Tahattomat esteet: Mitä Outlook voi tehdä

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kaikille on varmasti joskus käynyt niin, ettei tietokone yhtäkkiä anna sinun tehdä toimintoa, joka on (aina) ehdottoman tärkeä tehtävän suorittamiseksi. Muutaman sekunnin hämmennystä seuraa yleensä turhautunut kulmien kurtistuminen ja kysymys ”Miksei tämä onnistu?”

Usein kyse on siitä, että käyttäjä on tehnyt jonkin virheen toimintoa suorittaessaan. Joskus on kuitenkin mahdollista, ettei käyttäjän haluama toiminto yksinkertaisesti onnistu kyseisellä ohjelmalla.

Outlookissa voit tehdä paljon: jotkut elävät koko elämäänsä Outlookissa ja kertovat lähes kaikista tekemisistään ohjelman viestintä- ja ajoitustoiminnoilla. Todellisuudessa on kuitenkin joitakin asioita, joita Outlook ei voi tehdä. Joissakin tapauksissa se on normaalia. Toisinaan voi tapahtua jotakin odottamatonta, jota muuten niin perusteelliset Outlookin suunnittelijat eivät ole ottaneet huomioon. Näitä tuottavuutta häiritseviä esteitä ei ole monen montaa, mutta tarkastellaanpa niistä muutamia. Saatat löytää täältä selityksen tietokonettasi vaivaavaan ongelmaan.

Pari juttua, joissa Outlook voi mennä jumiin

Kokousten järjestäminen

Näkymät ja kansiot

Jakeluluettelot ja sähköpostiviestit

Ymmärrämme turhautumisesi

Kokousten järjestäminen

Outlookin toiminnassa keskeistä on sen rakenne ja järjestäminen. Sen vuoksi se odottaa kokouksen osallistujilta tiettyjä asioita, ja sillä on vieläkin korkeampia odotuksia kokouksen järjestäjien suhteen.

  • Järjestäjän roolia ei voi siirtää.

    Kun joku on järjestänyt kokouksen, se pysyy järjestäjänä kokouksen loppuun asti. Joku muu ei voi toimia kokouksen järjestäjän roolissa, jos alkuperäinen järjestäjä ei voi osallistua kokoukseen. Ainoana vaihtoehtona on poistaa alkuperäinen kokous ja lähettää kutsut uudelleen. Tämä on suuri ja monimutkainen ongelma, ja sen ratkaiseminen vaatii sekä suunnittelua että ohjelmointia.

  • Kokous pysyy järjestäjän kalenterissa.

    Kokousta ei voida poistaa järjestäjän kalenterista, vaikka järjestäjä ei voi osallistua, koska vain järjestäjä voi muuttaa kokousta. Tämä este suunniteltiin erityisesti Outlook 2007:ää varten.

  • Jos kieltäydyt kokouskutsusta, kokousta ei ole.

    Jos hylkäät kokouksen, se poistuu kalenteristasi. Jos haluat seurata kaikkia ryhmäsi kokouksia, sinun on löydettävä toinen tapa sisällyttää kokoukset, jotka hylkäsit.

  • Kokouskutsu lähetetään erillisessä sähköpostiviestissä.

    Et voi tällä hetkellä vastata sähköpostiviestiin kokouspyynnöllä. Tämä voi tuntua monista käyttäjistä turhauttavalta.

Sivun alkuun

Näkymät ja kansiot

Outlookissa on monia mukauttamismahdollisuuksia, mutta on pari aluetta, jossa sen toimintaa on nykyisin rajoitettu.

  • Kansioluettelot lajitellaan aakkosjärjestyksessä.

    Outlookin siirtymisruudun vasemmassa reunassa voit järjestää vapaasti ”Suosikkikansiot” sähköpostiin samoin kuin alaosassa olevat pikapainikkeet, joilla voit siirtyä Outlookin toimintojen välillä. ”Sähköposti-kansiot”- ja ”Kansioluettelo” – mukaan lukien Saapuneet-, Luonnokset-, Lähetetyt- ja Poistetut-kansiot sekä luomasi organisatoriset kansiot – lajitellaan aakkosjärjestykseen, ja ne pysyvät tässä järjestyksessä. Voit halutessasi nimetä kansiot uudelleen, mutta toimi varovasti Outlookin toimintojen (vältä esimerkiksi nimeämästä uudelleen ”Saapuneet”-kansiota) ja kaikkien määrittämiesi sääntöjen kanssa.

  • Kullakin kansiolla on oma näkymänsä.

    Voit muuttaa kunkin kansion näkymää niin, että esimerkiksi Saapuneet-kansio näyttää erilaiselta kuin Lähetetyt-kansiot tai omat kansiosi. Voit kuitenkin muuttaa vain yhden kansion näkymää kerrallaan. Muutoksia ei siis voi tehdä useisiin kansioihin samalla kertaa.

  • Siirtymisruudun fontti on vakio.

    Kansioluettelojen tyyliä, kokoa ja väriä ei voi valitettavasti muuttaa.

Sivun alkuun

Jakeluluettelot ja sähköpostiviestit

Maailma pyörii nykyisin sähköpostiviestien ympärillä, ja Outlook on tällä alalla erityisen etevä. Silti on vielä ominaisuuksia, joista käyttäjät yhä unelmoivat.

  • Yhteishenkilöihin pohjautuvat jakeluluettelot.

    Olisi kätevää, jos sähköpostin lähettäjän voisi liimata suoraan jakeluluetteloon – kyse voi olla esimerkiksi henkilöstä, joka vastaa sähköpostiuutiskirjeen tarjoukseen. Outlook pitää kuitenkin parempana sitä, että luot jakeluluettelot yhteyshenkilöistä, joten sinun on ensin lisättävä lähettäjä osoitekirjaan yhteishenkilöissä. Jos et halua sekoittaa yhteyshenkilöitä, voit laatia osoitekirjan erityisesti luodaksesi uuden kansion Yhteyshenkilöt-kansiossa.

  • Yhteyshenkilöt ovat yksittäisiä käyttäjiä.

    Kuten opit aiemmin tässä artikkelissa, sinun on lisättävä sähköpostin lähettäjät yhteyshenkilöihin ennen kuin heidät voidaan lisätä jakeluluetteloon. Eikö olisi siten kätevämpää, jos käyttäjät pystyisivät etsimään tällaisia lähettäjiä ja lisäämään heidät kimppuna yhteyshenkilöihin? Kyllä vain. Outlookissa sähköpostin lähettäjät on kuitenkin lisättävä yhteyshenkilöihin yksitellen.

  • Kukin viesti lähetetään vain kerran.

    Jotkut käyttäjät haluaisivat määrittää toistuvan viestin esimerkiksi muistutusten lähettämiseksi. Outlook ei tee tätä, mutta tämä toiminto on mahdollinen kolmannen osapuolen apuohjelmien avulla.

Sivun alkuun

Ymmärrämme turhautumisesi

Ymmärrämme, että tällaiset esteet voivat tuntua sinusta turhauttavilta. Outlookin suunnitteluryhmä on kuunnellut näitä esteitä koskevia valituksia ja kommentteja, ja joitakin näistä esteistä saatetaan käsitellä tulevia Outlook-versioita koskevissa muutoskeskusteluissa. Tällä välin toivomme, että tämä artikkeli auttaa sinua pääsemään ylitse tulevista ongelmatilanteista. Meistä ei ole mukavaa, jos sinä ja tietokoneen valvoja karjutte toisillenne.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×