Sivuston sisältölajin työnkulkuasetusten muuttaminen

Microsoft Office SharePoint Server 2007 -ohjelmiston oletustyönkulut sisältävät joitakin kaikille työnkuluille yhteisiä asetuksia ja joitakin työnkulkukohtaisia asetuksia. Tässä artikkelissa käsitellään kaikille työnkuluille yhteisien asetusten määrittämistä.

Valitse haluamasi toimet

Muuta työnkulkua -sivun avaaminen

Tehtäväluettelon tunnistaminen

Historialuettelon tunnistaminen

Työnkulun aloitusasetusten määrittäminen

Luettelon ja sivuston sisältölajien päivittäminen

Muuta työnkulkua -sivun avaaminen

Suorita seuraavat vaiheet, kun haluat avata sivun, jolla voit muuttaa työnkulun asetuksia. Kaikki seuraavat toimenpiteet aloitetaan Muuta työnkulkua -sivulta.

  1. Valitse sivustokokoelman kotisivulla Sivuston toiminnot -valikosta Sivuston asetukset ja valitse sitten Muokkaa kaikkia sivuston asetuksia.

  2. Valitse Sivuston asetukset -sivun Valikoimat-osassa Sivuston sisältölajit.

  3. Valitse sisältölaji, johon työnkulku liittyy, ja valitse sitten Työnkulun asetukset.

  4. Valitse muokattava työnkulku ja tee haluamasi muutokset seuraavissa osissa olevien tietojen avulla.

Sivun alkuun

Tehtäväluettelon tunnistaminen

Työnkulussa henkilöille tai ryhmille tai molemmille määritetään tehtäviä, joiden avulla työnkulku voidaan suorittaa. Esimerkiksi hyväksymisen työnkulussa henkilöille tai ryhmille annetaan tehtäväksi hyväksyä kohteet tiettyyn päivämäärään mennessä. Oletusarvon mukaan kaikki tehtävät tallennetaan tehtäväluetteloon, jossa näkyy tehtävien tila ja muita ominaisuuksia. Työnkulun tehtävien tallentaminen oletustehtäväluetteloon helpottaa useiden tehtävien hallintaa samassa paikassa. Lisäksi se helpottaa tehtävien synkronointia Microsoft Office Outlookin kanssa.

Joissakin tilanteissa voi kuitenkin olla mielekästä luoda työnkululle oma yksilöllinen tehtäväluettelo:

  • Tietojen ja yksityisyyden suojaaminen voi edellyttää tietyn tehtäväluettelon säilyttämistä erillään päätehtäväluettelosta. Jos tehtäväluettelon sisältämissä tehtävissä käsitellään arkaluontoisia tai yksityisiä tietoja, tehtäväluettelolle voidaan antaa yksilöllinen nimi.

  • Jos työnkulkuja on useita tai jos niissä on useita tehtäviä, suorituskyvyn optimoinnin kannalta voi olla järkevää ylläpitää jokaiselle työnkululle omaa tehtäväluetteloa. Kun tehtävä- ja historialuetteloiden enimmäiskoko rajoitetaan 2 000 kohteeseen, luettelot eivät hidasta sivuston käyttöä.

  • Avaa Muuta työnkulkua -sivu.

  • Jätä Tehtäväluettelo-osassa näkyviin oletustehtäväluettelo tai kirjoita yksilöllinen nimi, jolla tehtäväluettelo erotetaan päätehtäväluettelosta.

    Jos olet jo luonut muita tehtäväluetteloita, ne näkyvät Kirjoita tehtäväluettelon nimi -luetteloruudussa.

    Huomautus: Jos työnkulun esiintymiä on käynnissä, näyttöön tulee varoitus, jos valitset liitoksen tehtäväluettelon.

