Suorituskyvyn parantaminen varianssin kynnysarvojen avulla Office Project 2007:ssä

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Laatija: Bonnie Biafore

Voit seurata projektin suorituskykyä sekä saada varhaisia varoituksia sen myöhästymisistä ja ylityksistä vertailemalla kustannus- ja aikatauluvariansseja projektin kynnysarvojen määrittämiseksi.     Mutta ennen kuin näet, onko projekti etuajassa vai laahaako se jäljessä, sinun on määritettävä projektin aikataulua ja budjettia koskevia varianssikynnysarvoja. Microsoft Office Project 2007 voi laskea kustannus- ja aikatauluvarianssit puolestasi, ja kynnysarvot voidaan tallentaa ja varianssit voidaan laskea mukautetuissa kentissä vertaamalla niitä kynnysarvoihin. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit määrittää aikataulu- ja kustannuskynnysarvot Office Project 2007:ssä ja Microsoft Office Excel 2007:ssä varianssien vertaamiseksi näihin kynnysarvoihin. Saat myös tietää, miten voit korostaa varianssin tilaa visuaalisten ilmaisinten avulla Office Project 2007:ssä ja Office Excel 2007:ssä.

Tässä artikkelissa käsiteltävät aiheet:

Varianssien laskeminen Office Project 2007:ssä

Varianssien vertaaminen kynnysarvoihin

Varianssitietojen tulkinnan helpottaminen Office Project 2007:ssä

Myöhästymisten ja ylitysten välttäminen

Varianssien laskeminen Office Project 2007:ssä

Office Project 2007 voi laskea varianssit ja projektin suorituskyvyn. Ennen näitä laskelmia on kuitenkin suoritettava yksi hyvin tärkeä tehtävä eli tallennettava projektin perusaikataulu. Tämän perustavan tiedon avulla voit suunnitella aikataulun, kustannukset ja muut projektin toimenpiteet, joita sidosryhmien on noudatettava. Muuten Office Project 2007:ssä ei ole saavutettavia tavoitteita, etkä siten voi lähettää varoituksia, jos projektisi liukuu sivuraiteille.

Suorituskyvyn mittaaminen ansaitun arvon analyysin avulla

Yhtenä haasteena on, että perusvarianssikenttien avulla on vaikea määrittää, mitkä tehtävät ovat aikataulussaan tai mitkä niistä aiheuttavat ongelmia. Prosenttilukua on paljon helpompi tulkita kuin dollarimääriä tai päivämäärävariansseja projektin etenemisestä tai perusaikataulun tarkistuskerroista huolimatta.

Millä tavoin suorituskykysuhdeluku auttaa sinua arvioimaan projektin suorituskykyä? Kuten tiedät, todellisten arvojen vertaaminen arvioihin voi olla harhaanjohtavaa. Oletetaan, että projekti on kestänyt puolet arvioidusta ajasta ja kuluttanut puolet arvioidusta budjetista. Se, ovatko nämä hyviä uutisia, riippuu tehdyn projektityön määrästä. Ansaitun arvon (EV) analyysin avulla saat selkeän kuvan projektin suorituskyvystä vertaamalla arvioituja ja todellisia arvoja tehtyyn työmäärään.

Ennen kuin tarkastelet EV-suhdelukuja suorituskyvyn seuraamiseksi, on tärkeää ymmärtää taustalla olevat toimenpiteet:

  • Aikataulutetun työn budjetoidut kustannukset (BCWS) ovat perusaikataulukustannuksia, jotka perustuvat projektisuunnitelman ajoitettujen tehtävien määräpäivään: miten paljon projektikustannuksia on kulutettu määräpäivään mennessä, oli projekti sitten päättynyt tai ei. Jos esimerkiksi 30. syyskuuta 2008 mennessä päättyväksi ajoitettujen tehtävien kustannukset ovat 10 000 dollaria, kyseisen päivämäärän BCWS-kustannukset ovat 10 000 dollaria.

