Voit kerätä tai päivittää tietoja, vaikka sähkö postit ovat Microsoft Accessista 2007 tai Accessia 2010 käyttäen Microsoft Outlook 2007 tai Microsoft Outlook 2010. Accessissa voit luoda tiedon keräys lomakkeen ja lähettää lomakkeen Sähkö posti viestissä. Kun sähkö postin vastaanottajat palauttavat valmiit lomakkeet, voit määrittää, että kerätyt tiedot käsitellään ja tallennetaan automaattisesti määritettyyn tieto kantaan. Tämä tietojenkeräysmenetelmä voi säästää aikaa ja vaivaa, joka liittyy yleensä kopioon ja liittämiseen tai manuaaliseen tietojen syöttö prosessiin. Seuraavassa on joitakin tilanteita, joissa voit käyttää tätä prosessia tietojen keräämiseen:
Kyselyt Voit tehdä kyselyn ja koota tulokset luomalla ensin tieto kannan, jossa on tarvittavat taulut tulosten tallentamista varten, ja käyttämällä ohjattua toimintoa kysely lomakkeen luomiseen ja postittaa ne sitten kyselyn osallistujille. Kun osallistujat vastaavat kyselyyn, kysely tiedot tallennetaan automaattisesti tieto kantaan.
Tila raportit Riippumatta siitä, onko kyseessä Viimeisin varasto tason tila tai ajan tasalla olevat tiedot odottavista ongelmista, tiimisi voi pitää sinut ajan tasalla lähettämällä sinulle Sähkö posti viestejä, jotka sisältävät nykyiset tiedot säännöllisin väli ajoin.
Tapahtumien hallinta Kun järjestät koko uksen tai koulutuksen tai muita tapahtumia, voit lähettää yhden tai useamman lomakkeen Sähkö posti viestinä, jossa kerätään yhteys tiedot, matkat ja hotelli asetukset ja niin edelleen. Jos haluat, että vasta ukset käsitellään automaattisesti, osallistujat voivat muuttaa asetuksiaan milloin tahansa ilmoittamatta siitä sinulle, ja voit aina käyttää uusimpia tietoja päätöksen tekoa varten.
Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit käyttää tätä prosessia, miten ohjattu toiminto aloitetaan ja miten saat lisä tietoja eri vaiheista, jotta voit tehdä parhaiten ilmoitetun valinnan ohjatun toiminnon ohjeiden mukaisesti.
Huomautus: Et voi lisätä kerättyjä tietoja, jos vastaanottaja on käyttänyt joko Hotmailia tai Yahooa tietojen kerääminen-lomakkeen lähettämiseen.
Ennen aloittamista
Jos tämä on ensimmäinen kerta, kun keräät tietoja Sähkö posti viestien avulla, toimi seuraavasti:
-
Varmista, että olet asentanut seuraavat sovellukset tieto koneeseesi:
-
Käytä 2007 tai Accessia 2010.
-
Outlook 2007 tai Outlook 2010. Sinulla on oltava Outlook asennettuna ja määritettynä tieto koneessa, jota käytät Sähkö posti viestien lähettämiseen. Jos Outlook on asennettu, mutta sitä ei ole vielä määritetty, Käynnistä Outlook ja noudata ohjatun Outlookin käynnistys toiminnon ohjeita. Lisä tietoja ohjatusta toiminnosta on Outlookin ohjeessa.
-
Jos aiot käyttää InfoPath-lomaketta, varmista, että asennettuna on InfoPath 2007 tai uudempi versio, ja että vastaanottajat tarvitsevat myös InfoPathin asentamisen tieto koneisiinsa.
-
Sähkö postin vastaanottajat voivat tarkastella ja muokata lomaketta, jos heillä on joko oltava InfoPath tai sähkö posti ohjelma, joka tukee tieto koneisiinsa asennettua HTML-muotoa.