Sivun alkuun

Historialuettelon tunnistaminen

Tehtäväluettelon tapaan voit luoda myös yksilöllisen historialuettelon, jos huomautus-/kuvauskenttään kirjautuu arkaluonteisia tietoja. Yksilöllinen historialuettelo on hyödyksi myös silloin, kun työnkuluissa luodaan tuhansia kohteita. Tällaisissa tapauksissa työnkulkujen historiat kannattaa erottaa toisistaan.

  1. Avaa Muuta työnkulkua -sivu.

  2. Jätä Historialuettelo-osassa näkyviin oletushistorialuettelo tai kirjoita työnkulun historialuettelolle yksilöllinen nimi.

Sivun alkuun

Työnkulun aloitusasetusten määrittäminen

Aloitusasetukset-osassa olevilla toiminnoilla voit määrittää, miten työnkulku aktivoidaan. Oletusasetuksena on Salli tämän työnkulun manuaalinen aloittaminen todennetuille käyttäjille. Jos tämä asetus on käytössä, käyttäjät voivat aloittaa työnkulun valitsemalla Työnkulut valikosta, joka tulee näkyviin käyttäjän napsauttaessa sisältölajin esiintymää. Kun käyttäjä valitsee Työnkulut-valikkokohteen, näyttöön tulee Työnkulut-sivu, jonka Aloita uusi työnkulku -osasta käyttäjä voi valita haluamansa työnkulun.

Jos työnkulun suorittaminen on pakollista käytännön valvomisen vuoksi tai muista syistä, työnkulku voidaan aloittaa automaattisesti kahdella tavalla:

  1. Avaa Muuta työnkulkua -sivu.

  2. Valitse käyttöoikeustaso, jolla työnkulku rajoitetaan tietyille käyttöoikeusryhmille:

    • Oletuksena käytössä on Muokkaa kohteita -käyttöoikeustaso. Sitä ei voi muuttaa Office SharePoint Server 2007 -ohjelmiston mukana toimitetuissa työnkulkumalleissa, koska nämä mallit edellyttävät vähintään Muokkaa kohteita -käyttöoikeustasoa. Niitä ei voi määrittää rajoitetummalle käyttöoikeustasolle.

    • Jos haluat asettaa lisärajoituksia sille, ketkä voivat aloittaa työnkulun, valitse Luetteloiden hallinta -valintaruutu.

  3. Valitse tarvittaessa automaattinen aloitustapa.

    • Valitse Aloita tämä työnkulku, kun uusi kohde luodaan -valintaruutu, jos haluat, että työnkulku alkaa automaattisesti aina, kun uusi kohde luodaan luetteloon tai kirjastoon riippumatta siitä, käynnistääkö käyttäjä työnkulun manuaalisesti. Voit esimerkiksi haluta, että työnkulku aloitetaan, kun tiettyä sisältölajia edustava kohde luodaan kirjastoon tai luetteloon.

    • Valitse Aloita tämä työnkulku, kun kohdetta muutetaan työnkuluille, jotka halutaan suorittaa automaattisesti aina, kun kohdetta muutetaan. Esimerkiksi säilytyskäytännön työnkulussa voi olla tarpeen muuttaa vanhentumispäivämäärää kohteen muuttuessa.

      Huomautus: Näitä kahta automaattista aloitusvaihtoehtoa voi käyttää yhdessä oletusasetuksen kanssa, joka sallii käyttäjän aloittaa työnkulun manuaalisesti.

Sivun alkuun

Luettelon ja sivuston sisältölajien päivittäminen

Voit määrittää Muuta työnkulkua -sivun Päivitä luettelon ja sivuston sisältölajit -osassa, käyttävätkö kaikki valitusta sisältölajista periytyvät sisältölajit samaa työnkulkua.

  1. Avaa Muuta työnkulkua -sivu.

  2. Valitse Päivitä luettelon ja sivuston sisältölajit -osassa Kyllä, jos haluat, että nämä työnkulkuasetukset periytyvät kaikkiin tästä sisältölajista luotuihin sisältölajeihin.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×