  • Tehdyn työn todelliset kustannukset (ACWP) tarkoittavat määräpäivään mennessä tehdyn työn kustannuksia loppuun tehdyistä töistä huolimatta. ACWS-kustannukset 30. syyskuuta 2008 osoittavat, miten paljon varoista on tähän mennessä käytetty.

  • Aikataulutetun työn budjetoidut kustannukset (BCWS) ovat ansaittu arvo, koska sillä mitataan kustannuksia, jotka olet arvioinut tarvittavan työn suorittamiseen tai ansaitsemiseen määräpäivään mennessä. Esimerkiksi jos suoritettujen tehtävien budjetoidut kustannukset ovat 15 000 dollaria, BCWP-kustannukset ovat 15 000 dollaria, jos sait nämä tehtävät valmiiksi aiemmin, myöhemmin tai aikataulussa.

Vertaaminen kynnysarvoihin ansaitun arvon suhteiden avulla

EV-analyysissa käytetään useita suhdelukuja aikataulua ja kustannuksia koskevan suorituskyvyn arviointiin, mukaan lukien aikatauluvarianssi (SV), kustannusvarianssi (CV), aikataulun suorituskykyindeksi (SPI) ja kustannusten suorituskykyindeksi (CPI). Kynnysarvoja voidaan vertailla parhaiten Office Project 2007:n suhdeluvun laskentatoiminnolla ja muilla uusilla ominaisuuksilla:

  • EV-kustannusvarianssi (Office Project 2007:n CV-kenttä) näyttää suoritetun työn arvioitujen ja todellisten kustannusten välisen eron (BCWP miinus ACWP). Jos CV on negatiivinen, todelliset kustannukset ylittävät budjetoidut kustannukset, ja tehtävä ylittää budjetin.

  • Kustannusvarianssiprosentti (CV%) on EV-kustannusvarianssi prosenttiosuutena suoritetun työn arvioiduista kustannuksista: [(BCWP – ACWP) / BCWP] X 100. Oletetaan esimerkiksi, että BCWP on 10 000 dollaria ja ACWP on 12 000 dollaria. CV on 10 000 dollaria – 12 000 dollaria tai – 2 000 dollaria. Valmiin työn kustannukset ylittävät 2 000 dollarilla budjetoidut kustannukset. Näin ollen (– 2 000 dollaria / 10 000 dollaria) X 100 tai –20%.

    CV% auttaa vertaamaan CV-kynnysarvoon.

  • EV-aikatauluvarianssi (Office Project 2007:n SV-kenttä) näyttää BCWP:n miinus BCWS:n – suoritetun työn arvioitujen kustannusten ja suoritettavaksi suunnitellun työn arvioitujen kustannusten välisen eron määräpäivään mennessä. Jos SV on negatiivinen, olet saanut aikaan suunniteltua vähemmän työtä ja olet aikataulusta jäljessä.

  • Aikatauluvarianssiprosentti (SV%) on EV-aikatauluvarianssi prosenttiosuutena ajoitetun työn budjetoiduista kustannuksista: [(BCWP – BCWS) / BCWS] X 100. SV% näyttää aikatauluvarianssin prosenttiosuutena ajoitetusta työstä. Oletetaan esimerkiksi, että 10 000 dollarin BCWP:n sijasta määrä on 9 000 dollaria. CV on 10 000 dollaria – 9 000 dollaria tai 1 000 dollaria. Ajoitetun työn kustannukset ovat 1 000 dollaria vähemmän kuin suoritettu työ eli olet saanut suunniteltua enemmän aikaan työtä ja olet aikataulusta edellä. SV% on (1 000 dollaria / 10 000 dollaria) X 100 tai 10%.

    SV% auttaa vertaamaan SV-kynnysarvoon.