Tietojen keräämiseen Sähkö posti viestien kautta käytettävä lomake ei ole käyttö oikeus lomake. Ohjattu toiminto luo erikoislomakkeen joko HTML-tai InfoPath-muodossa.
Tunnista kohde tieto kanta. Tieto kanta voi olla joko. mdb-tai. accdb-muotoinen. Lisäksi. MDE-ja. ACCDE-tiedostoja tuetaan. Jos et halua käyttää aiemmin luotua tieto kantaa, sinun on luotava uusi.
-
-
Tunnista tai luo taulut, joihin haluat lisätä sähkö postin vastausten tiedot. Jos keräät tietoja aiemmin luoduille taulukoille, varmista, että ne eivät ole vain luku-tilassa ja että sinulla on tarvittavat käyttö oikeudet lisätä tai päivittää sisältöä.
Huomautus: Liite-, laskuri-, OLE-ja moniarvoisia kenttä tyyppejä ei voi kerätä Sähkö posti viestien avulla
Jos tietojen keräys toiminto täyttää vähintään kaksi taulukkoa, sinun on luotava valinta kysely ja käytettävä sitä lomakkeen tietue lähteenä. Varmista, että kysely sisältää kaikki pakolliset kentät pohjana olevista tauluista. Jos käytät aiemmin luotua kyselyä, varmista, ettei kysely ole vain luku-tilassa ja että sinulla on tarvittavat käyttö oikeudet sen sisällön lisäämiseen tai päivittämiseen. Lisä tietoja kahden tai useamman taulukon perusteella tehdyn kyselyn luomisesta on artikkelissa Johdatus kyselyihin.
Tallenna tiedot uutena tietueena seuraavissa tilanteissa:
-
Jos tiedot on täytetty useaan taulukkoon.
-
Jos kohde taulukossa ei ole perusavainkenttää. Perusavaimen arvot ovat välttämättömiä, jotta jokainen vastaus voidaan yhdistää aiemmin luotuun tietueeseen. Jos kohde taulukossa ei ole perusavainkenttää, lisää se nyt tai Määritä aiemmin luotu kenttä, jossa on yksilölliset arvot perusavaimeksi.
-
Jos kohde taulukossa ei ole tietueita. Jos taulukko on tyhjä, ohjattu toiminto olettaa, että haluat lisätä tietueita.
-
Jos edunsaajien Sähkö posti osoitteita ei tallenneta tieto kannan kenttänä. Kun keräät tietoja tietueiden päivittämistä varten, et voi kirjoittaa osoitteita manuaalisesti ohjatun toiminnon luomiin viesteihin. Osoite-kentän on oltava kohde taulukossa tai taulukossa, jossa on yhteys kohde taulukkoon.
Käytön aloittaminen
-
Avaa tieto kanta, johon kerätyt tiedot tallennetaan.
-
Jos haluat lisätä tiedot yksittäiseen taulukkoon, valitse taulukko siirtymis ruudussa. Jos haluat täyttää useita toisiinsa liittyviä taulukkoja, Valitse kysely, joka on sidottu näihin tauluihin.
-
Käynnistä ohjattu toiminto jollakin seuraavista tavoista:
-
Valitse ulkoiset tiedot -väli lehden kerää tiedot -ryhmässä Luo Sähkö posti viesti.
-
Napsauta taulukkoa tai kyselyä hiiren kakkos painikkeella ja valitse sitten Kerää ja Päivitä tiedotsähköpostitse.
Huomautus: Jos taulukossa ei ole kenttiä tai siinä on vain laskuri-, OLE-objekti-, liite-tai moniarvoisia haku kenttä tyyppejä, näyttöön tulee seuraava sanoma: valitussa taulukossa tai kyselyssä ei ole kenttiä, jotka tukevat tietojen keräämistä sähkö postin avulla.
