Suunnitelmia suunnitelmien sisällä: pääprojektit ja aliprojektit

Projektit voivat laajeta nopeasti. Helppo rakennusprojekti voi muuttua kokoelmaksi pienempiä projekteja, esimerkiksi suunnittelu-, kaivaus-, perustus- ja markkinointiprojekteiksi. Voit helpottaa projektisi hallintaa luomalla pieniä projekteja, jotka linkität Microsoft Project 2010:ssä yhdeksi projektitiedostoksi. Näin näet, miten ne sopivat pääprojektiin.

Sisältö

Yleisiä tietoja pääprojekteista

Lisätietoja

Aliprojektien käsitteleminen pääprojektissa

Lisätietoja

Tiedostojen yhdistämisen vaikutus resursseihin

Muita tapoja yhdistää tiedostoja

Yleisiä tietoja pääprojekteista

pääprojekti on kokoelma yhteen koottuja projekteja, jotka on ryhmitelty keskenään hierarkkisesti. Pääprojektiin lisättyjä projekteja kutsutaan aliprojekti.

Yhteen kootut projektit

Painikkeen kuva Kun lisäät aliprojektin, pieni projektikuvake erottaa sen pääprojektiin kuuluvista yhteenvetotehtävistä.

Painikkeen kuva Aliprojektit näkyvät pääprojektissa yhteenvetotehtävä, joita voi helposti järjestellä jäsennetyssä muodossa.

Painikkeen kuva Jos haluat laajentaa aliprojektin ja tarkastella sen tehtäviä, napsauta aliprojektin viereistä plusmerkkiä.

Painikkeen kuva Kukin aliprojekti vastaa tiettyä pääprojektin vaihetta tai toiminnallista ryhmää.

Kun lisäät aliprojektin pääprojektiin, ne linkitetään toisiinsa ja voit tarkastella aliprojektin kaikkia tietoja pääprojektista.

Kun päivität aliprojektin pääprojektista, se päivittyy myös lähdetiedostossaan. Jos haluat vain yhdistää tiedostot raportin luomista tai projektin yhdistetyt tiedot sisältävän näkymän tulostamista varten, voit myös yhdistää ne tilapäisesti näkymässä.

Pääprojektin ja siihen kuuluvien aliprojektien luominen mahdollistaa suurten projektien jakamisen pienemmiksi ja osien määrittämisen eri henkilöiden vastuulle. Kun aliprojektit määritetään vastuuhenkilöilleen näin, hallinnollinen vastuu aliprojekteista voidaan antaa henkilöille, jotka tekevät itse varsinaisen työn. Projektin sisällä aliprojektien luominen auttaa projektipäälliköitä käyttämään ja hallitsemaan omaa osaansa aikataulusta.

Voit selvittää, kannattaako projekti jakaa pääprojektiksi ja aliprojekteiksi, arvioimalla seuraavia seikkoja:

  • Projekti on hyvin suuri ja yksityiskohtainen.     Jos projektissa on enemmän kuin muutama sata tehtävää, sen jakaminen aliprojekteiksi helpottaa projektin hallintaa. Jos projektin jotkin osat on eritelty paremmin kuin toiset, nämä osat kannattaa ehkä jakaa aliprojekteiksi. Silloin useimmat käyttäjät näkevät vain aliprojektin tiivistetyn kuvauksen, mutta asiasta kiinnostuneet voivat halutessaan tarkastelle lisätietoja. Yksittäinen tiedosto on lähes aina nopeampi vaihtoehto, mutta mahdollisuus keskittyä vain projektin tiettyyn osaan voi joskus olla sen arvoista.

  • Organisaatio ei ole keskitetty.     Hajautetussa organisaatiossa työntekijät voivat pääprojektin ja aliprojektien ansiosta hallita omaa osaansa projektista helpommin kuin käyttämällä keskitettyä projektitiedostoa.

  • Haluat tehostaa organisaation suunnittelumenetelmiä.     Jos alatason johtajat vastaavat projektissa tarvittavista tehtävistä, voi olla järkevää antaa heille mahdollisuus suunnitella oman työryhmänsä työ ja yhdistää sitten oma projektitiedostonsa pääprojektiin. Jos suunnittelu tapahtuu ylhäältä alas, kannattaa ehkä jakaa alkuperäinen suunnitelma aliprojekteihin, jolloin yksittäisillä projektipäälliköillä tai työryhmillä on mahdollisuus tarkastella ja hallita omia aikataulujaan.

