Säilytyskäytännöt ovat osa viestintätietueiden hallintatekniikkaa , joka on käytettävissä Microsoft Exchange Server- ja Microsoft 365 -sähköpostitileillä. MRM auttaa säilyttämään viestit, jotka on organisaation käytäntöjen tai hallinnollisten määräysten ja säädösten takia säilytettävä, ja poistamaan sisällön, jolla enää ole juridista tai liiketaloudellista merkitystä.
Huomautus: Tähän ominaisuuteen liittyy Microsoft Outlookin ja Exchange Serverin käyttöoikeusvaatimuksia. Lisätietoja on artikkelissa Henkilökohtaisen arkistoinnin ja säilytyskäytäntöjen käyttöoikeusvaatimukset.
Tietoja säilytyskäytännöistä
Organisaatiot voivat luoda oletusarvoisia säilytyskäytäntöjä kaikille Exchange Server- tai Microsoft 365 -postilaatikon postikohteille, oletuskansioille määritettyjä käytäntöjä, kuten Saapuneet-, Luonnokset-, Lähetetyt-, Poistetut- ja Roskaposti-viestit- tai Luo säilytyskäytäntöjä, joita käyttäjät voivat soveltaa kansioihin tai yksittäisiin kohteisiin. Exchange Server tai Microsoft 365 -järjestelmänvalvoja voi määrittää kaikki asetukset tai näiden yhdistelmän.
Tärkeää: Jos sinulla on kysyttävää organisaation säilytyskäytännöistä, tarkista organisaation ohjeet tai ota yhteyttä yrityksesi lakiosastoon.
Säilytyskäytäntö on helpompi määrittää kansiokohtaisesti sen sijaan, että se määritettäisiin jokaiselle viestille erikseen. Voit valita yhden viestin tai useita viestejä myös silloin, kun säilytyskäytäntö on määritetty kansiolle, ja käyttää vain valituissa viesteissä toista käytäntöä. Viestille määritetty käytäntö on etusijalla kansiosta tulevaan käytäntöön nähden.
Tärkeää: Kaikki säilytyskäytännöt, jotka sisältävät päivämäärän, johon mennessä sähköpostiviesti poistetaan, näkyvät sähköpostiviestin otsikossa. Jos käytössä oleva säilytyskäytäntö ei kuitenkaan edellytä sähköpostiviestin poistamista, käytännön nimi ja kuvaus eivät välttämättä näy sähköpostiviestin otsikossa tai lukuruudun otsikossa.
Säilytyskäytännön lisääminen sähköpostikansioon
-
Avaa pikavalikko napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella siirtymisruudussa postikansiota ja valitse Ominaisuudet
-
Valitse Käytäntö-välilehti ja valitse kansiokäytäntö. Oletusarvoisesti kansio käyttää automaattisesti mitä tahansa käytäntöä, joka on jo määritetty pääkansioon.
Säilytyskäytännön lisääminen sähköpostiviesteihin
-
Valitse viesti luettelosta.
Vihje: Jos haluat valita useita viestejä, pidä CTRL-näppäin alhaalla viestejä valitessasi.
-
Valitse valintanauhasta Määritä käytäntö.
-
Vanhenemispäivämäärän sisältävä viestin säilytyskäytäntö tulee näkyviin lukuruudun otsikkoon vastaanottajien nimen alapuolelle.
Määritä käytäntö ‑komento ei näy valintanauhassa.
Jos Määritä käytäntö - komento puuttuu valintanauhasta, se saattaa olla ylivuotovalikossa. Napsauta kolmea pistettä valintanauhan oikeassa reunassa, niin näet määritä käytäntö. On myös mahdollista, että Exchange Server järjestelmänvalvoja tai Microsoft 365 -järjestelmänvalvoja ei ole ottanut käyttöön tilisi säilytys- ja arkistointikäytäntöjä tai et käytä Outlook-käyttöoikeutta, joka sisältää tämän ominaisuuden. Lisätietoja on kohdassa Henkilökohtaisen arkistoinnin ja säilytyskäytäntöjen käyttöoikeusvaatimukset.
Säilytyskäytännön poistaminen
Kun poistat säilytyskäytännön sähköpostiviestistä, viestissä tulee käyttöön kansion käytäntö, jos kansioon on lisätty sellainen.
-
Valitse viesti luettelosta.
-
Valitse valintanauhasta Määritä käytäntö.
-
Valitse Säilytyskäytäntö-kohdasta Käytä kansiokäytäntöä.
Vanhenemispäivämäärän sisältävä viestin säilytyskäytäntö tulee näkyviin lukuruudun otsikkoon vastaanottajien nimen alapuolelle.