-
Jos taulukossa on kenttiä, jotka tukevat tietojen keräämistä, ohjattu toiminto käynnistyy. Jos kohde taulukko tukee tietojen lisäämistä ja päivittämistä, ohjattu toiminto opastaa tarvittavien vaiheiden keräämisessä Sähkö posti viesteissä.
Käytä seuraavia osioita viitteenä kaikkiin kysymyksiin, joita sinulla saattaa olla prosessin seuraavien seitsemän päävaiheen aikana.
Valitse, minkä tyyppistä tietojen syöttö lomaketta haluat lähettää
Valitse lomake tyyppi itsellesi ja vastaanottajallesi helppokäyttöisyyden perusteella.
HTML-lomakkeen valitseminen Kuka tahansa käyttäjä, jonka Sähkö posti sovellus tukee HTML:ää, voi tarkastella ja muokata HTML-lomaketta
Valitse Microsoft InfoPath-lomake Tämä vaihto ehto näkyy vain, jos InfoPath on asennettu tieto koneeseen. Valitse tämä vaihto ehto vain, jos kaikki vastaanottajat ovat asentaneet InfoPathin ja Outlookin tieto koneisiinsa. InfoPath-lomake tarjoaa paremman tietojen syöttö-ja muokkaus ympäristön
Seuraava ohjatun toiminnon sivu tulee näkyviin sen mukaan, tukeeko kohde objekti tietojen päivittämistä. Jos objekti on kahteen tai useampaan taulukkoon perustuva kysely tai jos se on taulukko, jossa ei ole perusavainkenttää tai joka ei sisällä tietueita, ohjattu toiminto olettaa, että haluat lisätä uusia tietueita, ja pyytää sinua valitsemaan lomake kentät. Kaikissa muissa tapa uksissa ohjattu toiminto kehottaa sinua määrittämään, Haluatko lisätä tai päivittää tietoja, ennen kuin pyydät sinua valitsemaan lomake kentät.
Valitse, kerätäänkö uusia tietoja vai päivitetäänkö olemassa olevat tiedot
Määritä, mitä haluat tehdä tiedoilla. Käyttämäsi lomakkeen tyyppi vaikuttaa siihen, kuinka monta uutta tietuetta vastaanottaja voi lähettää sinulle yhdessä vasta uksessa. Kun päivität tietoja, niiden tietueiden määrä, jotka edunsaajan on päivitettävä, ilmaisee viestiin sisällytettävien valmiiksi suoritettujen lomakkeiden määrän.
Huomautus: Voit lisätä uusia tietueita kirjoittamalla Sähkö posti osoitteet Sähkö posti viestin osoite-ruutuun, kun viesti luodaan. Jos haluat päivittää olemassa olevia tietoja, niiden sähkö posti osoitteet on tallennettava pohjana olevan taulukon tai kyselyn kentäksi tai liittyvään taulukkoon.
Kerättävien tietojen määrittäminen
Kun valitset lomakkeeseen sisällytettävät kentät, sinun ei tarvitse sisällyttää lomakkeeseen kaikkia pohjana olevan taulukon tai kyselyn kenttiä. Seuraavien ehtojen on kuitenkin täytyttävä:
-
Pakolliset kentät: Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia kenttiä. Jos keräät uusia tietueita, ohjattu toiminto sisällyttää automaattisesti kaikki kentät, joiden pakollinen -ominaisuuden arvoksi on valittu Kyllä. Jos tietueen pakolliset kentät ovat tyhjiä, Accessissa ei voi lisätä tietuetta taulukkoon.
-
Kenttä tyyppejä, joita ei tueta: Et voi sisällyttää lomakkeeseen tiettyjä kenttä tyyppejä, kuten, laskuri, liitteet, OLE-objekti tai moniarvoisia haku kenttiä.
-
Perusavainkenttä: Käyttäjä voi kirjoittaa arvon kenttään, kun tietueita lisätään. vastausta ei prosessoida, jos määritetty arvo on jo käytössä.