Sivun alkuun

Varianssien vertaaminen kynnysarvoihin

Liikennevalot esittävät asiat yksinkertaisesti: vihreä tarkoittaa, että voit kulkea eteenpäin, keltainen tarkoittaa varoitusta ja punainen pysähtymistä. Projektin kynnysarvot ovat projektin liikennevalot. Kun määrität kynnysarvot sen osoittamiseksi, sujuuko projekti hyvin tai törmäätkö pieniin vastoinkäymisiin tai ongelmiin, näet projektin nykytilanteen ja voit päättää tarvittavista toimista.

Kun määrität kynnysarvoja, määrität katkaisupisteitä, jotka näyttävät projektin suorituskykyä koskevia vihreitä, keltaisia tai punaisia valoja aikataulu- ja kustannusvarianssien perusteella.

Esimerkiksi 5 prosentin kynnysarvo, joka ylittää budjetin tai on aikataulusta jäljessä, voi olla hyväksyttävä enimmäissuorituskyky. 10 prosentin kynnysarvo ilmaisee, että on aika toteuttaa korjaustoimia. Jos suhdeluku on 5 ja 10 prosentin välillä, sinun on seurattava tarkasti tehtäviä sen varmistamiseksi, ettei tilanne pääse pahenemaan.

Sivun alkuun

Varianssitietojen tulkinnan helpottaminen Office Project 2007:ssä

Jos sisällytät sarakkeet CV%:lle ja SV%:lle Office Project 2007 -taulukossa, voit tarkastella negatiivisia lukuja. Ne näyttävät, että tehtäväsi ovat aikataulusta jäljessä tai ylittävät budjetin. Parhain ratkaisu on kuitenkin määrittää, mitä tehtäviä haluat tarkastella ja mitkä niistä vaativat toimintaa.

Office Project 2007:n graafiset ilmaisimet tuovat nämä tilanteet esiin. Jos esimerkiksi CV% tai SV% on alle –10 prosenttia, kustannukset tai aikataulu ovat ylittäneet kynnysrajasi, ja näet punaisen valon.

Voit näyttää kustannusten suorituskyvyn liikennevalot esimääritettyjen kynnysarvojen perusteella toimimalla seuraavasti:

  1. Luo mukautettu kenttä, joka näyttää CV%.n graafisena ilmaisimena: Valitse Työkalut-valikosta Mukauta, ja valitse sitten Kentät.

  2. Valitse Mukauta kenttiä -valintaikkunan avattavasta Tyyppi- luettelosta Luku.

  3. Valitse mukautettu lukukenttä, kuten Luku 1.

  4. Anna mukautetulle kentälle mielekäs nimi napsauttamalla Nimeä uudelleen. Kirjoita Nimeä kenttä uudelleen -valintaikkunaan nimi, kuten Kust.var%. Napsauta OK.

  5. Määritä mukautetun kentän arvo vastaamaan CV%-arvoa napsauttamalla Kaava. Napsauta Kust.var%-kaava-valintaikkunassa Kenttä, osoita kohtaa Kustannukset ja valitse sitten CV%. Napsauta OK.

  6. Napsauta kohdassa Näytettävät arvotGraafiset ilmaisimet.

  7. Määritä Kust.var%:n graafiset ilmaisimet -valintaikkunassa ensimmäinen testi kynnysarvon ylittäneiden CV%-arvojen tarkistamiseksi:

    1. Napsauta ensimmäisellä Kust.var%-testi-rivillä ja valitse avattavasta luettelosta vähemmän kuin.

    2. Kirjoita ensimmäiselle Arvo(t)-riville –10 (älä käytä prosenttimerkkiä).

    3. Napsauta ensimmäisellä Kuva-rivillä; valitse avattavasta kuvasarakkeesta punainen ympyrä, koska CV% on vähemmän kuin –10 tarkoittaa, että tehtävä ylittää budjetin yli 10 %:lla.

      Huomautus: Jos käytät samoja kynnysarvoja kaikille tehtäville, voit määrittää testin kynnysarvoluvuilla. Jos haluat tehtäviin erilaiset varianssit, määritä kynnysarvot muille mukautetuille kentille ja valitse sitten kynnysarvo Arvo(t)-sarakkeessa .

