Soittoluetteloiden luominen ja käyttäminen Business Contact Managerissa

Yksi tärkeimmistä yrityksen tehtävistä on yhteydenpito todellisiin ja potentiaalisiin asiakkaisiin. Usein puhelu on paras tapa ottaa yhteyttä.

Voit ottaa yhteyttä liideihin, jotka ovat antaneet käyntikorttinsa tai jättäneet tietonsa verkkosivustollesi. Voit soittaa asiakkaille, jotka haluavat tietää, milloin heiltä loppuneet tuotteet ovat jälleen saatavilla. Voit myös keskustella nykyisten sellaisten tiliasiakkaiden tai työyhteyshenkilöiden kanssa, joiden maksut ovat myöhässä.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit käyttää Business Contact Manager for Outlookin soittoluetteloita ja mitata niiden tehokkuutta. Artikkeli sisältää ohjeet kohdennettujen vastaanottajaluetteloiden ja puhelun käsikirjoitusten luomiseen sekä toiminnan ja tulosten seurantaan.

Sisältö

Yrityksen myynninedistäminen puhelimitse

Soittoluettelon avaaminen

Soittoluettelon muokkaaminen

Yrityksen myynninedistäminen puhelimitse

Business Contact Manager for Outlookissa voit tehdä soittoluettelon asiakkaista ja työyhteyshenkilöistä, luoda puhelun käsikirjoituksen sekä seurata kunkin puhelun tuloksia. Voit myös luoda soittoluettelon raportin sisältämistä nimistä. Lisätietoja siitä, miten voit luoda soittoluettelon raportista, on kohdassa Raporttien ja kaavioiden käyttäminen Business Contact Managerissa.

Soittoluettelo on myös tärkeä markkinointiaktiviteetti, ja voit käyttää sitä osana markkinointikampanjaa.

Jos haluat seurata soittoluettelotehtävän tuloksia, tallenna tehtävän nimi kaikkien sen luomien tili-, työyhteyshenkilö-, liidi- tai Mahdollisuus-tietueiden Aloittaja-kenttiin. Tallenna lisäksi budjetoitujen ja todellisten kustannusten tiedot soittoluettelotietueen Tiedot- ja Seuraa-sivuille.

Tämän jälkeen voit tarkastella soittoluettelotuloksia soittoluettelolomakkeen Seuraa-sivun kautta. Jos soittoluettelo kuuluu markkinointikampanjaan, voit seurata markkinointikampanjan kokonaistuloksia voidaan seurata Marketing työtila -sovelluksen Analyysi-välilehdellä.

Soittoluettelon luominen

Business Contact Manager for Outlookin soittoluettelo on muutakin kuin nimi- ja numeroluettelo. Se on järjestelmä, jonka avulla pystyt keskustelemaan luontevasti puhelimessa sekä seuraamaan kunkin puhelusarjan tuloksia.

Markkinointitehtävän vastaanottajaluettelo voi sisältää vain joko Asiakkaat- tai Työyhteyshenkilöt-tietuetyypin. Työyhteyshenkilöt ja liidit voivat olla samassa luettelossa, koska Liidi-tietue perustuu Työyhteyshenkilö-tietuetyyppiin.

  1. Valitse siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa Markkinointi.

  2. Napsauta Aloitus-välilehden valintanauhan Uusi-ryhmän Soittoluettelo-painiketta Soittoluettelo-kuvake.

  3. Lisää soittoluettelolomakkeen kohdan TehtäväNimi-kenttään soittoluettelon nimi, kuten ”Potentiaaliset asiakkaat Kaliforniassa”.

    soittoluettelo-tietue

    Huomautus   Jos soittoluettelo on osa markkinointikampanjaa, kirjoita kampanjan nimi Kampanja-tekstiruutuun tai valitse olemassa olevan kampanjan nimi napsauttamalla nuolta. Jos se ei ole osa kampanjaa, soittoluettelo liitetään oletusarvoiseen nykyisten tehtävien markkinointikampanjaan.

  4. Napsauta Vastaanottajaluettelossa niiden yhteystietojen tietuetyyppiä, johon haluat ottaa yhteyttä soittoluettelon avulla. Tietuetyypit ovat Kaikki tilit, Kaikki työyhteyshenkilöt ja liidit, Kaikki Työyhteyshenkilöt tai Kaikki liidit.

    Vaihtoehtoisesti voit valita jonkin seuraavista vaihtoehdoista:

    • Hakukansio Jos haluat luoda mukautetun luettelon, valitse hakukansio, jossa on valmiiksi suodatettu vastaanottajaluettelo. Kentän nimeksi vaihdetaan Mukautettu luettelo, kun valitset kansion.

    • Aiemmin luotu markkinointitehtävä Valitse vastaanottajaluettelo, jota käytit edellisessä markkinointitehtävässä.