Huomautus: Määritä kunkin sisällytettävän kentän kentän ominaisuudet-kohdassa otsikko ja valitse vain luku- vaihto ehdot, jos et halua käyttäjän muuttavan kentän tietoja.
Automaattisen tai manuaalisen tietojenkäsittelyn määrittäminen
Voit valita automaattisen tai manuaalisen vastausten käsittelyn. Automaattinen käsittely tarkoittaa sitä, että kun saat vasta ukset, Outlook ja Accessia käyttävät yhdessä tietojen viemiseen tieto kannan kohde taulukoihin. Automaattinen käsittely voi säästää aikaa ja vaivaa. Manuaalinen käsitteleminen tarkoittaa vain sitä, että käynnistät vienti toiminnon, joka siirtää tiedot määritetystä kansiosta Outlookiin, Accessissa kohde taulukkoon.
Vasta ukset viedään kohde taulukkoon, kunhan seuraavat ehdot täyttyvät, kun vasta ukset saapuvat posti laatikkoosi:
-
Outlookin on oltava jo käynnissä tieto koneessasi. Jos Outlook ei ole käynnissä, käsittely käynnistyy, kun käynnistät Outlookin seuraavan kerran.
-
Accessia ei saa suojata Sala sanalla, eikä sitä saa avata yksityiskäyttötilassa. Tieto kannan nimi tai sijainti ei saa muuttua Sähkö posti viestin lähettämisen jälkeen.
-
Taulukkojen ja kyselyjen nimet sekä lomakkeeseen sisältyvien kenttien ominaisuudet eivät saa muuttua Sähkö posti viestin lähettämisen jälkeen.
-
Sinulla on oltava tarvittavat käyttö oikeudet, jotta voit lisätä tai päivittää pohjana olevien taulukkojen ja kyselyjen sisältöä.
Huomautus: Jos automaattinen käsittely epäonnistuu, yritä korjata ongelmat ja vie sitten manuaalisesti vasta ukset, jotka epäonnistuivat. Kaikki vasta ukset, jotka saapuvat Saapuneet-kansioosi ongelmien ratkaisemisen jälkeen, käsitellään edelleen automaattisesti.
Vastausten automaattisen käsittelyn hallinta ominaisuuksien asettaminen
Jos haluat määrittää toisen Outlook-kansion, johon vasta ukset tallennetaan, valitse Määritä, miten haluat käsitellä ohjatun toiminnon vasta ukset -sivu, napsauttamalla kansion nimeä. Valitse Valitse kansio -valinta ikkunassa joko toinen kansio tai luo uusi kansio valitsemalla Uusi .
Jos valitset Määritä ominaisuudet, jos haluat hallita vastausten automaattista käsittelemistä , jos haluat muuttaa tai hienosäätää tuonti asetuksia, Katso lisä tietoja käytettävissä olevista vaihto ehdoista seuraavasta taulukosta:
|
Vaihtoehto |
Tulos |
|---|---|
|
Hylkää niiden henkilöiden vasta ukset, joille et lähettänyt viestiä |
Valitse tämä valinta ruutu, jos haluat, että vain viestin alkuperäisten edunsaajien lähettämät vasta ukset käsitellään automaattisesti. Muiden henkilöiden vasta ukset tallennetaan kohde kansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti. |
|
Hyväksy useita vasta uksia jokaiselta tuensaajalta |
Valitse tämä valinta ruutu, jos haluat, että vain kunkin tuensaajan ensimmäinen vastaus käsitellään automaattisesti. Toinen ja myöhemmät vasta ukset tallennetaan kohde kansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti. Huomautus: Tämä asetus hallitsee vain vastausten määrää eikä yksittäisen vasta uksen tietueiden määrää, jotka käsitellään. Toisin sanoen, jos lähetät InfoPath-lomakkeen, käyttäjä voi lähettää sinulle useita tietueita yhteen vasta ukseen, jolloin Accessissa käsitellään automaattisesti kaikki vasta uksen tietueet, vaikka tämä valinta ruutu ei olisikaan valittuna. |
