUKSEEN) sen sijaan, että organisaatiosi olisi todellinen henkilö.

Valitse Excelin Tiedot-valintanauhassa Muodostetut yhteydet.
Napsauta Muodostetut yhteydet -valintaikkunassa työkirjassa olevaa yhteyttä ja valitse Avaa.
Valitse Ominaisuudet > Määritys > Todennusasetukset.
Varmista, että Käytä todennetun käyttäjän tiliä -vaihtoehto on valittuna.

Päivitysasetusten määrittäminen

Päivitysasetukset voivat vaikuttaa PowerPivot-työkirjan esikatseluun PowerPivot-valikoimakirjastossa. Jos työkirja on esimerkiksi määritetty päivittymään avattaessa ja Excel Services on määritetty ilmoittamaan tietojen päivittymisestä, näkyviin tulee Excel-tietojen päivitysvaroituksen pikkukuva tiedoston esikatselukuvan sijaan.

Valitse Excelin Tiedot-valintanauhassa Yhteydet > Ominaisuudet.
Valitse Käyttö > Päivitysasetukset -kohdassa Päivitä tiedot, kun tiedosto avataan -valintaruutu tai poista sen valinta oheisten suositusten mukaan. Suositukset määräytyvät tietomallitiedon käyttötavan perusteella.

Tiedon käyttötapa	Suositeltava päivitysasetus
Upotettu työkirjaan (useimmin käytetty vaihtoehto)	Poista Päivitä tiedot, kun tiedosto avataan -vaihtoehdon valinta. Koska kaikki tiedot on upotettu, niiden päivittäminen jokaisella avauskerralla ei ole tarpeen.
Tallennettu ulkoiseksi tietolähteeksi (esimerkiksi määrität työkirjaan ulkoisen tietoyhteyden tietojen tuomisen sijaan)	Valitse Päivitä tiedot -valintaruutu, kun tiedosto avataan. Koska tiedot on eri paikassa, haluat päivittää tiedot, jos haluat, että tietojen viimeisimmät muutokset tulevat näkyviin. Jotta esikatselukuva saadaan näkyviin, pyydä SharePoint-järjestelmänvalvojaa mukauttamaan Excel Servicesin Varoita päivityksen yhteydessä -asetusta. Lisätietoja on TechNet-artikkelissa Luotetun sijainnin luominen PowerPivot-sivustoja varten.
Palvelinpuolen tiedonpäivitystoiminnot (koskee työkirjoja, jotka on tallennettu SharePointiin ja joissa käytetään ajoitettua PowerPivot-tietojen päivitystä).	Valitse Päivitä tiedot, kun tiedosto avataan -valintaruutu. Koska työkirjan tiedot on ajoitettu päivittymään, PowerPivot ottaa työkirjassa automaattisesti käyttöön Päivitä tiedot, kun tiedosto avataan -toiminnon ja siten varmistaa, että uudet tiedot korvautuvat Pivot-taulukon välimuistiin. Jos poistat valintaruudun valinnan, ohjelma valitsee sen automaattisesti uudelleen, kun tallennat työkirjan takaisin SharePointiin.

Tiedoston sijainnin valitseminen

Sivuston jakamasi tiedostot säilytetään yleensä tiedosto kirjastossa. Jaetuissa tiedostoissa on yleisin tiedosto Kirjasto, mutta SharePoint-sivustossa, jossa on PowerPivotin SharePoint, on usein PowerPivotin valikoima, jossa on esikatselukuvia, mukautettuja Kirjasto näkymiä ja helppo käyttää työkirjan tietojen päivityksen määritys aikatauluja.

Sinun on valittava SharePoint-palvelin, jossa on Power Pivot for SharePoint. Jos julkaiset tiedoston palvelimeen, jossa ei ole PowerPivot-palvelinohjelmistoa, tiedot eivät lataudu, kun avaat tiedoston kirjastosta.

