Spreadsheet Compare -ohjelman perustoiminnot

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Oletetaan, että sinulla on kaksi Excel-työkirjaa tai kaksi saman työkirjan versiota, joita haluat verrata. Vaihtoehtoisesti haluat ehkä etsiä mahdollisia ongelmia, esimerkiksi manuaalisesti kirjoitettuja (ei laskettuja) summia tai rikkinäisiä kaavoja. Jos sinulla on Microsoft Office Professional Plus 2013, voit suorittaa Microsoft Spreadsheet Compare -ohjelman, jolloin saat raportin sen löytämistä eroista ja ongelmista.

Tärkeää:  Spreadsheet Compare on saatavilla vain Office Professional Plus 2013- ja Office 365 ProPlus -versioiden mukana.

Avaa Spreadsheet Compare

Napsauta Windows 7:ssä    Windowsin Käynnistä-valikon Office 2013 -työkalut -kohdassa Spreadsheet Compare.

Napsauta Windows 8:n   AloitusnäytössäSpreadsheet Compare. Jos et näe Spreadsheet Compare -ruutua, aloita sanojen Spreadsheet Compare kirjoittaminen ja valitse sitten sen ruutu.

Spreadsheet Compare -ohjelman lisäksi näet Accessin avustajaohjelman Microsoft Database Compare. Senkin käyttöön vaaditaan Microsoft Office Professional Plus 2013. (Löydät sen kirjoittamalla Windows 8:ssa Database Compare.)

Kahden Excel-työkirjan vertailu

  1. Valitse Aloitus > Vertaile tiedostoja.

    Vertaile tiedostoja

    Vertaile tiedostoja -valintaikkuna tulee näkyviin.

  2. Napsauta Vertaa-ruudun vieressä olevaa sinistä kansiokuvaketta ja selaa työkirjan aikaisemman version sijaintiin. Tietokoneeseen tai verkkoon tallennettujen tiedostojen lisäksi voit hakea verkkosivustoon tallennettuja työkirjoja antamalla kyseisen sivuston osoitteen.

Vertaa tiedostoja -komento

  1. Napsauta Kohteeseen-ruudun vieressä olevaa vihreää kansiokuvaketta ja selaa sen työkirjan sijaintiin, jota haluat verrata aiempaan versioon. Napsauta sitten OK.

    Vihje:  Voit verrata kahta samannimistä tiedostoa, jos ne on tallennettu eri kansioihin.

  2. Valitse vasemmassa ruudussa, mitä haluat nähdä työkirjojen vertailun tuloksissa valitsemalla haluamasi vaihtoehdot, esimerkiksi Kaavat, Makrot tai Solujen muotoilu. Voit myös napsauttaa Valitse kaikki.

Spreadsheet Comparen asetukset

  1. Suorita vertailu napsauttamalla OK.

Jos näyttöön tulee viesti ”Työkirjan avaaminen ei onnistu”, jompikumpi työkirjoista saattaa olla suojattu salasanalla. Valitse OK ja anna työkirjan salasana. Lue lisätietoja siitä, miten salasanat ja Spreadsheet Compare toimivat yhdessä.

Vertailun tulokset näkyvät kahdessa ruudukossa. Vasemmanpuoleinen työkirja vastaa (yleensä vanhempaa) tiedostoa, joka valittiin kohdassa Vertaa, ja oikeanpuoleinen (yleensä uudempaa) tiedostoa, joka valittiin kohdassa Kohteeseen. Tiedot näkyvät omassa osiossaan kahden ruudukon alapuolella. Muutokset on korostettu eri väreillä muutoksen tyypin mukaan.

Tulosten tulkitseminen

  • Rinnakkaisessa ruudukossa kunkin tiedoston laskentataulukkoa verrataan toisen tiedoston laskentataulukkoon. Jos laskentataulukoita on useita, ne saadaan vertailuun napsauttamalla vaakasuoran vierityspalkin Seuraava- ja Edellinen-painikkeita.

    Huomautus: Laskentataulukkoa verrataan ja vertailun tulokset näytetään, vaikka laskentataulukko olisi piilotettu.

  • Eroavuudet korostetaan joko solun täyttövärillä tai tekstin fontin värillä eroavuuden tyypin mukaan. Esimerkiksi solut, joilla on määritetty arvo (ei kaavaa), muotoillaan rinnakkaisessa ruudukossa vihreällä täyttövärillä ja tulosten luettelossa vihreällä fontilla. Värien merkitys on selitetty vasemmassa alaruudussa.

Kahden eri työkirjaversion vertailun tulokset

Tässä esimerkissä aikaisemman version Q4:n tulokset eivät olleet lopullisia. Työkirjan uusin versio sisältää Q4:n lopulliset luvut sarakkeessa E.

Vertailun tuloksissa kummankin version solujen E2:E5 täyttöväri on vihreä, mikä tarkoittaa, että annettu arvo on muuttunut. Koska kyseiset arvot ovat muuttuneet, myös YTD-sarakkeen lasketut tulokset ovat muuttuneet: soluissa F2:F4 ja E6:F6 on sinivihreä täyttö, mikä tarkoittaa, että laskettu arvo on muuttunut.

Solun F5 laskettu tulos on myös muuttunut, mutta se johtui ennen kaikkea siitä, että aiemman version kaava oli virheellinen (se laski yhteen vain solut B5:D5 ja ohitti Q4:n arvon). Kun työkirja päivitettiin, solun F5 kaava korjattiin muotoon =SUMMA(B5:E5).

  • Jos solut ovat liian kapeita eikä solun sisältö näy, valitse Sovita solut kokoon.

Solujen koon muuttaminen

Excelin Kysely-apuohjelma

Excel 2013:ssa on Spreadsheet Compare -ohjelman vertailuominaisuuksien lisäksi Inquire (Kysely) -apuohjelma. Kun se otetaan käyttöön, Kysely-välilehti tulee näkyviin. Kysely-välilehden kautta voit analysoida työkirjaa, siivota laskentataulukon ylimääräisistä muotoiluista sekä tarkastella solujen, laskentataulukoiden ja muiden työkirjojen välisiä suhteita. Jos sinulla on Excelissä kaksi avointa työkirjaa, joita haluat verrata, voit suorittaa Spreadsheet Compare -ohjelman Vertaile tiedostoja -komennon avulla.

Jos Kysely-välilehteä ei näy Excel 2013:ssa, katso artikkeli Kysely-apuohjelman ottaminen käyttöön. Lisätietoja Kysely-apuohjelman työkaluista saat artikkelista Tietoa Spreadsheet Inquiren käytöstä.

Seuraavat vaiheet

Jos organisaatiossa on sen toiminnalle välttämättömiä Excel-työkirjoja tai Access-tietokantoja, kannattaa harkita Microsoftin laskentataulukoiden ja tietokantojen hallintatyökalujen asentamista. Microsoft Audit and Control Management Server sisältää tehokkaita Excel- ja Access-tiedostojen muutostenhallintaominaisuuksia, ja sitä tukee Microsoft Discovery and Risk Assessment Server, joka puolestaan tarjoaa inventaario- ja analyysiominaisuuksia. Ne on kaikki tarkoitettu vähentämään Excelin ja Accessin loppukäyttäjien kehittämiin työkaluihin liittyviä riskejä.

Katso myös Spreadsheet Comparen yleiskatsaus.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×