|
Salli vain olemassa olevien tietojen päivitykset |
Kun vastaanottajat käyttävät InfoPath-lomaketta tietojen päivittämiseen, he voivat lähettää uusia tietueita olemassa olevien tietueiden päivitysten lisäksi. Valitse tämä valinta ruutu, jos haluat käsitellä vain olemassa olevien tietueiden päivitykset. |
|
Käsiteltävien vastausten määrä |
Kirjoita niiden vastausten kokonaismäärä (kaikilta tuensaajilta), jotka haluat käsitellä automaattisesti. Jos haluat, että kaikki vasta ukset käsitellään automaattisesti, kirjoita teksti ruutuun suuri arvo, kuten 5000. Vasta ukset, jotka vastaanotetaan määritetyn arvon saavuttamisen jälkeen, tallennetaan kohde kansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti. |
|
Lopetus päivämäärä ja-aika |
Määritä, milloin vastausten automaattisen käsittelyn pitäisi pysähtyä tälle Sähkö posti viestille. Tämän päivä määrän ja kellon ajan jälkeen vastaanotetut vasta ukset tallennetaan kohde kansioon, mutta niitä ei käsitellä automaattisesti. |
Jos haluat muuttaa näitä asetuksia myöhemmin, valitse ulkoiset tiedot -väli lehden kerää tiedot -ryhmässä vastausten hallinta. Valitse Hallitse tietojen keräämisen viestejä -valinta ikkunassa viesti, jonka asetuksia haluat muuttaa, ja valitse sitten viesti asetukset. Valinta ikkunassa tekemäsi muutokset vaikuttavat kaikkiin kyseisessä viestissä saamiisi vasta uksiin.
Vastausten käsitteleminen manuaalisesti
Jos haluat määrittää, milloin ja mitkä vasta ukset käsitellään, älä valitse Automaattinen prosessi-vaihto ehtoa. Vasta ukset tallennetaan Outlookiin määritettyyn kansioon, kunnes valitset kunkin kansion vasta uksen ja napsautat sitä hiiren kakkos painikkeella, ja valitse sitten pikavalikossa Vie tiedot Microsoft Accessiin .
Joissain tapa uksissa sinun on ehkä käsiteltävä myös manuaalisesti vasta uksia, joita ei voitu käsitellä automaattisesti.
Muista seuraavat asiat ennen tietojen viemistä
-
Tieto kanta ei saa avautua yksityiskäyttötilassa eikä sen nimi tai sijainti saa muuttua Sähkö posti viestin lähettämisen jälkeen.
-
Taulukkojen ja kyselyjen nimet sekä lomakkeeseen sisältyvien kenttien ominaisuudet eivät saa muuttua Sähkö posti viestin lähettämisen jälkeen.
-
Sinulla on oltava tarvittavat käyttö oikeudet, jotta voit lisätä tai päivittää pohjana olevien taulukkojen ja kyselyjen sisältöä.
Valitse, miten haluat määrittää vastaanottajat Sähkö posti osoitteet
Jos keräät vain uusia tietoja, voit määrittää Sähkö posti osoitteet kahdella tavalla:
-
Kirjoita Sähkö posti osoitteet yksitellen Outlookin Sähkö posti viestiin tai valitse osoite kirjan osoitteet.
-
Käytä nykyisen käyttö oikeus tieto kannan taulukon tai kyselyn Sähkö posti osoite-kenttää.
Huomautus: Kun keräät tietoja olemassa olevien tietueiden päivittämiseksi, valinta ikkuna ei ole käytettävissä, koska vastaanottajaluettelon Sähkö posti osoitteet on ensin oltava saatavilla kenttänä tieto kannassa.