    • Uusi luettelo Avaa Työyhteyshenkilöiden suodattaminen -valintaikkuna ja valitse ehdot luettelon suodattamiseen.

      Vihje   Voit myös luoda vastaanottajaluettelon raportista. Lisätietoja on aiheessa Raporttien ja kaavioiden käyttäminen Business Contact Managerissa.

      Jos olet luonut uusia tietuetyyppejä Tili-tyypin pohjalta, ne näkyvät Kaikki tilit -luettelossa. Jos olet luonut uusia tietuetyyppejä Työyhteyshenkilöt-tyypin pohjalta, ne näkyvät Kaikki työyhteyshenkilöt -luettelossa.

  5. Jos haluat muokata valittua luetteloa suodattamalla, valitse Tarkasta ja suodata.

    Lisätietoja suodattamisesta on aiheessa Tietueiden suodattaminen Business Contact Managerissa.

  6. Avaa Tehtävän tiedot -sivu valitsemalla Aloitus-välilehden Näytä‑ryhmästä vaihtoehto Tiedot. Jos haluat, voit antaa arvot kohtiin Kampanjakoodi, Budjetoidut kulut, Aloituspäivä, Päättymispäivä ja Kommentit.

    Huomautus   Voit palata soittoluettelolomakkeen pääsivulle valitsemalla valintanauhan Markkinointi-välilehden Näytä‑ryhmästä Yleinen.

  7. Tietoja kustakin vastaanottajasta on Yleinen-sivulla kohdassa Vastaanottajan tiedot. Jos haluat tehdä muutoksia siihen, mitä tietueen osia näytetään, napsauta Valitse osat -painiketta Valitse osat -painike ja valitse sitten osat, jotka haluat näkyviin.

  8. Jos haluat, voit luoda puheluita varten käsikirjoituksen, jotta puhelut ovat yhdenmukaisia ja jotta muistat puhua kaikista tärkeinä pitämistäsi asioista. Käsikirjoituksen avulla pysyt lisäksi helpommin aiheessa ja pystyt nopeasti vaihtamaan lähestymistapaa, jos keskustelut eivät mene odotetulla tavalla.

    Puhelun käsikirjoituksen luominen

    • Valitse valintanauhan Puheluloki-ryhmästä Puhelun käsikirjoitus Soittoluettelo-kuvake.

    • Voit luoda puhelun käsikirjoituksen jommallakummalla seuraavista tavoista:

      • Kirjoita käsikirjoitus Puhelun käsikirjoitus -ikkunaan.

      • Valitse Toiminnot-ryhmästä Lataa sisältöä Lataa komentosarja -kuvake ja siirry sitten aiemmin tallennettuun asiakirjaan.

      • Kopioi ja liitä käsikirjoitus eri asiakirjasta.

        Käsikirjoitus tulee näkyviin kunkin vastaanottajan puhelulokiin.

        Soittoluettelo, jossa on käsikirjoitus

        Huomautus   Jos muokkaat käsikirjoitusta soittoluettelotietueen Puheluloki-osiossa, muutokset koskevat vain valitulle vastaanottajalle soitettavien puheluiden käsikirjoitusta. Jos haluat muokata kaikkien puhelujen käsikirjoitusta, valitse Puhelun käsikirjoitus Soittoluettelo-kuvake valintanauhasta ja muokkaa sitten käsikirjoitusta Puhelun käsikirjoitus -ikkunassa.

  9. Jos haluat, voit lisätä soittoluetteloon väriluokan Outlookin luokittelutoiminnolla. Valitse valintanauhan Markkinointi-välilehden Tunnisteet‑ryhmästä Luokittele ja valitse sitten väriluokka.

  10. Jos haluat aloittaa soittamisen heti, aloita luettelo ensimmäisestä nimestä. Muussa tapauksessa tallenna soittoluettelo.

Ennen kuin soitat markkinointipuhelun, tutustu National Do Not Call Registryyn ja FCC:n säädöksiin osoitteessa www.fcc.gov/cgb/donotcall/. Do Not Call -rekisterin säännöt eivät koske yrityksiä, joihin kuluttajalla on olemassa oleva liiketoiminnallinen suhde.

Sivun alkuun

Soittoluettelon avaaminen

Voit joutua palaamaan soittoluetteloon, jos et voinut soittaa kaikille samalla soittokierroksella tai jos sinun on tehtävä muutoksia vastaanottajaluetteloon tai käsikirjoitukseen.

