Suojaus ja tietosuoja Excelissä

Excelin avulla voit suojata työsi riippumatta siitä, haluatko estää joltakulta työkirjasi avaamisen ilman salasanaa, estää työkirjan vain luku -käyttöoikeuden myöntämisen tai vain suojata laskentataulukon, jotta et vahingossa poista kaavoja. Tässä ohjeaiheessa käsitellään ensisijaisia vaihtoehtoja, joilla Excel-tiedostot voi suojata ja joilla niitä voi jakaa.

Varoitus: 

  • Jos unohdat tai kadotat salasanasi, Microsoft ei voi palauttaa sitä.

  • Älä oleta, että pelkkä työkirjan tai laskentataulukon suojaaminen salasanalla riittää suojaukseksi. Harkitse aina kahdesti ennen kuin jaat Excel-työkirjoja, jotka voivat sisältää arkaluonteisia henkilötietoja, kuten luottokortin numeroita, henkilötunnuksen tai työntekijätunnuksen.

Alla esitetään Excel-tietojen suojaamiseen käytettävissä olevat vaihtoehdot:

  • Tiedostotaso: Tämä tarkoittaa mahdollisuutta lukita Excel-tiedosto määrittämällä salasana, jotta käyttäjät eivät voi avata tai muokata tiedostoa. Vaihtoehtoja on kaksi:

  • Työkirjataso: Voit lukita työkirjan rakenteen määrittämällä salasanan. Kun työkirjan rakenne on lukittu, muut käyttäjät eivät voi lisätä, siirtää, poistaa, piilottaa tai nimetä uudelleen laskentataulukoita. Lisätietoja työkirjojen suojaamisesta on artikkelissa Työkirjan suojaaminen.

  • Laskentataulukkotaso: Taulukon suojauksen avulla voit hallita, miten käyttäjä voi käyttää laskentataulukoita. Voit määrittää tarkasti, mitä käyttäjä voi tehdä taulukossa. Voit siis varmistaa, etteivät käyttäjän toimenpiteet vaikuta laskentataulukon tärkeisiin tietoihin. Voit esimerkiksi määrittää, että käyttäjä voi vain lisätä rivejä ja sarakkeita tai vain lajitella ja käyttää pikasuodatusta. Kun taulukon suojaus on käytössä, voit suojata muita osia, kuten soluja, alueita, kaavoja ja ActiveX- tai lomakeohjausobjekteja. Lisätietoja laskentataulukoiden suojaamisesta on artikkelissa Laskentataulukon suojaaminen.

Mitä suojaustasoa kannattaa käyttää?

  • Jos haluat hallita käyttöoikeustasoa, joka käyttäjillä pitäisi olla Excel-tiedostossa, käytä tiedostotason suojausta. Oletetaan, että tiimisi jäsenten viikoittainen tilanneraportti on Excel-tiedosto. Haluat, että tiimisi ulkopuoliset henkilöt eivät voi avata tiedostoa. Käytettävissä on kaksi vaihtoehtoa:

    • Jos haluat, että muut eivät voi avata tiedostoasi: Voit salata Excel-tiedoston. Tämä on yleisin käytetty tapa. Se tarkoittaa käytännössä sitä, että tiedosto lukitaan salasanalla. Tällöin vain sinä voit avata tiedoston.

    • Jos haluat ottaa käyttöön vain luku- tai muokkausoikeudet eri käyttäjille: Tiimisi esimiesten on kenties voitava muokata viikoittaista tilanneraporttia, mutta tiimin jäsenillä tulee olla pelkästään vain luku -käyttöoikeudet. Voit suojata Excel-tiedoston määrittämällä kaksi salasanaa: toisen tiedoston avaamiselle ja toisen muokkaamiselle. Voit myöhemmin jakaa asianmukaiset salasanat tiimille jäsenille myönnettävän käyttöoikeustason mukaan.

  • Jos haluat hallita, miten käyttäjät voivat käyttää laskentataulukoita työkirjan rakenteessa, käytä työkirjatason suojausta. Oletetaan, että tilanneraportin työkirjassa on useita laskentataulukoita ja kukin laskentataulukko on nimetty ryhmän jäsenen mukaan. Haluat varmistaa, että ryhmän kunkin jäsen voi lisätä tietoja vain omaan laskentataulukkoonsa mutta ei voi muokata työkirjan muita laskentataulukoita. Muokkaaminen koskee myös uuden laskentataulukon lisäämistä tai laskentataulukoiden siirtämistä työkirjassa.

  • Jos haluat hallita, miten käyttäjät voivat käyttää yksittäisiä laskentataulukoita, käytä laskentataulukkotason suojausta. Oletetaan, että tilanneraportin jokaisessa laskentataulukossa on tietoja, jotka ovat yhteisiä kaikille laskentataulukoille, kuten otsikkorivejä tai määrätty raportin asettelu. Haluat, ettei kukaan voi muuttaa niitä. Suojaamalla laskentataulukon voit määrittää, että käyttäjät voivat suorittaa vain tiettyjä toimintoja laskentataulukossa. Voit esimerkiksi antaa käyttäjille oikeuden lisätä tietoja tai hyperlinkkejä tai lajitella tietoja mutta estää rivien tai sarakkeiden poistamisen.

Voit käyttää Excel-tiedoissa yhtä tai useampaa suojaustasoa organisaatiosi tarpeiden mukaan. Voit käyttää kaikkia käytettävissä olevia vaihtoehtoja tai vaihtoehtojen yhdistelmää. Voit päättää Excel-tietojen suojaustason kokonaan itse. Voit esimerkiksi salata jaetun Excel-tiedoston sekä ottaa käyttöön työkirjan ja laskentataulukon suojauksen. Voit samalla käyttää vain laskentataulukon suojausta omassa työkirjassasi, jotta et vahingossa poista kaavoja.

Auta meitä parantamaan Exceliä

Onko sinulla ehdotuksia, miten voimme parantaa seuraavaa Excel-versiota? Jos kyllä, lue artikkelin Excel User Voice -palvelu ohjeaiheet.

Katso myös

Excel-tiedoston suojaaminen

Työkirjan suojaaminen

Laskentataulukon suojaaminen

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×