Sähkö posti osoitteiden syöttäminen suoraan Outlookissa
Jos määrität vastaanottajat Outlookissa, voit esikatsella ja mukauttaa viestiä ennen sen lähettämistä. Sähkö posti viestin teksti osassa on lyhyt esittely ja lomake. On suositeltavaa, ettet tee muutoksia lomakkeeseen. Lomake rakenteeseen tehdyt muutokset saattavat johtaa siihen, että vastausta ei käsitellä.
Tieto kannan kenttään tallennettujen Sähkö posti osoitteiden käyttäminen
Liittyvän taulukon valitseminen viittaa toisiinsa liittyviin taulu koihin. Jos haluat tarkastella tai muokata tieto kannan taulu koiden yhteyksiä, valitse tieto kanta työkalut. Valitse yhteydet-ryhmässäyhteydet .
Lisä tietoja yhteyksistä on artikkelissa taulu koiden yhteydet- Ohje.
Vastaanottajaluettelon tarkistaminen ja määrittäminen
Viimeiseen päävaiheeseen kuuluu Sähkö posti viestin esikatselu ja mukauttaminen, vastaanottajaluettelon hienosäätäminen ja tietojen keräämisen viestin lähettäminen.
Sähkö posti viestin luominen ja lähettäminen
Kun ohjattu toiminto ilmoittaa, että voit nyt luoda sähkö posti viestin ja näyttää, miten voit tarkastella sähkö postin tilaa vastausten hallinta -komennolla, näyttöön saattaa tulla joitakin varoitus sanomia. Seuraavassa taulukossa kuvataan kaikki varoitukset ja toimet, joita voit käyttää ongelman ratkaisemiseksi:
|
Varoitus viesti |
Kuvaus |
US olution |
|---|---|---|
|
Jotkin tietueet eivät sisällä kelvollista osoitetta määritetyssä Sähkö posti Osoite-kentässä. Näille riveille ei palauteta tietoja. |
Valitsemasi Sähkö posti osoite-kenttä sisältää Null-arvoja. |
Jos haluat kerätä tietoja jokaisesta tietueesta, poistu ohjatusta toiminnosta ja Aseta Null-arvot Sähkö posti osoitteisiin. Käynnistä sitten Ohjattu toiminto uudelleen. |
|
Sinulla on tällä hetkellä yksinomainen tieto kannan lukitus; automaattinen käsittely epäonnistuu, kunnes lukko vapautetaan. |
Tieto kanta on avattuna yksityiskäyttötilassa. |
Jos valitsit, että vasta ukset käsitellään automaattisesti, käsittely epäonnistuu, koska Accessissa ei voi lisätä tai päivittää tieto kantaa, jossa on yksinomainen lukitus. Sulje tieto kanta ja avaa se uudelleen muussa kuin yksityiskäyttötilassa heti viestin lähettämisen jälkeen. |
|
Nämä Sähkö posti viestit voivat sisältää luottamuksellisia tai arkaluontoista tietoa. |
Keräät tietoja olemassa olevien tietueiden päivittämistä varten, ja lähetettävä lomake on valmiiksi olemassa olevien tietojen kanssa. |
Jos jotkin lomake kentät sisältävät arkaluonteisia tietoja, palaa ohjatun toiminnon vaiheeseen, jossa valitsit kentät, ja poista kentät, jotka sisältävät luottamuksellista tietoa lomakkeesta |
Kun olet esikatselussa ja mukauttanut viestiä, voit suodattaa Sähkö posti osoite-kentän ja valita vastaanottajat. Valitse Sähkö posti osoitteet, joita haluat käyttää, valitsemalla vastaavat valinta neliöt. Jos näkyviin tulee valinta ikkuna, jossa luetellaan Virheelliset Sähkö posti osoitteet, merkitse muistiin luettelon osoitteet ja valitse Lopeta. Tarkista Virheelliset osoitteet, tee tarvittavat korjaukset ja yritä sitten lähettää viesti uudelleen.