Voit valita työkirjan tallennuspaikaksi Jaetut asiakirjat -tiedostokirjaston, PowerPivot-valikoiman tai minkä tahansa muun tiedostokirjaston. Jotta voit käyttää tallennussijaintia, sinun on tiedettävä kirjaston URL-verkko-osoite. SharePoint-oletussivustossa kirjastojen URL-osoitteet ovat seuraavat:

http://<palvelimen nimi>/Shared%20Documents
http://<palvelimen nimi>/PowerPivot%20Gallery
Saat näkyviin minkä tahansa kirjaston URL-osoitteen napsauttamalla kirjastossa olevan tiedoston nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Ominaisuudet. Osoite (URL) -kohdassa näkyy tiedoston SharePoint-polku. Valitse URL-osoite hiirellä, jotta se tulee kokonaisuudessaan valituksi. Pitkä osoite ei ehkä ole kokonaan näkyvissä.
Sinun on todennäköisesti muokattava URL-osoitetta, ennen kuin voit käyttää sitä. Jos URL-osoite sisältää katselu ohjelman ja lähteen ominaisuudet, sinun on poistettava kyseiset ominaisuudet, jotta saat käyttökelpoisen sijainnin, joka sisältää palvelimen, sivuston ja kirjaston nimet. Jos esimerkiksi seuraava URL-osoite on käytettävissä, voit johtaa todellista URL-osoitetta pitämällä osan lihavoituna ja poistamalla loput: http://Contoso/Sales/_layouts/xlviewer.aspx?id=/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx&Source = http% 3A% 2F %2 Fcontoso% 2Fpowerpivotin% 2520Gallery% 2FForms% 2Falliitems% 2Easpx&DefaultItemOpen = 1. URL-ominaisuuden perusteella julkaisemista varten käytettävä todellinen polku olisi "http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx", jos julkaisette ContosoSales. xlsx-tiedoston tai vain "http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery", jos haluat vain sivuston ja kirjaston.
Valitse sijainniksi kirjasto, joka on niiden henkilöiden käytettävissä, joille haluat jakaa työkirjan. Jotta voit varmistaa työkirjan käytettävyyden, voit joutua pyytämään kyseisille käyttäjille käyttöoikeudet kirjastoon tai tiedostoon.

Tiedoston tallentaminen SharePointiin

Valitse Excelissä tiedosto > Tallenna nimellä> SharePoint tai sivustot > Selaaja valitse sijainti.
Kirjoita Tallenna nimellä -valintaikkunan Tiedoston nimi -kenttään tiedoston nimi, jos käytät nykyistä sijaintia. Jos valitsit Etsi sijainti selaamalla, anna SharePoint-sivuston koko URL-osoite tai osa siitä. Jos annat osan URL-osoitteesta, esimerkiksi http://<palvelimen nimi>, avaa yhteys määrittämääsi palvelimeen valitsemalla Tallenna ja siirry sitten sivustossa haluamaasi kirjastoon. Esimerkkejä SharePointin URL-osoitteista on tämän artikkelin kohdassa Tiedoston sijainnin valitseminen.
Julkaise työkirja kirjastoon valitsemalla Tallenna.

Tarkista selain ikkunassa, että asia kirja näkyy kirjastossa. Uudet julkaistut asia kirjat tulevat näkyviin luetteloon. Kirjaston asetukset määräytyvät sen mukaan, missä asia kirja näkyy (esimerkiksi lajiteltu nousevaan järjestykseen päivä määrän mukaan tai aakkos järjestykseen nimen mukaan). Sinun on ehkä päivitettävä selain ikkuna, jotta näet viimeisimmät lisäykset.

PowerPivot-työkirjan lataaminen SharePointista käsin

Voit lisätä PowerPivot-työkirjan myös lataamalla sen SharePoint-sivustosta. Käytä tätä lisäystapaa, jos haluat toimia SharePointista käsin.

Siirry SharePoint-sivustoon ja avaa tiedostokirjasto.
Valitse Kirjaston työkalut -kohdassa Asiakirjat > Lataa asiakirja > Lataa asiakirja.
Siirry tallennetun .xlsx-tiedoston sijaintiin, valitse tiedosto ja valitse OK.

Tiedosto latautuu SharePoint-sivustoon ja tulee kansioon näkyviin. Voit joutua napsauttamaan selaimen päivityspainiketta, ennen kuin tiedosto näkyy. Nyt tiedoston voi avata SharePointissa. Voit kertoa muille, missä tiedosto sijaitsee, antamalla heille tiedoston URL-osoitteen.

Huomautus: Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.