  1. Valitse siirtymisruudun Business Contact Manager -kohdassa Markkinointi.

  2. Kaksoisnapsauta luetteloruudun Soittoluettelot-välilehdellä soittoluetteloa, jonka haluat avata.

Sivun alkuun

Soittoluettelon muokkaaminen

Soittoluetteloita on helppo luoda ja muokata. Voit tehdä muutoksia siihen, minkä tyyppisiä tietueita luettelossa näkyy, tai tarkentaa luetteloa suodattamalla tai valitsemalla vastaanottajat. Voit myös muuttaa käsikirjoitusta kaikkien tai joidenkin yhteyshenkilöiden osalta.

  1. Avaa soittoluettelo, jota haluat muokata.

  2. Voit tehdä muutoksia soittoluettelon, noudata Luo soittoluettelo.

Tärkeää  Et voi muokata soittoluetteloa sen jälkeen, kun olet muuttanut yhdenkään luettelossa olevan tietueen puhelutilaa. Napsauta sen sijaan soittoluettelo hiiren kakkospainikkeella ja luo sitten uusi soittoluettelo aiemmin luodun perusteella valitsemalla Ota yhteyttä soittoluettelon avulla.

Sivun alkuun

Puheluiden soittaminen ja seuraaminen soittoluettelon avulla

  1. Avaa tai luo soittoluettelo.

    Vastaanottajaluettelo-kohdassa luettelon ensimmäinen nimi näkyy korostettuna.

    Soittoluettelon vastaanottajaluettelo, ei soittoja

    Huomautus   Näytetyt nimet ovat peräisin lähdetietueen Tallennettu nimellä -kentästä. Kohdassa Vastaanottajan tiedot näkyvä nimi on peräisin Koko nimi -kentästä.

  2. Soita yhteyshenkilölle kohdassa Vastaanottajan tiedot näkyvään numeroon.

  3. Avaa käsikirjoitus. Valitse valintanauhan Puheluloki-ryhmästä Puhelun käsikirjoitus. Kun otat yhteyttä yhteyshenkilöön, lue käsikirjoitusta luonnollisella tavalla. Jos käytössäsi ei ole käsikirjoitusta, kerro asiasi muuten.

    Huomautus   Jos muokkaat käsikirjoitusta soittoluettelotietueen Puheluloki-osiossa, muutokset koskevat vain valitulle vastaanottajalle soitettavien puheluiden käsikirjoitusta.

  4. Valitse Puheluloki-kohdan Kokonaiskesto-kohdasta puhelun kesto tai syötä kesto siihen. Voit myös tallentaa puhelun keston automaattisesti.

    Puhelun keston tallentaminen automaattisesti

    1. Valitse valintanauhan Puheluloki‑ryhmästä Käynnistä ajastin Käynnistä ajastin -kuvake, kun aloitat puhelun tai kun jatkat sitä tauon jälkeen.

    2. Valitse Pysäytä ajastin Pysäytä ajastin -kuvake, kun puhelussa on tauko tai kun puhelu loppuu.

      Puhelun pituus tallennetaan kohdan Puheluloki Kokonaiskesto-kenttään. Voit myös lisätä puhelun keston manuaalisesti joko hiirellä tai näppäimistöllä.

  5. Voit lisätä keskusteluun muistiinpanoja valitsemalla valintanauhan Puheluloki-ryhmästä Lisää aikaleima ja kirjoittamalla sitten kommenttisi ruutuun, jossa käsikirjoitus näkyy.

    Huomautus   Voit muuttaa tekstin ulkoasua napsauttamalla valintanauhan Muotoile tekstiä -välilehteä, jolloin pääset käyttämään muotoilukomentoja. Jos haluat lisätä tiedostoja, kuvia tai taulukoita, napsauta Lisää-välilehteä.

  6. Napsauta puhelun aikana tai sen päätyttyä valintanauhan Markkinointi-välilehden Vastaanottajatoiminnot‑ryhmässä yhtä tai useaa seuraavista vaihtoehdoista:

    • Uusi historiakohde -valinnalla voit lisätä viestintähistoriatapahtuman, kuten muistiinpanon, tehtävän, tiedoston tai sähköpostiviestin vastaanottajan tietueeseen. Soittoluettelo luo uuden puhelulokin automaattisesti vastaanottajalle.

    • Seuranta-vaihtoehdolla voit lisätä seurantamerkinnän tietueeseen, ja Merkitse valmiiksi -vaihtoehdolla voit merkitä seurattavan kohteen valmiiksi.

    • Avaa-vaihtoehto avaa vastaanottajan tietueen.

    • Verkkosivu-vaihtoehto näyttää vastaanottajan tietueeseen liittyvän verkkosivun, jos se on käytettävissä.

  7. Merkitse puhelun tila sen päätyttyä Puhelun tila -osaan. Ei soitettu on valittu oletusarvoisesti. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

    1. Viesti jätetty

    2. Puhelu tehty

    3. Älä soita

      Tärkeää   Et voi muokata soittoluetteloa sen jälkeen, kun olet muuttanut yhdenkään luettelossa olevan tietue puhelutilaa. Voit kuitenkin luoda uuden soittoluettelon, joka on jo aiemmin luodun soittoluettelon kaksoiskappale. Napsauta soittoluetteloa hiiren kakkospainikkeella Marketing työtila -sovelluksessa, ja valitse sitten Ota yhteyttä soittoluettelon avulla.