  8. Valitse toisella Kust.var%-testi-rivillä enemmän kuin. Kirjoita vastaavalle Arvo(t)-riville –5 ja valitse Kuva-rivillä vihreä ympyrä.

  9. Valitse kolmannella Kust.var%-testi-rivillä enemmän kuin tai sama kuin. Kirjoita vastaavalle Arvo(t)-riville –10 ja valitse Kuva-rivillä keltainen ympyrä. Napsauta OK.

Huomautus: Koska Office Project 2007 käsittelee testit järjestyksessä, kolmas testi poimii arvot, jotka ovat enemmän kuin –10 mutta vähemmän kuin –5.

Graafisen ilmaisimen määrittäminen varianssien vertailuun kynnysarvoihin
Kuva 1: Graafisen ilmaisimen määrittäminen varianssien vertaamiseksi kynnysarvoihin

Huomautus:  Aikataulun suorituskyvyn liikennevalot näytetään samalla tavoin, paitsi että SV%-kentän sijasta käytetään CV%-kenttää

Voit näyttää graafiset ilmaisimet Office Project 2007 -taulukossa seuraavasti:

  1. Valitse Näytä-valikosta Taulukko:, ja valitse sitten Lisää taulukkoja.

  2. Valitse Lisää taulukkoja -valintaikkunassa taulukko ja napsauta Käytä.

  3. Napsauta hiiren oikealla painikkeella sarakkeen otsikkoa.

  4. Valitse pikavalikossa Lisää sarake.

  5. Valitse Sarakkeen määritys -valintaikkunan avattavasta Kentän nimi luettelosta mukautettu kenttä. Jos viittaat edelliseen esimerkkiin, valitse (Luku 1) Kust.var%, ja napsauta sitten OK.

Huomautus:  Voit luoda uuden taulukon, joka näyttää mukautetut varianssitoimenpiteet. Tätä varten valitse Näytä-valikosta Taulukko: ja sitten Lisää taulukkoja. Napsauta Lisää taulukkoja -valintaikkunassa Uusi. Määritä Taulukkomääritys-valintaikkunassa taulukon nimi ja kentät, johon taulukko lisätään.

Sarake näyttää tehtävien tilan vihreällä, keltaisella tai punaisella valolla kuvan 2 mukaisesti.

Kustannusten ja suorituskyvyn arvioiminen graafisten ilmaisimien avulla
Kuva 2: Kustannusten ja suorituskyvyn arvioiminen graafisten ilmaisimien avulla

Näet kuvassa 2 EV:n ja perusvarianssien välisen eron. Esimerkiksi Rakennesivu-tehtävän CV on positiivinen luku (60 dollaria), koska todelliset kustannukset ylittävät alkuperäiset kustannukset. CV% on kuitenkin negatiivinen arvo (–6%). Molemmat varianssit ilmaiseva, että kustannukset ylittävät budjetin.

Sivun alkuun

Myöhästymisten ja ylitysten välttäminen

Voit Office Project 2007:n avulla laskea aikataulun ja kustannusvarianssit sekä arvioida projektin suorituskykyä. Graafisten ilmaisinten avulla on helppo nähdä, mitkä tehtävät ovat aikataulussa ja mitkä tehtävät vaativat huomiota.

Valitettavasti projektin sidosryhmät ja työryhmän jäsenet eivät useinkaan ymmärrä toimenpiteitä, jotka hoituvat projektipäälliköiltä rutiininomaisesti. Work Essentielsin Artikkelissa Tips for communicating project variances kerrotaan, miten voit esittää nämä varianssitiedot kaikkien ymmärtämällä tavalla.

Sivun alkuun

Tietoja kirjoittajasta     Bonnie Biafore on Project Management Institute (PMI)–certified Project Management Professional (PMP) -asiantuntija. Hän toimii konsulttina, kouluttajana ja puhujana, ja on kirjoittanut palkintoja saaneita useita teoksia sijoittamisesta, henkilökohtaisesta rahanhoidosta ja projektinhallinnasta, kuten On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×