  • Työskentelet useassa projektissa.     Projektipäälliköillä voi olla useita projekteja, joita he käsittelevät koko ajan, olivatpa nämä projektit keskenään yhteydessä tai eivät. Sen sijaan, että avaisit projektit yksitellen, voit avata ne kaikki kerralla avaamalla pääprojektin. Tämä helpottaa useita projekteja käsittävien raporttien laatimista. Jos projekti ovat yhteydessä keskenään, projektipäällikkö voi luoda eri projekteissa olevien tehtävien välille tehtävien riippuvuudet. Jos tehtävien välille luodaan riippuvuuksia, projektipäälliköiden on helpompi nähdä, miten muiden projektipäälliköiden työt vaikuttavat heidän aikatauluihinsa.

  • Jotkin projektit ovat alisteisia toisille projekteille.     Voit kuvata projektitehtävien hierarkiaa lisäämällä projekteja uusiin tiedostoihin. Tällä tavoin luotu aliprojektirakenne kuvastaa ryhmän jäsenten prioriteetteja ja vastuita sekä eri alueiden tehtävien yhteyksiä kokonaisaikatauluun.

  • Useat käyttäjät voivat muokata projektia.     Ihannetapauksessa yksi projektipäällikkö on projektitiedoston omistaja ja vastaa sen hallinnasta ja muuttamisesta yksin. Usein projekti on kuitenkin osa suurempaa ohjelmaa, jolloin myös ylemmän tason johtajien on päästävä muokkaamaan sitä. Projektiryhmän jäsenillä on kullakin oma tiedostonsa, jossa he voivat keskittyä omaan työhönsä, ja pääprojektista vastaava projektipäällikkö voi koordinoida aliprojektien projektiryhmien aikatauluja.

    Voi olla järkevää määrittää aliprojektien välitavoitteet sidotuiksi pääprojektin välitavoitteisiin, jotta projektin aikataulut pysyvät kokonaisaikataulun puitteissa. Voit koordinoida välitavoitteet määrittämällä riippuvuuden välitavoitteiden välille tai kopioimalla pääprojektin välitavoitteet kuhunkin aliprojektiin.

  • Projektilla on useita sidosryhmiä, jotka ovat kiinnostuneita projektin eri osista.     Jos ihmiset haluavat katsella eri tietoja, projektipäälliköt voivat siirtää kaikki projektitiedostot palvelimeen ja mukauttaa erilaisia näkymiä eri sidosryhmiä varten. Samaa projektitiedostoa voi käyttää näytettävien tietojen mukauttamiseen aliprojektina eri pääprojekteissa.

  • Haluat aliprojektien olevan vain luku ‑muotoisia.     Voit parantaa projektin eri osien hallittavuutta siirtämällä tehtäviä aliprojekteihin ja rajoittamalla niiden käyttöoikeuden vain avainhenkilöille.

  • Haluat analysoida kokonaisprojektin lisäksi myös kunkin vaiheen kriittisen polun.     Kussakin projektissa on kriittinen polku. Kun yhdistät monta projektia yhdeksi pääprojektiksi, voit helposti nähdä pääprojektissa aliprojektien yleiset kriittiset polut ja samalla säilyttää kunkin aliprojektin oman kriittisen polun.

Lisätietoja

Aliprojektien järjestäminen uudelleen pääprojektissa

Aliprojektin ja pääprojektin välisen linkityksen poistaminen

Aliprojektien käsitteleminen pääprojektissa

Kun lisäät aliprojektin pääprojektiin, aliprojektia vastaa tehtäväluettelossa näkyvä yhteenvetotehtävä, jonka Ilmaisimet-kentässä näkyy projektin ilmaisin. Aliprojekti näkyy sillä sisennystasolla, johon sen lisäsit, mutta voit sisentää tai ulontaa sitä samalla tavalla kuin tavallista tehtävää. Koska aliprojekti vastaa yhteenvetotehtävää, et voi muokata sen yhteenvetotietoja, mutta voit laajentaa aliprojektin tietoja jäsennysnäkymässä niin, että sen tehtävät näkyvät, ja muokata projektin tietoja pääprojektitiedostossa.