  8. Jos vastaanottaja pyytää sinua poistamaan tietonsa soittoluettelosta, valitse Älä soita -valintaruutu. Tili- tai Työyhteyshenkilö-tyypeille tehdään Älä soita -merkintä sekä vastaanottajaluetteloon että Asiakas- ja Työyhteyshenkilö-tietueiden Tiedot-sivuille. Näitä vastaanottajia ei voi sisällyttää tuleviin soittoluetteloihin.

  9. Valitsemalla Tallenna ja jatka voit tehdä seuraavat muutokset:

    1. tallentaa muutokset puhelulokiksi valitun tietueen viestintähistoriaan ja siirtyä seuraavaan tietueeseen soittamaan puhelua

    2. pysäyttää ajastimen ja tallentaa puhelun kokonaiskeston puhelulokiin

    3. merkitä puhelun tilan vastaanottajaluetteloon.

      soittoluettelo, jossa näkyy kaksi soitettua puhelua

      1 - Viesti jätetty. 2 – Puhelu tehty. 3 – Älä soita. 4 – Nykyinen vastaanottaja.

      Huomautus   Vaikka tila päivitetään vastaanottajaluetteloon, kun tallennat tietueen, Puhelun tila -osassa näkyvät vaihtoehdot on muutettava manuaalisesti.

  10. Kun olet soittanut kaikille luettelossa oleville, sulje tehtävä. Valitse valintanauhanMarkkinointi-ryhmästä Merkitse suljetuksi.

Sivun alkuun

Markkinoinnin soittoluetteloiden tehokkuuden mittaaminen

Voit luoda soittoluetteloita ja käsikirjoituksia moniin tarkoituksiin. Mutta kun soitat markkinointipuheluita, haluat varmasti tietää työsi tulokset. Voit tarkastella soittoluettelon käytön tuloksia soittoluettelon Seuraa-sivulla.

  1. Avaa soittoluettelo.

  2. Valitse Aloitus-välilehden valintanauhan Näytä-ryhmästä Seuraa Seuranta-sivun kuvake.

  3. Tarkastele Seuraa-sivulla seuraavia asioita:

    • Kohdassa Toiminnan tulokset näet yhteenvedon toiminnon vaihtoehdoista Aloitetut liidit, Aloitetut mahdollisuudet, Aloitetut tilit, Aloitetut yhteystiedot, Aloitetut puhelinlokit ja Oletettu tuotto. Jokaisella kentällä on myös Näytä raportti -painike, joka näyttää yksityiskohtaisen raportin kyseiseen kenttään liittyvistä tiedoista.

      Huomautus   Seuraa-sivun tiedot, mukaan lukien oletettu tuotto, päivitetään, kun Asiakas-, Työyhteyshenkilö-, Liidi- tai Mahdollisuus-tietueet sisältävät soittoluettelon nimen Aloittaja-kentässä.

    • Tehtävän tiedot -alueella voit päivittää seuraavat tiedot:

      • Todelliset kustannukset    Anna soittoluettelon todelliset kustannukset, jotta voit laskea sijoituksen tuoton.

      • Suljettu    Valitse tämä valintaruutu sen merkiksi, että kaikkiin soittoluettelon numeroihin on soitettu ja tehtävä on nyt suljettu. Aktivoi soittoluettelo uudelleen poistamalla valintaruudun valinta.

    • Vastaanottajat-osassa voit tarkastella luetteloa soittamistasi puheluista. Jos haluat, voit luoda Mahdollisuus-tietueen vastaanottajan tietueesta. Napsauta luettelossa olevaa nimeä ja valitse sittenAloita mahdollisuus.

      Huomautus   Voit luoda Mahdollisuus-tietueen myös vastaanottajaluettelosta soittoluettelon Yleinen-sivulla. Valitse nimi vastaanottajaluettelosta ja valitse sitten Markkinointi-välilehden valintanauhan Vastaanottajatoiminnot‑ryhmästä Uusi historiakohde Uusi historiakohde -kuvake ja sitten Mahdollisuus.

  4. Valitse Tallenna ja sulje Tallenna ja sulje -kuvake.

Sivun alkuun

Käyttö: Outlook 2013, Outlook 2010, Office 2010



Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kyllä Ei

Miten voimme parantaa?

255 merkkiä jäljellä

Yksityisyytesi suojaamiseksi älä sisällytä palautteeseen yhteystietoja. Arvioi tietosuojakäytäntö.

Kiitos palautteesta!

Vaihda kieli