Huomautus: Aliprojektissa mahdollisesti käytetyt yhteenvetotehtävä tai Gantt-palkki muotoilut eivät näy pääprojektissa. Muotoilutiedot tallennetaan kuhunkin tiedostoon, ja ne on otettava käyttöön pääprojektista erillään.

Kun tallennat pääprojektin, aliprojektiin tehdyt muutokset tallennetaan myös aliprojektin lähdetiedostoon. Jos haluat käsitellä lähdetiedostoa suoraan avaamatta pääprojektitiedostoa, aliprojektin lähdetiedostoon tehdyt muutokset päivittyvät automaattisesti pääprojektitiedostoon.

Huomautus: Jos et enää halua pitää pää- ja aliprojektia synkronoituina keskenään, voit poistaa niiden välisen linkityksen. Sen jälkeen ali- tai pääprojektiin tehdyt muutokset eivät enää päivity keskenään.

Lisätietoja

Aliprojektien järjestäminen uudelleen pääprojektissa

Aliprojektin ja pääprojektin välisen linkityksen poistaminen

Tiedostojen yhdistämisen vaikutus resursseihin

Kun olet yhdistänyt tiedostot yhdeksi pääprojektitiedostoksi, kummankin tiedoston resurssit pysyvät erillisinä samalla tavalla kuin aliprojektin tehtävät säilyvät aliprojektissa. Voit muuttaa pääprojektin resurssitietoja, jolloin muutokset näkyvät myös aliprojektin lähdetiedostossa. Voit katsella pääprojektin ja aliprojektien resurssitietoja kootusti Resurssitaulukko-näkymässä, mutta et voi varata resurssia tehtävään, joka ei ole sen kanssa samassa aliprojektissa.

Huomautus: Jos samoja resursseja käytetään useissa aliprojekteissa, sama resurssin nimi voi näkyä useita kertoja, sillä resurssitietoja ei yhdistetä. Jos haluat varata resursseja eri aliprojektien tehtäviin ja ratkaista resurssien kaksinkertaisia varauksia, voit yhdistää resurssit resurssivaranto ja määrittää ne muiden tiedostojen käyttöön.

Muita tapoja yhdistää tiedostoja

Toisiinsa liittymättömien tiedostojen yhdistäminen

Lisätietoja

Työtilan luominen

Pää- ja aliprojekteilla voit luoda projektihierarkian, joka vastaa projektien välisiä suhteita ja joissakin tapauksissa myös organisaation rakennetta. Mutta projektitiedostojen yhdistämiseen voi olla muitakin syitä, esimerkiksi pikaista tarkastelua tai tulostamista varten.

Toisiinsa liittymättömien tiedostojen yhdistäminen

Yhdistettyjä tiedostoja kannattaa käyttää, jos haluat yhdistää useita tiedostoja samaan ikkunaan riippumatta siitä, ovatko tiedostot yhteydessä toisiinsa vai eivät. Toisiinsa liittymättömien tiedostojen yhdistäminen helpottaa eri projekteista peräisin olevien tietojen tarkastelua ja tulostamista. Projektitiedostoja kannattaa yhdistää esimerkiksi silloin, kun seurattavana on monia keskeneräisiä projektia siksi, että osallistut usean eri tuotteen kehittämiseen. Voit lajitella ja ryhmitellä tietoja tuotenimien, projektien määräaikojen tai vastuuhenkilöiden mukaan ja etsiä tarvitsemasi tiedot. Voit esimerkiksi tulostaa Gantt-kaavionäkymä, jossa näkyvät kaikki projektisi.

Lisätietoja

Sivun alkuun

Työtilan luominen

Projektien yhdistämisen sijaan voit luoda työtilan, jossa on useita projektitiedostoja, joista kukin on avattu omaan ikkunaansa. Työtila kannattaa luoda, jos käsittelet säännöllisesti samoja projektitiedostoja etkä halua yhdistää niitä yhdeksi pääprojektiksi.

Kun avaat tiedostoja ja tallennat niitä työtilana, Project tallentaa tiedostot ja niiden asetukset yhdeksi työtilatiedostoksi. Kun avaat työtilatiedoston, kaikki siihen kuuluvat tiedostot avautuvat samanaikaisesti. Kullakin projektilla on oma painikkeensa tehtäväpalkissa, mikä helpottaa projektien välillä siirtymistä.

Jos haluat luoda työtilan, valitse tai avaa haluamasi projektitiedostot ja valitse sitten Tiedosto-välilehdestä Tallenna tiedot.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×